档案管理学之档案的检索工作课件

刑事侦查系齐家福教授文书与档案管理刑事侦查系文书与档案管理1教学目标：1、了解档案检索工作的内容和意义。2、了解档案著录的内容，档案主题标引和分类标引，掌握档案著录的项目、符号、著录格式和档案标引。3、了解档案检索工具的种类，掌握分类卡片、主题卡片、分类目录、文件目录、文号目录、全宗指南的编制方法。教学重点：档案著录的内容。教学难点：档案著录的规则和方法。第七章档案的检索工作教学目标：第七章档案的检索工作2第一节档案检索工作概述一、档案检索工作的内容档案的检索工作包括两个方面：一是档案信息的系统存储。

编制检索工具二是档案的查找。

利用检索工具这两个过程是密切联系的，存储是查找的前提，查找是存储的目的。第一节档案检索工作概述一、档案检索工作的内容档案的检索工作包3（一）存储阶段的主要内容1、著录标引著录标引是指将档案的内容和形式特征用可以识别的规范化的检索语言反映出来。对每件（卷）档案著录标引后形成的每一条记录称为一个条目，每个条目都用一定的检索语言进行标识。2、组织检索工具

组织检索工具就是将著录标引的条目加以系统排列而形成各种检索工具的过程。各种检索工具共同组成检索工具体系，它是著录标引的结果，也是查找利用的基础。（一）存储阶段的主要内容4（二）查找阶段的主要内容1、确定查找内容确定查找内容就是将利用者的需要转化为各种检索标识。通过对利用者的需要进行分析，把他们的需要转化成概念，这种概念可以借助检索语言转化为规范化的检索标识，形成各种可以查找的检索表达式。例如：著者=司法厅*主题=争先创优表示检索内容要求满足：“著者”字段内含有“司法厅”，且“主题”字段内含有“争先创优”。AND著者=司法厅+主题=争先创优表示检索内容要求满足：“著者”字段内含有“司法厅”，或者“主题”字段内含有“争先创优”。OR（二）查找阶段的主要内容5著者=司法厅-主题=争先创优表示检索内容要求满足：“著者”字段内含有“司法厅”，且“主题”字段内不能含有“争先创优”。NOT2、查找操作

档案工作人员根据检索标识或检索表达式，从检索工具中找出利用者所需档案的工作。二、档案检索工作的意义（略）（一）档案检索工作是连结档案基础工作和利用工作的桥梁，在整个档案业务工作中占有重要地位收集、整理、统计、保管，都是利用工作的基础和前提。检索工作，将档案的某些特征标识出来，存储在相应的检索工具中，然后通过检索，最终实现档案为利用者服务的目的。著者=司法厅-主题=争先创优二、档案检索工作的意义（略）（一6档案能否及时、准确地提供给利用者，在很大程度上取决于检索工作。

（二）档案检索工作是提高档案馆（室）工作水平的重要手段档案检索工作，首先要编制各种各样的检索工具，在编制检索工具的过程中，可以发现档案工作中存在的问题，如档案收集不齐全、保管期限划分不正确、统计数字不准确等问题，然后及时采取措施加以改进。同时，还可以深入开发档案信息资源，发现档案的某些潜在价值，促进档案管理的科学化。（三）档案检索工作是档案业务工作中的一个独立环节档案能否及时、准确地提供给利用者，在很大程度上取决于检索工作7档案检索是档案部门的一项经常性的业务工作。档案检索过程主要是大量地存储档案线索，有计划地建立档案检索体系，为查找档案材料提供手段，为利用工作打下基础，所以它既属于利用工作的范畴，又具有基础工作的性质。检索工作的内容和独特作用，是其他环节所不能包括和替代的。

随着现代科学技术的发展，档案检索工作已由原来的主要以手工检索为主逐渐向以电子计算机检索为主的方向发展。现在通常是手工检索和电子计算机检索两条腿走路。档案检索是档案部门的一项经常性的业务工作。档案检索过程主要是8第二节档案检索语言（略）一、档案检索语言及其作用（一）档案检索语言的含义检索语言也称标识语言或标识系统。是根据检索的需要而编制的专用的人工语言，是表示档案文献内容信息及其相互关系的概念标识系统。档案检索语言是档案信息存储和档案信息检索过程的统一。在存储信息时，标引人员首先要用检索语言标引档案的主题内容，形成各种检索标识并纳入档案信息检索系统中。在档案检索时，根据使用者的要求形成提问标识，从检索工具中找到该提问标识所标引的档案文献。可以说，档案检索语言是档案检索系统的重要组成部分，直接影响着档案检索质量的高低。第二节档案9（二）档案检索语言的基本特点一是单义性。检索语言的单义性是指一种检索语言只能代表某一种特定含义，不能为其他语言所替代，从而达到一词一义的目的。档案检索语言对一词多义和一义多词的现象严加控制，否则，将造成检索语言的不匹配，无法实现检索。

二是专业性。档案检索语言的词汇及其编排都要符合档案的特点，以便于档案的标引与档案的查找利用。（三）档案检索语言的作用1、标识档案的主题内容

档案的主题内容是通过各种各样的档案检索语言标识出来的，往往一个案卷可以用多种标识语言从不同的侧面揭示其主题内容，从而为多方位的检索提供便利。（二）档案检索语言的基本特点10

2、作为概念转换的依据在档案标引和检索过程中，都需要对档案内容和利用者提问的内容进行主题分析，并将其主题概念转换为检索标识，检索语言作为概念转换的依据，能使检索标识更加明确、更加规范，达到实现检索的目的。

3、揭示检索标识之间的逻辑关系每一种检索语言都以其特定的体系或方法揭示检索标识之间的逻辑关系，从而使检索语言形成一套概念体系，方便扩检和缩检。

4、对检索标识进行系统化排列

每一部检索语言都对其包容的全部检索标识进行有规律的系统排列。2、作为概念转换的依据11二、档案检索语言的类型（一）馆藏法

馆藏法是以全宗为单位，按照一个全宗内档案的自然形成规律编制的人工检索语言。它以档号为检索词汇，以档号表为检索词典。馆藏法检索语言的基本规则是：首先，保持检索标识的单义性。即一个档案馆内不能有相同的全宗号，一个全宗内不能有相同的案卷号，一个案卷内不能有相同的页（张）号。其次，检索标识应具有基本的逻辑联系。即全宗与全宗之间、案卷与案卷之间、文件与文件之间的排列应尽量体现它们之间的主要联系。用馆藏法编制的目录系统称为馆藏目录。馆藏目录包括全宗目录、案卷目录、卷内文件目录等。二、档案检索语言的类型12（二）分类法

分类法是以反映档案内容职能特性的类目为基础，并用分类号进行检索的一种档案检索语言。它的检索词汇是分类号，检索词典是《中国档案分类法》。《中国档案分类法》由19个大类组成，每一类的类目名称以分类号为代码，类目之间的关系主要有从属关系和并列关系。分类表的每一个类目都配有符号，称为类号，类号的作用是表征档案的内容和固定各个类目在分类体系中的排列次序，采用汉语拼音字母和阿拉伯数字相结合的混合号码编制，如“E91——边界、领土”、“NK11——电子材料”等。（二）分类法13档案工作人员根据《中国档案分类法》中的分类体系，以案卷或文件为单位赋予档案相应的分类号，然后将分类标引的条目组成分类目录。《中国档案分类法》由编制说明和中华人民共和国档案分类表、新民主主义档案分类表、民国档案分类表、清代档案分类表组成。（三）主题法

主题法是以主题词进行检索的一种档案检索语言。它的检索词汇是主题词。检索词典是《中国档案主题词表》。《中国档案主题词表》出版于1995年11月。它是由反映档案内容的规范词目组成的，词目按照汉语拼音结合汉字字形排列。《中国档案主题词表》主要由主表及词族索引、范畴索引、首笔画检字表和附表组成。

档案工作人员根据《中国档案分类法》中的分类体系，以案卷或文件14主表由全部词目排列组成。词目通常由汉语拼音、款目主题词、范畴号、注释、词间关系等项目组成，并指明主题词在《范畴索引》中的范畴分类号及主题词的范围、观点和含义等。范畴索引是将主表中的全部主题词按照既定的类目分类排列而形成的一种索引，借助范畴索引可满足按类查词和族性检索的要求。档案工作人员在审读档案、了解和判断档案中心内容和其他因素的基础上，判定主题类型和主题结构，提炼选定出一个或若干个表达档案主题的自然语言主题概念，然后把提炼选定的主题概念转化成档案主题词表中的主题词。主表由全部词目排列组成。词目通常由汉语拼音、款目主题词、范畴15主表主题词款目如下例：Renmindaibiaodahui……………汉语拼音款目主题词……人民代表大会[BB]……范畴号D人代大会……代项F地方各级人民代表大会……分项全国人民代表大会S国家权力机关………………属项会议*Z国家机构*……族项C人民代表大会制………………参项主表主题词款目如下例：16

第三节档案著录标引一、档案著录标引的含义及作用（一）档案著录的含义及作用档案著录是指在编制档案检索目录时，对档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。档案的内容特征是指对档案主题的揭示，包括档案的分类号、主题词、摘要等。形式特征包括档案的题名、责任者、形成时间、地点、档号、文种、载体等。档案著录的结果是编制出档案条目。条目是编制档案目录的基础。许多条目按照一定的次序编排组合，就形成档案目录。第三节档案著录标引17

档案著录是以单份文件或案卷为单位进行的，通过对档案内容和形式特征的选择记录，来揭示档案的主题内容、物质形态、科研价值，并指明其出处和存放地点。利用者通过对著录事项的查阅，可以了解档案材料的大概内容，从而查找自己所需的档案。档案工作者也可以根据条目上著录的事项，熟悉档案内容，掌握档案的具体存放位置，准确存取，以满足利用者的需要。

档案著录是编制档案检索工具的基础和前提，著录工作的质量直接影响着检索工具的质量。检索工具质量的高低，取决于著录内容的完整与准确程度。档案著录是以单份文件或案卷为单位进行的，通过对档案内容和形18（二）档案标引工作的含义及作用档案标引工作，是指对文件或案卷进行主题分析，将分析结果用一定的检索标识记录下来，作为存储和检索的依据的处理过程。标引工作的核心就是对文件或案卷的主题内容赋予一定的标识。赋予分类号标识的过程，称为分类标引。赋予主题词标识的过程，称为主题标引。档案标引工作，对于利用者和档案人员来说都是查找档案的依据。利用者查阅档案，只能通过检索标识去判断自己所需要的档案材料，如果标引人员给出的检索标识不完全，专指性低，这份文件或案卷就有可能漏检。如果检索标识错误，不仅检不到所需档案，还会检出无关的档案材料。档案工作人员可以通过检索标识提供的信息，向外报道档案内容，同时又依据检索标识提供的线索，查找出档案材料，供利用者使用。（二）档案标引工作的含义及作用19二、档案著录规则

为了实现著录工作的规范化，1986年1月1日，国家标准《档案著录规则》开始实施，作为全国档案著录工作的依据，1999年重新修订为国家行业标准，主要内容如下：（一）著录项目档案的著录项目是指用来揭示档案内容和形式特征所需要的记录事项。根据《档案著录规则》的规定，档案的著录项目共有七项：（1）题名与责任说明项。该项包括正题名、并列题名*、副题名及说明题名文字*、文件编号*、责任者、附件*6个单元。（2）稿本与文种项。该项包括稿本*、文种*2个单元。二、档案著录规则20（3）密级与保管期限项。该项包括密级*、保管期限*2个单元。（4）时间项。（5）载体形态项。该项包括载体类型*、数量及单位*、规格*3个单元。（6）附注与提要项。该项包括附注*、提要*2个单元。（7）排检与编号项。该项包括分类号、档案馆代号*、档号、电子文档号、缩微号、主题词或关键词6个单元。（3）密级与保管期限项。该项包括密级*、保管期限*2个单元。211、题名和责任者说明项题名，又称标题、题目，是表达档案中心内容、形式特征的名称。责任者，也称作者，是指对档案内容进行创造、负有责任的团体或个人。题名和责任者项共有六个单元，分别是正题名、并列题名、副题名及说明题名文字、文件编号、责任者和附件。（1）正题名正题名是档案的主要题名，一般指单份文件文首的题目和案卷封面上的题目。正题名照原文著录。单份文件没有题名，依据其内容拟写题名，并加“[]”号。单份文件的题名不能揭示内容时，原题名照录，并根据其内容另拟题名附后，加“[]”号。单份文件的题名过于冗长时，在不丢失重要信息和损伤原意的情况下，可删去冗余部分，节略内容用“…”号表示。1、题名和责任者说明项22（2）并列题名*并列题名是以第二种语言文字书写的与正题名对照并列的题名，必要时并列题名与正题名一并著录，并列题名前加“=”号。一般用于外交文件和少数民族文件中，著录时照原文著录。（3）副题名及说明题名文字*副题名是解释或从属于正题名的另一题名。副题名照原文著录，其前加“：”号。正题名能够反映档案内容时，副题名不必著录。如“第五次党委扩大会议文件：关于迎接评估工作”。说明题名文字是指在题名前后对档案内容、范围、用途等的说明文字。必要时说明题名文字照原文著录，其前加“：”号。如“国家机关公文格式：中华人民共和国国家标准”、“：根据录音整理，未经本人审阅”。（2）并列题名*23（4）文件编号

*文件编号是文件制发过程中由制发机关、团体或个人赋予文件的顺序号，包括发文字号、科研试验报告流水号、标准规范类文件的统编号、图号等。文件编号除年度用“[]”号外，其余照原文字符号抄录，其前加“：”号。如“：中发[1980]16号”、“：GB/T13968-92”。联合发文或档案上有多个文件编号时，一般只著录一个文件编号，但立档单位的文件编号必须著录。若著录多个文件编号，中间用“；”号隔开。（5）责任者

责任者只有一个时，照原文著录，其前加“/”号。责任者有多个时，著录列居首位的责任者，立档单位本身是责任者的，必须著录，其余视需要著录，被省略的责任者用“[等]”表示，第一个责任者之前加“/”号，责任者之间以“；”号相隔，如“/国家计委；国家档案局”。（4）文件编号*24多个责任者具有同一职责或身份又必须著录时，可将职责或身份置于最末一个责任者后的“（）”号中，责任者之间以“，”号相隔。如“周杰伦，赵薇，林心如（主演）”同一责任者有多个职责或身份又必须著录时，可将多个职责或身份置于责任者后的“（）”号中，职责或身份之间以“，”号相隔。如“/徐昌霖（编剧，导演）；上官云珠（主演）；陈歌辛（作曲）”。机关团体责任者必须著录全称或不发生误解的通用简称，如“中国共产党中央委员会”简称“中共中央”，而不能简称为“中央”。历代政权机关团体责任者，著录时其前应冠以朝代或政权名称，并加“（）”号。如“/（清）内阁”、“/（民国）外交部”。多个责任者具有同一职责或身份又必须著录时，可将职责或身份置于25个人责任者一般只著录姓名，必要时在姓名后著录职务、职称或其它职责，并加“（）”号，如“/陈毅（外交部长）”。文件所署个人责任者有多种职务时，只著录与形成文件相应的职务，如“/毛泽东（中共中央主席）”、“/毛泽东（国家主席）”、“/毛泽东（中央军委主席）”。清代及其以前的个人责任者应冠以朝代名称，并加“（）”号，如“/（清）李鸿章”。少数民族个人责任者应依照该民族的署名习惯著录。外国责任者姓名前应著录各历史时期易于识别的国名简称，其后著录统一的中文姓氏译名，必要时著录姓氏原文和名的缩写，国名、姓氏原文和名的缩写均加“（）”号，如“/（美）爱因斯坦（Einstein,A．）”。文件所署责任者为别名、笔名时，均照原文著录，但应将真实姓名附后，并加“（）”号，如“/茅盾（沈雁冰）”。个人责任者一般只著录姓名，必要时在姓名后著录职务、职称或其它26未署责任者的文件，应著录根据其内容、形式特征考证出的责任者，并加“[]”号，考证无结果时以三个“囗”代之。文件责任者不完整时，应照原文著录，将考证出的完整责任者附后，并加“[]”号，如“/周[周恩来]”。文件责任者有误，仍照原文著录，但应考证出真实责任者附后，并加“[]”号，如“/王国央[王国英]”。考证出的责任者根据不足时，在其后加“？”，一并著录于“[]”号内，如“/[张治中？]”。未署责任者的文件，应著录根据其内容、形式特征考证出的责任者，27（6）附件*附件是指文件正文后的附加材料，只著录附件题名，其前冠以“+”号。文件正文有多个附件时，各附件题名前均冠以“+”号。如附件题名过长，也可简略，其节略内容用“…”号表示，自拟附件题名加“[]”号。若附件题名具有独立检索意义时，亦可另行著录条目，但应在附注项中加以说明。如“．—正件中共吉林省委《关于当前工业生产中几个问题的指示》已另著条目”。（6）附件*282、稿本与文种项（1）稿本*是指档案文件的文稿、文本和版本。稿本项依实际情况著录为草稿、定稿、手稿、草图、原图、底图、蓝图、正本、副本、原版、试行本、修订本、影印本、各种文字本等，其前加“．—”号。（2）文种*是指文件种类的名称。文种项依实际情况著录为命令、决议、指示、通知、报告、批复、函、会议纪要、说明书、协议书、鉴定书、任务书、判决书、国书、照会、诰、敕、奏折等，其前加“：”号。2、稿本与文种项293、密级与保管期限项（1）密级*是指文件保密程度的等级，依《文献保密等级代码》（GB7156-1987）划分为公开、国内、内部、秘密、机密、绝密6个级别。密级一般按文件形成时所定密级著录，对已升、降、解密的文件，应著录新的密级，公开级、国内级可不著录。密级前加“．—”号。（2）保管期限*是指根据档案价值确定的档案应该保存的时间，一般分为永久、长期、短期三种。保管期限一般按案卷组成时所定保管期限著录，其前加“：”号，若已更改的，应著录新的保管期限。3、密级与保管期限项304、时间项时间项视不同著录对象，分为文件形成时间、卷内文件起止时间等，其前均加“．—”号。一般公私文书为发文时间，决议、决定、命令、规范、条例等法规性文件为通过或发布时间，条约、合同、协议为签署时间，技术评审证书、技术鉴定证书、转产证书为通过时间，获奖证书、发明证书、专利证书为颁发时间，科研试验报告、学术论文为发表时间，工程施工图、产品加工图为设计时间，原始试验记录、测定检验数据为记录时间等。时间项一律用8位阿拉伯数字表示，第1-4位数表示年，第5-6位数表示月，第7-8位数表示日。如“．—20090824”。4、时间项31历史档案中的朝代纪年、农历，应照原文著录，同时将换算好的公元纪年附后，并加“（）”号。如“．—清乾隆10年9月26日（17451021）”。没有形成时间的文件，应根据其内容、形式特征等考证出形成时间后著录，并加“[]”号。如“．—[19520110]”。文件时间不完整或部分时间字迹不清时，仍著录原时间，原时间中缺少或字迹不清部分以“囗”补之，再将考证出的时间附后，并加“[]”号。如“．—19囗囗囗204[193囗1204]”。文件时间记载有误或有疑义时，仍照原文著录，再将考证出的时间附后，并加“[]”。如“．—19500105[19510105]”。文件形成时间考证不出时，著录为“．—囗囗囗囗囗囗囗囗”，亦可著录文件上的收文时间、审核时间、印发时间等其它时间，但应在附注项中说明。历史档案中的朝代纪年、农历，应照原文著录，同时将换算好的公元32若考证出的时间根据不足时，在其后加“？”号，一并著录于“[]”号内。以一组文件、一卷、一组案卷为对象著录一个条目时，著录其中最早和最迟形成的文件的时间，其间用“-”号连接。起止时间的表示，无论是本年度或跨年度，著录时均不能省略年度。如“．—19890107-19891015”。5、载体形态项载体形态项著录档案的载体类型标识及档案载体的物质形态特征。（1）载体类型*档案的载体类型分为甲骨、金石、简牍、缣帛、纸、唱片、胶片、胶卷、磁带、磁盘、光盘等。以纸张为载体的档案一般不予著录，其他载体类型据实著录，其前加“．—”号。若考证出的时间根据不足时，在其后加“？”号，一并著录于“[33（2）数量及单位*数量为阿拉伯数字，单位用档案物质形态的统计单位，如“页”、“卷”、“册”、“张”、“片”、“盒”、“米”等。著录时其前加“：”号。如“．—15页”、“．—唱片：3张”。（3）规格*规格指档案载体的尺寸及型号等，著录时其前加“：”号。如“．—缩微平片：2张：105mm×148mm”、“．—录像磁带：5盒：3/4英寸”。（2）数量及单位*346、附注与提要项（1）附注项*附注项著录档案中需要解释和补充的事项。附注项的内容依各项目的顺序著录，项目以外需解释和补充的列在其后。每一条附注均以“．—”号分隔。如每一条附注都分段著录时，可省略该标识符。各著录项目中需要注明的事项：A题名附注：注明同一文件的不同题名或其他称谓。如对《新民主主义的政治与新民主主义的文化》一文，在附注项中注明“．—现名《新民主主义论》”。B责任者附注：注明考证出责任者的依据和责任者项未著录责任者的数目或名称。如“．—责任者笔迹考证”、“．—参加本课题人员还有边海、李檬、刘学军”。6、附注与提要项35C时间附注：注明考证出时间的依据。若著录为非文件形成时间时，应注明为何种时间。如“．—时间为收文时间”。D载体形态附注：注明载体形态的破损、残缺、变质及字迹退变等情况。如“．—中间缺3页”。著录项目以外需要证明的事项：E被著录文件有不同稿本者应予注明。如“．—另有满文本”。F被著录文件另有其它载体形式者应予注明。如“．—同内容纸质铅印教材2本“。G被著录文件的来源为捐赠、购买、交换、复制、寄存等情况时应予注明。如“．—此件复制于中央档案馆”。H被著录文件经考证为赝品者应予注明。C时间附注：注明考证出时间的依据。若著录为非文件形成时间时，36I被著录文件关系密切的相关文件应予注明。J除上述附注内容外，需要注明的其它事项。如科研课题的获奖情况、音像档案的播放时间等。如“．—19881011获天津市科技二等奖”、“．—播放时间238＇32＂”。

（2）提要项*提要项是对文件和档案内容的简介，应反映其主要内容、重要数据（包括技术参数等）。一般不超过200字。7、排检与编号项排检与编号项是目录排检和档案馆、室业务注记项。（1）分类号分类号依据《中国档案分类法》和《档案分类标引规则》的有关规定著录。I被著录文件关系密切的相关文件应予注明。37（2）档案馆代码*档案馆代码依据《编制全国档案馆名称代码实施细则》所赋予的代码著录。档案馆代码在建立目录中心或报道交流时必须著录。（3）档号档号是档案馆、室在整理和管理档案的过程中，以字符形式赋予档案的一组代码。档号中各号之间以“-”相隔。如“5-6-7-8”（4）电子文档号电子文档号是档案馆、室管理电子文件的一组符号代码。（5）缩微号缩微号是档案馆、室赋予档案缩微制品的编号。（2）档案馆代码*38（6）主题词或关键词主题词是在标引和检索中用以表达档案主题内容的规范化的词或词组。主题词按照《档案主题标引规则》和《中国档案主题词表》及本专业、本单位的规范化词表进行标引。关键词是在标引和检索中取自文件题名或正文用以表达档案主题并具有检索意义的词或词组。主题词或关键词各词之间空一个汉字位置，一个词或词组不得分作两行书写。（6）主题词或关键词39（二）标识符号

标识符号是用以区别不同的著录项目和著录含义的标志，用在著录项目之前。档案著录标识符号分为著录项目标识符和著录内容标识符两种。1、著录项目标识符

著录项目标识符是在每个著录项目之前冠以一定的标识符号，用以识别所代表的项目。主要有以下几种：“．—”置于下列各著录项目之前：稿本与文种项、密级与保管期限项、时间项、载体形态项、附注项。“=”置于并列题名之前。“：”置于下列各著录单元之前：副题名及说明题名文字、文件编号、文种、保管期限、数量及单位、规格。（二）标识符号40“/”置于第一责任者之前。“；”置于多个文件编号之间、多个责任者之间。“，”用于相同职责、身份省略时的责任者之间或同一责任者的不同职责、身份之间。“+”置于每一个附件之前。著录项目标识符中，“．—”占两格，并在回行时不分开，其余符号各占一格。不需著录的项目，连同标识符号一起省略，需要重复著录的项目，需重复添加该项目的标识符。“/”置于第一责任者之前。41

“[]”置于下列著录内容的两端：自拟著录内容、文件编号中的年度、责任者省略时的“等”字。“（）”置于下列著录内容的两端：责任者所属机构名称、责任者真实姓名、责任者职责或身份、外国责任者国别及姓名原文、中国责任者时代、历史档案中的朝代纪年、农历转换后的公元纪年。“？”用于不能确定的著录内容，一般与“[]”号配合使用。“-”用于下列著录内容之间：日期起止和档号、电子文档号、缩微号各层次之间。“…”用于节略内容。“囗”用于每一个残缺文字和未考证出时间的每一数字。未考证出的责任者及难以计数的残缺文字用三个“囗”号。“[]”置于下列著录内容的两端：自拟著录内容、文件编号中42（三）著录格式著录格式是著录项目在条目中的排列顺序及其表达方式。《档案著录规则》规定，一般使用段落符号式条目格式，实际工作需要时也可以使用表格式条目格式。段落符号式是指将著录项目分为若干段落，每个项目之间用符号区分开来的著录格式，这种格式每一著录项目的字数不受限制，并与《文献著录总则》的规定相一致。表格式是指将著录项目名称及填写位置印制成表格的条目格式，这种格式直观，易于掌握，但每一著录项目的字数受表格大小的限制。（三）著录格式43分类号档案馆代号档号

电子文档号

缩微号正题名=并列题名：副题名及说明题名文字：文件编号/责任者+附件．—稿本：文种．—密级：保管期限．—时间．—载体类型：数量及单位：规格．—附注提要主题词或关键词段落符号式条目格式：分类号44GE5·752-53-107-841101046-94

转发国务院批转国家教委关于改革高等学校毕业生分配制度报告的通知：京政发[1989]56号/北京市人民政府+国务院通知+国家教委…报告+[市计委、市高教局、市人事局实施意见]．—副本：通知．—内部：永久．—19890702．—8页：260mm×184mm．—教委报告不全，市计委、市高教局、市人事局实施意见全无国家教委报告分析了毕业生分配制度上存在的问题及进行改革的意见。国务院通知要求各地区各部门制定改革措施。北京市有关单位提出了实施意见。

毕业生分配高等院校教育改革制度GE5·7545实际工作需要使用表格式条目时，其著录项目应与段落符号式相同。无论著录对象为单份文件、单个案卷还是一组文件或一组案卷，均按此格式依次著录。著录条目的形式为卡片式时，卡片尺寸一般为12．5CMx7.5CM，著录时卡片四周均应留1CM空隙，如卡片正面著录不完，可接背面连续著录。实际工作需要使用表格式条目时，其著录项目应与段落符号式相同。46（四）著录用文字、著录信息源著录用文字必须规范化。汉字应使用规范化的简化汉字。外文与少数民族文字应依照其文字规则书写。文件编号项、时间项、载体形态项、排检与编号项中的数字应使用阿拉伯数字。图形及符号应照录，无法照录的可改为其它形式的相应内容，并加“[]”号。档案的著录信息来源于被著录的档案。单份或一组文件著录时主要依据文头、文尾。一个或一组案卷著录时主要依据案卷封面、卷内文件目录、备考表等。被著录档案本身信息不足时，参考其它有关的档案资料。（四）著录用文字、著录信息源47（五）著录详简级次凡标有“*”者为选择著录项目或单元（小项）。也就是说，正题名、责任者、时间、分类号、档号、电子文档号、缩微号、主题词或关键词为主要著录项目，其余为选择著录项目。只著录主要著录项目的为简要级次。除主要著录项目外，还著录选择著录项目的为详细级次。（五）著录详简级次48档案标引是指通过对档案文件或案卷的内容进行分析，将内容主题的自然语言转换成规范化的检索语言，即将分析的结果赋予检索标识的过程。档案标引是档案著录的核心内容。档案标引的步骤主要包括主题分析和概念转换两个方面，无论是主题标引还是分类标引都离不开这两个步骤。两种标引在主题分析方面，方法基本相同。在概念转换方面，二者的区别较大。（一）主题分析

主题分析是通过对档案的内容特征进行分析，准确提炼和选定主题概念的过程。主题分析包括两个步骤：三、档案标引的步骤和方法档案标引是指通过对档案文件或案卷的内容491、通过审读档案，了解和判断档案所反映的中心内容和其他主题因素一般可通过文件或案卷的题名获得。当档案无题名或题名不能全面、正确地反映档案主题时应浏览全文，重点是阅读全文的开头、结束语、段落标题，必要时阅读批语、摘要、简介、目次、图表、备考表等内容。2、通过审读档案，确定档案或案卷的主题类型和主题结构档案的主题类型可以分为单主题和多主题。单主题是指一件（卷）档案只表达一个问题。如《关于工资问题的若干规定》。多主题是指一件（卷）档案表述两个以上的问题，如《关于教学管理和学生管理问题的若干意见》，即表达了教学管理和学生管理两个主题，需分别给予标引。1、通过审读档案，了解和判断档案所反映的中心内容和其他主题因50主题因素分为五种：（1）主体因素是指反映文件或案卷中所论述的主题的关键性概念，作为对该文件或案卷的检索入口。如《河北司法官职业学院关于组建学术委员会的通知》中，“学术委员会”为主体因素。（2）通用因素是指某些通用的词汇或概念，这些词汇本身不具有专业属性，但它与主体因素相结合，可以加强主题的专指性。如《人才培养工作水平评估的重要意义》中，“意义”为通用因素。（3）位置因素是指文件或案卷所论述对象的空间和地理位置的概念，包括国家、地区、机构等方面的主题词。如《人民银行调整储蓄利率的公告》中，“人民银行”为位置因素。（4）时间因素是指文件或案卷所论述对象存在的时间概念，包括朝代、年度等方面的主题词。如《河北司法警官职业学院2006年工作总结》中，“2006年”为时间因素。（5）文种因素是指文件的名称概念。如《河北省教育厅关于加强高职高专教育教学工作的若干意见》中，“意见”为文种因素。主题因素分为五种：51在标引过程中将主题划分为5种主题因素的主要目的在于确定标引的内容。在档案标引中，主体因素是最重要的，必须标出，时间因素一般也需要标出，位置因素作为文件作者时一般不标，作为论述对象时需要标出。如《××市教育局关于中小学教育问题的指示》，××市教育局作为作者不予标出；《关于××市中小学教育问题的调查报告》，××市作为论述对象应予以标出。通用因素和文种因素可酌情标引。档案管理学之档案的检索工作52（二）概念转换

概念转换是指在确定了主题类型和主题结构的基础上，选定主题词或分类号的过程，也就是将主题概念转换成检索语言给出检索标识的过程。

1、分类标引的概念转换分类标引概念转换的基本做法是：根据主题分析的结果，查找档案分类表，将相应类目的分类号作为检索标识赋予被标引档案文件。分类标引必须符合专指性的要求，应根据文件或案卷的内容给出最合适的分类号，既不能给上位类号，也不能给下位类号；当分类表上无恰当的分类号时，才能给上位类号或与档案内容最密切的相关的类号，必要时，也可以增设新类目。赋予被标引文件分类号时，应遵循一致性的原则。各种文本、载体类型的同一主题档案所标引的分类号均应一致。遇有某些难以分类和分类表上无恰当类目可归的档案，无论归入上位类或归入与其密切相关的类目，以及增设类目，都应作出记录，以后遇有类似情况，均按此处理。

（二）概念转换532、主题标引的概念转换主题标引概念转换的基本做法是：根据主题分析的结果查找档案主题词表，将相应的主题词赋予被标引文件。标引词应选用档案主题词表中与档案主题概念直接相对应的、专指的主题词，书写形式应与词表中的词形相一致。当词表中没有与档案主题概念直接相对应的专指主题词时，应选用两个或两个以上的主题词进行组配标引。组配应是概念组配，而不是字面组配，包括两种类型：一是交叉组配，即同级词组配。交叉组配是指用两个或两个以上的具有概念交叉关系的同级主题词组配表达其相应的下位概念。例如《关于组建钢铁联合企业的通知》，用“钢铁企业”和“联合企业”两个具有交叉概念的主题词组配标引，来表达“钢铁联合企业”这一专指概念。2、主题标引的概念转换54二是方面组配，即限定组配。指由一个表示事物的主题词，与另一个或几个表示事物某个属性或某个方面的主题词组配表达相应的下位概念。例如《高考制度改革方案》，用“高考”和“规章”限定“教育改革”，从而表达了“高考制度改革”这一专指概念。组配规则：（1）优先考虑交叉组配，然后考虑方面组配。（2）应选用与档案主题关系鼓密切、最临近的主题词进行组配，不能越级组配，即不能用其上位或下位主题词组配。（3）组配结果所表达的概念应清楚明确，只能表达一个主题词概念。二是方面组配，即限定组配。指由一个表示事物的主题词，与另一个55（4）为避免多主题虚假组配造成误检，可以用加联系符号的方法区分每个问题。其做法是：在主题词后用数字1、2、3.……表示分组符号，数字相同的主题词是一组相关联的组配概念。数字中“0”，称作共同联号，表示该主题词可以和该档案中标引的任何一个主题词进行组配。例如《关于安阳县棉花播种与玉米田间管理的情况报告》，标引为“棉花1”、“播种1”、“玉米2”、“田间管理2”、“安阳县0”。

（5）当某一主题概念在词表中有组代主题词时，应选用规定的组代主题词，不应另选其他主题词进行组配标引。（4）为避免多主题虚假组配造成误检，可以用加联系符号的方法区56当某一主题概念在词表中查不到专指的主题词，也无法通过组配标引来表达该主题概念时，可以采用靠词标引。靠词标引有两种，一种是用上位概念主题词进行靠词标引。应依据词族索引选用最直接的上位概念主题词进行标引，不应使用越级上位主题词标引。另一种是用近义词进行靠词标引。应依据范畴索引选用与主题概念含义最相近的主题词进行标引。

关键词标引又称为增词标引。关键词是主题词表以外的、未经规范化处理的自然语言词。关键词标引通常在以下几种情况下使用：（1）某些概念组配，其结果出现多义时。（2）某些概念虽然可以采用靠词标引，但当这些概念的被标引频率较高时。当某一主题概念在词表中查不到专指的主题词，也无法通过组配标引57（3）词表中明显漏选的词，包括词表中未收录的地名、人名、机构名、产品名等专有名称。（4）表达新生事物的词使用关键词标引时，应尽可能选自其他词表或较权威的参考书、工具书，选用的关键词应达到词形简练、概念明确、实用性强的要求。使用关键词标引后，应有所记录，并反馈到所用档案主题词表的管理部门。由于关键词是主题词表以外的、未经规范化处理的自然语言词，因此，使用时应严格控制。使用主题词标引时，对于一个标引对象，标引用词一般是2～10个。（3）词表中明显漏选的词，包括词表中未收录的地名、人名、机构58

第四节档案检索工具一、档案检索工具的作用（一）对档案的信息内容进行存储

即将档案的来源、内容、形式等特征著录下来，全面地揭示一份文件或一个案卷的信息，并将这些特征按照一定的顺序组织排列，从而形成包括各种档案信息内容的检索工具。（二）为利用者和管理者查找档案提供线索

档案检索工具是利用档案的工具。利用者可借助检索工具迅速准确地获取所需档案；管理者可借助检索工具了解馆藏概况，并可依据检索工具查找档案提供给利用者使用。同时，档案检索工具也是档案工作人员提供咨询、开展编研活动的手段，它也是档案统计工作的基础。

可见，档案检索工具既是存储结果的最终体现，又是查找活动的必要条件。档案检索工具质量的高低，直接影响着档案的检索效率。第四节档59二、档案检索工具的种类（略）（一）按检索工具的体例，分为目录、索引、指南1、目录是将所著录的条目按照一定的次序编排而成的检索工具。如分类目录、主题目录、专题目录等。2、索引是将档案的某一部分特征及其出处著录出来，并按照一定次序编排的检索工具。如人名索引、地名索引、文号索引等。目录和索引之间没有严格的界限，一般来说，目录著录的条目内容比较全面，而索引著录的条目内容比较简单，一般只著录排检项及其出处两个项目。3、指南是以文章的形式综合叙述档案情况的一种检索工具。如全宗指南、专题指南、档案馆指南。

二、档案检索工具的种类（略）60（二）按检索工具的载体形式，可分为书本式、卡片式、缩微式和机读式检索工具

1、书本式检索工具是将著录条目连续排列并装订成册的检索工具。其主要优点是体积小，便于管理；可以印刷出版，便于各档案馆（室）之间进行情报交流和馆外查询；编排紧凑，便于阅读；手工检索扫描速度快；成本较低。其主要缺点是缺乏灵活性，编制时需要一定时期的积累材料，编制完成后不便于增减条目和调整条目之间的顺序。

2、卡片式检索工具是将档案著录的条目写在卡片上，每一条目形成一张卡片，然后将卡片按一定的顺序排列而形成的检索工具。这种检索工具最大的优点就是具有较大的灵活性，便于条目的增减和条目顺序的调整。由于每一条目独立存在，复印后可编制不同的检索工具；由于卡片纸质较好，比较耐翻检。其主要缺点是卡片数量多、体积大、不便管理；不便于传递和交流，一般只能馆内使用；手工检索时逐张翻检，扫描速度较慢；成本较高。

（二）按检索工具的载体形式，可分为书本式、卡片式、缩微式和机613、缩微式检索工具是以胶片为载体的以缩微摄影方式制作的检索工具。这种检索工具用于手工检索时使用缩微阅读器放大阅读，也可用于计算机检索。其主要优点是密集存储、节约空间；体积小，便于携带和交流；便于拷贝复制；耐久性好，便于长期保存和使用。缩微式检索工具是在书本式或卡片式检索工具的基础上形成的，而且需要具备一定的拍摄和阅读条件才能制作和使用。

4、机读式检索工具是以磁性材料为载体供计算机识别的检索工具。它将档案的内容和形式特征以特定的编码形式和特定的结构记录存储在计算机的磁鼓、磁盘、磁带上，使用时可以用荧光屏显示，也可以打印成文字目录。其主要优点是存储密度高；检索扫描速度快；可进行多途径检索。这种检索工具在制作时费时费力，工作量较大，费用也较高。

3、缩微式检索工具62（三）按检索工具的功能划分，可分为馆藏性、查找性、介绍性检索工具

1、馆藏性检索工具是反映档案实体整理体系及其排列顺序的检索工具，如案卷目录、全引目录、存放地点索引等。其主要功能是固定和反映档案整理顺序，档案管理人员可借助它了解馆藏情况，并按照档案整理顺序查找档案。其缺点是，目录组织方式受档案整理顺序的限制，检索途径单一；检索范围一般不能超出全宗范围，检索深度不够。

2、查找性检索工具是指专门为查找而编制的检索工具。它不受档案实体排列顺序的限制，将档案的某一内容或某个形式特征标识出来，将它们按一定的顺序排列，以某一内容或某一形式为检索途径（三）按检索工具的功能划分，可分为馆藏性、查找性、介绍性检索63而形成的检索工具。如分类目录、主题目录、专题目录、人名索引、地名索引、文号索引等。其优点是可以打破档案实体排列的顺序，打破全宗、案卷的界限进行检索，可以从不同的角度标识档案，提供多种检索途径，可以选择任意的检索深度。3、介绍性检索工具是介绍和报道档案内容及其有关情况的检索工具，如专题指南、全宗指南、档案馆指南等。其主要功能是，全面概括地介绍档案的情况，客观评述档案价值，发挥宣传报道作用，向利用者提供一定的档案线索。但是由于它并不系统地记录档案的检索标识和建立排检项，因此一般不能直接用于查找。

而形成的检索工具。如分类目录、主题目录、专题目录、人名索引、64三、常用检索工具的编制方法（一）案卷目录

案卷目录是以案卷为单位，揭示一个全宗内某一部分档案内容和成分的一种检索工具。案卷目录是固定案卷位置、统计案卷数量、监督和保护档案的基本工具。它既是查找档案最基本的工具，又是编制其他检索工具所必须参考使用的工具。案卷目录一般采用书本式，其目录表包括：顺序号（案卷号）、案卷题名、年度、卷内文件页数、保管期限、备注等。（在第四章已经学过）。三、常用检索工具的编制方法65（二）卷内文件目录汇集

卷内文件目录汇集又称为“全引目录”或“案卷文件目录”。它是将全宗内所有案卷内的或某一部分案卷内的文件目录汇集而成的检索工具。就是将一全宗内的案卷目录和卷内文件目录汇编成册

。一般先列出案卷的案卷号、标题、起止日期，然后列出卷内文件的作者、文号、标题、成文日期、所在页码等。卷内文件目录汇集编制起来也比较简单，只要将案卷目录与卷内文件目录打印或复印装订成册即可。（二）卷内文件目录汇集66（三）分类目录

分类目录又称为分类卡片目录。它是将文件或案卷的内容和形式特征著录在卡片上，然后打破全宗界限和全宗分类系统，按照逻辑体例分类排列的一种综合性的检索工具。1、分类目录的优点（1）由于分类目录打破了全宗的界限，这就使一个档案馆内、不同全宗的有关同一问题的档案信息集中到了一起、满足了利用者按照某一问题进行检索的需要，也便于利用者系统全面地了解某一问题，符合利用者的利用习惯。（2）分类卡片目录在使用和管理的过程中具有较大的灵活性，可以根据实际工作的需要，随时增补和调整，也可以派生出多种新的检索工具。（三）分类目录67

2、分类目录的缺点首先是检索层次繁琐，检索者一般是在借助分类大纲的基础上，判定检索题目的归属，然后按类目体系一级一级地检索，逐层缩小范围，最后才能找到所需的文件信息。其次是检索者、利用者、标引者以及分类人员的判定标准难以统一，这将影响到检索的效率和质量。3、分类卡片的编制方法分类卡片的编制分为以下三个步骤：

（1）填卡分类卡片目录的编制，应该按照《中国档案分类法》和《档案著录规则》等有关规定进行，填卡时，基本上以文件或案卷为单位填制，即一文一卡或一卷一卡。当一份文件涉及几个问题时，可以按其涉及的问题分别填制几张卡片。2、分类目录的缺点68（2）排列卡片排列时应按分类号的顺序逐级集中卡片，具体说，就是先按字母顺序排，同一字母的卡片集中排放在一起，然后再逐级按阿拉伯数字的大小排列，类目排列顺序应与分类表相一致。在同一类目内卡片的排列顺序可有多种方法，如按年度、按时间、按责任者、按地区等，但在一个档案馆（室）内应保持一致。当一份文件填制几张分类卡片时，应将每张卡片分别排在各类目中相应的位置，也就是说，这份档案在分类目录中占有几个位置，以保证从多个角度检索档案的需要。如MA23：GE41（MA23为农业教育、GE41为技术学校，组配后表示农业技术学校），排列时除排在MA23类之中外，还应填制一张卡片排在GE41类中。（2）排列卡片69（3）安放导卡分类卡片排列完毕之后，需要在类与类之间安放导卡。导卡也称指引卡，是一种上端带有耳状突出处的卡片，使用时在突出处标明各类目的分类号和类目名称，便于迅速准确地查到所需档案卡片。

（四）全宗文件卡片目录（略）全宗文件卡片目录是将一个全宗内的永久或长期保存的档案的内容或形式特征著录在卡片上，然后将这些卡片按照逻辑体系分类条目进行排列而组成的一种检索工具。这种检索工具，打破了全宗内原有的档案分类体系，不受全国统一分类体系的限制，可根据全宗的实际情况设置分类方案，是机关档案室常用的一种形式。档案馆对一些重要的全宗，也常编制全宗文件卡片。（3）安放导卡70（五）专题目录（略）专题目录一般都采用卡片的形式，所以又称为专题卡片目录。它是系统地揭示档案馆（室）内关于某一专题档案的内容和成分的一种检索工具。这种检索工具的主要优点，是可以根据馆藏情况和实际工作的需要，自行设计专题，不受全宗的限制，不受全国统一分类体系和卡片格式的限制，是一种比较灵活的检索工具。它有利于人们按照专题系统地查找材料。

编制专题卡片，大体有以下三个步骤：1、准备工作准备工作主要包括选题、制订计划、选材三个方面。（五）专题目录（略）71（1）选题是指选定专题。所选题目直接影响到专题卡片的利用价值，所以选题时应仔细推敲，特别慎重。一般来说，所选题目应与党和国家的方针政策紧密相关，能够满足利用者的某些方面的迫切需要，同时要结合本馆（室）所藏有关该专题的档案材料情况。（2）制定计划是为了保证编制工作的顺利进行，在编制一些较大的专题时，往往要制定计划，对专题的名称、专题的含义（如时间界限、地域界限等）、题目的分类、工作的步骤和方法、人员的分工、财物的支配等给予必要的说明和解释。（1）选题是指选定专题。所选题目直接影响到专题卡片的利用价值72（3）选材是指在确定题目和拟定计划之后，根据档案材料在专题中所占的地位和所起的作用的不同，对档案材料的取舍。在选取材料时，应力求做到既不遗漏有用的材料，又不要把无价值或价值不大的材料选入。2、填制卡片

就是将选择好的材料填入卡片，可以一文一卡、一卷一卡、多文（卷）一卡，视文件内容而定，内容相同或相近的文件可填在一张卡片上。专题卡片的项目一般有：专题名称、类、全宗名称（文件内容涉及的）、时间和地点（地区）、档号、档案内容与成分简介、档案馆名称、填卡人姓名和填卡日期等。卡片的格式如下表。（3）选材是指在确定题目和拟定计划之后，根据档案材料在专题中73专题名称：发生事件时间：类：属类：地点：全宗名称：文件内容与成分简介：全宗号：目录号：案卷号：页号：专题卡片（一）×××档案馆填卡人年月日专题名称：发生事件时间：类：属类：地点74专题卡片（二）专题名称：发生事件时间：类：属类：地点：全宗名称：全宗号：文件内容与成分简介目录号案卷号页号×××档案馆填卡人年月日专题卡片（二）专题名称：发生时间：类：753、卡片的排列卡片填制完毕后，应对卡片进行科学地分类和系统地排列。卡片的分类和排列一般是根据原先所编计划中的分类方案，并结合所选材料和卡片的实际情况进行修改、补充后排列。

（六）主题目录（略）主题目录是用规范化的词或词组揭示文件或案卷的主题内容，并按主题字顺组织起来的一种检索工具。主题目录的主要特点是能够集中地揭示有关同一事物的档案的内容，具有较好的特性检索功能。主题目录大多采用卡片形式，一般以一份文件为单位将标题式标识串作为排检项，按标识串首字的字顺加以排列。所谓“标题式标识串”是把反映该份文件主题不同因素的主题词组配成的一条标识，如关于干部任免的通知，可将干部——任免——通知3个主题词连在一起作为该份文件的标题式标识串填写一张卡片。如果该文件有两个主题，就需要分别填写两张卡片。3、卡片的排列76（七）人名索引（略）人名索引是揭示档案中所涉及的人物并指明出处的一种检索工具。人名索引包括人名和档号两部分，即把人名引向所在档案的档号，利用者通过索引的指引，可以查到记载某一人物的材料。人名索引可以分为综合性和专题性两种。综合性人名索引是将馆藏档案中所涉及到的全部人名编成索引，专题性人名索引是根据所列专题范围，如任免、奖励、处分等对涉及该专题的人名编制索引。人名索引一般采用卡片形式，人名卡片一般按姓氏笔划、四角号码、汉语拼音字母顺序等方法排列，并在人名卡片的不同笔划或不同音之间设置导卡。（七）人名索引（略）77（八）文号索引（略）

文号索引是按档案的文号进行检索档案的一种检索工具。它通常采用表格的形式，将档案的文号和档号对应起来，以满足从文号角度查找的要求。这种检索工具对于发文较多的领导机关、专业主管机关和有关的全宗比较适用。文号索引一般将同一年度、同一发文机关的文件编一张表，然后将所有的表装订成册，便成为一套文号索引。文号索引格式多样，较常见的有号码对应式和位置对应式两种。号码对应式文号索引，是将文号——列出，然后在与该文号对应的空格中填写该文件的档号，如表7-5所示。（八）文号索引（略）78位置对应式文号索引，是用一定的格式确定每一发文号在表格中的位置，然后在该位置上直接填写该份文件的档号，如表7—6所示。

（九）全宗指南（略）

全宗指南是以文章叙述的形式介绍和揭示档案馆（室）所保存的某一个全宗档案内容、成分及其意义的一种工具。其作用在于介绍和报道某一全宗的情况，为利用者提供立档单位和有关档案的线索，便于档案工作人员掌握全宗情况，提高档案管理水平。全宗指南主要由“立档单位和全宗的历史概况”以及“全宗档案的内容和成分”两部分组成。位置对应式文号索引，是用一定的格式确定每一发文号在表格中的位79“立档单位和全宗的历史概况”是简要地介绍立档单位和全宗的历史情况，包括立档单位成立的历史背景、成立的时间、地点、机关性质、任务、隶属关系、所辖区域、组织机构设置及其职能变化、工作发展和文件处理情况。“全宗档案的内容和成分”主要介绍这个全宗内档案材料的起止日期、案卷数量、种类、主要内容、完整程度、整理、鉴定、保管、利用以及检索工具的种类等，这是编写全宗指南的关键，也是全宗指南的主体。对档案内容和成分的介绍，可以按档案内容来介绍，也可以按立档单位的组织机构来介绍。在具体介绍时，可以根据不同情况，确定不同的详简程度。如简要介绍、详细介绍、重点与全面相结合地介绍等。“立档单位和全宗的历史概况”是简要地介绍立档单位和全宗的历史80（十）专题指南（略）

专题指南又称为专题介绍，它是按照一定的题目，以文章叙述的形式，综合介绍档案馆（室）中所保存的有关该题目档案的一种参考材料。它综合叙述和介绍档案的内容和成分，并向外印发，起到宣传的作用，同时也可以对有关档案进行检索。专题指南的基本结构由以下几部分组成：（1）序言。对该题目的含义、意义、选材范围、档案价值以及编写方法作概要说明。（2）档案内容介绍。这是主体部分。以专题目录为基础编写的指南，可按专题目录中划分的类别分别介绍。介绍时可采用简要介绍、详细介绍和重点与全面介绍相结合等方法，可介绍档案的来源、内容、起止时间、价值等方面的情况。（3）附录。可将专题指南材料来源的全宗名单、人名、地名索引等加以编排，以便利用者使用。（十）专题指南（略）81（十一）档案馆指南（略）

档案馆指南又称为档案馆介绍。这是用书本形式全面概要地叙述和介绍档案馆所存全部档案情况的一种工具书。档案馆指南的结构分为两部分：1、档案馆情况介绍简要介绍档案馆的沿革、内部机构和馆藏档案的来源、数量、整理、保管、利用等情况；2、馆内档案情况介绍这是主体部分，要求对馆藏档案按全宗进行介绍。其内容包括：全宗名称、有关全宗的参考材料、立档单位历史介绍、全宗内档案内容和成分的简要介绍。（十一）档案馆指南（略）82

（十二）联合目录（略）联合目录是将若干档案馆或其他单位收藏的档案目录汇总起来所形成的一种检索工具。联合目录的作用是把分散在各处的档案，从目录上联成一体，为利用者提供更丰富的档案材料，也有利于开展馆际间的情报交流。它可以免去利用者分别查阅各个馆藏目录的麻烦，扩大取得档案材料的范围。编制联合目录是一项科学性较强的工作，它要求有统一的目录格式和具体的编制规则，馆际之间要密切协作，以免因填写方法和格式不统一而浪费人力物力，影响联合目录的建立。编制联合目录有三种形式：一是以一个馆为基础，其他馆校对补充。二是各馆分别编制，由一个馆汇总校对补充。三是由专门力量集中校对汇总。（十二）联合目录（略）83（十三）档案开放目录（略）档案开放目录是档案馆为了向社会开放档案而专门编制的、用于检索已经开放的档案的检索工具。档案开放目录的种类很多，有多少种档案检索工具，就可以有多少种开放目录。在其编制上，有的必须在档案进行重新鉴定并决定开放后再进行编制，也有的是对原有的检索工具进行适当的调整而形成的。（十三）档案开放目录（略）84（十四）归档文件目录归档文件目录，是以全宗为单位编制的所有归档文件的名册。主要包括件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注例1例2（十四）归档文件目录85思考与练习1、什么是档案著录？2、档案著录项目有哪些？3、简述档案标识符号。3、档案著录的主要项目有哪些？4、什么是档案标引？其步骤有哪些？5、列举档案检索工具的种类（不少于5种）。思考与练习86THEEND

THEEND87演讲完毕，谢谢观看！演讲完毕，谢谢观看！88刑事侦查系齐家福教授文书与档案管理刑事侦查系文书与档案管理89教学目标：1、了解档案检索工作的内容和意义。2、了解档案著录的内容，档案主题标引和分类标引，掌握档案著录的项目、符号、著录格式和档案标引。3、了解档案检索工具的种类，掌握分类卡片、主题卡片、分类目录、文件目录、文号目录、全宗指南的编制方法。教学重点：档案著录的内容。教学难点：档案著录的规则和方法。第七章档案的检索工作教学目标：第七章档案的检索工作90第一节档案检索工作概述一、档案检索工作的内容档案的检索工作包括两个方面：一是档案信息的系统存储。

编制检索工具二是档案的查找。

利用检索工具这两个过程是密切联系的，存储是查找的前提，查找是存储的目的。第一节档案检索工作概述一、档案检索工作的内容档案的检索工作包91（一）存储阶段的主要内容1、著录标引著录标引是指将档案的内容和形式特征用可以识别的规范化的检索语言反映出来。对每件（卷）档案著录标引后形成的每一条记录称为一个条目，每个条目都用一定的检索语言进行标识。2、组织检索工具

组织检索工具就是将著录标引的条目加以系统排列而形成各种检索工具的过程。各种检索工具共同组成检索工具体系，它是著录标引的结果，也是查找利用的基础。（一）存储阶段的主要内容92（二）查找阶段的主要内容1、确定查找内容确定查找内容就是将利用者的需要转化为各种检索标识。通过对利用者的需要进行分析，把他们的需要转化成概念，这种概念可以借助检索语言转化为规范化的检索标识，形成各种可以查找的检索表达式。例如：著者=司法厅*主题=争先创优表示检索内容要求满足：“著者”字段内含有“司法厅”，且“主题”字段内含有“争先创优”。AND著者=司法厅+主题=争先创优表示检索内容要求满足：“著者”字段内含有“司法厅”，或者“主题”字段内含有“争先创优”。OR（二）查找阶段的主要内容93著者=司法厅-主题=争先创优表示检索内容要求满足：“著者”字段内含有“司法厅”，且“主题”字段内不能含有“争先创优”。NOT2、查找操作

档案工作人员根据检索标识或检索表达式，从检索工具中找出利用者所需档案的工作。二、档案检索工作的意义（略）（一）档案检索工作是连结档案基础工作和利用工作的桥梁，在整个档案业务工作中占有重要地位收集、整理、统计、保管，都是利用工作的基础和前提。检索工作，将档案的某些特征标识出来，存储在相应的检索工具中，然后通过检索，最终实现档案为利用者服务的目的。著者=司法厅-主题=争先创优二、档案检索工作的意义（略）（一94档案能否及时、准确地提供给利用者，在很大程度上取决于检索工作。

（二）档案检索工作是提高档案馆（室）工作水平的重要手段档案检索工作，首先要编制各种各样的检索工具，在编制检索工具的过程中，可以发现档案工作中存在的问题，如档案收集不齐全、保管期限划分不正确、统计数字不准确等问题，然后及时采取措施加以改进。同时，还可以深入开发档案信息资源，发现档案的某些潜在价值，促进档案管理的科学化。（三）档案检索工作是档案业务工作中的一个独立环节档案能否及时、准确地提供给利用者，在很大程度上取决于检索工作95档案检索是档案部门的一项经常性的业务工作。档案检索过程主要是大量地存储档案线索，有计划地建立档案检索体系，为查找档案材料提供手段，为利用工作打下基础，所以它既属于利用工作的范畴，又具有基础工作的性质。检索工作的内容和独特作用，是其他环节所不能包括和替代的。

随着现代科学技术的发展，档案检索工作已由原来的主要以手工检索为主逐渐向以电子计算机检索为主的方向发展。现在通常是手工检索和电子计算机检索两条腿走路。档案检索是档案部门的一项经常性的业务工作。档案检索过程主要是96第二节档案检索语言（略）一、档案检索语言及其作用（一）档案检索语言的含义检索语言也称标识语言或标识系统。是根据检索的需要而编制的专用的人工语言，是表示档案文献内容信息及其相互关系的概念标识系统。档案检索语言是档案信息存储和档案信息检索过程的统一。在存储信息时，标引人员首先要用检索语言标引档案的主题内容，形成各种检索标识并纳入档案信息检索系统中。在档案检索时，根据使用者的要求形成提问标识，从检索工具中找到该提问标识所标引的档案文献。可以说，档案检索语言是档案检索系统的重要组成部分，直接影响着档案检索质量的高低。第二节档案97（二）档案检索语言的基本特点一是单义性。检索语言的单义性是指一种检索语言只能代表某一种特定含义，不能为其他语言所替代，从而达到一词一义的目的。档案检索语言对一词多义和一义多词的现象严加控制，否则，将造成检索语言的不匹配，无法实现检索。

二是专业性。档案检索语言的词汇及其编排都要符合档案的特点，以便于档案的标引与档案的查找利用。（三）档案检索语言的作用1、标识档案的主题内容

档案的主题内容是通过各种各样的档案检索语言标识出来的，往往一个案卷可以用多种标识语言从不同的侧面揭示其主题内容，从而为多方位的检索提供便利。（二）档案检索语言的基本特点98

2、作为概念转换的依据在档案标引和检索过程中，都需要对档案内容和利用者提问的内容进行主题分析，并将其主题概念转换为检索标识，检索语言作为概念转换的依据，能使检索标识更加明确、更加规范，达到实现检索的目的。

3、揭示检索标识之间的逻辑关系每一种检索语言都以其特定的体系或方法揭示检索标识之间的逻辑关系，从而使检索语言形成一套概念体系，方便扩检和缩检。

4、对检索标识进行系统化排列

每一部检索语言都对其包容的全部检索标识进行有规律的系统排列。2、作为概念转换的依据99二、档案检索语言的类型（一）馆藏法

馆藏法是以全宗为单位，按照一个全宗内档案的自然形成规律编制的人工检索语言。它以档号为检索词汇，以档号表为检索词典。馆藏法检索语言的基本规则是：首先，保持检索标识的单义性。即一个档案馆内不能有相同的全宗号，一个全宗内不能有相同的案卷号，一个案卷内不能有相同的页（张）号。其次，检索标识应具有基本的逻辑联系。即全宗与全宗之间、案卷与案卷之间、文件与文件之间的排列应尽量体现它们之间的主要联系。用馆藏法编制的目录系统称为馆藏目录。馆藏目录包括全宗目录、案卷目录、卷内文件目录等。二、档案检索语言的类型100（二）分类法

分类法是以反映档案内容职能特性的类目为基础，并用分类号进行检索的一种档案检索语言。它的检索词汇是分类号，检索词典是《中国档案分类法》。《中国档案分类法》由19个大类组成，每一类的类目名称以分类号为代码，类目之间的关系主要有从属关系和并列关系。分类表的每一个类目都配有符号，称为类号，类号的作用是表征档案的内容和固定各个类目在分类体系中的排列次序，采用汉语拼音字母和阿拉伯数字相结合的混合号码编制，如“E91——边界、领土”、“NK11——电子材料”等。（二）分类法101档案工作人员根据《中国档案分类法》中的分类体系，以案卷或文件为单位赋予档案相应的分类号，然后将分类标引的条目组成分类目录。《中国档案分类法》由编制说明和中华人民共和国档案分类表、新民主主义档案分类表、民国档案分类表、清代档案分类表组成。（三）主题法

主题法是以主题词进行检索的一种档案检索语言。它的检索词汇是主题词。检索词典是《中国档案主题词表》。《中国档案主题词表》出版于1995年11月。它是由反映档案内容的规范词目组成的，词目按照汉语拼音结合汉字字形排列。《中国档案主题词表》主要由主表及词族索引、范畴索引、首笔画检字表和附表组成。

档案工作人员根据《中国档案分类法》中的分类体系，以案卷或文件102主表由全部词目排列组成。词目通常由汉语拼音、款目主题词、范畴号、注释、词间关系等项目组成，并指明主题词在《范畴索引》中的范畴分类号及主题词的范围、观点和含义等。范畴索引是将主表中的全部主题词按照既定的类目分类排列而形成的一种索引，借助范畴索引可满足按类查词和族性检索的要求。档案工作人员在审读档案、了解和判断档案中心内容和其他因素的基础上，判定主题类型和主题结构，提炼选定出一个或若干个表达档案主题的自然语言主题概念，然后把提炼选定的主题概念转化成档案主题词表中的主题词。主表由全部词目排列组成。词目通常由汉语拼音、款目主题词、范畴103主表主题词款目如下例：Renmindaibiaodahui……………汉语拼音款目主题词……人民代表大会[BB]……范畴号D人代大会……代项F地方各级人民代表大会……分项全国人民代表大会S国家权力机关………………属项会议*Z国家机构*……族项C人民代表大会制………………参项主表主题词款目如下例：104

第三节档案著录标引一、档案著录标引的含义及作用（一）档案著录的含义及作用档案著录是指在编制档案检索目录时，对档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。档案的内容特征是指对档案主题的揭示，包括档案的分类号、主题词、摘要等。形式特征包括档案的题名、责任者、形成时间、地点、档号、文种、载体等。档案著录的结果是编制出档案条目。条目是编制档案目