(行政文秘)论秘书的参谋作用

第第页共11页谏。十分明显，秘书的实际参谋效应，主要取决于秘书人员参谋水平及能力。而秘书参谋水平及能力，又同其自身的素质与修养相关。本文集中通过对参谋作用的界定、秘书需要具备的能力和素质、秘书如何发挥参谋作用等方面的探讨和分析，从而得出秘书参谋作用的重要性，各级领导都应该十分重视秘书工作，要充分发挥秘书部门的参谋作用，大力加强和充分发挥参谋作用。。第2章秘书参谋的需要具备的能力和素质秘书发挥参谋作用需要良好的政治思想素养.要有正确鲜明的政治态度。不管是国家机关、企事业单位秘书，还是民营企业、民非单位的秘书，其政治态度，首先表现为讲政治，要有实现共产主义理想的坚定信仰，一切工作必须以马列主义、毛泽东思想、邓小平理论和“三个代表”的重要思想为指导，坚持科学的发展观，理解并贯彻党的“一个中心、两个基本点”的政治路线，确保鲜明正确的政治态度和立场，具有能够判明大是大非的政治敏锐性与鉴别力。其次，必须努力学习、理解党和国家的大政方针，掌握本系统职能运行密切相关的政策条例、熟悉本系统内的具有指导意义的具体政策，规章制度。同时还要学习掌握相应的法律、法规，保证自己在参谋辅助决策及决策管理过程中所必须具备的相当的政策水平和法治意识。.要有无私奉献的价值观念。秘书工作的辅助性特征，决定了秘书人员参谋成果的潜隐性，同时，又决定了秘书参谋辅助工作被动辛劳、负重清苦，重压重负下重要的辛劳价值，与注定要无闻无显的价值形态形成明显反差。正确理解这一反差，树立无私奉献的价值观念是秘书人员做好参谋辅助工作所必须具备的基本思想素质。作为秘书人员应淡泊名利，不为名利所诱，不被世俗所惑，要耐得寂寞、安于清苦、一身正气、两袖清风、兢兢业业、任劳任怨，乐于默默奉献甘当无名英雄。.要有辩证创新的思维方式。秘书参谋主要是从智力方面辅助领导者在认识客观世界，形成改造客观世界的决策、方略，并将其付诸实施。因此，秘书人员须具备正确认识客观世界的基本观点和方法。学习和掌握马克思主义的世界观及唯物辩证的思维认识方法论。只有掌握并运用这种科学的世界观与思维认识方法，秘书人员才可能避免思想认识的主观性，片面性与机械性；才有可能在具体的参谋辅助活动中，坚持实事求是的思想路线，发扬积极开拓创新精神；才有可能加强全面深入的调查研究，把握新信息，接受新知识，发现新情况，获取真知灼见；才有可能向领导者反馈真、准、全的咨询信息，提供切实中肯、参考度高的参谋建议、方案及意见，真正忠实积极、力争主动地当好参谋助手。.要有崇高的职业道德。秘书人员应忠于职守、严守机密、恪守信用、文明礼貌、廉洁奉公五条最基本的行为规范。秘书发挥参谋辅助作用需要丰富的知识积累现代社会是信息“爆炸”的时代，是知识经济时代，知识智力的作用日趋重要。秘书工作的综合性，要求秘书人员横向具有较宽广的知识面，秘书工作又有自己的专业特点，这又要求秘书人员纵向具有较深厚的专业知识，因此现代秘书人员，必须具有丰富渊博的文化知识，合理的知识结构以及获取新知识的能力。.需要广博的文化知识。秘书人员的辅助性、综合性、机密性、服务性的职业特点，要求秘书人员必须具备广博的文化知识，成为知识相对渊博的杂家和通才。广博的知识面主要包含相关的社会科学知识，相关的人文科学知识，相关的自然科学知识。只有这样，秘书人员履行职责才会视野开阔，思维敏捷，有洞察力，才能掌握全面辅助领导者，随时协助其获取深入的智力辅助的线索或途径。.需要合理的知识结构。秘书人员应当是通才与专才相结合的复合型人才，因而合理的知识结构就显得尤为重要。秘书人员合理的知识结构应当是以秘书学、管理科学知识为核心的各种知识的合理构成和搭配，包括基础知识、专业知识、行业知识以社会生活实践知识。具体来说，秘书人员合理的知识结构应当是：一是扎实的马克思主义理论修养；二是娴熟的专业知识；三是丰富的人文科学知识和自然科学知识；四是深厚的社会生活知识；五是秘书人员还应当关注现实社会的发展，关注世界科学技术的进步，了解当代最新的发明创造，以及新方法、新思维、新理论，储备和应用新知识。.需要获取新知识的能力。对于秘书人员来说，丰富的文化知识与合理的知识结构，都十分重要，但更为重要的是要有获取知识的能力。因为受主客观条件的限制，秘书人员所掌握的知识毕竟是有限的，其丰富程度也是相对的，在科学技术迅猛发展的今天，秘书人员要应履行近身综合参谋辅助本职的需要，注重继续学习、学会学习，自觉挤时间向书本学习、向领导学习、向群众学习、向实际学习，在参谋辅助的实践之中不断学习、总结、积累和提高。衡量参谋作用发挥的评定标准——能力修养秘书工作的复杂性、多样性和秘书活动的丰富性、广泛性，需要秘书人员具有多方面的能力，比如是：写作能力、口头表达能力、听知能力、阅读概括能力、社交活动能力、协调能力、观察分析能力、应变能力、预测能力和使用办公自动化设备的能力等等。主要可以表现为：.简明精当的表述能力。秘书参谋辅助的最基本的工具和手段就是文字材料、口头语言以及以公文撰拟为主的文字工作，以口头表述为主的语言沟通活动，这是秘书当好参谋助手的基本能力和看家本领之一。秘书的文字表述集中在公文的撰拟方面，要力求篇幅简短，在内容充实的前提下，有话则长，无话则短，意尽言止；要崇尚文笔扎实，力求朴素自然，庄重平易，精当得体；要保证内容明晓，坚持一文一事表述集中；观点与结论鲜明，一针见血，具有说明力；要确保行文通畅，一目了然。.精明干练的行为能力。精明干练是秘书人员在参谋辅助活动中通常应有的一种业务行为的能力体现，在实际工秘书人员要能思维敏锐、机灵周到、耳聪目明，善于调动自己的知识才能，运用自己日常积累的工作经验去观察、思索、把握、处理本职工作，及时准确接收理解领导者的活动意图，敏锐迅捷抓住事物的关键和实质，迅速周密形成切中领导意向与实际情况的参谋辅助意见；要能立足系统大局，时时追随领导者职能视野，胸怀全局、胸中有数、有备有方，适应领导者的辅助需要，一示即明，一拨即动，暗示亦明，未拨亦动，精明干练地为领导者进行科学决策、实施决策管理提供参谋辅助服务。.娴熟的动手操作能力。随着网络时代的出现，办公自动化设备的利用率越来越高，网上办公，网上谈判，网上交易等，凡是办公室拥有的器械、设备，如电话机、录音机、扩音机、照相机、录像机、复印机、打字机、传真机、碎纸机、网络通讯设备等，秘书人员都应学会使用，甚至是汽车驾驶。尽管部门内可能有专门的操作人员，但秘书人员如具有使用动手能力，可以备工作上的不时之需。秘书发挥参谋辅助作用还需要健康的心理素质秘书人员要适应并做好参谋辅助工作，必须要有一个健康、良好的个性心理素养，弘毅不折的坚强意志，自知、自制的承受能力，沉着稳健的行为气质，戒慎恐惧的职能心态。第3章秘书参谋作用的发挥3.1秘书部门如何在秘书工作发挥参谋作用.要站在决策者的角度想问题。思考问题应和领导站在同一高度，围绕领导工作的主旋律发挥参谋作用。秘书工作的性质和特点，决定了秘书部门参谋的内容十分广泛，涉及到秘书职责范围内与领导活动事务相关的一切领域。从大的方面分，主要有两个方面：与领导决策活动有关的参谋内容；与领导日常事务有关的参谋内容。秘书在这两个方面都应当发挥参谋作用。然而，同任何工作都必须有中心和重点一样，秘书参谋活动在内容上也不能漫无中心，而必须有一个主旋律。秘书部门参谋的内容应侧重于满足领导决策的需要，围绕领导决策发挥参谋作用。辅助领导正确决策是秘书部门和秘书人员的最高职责，也是秘书部门参谋内容的根本出发点。改革开放的新形势，要求领导决策必须由经验决策转变为科学决策；由个人决策转变为民主决策。领导决策的科学化、民主化，直接导致了秘书参谋职能的强化和参谋内容的扩展，使辅助决策成为规定秘书部门参谋内容的根本出发点。例如，领导决策需要及时、全面、准确的信息做依据，秘书部门便开展了信息工作；领导决策需要发现问题和建议、方案，秘书部门便加强了调研工作；领导决策需要对决策前后的矛盾进行协调，秘书部门便加强了协调工作；领导决策后需要贯彻落实，秘书部门便开展督查工作。研究我国党政军机关和各行业秘书工作内容的发展，虽然秘书部门参谋的内容不尽相同，但均把辅助领导正确决策和落实决策作为秘书部门发挥参谋作用的中心任务。秘书参谋的质量会影响领导决策的效果。一方面，随着改革开放和现代化建设的发展，领导决策的科学性提高了，决策难度增大了，如果秘书参谋活动的内容不发展，参谋质量不提高，就不能满足领导决策的需要；另一方面，现代领导决策实行科学化，需要科学的决策体制，包括科学的参谋体制。秘书部门在辅助领导决策中具有特殊的地位和作用，它的整体参谋功能能否得到充分发挥，直接影响领导决策的效果。因此，只有根据领导决策的需要，不断提高秘书参谋活动的质量，才能保证为领导决策服务好。.对领导负责，要服务不要逢迎。秘书部门是服从领导命令、照办。当参谋时，是拿出“怎么办”的见解和方案供领导选择。因此，在研究制定方案时，秘书人员只能服从真理，而不应受领导的主观意图左右，要从实际出发，实事求是，得出正确的结论。秘书部门的参谋活动是非独立性的，必须服从于领导决策意图。秘书参谋方向必须与领导决策意图保持一致，但是这与秘书坚持实事求是原则，敢于向领导谏诤并不矛盾。第一，在一般情况下，领导总是站的高些，看的远些，因此决策意图大多是正确的。秘书参谋方向与领导决策意图保持一致，就能够取得较为理想的参谋效果。第二，在有些情况下，由于各种主客观因素的影响，领导决策意图与客观实际情况可能不相符合。这时秘书人员应当从实际出发，以认真负责的态度向领导提意见和建议，使其决策意图更加符合客观实际。第三，秘书人员在参谋活动中应当处理好贯彻领导意图与坚持实事求是的关系。在确定参谋方向时要服从领导总体意图；在研究论证过程中，要坚持求实原则；在提出参谋建议时，要把领导意图和实际情况有机统一起来。既要防止逢迎领导，按领导口径进行研究论证的倾向，又要反对离开领导决策意图、我行我素、固执已见的倾向。.秘书参谋作用的发挥，必须取得领导对秘书的信任，不断优化参谋环境。参谋作用，既包括参谋者参谋能量的大小，也包括对参谋对象的影响力的大小。这都由参谋者的智能素质、思维方法、知识水平、工作态度及其它个人品质所决定。秘书作用的发挥，与参谋环境的优劣有直接关系。在参谋活动中，秘书与领导是一种互动关系。不过，通常先由领导向秘书发出参谋需求信息，然后再由秘书向领导者传递参谋建议信息，从而形成双向信息沟通模式。秘书与领导之间的相互沟通和交流，对参谋环境起着重要影响。当参谋环境不优越时，将影响秘书参谋作用的发挥。因此，秘书要有效地发挥参谋作用，首先必须优化参谋环境。秘书参谋作用的发挥，与领导者对秘书的信赖程度成正比关系。领导对秘书的信赖程度越高，对秘书的激励越大，秘书参谋的积极性越高，参谋作用发挥得越好，领导对秘书参谋建议的采纳率越高。反之，如果秘书得不到领导的信任，那么，在领导心目中，“能参善谋”也会变成“多嘴多舌”，无论秘书有多大参谋作用，都不可能得到有效地发挥。因此，获得领导的信任，是秘书发挥参谋作用的前提条件。秘书参谋作用的发挥，与秘书同领导者的配合状况也有很大关系。秘书与领导之间的关系融洽，工作中配合默契，思想上相互沟通，秘书的参谋作用就能得到充分发挥；相反，秘书与领导关系紧张，相互之间缺乏信任感，甚至于秘书有某种不安全感，在这样的环境压力下，秘书很难向领导提出有价值的参谋建议。因此，处理好秘书与领导之间的关系，对秘书发挥参谋作用十分重要。4.要面向未来。“凡事预则立，不预则废”，为此，要搞预测。过去总结性研究的多，预测性研究的少。从现实看，新的决策，不能完全依据过去的经验做出，特别是那些非常规的决策，本身就是一种发展，是对已有经验的一种突破。为此，迫切需要科学的预测，来提供有力的根据，需树立“未来观念”，要当“事前诸葛”，少做“事后诸葛”。5.要重视反馈信息。认识——判断——决策——执行，在执行中会出现新的问题，需要进一步解决。也就是说需要再决策。因此，秘书人员做参谋时切忌自满，要进行信息反馈。通常信息反馈是决策论证的继续，是决策不断完善的重要环节，是使决策落实的有效手段，又是形成新的决策的前提，所以，秘书人员要发挥好参谋作用，必须要重视信息的反馈。秘书人员的参谋技巧现代的秘书不但要善谋，还要掌握和提高自己的参谋“技巧”，这需要秘书有很好的悟性，要富有心计，注意观察、揣摩、领会领导处理问题思想方法和管理艺术。.对领导的非确定性意图提建议要积极主动。领导意图的类型和表现形式是多种多样的，对于领导经过思考、酝酿、已经确定了的意图秘书要认真领会，坚决贯彻执行。领导的非确定性意图，一般是领导的某些意向性想法、初步的打算，或在决策前的思考和酝酿过程中已产生某种意见，尚未形成定见，这类意图具有可变的特点。非确定性意图是领导意图形成起点，确定性意图是领导意图形成的结果。秘书的参谋作用，就在于协助领导将非确定性意图转化为确定性意图。在这个转化过程中，就需要秘书发挥自己的“悟性”，准确领会领导意图，积极主动参与领导确定性意图的形成。.对领导的决策提意见要“见机行事”。领导决策一般都是经过深思熟虑，认真酝酿过的，秘书必须动脑，机智、准确、迅速地加以领会。但是任何决策都不是尽善尽美的，领导有时由于个人或其它方面因素，会作出错误决策，在决策执行过程中也可能出现各种各样新问题。面对这些情况，秘书除了在充分调研、分析基础上向领导提供信息外，必要时还要对领导决策大胆提出自己的意见。因此，提意见的秘书必须谨慎行事，事先理顺思路，提意见时态度谦逊，同时还要掌握时机，以取得最佳效果。首先，要选择提意见的适当环境。其次，要看准领导心情愉悦的时机。.理解领导不明确的暗示性意图要开动脑筋。领导意图有明示性意图和暗示性意图。明示性意图比较容易理解和领会，而暗示性意图相对来说就难领会了。暗示性意图一般蕴含在领导的书面材料和口头语言中，但更多时是不闻其声，不见诸文字。因此，秘书必须随时随地地留心，勤于思考，并通过经常与领导交流、接触，来观察学习领会领导暗示性意图。准确迅速地领会领导意图，是完成好领导交给的任务，做好工作的前提，但是有的领导思维是粗线条、跨越式的，交待工作比较粗略，以至秘书对自己所接受任务感到有许多不明白地方。遇到这种模糊不明交待，秘书可以动动脑筋。.向领导进言必须讲究方式方法。从一般意义上说，领导要比秘书高明，秘书只是领导助手和参谋。这种角色和能力的差别，决定了秘书对领导指令必须言听计从，坚决照办。但是在具体工作实践中，有的领导因学识水平、技术水平、政策水平或个人素质等多方面因素的局限，有时会做出不适当的决定。这时，秘书必须机智巧妙地力陈己见，向领导进言，以免领导不当决策失误造成损失。为了达到理想的进言效果，必须讲究方式方法。先是真诚善意，其次，提出决策合理性，再次，为了能让领导听进去你的进言，从领导可能同意的某一部分意见开始，一步一步进行，先易后难，各个说明，以达到进言的目的。秘书人员发挥参谋作用时应注意的问题工作得法，事半功倍。有参谋之心，不得参谋之法，会南辕北辙，劳而无功。因此，当参谋，拟对策，出谋略，务要熟悉参谋之道。.要注重调查研究。在参谋工作中，调查研究的目的在于掌握信息，先人所知。信息是谋略的基础，谋略以信息为根据。因此，事关谋略的调查研究应是高层次、高水平的，特别讲究深入实际的调查研究。它要求调研讲究实效出成果；应从宏观、政策、对策上想全局，议大事，求上策，使自己的谋略进入领导的决策圈。.要注重善于分析形势。谋略依大局而定，据大势而发。分析客观形势，把握事物发展的趋势，增强预见性，是做好参谋工作的重要一环。对形势不甚了了，对趋势盲无所知，就难以设计定谋，硬闭门造车，只能制造一些空对空的“臭弹”。因此，"要审大小而图之，衡彼己而施之，酌缓急而布之"。.要注重加强组织领导。秘书部门聚集了一大批党性强、素质高的优秀人才，这是秘书部门的政治优势。秘书部门直接为领导机关服务，经常接触各级领导，有相当一部分秘书直接为领导者服务，这是秘书部门的工作优势。在参谋工作中，要认识和注意发挥这些优势。要利用良好的组织形式，广开言路，集思广益，运用秘书部门