大型活动策划与管理6

项目四

大型活动运作第四讲会展运作展中：现场管理展前：宣传推广、招展招商等展后：评估展会现场管理重点:会展开幕现场策划内容会展现场布展和参展管理的注意事项统计参观观众风险、安全管理第一节会展开幕现场策划与管理开幕式：制造气氛、扩大影响、提高展会知名度、吸引观众－－任务繁重－－一、展会现场布置二、ＶＩＰ接待三、媒体的接待和管理四、展会开幕五、开幕酒会策划第一节会展开幕现场策划与管理一、现场布置：布置开幕现场(1)如果展会开幕式在展馆外广场举行(2)在展馆序幕大厅嘉宾休息室、会客室、现场服务中心、咨询中心等第一节会展开幕现场策划与管理二、ＶＩＰ接待：协会高层官员、公司总经理、名人演讲者、重要的赞助商、著名艺人、领导人等宣传作用、购买、建议等酒店接待坐席排位解说、翻译等安全管理第一节会展开幕现场策划与管理三、媒体接待与管理：新闻中心新闻发布会专业媒体、大众媒体第一节会展开幕现场策划与管理四、展会开幕：1、工作人员引领嘉宾到主席台就位2、主持人主持开幕并介绍嘉宾3、主持人请有关领导讲话4、相关开幕表演开始，嘉宾宣布5、主持人宣布开幕式结束，邀请嘉宾、观众进场参观第一节会展开幕现场策划与管理1、、开开幕幕时时间间和和地地点点当地地交交通通、、气气候候、、工工作作习习惯惯等等；；避避免免时时间间过过长长。。2、、开开幕幕式式讲讲话话稿稿和和新新闻闻通通稿稿选题题定定位位恰恰当当；；内内容容全全面面系系统统3、、开开幕幕方方式式的的确确定定礼炮炮、、嘉嘉宾宾剪剪彩彩、、领领导导讲讲话话等等4、、嘉嘉宾宾讲讲话话注意意句句子子归归纳纳，，节节省省鼓鼓掌掌时时间间第一一节节会会展展开开幕幕现现场场策策划划与与管管理理五、开幕幕酒会策策划：酒店时间人员范围围方式第一节会会展开开幕现场场策划与与管理第二节会会展布布展与现现场服务务会展现场场工作：：从会展现现场布置置开始，，包括会会展举办办期间到到最后会会展闭幕幕这一段段时间，，对所有有事物的的组织管管理工作作。“办展就就是做服服务”1、办展展机构现现场管理理2、参展展商的现现场管理理工作3、撤展展管理第二节会会展布布展与现现场服务务1、办展展机构现现场管理理（1）展展会现场场布置布展：--办展展机构：布置展会现现场环境；；协调参展商商的现场搭搭建、陈列列等；在工商、消消防、海关关等部门备备案；展位协调管管理第二节会会展布展与与现场服务务（2）展会会注册与入入场管理---注注册登记注册表、登登记柜台、、“请赐名名片”、分类登记记---展展会入场身份代表证证1、办展机机构现场管管理第二节会会展布展与与现场服务务（3）展会会证件与门门票管理目的：维持持秩序，保保证展出效效果---参参展商证---筹筹（撤）展展证---专专业观众证证---贵贵宾证---媒媒体证---工工作人员证证---车车证1、办展机机构现场管管理第二节会会展布展与与现场服务务（4）展会会设备设施施管理各种租赁服服务签订合同责任明晰第二节会会展布展与与现场服务务1、办展机机构现场管管理（5）安全全管理消防安全人员安全展品安全公共安全1、办展机机构现场管管理第二节会会展布展与与现场服务务（6）展会会现场的知知识产权保保护工作“知识产权权保护办公公室”侵权投诉第二节会会展布展与与现场服务务1、办展机机构现场管管理（7）展会会现场的相相关活动管管理会议、比赛赛、表演（8）展会会现场的其其他服务商务、餐饮饮、清洁等等1、办展机机构现场管管理第二节会会展布展与与现场服务务2、参展商商的现场管管理工作（1）布展展参展商为准准备展览而而在展会开开幕前对展展位进行搭搭建、布置置和将展品品陈列在展展位上的系系列工作。。一般，展位位搭建工作作由承建商商完成，参参展商主要要负责陈列列展品。第二节会会展布展与与现场服务务（2）配备备展台的工工作人员现场管理目的的：通过展台工作作人员接待、、宣传、产品品介绍以及贸贸易洽谈等工工作，与客户户签订合同，，销售产品。。第二节会展展布展与现场场服务2、参展商的的现场管理工工作任务筹备人员展品、运输、展台设计、施工、宣传、联络、行政、后勤、财务项目经理总负责人展台人员接待观众、介绍产品、记录情况、洽谈贸易、签订合同2、参展商的的现场管理工工作第二节会展展布展与现场场服务A、配备人员员的数量展位所需工作作人员数量每小时与会者者人数=每个工作人员员每小时可以以接待的人数数B、标准展位位一般最多安安排两名工作作人员第二节会展展布展与现场场服务2、参展商的的现场管理工工作C、工作人员员的标准：P（People）---以人人为本E（Enthusiastic）---友好好热情O（Observe）---善于于观察P（Production）---产品知识识丰富L（Listener））---好好的聆听者E（Earnest）---设身身处地为客户户着想第二节会展展布展与现场场服务2、参展商的的现场管理工工作较强的业务知知识有一定的展览览工作经验有决断能力，，能够胜任工工作有领导、鼓舞舞士气的能力力有组织、处理理紧急事务的的技巧处事沉着、善善于表达有责任心、协协作精神和集集体感能够谈判、善善于协调积极的工作态态度和工作技技巧穿着整齐、举举止端庄第二节会展展布展与现场场服务2、参展商的的现场管理工工作（3）展台接接待普通观众vs潜在客客户第二节会展展布展与现场场服务2、参展商的的现场管理工工作（4）贸易洽洽谈赢得新客户、、留住老客户户2、参展商的的现场管理工工作第二二节节会会展展布布展展与与现现场场服服务务（5））情情况况记记录录展览览跟跟踪踪评评估估工工作作的的主主要要依依据据收集集名名片片、、使使用用登登记记簿簿、、记记录录表表格格、、电子子记记录录等等方方式式第二二节节会会展展布布展展与与现现场场服服务务2、、参参展展商商的的现现场场管管理理工工作作（6））其其他他相相关关宣宣传传推推广广活活动动展览览表表演演、、观观众众竞竞赛赛等等重点点拜拜访访目目标标客客户户与与潜潜在在客客户户行业业交交流流活活动动第二二节节会会展展布布展展与与现现场场服服务务2、、参参展展商商的的现现场场管管理理工工作作（7））信信息息收收集集工工作作客户户信信息息、、市市场场信信息息交换换信信息息资资料料，，寻寻求求合合作作发发展展机机会会第二二节节会会展展布布展展与与现现场场服服务务2、、参参展展商商的的现现场场管管理理工工作作（8））细细节节管管理理注注意意事事项项A、、展展位位应应考考虑虑设设有有隐隐蔽蔽的的洽洽谈谈地地方方B、、展展位位的的清清洁洁工工作作C、、善善于于利利用用组组合合式式展展览览用用具具D、、展展位位的的防防盗盗及及安安全全工工作作第二二节节会会展展布布展展与与现现场场服服务务2、、参参展展商商的的现现场场管管理理工工作作3、、撤撤展展管管理理展位位拆拆除除、、参参展展商商租租用用展展具具的的退退还还、、参参展展商商展展品品的的处处理理和和回回运运、、展展品品出出馆馆控控制制、、展展场场清清洁洁和和撤撤展展安安全全保保卫卫。。避免免提提前前撤撤展展第二二节节会会展展布布展展与与现现场场服服务务（1））展位位的的拆拆除除展位位是是标标准准展展位位、、委委托托施施工工展展位位，，或者者自自己己施施工工搭搭建建的的。。（2））参展展商商租租用用展展具具的的归归还还退还给给展管管服务务部门门或各各服务务商。。（3））参展商商展品品的处处理和和回运运出售、、赠送送、销销毁、、回运运3、撤撤展管管理第二节节会会展布布展与与现场场服务务（4））展品品出馆馆控制制组委会会发放放放行行条（5））展场场的清清洁（6））撤展展安全全保卫卫第二节节会会展布布展与与现场场服务务3、撤撤展管管理第三节节参参展观观众类类型与与统计计1、参参展观观众类类型分类观展目的与行为目标客户、观展迷、好奇心强的人、纸张收集者、无聊者、闲逛者、赠品收集者、兜售者、求职者、相关人员、窥探者交易会类型商品交易会观众、消费品展会观众专业性专业观众、普通观众观众对展会是否有效有效观众、无效观众第三节节参参展观观众类类型与与统计计2、有有效观观众的的作用用（1））有效效观众众是参参展商商最主主要的的目标标客户户，影响展展出效效果（2））有效效观众众能够够大幅幅度提高展展会的的服务务水平平（3））拥有有一定定数量和和质量量的有效效观众众是一一个展展会能能否成成为品品牌展展会的的重要要标志志第三节节参参展观观众类类型与与统计计3、建建立目目标观观众数数据库库（1））收集集目标标观众众信息息的渠渠道（2））收集集的信信息内内容（3））注意意事项项第三节节参参展观观众类类型与与统计计4、参参展观观众人人数的的统计计（1））依据据观众众办理理登记记手续续的内内容进进行统统计（2））根据据门票票进行行统计计（3））参展展商的的客户户统计计第三节节参参展观观众类类型与与统计计第四节会展展现场的风险险与安全管理理一、会展现场场的风险类型型1、自然威胁胁地震、飓风等等2、人为威胁胁思想状态、态态度、癖好、、性格特征二、会展现场场风险管理（1）对场地地进行安全分分析（2）同当地地的安全管理理部门之间建建立良好的工工作关系（3）制作安安全小册子、、标牌以及其其他交流方式式（4）制定一一个媒体管理理计划第四节会展展现场的风险险与安全管理理二、会展现场场风险管理（5）预防““闹展”A、价格不一一，高价位参参展商现场闹闹事B、部分参展展商以“参展展效果不好””要求退展位位费C、参展商认认为展位位置置不满意，要要求更换第四节会展展现场的风险险与安全管理理二、会展现场场风险管理（5）预防““闹展”D、部分参展展商可能会将将自己的展位位转租E、部分参展展商提前撤展展，影响其他他参展单位和整个展览F、参展商遇遇到问题，直直接上访主办办单位第四节会展展现场的风险险与安全管理理会展后期跟踪踪管理第一节会展展跟踪服务一、办展机机构的后续续跟踪服务务会展承办机机构收集的的资料。1、建立参展展商和客户户的信息数数据库。展后补充内内容：企业参展信信息（规模模、展位、、展品销售业绩等等）第一节会会展跟踪服服务一、、办办展展机机构构的的后后续续跟跟踪踪服服务务2、收收集集客客户户的的意意见见和和建建议议（1）会会展展主主题题的的体体现现问问题题第一一节节会会展展跟跟踪踪服服务务一、、办办展展机机构构的的后后续续跟跟踪踪服服务务2、收收集集客客户户的的意意见见和和建建议议（2））交交通通问问题题顺利利到到达达和和离离开开会会场场。。公共共交交通通手手段段、、自自驾驾车车的的停停车车地地点点、、展馆之之间距距离、、展馆馆的出出入口口、参参观路路线等。。第一节节会会展跟跟踪服服务一、办办展机机构的的后续续跟踪踪服务务2、收集集客户户的意意见和和建议议（3））会展展服务务展前：展台台搭建建、展展品运运输展中：各项项租赁赁服务务、相相关活活动的的安排排、食宿服服务、、媒体体宣传传、会会刊广广告服服务、突发发事件件的准准备和和处理理展后：跟踪踪服务务第一节节会会展跟跟踪服服务一、办办展机机构的的后续续跟踪踪服务务3、及及时通通报会会展信信息鼓励参参展商商继续续参加加展览览。会展的的历史史和主主题会展的的效益益，包包括各各种统统计数数据会展期期间各各项相相关活活动效效果会展的的全部部展馆馆及展展位的的预定定和使使用情情况第一节会会展跟跟踪服务务一、办展展机构的的后续跟跟踪服务务3、及时时通报会会展信息息会展期间间的项目目成交情情况招商引资资办法和和相关实实施细节节会展服务务项目（交通手手段、接接待、食食宿、停停车等服服务细节节及咨询询方式））政府相关关部门的的咨询服服务会展突发发事件的的预警和和处理第一节会会展跟跟踪服务务一、办展展机构的的后续跟跟踪服务务4、保持持长期感感情联系系良好的公公关工作作。第一节会会展跟跟踪服务务二、参展展商的后后续跟踪踪服务展后对客客户进行行后续跟跟踪服务务。1、参展展商后续续跟踪服服务的主主要内容容致谢；宣宣传；确确立贸易易关系，，促进贸易成交交；更新新客户名名单；各各种方式的联谊谊活动第一节会会展跟跟踪服务务二、参展展商的后后续跟踪踪服务2、参展展商后续续跟踪服服务的主主要方式式（1）直直接邮寄寄第一封信信：感谢；强强调自己己优势；；信的结结尾许诺诺将来有有更进一一步的联联系；附附一个邮邮资已付付的回执执。接下来：：新闻稿、、产品说说明书、、促销宣宣传单等等第一节会会展跟跟踪服务务二、参展展商的后后续跟踪踪服务2、参展展商后续续跟踪服服务的主主要方式式（２）电电话营销销技巧感谢，介绍绍产品特点点；询问对对方是否需需要服务；；邀请参加加活动等不断强调公公司的名称称在电话中无无法回答的的问题记下下来，尽量量在２４ｈｈ内给与回回复对象客户作作出的许诺诺必须记录录在案，并并认真贯彻彻，督查。。第一节会会展跟踪服服务三、展后总总结统计整理、、研究分析析、准备未未来工作（（资料、经验、建建议等）展后总结报报告。营销销手段。第一节会会展跟踪服服务展会工作总总结内容：：从筹备到开开展中的各各项工作总总结；效益分析和和成本核算算；项目市场调调查（市场场份额、优优劣势比较较、竞争情情况等）第一节会会展跟踪服服务第二节会会展评估一、会展评评估程序1、确立会展展评估目标标分清主次，，排列次序序2、选择规范范的评估标标准整体成效、、宣传效果果、接待成成果、成交交结果一、会展评评估程序3、制定评估估方案（1）根据评估估项目、对对象和方法法制定评估估方案，明明确人员分分工，安排排各项措施施（2）设计各种种测评问卷卷及统计表表（3）小范围内内预测、修修改测评问问卷（4）对测评人人员进行培培训，考虑虑测评出现现的问题及及防范措施施第二节会会展评估一、会展评评估程序4、实施评估估方案（1）收集各种种信息（现现成资料、、安排记录录、召开会会议、组织织座谈、利利用调查问问卷等方式式）（2）整理收集集的信息，，分析数据据5、撰写评估估报告第二节会会展评估三、会展评评估的方式式1、收集数据据2、直接观察察3、问卷调查查第二节会会展评估四、展览效效果评估1、评估目标标（1）定量目标标展览总面积积、净面积积展览会总摊摊位面积、、光地面积积展览会总收收入…………第二节会会展评估四、展览效效果评估（2）定性目标标本行业发展展趋势展览项目发发展趋势……第二节会会展评估其他相关问问题与会人员的的离会问题题自行安排自行安排，，但会务组组负责安排排交通工具具送往大会统一订订票安排交友合约服服务商