时间管理大纲

時間管理

*在開始之前……如果餘生只剩三天,您會做那三件事?請思考:

課程綱要1.時間管理基本概念2.時間管理架构3.時間管理思維陷阱4.如何提高工作效率4.1E-MAIL的管理4.2如何展開計划4.3執行能力的強化時間管理是什麼?時間管理不是什麼?時間本身不是問題.因為每個人每天所擁有的時間都是一般地多所以時間管理的問題本身不在於時間,而是在於自己如何善用及分配你自己的時間時間管理是…….時間管理=自我管理=改變習慣,以令自己更富績效,更富效能效率:把事情很快地做完效能:把事情很快又很對地做完用正確的方法做正確之事時間管理=事前的規劃或長期的計劃時間管理的架構緊急不緊急重要重要緊迫重要不緊迫不重要不重要緊迫不重要不緊迫時間管理的架構ACBD1st急2nd重3rd輕4th緩正確的順序

重要

不重要不紧急紧急ABDC压力精疲力竭竭危机处理理忙于收拾拾残局短视近利利危机处理理缺乏自制制力人际关系系浮泛，，甚至破破裂偏重的結結果重要不重要不紧急全无责任任感工作不保保依赖他人人或社会会机构维维生有远见平衡纪律少有危机机紧急ACBD陷阱一:不合理理的時間間配置A.緊迫且重要45%處理危機B不緊迫但重要5%D不重要也不緊迫15%C.緊迫但不重要35%明智的時時間配置置AB1.重要的事事情著重重在PlanPlan著重在DoDo著重在CheckCheck著重在Action2.灌能:重重要的事事情交給給信任的的部屬完完成.陷阱二:拖延除D以外,其它的做做起來都都不太愉愉快不急的事事情拖延延之後往往往變成成緊急的的事情緊迫的事不緊迫的事重要的事1st2nd不重要的事3rd4th思維習慣慣的改變變這件事令令人感到到為難,但是它非非做不可可,因此我將將立即做完完它,以便儘早早忘掉它它.養成速戰速決決的習慣將事情切成好幾幾塊小塊塊任務,快速地完完成每一一塊的任任務完成最關關鍵的部部份,讓事情看看起來像像做完80%一般陷阱三:事必親躬躬韓非子<<八經經>>下君,盡已之能能中君,盡人之力力上君,盡人之智智諸葛亮凡凡事必親親躬,後來過勞勞而死.為何事必必親躬?因怕部屬屬取代不放心部部屬,不不信任部部屬標準過高高陷阱四:有求必應應花太多時時間,時間不夠夠會犧牲牲B項不好意思思拒絕請請託的原原因接納請託託比拒絕絕請託容容易擔心觸怒怒請託者者想要做廣廣受愛戴戴之好人人不知如何何拒絕他他人之請請託每個人都都有一個個好朋友友,叫“施小惠”,可以適當當地拒絕絕.受人尊敬敬重要,還是受人人歡迎重重要?管理E-Mail1.你一天花花多少時時間看E-mail?2.你進E-mail會不會看看小品?3.你看E-mail的時間是是連續的的,還是片斷斷的?4.你的E-mail有沒有做做分類?5.你回信時時是邊看看邊回,還是分類類後集中中回信?6.你進E-mail信箱,是先看信信還是先先發信?如何提高高E-mail的處理效效率一進信箱箱第一個動動作就是是把所有有信件的的主題瀏瀏覽一遍遍,然後做分分類的動動作除了急件件以外,集中時段段回信養成習慣慣,一天只有有三個時時段看E-mail看E-mail的時段時段信箱回信09:10公司V13:00公司X16:30公司V22:00私人VEmail資料夾的的分類設定不同同資料夾夾,按輕輕重緩急急將收到到的e-mail分類,管管理個人人郵件處處理的時時間.如何展開開你的計計劃一日之計計在昨天天下班前前一週之計計在於週週日一月之計計在於月月底工作時段段分配法法則早上中午13:00~15:00下午晚上活力充沛,衝勁與勇氣兼俱(Do)思考遲頓,適合散心,放鬆(Check)冷靜,溝通(Action,Plan)

Relax,人文,Thinking1.發球:EMail2.電話敲定事情/做事情3.給Leader方向/畫架構4.執行進行中專案1.面對面FollowUp2.GoAround3.溝通與協調1.思考問題2.寫計劃/UpdateFollowup進度(1hr)3.Update/Modify進行中專案1.花1小時寫作花時間在在計劃上上才是最最節省時時間的做做法80/20法則.花最少少的力氣氣,獲得最多多的效益益.所完成成的工作作裡,80%的成果,來自20%的時間.80%的努力是是與成果果無關的的80/20原則示意意圖80%時間20%時間80%成效20%成效重要的少數事物物瑣碎的多數事物物執行能力力的強化化備忘錄時間管理理的利器器:To-dolist備忘錄緊急的事事情1.老闆今天天交待2.臨時狀況況重要的事事情1.工作計劃劃2.人生規劃劃3.家庭,健康,財富ScheduleList1.Meeting2.行事曆3.紀念日RoutineWork1.日常工作作2.定期約會會良好工作作習慣的的養成速戰速決決做備忘錄錄可以早上上做完的的事,決不拖到到下午完完成可以一天天做完的的事,決不分成成兩天完完成在工作情情緒低潮潮時,每天至少少完成一一件事情情.執行的速速度:兵貴速戰戰速決養兵千日日,用在一時時時機稍縱縱即逝將變數降降至最低低生米成熟熟飯型自廢武功功型需要速戰戰速決的的時機需要速戰速決決的狀況況:1.專案的關關鍵任務務或一群群人要等等你的決決策之後後方能動作作的時候候2.重要事件件的關鍵鍵任務.通常要完完成此關關鍵任務務只佔全全部專案案時間的的20%.3.時機稍縱縱即逝的的狀況.有時候機機會的有有效性僅僅限於某某段時間間,甚至短到到幾分鐘鐘而已.緩衝區並不是每每件事情情都那麼麼急如果每件件事情都都要及時時地處理理,我們會變變得神經經兮兮的的應該有一一個地方方讓我們們放一些些不必馬馬上處理理的事情情,但時間到到了又能能提醒我我們結語清明神定定氣氣定神閑閑游刃有餘餘舉舉重若輕輕9、静夜四无无邻，荒居居旧业贫。。。12月-2212月-22Saturday,December24,202210、雨中黄叶叶树，灯下下白头人。。。07:48:2407:48:2407:4812/24/20227:48:24AM11、以以我我独独沈沈久久，，愧愧君君相相见见频频。。。。12月月-2207:48:2407:48Dec-2224-Dec-2212、故故人人江江海海别别，，几几度度隔隔山山川川。。。。07:48:2407:48:2407:48Saturday,December24,202213、乍见翻翻疑梦，，相悲各各问年。。。12月-2212月-2207:48:2407:48:24December24,202214、他乡生生白发，，旧国见见青山。。。24十十二月20227:48:24上午午07:48:2412月-2215、比不不了得得就不不比，，得不不到的的就不不要。。。。十二月月227:48上上午午12月月-2207:48December24,202216、行动出成成果，工作作出财富。。。2022/12/247:48:2407:48:2424December202217、做前，能能够环视四四周；做时时，你只能能或者最好好沿着以脚脚为起点的的射线向前前。。7:48:24上上午7:48上上午07:48:2412月-229、没有失失败，只只有暂时时停止成成功！。。12月-2212月-22Saturday,December24,202210、很多事事情努力力了未必必有结果果，但是是不努力力却什么么改变也也没有。。。07:48:2407:48:2407:4812/24/20227:48:24AM11、成功就是日日复一日那一一点点小小努努力的积累。。。12月-2207:48:2407:48Dec-2224-Dec-2212、世世间间成成事事，，不不求求其其绝绝对对圆圆满满，，留留一一份份不不足足，，可可得得无无限限完完美美。。。。07:48:2407:48:2407:48Saturday,December24,202213、不知香积寺寺，数里入云云峰。。12月-2212月-2207:48:2407:48:24December24,202214、意志坚强的的人能把世界界放在手中像像泥块一样任任意揉捏。24十二月月20227:48:24上午07:48:2412月-2215、楚塞塞三湘湘接，，荆门门九派派通。。。。十二月月227:48上上午午12月月-2207:48December24,202216、少年十十五二十十时，步步行夺得得胡马骑骑。。2022/12/247:48:2407:48:2424December202217、空山新新雨后，，天气晚晚来秋。。。7:48:24上午午7:48上午午07:48:2412月-229、杨柳散和风风，青山澹吾吾虑。。12月-2212月-22Saturday,December24,202210、阅读一切好好书如同和过过去最杰出的的人谈话。07:48:2407:48:2407:4812/24/20227:48:24AM11、越是没有有本领的就就越加自命命不凡。12月-2207:48:2407:48Dec-2224-Dec-2212、越是无能能的人，越越喜欢挑剔剔别人的错错儿。07:48:2407:48:2407:48Saturday,December24,202213、知知人人者者智智，，自自知知者者明明。。胜胜人人者者有有力力，，自自胜胜者者强强。。12月月-2212月月-2207:48:2407:48:24December24,202214、意志坚坚强的人人能把世世界放在在手中