某公司采购业务运作精要

公司采购业务运作精要1公司采购业务运作精要采购基本知识采购作业流程采购需求描述

采购准备工作

采购实施作业

采购控制作业

供应商的管理采购谈判技巧采购品质管理

采购成本控制2公司采购业务运作精要(一)3采购基础知识采购基础知识4采购基础知识采购的含义采购管理的内涵采购的范围采购的职能采购人员的业务素质采购基础知识5采购的含义(1)1、狭义的采购(Purchase)——是指限于“购买”(Buying)的方式，由买方支付对等的代价，向卖方换取物品的行为过程，亦即所谓的“一手交钱，一手交货”或“银货两讫”。个人——满足消费需求；公司——满足生产需求注意点：在狭义的采购之下，买方一定要先具备支付能力，也就是要有“钱”才能换取他人的物品，未满足自己的需求。“钱”-现金的价值与重要性采购基础知识6采购的含义(2)2、广义的采购（Procurement)——购置系指除了以购买的方式，占有物品之外，还可以用下列途径取得物品的使用权，来达到满足需求的目的。

租赁：即一方以支付租金的方式取得他人物品的使用权。（举例：1、租结婚礼服。2、租录影带或武侠/爱情小说。3、租用货车等）

借贷：即一方以无需支付任何代价的方式，取得他人物品的使用权；使用完毕，仅返还原物品。（举例：1、朋友之间借钱/借房。2、各母,子公司之间，生产资料彼此调拨）

交换：以物易物的方式，取得物品的所有权及使用权。（举例：1、中国前苏联。2、美国通用汽车公司埃及纳塞汽车公司)

征收：政府以有偿和无偿方式，取得民间物品的使用权或所有权。（举例：战争时，政府征用钢铁厂及机械厂，作为生产武器弹药的用途）装满216节火车车厢的芒果汁一架IL-28型客机技术及员工培训小汽车采购基础知识71、公司功能的内涵适当的供应商（RightVendor）…….合格的供应商（QualifiedVendor)

关键点：建立平等互需的买卖机会，维持长期合作的交易关系适当的品质（RightQuality）

关键点：品质以适合可用为原则适当的时间（RightTime)…….JIT适时管理

关键点：适时采购，及时交货是最好的管理原则适当的价格（RightPrice)关键点：“一分价钱一分货”适当的数量（RightQuality)关键点：避免“过与不及” 采购管理的内涵(1)采购基础知识82、管理功能的内涵事前规划（Planning)：组织建立&作业流程&预算事中执行（Doing)：竞争策略&一般策略&行动计划事后控制（Seeing)：采购人员行为规范&工作绩效评估&内、外关系协调.采购基础知识采购管理的内涵(2)9

有形的物品

1、原料：直接使用于生产之原料。

（举例：织布用的棉纱，生产电路所用的晶片，生产水泥所用的石灰石等）2、副料：除了原料之外所耗用的材料。

（举例：化学催化剂；螺丝；锉刀；瓦斯；包装袋和打包带等）3、半成品：已经过一次或多次处理并将在后面的阶段进行深加工。

（举例：钢板，钢丝和塑料薄片等）4、成品：包括被用来销售而采购的所有产品。

（举例：汽车，收音机等）5、机具及设备：指制造产品的主要工具。6、事务用品：办公室生产线人员在文书作业上所需的设施及夹具，纸张，以及任何其它杂项购置。

（举例：桌椅，帐册，计算机，扫把和衣架等）采购基础知识采购的范围(1)10无形的劳务务1、技术：取得正确确操作或使使用机器，，设备，原原料等的专专业知识(Knowhow)。2、服务：售前服务：：指卖方在在交易前提提供产品的的资讯。包包括产品说说明，操作作示范制作作过程或材材料规范，，参观设施施等。关键点:此此项服服务要增加加采购人员员的产品的的专业知识识,对决策策有帮助.售后服务：：指卖方提提供机器，，设备之安安装或修护护，操作或或使用方法法的教育训训练，运送送及退换货货品等。专业服务：：指聘专家家，管理顾顾问，律师师等专业人人员所提供供的特殊服服务。勤务服务：：指日常作作业性质的的服务，包包括资讯传传达，膳食食服务，搬搬运，清洁洁，警卫等等。3、工程发发包：包括括厂房，办办公室等建建筑之营造造与修缮。。采购基础知知识采购的范围围(2)11采购职能战术采购订购职能内部用户确定规格选择供应商制定协议供应商谈判签定合同订购发货和评估进度检查和评估供应商原料来源供应购买购置采购职能活活动：确定需要购购买的商品品和服务的的规格（按按照要求的的质量和数数量）；选择最合适适的供应商商；为制定协议议做准备和和实施与供供应商的谈谈判；将订单发给给优先供应应商；订单的监督督和支出控控制；后续工作和和评估（解解决索赔，，产品和供供应商档案案的更新，，供应商评评级和分类类）附：采购职职能不包括括物资需求求计划、原原料的安排排、存货管管理、引入入检查和质质量控制方方面的责任任。采购基础知知识采购的职能能12国内采购界界流传“一一张嘴，两两条腿，外外带一付好好下水”采购人员的的业务能力力：了解购买的的物品和所所在行业———产品原原理，性能能要求。了解市场———行情，，价格走势势。了解供应商商——供应应商实力，，报价的合合理性。供应保证———实地考考察供应商商供应保证证能力（质质量标准，，交货及时时性等）谈判能力和和计划能力力——用来来获取最低低总价格。。产品成本分分析能力（举例：1999年年IBM被美国采购购协会评为为全球最佳佳采购组织织，IBM公司资深副副总裁，首首席采购官官GeneRitcher在获知识一一消息之后后，发表了了热情洋溢溢的讲话““……………..”)采购基础知知识采购人员的的业务素质质13管理能力的的发展则是是对具有潜潜力的采购购人员施以以管理能力力的训练，，使他们在在不久的将将来可以进进入管理阶阶层中，成成为经理人人才。教育训练自我评估资格认证管理能力发展采购人员培训对具有潜力的采购人员施以管理能力的训练借由外界的资格考试来取得采购技能的认识经由自我评估来了解本身采购能力的优缺点并设计改进计划经由系统化的训练计划来培养专业的采购人员举例：采购购管理人员员的发展采购基础知知识14采购作业流流程采购作业流流程15采购作业流流程采购作业流流程基本步步骤流程控制手手法采购表单采购作业流流程16举例：某外外资电子公公司采购人人员角色及及训练整体成本的考量(Totalcostthinkers)销售技巧训练后勤运送专家(Logisticexperts)清楚地了解顾客的需求(Knowledgeableaboutcustomers’needs)清楚地了解公司的需求(Knowledgeableaboutcompany’sneeds)具有远见(Long-termthinkers)生意人(Businessman)法务专家(Legalexperts)绝佳人际关系处理能力(Excellentpeoplerelationsmanagers)与工程人员共事的能力(Abletoworkengineers)最佳供应商的选择能力(Selectingbestsuppliers)谈判者(Negotiators)采购者的角色与能力一般管理训练汇率波动影响ISO9000认证标准供应商关系处理能力班-PQA90训练法务及合约签订训练谈判技巧训练自制或外购训练物流能力训练基本采购训练国际贸易及运输训练需受的训练采购基础知知识17采购作业流流程基本步步骤：采购之来源源——国内内采购，国国外采购。。采购的方式式——议价价，比价，，招标。作作业细节上上有差异采购的对象象——物料料，工程发发包等。流流程大同小小异公司规模越越大，采购购金额偏高高者，对程程序的设计计越为重要要。举例：介绍绍美国采购购学者威斯斯订（J.H.Weting）采购作业步步骤:一般采购作作业流程设设计关键点点：（下页）采购作业流流程(1)采购作业流流程18举例：介绍绍美国采购购学者威斯斯订（J.H.Weting）采购作业步步骤（1）确认需求。。即在采购购之前，应应先确定买买哪些物料料？买多少少？何时买买？由谁决决定等？需求说明。。即确认需需求之后，，对需求的的细节如品品质、包装装、售后服服务、运输输及检验方方式等，均均须加以明明确说明，，以便来源源选择及价价格谈判等等作业能顺顺利进行。。选择可能的的供应来源源。即就需需求说明，，从原有供供应商中，，选择实绩绩良好厂商商，通知其其报价。或或以登报公公告等方式式，公开征征求。合宜价格决决定。即决决定可能的的供应商后后，进行价价格谈判。。订单安排。。即于价格格谈妥后，，应办理订订货签约手手续。订单单或合约，，均属具有有法律效力力的书面文文件，对买买卖双方的的要求及权权利义务，，须予列明明。采购作业流流程19订单追踪与与稽核。即即签约订货货之后，为为求销售厂厂商之如期期、如质、、如量交货货，应依据据合约规定定，督促厂厂商按规定定交运，并并予严格检检查收入库库。核对发票。。厂商交货货验收合格格后，随即即开具发票票，要求付付清货款时时，对于发发票的内容容是否正确确，应先经经采购部门门核对，财财务部门才才能办理理付款。不符与退货货处理。即即凡厂商所所交货品与与合约规定定不符而验验收不合格格者，应依依照合约规规定退货。。并立即办办理重购，，予以结案案。结案。即凡凡验收合格格付款，或或验收不合合格退货，，均须办理理结案手续续，清查各各项书面资资料有无缺缺失，绩效效好坏等，，签报高阶阶层管理或或权责部门门核阅批示示。记录与档案案维护。即即凡经结案案批示后之之购案，应应列入档案案登记编号号分类，予予以保管，，以备参阅阅或事后发发生问题之之查考。档档案都有一一定保管期期限之规定定。举例：介绍绍美国采购购学者威斯斯订（J.H.Weting）采购作业步步骤（2）采购作业流流程20一般采购作作业流程设设计的关键键点:注意先后顺顺序及时控控制。即应注意其其流畅性与与一致性，，并考虑作作业流程所所需时限。。譬如，避避免同一主主管对同一一采购案件件，做数次次的签核；；避免同一一采购案件件，在不同同部门有不不同的作业业方式；避避免一个采采购案会签签部门太多多，影响作作业时效。。注意关键点点之设置。。即为便于控控制，使各各项在处理理中的采购购作业，在在各阶段均均能追踪管管制。如：：国外采购购，从询价价，报价、、申请输入入许可证、、开信用状状、装船、、报关、提提货等均有有管制要领领或办理时时限。注意划分权权责或任务务。即各项作业业手续及查查核责任，，应有明确确权责规定定及查核办办法。如：：请购、采采购、验收收、付款等等权责均应应予区分，，并指定主主办单位。。避免作业过过程中发生生摩擦、重重复与混乱乱。即注意变化化性或弹性性范围以及及偶发事件件之因应法法则，譬如如“紧急采采购”及““外部授权权”，系有有权宜办法法或流程来来特别处理理。采购作业流流程(2)采购作业流流程215.程序繁简或或被重视的的程度,应应与所处理理业务或采采购项目的的重要性或或价值的大大小相适应应。即凡涉及数数量较大，，价值较高高或易发生生舞弊之作作业，应有有较严密之之处理监督督。反之，，则可略予予放宽，以以求提高工工作效率。。处理程序应应合时宜。。即应注意程程序的及时时改进，早早期设计的的处理程序序和流程，，经过若干干时日后，，应加以检检讨，不断断改进，以以因应组织织的变更，，或作业上上的实际需需求。配合作业方方式的改善善。譬如手工的的作业方式式改变为电电脑化作业业，因此流流程与表单单需作相当当程度的调调整或重新新设计。采购作业流流程(3)一般采购作作业流程设设计的关键键点:采购作业流流程案例22流程是指使使用资源将将输入转化化为输出的的活动或一一组活动。。流程控制是是指系统的的识别和管管理组织内内所应用的的流程，特特别是这些些流程之间间的相互作作用。流程控制力力求实现持持续改进的的动态循环环，使组织织获得可观观的收益，，典型表现现在产品，，业绩，有有效性，效效率和成本本方面。ACPDACPD时间改善目标手法:PDCA（策划---做---检查---行动动)P(策划):根根据顾客的的要求和组组织的方针针为提供结结果建立必必要的目标标和流程.D(做):实施施流程.C(检查):根根据方针,目标和产产品要求,对流程和和产品进行行监视和测测量,并报报告结果.A(行动):采采取措施,以持续改进流程业业绩.流程控制手手法采购作业流流程23采购作业流流程——以以采购表单单进行其实实际申请及及承办手续续。采购表单设设计采用一次自自动套写（（Onewritingsystem)采用单一功功能（Multi-FunctionorUsers)1、请购单（PurchaseRequisition_PR)2、订购单（PurchaseOrder_PO)采购表单案例采购作业流流程24采购需求描描述采购需求描描述25采购需求描描述采购的核心心工作采购规格其他采购说说明如何选择正正确的方法法描述采购购需求采购需求描描述26采购的核心心工作：采购描述（（PurchaseDescription)采购的核心心工作(1)采购需求描描述27采购描述直直接影响了了采购商品品的品质、、功能与价价款价格。。采购描述要要提供下述述几个目标标。所欲购买的的产品为何何？采购订单主主要内容。。建立验收，，测试与品品质检查的的标准。采购说明可可分为两大大类：详细式的规规格其他采购说说明采购的核心心工作(2)采购需求描描述28产品制作规规格包含四四要素：基本功能的的设计要素素；消费者可接接受程度的的行销要素素；符合经济效效益的制造造要素；市场，原料料之取得，，供应商能能力及成本本的采购；；如何设计合合适的规格格:采购早期介介入正式委员会会非正式组织织采购协调者者采购规格(1)采购需求描描述29撰写规格为了设计与与行销所需需的功能性性特质、化化学属性、、尺寸、外外观等。为了了制制造造所所需需的的材材料料之之操操作作性性。。为了了检检验验所所需需可可以以测测试试材材料料是是否否符符合合规规格格。。为了了仓仓储储所所需需而而能能有有效效率率的的收收料料、、储储存存及及发发料料。。为了了生生产产控控制制所所需需而而能能有有效效率率地地规规划划材材料料的的使使用用。。具备备获获取取材材料料的的采采购购能能力力且且供供应应来来源源有有充充分分的的竞竞争争性性。。必要要时时，，生生产产控控制制部部门门及及采采购购部部门门皆皆有有能能力力取取得得材材料料替替代代品品。。使厂厂商商能能以以最最低低的的总总成成本本取取得得适适当当品品质质的的需需求求。。使厂厂商商使使用用商商业业或或工工业业标标准准材材料料之之需需求求。。当当经经常常使使用用非非标标准准化化的的材材料料时时亦亦能能建建立立公公司司的的标标准准。。采购购规规格格(2)采购购需需求求描描述述30规格格的的种种类类商业业标标准准设计计规规格格工程程设设计计图图原料料及及制制造造方方法法的的规规格格采购购规规格格(3)采购购需需求求描描述述31功能能性性的的规规格格（举举例例：：电电线线的的功功能能性性的的规规格格，，----耐耐热热程程度度，，电电阻阻等等导导电电能能力力））功能能及及适适当当规规格格品牌牌或或商商标标样品品市场场等等级级经认认证证的的产产品品混合合法法实际际状状况况方法法采采购购项项目目（（%））品牌牌25商业业标标准准26规格格31混合合法法8其他他10100此表表根根据据史史丹丹福福大大学学商商研研所所针针对对168家家制制造造业业的的调调查查其它它采采购购说说明明采购购需需求求摘摘述述方方法法注意意点点:无无论论使使用用何何种种方方法法描描述述采采购购需需求求,让让产产品品执执行行其其功功能能的的最最低低品品质质需需求求必必须须加加以以规规定定.采购购需需求求描描述述32如何何选选择择正正确确的的方方法法描描述述采采购购需需求求小量量及及非非重重要要的的采采购购使使用用品品牌牌是是描描述述需需求求的的最最佳佳方方式式。。利用用品品牌牌当当做做规规格格说说明明特特别别可可使使用用于于：：所欲欲取取得得之之技技术术与与品品质质水水准准的的规规格格不不易易描描述述；；采购购者者的的最最终终产产品品会会因因为为使使用用这这项项品品牌牌而而得得到到广广告告的的效效果果而而获获取取利利益益；；当使使用用者者对对品品牌牌有有偏偏好好或或偏偏见见，，且且这这些些偏偏见见几几乎乎是是不不可可能能消消除除的的时时候候；；当采采用用品品牌牌或或样样本本是是无无法法说说明明需需求求时时，，就就要要使使用用某某种种规规格格说说明明，，但但要要考考虑虑的的是是竞竞争争的的重重要要性性以以及及避避免免不不必必要要的的限限制制。。采购购需需求求描描述述33采购购准准备备工工作作采购购准准备备工工作作34采购购准准备备工工作作采购购准准备备工工作作采购准备采购预算采购计划编订采购数量计划的目的决定采购数量之资料基础采购数量之计算与订购方法决定最适当的采购数量什么是采购预算采购计划与预算之影响因素35采购购计计划划(1)编订订采采购购数数计计划划的的目目的的:预估估计计划划需需用用数数量量与与时时间间，，防防止止供供应应中中断断，，影影响响产产销销活活动动。。避免免材材料料储储存存过过多多，，积积压压资资金金，，及及占占用用堆堆积积的的空空间间。。配合合公公司司生生产产计计划划与与资资金金调调度度。。使采采购购部部门门事事先先准准备备，，选选择择有有利利时时机机购购入入材材料料。。确立立材材料料耗耗用用标标准准，，以以便便管管制制材材料料购购用用数数量量及及成成本本。。采购准准备工工作36决定采采购数数量之之资料料基础础生产计计划（（ProductionSchedule)生产计计划依依据销销售数数量，，加上上预期期的期期末存存货减减去期期初存存货来来拟订订。用料清清表（（BillofMaterial)产品的的用料料需求求量（（MaterialRequirement)。用料清清表所所列的的耗用用量，，即通通称的的标准准用量量（StandardUnitConsumption),与实际际用量量相互互比较较，作作为用用料管管理的的依据据。存量管管制卡卡（Card)建立物物料的的存量量管制制卡，，以表表明某某一物物料目目前的的库存存状况况。采购计计划(2)采购准准备工工作37采购数数量之之计算算与订订购方方法定期订订购法法时间（（Time)定量订订购法法订购点点（OrderPoint)采购计计划(3)采购准准备工工作38决定最适当的采购数量

经济订购数量（EconomicOrderingQuantity,EOQ)EOQ=

其中，D为某段期间需求量；S为每次订购成本及费用；

I为单位储存成本占商品成本的百分比；C为商品（原物料）之单位成本。兹假设某公司之年物料需求为110单位；每次订购费用为$45；每月每单位之储存成本为15%；物料的单位成本为$10。由于储存成本以月计算，故每月平均需求量为9个单位（110÷12），因此：

EQC==23.24

所以，此公司的全年需求计划及订购量如下表所示：2DSIC2*9*4510*15%采购计划(4)月份预估需求量计划订购量234567891011121010147123071552323232323110115某公司年度物产需求及订购计划表采购准备工作39采购预预算（（PurchasingBudget））预算（（Budget））=物料需需求计计划（（MRP）X标准成成本（（Standard.Cost）采购计计划与与预算算之影影响因因素年度行行销计计划年度生生产计计划用料清清表存量管管制卡卡物料标标准成成本之之设定定生产效效率价格预预期采购准准备工工作40续公司司采购购业务务运作作精要要(二二)419、静夜四无邻邻，荒居旧业业贫。。2022/12/242022/12/24Saturday,December24,202210、雨中黄叶树树，灯下白头头人。。2022/12/242022/12/242022/12/2412/24/202210:59:38PM11、以我我独沈沈久，，愧君君相见见频。。。2022/12/242022/12/242022/12/24Dec-2224-Dec-2212、故人人江海海别，，几度度隔山山川。。。2022/12/242022/12/242022/12/24Saturday,December24,202213、乍见见翻疑疑梦，，相悲悲各问问年。。。2022/12/242022/12/242022/12/242022/12/2412/24/202214、他乡生生白发，，旧国见见青山。。。24十十二月20222022/12/242022/12/242022/12/2415、比不了了得就不不比，得得不到的的就不要要。。。。十二月222022/12/242022/12/242022/12/2412/24/202216、行动出出成果，，工作出出财富。。。2022/12/242022/12/2424December202217、做前，能够够环视四周；；做时，你只只能或者最好好沿着以脚为为起点的射线线向前。。2022/12/242022/12/242022/12/242022/12/249、没有失败，，只有暂时停停止成功！。。2022/12/242022/12/24Saturday,December24,202210、很多事情努努力了未必有有结果，但是是不努力却什什么改变也没没有。。2022/12/242022/12/242022/12/2412/24/202210:59:38PM11、成功功就是是日复复一日日那一一点点点小小小努力力的积积累。。。2022/12/242022/12/242022/12/24Dec-2224-Dec-2212、世间间成事事，不不求其其绝对对圆满满，留留一份份不足足，可可得无无限完完美。。。2022/12/2