办公室人员基本工作方法课件

工作基本推进方法工作基本推进方法

一、开展工作时应具备的

八种意识1.八种意识一、开展工作时应具备的

八种意识1.八种意识①公司的期待；②有效开展、完成工作的前提；③个人能力提升的必备条件。

为什么要具备这些意识？1.八种意识①公司的期待；为什么要具备这些意识？1.八种意识八种意识之1——目标意识1.八种意识★理解工作目的★了解工作内容★掌握工作流程★明确职责分担¤为什么要做该项工作？¤该项工作包括哪些具体任务？¤完成该项工作需经过哪些环节或步骤，先后顺序如何？¤该项工作的分工情况如何？目标意识是顺利开展工作的前提八种意识之1——目标意识1.八种意识★理解工作目的¤为什八种意识之2——交货期意识交货期意识是工作效率的保证1.八种意识★制定具体工作日程★确保工作按期完成★延期的预见和对应¤提早制定合理具体的工作推进日程¤随时确认工作开展进度

（与日程进行核对）¤出现特殊情况（如接受临时性工作）要立即与上司沟通，调整原定工作日程

八种意识之2——交货期意识交货期意识是工作效率的保证1.八种1.八种意识八种意识之3——成本意识成本意识是防止工作中出现浪费的根本金钱、设备、耗材等有形成本的控制易

人力、动作、时间等无形成本的控制难无形成本的管理水平是衡量公司管理水平的重要标志之一，同时也制约着公司的生存与发展1.八种意识八种意识之3——成本意识成本意识是防止工作中出现八种意识之4——改善意识1.八种意识新课题水平时间轴确认改善改善确认新课题新课题改善确认持续上升改善是持续的、永无止境的！★在日常工作中培养问题意识，多问“为什么？”★发现问题后，勤于思考，找出对策。课题设定改善意识是不断提升工作水平的途径八种意识之4——改善意识1.八种意识新课题水平时间轴确认改善八种意识之5——协调意识1.八种意识协调意识是顺利开展团队合作的基础内部协调（组内）外部协调（与其他部门）协调目标工作协调A组工作A组B组C组良好的协调共同的目标团队合作更好地工作不断提升的工作效果八种意识之5——协调意识1.八种意识协调意识是顺利开展团队合八种意识之6——客户意识1.八种意识客户意识是提升工作质量的推动力

牢记：后道工序是客户目标:不给下一工序造成麻烦保证：本岗位工作的质量提升：整体工作水平★所有我们提供服务的对象，都是我们的客户！八种意识之6——客户意识1.八种意识客户意识是提升工作质量的八种意识之7——品质意识1.八种意识品质意识是工作效果和成果的保证

我们手中的

工作我们制造的

产品工作完成的质量工作产生的效果决定工作品质的提升需要我们坚持不懈的努力！八种意识之7——品质意识1.八种意识品质意识是工作效果和成果八种意识之8——人才培养意识1.八种意识人才培养意识是新生力量产生的原动力有效的指导做给对方看让其说说看让其做做看让其写写看说给对方听写给对方看将自己拥有的知识和经验传授给别人的过程自身知识水平提升的过程八种意识之8——人才培养意识1.八种意识人才培养意识是新生力2.PDCA二、高效工作方法

——PDCA2.PDCA二、高效工作方法方针管理组内日程预算育成计划PDCA工作委派工作协调、支援

(组内、他组)团队合作工作指导2.PDCAPlanDoCheckAction工作确认如何批评激励下属工作改善结束页方针管理PDCA工作委派2.PDCAPlanDoCheckA1.根据部门的年度方针，设定工作课题。2.根据工作目的、期限等5W2H信息，制定业务计划。3.针对上司委派的工作，考虑对策（根据情况可与上司商量),并在计划中加以体现。

明确工作的目的，优先顺序，整理实施项目P(Plan)2.PDCA★注：①合理的计划可以使D,C,A有效率地进行。

②日程要书面化、进程要可视化。返回1.根据部门的年度方针，设定工作课题。明确工作的目的，优D(Do)2.PDCA

1.经常有意识地回想工作目的，并且推进工作。

2.随时保持与相关部门的沟通。

3.根据需要，中途向上司报告进展情况。

4.如果情况有变，应重新讨论计划。

按照计划确实执行返回D(Do)2.PDCA1.经常有意识地回想工作目的C（Check）C(Check)1.以最初制定的计划为标准，进行效果评价。

2.检查实施过程是否完全按照日程进行。对实施的效果进行评价及反省★注：如经评价，发现未达到预期计划，一定要找出真正的原因。

2.PDCA返回C（Check）C(Check)1.以最初制定的计A(Action)1.报告给上司及相关人员。

2.评价结果要反映到下次计划中，以期改善，防止同样错误再次发生。考虑更好的应对策略，并使之贯彻执行2.PDCA返回A(Action)1.报告给上司及相关人员。考虑更方针管理经营环境年度方针部门年度方针分解组内工作目标设定新课题分解公司部门各组2.PDCA-方针管理返回方针管理经营环境年度方针部门年度方针分解组内工作向组员解释和介绍公司、部门目标下属自我设定目标与下属进行目标商讨确认、合成组内日程如何制订组内工作日程？2.PDCA-日程管理向组员解释和介绍公司、部门目标下属自我设定目标与下属进行目标日程管理中需考虑的问题★对曾经出现的问题，要分析原因，明确解决对策，并使之反映到日程中。★发现组员间的工作日程遵守差距，并给予适当提醒★实施项目有无增减★实施期间有无延长或缩短★是否需要增加或减少与上司、老员工进行协商的机会2.PDCA-日程管理日程管理中需考虑的问题2.PDCA-日程管理制订工作日程时

应注意什么？制订计划日程时应注意：

利用5W2H

工作的优先顺序

突发事件的处理程序

工作日程的制订方法

如何通过汇报修订工作计划案例指导B组组长一天的工作：8:00－9:00

接待来访客人9:00－9:30吸烟9:30－10:30

品质会议10:30－10:45

私人电话10:45－12:00支援组员小王工作12:00－12:30

与组员小李谈话13:10－15:10

新人教育15:10－15:25

吸烟、休息15:25－16:40

紧急工作对应加班时间：开始制作一份明天就要提交的方案2.PDCA-日程管理返回制订工作日程时

应注意什么？制订计划日程时应注意：案突发事件的处理程序step1把握问题内容Step2讨论临时对应、制订对策、指示下属开展对应Step3及时向上司汇报突发事件的内容及对应情况Step4制订改善计划Step5监督实施Step6改善确认2.PDCA-日程管理返回突发事件的处理程序step1把握问题内容2.PDCA-日程如何通过汇报修订工作日程将组内工作日程向上司汇报、确认。根据上司委派任务的重要度、紧急度，适当调整组内工作日程。避免工作日程中出现任务过于集中或过于空闲的情况。根据工作任务、育成计划、组员的工作日程，选取合适的人选、调整组内工作日程。调整后的工作日程及时与上司商量、确认2.PDCA-日程管理返回如何通过汇报修订工作日程2.PDCA-日程管理返回为什么要进行预算管理2.PDCA-预算管理重点项目成本支出资源支持评估未来效益工作中节约成本改善经营状况降低风险提高成功率企业发展全年的工作计划为什么要进行预算管理2.PDCA-预算管理重点项目成本支出资预算管理的要点预算制作考虑要点：全年工作计划公司预算承受能力预算准确性工作完成效果优劣预算控制的考虑要点：按计划及预算开展工作节约开支2.PDCA-预算管理返回预算管理的要点预算制作考虑要点：预算控制的考虑要点：2.PD1.对部下的职责、能力、特性把握2.领会上司的育成计划→根据上司的育成计划安排OJT工作任务、推进个人培养计划。育成计划OJT是什么？OJT－OntheJobTraining

通过工作来锻炼、提高能力2.PDCA-育成计划1.对部下的职责、能力、特性把握育成计划OJT是什么？工作分析参考人材培养计划合适的人选委派工作选择时间目的紧急度难度工作目的、内容交给他的原因何时完成、汇报工作评价标准下属制订工作日程日程确认现状把握、寻找差异下属2.PDCA-育成计划人才育成的流程返回工作分析参考人材培养计划合适的人选委派工作选择时间目的紧急度广义和狭义的团队意识狭义：自己负责的组内，班内的团队意识；广义：前后工序及相关部门的团队意识。作为专门职2级，积极培养广义的团队意识在开展工作中是必不可少的。组内、班内的团队意识前后工序及相关部门的团队意识2.PDCA-团队合作广义和狭义的团队意识狭义：自己负责的组内，班内的团队意识；组怎样使1+1≥2团队合作意识表率的作用交流·沟通相互依赖培养下属团队合作意识影响组员的思想、行为形成共同的目标一致的想法避免冲突积极配合22.PDCA-团队合作返回怎样使1+1≥2团队合作意识表率的作用交流·沟通相互依赖培养如何找出差距与不足达成目标过程有问题过程没有问题未达成目标2.PDCA-效果评估工作确认日程未完成的对策工作方向不正确的对策确认日程遵守情况工作开展的确认方法返回如何找出差距与不足达成目标过程有问题过程没有问题未达成目标2工作确认

①工作方向的正确性②是否按日程完成③客户是否满意④成本⑤OJT学习情况

工作目标.工作日程.工作效果.上司指令.进行工作确认确认内容确认依据2.PDCA-效果评估返回工作确认工作目标.确认内容确认依据2.PDCA-效果评日程未完成的对策2.PDCA-效果评估

①努力程度不足→育成方向引导、督促②个人能力差距→OJT育成③工作量大、时间紧→组内协力④工作难度大→指导⑤资源不足→紧急对应、联络⑥他部门→联络、协商是否按日程完成调查延误的原因→对策返回日程未完成的对策2.PDCA-效果评估调查延误的原因工作方向不正确的对策

①理解部门方针②现状把握③确认差异④调整工作目标理想基准目标现状差异＝问题现地现物把握现状、确认差异2.PDCA-效果评估返回工作方向不正确的对策①理解部门方针理想现状差异＝问确认日程遵守情况难度大、最优先的工作重点检查经验少、有困难的下属两倍的检查一般性工作定期检查2.PDCA-效果评估返回确认日程遵守情况难度大、最优先的工作重点检查经验少、有困难的工作开展的确认方法要求组员汇报：①做了什么②怎样做的③以前与现在的对比④差异⑤改善计划指导内容：①必须完成工作的期限②达到要求的行动方案③工作中的优点、不足④鼓励下属继续努力工作2.PDCA-效果评估返回工作开展的确认方法要求组员汇报：指导内容：2.PDCA-效果怎样激励下属怎样激励追查原因个人因素小组因素个人因素小组因素③安排适当措施或工作调整②沟通交流，消除心理障碍①指出工作上的问题及后果③拒绝遵从指令②不愿主动解决问题①员工努力目标不明确③小组成员间信赖不足②出现问题时，只埋怨别人①同事间不能相互支持④适当的工作调整③调解纠纷，消除敌意②帮助组员建立人际关系①改善工作程序，促进合作留意员工表现采取行动2.PDCA-效果评估返回怎样激励下属怎样激励追查原因个人因素小组因素个人因素小组因素演讲完毕，谢谢观看！演讲完毕，谢谢观看！工作基本推进方法工作基本推进方法

一、开展工作时应具备的

八种意识1.八种意识一、开展工作时应具备的

八种意识1.八种意识①公司的期待；②有效开展、完成工作的前提；③个人能力提升的必备条件。

为什么要具备这些意识？1.八种意识①公司的期待；为什么要具备这些意识？1.八种意识八种意识之1——目标意识1.八种意识★理解工作目的★了解工作内容★掌握工作流程★明确职责分担¤为什么要做该项工作？¤该项工作包括哪些具体任务？¤完成该项工作需经过哪些环节或步骤，先后顺序如何？¤该项工作的分工情况如何？目标意识是顺利开展工作的前提八种意识之1——目标意识1.八种意识★理解工作目的¤为什八种意识之2——交货期意识交货期意识是工作效率的保证1.八种意识★制定具体工作日程★确保工作按期完成★延期的预见和对应¤提早制定合理具体的工作推进日程¤随时确认工作开展进度

（与日程进行核对）¤出现特殊情况（如接受临时性工作）要立即与上司沟通，调整原定工作日程

八种意识之2——交货期意识交货期意识是工作效率的保证1.八种1.八种意识八种意识之3——成本意识成本意识是防止工作中出现浪费的根本金钱、设备、耗材等有形成本的控制易

人力、动作、时间等无形成本的控制难无形成本的管理水平是衡量公司管理水平的重要标志之一，同时也制约着公司的生存与发展1.八种意识八种意识之3——成本意识成本意识是防止工作中出现八种意识之4——改善意识1.八种意识新课题水平时间轴确认改善改善确认新课题新课题改善确认持续上升改善是持续的、永无止境的！★在日常工作中培养问题意识，多问“为什么？”★发现问题后，勤于思考，找出对策。课题设定改善意识是不断提升工作水平的途径八种意识之4——改善意识1.八种意识新课题水平时间轴确认改善八种意识之5——协调意识1.八种意识协调意识是顺利开展团队合作的基础内部协调（组内）外部协调（与其他部门）协调目标工作协调A组工作A组B组C组良好的协调共同的目标团队合作更好地工作不断提升的工作效果八种意识之5——协调意识1.八种意识协调意识是顺利开展团队合八种意识之6——客户意识1.八种意识客户意识是提升工作质量的推动力

牢记：后道工序是客户目标:不给下一工序造成麻烦保证：本岗位工作的质量提升：整体工作水平★所有我们提供服务的对象，都是我们的客户！八种意识之6——客户意识1.八种意识客户意识是提升工作质量的八种意识之7——品质意识1.八种意识品质意识是工作效果和成果的保证

我们手中的

工作我们制造的

产品工作完成的质量工作产生的效果决定工作品质的提升需要我们坚持不懈的努力！八种意识之7——品质意识1.八种意识品质意识是工作效果和成果八种意识之8——人才培养意识1.八种意识人才培养意识是新生力量产生的原动力有效的指导做给对方看让其说说看让其做做看让其写写看说给对方听写给对方看将自己拥有的知识和经验传授给别人的过程自身知识水平提升的过程八种意识之8——人才培养意识1.八种意识人才培养意识是新生力2.PDCA二、高效工作方法

——PDCA2.PDCA二、高效工作方法方针管理组内日程预算育成计划PDCA工作委派工作协调、支援

(组内、他组)团队合作工作指导2.PDCAPlanDoCheckAction工作确认如何批评激励下属工作改善结束页方针管理PDCA工作委派2.PDCAPlanDoCheckA1.根据部门的年度方针，设定工作课题。2.根据工作目的、期限等5W2H信息，制定业务计划。3.针对上司委派的工作，考虑对策（根据情况可与上司商量),并在计划中加以体现。

明确工作的目的，优先顺序，整理实施项目P(Plan)2.PDCA★注：①合理的计划可以使D,C,A有效率地进行。

②日程要书面化、进程要可视化。返回1.根据部门的年度方针，设定工作课题。明确工作的目的，优D(Do)2.PDCA

1.经常有意识地回想工作目的，并且推进工作。

2.随时保持与相关部门的沟通。

3.根据需要，中途向上司报告进展情况。

4.如果情况有变，应重新讨论计划。

按照计划确实执行返回D(Do)2.PDCA1.经常有意识地回想工作目的C（Check）C(Check)1.以最初制定的计划为标准，进行效果评价。

2.检查实施过程是否完全按照日程进行。对实施的效果进行评价及反省★注：如经评价，发现未达到预期计划，一定要找出真正的原因。

2.PDCA返回C（Check）C(Check)1.以最初制定的计A(Action)1.报告给上司及相关人员。

2.评价结果要反映到下次计划中，以期改善，防止同样错误再次发生。考虑更好的应对策略，并使之贯彻执行2.PDCA返回A(Action)1.报告给上司及相关人员。考虑更方针管理经营环境年度方针部门年度方针分解组内工作目标设定新课题分解公司部门各组2.PDCA-方针管理返回方针管理经营环境年度方针部门年度方针分解组内工作向组员解释和介绍公司、部门目标下属自我设定目标与下属进行目标商讨确认、合成组内日程如何制订组内工作日程？2.PDCA-日程管理向组员解释和介绍公司、部门目标下属自我设定目标与下属进行目标日程管理中需考虑的问题★对曾经出现的问题，要分析原因，明确解决对策，并使之反映到日程中。★发现组员间的工作日程遵守差距，并给予适当提醒★实施项目有无增减★实施期间有无延长或缩短★是否需要增加或减少与上司、老员工进行协商的机会2.PDCA-日程管理日程管理中需考虑的问题2.PDCA-日程管理制订工作日程时

应注意什么？制订计划日程时应注意：

利用5W2H

工作的优先顺序

突发事件的处理程序

工作日程的制订方法

如何通过汇报修订工作计划案例指导B组组长一天的工作：8:00－9:00

接待来访客人9:00－9:30吸烟9:30－10:30

品质会议10:30－10:45

私人电话10:45－12:00支援组员小王工作12:00－12:30

与组员小李谈话13:10－15:10

新人教育15:10－15:25

吸烟、休息15:25－16:40

紧急工作对应加班时间：开始制作一份明天就要提交的方案2.PDCA-日程管理返回制订工作日程时

应注意什么？制订计划日程时应注意：案突发事件的处理程序step1把握问题内容Step2讨论临时对应、制订对策、指示下属开展对应Step3及时向上司汇报突发事件的内容及对应情况Step4制订改善计划Step5监督实施Step6改善确认2.PDCA-日程管理返回突发事件的处理程序step1把握问题内容2.PDCA-日程如何通过汇报修订工作日程将组内工作日程向上司汇报、确认。根据上司委派任务的重要度、紧急度，适当调整组内工作日程。避免工作日程中出现任务过于集中或过于空闲的情况。根据工作任务、育成计划、组员的工作日程，选取合适的人选、调整组内工作日程。调整后的工作日程及时与上司商量、确认2.PDCA-日程管理返回如何通过汇报修订工作日程2.PDCA-日程管理返回为什么要进行预算管理2.PDCA-预算管理重点项目成本支出资源支持评估未来效益工作中节约成本改善经营状况降低风险提高成功率企业发展全年的工作计划为什么要进行预算管理2.PDCA-预算管理重点项目成本支出资预算管理的要点预算制作考虑要点：全年工作计划公司预算承受能力预算准确性工作完成效果优劣预算控制的考虑要点：按计划及预算开展工作节约开支2.PDCA-预算管理返回预算管理的要点预算制作考虑要点：预算控制的考虑要点：2.PD1.对部下的职责、能力、特性把握2.领会上司的育成计划→根据上司的育成计划安排OJT工作任务、推进个人培养计划。育成计划OJT是什么？OJT－OntheJobTraining

通过工作来锻炼、提高能力2.PDCA-育成计划1.对部下的职责、能力、特性把握育成计划OJT是什么？工作分析参考人材培养计划合适的人选委派工作选择时间目的紧急度难度工作目的、内容交给他的原因何时完成、汇报工作评价标准下属制订工作日程日程确认现状把握、寻找差异下属2.PDCA-育成计划人才育成的流程返回工作分析参考人材培养计划合适的人选委派工作选择时间目的紧急度广义和狭义的团队意识狭义：自己负责的组内，班内的团队意识；广义：前后工序及相关部门的团队意识。作为专门职2级，积极培养广义的团队意识在开展工作中是必不可少的。组内、班内的团队意识前后工序及相关部门的团队意识2.PDCA-团队合作广义和狭义的团队意识狭义：自己负责的组内，班内的团队意识；组怎样使1+1≥2团队合作意识表率的作用交流·沟通相互依赖培养下属团队合作意识影响组员的思想、行为形成共同的目标一致的想法避免冲突积极配合22.PDCA-团队合作返回怎样使1+1≥2团队合作意识表率的作用交流·沟通相互依赖培养如何找出差距与不足达成目标过程有问题过程没有问题未