秘书工作培训教材课件

培训部——高景宽秘书工作培训教材培训部——高景宽秘书工作培训教材1秘书概念专门从事办公室程序性工作，协助领导处理商务及日常事务并为领导决策及其实施服务的人员秘书概念专门从事办公室程序性工作，协助领导处理商务及日常事务2秘书工作秘书工作是秘书群体在围绕着领导者进行管理的过程所开展的一系列辅助性、服务性的工作。也可以说是“组织参谋，领导助手，员工桥梁，机关管家”。在公司中有侧重于义务性服务的，有侧重于事务性服务的。秘书工作秘书工作是秘书群体在围绕着领导者进行管理的过程所开展3秘书的工作作用承上启下、联系左右的枢纽作用领导的助手作用领导的参谋作用领导机关信息、耳目的作用、协调作用领导机关的门面作用秘书的工作作用承上启下、联系左右的枢纽作用4秘书的工作原则保密——是做好秘书工作的手段，而不是秘书工作的目的。准确——是对秘书工作质量的要求，也是提高效率的基础。迅速——是对秘书工作效率的要求，用最少的时间、最低的费用，取得最佳的效果。秘书的工作原则保密——是做好秘书工作的手段，而不是秘书工作的5秘书工作的指导思想（三服务）为公司服务为部门服务为员工服务秘书工作的指导思想（三服务）为公司服务6秘书的工作实务办公事室有关日常工作印章的使用与管理电话的使用与管理卫生和绿化使用与管理领导活动的安排秘书的工作实务办公事室有关日常工作7秘书调查研究的特点切合公司工作需要，是调研出发点、突击性与信息、督导工作相结合秘书调查研究的特点切合公司工作需要，是调研出发点、突击性8秘书调查研究的内容围绕各个时期中心工作开展调研为贯彻执行各项方针政策而调研为起草重要文件、报告或出台新政策调研为解决突发事件和苗头性倾向性问题而调研对一些容易被遗露的问题进行调研秘书调查研究的内容围绕各个时期中心工作开展调研9调查研究的准备明确目的有关政策学习收集有关资料选定调查对象调查研究的准备明确目的10制定调查计划目的、要求指导；思想。调查对象；方法；步骤。材料形成；组织领导与员工；注意事项。

制定调查计划目的、要求指导；思想。11拟定调查提纲

总论题；分论题；细目；材料来源。范围、内容；获得材料的方法、步骤。拟定调查提纲12调查研究的开展调查工作的进行调查的4种方式：开会，个别谈话，现场观察，查阅资料。调查的4种方法：典型调查法，抽样调查法，统计调查法，问卷调查法调查研究的开展调查工作的进行13调查材料的整理核实复查筛选精当登记编号调查材料的整理核实复查14调查研究要注意“四忌”忌“走马观花”忌“下车伊始”发议论忌“主观武断”忌“以偏概全”调查研究要注意“四忌”忌“走马观花”15信息工作信息：是对事物发展变化规律及其对事物运动状态的客观反映和正确表述，是用各种载体对客观事物的描述、传输，也即记载，传递各种各样变动着的事物的知识。信息工作信息：是对事物发展变化规律及其对事物运动状态的客观反16信息的特点客观性、时效性、无限性、可传递性可开发性。信息的特点客观性、时效性、无限性、可传递性17信息的作用信息是人类社会生存和发展不可缺的重要资源。是科学管理的基础是科学研究赖以展开的重要资源和工具信息的作用信息是人类社会生存和发展不可缺的重要资源。18信息工作的基本要求及时、准确、全面、适用。（预测性、动态性、反馈性、综合性信息）信息工作的基本要求及时、准确、全面、适用。（预测性、动态性、19信息工作的程序收集（上级信息、平行信息、内部信息）处理（筛选、加工、编写）传递（口头、书面）利用信息工作的程序收集（上级信息、平行信息、内部信息）20协调工作协调：管理者从系统整体利益出发，运用各种手段，正确妥善地处理系统之间、人们之间的各种关系，为实现系统目标而共同奋斗的一种管理职能。协调工作协调：管理者从系统整体利益出发，运用各种手段，正确妥21协调的作用是解决矛盾、促进人类社会活动正常有序进行的一种基本手段。是管理的一项重要职能。是组织系统正常运转、提高工作效率的重要途径。协调的作用是解决矛盾、促进人类社会活动正常有序进行的一种基本22协调工作内容内部协调纵向协调横向协调人际关系协调协调工作内容内部协调23协调原则从属原则调查研究原则局部服从整体利益原则依法办事原则原则性与灵活性相结合原则协调原则从属原则24秘书协调的艺术积极争取上司的支持和信任从全局利益出发，树立公正公平的良好形象抓住时机，善做协调工作善于利用人缘和情感沟通工作关系重视发挥组织协调的作用冷静谦和、保持信心和耐心秘书协调的艺术积极争取上司的支持和信任25督办工作督办：按照上司批示或要求，从上到下、检查督促，对解决不力的重大问题，促使其落实。督办工作督办：按照上司批示或要求，从上到下、检查督促，对解决26督办工作特点权威性、间接性、广泛性、具体性、和典型性督办工作特点权威性、间接性、广泛性、具体性、和典型性27督办工作的组织形式常设机构、专门小组、专人负责督办工作的组织形式常设机构、专门小组、专人负责28督办工作的主要方式电话询问、发函询问、召开会议、亲临查处督办工作的主要方式电话询问、发函询问、召开会议、亲临查处29档案工作档案：具有参考利用价值的，归档集中保存起来的文件材料（包括图纸、影片、照片、录象带等。）档案工作档案：具有参考利用价值的，归档集中保存起来的文件材料30档案作用凭证作用、情报参考作用档案工作基本内容（6项任务）收集、整理、鉴定、统计、保管、提供利用服务。档案作用凭证作用、情报参考作用31档案的管理建立健全专门的档案工作机构完善文件、资料的归档使用制度编制科学、稳定的档案分类方案，设定合理的档案保管期限。档案的管理建立健全专门的档案工作机构32会议工作会议：有组织的、有计划、有领导地商议事项的集会。会议工作会议：有组织的、有计划、有领导地商议事项的集会。33会议三要素会议三要素34从形式看有会议的名称、时间、地点、主持人、参加者、议程、结果。从形式看有会议的名称、时间、地点、主持人、参加者、议程、结果35从内容看有会议指导思想、目的、任务、作用从内容看有会议指导思想、目的、任务、作用36从程序看有会议准备工作，开始工作、正式进行结束工作、会议决议贯彻执行。从程序看有会议准备工作，开始工作、正式进行37会议分类会议分类38按会议性质分立法性会议、党务性、行政性、业务性、告之性、交际性、表彰纪念性、动员会。按会议性质分立法性会议、党务性、行政性、业务性、告之性、交际39按召开形式分座谈会、现场会、电话、广播、电视会、茶话会按召开形式分座谈会、现场会、电话、广播、电视会、茶话会40按与会对象分全体会议、代表、干部、群众观点按与会对象分全体会议、代表、干部、群众观点41按间隔时间分定期会议、临时性、经常性按间隔时间分定期会议、临时性、经常性42按层次分中央及全国、地方性会议按层次分中央及全国、地方性会议43按规模分特大型、大型、中型、小型按规模分特大型、大型、中型、小型44按阶段分预备会、正式会按阶段分预备会、正式会45按国别分国内会、国际会、地区会。按国别分国内会、国际会、地区会。46会议作用交流信息、互通情报。发扬民主，集思广益。增强友谊，促进团结。统一认识，协调行动。作出决策，部署贯彻。会议作用交流信息、互通情报。47会议的准备工作会前准备：安排议题、筹备方案、办会议板、批手续、发会议通知、准备会议文件、布置会场、排列座次、落实与会报到人员、协调与会人员编组安排好，后勤服务事宜、做好新闻发布工作，进行全面的会前检查会议的准备工作会前准备：48期间准备签到、导入会场、安排发言、做好记录或录音录像、协助领导掌握、控制会议进程，编写会议简板、安全保卫工作会场服务。期间准备签到、导入会场、安排发言、做好记录或录音录像、协助领49会后工作与会人员离会、文件回收、立卷、归档、发会议记要、新闻报道、文件汇编、组织工作总结、会议精神贯彻与落实。会后工作与会人员离会、文件回收、立卷、归档、发会议记要、新闻50如何塑造得体的秘书形象如何塑造得体的秘书形象51秘书的应具备的优秀品质分寸礼貌谦虚敏感自制爱好忠诚负责秘书的应具备的优秀品质分寸52秘书的举止礼仪挺拔的站姿端庄的坐姿洒脱的走姿优雅的蹲姿秘书的举止礼仪挺拔的站姿53如何赢得好人缘诚实待人始终守信用不要在背后说三道四为人正派、做事出于公心谨慎交友待人热情，富有人情味切忌炫耀自己如何赢得好人缘诚实待人54切忌夸夸其谈力避憨言直语不要显露是有恩于别人的人不要说穿他（她）的秘密注意自己的声誉切忌夸夸其谈55秘书应有良好的意志力耐受力爱的能力决策力威慑力自制力秘书应有良好的意志力耐受力56秘书应有较强的专业能力表达能力秘书的交际能力秘书的组织管理能力秘书的特殊能力秘书应有较强的专业能力表达能力57如何练好秘书口才如何练好秘书口才58如何克服说话紧张症努力使自己放松练习一些好的话题回避不好的话题训练丰富话题内容如何克服说话紧张症努力使自己放松59如何使自己说话更迷人说话风格明快拥有个性的声音语气肯定语调自然而变化习惯用法思路有条理如何使自己说话更迷人说话风格明快60如何积累说话材料多读书多看报积累警句谚语积累谈话素材提高观察问题、思考问题的能力如何积累说话材料多读书多看报61说话时如何妙用手势情意手势指示手势象征手势象形手势说话时如何妙用手势情意手势62秘书的写作技巧秘书的写作技巧63写作特点简明：指用词简单明确，直截了当。准确：指用词含义明确，不会造成误解。朴实：指词通俗自然，恰如其分。庄重：指用词严肃端庄，不带感情色彩。规范：指用词符合语法与逻辑要求。写作特点简明：指用词简单明确，直截了当。64写作要求意思明确文理通顺观点正确实事求是及时迅速简明生动层次分明格式规范写作要求意思明确65写作内容强调以下内容：有事才发，言之有物（或事）。目的明确，为了解决某件事。内容真实，不能虚拟。内容实在，不讲空话。写作内容强调以下内容：66企业文书的内容分为：标题：题注：主送单位（收件单位或个人）正文：导语、主体、结束语附件或说明：发文单位落款：成文日期：（文尾：主题词、抄送单位、印发说明、页码等）企业文书的内容分为：67写作程序明确文书写作主旨。收集资料讯息。拟写提钢。起草正文。反复检查。写作程序明确文书写作主旨。68演讲完毕，谢谢观看！演讲完毕，谢谢观看！69培训部——高景宽秘书工作培训教材培训部——高景宽秘书工作培训教材70秘书概念专门从事办公室程序性工作，协助领导处理商务及日常事务并为领导决策及其实施服务的人员秘书概念专门从事办公室程序性工作，协助领导处理商务及日常事务71秘书工作秘书工作是秘书群体在围绕着领导者进行管理的过程所开展的一系列辅助性、服务性的工作。也可以说是“组织参谋，领导助手，员工桥梁，机关管家”。在公司中有侧重于义务性服务的，有侧重于事务性服务的。秘书工作秘书工作是秘书群体在围绕着领导者进行管理的过程所开展72秘书的工作作用承上启下、联系左右的枢纽作用领导的助手作用领导的参谋作用领导机关信息、耳目的作用、协调作用领导机关的门面作用秘书的工作作用承上启下、联系左右的枢纽作用73秘书的工作原则保密——是做好秘书工作的手段，而不是秘书工作的目的。准确——是对秘书工作质量的要求，也是提高效率的基础。迅速——是对秘书工作效率的要求，用最少的时间、最低的费用，取得最佳的效果。秘书的工作原则保密——是做好秘书工作的手段，而不是秘书工作的74秘书工作的指导思想（三服务）为公司服务为部门服务为员工服务秘书工作的指导思想（三服务）为公司服务75秘书的工作实务办公事室有关日常工作印章的使用与管理电话的使用与管理卫生和绿化使用与管理领导活动的安排秘书的工作实务办公事室有关日常工作76秘书调查研究的特点切合公司工作需要，是调研出发点、突击性与信息、督导工作相结合秘书调查研究的特点切合公司工作需要，是调研出发点、突击性77秘书调查研究的内容围绕各个时期中心工作开展调研为贯彻执行各项方针政策而调研为起草重要文件、报告或出台新政策调研为解决突发事件和苗头性倾向性问题而调研对一些容易被遗露的问题进行调研秘书调查研究的内容围绕各个时期中心工作开展调研78调查研究的准备明确目的有关政策学习收集有关资料选定调查对象调查研究的准备明确目的79制定调查计划目的、要求指导；思想。调查对象；方法；步骤。材料形成；组织领导与员工；注意事项。

制定调查计划目的、要求指导；思想。80拟定调查提纲

总论题；分论题；细目；材料来源。范围、内容；获得材料的方法、步骤。拟定调查提纲81调查研究的开展调查工作的进行调查的4种方式：开会，个别谈话，现场观察，查阅资料。调查的4种方法：典型调查法，抽样调查法，统计调查法，问卷调查法调查研究的开展调查工作的进行82调查材料的整理核实复查筛选精当登记编号调查材料的整理核实复查83调查研究要注意“四忌”忌“走马观花”忌“下车伊始”发议论忌“主观武断”忌“以偏概全”调查研究要注意“四忌”忌“走马观花”84信息工作信息：是对事物发展变化规律及其对事物运动状态的客观反映和正确表述，是用各种载体对客观事物的描述、传输，也即记载，传递各种各样变动着的事物的知识。信息工作信息：是对事物发展变化规律及其对事物运动状态的客观反85信息的特点客观性、时效性、无限性、可传递性可开发性。信息的特点客观性、时效性、无限性、可传递性86信息的作用信息是人类社会生存和发展不可缺的重要资源。是科学管理的基础是科学研究赖以展开的重要资源和工具信息的作用信息是人类社会生存和发展不可缺的重要资源。87信息工作的基本要求及时、准确、全面、适用。（预测性、动态性、反馈性、综合性信息）信息工作的基本要求及时、准确、全面、适用。（预测性、动态性、88信息工作的程序收集（上级信息、平行信息、内部信息）处理（筛选、加工、编写）传递（口头、书面）利用信息工作的程序收集（上级信息、平行信息、内部信息）89协调工作协调：管理者从系统整体利益出发，运用各种手段，正确妥善地处理系统之间、人们之间的各种关系，为实现系统目标而共同奋斗的一种管理职能。协调工作协调：管理者从系统整体利益出发，运用各种手段，正确妥90协调的作用是解决矛盾、促进人类社会活动正常有序进行的一种基本手段。是管理的一项重要职能。是组织系统正常运转、提高工作效率的重要途径。协调的作用是解决矛盾、促进人类社会活动正常有序进行的一种基本91协调工作内容内部协调纵向协调横向协调人际关系协调协调工作内容内部协调92协调原则从属原则调查研究原则局部服从整体利益原则依法办事原则原则性与灵活性相结合原则协调原则从属原则93秘书协调的艺术积极争取上司的支持和信任从全局利益出发，树立公正公平的良好形象抓住时机，善做协调工作善于利用人缘和情感沟通工作关系重视发挥组织协调的作用冷静谦和、保持信心和耐心秘书协调的艺术积极争取上司的支持和信任94督办工作督办：按照上司批示或要求，从上到下、检查督促，对解决不力的重大问题，促使其落实。督办工作督办：按照上司批示或要求，从上到下、检查督促，对解决95督办工作特点权威性、间接性、广泛性、具体性、和典型性督办工作特点权威性、间接性、广泛性、具体性、和典型性96督办工作的组织形式常设机构、专门小组、专人负责督办工作的组织形式常设机构、专门小组、专人负责97督办工作的主要方式电话询问、发函询问、召开会议、亲临查处督办工作的主要方式电话询问、发函询问、召开会议、亲临查处98档案工作档案：具有参考利用价值的，归档集中保存起来的文件材料（包括图纸、影片、照片、录象带等。）档案工作档案：具有参考利用价值的，归档集中保存起来的文件材料99档案作用凭证作用、情报参考作用档案工作基本内容（6项任务）收集、整理、鉴定、统计、保管、提供利用服务。档案作用凭证作用、情报参考作用100档案的管理建立健全专门的档案工作机构完善文件、资料的归档使用制度编制科学、稳定的档案分类方案，设定合理的档案保管期限。档案的管理建立健全专门的档案工作机构101会议工作会议：有组织的、有计划、有领导地商议事项的集会。会议工作会议：有组织的、有计划、有领导地商议事项的集会。102会议三要素会议三要素103从形式看有会议的名称、时间、地点、主持人、参加者、议程、结果。从形式看有会议的名称、时间、地点、主持人、参加者、议程、结果104从内容看有会议指导思想、目的、任务、作用从内容看有会议指导思想、目的、任务、作用105从程序看有会议准备工作，开始工作、正式进行结束工作、会议决议贯彻执行。从程序看有会议准备工作，开始工作、正式进行106会议分类会议分类107按会议性质分立法性会议、党务性、行政性、业务性、告之性、交际性、表彰纪念性、动员会。按会议性质分立法性会议、党务性、行政性、业务性、告之性、交际108按召开形式分座谈会、现场会、电话、广播、电视会、茶话会按召开形式分座谈会、现场会、电话、广播、电视会、茶话会109按与会对象分全体会议、代表、干部、群众观点按与会对象分全体会议、代表、干部、群众观点110按间隔时间分定期会议、临时性、经常性按间隔时间分定期会议、临时性、经常性111按层次分中央及全国、地方性会议按层次分中央及全国、地方性会议112按规模分特大型、大型、中型、小型按规模分特大型、大型、中型、小型113按阶段分预备会、正式会按阶段分预备会、正式会114按国别分国内会、国际会、地区会。按国别分国内会、国际会、地区会。115会议作用交流信息、互通情报。发扬民主，集思广益。增强友谊，促进团结。统一认识，协调行动。作出决策，部署贯彻。会议作用交流信息、互通情报。116会议的准备工作会前准备：安排议题、筹备方案、办会议板、批手续、发会议通知、准备会议文件、布置会场、排列座次、落实与会报到人员、协调与会人员编组安排好，后勤服务事宜、做好新闻发布工作，进行全面的会前检查会议的准备工作会前准备：117期间准备签到、导入会场、安排发言、做好记录或录音录像、协助领导掌握、控制会议进程，编写会议简板、安全保卫工作会场服务。期间准备签到、导入会场、安排发言、做好记录或录音录像、协助领118会后工作与会人员离会、文件回收、立卷、归档、发会议记要、新闻报道、文件汇编、组织工作总结、会议精神贯彻与落实。会后工作与会人员离会、文件回收、立卷、归档、发会议记要、新闻119如何塑造得体的秘书形象如何塑造得体的秘书形象120秘书的应具备的优秀品质分寸礼貌谦虚敏感自制爱好忠诚负责秘书的应具备的优秀品质分寸121秘书的举止礼仪挺拔的站姿端庄的坐姿洒脱的走姿优雅的蹲姿秘书的举止礼仪挺拔的站姿122如何赢得好人缘诚实待人始终守信用不要在背后说三道四为人正派