人力资源管理系统使用教程

人力资源管理系统使用教程目录1 概述 61.1 关于人力资源管理系统 61.2 关于使用HR系统的建议 61.3 关于本教程 71.4 企业管理中的一些基础概念 81.5 实施工作内容及计划概述 91.5.1 主控系统的工作内容及实施计划概述 91.5.2 HR系统的工作内容及实施计划概述 101.6 实例 121.6.1 案例简介 121.6.2 HR系统实施计划 121.6.3 怎样练习 132 主控系统中的工作内容 142.1 准备工作：基础信息的确认与补充调整 142.1.1 设置“HR系统管理员” 142.1.2 注意 182.2 组织信息管理 192.2.1 现有信息概述 192.2.2 岗位基本信息的补充设置 192.3 公共信息的设置 232.4 专用信息的设置 242.4.1 角色权限管理 242.4.2 系统参数设置 292.4.3 信息字典维护 302.4.4 人员类别管理 302.4.5 证件类别管理 302.4.6 试用期类别管理 312.4.7 说明 322.5 HR系统的启用 322.5.1 启用HR系统 322.5.2 增加HR登录的安全性 342.5.3 说明：HR系统启用后岗位设置的变化 362.6 系统权限管理 382.6.1 权限设置概述 392.6.2 功能权限 402.6.3 数据权限 402.6.4 注意事项 423 人力资源管理系统简要说明 433.1 登录HR系统 433.1.1 登录方式 433.1.2 关于认证码 443.2 了解HR系统的概况 453.3 功能菜单：系统功能简介 483.4 首页数据区的内容 524 第一阶段：员工信息管理 544.1 员工信息说明 544.2 员工信息管理概述 654.3 怎样把现有员工信息录入HR系统 654.3.1 员工信息补充导入 654.3.2 员工信息新增导入 744.4 怎样录入新员工信息 814.4.1 入职申请 824.4.2 审批 894.5 在职人员查询：深入了解权限和自定义查询 904.5.1 在职人员查询 904.5.2 深入了解自定义查询 944.5.3 其它说明 984.6 员工信息维护 984.6.1 员工信息的修改 984.6.2 关于业务记录 1004.7 其它业务功能 1014.8 统计查询 1014.8.1 已发事项、已办事项、待发事项、待办事项 1014.8.2 人员分布分析 1034.9 关于主控系统的“员工信息管理”功能 1084.9.1 主控系统与HR系统对员工信息的管理 1084.9.2 给新员工设置“用户”信息 1104.10 要点小结 1114.10.1 现有员工信息的录入 1124.10.2 员工入职管理流程 1124.10.3 员工信息查询与分析 1124.10.4 再次检查基础信息设置是否合理 1125 第二阶段：转正、调配、离职 1135.1 业务简介 1135.2 转正 1135.2.1 转正申请 1145.2.2 转正审批 1165.2.3 说明 1185.2.4 其它功能 1195.3 调配 1215.3.1 调配申请 1215.3.2 调配审批 1235.3.3 说明 1255.3.4 其它功能 1265.4 离职 1285.4.1 离职申请 1285.4.2 离职审批 1315.4.3 离职手续办理 1325.4.4 说明 1345.4.5 其它功能 1365.5 一些特殊业务 1415.5.1 黑名单管理 1415.5.2 离职作废 1445.5.3 再入职 1476 深入了解系统，确定正式管理流程 1486.1 确定正式的人事信息管理规则及相关岗位的职责 1486.1.1 入职、转正、调配、离职的申请 1486.1.2 入职、转正、调配、离职的审批 1496.1.3 其它 1506.2 深入了解角色 1506.2.1 今日关注授权 1516.2.2 关于“员工信息查询授权” 1586.2.3 系统功能授权 1656.2.4 根据实际管理流程，确定所需要的角色 1656.3 确定岗位设置 1666.3.1 功能权限 1676.3.2 数据权限 1746.3.3 是否信息审核岗位、信息审核岗位 1786.4 按正式分工使用HR系统（2011年12月15日练习） 1806.4.1 入职申请及审批 1816.4.2 转正申请及审批 1846.4.3 调配申请及审批 1906.4.4 离职申请及审批 1936.4.5 员工信息维护示例 1946.4.6 查询功能中的数据权限 1966.4.7 关于“员工信息查询授权” 1986.4.8 关于“今日关注” 1986.5 按正式分工使用HR系统（2012年1月15日练习） 2006.5.1 转正申请及审批 2016.5.2 关于业务记录 2026.5.3 再入职 2056.6 一些基础管理工作 2096.6.1 岗位编制的管理 2096.6.2 关于储备人员的管理 2166.6.3 其他管理人员怎样使用HR系统 2216.7 小结 2256.7.1 关于权限 2256.7.2 HR系统中的管理规则 2256.7.3 关于审批人 2256.7.4 关于岗位的设置：一个简单的特殊问题 2266.7.5 规模不大的企业怎样使用HR系统 2277 感受HR 2297.1 感受完美的系统管理 2297.1.1 入职 2297.1.2 离职 2297.1.3 调配 2297.1.4 小结 2307.2 感受简单与强大 230概述关于人力资源管理系统本系统用于管理企业的人力资源业务，如人员信息、入职、转正、调配、离职、休假（包括带薪假）、加班、出差、考勤、薪资、福利、招聘等各种工作，还可以根据需要，进行外协人员的管理。人力资源管理系统（以下简称HR系统）的作用不仅在于人力资源本身的管理，更重要的是，只有通过HR系统的严格管理，才能保证各种基础信息（如部门、职务、岗位、功能权限、数据权限）的准确性，这些信息是公司管理的基础，也是其它关联系统如OA系统、培训系统、付款审批及预算系统高效运行的基础。关于使用HR系统的建议HR系统涉及的内容较多，也比较复杂。下面是对使用HR系统的简单建议：如果本单位的员工人数少于100，建议不要启用HR系统，因为HR系统中各种流程要求比较严格，而且HR系统内容较多、学习起来要花费较多时间，因此对于小企业是没有必要的。300人以上的单位比较适合使用HR系统。100-300人的单位可以视情况决定是否使用。如果员工人数较多，最好也是在OA系统正常使用三个月以后，再考虑使用HR系统。在此之前，先不要启用HR系统（启用后就必须改用人力资源管理的相关流程，而且启用后不能再停用）。因为在使用OA系统、培训系统的过程中，可以先了解系统的操作习惯，以及各种基础信息（如部门、职务、岗位）的设置是否合理，这些信息是HR系统最重要的基础信息，如果设置得不太合理，那么在只启用了OA、培训系统的情况下便于调整和优化（如果启用了HR系统，修改起来工作量要大很多）。这样相当于把一个复杂的工作分步实施，有利于逐步了解系统并把系统使用好，显然是更方便的。说明：由于HR系统的使用对于其它所有系统如OA、PB、TC、FM都非常有帮助，所以如果希望把HR系统用好，员工较少的企业也可以启用HR系统，此时可以只使用员工信息管理及转正、调配、离职的管理，不必做考勤薪资福利管理等其它业务，这样会比较简单。关于本教程为了用户能够方便、直观地了解HR系统的使用方法和相关工作流程，软件服务社提供了这样一个完整的使用教程，其中将以大量实际业务为例详细说明和演示HR的使用方法。HR系统涉及的内容较多，使用较为复杂，因此建议按本教程介绍的顺序逐步使用。注意：详细了解主控系统：HR系统中会用到大量基础信息，这些信息主要是在主控系统中管理的，应当按照《主控系统使用教程》，详细了解主控系统的管理方法。建议把本教程看两遍看第一遍时肯定会有一些不清楚的地方，这是很正常的。因为要使用HR系统，首先要进行基础信息设置，但这些基础信息的设置都需要基于对基本概念、流程、业务规则和系统使用方法的充分了解。比如：要设置“角色权限”，必须非常清楚系统中的每个功能的用途，但在没看完本教程后面的所有说明和演示之前，不可能完全了解这些内容。同样，一些基础信息（如“岗位、薪资项目、薪资等级、福利项目、福利等级……”）非常重要，在HR系统中会经常用到、必须设置好，但在对后面的业务内容非常了解之前，也不可能完全了解这些基础信息的真正用途和设置方法。所以在看第一遍时，如果有不太清楚的地方，可以继续向下看。当全部看完之后、再看第二遍时，这时对很多业务都已经有了直观的了解，理解起来就容易得多、全面得多（实际上，学习任何系统都是这样）。本教程侧重于讲述怎样使用HR系统进行有关工作的处理，并不是系统功能的使用说明。所以在实施过程中，还必须参考下列内容：系统中的综合使用说明：登录HR系统后，右上角有一个“使用说明”，其中包括了对这个系统的综合说明和一些基础知识，是系统使用所必须了解的内容，可以点击查看。系统中每个功能的使用说明：系统中的每个功能都有预置的详细说明（在系统中执行每个功能时，在“当前位置”后面都有一个“说明”按钮，可以随时点击查看，非常方便。如下图）：如果有问题，可以联系我们，我们将为您提供技术支持。企业管理中的一些基础概念下面是一些非常重要的基础概念，是企业管理（特别是人力资源管理）方面的基础知识，在各个关联系统中会经常用到，它们是系统最重要的基础。在使用HR系统前，应当完全了解这些概念，并根据本单位的实际情况做相应的设计。有些概念可能比较抽象，可以结合后面的各项具体工作深入理解。其中，有些概念在主控系统中已做了详细介绍，这里仍列出来，是为了便于您集中查阅。组织、组织结构组织：指的是按照一定目标建立起来的人的集合。组织结构：指的是根据管理需要对一个组织进行的细分。部门部门指的是在一个组织中，按照工作内容和管理相关性划分的人的集合。部门的设置取决于管理的需要。可以从不同的角度、以不同的方式为一个组织设置部门。岗位、职位、职务的概念及其关系一个组织中，完全可替代的人的集合，称为岗位。岗位是组织的基本构成单位。实际工作中，经常提到“职位”。在人力资源管理中，职位与岗位可以认为是同一个概念。“职位”一词多见于机关、团体、事业单位的人事管理中，而在我国企业人力资源管理中，更广泛使用的是“岗位”一词。职务：指的是根据职位规定应该担任的工作。职位与职务：应注意这二个概念的区别。职位是组织内固定的一个职务的特定事件。例如，“财务经理”职位可以是“财务”组织“经理”职务的一个实例。职位属于组织。任何时候，一个职位可能有一个、多个或没有任职人员。职务是组织内的通用职责，它独立于任何单个组织。例如，“经理”职务可以出现在很多组织中，比如，各个部门都可能有职务是“经理”的岗位。下面只采用“岗位”这个名称，以免导致一些错误的理解。如在人力资源管理课程中常提到的“职等”是“职位等级”的简称，但在称为“职等”时容易被误认为是“职务等级”。所以下面只采用“岗位”这个名称，相应的，有“岗位等级、岗位序列、岗位编制”等概念。岗位等级、岗位序列岗位等级：是对工作内容、难易程度、责任大小、所需资格相似的岗位的一个描述。岗位等级是对工作性质相同，而责任轻重、困难程度相同或不同的岗位的一个描述。岗位编制指的是根据管理的要求，一个岗位上“应当”配置的人员数量。缺编与超编如果一个岗位上的当前在职人数<岗位编制，称为缺编；如果一个岗位上的当前在职人数>岗位编制，称为超编薪资项目：是指工资的构成项目，如基本工资、考勤奖金、绩效奖金等。但不包括下列内容：不包括加班、出差等的补贴或请假、迟到等的扣款，这些属于考勤项目，由系统自动计算后附加到工资中。不包括社保、住房公积金，这部分在福利管理部分单独处理。单位工价：是指每发生一次某种类型的请假、加班、出差、迟到、早退、旷工，应在工资中增加或扣减的金额。薪资等级：是指薪资项目的构成及金额相同、各单位工价相同的一种薪资标准。薪资并发项目：是指与工资一起计算并发放、但业务性质上并不属于薪资的一些项目。实施工作内容及计划概述应当先在“主控系统”中完成有关基础信息的设置，然后，再分阶段实施“HR系统”。主控系统的工作内容及实施计划概述每个关联系统负责企业管理中的一类工作。各个关联系统都要在主控系统中经过相关设置，才可以使用。由于系统在设计上采用了上述结构，所以各个关联系统的设置也具有非常好的一致性，各个关联系统的使用基本都是按以下思路进行：组织信息管理：在《主控系统使用教程》中已经介绍了最主要的组织信息，它们不仅可以用于OA、TC系统，也可以由HR系统等共享。现在要使用HR系统，只要在此基础上，再进行一些必要的补充设置即可（如岗位信息的补充设置）；公共信息管理：用于设置和维护各个关联系统共享的基础信息；专用信息管理：需要在“关联系统管理——人力资源管理系统”中，设置好HR系统中专用的基础信息，如与员工信息、考勤、薪资、福利相关的基础信息。关联系统启用及设置：HR系统缺省是未启用的，应当在完成上述工作完成后，启用HR系统，然后才可以使用HR系统。系统权限管理：必须根据本单位的管理需要，设置好各个岗位的权限（包括功能权限和数据权限）。每个用户将自动按照其岗位上的权限来使用系统。HR系统涉及员工个人信息及薪资、福利等数据，具有很高的保密要求，必须设置好系统权限；HR系统的使用也遵守上述规则，下一章将会专题介绍怎样在主控系统中进行各种基础设置，以便启用HR系统。HR系统的工作内容及实施计划概述HR系统所管理的内容较多，流程也比较复杂，因此，软件服务社将HR系统设计为允许分阶段使用，即在主控系统中完成基础设置并启用HR系统后，并不需要立刻使用HR系统的所有功能。可以按照下面的建议，分阶段实施，这样便于简化工作，工作层次性也更好：第一阶段：员工信息管理（包括入职管理）目标：这个阶段主要完成下列工作：现有员工信息的导入：如果现有员工信息已经有规范的EXCEL文件，可以直接导入HR系统，因此可以快速完成大量员工信息的录入；了解员工的入职申请、审批流程；了解员工信息的日常维护方法；了解一些特殊业务，如：再入职申请、黑名单管理等；全面了解员工信息的查询分析；相关部门：人力资源部、信息部说明：由于这个阶段可能涉及一些技术性的问题，所以信息部应当多参与，并为人力资源部提供尽可能的帮助。第二阶段：员工转正、调配、离职的管理目标：利用HR系统进行员工转正、调配、离职的管理，了解相应的流程和操作方法。相关部门：人力资源部【说明】：这二个阶段是HR系统实施中最基础也最重要的阶段，一方面录入并维护全部员工的人事信息，同时，可以根据在这二个阶段的系统使用情况，再次评估主控系统中各种基础信息的设置是否合理，特别是部门、职务、岗位等信息，并不断进行优化调整（因为这些信息涉及本单位非常细致的组织结构分析，很难一次设计好，需要有这样一个优化的过程），为后面进行考勤、薪资、福利等业务的管理打下基础。更重要的是，由于HR系统中所使用的部门、职务信息与OA、培训等系统是共享的，所以，通过HR系统的深入使用，可以使OA、培训等系统的基础信息变得更加规范，从而提高了这些系统的使用和管理水平。所以，应当先把这两个阶段的各项工作完全理解好，不要急于开始后面各阶段的工作。第三阶段：考勤、薪资、福利的管理目标：利用HR系统进行考勤、薪资、福利的管理。这些业务是HR管理的核心业务。相关部门：人力资源部第四阶段：人事合同管理目标：完成人事合同管理功能的实施。相关部门：人力资源部注：本阶段也可以放在考勤、薪资、福利管理之前实施。第五阶段：招聘管理目标：完成招聘管理功能的实施。相关部门：人力资源部注：本阶段也可以放在考勤、薪资、福利管理之前实施。第六阶段：带薪休假管理目标：完成带薪休假管理功能的实施：由于带薪休假的管理比较复杂，与一般的考勤管理工作完全不同，所以可以在考勤、薪资、福利管理工作理顺之后再单独实施。相关部门：人力资源部HR系统专门设计为分阶段实施的方式：在HR系统刚启用时，可以只使用第一、二阶段中的各个功能、不必考虑后面的其它功能，这样就能使HR系统运行起来。当对系统的了解逐步清晰、并且各种基础信息比较完善后，就可以再进入后面的各个阶段。因此，HR系统的使用大大简化。建议按本教程建议的顺序逐步实施。实例案例简介本教程将以“用有门业有限公司（集团）”（以下简称“用有门业”）为例，提供一个完整的操作演示（本例内容纯属虚构，如有雷同，纯属巧合）。用有门业已根据《主控系统使用教程》，完成了各种基础设置，并开始正式使用OA和TC系统。现在根据企业管理需要，决定开始使用HR系统。该公司的信息请查看《主控系统使用教程》，下面是HR系统中常用的一些人员：编号姓名登录名部门职务岗位10036韦宝华weibh人力资源部经理办公室集团职能部经理集团人力资源部经理10160沐剑屏mujp人事信息组集团职能部主管集团人事信息主管15076陈伟珍chenwz人事信息组文员集团人事信息组文员10367詹小月zhanxy薪资组集团职能部主管集团薪资主管10712杨秋杏yangqx福利组集团职能部主管集团福利主管15066赵心雁zhaoxy人力资源部经理办公室集团职能部副经理集团人力资源部副经理11007袁克杰yuankj邦加门公司人力资源部生产企业职能部经理邦加门公司人力资源部经理11022张中敏zhangzm邦加门公司人力资源部生产企业职能部主管邦加门公司人力资源部主管12009葛玲gel形惠门公司人力资源部生产企业职能部经理形惠门公司人力资源部经理12046钟玉颖zhongyy形惠门公司人力资源部生产企业职能部主管形惠门公司人力资源部主管13011崔成cuic水钧门公司人力资源部生产企业职能部经理水钧门公司人力资源部经理13075郑树人zhengsr水钧门公司人力资源部生产企业职能部主管水钧门公司人力资源部主管14017董建平dongjp北京分公司人力资源部分公司职能部主管北京分公司人力资源部主管15177范永超fanyc上海分公司人力资源部分公司职能部主管上海分公司人力资源部主管HR系统实施计划用有门业决定按上面的建议，分阶段实施。下面是本教程涉及的操作演示内容列表，以便参考：2011年12月：本月工作内容如下：5日：在主控系统中进行基础设置，完成后启用HR系统。前期由两个主要人员使用。12日：开始导入或录入现有员工信息，并补充完毕；13日：开始做新员工入职申请和审批，并练习各种查询功能、员工信息维护；14日：做一批转正、调配、离职（离职撤消）操作。15日：根据正式的分工，设置好正式的岗位、角色，开始正式使用，并做一批入职、转正、调配、离职的操作。2012年1月：15日：深入使用，进一步了解HR系统和人力资源管理工作。2012年2月：3日：决定从2月20日至3月19日这个考勤期间开始启用考勤薪酬业务，开始进行有关基础信息的设置。2月20日至3月19日：进行考勤登记，并了解日常工作中的薪资信息维护（包括在入职、转正、调配、离职时的薪资管理工作）2012年3月：20日：考勤任务分配，然后各考勤主管完成考勤任务执行，并完成封存；21日：完成薪资任务分配；23日：完成福利任务分配，然后各福利主管完成福利任务执行，并完成封存；25日：各薪资任务执行人完成薪资任务执行，然后封存。2012年4月：学习使用人事合同管理、招聘管理、带薪体假管理。怎样练习您在查看本教程时，可能会想参照教程中的讲解，同步练习。在软件服务社网站上的“练习专区”，提供了与本教程相配套的多组练习数据，并有每组数据的详细说明。您可以下载这些数据，并参照本教程中的说明进行练习。下面开始在主控系统中进行各种基础设置，以便为HR系统的使用做好准备。主控系统中的工作内容前面提到，必须先在主控系统中完成一些必要的设置，才能开始HR系统的实施。具体包括下列内容：准备工作：基础信息的确认与补充调整用有门业在主控系统中已经设置了大量的基础信息，如部门、职务、岗位等，通过OA等系统的使用，对这些设置已有了较直观的了解。这些基础信息的设置对HR系统的使用有重要影响，所以在启用HR系统前，必须确认这些设置是否符合本单位的实际管理需要。如有不符，应当先进行调整。另外，有些岗位前期可能没有很好地设置，特别是一些不需要使用OA等系统的员工的所属岗位。但是在启用HR系统前，必须把所有岗位全部设置好（包括相关的部门和职务），因为在HR系统中需要记录所有员工的岗位信息。在《主控系统使用教程》中介绍过，用有门业已经设置了这些岗位（如保安员、保洁员、下属生产企业工人）。设置“HR系统管理员”目前只有主控系统管理员付聪可以登录主控系统，查看并设置基础信息。但是当企业规模较大时，由系统管理员负责这些工作并不合理。因为企业的部门、职务、岗位等设置属于企业管理范畴的内容，比如，公司经常会根据业务需要增设某些部门、岗位，或者根据管理需要对现有部门、岗位做出调整，系统管理员不可能实时了解这些日常管理工作。因此，“完全”由系统管理员负责这些信息的设置及日常维护，显然是不恰当的。为此，需要允许相关的管理人员登录主控系统，查看并维护这些基础信息。在主控系统中有一个预置的角色“HR系统管理员”（如下图所示）：这个角色的设置如下：可以看到，这个角色可以进行一些组织信息、公共信息和HR系统基础信息的管理，以及员工和用户管理。比如，它具有“管理部门、职务、岗位”等信息的设置权限。在一般企业中，人力资源管理部门的负责人（后面简称“HR负责人”）对这些管理工作最为了解。用有门业决定由“人力资源部经理”作为“HR负责人”，所以，可以把这个角色权限提供给“人力资源部经理”这个岗位，这样，“人力资源部经理”就可以登录主控系统、并执行上述功能。操作示例：2011年12月5日，付聪在主控系统中进行下列操作：执行“岗位信息管理”功能，找到“人力资源部经理”这个岗位：可以看到，该岗位具有OA和TC系统的使用权限，但在主控系统（CC）中的功能权限为空，即当前没有主控系统的使用权限。修改为：然后点击“保存”。这样，这个岗位就具有了主控系统的使用权限。这时，可以让人力资源部经理韦宝华登录“主控系统”，登录后，可以看到具有以下功能的使用权限：这些权限主要包括：组织信息的管理：包括管理部门、职务、岗位的设置：HR系统专用信息的管理：在“关联系统管理——人力资源管理系统”菜单下，可以利用各个功能管理HR系统的专用信息，如下所示。这些信息显然更适合由HR负责人来确定。员工及用户管理：显然，HR负责人更清楚每个员工的分工和权限，比如，新入职的一个员工是部门经理，那么就需要为其授权（设置登录名和密码），如果是保洁员，则可能不需要。所以，在HR系统启用后，是否给员工授权也可以由HR负责人管理，这样不但方便、而且合理。同时，主控系统管理员付聪就可以不必再花时间处理这些日常工作。这样，可以由韦宝华和付聪一起，在主控系统中检查这些基础设置，并根据需要进行补充调整。注意基础信息的设置对HR系统的使用有重要影响，所以在启用HR系统前，必须确认这些设置是否符合本单位的实际管理需要。但是，这些工作并不能仅由IT部门的系统管理人员或HR负责人确认，而是需要高层管理人员的参与，因为这些工作实际上是在确认企业的管理架构，如果高层管理人员前期不充分参与、等HR系统实施到相当程度后又要求大量修改这些基础设置，将会导致工作的混乱。组织信息管理现有信息概述在《主控系统使用教程》中，已经对组织信息进行了详细的设置，包括：管理主体、法律主体、管理部门、职务、岗位，以及相关的部门类别、职务类别、岗位等级、岗位序列等信息。这些信息对于OA、TC已经足够，但要使用HR系统，还需要对岗位信息进行做进一步的补充，包括：岗位基本信息的补充设置在不准备使用HR系统时，设置岗位所需要的“基本信息”只包括：但是，如果准备使用HR系统，那么还必须给每个岗位设置好“岗位编制、设立日期、是否信息审核岗位、信息审核岗位”，因为在使用HR系统后，这些都是必须要用到的信息。在HR系统启用前，设置和查看岗位信息时，在“基本信息”部分，并不显示这些信息。而是需要勾选“显示扩展信息”后，才会显示。比如查看“集团人力资源部经理”这个岗位，并勾选“显示扩展信息”，如下所示：下面介绍怎样补设这些信息。岗位编制“岗位编制”主要用于查看和管理岗位的缺编、超编。系统中缺省的岗位编制是0，前期可以不修改。后面我们再介绍如何把这个信息逐步管理好。设立日期如果岗位较多，可以批量设置各岗位的“设立日期”。因为同一部门中各个岗位的设立日期经常是相同的，即都是与其所属部门同时设立的。例如：集团各个职能部基本是在公司成立时设立的，所以，可以把集团职能部中各个岗位的设立日期全部设置为用有门业有限公司的成立日期“1988年12月6日”。操作方法如下：执行“岗位信息列表维护”功能，指定下列条件，列出集团职能部中的各个岗位：点击“查询”按钮，显示如下：“全选”后，点击按钮，在弹出窗口中指定为：然后点击“保存”，则可以把这些岗位的“设立日期”一次性全部设置好。注：生产企业和分公司中各个岗位的设立日期在利用组织单元模板创建组时时已经设置好了，所以不必补充。例如：查看“形惠门公司财务主管”岗位，并勾选，可以看到设立日期已经设置好了：【说明】：“设立日期”主要用于记录，所以前期只要简单设置即可，并不需要有很严格的要求。将来如有时间，再逐步细化。比如前面把集团职能部中的所有岗位的成立日期都设置为1988年12月6日，但实际上有的岗位是后来设置的，比如用有门业刚成立时只生产木门和防盗门，其车库门研发组是2001年3月9日才设立的，所以，可以把这个部门下的岗位再单独调整即可，这里不再赘述。是否信息审核岗位在HR系统中管理员工信息时，经常需要经过申请、审核的流程。比如，一个员工的入职需要先由录入人员在系统中填写入职申请，然后提交给审核人员审核。员工的转正、调配、离职也是这样。但并不是每个人都有权限进行审核。因此，我们需要指定哪个岗位上的人员可以执行审核。如果一个岗位上的人员可以执行审核，那么这个岗位就称为“是”信息审核岗位。缺省情况下，只有“系统管理员”这个岗位“是”信息审核岗位：这样的设置只是系统中的缺省值，但肯定不符合企业管理需要，因为员工的入职、转正等审批肯定不会由系统管理员负责，因此需要进行修改。下面把“集团人力资源部经理”这个岗位改为“是”信息审核岗位：执行“岗位信息管理”功能，找到“集团人力资源部经理”这个岗位，勾选，并把“是否信息审核岗位”改为“是”：另外，由于“系统管理员”这个岗位肯定不负责这些员工信息的审核工作，所以上面指定了正式的设置后，可以把“系统管理员”这个岗位修改为“否”，操作方法同上。这样设置后，用有门业员工入职、转正、调配、离职的审批将由“集团人力资源部经理”这个岗位负责。【注意】：一个企业可以有多个岗位“是”信息审核岗位，比如：用有门业规模较大，因此规定：集团总部和下属公司职能部副经理以上岗位的员工由“集团人力资源部经理”韦宝华审核，而其他岗位的员工由集团人力资源部的“薪资主管”詹小月审核。但在HR系统使用前期，为了降低学习和使用的难度，可以先只指定一个岗位“是”信息审核岗位。当经过一段时间的使用，对HR系统有了直观了解后，再根据本单位的管理需要，改为正式的设置。因此，现在只把“集团人力资源部经理”这个岗位设置为“是”信息审核岗位。信息审核岗位一个岗位的“信息审核岗位”用于确定该岗位上员工的入职、转正、调配、离职是由哪个岗位来负责审批的（因为允许有多个岗位“是”信息审核岗位）。只能从已指定为“是”信息审核岗位的岗位中选择。系统中有些岗位现在的“信息审核岗位”为空，还有一些岗位虽然有设置（比如利用组织单元模板创建组织时生成的岗位），但可能只是个缺省设置、并不符合本单位的实际管理要求，因此需要全面梳理好这个设置。上面提到，现在所有员工入职、转正、调配、离职的审批由“集团人力资源部经理”这个岗位负责。因此，可以把所有岗位的“信息审核岗位”都设置为“集团人力资源部经理”。操作方法如下：执行“岗位信息列表维护”功能，直接点击右上角的“查询”按钮，查出全部岗位，然后点击“全选”后，再点击按钮，在弹出窗口中指定为：然后点击“保存”即可。说明：点击按钮选择“信息审核岗位”时，在弹出窗口中只显示了以下可选岗位：这是因为我们指定了只有这一个岗位“是”信息审核岗位。而系统中原来缺省“是”信息审核岗位的“系统管理员”已修改为“否”，所以就不再显示了。完成上述工作后，每个岗位的“信息审核岗位”就确定了。比如“工程部副经理”这个岗位：公共信息的设置HR系统涉及的公共信息较少，只有一个“银行信息”（如下所示），用于设置本单位工资发放等业务涉及的银行信息。它的设置将在后面做考勤薪资福利管理时再介绍。专用信息的设置可以在“关联系统管理——人力资源管理系统”中，设置HR系统的专用信息。应当依次设置下列信息。在各个功能的“说明“中，有详细的使用方法，可以随时查看。下面介绍一些主要功能的使用方法：角色权限管理本功能用于设置HR系统中的“角色”，并指定各个“角色”在HR系统中的权限（如允许执行HR系统的哪些功能）。执行本功能时，可以看到，系统中预置了以下“角色”：可以点击“修改”按钮，在弹出窗口中查看各个角色的当前设置。角色信息可以由用户自行管理，比如：可以根据需要增加新的角色，或者对现有的角色进行修改。上述预置角色是一些常用的角色，下面以这些预置角色为例进行简要说明。由于现在还没有开始使用HR系统，也没有数据，所以不容易完全理解这些设置的意义，这没有关系。在后面HR系统开始使用后，结合业务实例，将会很容易理解。角色设置概述下面以系统中预置的“总部人事经理”角色为例，说明HR系统角色所包括的内容。点击“总部人事经理”这个角色后面的“修改”按钮，可以查看这个角色的设置：可以看到，一个角色的权限设置包括：今日关注授权：登录HR系统时，系统会自动弹出一个“今日关注”窗口，其中显示的是一些比较关注的常见信息，如“近期应转正的”员工有哪些、“今天过生日”的员工有哪些……但并不一定每个用户都允许看到所有内容。这里的授权就是用于确定某个角色的用户进入HR系统时，在“今日关注”窗口中可以查看的内容。员工信息查询授权：HR系统中，员工信息包括的内容很多，可以分为“管理信息、个人信息、辅助信息、业务记录、考勤信息、薪资信息、福利信息、其它薪酬、合同信息”等多个部分。比如“管理信息”包括了员工的部门、职务、岗位、入职日期等信息，“薪资信息”包括了员工的薪资等级、每个月的实际工资信息。显然各种信息要求的保密程度是不同的。可以在角色信息中设置“员工信息查询授权”，以确定这个角色的用户在查看员工信息时，能查看到哪些信息。系统允许设置到非常细的程度，比如，可以允许有的角色查看员工的家庭住址，而另外的角色则不允许。功能权限：这一部分用于确定这个角色的用户登录HR系统后，可以使用菜单中的哪些功能。系统中预置角色的简要说明系统中预置了一些角色，下面对这些角色及其在用有门业的适用岗位进行简要说明，后面各章再结合实例演示，这样会更好地理解HR系统的角色设置。这些角色也是实际工作中经常用到的，可以根据本企业的管理要求，对这些预置角色进行调整，以便更好地实现权限管理。总部人事经理全面负责HR系统的应用。具有基础信息管理、人员信息管理、考勤及薪资福利管理、人事合同管理、招聘管理等重要权限。适用岗位：集团人力资源部经理总部人事薪资主管负责员工入职、转正、调配、离职的审批，以及薪资管理。适用岗位：集团薪资主管。在用有门业，该岗位不仅负责集团的薪资管理，而且负责分管岗位上的员工的入职、转正、调配、离职的审批。总部人事考勤主管负责入职、转正、调配、离职的申请、员工信息维护、人事合同管理、考勤登记，并全面负责本单位考勤管理。适用岗位：集团人事信息组文员，该岗位负责员工信息管理，同时负责集团的考勤管理工作，以及集团人力资源部员工的考勤登记。总部福利主管全面负责员工福利管理，并具有员工信息查询的权限。适用岗位：集团福利主管，该岗位负责总部员工的福利办理工作，及福利任务分配、福利任务审核。人事信息维护负责人员信息录入及维护、人事合同管理等工作。本例中，用有门业不需要使用这个角色。分部人事经理具有入职、转正、离职、调配的申请权限，以及有关员工信息的查询权限。并有权限对本分部人员进行考勤登记、福利管理和薪资审核。注：“分部”可以是子公司、分公司、办事处等。这个名字对应于“总部”。适用岗位：下属生产企业的人力资源部经理和分公司主管人事工作的副经理（因为用有门业的分公司没有设置人力资源部经理，是由分公司副经理兼管人事工作）。分部人事考勤福利主管具有入职、转正、离职、调配的申请权限，以及有关员工信息的查询权限。并负责本分部人员的考勤登记、福利管理。本角色没有黑名单管理、再入职申请功能，因为这些功能不常用。只有黑名单、再入职查询功能。适用岗位：下属生产企业和分公司的人力资源部主管。负责本公司的员工信息管理、考勤登记、考勤任务执行、日常福利管理（包括员工福利等级设置和调整）及福利任务执行。分部人事考勤主管具有入职、转正、离职、调配的申请权限，以及有关员工信息的查询权限。并负责本分部人员的考勤登记。本例中，用有门业不需要使用这个角色。部门考勤主管负责本部门的考勤登记工作。适用岗位：集团各职能部的考勤登记人员。注：下属公司的考勤工作由该下属公司人力资源部主管统一负责，因此不必再给下属公司职能部设置考勤主管。部门经理具有本部门人员的信息查询及考勤、薪资数据审核的权限。适用岗位：集团职能部经理，因为要审核考勤任务和薪资任务。注：各生产企业由该公司人力资源部经理负责、分公司由该公司主管人事的副经理负责，因此不必再给下属公司其他职能部经理设置HR系统的角色，即他们没有HR系统的使用权限。高级经理具有员工信息查询和考勤、薪资数据审核的权限，以及招聘管理的权限。适用岗位：副总经理（分管人事工作的除外）、下属生产企业及分公司经理。总经理适用于董事长、总经理、HR总监等，具有HR系统主要信息（包括薪资福利信息）的查询权限及一些审批权限。适用岗位：适合董事长、总经理、主管人事工作的副总经理会计核算用于薪资福利等数据的统计。适用岗位：适合于财务部的会计人员。可以只给集团财务部的会计授权，由集团财务部统一出数据。员工信息查询只具有最基本的员工信息查询功能，以及转正、调配、离职的查询功能。适用岗位：如果有的岗位需要进行一些基本的人事信息查询，可以使用这个角色。个人自助用于查看本人的各种信息（如可以查看本人的考勤、工资）。适用于一般员工。适用岗位：适用于有电脑的普通员工查看个人信息。全部功能测试具有HR系统的全部功能权限，一般用于系统测试人员。适用岗位：具有HR系统的全部功能权限，一般用于系统测试人员。小结通过“角色权限管理”功能，可以非常精细地进行权限设置：无论是设置允许执行哪个功能，还是设置允许查看员工的哪一项信息。设置好的角色可以在后面设置岗位的“功能权限”时引用，从而决定了这些岗位上的用户在HR系统中的权限。HR系统信息的保密性和权限管理要求很高，所以应当非常关注并理解角色的设置。本章先进行简要的介绍，以便对角色权限管理有一个初步的了解。可以仔细查看本功能的“说明”，熟悉如何设置角色权限。后面还会结合实例，对角色权限管理再做详细说明。系统参数设置这些是HR系统中重要的参数，系统中有预置值。如有必要，可以根据本单位的需要进行调整。但一般情况下不必修改。可以查看本功能的“说明”，了解各个参数的意义。信息字典维护信息字典中列出了系统中需要引用的一些基础信息（如民族、籍贯、户口性质……），这些信息需要在本功能中定义。系统中有较全面的预置值，可以查看一下，如有必要，可以增加或修改。信息字典涉及的信息较多，各项内容的意义以及本功能的使用方法，可以查看系统中的“说明”。这些信息都很容易理解，在后面各项业务中将会逐步用到（如调配类别、调配原因……）。人员类别管理定义：人员类别：可以根据管理需要，将员工分为不同的类别。可以根据需要采用不同的分类角度。系统中有一个缺省的类别：“员工”。一般情况下，可以不必做其它设置、只使用这个缺省值即可。证件类别管理在系统中录入员工信息时，会要求录入证件类别和证件号。系统中预置的证件类别有“身份证”。如果本单位有非中国大陆籍员工，可以再设置其它类别，如护照、台胞证等。试用期类别管理本功能用于按照人事规定，定义转正的各种试用期。系统中有一些预置值，可以查看一下，如有必要，可以增加或修改。可以点击“修改”按钮，查看具体设置。比如，点击“一个月”后面的“修改”按钮，则弹出窗口显示：可以进行下列操作：新增试用期类别：点击“新增”，并录入下列信息：名称：即试用期的名称，如“一个月”、“三个月”（注意：这只是名称）编号：要求是数字，不得重复计算单位：可以选择“天”或“月”试用期数值：要求必须填写不小于0的整数类别描述：可以不填系统会根据计算单位和试用期数值，以及员工的入职日期，确定好计划转正日期，如：计算单位为“天”，试用期数值为30，表示计划在入职30天后转正；计算单位为“月”，试用期数值为3，表示计划在入职三个月后转正。查询现有试用期类别，并进行修改。本功能可以直接列出所有“在用”的试用期类别。也可以把查询条件中的状态指定为“停用、全部”，查出停用的、或全部的试用期类别。可以对查询结果点击“修改”，允许修改其中的任何信息。也可以修改“状态”，从而把在用的改为停用，或把停用的改为在用。由于系统中已预置了较多的常用数据，所以一般不必新增，也不必修改。说明在“关联系统管理——人力资源管理系统”菜单下，还可以设置很多专用信息，例如关于考勤、薪资、福利及人事合同管理的基础信息。由于采用分阶段实施的方式，所以将在后面的有关业务实施时再介绍，这样可以使各个阶段的工作尽可能简单清楚。HR系统的启用启用HR系统缺省情况下，HR系统是“未启用”的，因此并不能象OA、TC那样直接登录。所以要使用HR系统，必须先“启用”HR系统。上述基础信息全部设置完毕后，可以执行“关联系统设置”功能（如下图），启用HR系统。如下所示：可以看到，“人力资源管理系统”当前是“未启用”的。点击“人力资源管理系统”这一行后面的“启用”按钮，系统提示：点击“确定”后，系统又提示：HR系统启用前，须完成下列准备工作：

必须先给现有的每个岗位（包括“停用”的岗位）设置好使用HR系统所必需的信息，包括：岗位编制、设立日期、信息审核岗位、是否信息审核岗位。可以执行“岗位信息管理”或“岗位信息列表维护”功能，设置这些信息。

HR系统启用后，对系统管理会有更高的要求，例如：

要求员工信息更加完整，且员工信息的管理必须采用相应的申请、审批流程；

如果要进行考勤、薪资、福利等各种人事业务管理，还需要设置好相关的基础信息；

您确认要启用HR系统吗？

继续

取消

前面我们已经完成了上面要求的准备工作，如“岗位编制、设立日期、信息审核岗位、是否信息审核岗位”的设置。因此点击“继续”，此时系统弹出窗口，要求输入本人的密码和启用日期：付聪输入自己的密码f1234567，并指定HR系统的启用日期为2011年12月5日，然后点击“确认启用”，则系统启用成功。此时再执行“关联系统设置”功能，可以看到，“人力资源管理系统”状态变为“已启用”：注意：启用HR系统时，要求指定HR系统的启用日期，一般可以指定为当前日期。【说明】：如果存在某些岗位没有设置“岗位编制、设立日期、信息审核岗位、是否信息审核岗位”，那么在点击“继续”时，系统会给出提示，并禁止启用HR系统。这样可以保证只有在各种必要的信息设置完整后，才能启用HR系统。增加HR登录的安全性由于HR系统中的数据非常重要，对数据安全有较高的要求，所以可以指定登录HR系统时必须有更多的安全控制：不能象培训系统那样直接从OA中点击登录。因为OA用户在工作时间一般应当始终在线，如果HR象培训系统那样允许直接登录，就有可能当用户暂时离开时，其他人直接点击登录HR系统，从而可能发生一些问题。另外，有时还可能出现把OA密码交给其他人代办某个紧急事项的情况，这样也会有HR系统的数据安全问题。可以用下列方式增加HR系统的安全性：在“关联系统设置”功能中，点击“人力资源管理系统”后面的“修改”按钮，会弹出以下窗口：可以看到有两个选项：“是否需要认证码”、“是否需要验证码”。缺省设置都是“不需要”。这两个选项的意义如下：1）是否需要认证码：对于信息安全性要求较高的系统（如PB、HR），可以设置为“需要”。这样，在用户登录这个系统时，除了要求输入密码外，还要求再输入一个认证码才能进入系统。即登录界面变为：每个用户的认证码初始值由主控系统管理员设置，此后可以由用户自行修改。对于“不需要”认证码的系统，登录时只要输入密码即可。2）是否需要验证码：本参数也是用于增加系统登录的安全性。如果把系统部署在外网上，可以考虑将各个系统设置为“需要”验证码，此后再登录系统时，系统会要求输入一个验证码（随机数字）。注意：应把“验证码”与上面的“认证码”区分开。HR系统由于数据非常重要，所以建议修改为“需要”认证码。另外，用有门业的集团总部、下属公司都是在局域网中办公，下属公司与集团之间采用VPN连接，网络安全性本身较高，所以确定“不需要”验证码。修改后的结果如下：HR系统“启用”并完成上述设置后，就可以准备使用HR系统了。说明：HR系统启用后岗位设置的变化HR系统启用之后，由于“岗位编制、设立日期、信息审核岗位、是否信息审核岗位”现在是必须具备的信息，因此以后再设置岗位信息时，有关功能将会发生变化，例如：岗位信息管理：执行本功能新增岗位时，会直接显示“岗位编制、设立日期、信息审核岗位、是否信息审核岗位”（不需要再勾选），并且都是必填的。查看岗位信息时，也会直接显示这些内容。岗位信息列表维护：列表显示时，将会直接显示“岗位编制、设立日期、信息审核岗位、是否信息审核岗位”：批量增加岗位：在待建岗位列表上，也会直接显示“岗位编制、设立日期、信息审核岗位、是否信息审核岗位”。点击“修改”按钮时，将会直接显示这些内容，并要求必须设置：系统权限管理要使用HR系统，显然要确定谁可以使用HR系统、可以在HR系统做哪些操作。用户在HR系统中的使用权限是由企业的管理制度和人员分工决定的。在《主控系统使用教程》中介绍过：用户的权限是由其所在岗位上的“权限信息”的设置决定的。所以我们必须确定哪些“岗位”可以使用HR系统、具体的权限是什么。可能会有很多岗位需要使用HR系统，比如对于用有门业，集团人力资源部的经理、副经理、主管及具体操作人员，下属公司的人力资源管理人员，高层管理人员，各部门负责考勤、薪资填报或审核的人员……他们都需要使用HR系统，所以涉及的岗位较多。每个岗位的功能权限、数据权限都可能不同。这也是HR系统比较复杂的原因之一。但是，我们可以把HR系统的使用划分为多个阶段（如前面所介绍），前期先只做最基本的员工信息管理工作，如现有员工信息的录入、新员工入职的申请和审批、员工信息的修改；并且在这个阶段，先只把“最基本的岗位”权限信息先设置好，这样就可以先把最基本的业务做起来。然后结合这些数据，在对HR系统有更多直观了解后，再正式设置其它各个岗位的权限。要使用HR系统，必须有人负责员工信息的录入，另外，还要有人负责员工信息的审核。因此对于用有门业，可以先设置以下二个“最基本的岗位”：集团人事信息组文员：负责员工信息的录入。集团人力资源部经理：负责员工信息的审核。【说明】：对于规模较大的企业，由于员工较多，并且可能有很多分支机构，因此可能需要有多个岗位负责员工信息录入。同样，员工信息的审核也可以由多个岗位分别负责。这里先只指定一个岗位负责员工信息录入、另一个岗位负责审核，是为了便于前期尽快熟悉系统的基本功能。因此，下面先只对“集团人事信息组文员”和“集团人力资源部经理”这两个岗位进行权限设置。后面将会再结合实例介绍怎样由更多岗位负责员工信息的录入和审核。下面简要介绍权限设置的原理，然后再设置这二个岗位的权限信息。权限设置概述用户在系统中的权限是由其所属岗位上的“权限信息”决定的。比如，“集团人力资资源部经理”这个岗位的当前设置如下：可以看到，岗位信息中包括“权限信息”，它由“功能权限”和“数据权限”二部分组成。功能权限“功能权限”用于指定这个岗位的用户在各个系统中的“角色”。可以看到，这个岗位在CC中的“功能权限”为“HR系统管理员”、在OA中的“功能权限”为“经理”、在TC中的“功能权限”为“职员”，因此，用有门业的集团人力资源部经理韦宝华可以登录CC、OA、TC并使用上述“角色”中确定的功能。数据权限“数据权限”用于指定这个岗位的用户在各个系统中的“数据权限”。对于不同的系统，“数据权限”的意义和设置方法各不相同。对于HR系统，“数据权限”表示这个岗位的用户在HR系统中执行各个功能时，能够查看哪些“岗位”上的员工的信息。因此，如果数据权限不同，执行同一个功能查出的结果可以是不同的。这是非常必要的，比如执行“在职人员查询”时，总经理应当可以查看整个集团全部员工的信息，而某个分公司经理则只能查看本公司各个岗位上的员工信息。注意：用户的数据权限从下次登录系统起生效。也就是说，如果某个用户已登录HR系统，这时主控系统管理员修改了他所在岗位的数据权限，那么新数据权限将在他下次登录系统后生效。下面分别设置“集团人事信息组文员”和“集团人力资源部经理”这二个岗位的权限信息。功能权限设置功能权限时，只需要指定适当的“角色”即可。集团人事信息组文员：该岗位负责员工信息的录入。根据前面对系统中各个预置角色的说明，可以发现“总部人事考勤主管”这个角色符合我们的要求，因此决定将该岗位的角色设置为“总部人事考勤主管”。说明：上面介绍的预置角色中，“人事信息维护”也有这些功能，但后面会讲到用有门业的“集团人事信息组文员”还负责考勤管理工作，所以设置为“总部人事考勤主管”这个角色。集团人力资源部经理：该岗位负责员工信息的审核。根据前面对系统中各个预置角色的说明，可以发现“总部人事经理”这个角色符合我们的要求，因此决定将该岗位的角色设置为“总部人事经理”。数据权限数据权限可以设置为以下三种：无权限：表示不能查看任何岗位的员工信息。在HR系统中，所有岗位的缺省数据权限都是“无权限”，