山东省海丰国际货运报关有限公司自我评估资料汇总

SITCCUSTMOSBROKERCO.,LTD山东省海丰国际货运报关有限公司自我评估资料汇总SITCCUSTMOSBROKERCO.,LTD目录第一部分组织结构及管理职责 1第一章 组织结构 1第二章管理岗位职责 2第二部分财务管理部分 5第一章总则 5第二章财务工作岗位职责制度 6第三章财务工作管理制度 8第四章支票管理制度 9第五章现金管理制度 10第六章会计档案管理制度 12第七章处罚管理制度 13第八章发票管理制度 14第十章税务管理制度 16第三部分报关管理部分 18第一章报关员守则 18第二章报关作业流程 19第三章报关单初审、复核操作规程 20第四章岗位职责 21第五章报关委托书管理制度 24第六章报关文件管理制度 25第七章报关单证管理制度 26第八章报关印章、IC卡管理制度 27第九章客户投诉处理制度 28第十章报关员聘用、及执业制度 29第十一章报关员业务学习制度 30第十二章报关员考核、奖惩制度 31第十三章报关员违规处理制度 32第十四章报关员注册及注销管理制度 33第四部分安全运营管理部分 35第一章办公场所安全制度 35第二章员工招聘管理制度 39第三章安全制度与重大事故处理流程 41第四章供应商与合作伙伴评审制度 42第五章内部审计制度 43第六章信息系统安全预防及危机应对措施 45第七章用户终端电脑管理规定 48第八章业务档案管理规定 51第九章不相容职务分离控制制度 56第十章进出口业务控制制度 58第四部分报关经营管理信息化系统说明 60附件样本目录一、2009-2011年度利润表二、2011年报关员考核记录三、2011年印鉴使用审批单四、2011年报关财务凭证档案统计明细五、2011年海丰报关内审报告及整改SITCCUSTMOSBROKERCO.,LTD第一部分组织结构及管理职责第一章﷒组织结构山东省海丰国际货运报关有限公司组织结构第二章管理岗位职责一、总经理岗位职责1.1根据董事会提出的战略目标，组织制定公司中长期发展战略与经营方案，并推动实施。1.2拟定公司内部管理机构设置方案。1.3审核签发以公司名义（盖公章）发出的文件。1.4主持公司的全面经营管理工作。1.5向董事会提出企业的更新改造发展规划方案、预算外开支计划。1.6处理公司重大突发事件和重大对外关系问题1.7从事经营管理的全局开创性工作，为公司发展做出艰巨的探索和尝试1.8召集、主持总经理办公会议、专题会议等，总结工作、听取汇报，检查工作、督促进度和协调矛盾等二、总经理助理岗位职责2.1起草公司工作总结、总经理工作报告等综合材料。2.2协调公司各职能部门之间以及企业与集团之间、企业与销售公司之间、企业与投资子公司之间的工作关系。2.3负责公司对外公共关系和重大事件的协调管理。2.4负责公章、法人印章和总经理印章的保管与使用工作。2.5负责总经理办公会等会议的组织、通知、记录等会务工作。2.6负责公司对外合同审核等有关法律事务。2.7行政部日常办公费用开销事项审核及核准。2.8开展并组织绩效考核，根据考核标准对各部门员工的初评并报总经理。2.9总经理交办的其他工作。三、财务经理岗位职责3.1做好会计核算，编制并上报会计报表、财务分析、编制会计预、决算。3.2按法律规定申报、缴纳的各项税费。3.3提供真实准确的财务信息，理顺财务与业务流程。3.4负责公司应收帐款的管理。3.5负责公司的资金计划、安排、使用。3.6审核、监控公司日常费用报销和业务开支。3.7负责公司内外部审计事项的处理。3.8负责公司会计档案、台帐的管理。3.9负责公司资产管理，定期组织资产清查,保证资产帐实相符。3.10总经理交办的其他事项。四、出口部经理岗位职责4.1开发出口业务，新业务开发、总结、组织培训、推广。4.2大客户管理，定期走访客户，处理客户投诉，参与大客户的部分操作，整理培训资料，进行客户培训4.3差错率控制，负责出口报关差错率统计、分析、制定控制措施4.4应收账款控制，制定应收账款控制措施，监督执行4.5对外协调海关、商检、报关协会、海事局关系，建立良好的合作关系4.6优化工作流程，人才盘点、梯队建设以及部门间的工作的协调沟通4.7费用审核。4.8月度总结、半年总结、年度总结，组织部门例会。4.9履行分配给的其他任务和职责进口部经理岗位职责5.1开发进口、业务，新业务开发、总结、组织培训、推广。5.2大客户管理，定期走访客户，处理客户投诉，参与大客户的部分操作，整理培训资料，进行客户培训5.3差错率控制，负责进口报关、差错率统计、分析、制定控制措施5.4应收账款控制，制定应收账款控制措施，监督执行5.5对外协调海关、商检、报关协会、海事局关系，建立良好的合作关系5.6优化工作流程，人才盘点、梯队建设以及部门间的工作的协调沟通5.7费用审核。5.8月度总结、半年总结、年度总结，组织部门例会。5.9履行分配给的其他任务和职责。六、商检部经理岗位职责5.1开发商检业务，新业务开发、总结、组织培训、推广。5.2大客户管理，定期走访客户，处理客户投诉，参与大客户的部分操作，整理培训资料，进行客户培训5.3差错率控制，负责进口报关差错率统计、分析、制定控制措施5.4应收账款控制，制定应收账款控制措施，监督执行5.5对外协调海关、商检、报关协会、海事局关系，建立良好的合作关系5.6优化工作流程，人才盘点、梯队建设以及部门间的工作的协调沟通5.7费用审核。5.8月度总结、半年总结、年度总结，组织部门例会。5.9履行分配给的其他任务和职责预录部经理岗位职责5.1开发预录业务，新业务开发、总结、组织培训、推广。5.2大客户管理，定期走访客户，处理客户投诉，参与大客户的部分操作，整理培训资料，进行客户培训5.3应收账款控制，制定应收账款控制措施，监督执行5.4对外协调海关、商检、报关协会、海事局关系，建立良好的合作关系5.5优化工作流程，人才盘点、梯队建设以及部门间的工作的协调沟通5.6费用审核。5.7月度总结、半年总结、年度总结，组织部门例会。5.8履行分配给的其他任务和职责八、综合部经理岗位职责8.1负责公司人事管理，包括人员招聘、解聘、绩效考核、劳动合同管理、人事档案管理等。8.2负责公司工资发放、社保、公积金缴纳、变更等工作。8.3负责公司行政管理，包括证照年检、印鉴管理、资产管理、车辆管理、办公8.4用品、档案管理等。8.5负责公司管理制度的制定和监督执行。8.6负责公司发文、会议、工作总结等工作。第二部分财务管理部分第一章总则第一条为加强公司的财务工作，发挥财务在公司经营管理和提高经济效益中的作用，特制定本规定。第二条公司财务部门的职能是：(一)认真贯彻执行国家有关的财务管理制度和税收制度，执行公司统一的财务制度。(二)建立健全财务管理的各种规章制度，编制财务计划，加强经营核算管理，反映、分析财务计划的执行情况，检查监督财务纪律的执行情况。(三)积极为经营管理服务，通过财务监督发现问题，提出改进意见，促进公司取得较好的经济效益。(四)厉行节约，合理使用资金。(五)合理分配公司收入，及时完成需要上交的税收及管理费用。(六)积极主动与有关机构及财政、税务、银行部门沟通，及时掌握相关法律法规的变化，有效规范财务工作，及时提供财务报表和有关资料。(七)完成公司交给的其他工作。第三条公司财务部由财务经理、会计、出纳、和核算人员组成。第四条公司各部门和职员办理财会事务，必须遵守本规定。第二章财务工作岗位职责制度第五条财务经理负责组织本公司的下列工作：(一)做好会计核算，编制并上报会计报表、财务分析、编制会计预、决算；(二)按法律规定申报、缴纳的各项税费；(三)提供真实准确的财务信息，理顺财务与业务流程。(四)负责公司应收帐款的管理；(五)负责公司的资金计划、安排、使用；(六)审核、监控公司日常费用报销和业务开支；(七)负责公司内外部审计事项的处理；(八)负责公司会计档案、台帐的管理；(九)负责公司资产管理，定期组织资产清查,保证资产帐实相符(十)总经理交办的其他事项第六条会计主管的主要工作职责是：(一)按照国家会计制度的规定、记帐、复帐、报帐做到手续完备，数字准确，帐目清楚，按期报帐。(二)按照经济核算原则，定期检查，分析公司财务、成本和利润的执行情况，挖掘增收节支潜力，考核资金使用效果，当好公司参谋。(三)妥善保管会计凭证、会计帐簿、会计报表和其他会计资料。(四)完成总经理或财务经理交付的其他工作。第七条出纳的主要工作职责是：(一)库存现金管理。(二)发票开具、管理。(三)填制进帐单，支票存付。(四)对外付款：检查账单、发票完整性，开具支票。(五)业务收费：检查所收支票是否正确，整理收费账单。(六)整理、检查单据。每日收到银行送还的进帐单，附原收费帐单、发票，转会计作帐。(七)完成总经理或财务经理交付的其他工作。第八条会计核算的主要工作职责是：(一)负责关税的收付费、收款费用、管理费用的核销。(二)每月底导入银行对账单。(三)详集团各公司内部对账及核销。(四)协助办理税务业务。(五)凭证单据的整理。(六)财务系统客商维护。(七)申报资金预算(八)超期欠款的催收(九)固定资产与低值易耗品的管理(十)完成总经理或财务经理交付的其他工作。第三章财务工作管理制度第九条会计年度自一月一日起至十二月三十一日止。第十条会计凭证、会计帐簿、会计报表和其他会计资料必须真实、准确、完整，并符合会计制度的规定。第十一条财务工作人员办理会计事项必须填制或取得原始凭证，并根据审核的原始凭证编制记帐凭证。会计、出纳员记帐，都必须在记帐凭证上签字。第十二条财务工作人员应当会同总经理办公室专人定期进行财务清查，保证帐簿记录与实物、款项相符。第十三条财务工作人员应根据帐簿记录编制会计报表上报总经理，并报送有关部门。会计报表每月由会计编制，财务经理负责审核，上报一次。会计报表须经财务经理、总经理签名或盖章。第十四条财务工作人员对本公司的各项经济实行会计监督。财务工作人员对不真实、不合法的原始凭证，不予受理；对记载不准确、不完整的原始凭证，予以退回，要求更正、补充。第十五条财务工作人员发现帐簿记录与实物、款项不符时，应及时向总经理书面报告，并请求查明原因，作出处理。财务工作人员对上述事项无权自行作出处理。第十六条财务工作应当建立内部稽核制度，并做好内部审计。出纳人员不得兼管稽核、会计档案保管和收入、费用、债权和债务帐目的登记工作。第十七条财务审计每季一次。审计人员根据审计事项实行审计，并做出审计报告，报送总经理。第十八条财务工作人员调动工作或者离职，必须与接管人员办清交接手续。财务工作人员办理交接手续，由财务经理、总经理助理监交。第四章支票管理制度第十九条支票由出纳员或财务经理指定专人保管。支票使用时须有“请购审批单”，经财务经理、总经理批准签字，然后将支票按批准金额封头，加盖印章、填写日期、用途、登记号码，领用人在支票领用簿上签字备查。第二十条支票付款后凭支票存根，发票由经手人签字、会计核对(购置物品由保管员签字)、财务经理、总经理审批。填写金额要无误，完成后交出纳人员。出纳员统一编制凭证号，按规定登记银行帐号，原支票领用人在“支票借款单”及登记簿上注销。第二十一条支票借款应在签发支票之日起五个工作日内清算，超期的财务人员月底清帐时凭“支票借款单”转应收个人款，发工资时从领用工资内扣还，当月工资扣还不足，逐月延扣以后的工资，领用人完善报帐手续后再作补发工资处理。第二十二条对于报销时短缺的金额，由支票领用人办理现金借款手续，并按现金借款管理规定执行。凡一周内支出款项累计超过10000元或现金支出超过5000元时，会计或出纳人员应文字性报告财务经理。凡与公司业务无关款项，不分金额大小由承办人文字性报告财务经理。第二十三条凡1000元以上的款项进入银行帐户两日内，会计或出纳人员应文字性报告财务经理。第二十四条公司财务人员支付(包括公私借用)每一笔款项，不论金额大小均须财务经理会同总经理联签字。总经理外出应由财务人员设法通知，经总经理授权可委托其他负责人代签，同意后可先付款后补签。第五章现金管理制度第二十五条公司可以在下列范围内使用现金：(一)职员工资、津贴、奖金；(二)个人劳务报酬；(三)出差人员必须携带的差旅费；(四)结算起点以下的零星支出；(五)总经理批准的其他开支。前款结算起点定为1000元，结算规定的调整，由总经理确定。第二十六条除本规定第二十五条外，财务人员支付个人款项，超过使用现金限额的部分，应当以支票支付；确需全额支付现金的，经财务经理审核，总经理批准后支付现金。第二十七条公司固定资产、原料辅料、车辆保管维修、代办运输费用、办公用品、劳保、福利及其他工作用品必须采取转帐结算方式，不得使用现金。第二十八条日常零星开支所需库存现金限额为5000元。超额部分应存入银行。第二十九条财务人员支付现金，可以从公司库存现金限额中支付或从银行存款中提取，不得从现金收入中直接支付(即坐支)。因特殊情况确需坐支的，应事先报经财务经理批准。第三十条财务人员从银行提取现金，应当填写《现金借款单》，并写明用途和金额，由财务经理批准后提取。第三十一条公司职员因工作需要借用现金，需填写《借款单》，经会计审核；交财务经理、总经理批准签字后方可借用。并按借款审批程序第二条执行。超过还款期限即转应收款，在当月工资中扣还。第三十二条符合本规定第二十五条的，凭发票、工资单、差旅费单及公司认可的有效报销或领款凭证，经手人签字，会计审核，财务经理、总经理批准后由出纳支付现金。第三十三条发票及报销单经总经理批准后，由会计审核，经手人签字，金额数量无误，填制记帐凭证。第三十四条工资由财务人员依据行政办公室及各部门每月提供的核发工资资料代理编制职员工资表，交主管副总经理审核，财务经理、总经理签字，财务人员按时提款，当月发放工资，填制记帐凭证，进行帐务处理。第三十五条差旅费及各种补助单(包括领款单)，由部门经理签字，会计审核时间、天数无误并报财务经理复核后，送总经理签字，填制凭证，交出纳员付款，办理会计核算手续。第三十六条无论何种汇款，财务人员都须审核《汇款通知单》，分别由经手人、部门经理、财务经理、总经理签字。会计审核有关凭证。第三十七条出纳人员应当建立健全现金、银行存款帐目，逐笔记载现金、银行款项支付。帐目应当日清月结，每日结算，帐款相符。第六章会计档案管理制度第三十八条财务档案的分类1会计凭证类：接口凭证、一般凭证等共计36种凭证类型。2会计帐簿类：明细分类帐。3财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及分析，其他财务报告。4其他类：银行存款余额调节表，银行对帐单，其他应保存的会计核算专业材料，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册。财务中心为会计档案主管部门。公司财务部负责公司的会计档案管理。第三十九条非接口凭证及每月银行调节表、对账单、科目余额表：每月20日前必须装订成册；会计帐簿：由于财务系统每日均会备份数据留档，各地可根据本地情况决定是否打印并装订成册。各公司财务部年度终了后编制财务档案保管清册。会计档案可暂由财务部保管一年，期满之后，移交本公司档案管理部门统一保管。出纳人员不得兼管会计档案。第四十条公司保存的会计档案不得借出。需要如有特殊需要，经公司总经理、财务经理批准后，可以提供查阅或者复制，并办理登记手续，查阅或者复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。第四十一条财务档案保管期满，需要销毁时，司财务部提出销毁申请由公司财务部提出销毁申请，并经总经理批准后上报集团财务中心，由财务中心批准后销毁。销毁时，应有总经理、财务经理，现场监销，并在财务档案销毁清册上签字确认。第七章处罚管理制度第四十二条出现下列情况之一的，对财务人员予以警告并扣发本人月薪1—3倍：(一)超出规定范围、限额使用现金的或超出核定的库存现金金额留存现金的；(二)用不符合财务会计制度规定的凭证顶替银行存款或库存现金的；(三)未经批准，擅自挪用或借用他人资金(包括现金)或支付款项的；(四)利用帐户替其他单位和个人套取现金的；(五)未经批准坐支或未按批准的坐支范围和限额坐支现金的；(六)保留帐外款项或将公司款项以财务人员个人储蓄方式存入银行的；(七)违反本规定条款认定应予处罚的。第四十三条出现下列情况之一的，财务人员应予解聘。(一)违反财务制度，造成财务工作严重混乱的；(二)拒绝提供或提供虚假的会计凭证、帐表、文件资料的；(三)伪造、变造、谎报、毁灭、隐匿会计凭证、会计帐簿的；(四)利用职务便利，非法占有或虚报冒领、骗取公司财物的；(五)弄虚作假、营私舞弊，非法谋私，泄露秘密及贪污挪用公司款项的；(六)在工作范围内发生严重失误或者由于玩忽职守致使公司利益遭受损失的；(七)有其他渎职行为和严重错误，应当予以辞退的。第八章发票管理制度第四十四条发票统一管理由各公司财务部对领用的发票进行统一管理。发票的领用、保管要分别有专人负责，并建立发票台帐。发票使用时管理流程如下：●各公司发票管理人购买发票后登记入库，建立管理台帐。●发票领用人到管理人处签字，领用发票。●发票领用人按规定开具发票后，发票联交客户，记账联放入财务凭证，留存联汇总后返给发票管理人。●发票管理人定期到税务机关缴销发票。第四十五条发票的领用与保存1领用：只有公司授权的财务人员可以领用发票。2登记：发票管理人须建立“发票备查台帐”。格式见\l"发票备查台帐"附表。3装订：发票管理人需将要交回的发票存根联整本装订成册,不得缺页；作废发票须加盖“作废”章，全套交回。发票须规范装订。4丢失：发票丢失要立即挂失，同时按集团责任处罚条例追究相关责任。5禁止：严禁对外出借发票。第四十六条发票的使用:发票必须反映真实交易并严格按照税法规定交纳税金。1抬头：发票抬头要与支票户头一致，如不符，须由出票公司出具“发票开立指示”。2迟开：对于交款时暂不开发票的客户，各公司要开具一式二联收据，要求客户7日内持收据换开发票，过期不予补开。3预借发票：须持收费账单和预开发票申请书（格式见\l"预开发票申请书"附表），由申请人、部门经理签字，到财务部办理预借手续。发票开立后，要求在赊销期或1个月内收回相关款项。4内部结算：集团内部公司结算一律使用税务部门认可的专用发票，不得使用自制发票或收据。5要求：发票内容要真实、完整。真实指开具发票时应列出业务的真实内容和实际金额；完整指对于一票一议客户须列出发票日期、结算单位、制单人、提单号、金额、币值等项目，月结客户须列出发票日期、结算单位、制单人、金额、币值，附清单（帐单）列明收款明细（帐单号、提单号），在备注中注明见附件。6发票入帐：当月开出的发票应尽量于当月内收回款项并入账，如月底开出发票，最迟必须于30天内收回款项并入账，发票金额须与收款金额一致。第九章税务管理制度第四十七条原则1公司应执行本国及本地区税收法规和规章制度；2公司应严格依法纳税、按时、足额缴纳税款。3公司应在本国本地区税务政策范围内，做好税务筹划，合法降低集团运营成本。第四十八条税务管理的具体内容1税务管理组织分工：公司财务经理是公司的税务管理责任人。2公司税务管理职责：执行集团公司税务管理制度及流程，对本公司的各类经济业务进行税务审核；负责本单位的税务登记、税务核算及申报；负责本地税收政策、税务优惠和当地的税种税率的搜集及上报；负责本公司税务管理的基础工作；对本公司各项经济业务涉税问题进行把关，在重大经济业务活动发生前与集团财务中心协商沟通和汇报，防止出现重大涉税问题。3税务登记（适合于税务证管理的国家）应根据各地的税务政策及时办理开立、变更、注销税务手续；第四十九条纳税流程1税务专管员编制纳税申报表。2财务经理审核纳税申报表。3税务专管员办理纳税申报手续，打印相关资料留存备查。第五十条税务评估与筹划公司每年应聘请税务师事务所或会计师事务所对企业本年度税务事项、税种、税率进行审计，评估企业税务风险，并出具相关报告，报集团备案。第五十一条税务检查及税务争议的处理流程及方法1公司接到税务检查通知，第一时间邮件上报财务中心。2公司财务负责人接受税务调查人员询问，并作出解释3公司准备材料，与财务中心共同商讨处理方法，涉及集团层面涉税内容，应征得财务中心同意后答复。4公司检查后应及时将稽查结果整理归档，并在财务中心备案一份。5发生争议时，必须先依照本国法律法规缴纳税款及滞纳金，然后按照当地法规进行申诉。第五十二条税务证照、报告及档案管理1税证证照：公司指定专人保管税务登记证件,不得出租、出借、损毁、遗失。税务登记证原件及副本存放各公司财务部。2税务报告及档案：公司应及时整理、装订本单位的税务报表，对每年所得税汇算中调整的明细事项，应建立台账进行管理；对每次税务稽查中出现的问题，要专项整理归档。纳税申报表及所得税汇算清缴表要永久保存。第三部分报关管理部分第一章报关员守则第一条：遵守国家的政策和法律，依海关规定的报关程序办理进出口报关业务。第二条：遵守公司规章制度，准时上班，必要时推迟下班，直到完成当日工作为止。第三条：努力学习业务知识，提高业务水平，工作上做到准确、准时高效。第四条：以公司的利益为重，吃苦耐劳，以礼待人。第五条：不徇私情，不私自为他人报关。第六条：在业务活动中，发现不正常现象应及时向有关领导反映，制止违法乱的行为。

第二章报关作业流程（16个环节）

业务承接→初审单据→复审单据→部门经理审批初复审人复审人→签订委托书及协议→填报关单→接单、审单→加盖公章责任报关员责任报关员→电子报关→报捡申报、报关申报→责任报关员责任报关员→办理纳税事宜→验货放行→客户办理提货手续→责任报关员责任报关员责任报关员→财务结算→审核签章→申领结汇、退税用报关单→责任出纳总经理责任报关员→单证装订成册→单证存档单证管理人员业务人员

第三章报关单初审、复核操作规程

第一条为了规范报关单审核管理，根据《中华人民共和国进出口货物报关单填制规范》和《中华人民共和国进出口货物申报管理规定》，制定本操作规程。

第二条报关单初审、复审应掌握的三原则：一是符合海关报关单填制规范的要求；二是客观反映进出口货物实际；三是客观反映进出口贸易性质。

第三条

审核填制的报关单应抓住重点，紧紧围绕涉及许可证、贸易方式、征免性质等，对所填数据进行合法性和逻辑性综合审核。

第四条

审核备案号、许可证号、合同协议号、提运单号、批准文号、随附单据是否正确。

第五条

审核经营单位、收/发货单位、申报单位是否正确。

第六条

审核进/出口日期、进/出口口岸是否正确。

第七条

审核运输方式、运输工具名称、集装箱号是否准确。

第八条

审核进口货物的起运国（地区）、原产地、境内目的地、装货港和出口货物的运抵国（地区）、境内货源地、指运港、最终目的国是否正确。

第九条

审核贸易方式（监管方式）、征免性质、征税比例/结汇方式、征免是否准确。

第十条

审核成交方式、运费、保费、杂费单价、总价、币制是否合理。

第十一条

审核申报货物毛重、净重、件数、包装种类、标记唛码及备注是否正确。

第十二条

审核进/出口货物商品编码、商品名称、规格型号是否正确。

第十三条审核法定计量单位和数量、申报计量单位和数量、成交计量单位和数量是否正确。

第十四条审核是否加盖报关专用章及责任报关员签字。

第十五条报关单发生差错的，根据海关要求及时修改报关单，并按本规程重新审核报关单。第四章岗位职责报关部经理岗位职责

一、掌握国家有关法律、法规、熟悉报关业务，在业务报关环节上严格把关。

二、负责领导本部门员工完成代理报关、报检、电子预录入及有关进出口业务的咨询服务。

三、抓好本部门的管理和思想政治工作。组织员工学法律、学业务。

四、不违规代理他人报关及超经营范围报关。

五、严格执行服务收费标准。

六、组织员工参加海关召开的有关报关业务会议和报关协会举办的报关员业务培训活动。

七、不参与走私违法活动，不向执法人员行贿。

八、配合海关等执法部门对走私、违规案件的调查。

九、自觉接受海关稽查和工商税务部门的审计检查。

十、对本企业报关代理申报行为，依法承担相应的法律责任。报关初审岗位职责

一、熟悉国家有关进出口贸易的法律和海关规定，掌握商品知识和审单技能。

二、认真审查委托报关的单证票据的合法性及有效性。

三、认真审核各种委托报关业务手续的合法性及完整性，有关数据间的逻辑关系正常。

四、认真审查收发货人的法定代表及提供的有效证明文件。

五、通过审查委托报关的单证票据，及时发现问题，及时纠正。

六、坚持双人审核制度，不得擅自涂改数据。报关复核岗位职责

一、为了减少报关差错，提高通关速度，设立复审岗位。

二、复审岗位人员应熟悉国家有关进出口的法律、法规，掌握商品知识和审单技能。并对工作认真、负责。

三、对进出口报关单进行全面审核，确认报关单填制是否规范、准确。委托报关的委托书、单证、票据是否齐全。

四、根据海关政策、法规要求，对进出口报关单数据的正确性、合法性和逻辑性进行综合审核，确认报关单数据正确、合法，有关数据间的逻辑关系正常。

五、审核商品归类、税率、完税价格、原产地等征免税要素，确认计算的税费正确。

六、通过审核报关单的填制，及时发现问题，及时纠正。

七、通过审核报关单，应适时对报关单差错进行分析、登记。并将差错分析情况向公司汇报。

八、不参与走私违法活动和违反海关规定行为。

报关申报岗位职责

一、持报关证、卡报关。如实申报，单证相符、单货相符。

二、按海关报关单填制规范要求制单、打单和海关的有关程序和规定正确删单、改单。

三、不参与走私违法活动，不向执法人员行贿。

四、不非法代理他人报关及超经营范围报关。

五、不得转让、出借报关权及印章。

六、不得以虚假宣传广告或欺诈等方法承揽报关业务。

七、完整保留各种报关单证、票据及资料。

八、积极配合海关做好单证审核工作，有效发挥委托人与海关的桥梁作用。

九、积极配合海关等执法部门对走私、违规案件的调查。

十、对报关申报行为依法承担相应的法律责任。报关验货岗位职责

一、熟悉所申报货物的基本情况，积极配合海关查验货物。

二、及时办理应验货的提（移）箱手续，并通知海关。

三、海关查验货物时，负责搬移、开拆和重封货物的包装。

四、依法、及时办理有关提货及结关手续。

五、完整保留有关验货物、放行、结关的单证、票据。

六、不参与伪报、瞒报、夹藏等走私违法活动。

七、不得向执法人员行贿。

八、发现有走私违法嫌疑，及时向海关报告，并协助调查。

九、对报关验货行为依法承担相应的法律责任。报关预录入人员岗位职责

一、热爱本职工作，认真学习电脑预录入的各项业务，努力提高业务水平。

二、熟悉电脑预录入工作程序，在操作过程中发现问题及时向领导反映，并及时与海关业务部门联系解决，不能在客户面前发生推诿现象。

三、在接到预录入报关单及其它单证时，认真核查每一项需要预录入的内容，发现差错时应及时通知客户更正，不得私自更改报关单及其它单据的内容。

四、预录入的报关单及其它单证应做到准确、及时、无差错的录入及打印。

五、在预录入工作完毕后，应及时按规定将各项内容登记造册以便随时查找及检查。

六、接待客户应使用文明用语，努力做到客户满意、领导满意、个人满意。

七、配合海关等执法部门对走私、违规案件的调查。

第五章报关委托书管理制度

一、在开始委托报关操作前，必须先认真填写由中国报关协会监制的标准的、格式化的《代理报关委托书/委托报关协议》。

二、签订《代理报关委托书/委托报关协议》,由进出口货物收发货人填写，并加盖单位行政公章和法人或被授权人签字。由公司总经理与其委托方签字，加盖业务专用章后生效。

三、委托方必须提供报关、报检单证（合同、发票、装箱单、产地证，质检书、配额、许可证，外汇核销单等）。

四、“代理报关委托书/委托报关协议”必须注明报关货物的委托方、主要货物名称、HS编码、货物总价、进出口日期、提单号、贸易方式、原产地/货源地等诸要素，并注明双方所负的法律责任和义务。

五、责任报关员对委托方提供的货物情况和单证的真实性、完整性进行“合理审查”。委托项中必须单证相符、单货相符。

六、根据《中华人民共和国海关进出口货物申报管理规定》要求，《代理报关委托书/委托报关协议》作为代理报关时报关单的必备随附单证使用。

七、《代理报关委托书/委托报关协议》签订后，双方依法承担相应的法律责任。

八、《代理报关委托书/委托报关协议》签订后，按照报关单证登记、管理。

第六章报关文件管理制度

一、公司员工应增强保密意识，严格遵守《中华人民共和国保守国家秘密法》的各项规定。

二、公司文件(包括上级党政机关下发的文件、公司文件、会议记录、归档后的各种报关单证、票据及其他重要资料——下同)由公司专人管理，并按规定期限保存。

三、涉及客户商业秘密的文件、有关资料，要严格为客户保密。

四、凡定有密级的文件、材料，不得擅自复印。确因工作需要复印，必须经上一级保密部门批准。此复印件要按保密规定管理。

五、凡复印内部材料须经总经理批准批准后，方可复印。

六、违反上述规定并造成严重后果的，依法承担相应的法律责任。

第七章报关单证管理制度

第一条为规范进出口报关单证管理，根据国家法律及海关有关规定，制定本操作规定。

第二条设置单证管理岗位，配备思想作风好，业务基础好，工作责任心强的专职人员。

第三条会计凭证、会计帐簿、会计报表及委托报关人提供的合同、发票、提单、报关单等与进出口业务有关的单证资料应真实、合法、齐全、有效。

第四条会计记录应按照有关法律的规定使用记帐本位币和文字，不得作假帐，不提供虚假财务会计报告。

第五条代理进出口货物报关时，在登记代理收入时应将进出口货物的报关单号以附件形式附在对应的记帐凭证后。

第六条有关进出口单证资料或复印件，未经批准不得携带出境。

第七条不按规定规范帐簿、单证管理造成偷漏国家税款的，以及存在设立帐外帐、伪造变造帐簿、单证等弄虚作假行为造成国家税款流失的，视情节轻重，依照国家有关法律规定处理。

第八条委托报关单位的进出口报关单、协议、合同、发票、保险单据、运输单据、进出口收付汇核销单、往来函电、许可证、批件、结汇单、手册复印件及其核销结案表、其他与进出口业务直接有关的单证资料应当自进出口货物放行之日起保存三年，保税进出口货物、减免税进出口货物应当自办结海关手续之日起保存三年。

第九条会计凭证、会计帐簿、会计报表和其他会计资料，应建立档案，妥善保管。会计档案建档、保管期限、销毁办法等应按《会计档案管理办法》的规定进行。

第十条报关业务相关的单证资料应建立档案，装订成册，分门别类，妥善保存在专门档案柜。第八章报关印章、IC卡管理制度

一、为了管好公司的印章，避免因错用、滥用公章可能发生的风险，以维护公司的信誉和合法权益，特制定有关印章的管理规定。

二、印章(包括行政公章、业务专用章、报关专用章和财务专用章——下同)由专人负责保管,凡使用企业印章必须按规定履行审批手续.

三、行政公章用于文件、信函、介绍信、证明等,一律需经公司领导批准，否则不予办理。

四、业务专用章用于代理进出口合同、《报关委托书》及有关业务协议书.按公司的管理制度审批用章。

五、报关专用章用于报关单,向海关报关使用六、IC卡由部门经理统一管理并建立使用台帐，IC卡一律不得外借。七、报关员卡必须由报关员本人使用，并对申报内容进行合理审核，承担相应法律责任。报关员卡严禁外借。

八、凡空白发票、装箱单及空白委托报关单及其它空白信笺用章，应从严掌握，特殊情况需要用章，由董事长、总经理审批。

九、财务用章,由财务部门用于支付货款或申请开出信用证,不能用于签订合同、协议.

十、公章管理人员要坚持原则，不徇私情，履行职责，严格按公司管理制度用章。

十一、公章管理人员,凡不按审批手续私用和滥用公章者,将追究其责任。海丰报关印鉴使用审批单用印单位发送单位日期文件名称份数批准人核准人经办人第九章客户投诉处理制度

一、建立客户对公司、报关员代理报关、服务质量等情况的投诉处理制度。有效地处理来自客户和其他方面的投诉，给客户一个满意的处理结果。

二、指定专人负责，受理客户的投诉。

三、对客户的电话投诉，应主动、热情、耐心地询问清楚投诉内容，详细记录在《投诉/反馈意见记录表》上。并告之答复时间。

四、报关部经理负责对客户投诉的调查，并根据调查结果提出处理意见；经报总经理签署意见后，尽快答复客户。

五、处理意见应填写在《反馈/投诉意见记录表》上，并按企业文件保存。

六、客户的投诉，经调查核实，确因报关员的责任，并对客户造成损害的要果断采取措施，尽量挽回客户的损失和影响。

七、如投诉方对投诉的处理有疑问或不满意时，应告知客户进一步向经理投诉。

八、要尽快处理投诉，调查、处理时间原则上不超过一个星期。投诉/反馈意见记录表编号：客户名称

联系人

地

址

联系电话

投诉/反馈意见：

记录人：

年

月

日调查情况及处理意见：调查人：

年

月

日公司领导意见：公司法人：

年

月

日第十章报关员聘用及执业制度

一、报关员执业应当遵守国家有关法律、行政法规、规章和海关的各项规定，遵守报关员职业道德和执业纪律，遵循执业规范，承担相应责任。

二、公司聘用的报关员，应通过报关员资格全国统一考试，取得报关员资格证书。聘用的报关员应与所在报关单位具有劳动合同关系或聘用合同关系。

三、报关员，应品行端正、有志于从事报关工作、具有良好的团队合作精神及敬业精神。

四、报关员不得同时在两个或两个以上报关单位执业。

五、报关员应当在授权范围内执业，不得非法代理他人报关，或者超出所属报关单位报关地域执业。

六、报关员执业，应当履行报关员的权利、义务。

七、报关员应当协助、配合海关落实对报关单位管理的具体措施。

八、报关员应当不断提高自身业务素质和职业技能，参加海关或者海关授权组织举办的报关业务岗位考核、培训。

九、报关员离职，应当主动配合公司按规定向海关办理注销等相关手续。

第十一章报关员业务学习制度

一、报关部及报关员应当不断学习海关及对外贸易的法律、法规，学习报关业务知识，提高自身业务素质和职业技能。

二、报关部应建立定期或不定期业务学习制度。组织学习报关业务，开展职业道德教育方面的活动。

三、报关部应适时组织报关员进行报关业务综合分析，减少差错率，不断提高通关速度。

四、报关部组织的学习应以“集中学习为主，自学为辅”。对学习的内容应适时考核。

五、报关部及报关员应妥善安排工作，积极参加海关或者海关授权的组织举办的报关业务岗位考核、培训。

六、报关部应对被海关累计扣分30分的报关员，组织报关业务专题分析，促使企业从业人员吸取教训，提高报关服务质量。

七、报关部对报关员的业务学习情况、内容、笔记，应不定期检查，并作为考核报关员的内容。

九、报关员外出考察、学习结束，要以书面形式汇报学习情况

第十二章报关员考核、奖惩制度

一、报关部对报关员实行奖惩制度。

二、报关部对所聘用的报关员分别按月、季及年度进行考核。

三、考核范围：包括服务态度、服务质量、报关差错、违规等报关行为。

四、报关部经对报关员月、季及年度考核后，分别评出“优秀报关员”、“合格报关员”、“基本合格报关员”、“不合格报关员”。

五、报关部对评出“优秀报关员”应视企业情况给予一定的奖励。

六、报关部对评定的“基本合格报关员”，应要求“基本合格报关员”写出书面检讨、并给予警告、扣发奖金等处罚。

七、报关部对被海关累计扣分30分的报关员，应指令其写出分析材料、并给予警告。

八、报关部对评定的“不合格报关员”应予辞退。第十三章报关员违规处理制度

一、为了提高报关服务质量，更好的规范报关员的报关行为，促进报关工作顺利开展，建立“报关员违规处理制度”。

二、报关员的报关行为中有违反有关法律法规规定的行为、违反公司有关工作规章制度的行为视为违规。

三、报关部经理对报关员的日常报关行为进行监督管理。

四、根据日常工作中发现的、客户投诉举报的、海关等联检单位移交的或其他途径获得的线索，认为报关员有违规行为发生的，应认真调查处理。

五、报关部经理负责报关员违规行为的调查、处理。对违规行为的调查要仔细、客观、实事求是。并将调查处理意见、违规行为详细记录在《报关员违规调查处理情况表》上。

六、部门经理对调查处理意见签署意见后，由总经理签署处理意见。

七、报关员违规行为的调查、处理时间原则上不超过一个月。

八、部门经理需将调查处理结果以书面形式通知报关员本人，并通报全公司。第十四章报关员注册及注销管理制度一、报关员注册管理制度第一条依据海关相关管理规定，公司人事管理人员应确保注册人员符合以下注册条件：

1.具有中华人民共和国国籍；

2.通过报关员资格全国统一考试，取得《报关员资格证书》；

3.与本公司签订有效劳动合同关系；

4.首次申请报关员注册的，应在本单位连续3个月的报关业务实习，并在海关实习备案；

5.报关员注册有效期届满之日起连续2年未注册再次申请报关员注册的，应当经过海关报关业务岗位考核，考核合格的，可以向海关申请报关员注册。

第二条有下列情形之一的，公司人事管理人员不得为其申请报关员注册：

1.不具有完全民事行为能力的；

2.因故意犯罪受到刑事处罚的；

3.被海关取消报关从业资格的。

第三条有下列情形之一的，公司人事管理人员暂不为其申请报关员注册：

1.被海关暂停执业期间注销报关员注册的；

2.被海关暂停执业期间注册有效期届满的；

3.记分达到《中华人民共和国海关对报关员记分考核管理办法》规定分值，未参加海关组织的报关业务岗位考核或者考核不合格，注销报关员注册的；

4.记分达到《中华人民共和国海关对报关员记分考核管理办法》规定分值，未参加海关组织的报关业务岗位考核或者考核不合格，注册有效期届满的。

第四条对于首次申请报关员注册的，公司人事管理人员应及时为其在海关办理实习备案。第五条对于符合申请条件的人员，公司人事管理人员向公司管理人员申请注册审批，审批通过后及时为其准备注册应提交的文件：

1.《报关员注册申请书》；

2.《中华人民共和国海关报关企业注册登记证书》复印件；

3.《报关员资格证书》复印件；

4.与本单位签订的合法有效的劳动合同复印件；

5.身份证件复印件；

6.所在报关单位为其缴纳社会保险证明复印件；

7.首次申请报关员注册的，提交本单位海关备案的《实习备案单》和本单位出具的《实习证明》；

8.报关员注册有效期届满之日起连续2年未注册再次申请报关员注册的，还应提交海关报关业务岗位考核合格的证明材料；

9.台湾居民、香港和澳门居民中的中国公民提出申请的，还应提交《台港澳人员就业证》复印件；

10.本公司委托专人办理的授权委托书。

申请人按照海关规定提交有关文件资料，正本及复印件一式两份，其中规定提交复印件的，应当将正本原件交海关验核。

第六条公司人事管理人员准备好文件后，由专人向所在报关单位注册海关提出申请并提交材料。

第七条报关员证注册完成后，严格按照公司管理制度使用。第八条公司人事管理人员必须严格按照以上条件为员工办理报关员注册，不得违反海关规定。二、报关员注销管理制度第一条根据《中华人民共和国海关报关员执业管理办法》第二十一条的规定，有下列情形之一的，公司人事管理人员应及时通知报关员到注册地海关申请报关员注册的注销或由报关单位提交《注销报关员注册申请书》申请注销：1、报关员不再从事报关业务的；2、报关员辞职的；3、报关单位解除与报关员的劳动合同关系的；4、报关单位申请注销海关注册登记的。第二条对于符合申请注销条件的人员，公司人事管理人员应及时配合其准备注销应提交的文件，或由本公司专人提交注销文件：1、《注销报关员注册申请书》（报关员本人申请用）；2、《报关员证》；3、《报关员资格证书》复印件；4、报关员离职，未按规定申请海关注销报关员注册的，由本公司提交《注销报关员注册申请书》（报关单位申请用）。注：申请人按规定提交复印件的，复印件加盖公章，并将原件交海关验核。第三条公司人事人员在员工离职后必须在海关要求期限内为其办理注销手续。第四条公司组织专门人员按季度举行内部审核，确保本公司注册报关员符合海关要求。第四部分安全运营管理部分第一章办公场所安全制度(一)总则为规范公司办公场所的安全管理，保障办公人员的身心健康，特制定本制度。(二)适用范围本制度适用于公司办公场所的安全健康管理。(三)管理职责各部门和分公司负责本部门办公场所的安全健康管理。(四)管理内容与要求1.办公场所工作环境要求：1.1室内通风良好，照明充足；1.2在合适的位置设置安全警示标志，如：逃生路线标志、禁止吸烟标志、注意防滑和防碰标志等；1.3保持地板清洁，无杂物、无流液、无突起物或其他不规则处；1.4室内高处堆放或吊挂的物品应稳固可靠；1.5办公室装修应使用阻燃、无毒材料；1.6禁止大声喧哗、打闹，严禁随地吐痰和扔垃圾。2.人员防护要求：2.1熟悉自己工作区域中的所有常规及紧急出口，清楚安全消防设备的位置和使用方法；2.2未经相应的学习或培训，不得随便操作任何办公机器和设备；2.3办公人员在使用某些设备时，应做好个人防护。3.文件柜及办公桌使用要求：3.1文件柜、办公桌摆放位置合适，做到整齐、美观；3.2文件柜内物品放置合理，保证重心不偏离，防止因重心偏离导致物品落地或使人员受到伤害；3.3办公桌面整齐，正确使用抽屉，防止挤手。4.物品的保管和存放：4.1办公室的设备和器具摆放位置应合适、整齐，不能妨碍人员走动和堵塞逃生通道；4.2走道内、楼梯上、楼梯口灭火设备周围应无障碍物、堆放物；4.3饮料罐、垃圾及其他废物应及时放入垃圾箱内，保持办公室清洁卫生；4.4禁止将垃圾、有毒、易燃、易爆和放射性物品放入办公室内。5.消防设备的管理：5.1办公室或走道内，应配备一定数量的灭火器材，配备数量、规格由生产运行部根据有关规定配置；5.2所有移动式消防器材应保存在原规定的位置，由安全管理员指定专人分管，分管人要做到定期检查保养，保证标牌清晰、药剂有效；6.用电管理要求：6.1办公室内应安装有效的漏电保护装置；6.2办公室用电总量必须少于室内接线盒（板）的额定容量，接在每一个接线板上的用电设备容量总数要少于线板的额定容量；6.3办公室内配置的电器，如空调、复印机、微机、碎纸机、饮水机、冰箱等应有专人负责，做到操作准确，人离开后切断电源；6.4办公室用电设备的电线、插头、插座应保持完好，无缺口、破损和连接不当的现象；6.5复印机应放置在通风良好的场所；6.6所有用电设备不要放置在潮湿的场所；6.7安装或修理电气设备时，务必关掉电器电源并拔下插头；6.8每天离开办公室之前，应断开无关的电气设备电源；6.9严禁在办公室内用电炉取暖、做饭。7.吸烟管理要求：7.1公司办公室等场所内不准吸烟。7.2吸烟者在允许的场所内吸烟时，要将用过的火柴杆、熄灭的烟头放入烟缸内或专门设置的简易盒、桶内，不准随地乱扔或塞放到其它地方，做到人走烟灭。7.3烟缸和简易盒、桶内禁止放入纸屑和其它易燃物品。7.4清理烟缸和简易盒、桶时，必须检查是否存有火种，严禁将未熄灭的烟头、火柴杆倒入垃圾箱内。8.其它相关要求：8.1公司人员进入公司需打卡进入；8.2客户及商业伙伴等来访者进入公司需作登记；8.3对与业务无关而进入办公场所的人员，如推销产品、收购废品等，门卫及员工应谢绝入内或及时报告；9.检查与监督：9.1办公场所主管部门，每月应对分管场所进行安全健康检查，并做好记录；9.2对员工反映强烈的办公环境问题，如噪声、照明、高低温等问题，需要改善的应及时进行整改。10.应急演练：10.1人员集中的办公场所(如机关办公楼)，在适当时机应安排应急逃生演习；10.2应急逃生演习的具体操作按《应急准备与响应管理程序》和公司《安全危机管理体系》的相关要求执行。第二章员工招聘管理制度1目的防止本公司管理人员、敏感岗位工作人员利用工作职务的特殊性及职务便利，进行恐怖活动或非法活动的情况出现，而做出入职前安全调查。2范围以调查应聘之申请人在过去的个人经历后工作经历，是否有犯罪记录、前雇主评语等作为调查基准。3人力资源部主管对以上人员的安全调查，人力资源部文员协助及记录。4工作方法4.1应聘敏感岗位工作人员职务之申请人必须提供下列文件/证件作为安全调查的凭证：个人身份证正本相片（近照）有效的保安员上岗证正本过去工作经历学历证件正本4.2人力资源部主管在收到申请人的上述文件后，指派特定人事专员进行背景调查，记录于《员工背景调查表》。4.3背景调查包括以下几种形式：4.3.1以挂号书信寄到有关前雇主或有关部门查证申请人的情况；4.3.2以电话查询；4.3.3以电邮查询；4.3.4问询申请人的同乡或介绍人等方法，以获得所需数据。4.4调查主要环绕申请人的：4.4.1是否曾触犯中华人民共和国刑法并曾判刑；4.4.2是否曾被剥夺公民权利；4.4.3通缉在案，尚未结案者；4.4.4曾贪污受贿，私挪公款受到处罚者；4.4.5曾有严重渎职行为者；4.4.6曾有因品格不良被开除者；4.4.7身体状况不良或患有精神病或传染病而影响工作者等等。4.5负责背景调查的人；人力资源部主管及文员必须将调查所得资料保密，不得泄露资料来源，也不可以将调查结果告知申请人。4.6当人力资源部对申请人的背景未能获得足够的数据时，可再次邀约申请人再次面试。4.7人力资源部主管如最后仍无法决定申请人的背景时，应将所有调查所得资料转交安全经理作最后决定。4.8所有个人安全调查资料由人力资源部保存两年（在敏感岗位人员离职日起计算）。4.9如敏感岗位工作人员的背景有新的发展或资料，人力资源部在收到数据后14工作天内必须更新其个人数据。5记录5.1重要岗位员工背景调查表第三章安全制度与重大事故处理流程1.安全生产制度1.1安全生产目标：杜绝恶性事故的发生，避免责任事故的重复发生1.2安全生产事前、事中、事后要做好以下工作1.2.1事前：要对可能发生的安全事故及隐患进行评估，并做好紧急预案及演练；1.2.2事中：要建立安全生产的流程与制度，并对人员进行培训；1.2.3事后：安全事故发生后，要及时上报公司；并对事故的原因进行分析，采取安全措施，将影响降至最低；1.5召开年度安全生产总结会，会议内容包括：年度内安全事故发生的原因及整改措施，针对整改措施修订安全运营的相关制度。事故分析要求包括：1.5.1对供应商的评估，所供备件、设备等的质量是否经过检测，是否存在缺陷；1.5.2是否有明确的操作流程；1.5.3培训是否到位；1.5.4执行是否有效。2.重大事故处理流程2.1范围：适用于全公司2.2规定：所有人员伤亡、重大财产损失、船舶碰撞、偷渡、滞留事故（以下称“重大事故”），必须上报集团安全运营中心。2.3重大事故处理流程2.3.1上报发生责任事故时，责任公司总经理第一时间上报集团安全运营中心。2.3.2应对与处理责任公司与安全运营中心制订事故调查与跟踪处理方案。2.3.3跟踪安全运营中心负责跟踪处理措施以及纠正预防措施的实施。2.3.4案例撰写由责任公司完成案例的撰写。2.3.5归档责任公司均归档。第四章供应商与合作伙伴评审制度目的：本程序提供了为公司有效的识别安全可信的商业合作伙伴的方法。为了获得公司的商业伙伴安全运作情况，确保商业伙伴的安全目标及标准符合公司的安全要求。3、分类签约主体单位负责组织相关的部门进行评审；涉及收支合同，财务中心必须参与评审。4、职责：4．1综合部经理负责供应商选择和识别。4．2业务经理负责设计安全调查问卷。4．2安全调查问卷的分发及回收由相关业务部门负责执行。4．3安全评估由总经理助理负责。5．2．3供应商安全调查问卷：只适用于获得供应商有关安全程序状况信息，必须要包含以下方面：a.商业合作伙伴与源产地b.程序安全c.访问控制d.物理安全e.人员安全f.安全培训与安全意识g.货柜安全h.信息安全5、相关记录5．1安全管理系统调查问卷第五章内部审计制度1.内审包括：1.1财务会计报告审计。1.2内部控制系统审计。1.3总经理/财务经理等离任审计。1.4报关业务审计。1.5专项审计。1.6受理举报和投诉。2.审计人员工作纪律诚实守信、客观公正、廉洁自律、保守秘密3.审计程序3.1编制审计计划年度终了制定下一季度审计计划（包括被审计对象、目的、时间安排、内容、预算等）,经审计委员会批准后，在集团范围内发布公文。3.2审计立项依据具体审计项目就审计模型进行更新和完善；确定审核组成员，安排审核日程，编制费用预算；在审计OA系统中申请立项审批。3.3审计通知立项批准后，在审计OA系统中发出审计通知，内容包括审计目的、审计人员、被审计对象、日程、内容和审计模型。3.4实施审计召开审计会议，传达本次审计日程、目的、原则、方法和纪律，与有关人员进行情况了解与沟通；编写审计工作底稿，实施审计，形成书面审计记录，并提出审核意见，必要时复印原始单据。3.5审计报告形成审计报告及整改建议并获得被审计方的书面确认；在审计OA系统中，向CEO、体系或集团职能中心提报审计报告。3.6整改跟踪审计报告获批后，向被审计方发送审计报告及整改建议；下发意见通知书至被审计方；对整改情况进行跟踪，完成审计OA系统跟踪情况汇报。3.7审计档案审计OA系统生成年度审计实施项目台账，以便对年度审计工作开展情况进行反馈和了解；电子档案、书面材料应整理成文件夹分卷宗存放。3.8年度审计报告安全运营中心总监年度终了就上述进行的审计工作形成汇总报告，提报审计委员会。4违纪责任被审计单位或个人必须积极配合审计工作，真实反映审计事项，违反规定，按《员工手册》奖惩条例进行处理。第六章信息系统安全预防及危机应对措施1.定义系统安全、网络安全、设备安全2.范围适用于山东省海丰国际货运报关有限公司3.数据中心安全预防措施3.1安全预防：3.1.1E-MAIL系统出现故障，立即启用备用服务器,查找原因,联系售后服务商；根据网络、设备应对制度采取相应措施。3.1.2采用VPN、数据专线等技术组建集团广域网，保证内部网络与外部INTERNET的隔离3.1.3建立双网络中心作互备3.1.4购买防火墙维护服务，如果受到攻击引起网络故障，及时切断外网，联系售后服务商进行处理3.1.5购买防病毒软件升级服务3.1.6数据备份数据中心备份策略：各业务系统、财务系统、办公系统等实施每天增量备份，每周全备份，每周将备份数据同城异地保管。填写《数据备份记录表》、《备份数据异地保管记录表》.邮件系统：实时备份数据中心建立异地灾备数据中心，实现数据异地在线备份备份数据测试：每年至少一次将备份数据进行恢复测试3.1.7核心服务器和网络设备必须采用双机，购买维保服务，设备出现故障时，使用备用设备，及时恢复。3.1.8数据中心建立机房环境监控报警系统，对于机房供电和温度等异常变化能够发出远程报警信息3.1.9数据中心要配备发电机4.口岸公司数据中心安全预防措施4.1公司数据中心配备UPS应急电源4.2有数据中心的公司选择办公楼时，应选择有备用电源设备的办公楼4.3公司专线安装备用线路4.4数据备份:每周全备份当地服务器数据，填写《数据备份记录表》备份数据测试：每年至少一次将备份数据进行恢复测试，填写《备份恢复测试台帐》5.恢复流程5.1适用范围本流程适用集团及口岸数据中心进行灾备恢复和测试5.2灾备恢复流程：5.2.1搭建网络和服务器等硬件环境，网络管理员测试网络5.2.2系统管理员和数据库管理员将备份数据导入5.2.3数据库管理员检查数据库，系统管理员检查应用系统5.2.4用户进行系统测试5.2.5系统正式使用附表1：海丰报关数据备份记录表数据备份记录表日期备份内容签字备注附表2：备份数据异地保管记录表备份数据异地保管记录表序号接收时间备份内容磁盘编号接收人签字备注12345附表3：备份恢复测试台帐备份恢复测试台帐日期目标数据库恢复介质备注操作确认第七章用户终端电脑管理规定1.电脑使用规定1.1使用公司电脑必须遵守此管理规定。不得利用公司电脑和网络从事与业务无关的活动；1.2禁止私自安装软件；禁止卸载公司统一安装的各种网络安全软件；禁止私自更改计算机配置；1.3使用公司外部的光盘、软盘、U盘、移动硬盘等存储介质必须扫描病毒后才能使用；1.4禁止拷贝公司内各种办公软件，禁止对外泄漏公司内部计算机及网络信息；1.5禁止使用公司电脑运行游戏软件1.6禁止私自拆卸公司电脑；1.7使用MSN、QQ等消息软件，只限于发送信息;1.8电脑之间共享文档必须设置密码;1.9禁止利用电话线路建立拨号连接2.互联网及电子邮件使用管理规定2.1办公使用的电子邮件只限于处理日常办公、业务使用。公司有权进行监控，按照管理级别查看。2.2严格遵守当地互联网使用的法律法规2.3禁止发送垃圾邮件和病毒邮件；2.4禁止在集团内部向所有人群发邮件；群发邮件数量不得超过50个用户；2.5邮件的大小不得超过10M（MegaBytes）。2.6不准打开后缀为exe、bat等可执行文件的附件；2.7邮箱帐号命名规则：首选姓（全称）+名（全称/简称）2.8邮件的密码必须定期更改3.邮件审批管理规定3.1定义：本规定中所指邮件审批是指使用公司邮箱。3.2管理规定：3.2.1普通员工发送的邮件必须经过主管级以上人员审批；新员工在申请邮箱时必须同时填写《邮件审批表》。3.2.2要取消或更改邮件审批功能，需要填写《邮件审批表》。3.2.3不使用和邮箱的参照执行附表1：海丰国际邮件审批功能申请表海丰报关邮件审批功能申请表申请单位被审批人/邮箱审批人/邮箱方式□新增□变更□删除被审批人签字审批人签字总经理签字4.数据中心管理规定（包括集团数据中心和各分公司数据中心）4.1数据中心要保持清洁、卫生，无关人员未经批准严禁进入。4.2进入机房人员不得携带任何易燃、易爆、腐蚀性、强电磁、辐射性、流体物质等对设备正常运行构成威胁的物品。4.3数据中心内严禁吸烟、喝水、吃食物、嬉戏和进行剧烈运动，禁止拍照。4.4路由器、交换机、服务器、通信设备不得自行配置或更换，更不能挪作它用。4.5建立本地数据中心档案。对发生的故障、处理过程和结果登记《海丰国际系统应急/变更解决台帐》。4.6服务器的各种帐号/密码严格保密。4.7未经许可，不得在服务器上安装新软件。4.8对数据实施严格的安全与保密管理，防止系统数据非法生成、变更、泄露、丢失及破坏。4.9备份数据的保管地点应有防火、防热、防潮、防尘、防磁、防盗设施。4.10数据中心工作人员应恪守保密制度，不得泄露各种信息与数据。

5.外来人员接入海丰网络审批流程5.1适用范围本流程适用于外部电脑接入海丰所有分公司的网络。5.2审批权限除合资公司外，对于任何外部电脑需要使用海丰网络，都需要按照本流程执行。分公司当地接入的访问由分公司审批，需要访问集团服务器资源的需要经过集团审批。5.3具体规定及操作流程5.3.1接入公司网络之前，由当地IT人员检查电脑的病毒和木马，如果有病毒或木马立即清除，清除不掉的禁止接入。5.3.2填写《内部网络接入申请表》。5.3.3使用完毕后由IT人员负责清除外来电脑的网络配置。附表2：海丰国际网络接入申请表内部网络接入申请表内部网络接入申请表申请人电脑数量接入地点接入原因访问的系统或端口使用时间IT人员Comments：Sign：DMYGeneralManagerComments：Sign：DMY第八章业务档案管理规定编号：HFBG2009第03号1.定义及适用范围用于规范公司各类业务档案的归档、查阅、销毁流程、档案年限及档案管理人员的工作职责等。2.保管权限2.1各业务部门负责保管本部门的业务档案，业务主管为本部门业务档案的档案管理员。2.2综合部负责保管公司下发的制度、公文、通知、会议纪要、评审文件、公司证照等原件和电子版。3.操作流程3.1档案归档流程档案管理人员依据归档时间收集档案档案管理人员依据归档时间收集档案填写档案交接明细表一式两份，交接双方签字复印一份目录放入档案文件夹将书面档案扫描，形成电子档案3.2档案查阅、借阅流程3.2.1如要复印档案原件、将原件带出档案室、或拷贝电子档案，须由公司总经理签批。3.2.2查阅档案一律在办公室进行，查阅资料要注意爱护档案，妥善使用，确保完整无损。3.2.3不得私自转借、复印、抄录、圈注、涂改、折卷，所查文件如系案卷，只准翻阅有关部分，并要保密，阅后立即归还。3.3档案销毁审批流程3.3.1档案管理员填写《档案销毁申请表》，报部门经理审核，经总经理审批后方可销毁。3.3.2根据档案保存时间，对到期档案进行销毁。4.档案管理规范4.1业务单证每月归档，保存时间为3年。4.2档案室内需搭建档案架来保存档案，不可用纸箱或其他容器堆放。标准化格式见附件本规定自2009年1月1日起施行。2009.1.1附表1档案交接明细表SITCFilesHandoverForm交接时间：______年____月____日