秘书理论与实务-秘书信息管理-课件

信息管理

信息管理

一、信息的收集二、信息的筛选三、信息的分类四、信息的校核五、信息的传递六、信息的存储课程内容一、信息的收集课程内容2事务管理——试题解析信息管理单项选择题示例秘书直接用感官或借助其他工具认识客观事物而获取信息的方法是（）。（A）感觉法（B）认识法（C）观察法（D）体验法事务管理——试题解析信息管理3事务管理——试题解析信息管理多项选择题示例信息传递的要素包括（）。（A）信码（B）信源（C）信号（D）信宿事务管理——试题解析信息管理4事务管理——试题解析信息管理工作实务题示例背景说明：你是宏远公司行政秘书钟苗，下面是行政经理苏明需要你完成的任务。（15分）便条钟苗：公司准备上一条微波炉生产线，打算采用观察法、询问法获得有关市场信息，作为决策的依据和参考。请你向我介绍观察法、询问法的优缺点。谢谢。行政经理苏明二○○六年十二月六日事务管理——试题解析信息管理5信息的概述1、信息工作的意义信息工作的一切行政工作的基础信息是领导决策的依据信息工作是增进秘书才能的最佳途径信息的概述1、信息工作的意义6案例1达利公司是一家专门销售泥塑的公司。一天，总经理秘书小谷与一位刚从国外考察回来的熟人交谈。小谷了解到某外国商店里出售的中国泥塑，当地人很喜欢，生意兴隆，但产品大多是台湾制造的，工艺水平并不如大陆生产的泥塑。该国消费者特别喜欢反映中国民俗的泥塑。此时，秘书小谷应如何处理利用这送上门来的信息？案例1达利公司是一家专门销售泥塑的公司。一天，总经理秘书小71、秘书小谷应如何处理利用这送上门来的信息？2、根据案例，思考信息有何特点？1、秘书小谷应如何处理利用这送上门来的信息？案例1分析秘书部门处于组织的信息枢纽地位，秘书应及时捕捉、筛选信息，提供给领导，以提高企业的经营效益。小谷应马上把此信息告知领导，或转给市场营销部门进行详细的调查研究，帮助拟订具有操作性的产品推广计划，包括推出的产品品种、数量、价格、宣传、促销、销售渠道等。案例1分析秘书部门处于组织的信息枢纽地位，秘书应及时捕捉92、信息的特点1、客观性2、时效性3、可塑性4、共享性5、依附性：信息的载体有哪些？6、传递性7、开发性8、无限性1、文字形态2、声像形态3、记忆形态2、信息的特点1、客观性1、文字形态10信息工作流程图收集－整理－传递－存储－利用－开发反馈信息工作流程图收集－整理－传递－存储－利用－开发反馈做为一个秘书，经常接触到哪些信息？P201做为一个秘书，经常接触到哪些信息？P20112一、信息的收集1、秘书工作中，信息收集的主要范围政策法规信息企业信息客户信息、贸易信息、国际金融信息国际市场信息同级相关信息：平行单位间信息一、信息的收集1、秘书工作中，信息收集的主要范围13一、信息的收集2、信息收集的渠道：1）大众传播媒介2）图书馆3）联机信息检索渠道（搜索引擎）4）供应商和客户5）贸易交流渠道6）信息机构渠道7）关系渠道8）调查渠道一、信息的收集2、信息收集的渠道：143、信息收集的要求1）价值性2）时效性3）层次性4）针对性5）全面性一、信息的收集3、信息收集的要求一、信息的收集153、信息收集的方法1）观察法2）阅读法3）询问法4）问卷法5）网络法6）交谈法7）购置法一、信息的收集3、信息收集的方法一、信息的收集16二、信息的筛选筛选是对收集到的信息进行鉴别和选择，判断信息的价值，决定信息的取舍，提取真实、有价值、能满足需求的信息。二、信息的筛选筛选是对收集到的信息进行鉴别和选择，判断信息的17二、信息的筛选案例秘书钟苗注意信息的收集，凡是工作活动中接触到的各种信息都收集，存放抽屉里。日积月累存放了几大抽屉。一天她的经理要查阅一分市场调查报告，可是钟苗找了半天也没个结果。思考：钟苗的工作存在什么问题？二、信息的筛选案例18做为秘书，身边常备的信息资料有哪些？做为秘书，身边常备的信息资料有哪些？19秘书常备的信息资料参考书（字典、年鉴、百科全书等）报纸期刊统计资料地图集内部文献常用人名联系方式行业相关政策汇编、法律法规汇编秘书常备的信息资料参考书（字典、年鉴、百科全书等）20二、信息的筛选标记说明摘记复印、裁剪留意标题筛选信息资料的方法二、信息的筛选筛选信息资料的方法21二、信息的筛选筛选信息资料的要求：分析信息需求，紧靠主题，选择与本主题密切相关的信息，带有倾向性、动向性或突发性的信息，能预见未来发展趋势。同时，剔除虚假、过时、重复、空洞的信息二、信息的筛选筛选信息资料的要求：22二、信息的筛选信息筛选的程序看来源－看标题－看正文－决定取舍1、突出主题思想2、选择典型性、淘汰一般3、有时效性、充满新意4、从实际出发，有特点5、选择宏观、淘汰微观二、信息的筛选信息筛选的程序1、突出主题思想23三、信息的分类信息的分类方法字母分类法(按作者姓名、单位名称、标题等）地区分类法主题分类法数字分类法时间分类法（按信息形成先后）根据工作需要，将各种分类方法结合使用三、信息的分类信息的分类方法根据工作需要，将各种分类方法结合24三、信息的分类信息分类的注意事项1、利用颜色、标签区分类别2、建立交叉参照卡

交叉参照卡名称/主题：详见：相关名称/主题三、信息的分类信息分类的注意事项25四、信息的校核信息校核的范围：对信息中的事实、观点、数据、图表、符号以及时间、地点、人物等。信息校核的要求：1、以原始数据为基础2、要排除主观因素的干扰四、信息的校核信息校核的范围：对信息中的事实、观点、数据、图26四、信息的校核信息校核的程序：确定内容－选择校核方法－核实分析信息－作出判断1、溯源法2、比较法3、核对法4、逻辑法5、调查法6、统计法核对计算定性、定量分析逻辑推理判断真伪四、信息的校核信息校核的程序：1、溯源法核对27信息的传递信息传递的要求迅速、准确、保密信息传递的途径信源－信道－信宿信息传递的方向内向传递：在单位内部进行信息交流沟通外向传递：利用传播媒介向外界传递单位信息信息的传递信息传递的要求28信息传递－实战演练内向传递外向传递新闻稿备忘录文件传阅单新闻发布会报刊声明公司人事会议单位规章制度股份公司股东大会员工嘉奖令处分通告信息传递－实战演练内向传递29信息传递方法语言传递文字传递电讯传递可视化辅助物传递信息传递方法语言传递30信息的储存信息储存的载体纸质载体磁性载体：缩微品：信息存储的设备：文件夹、文件盒、文件袋、有专用的柜、橱或保险箱，能防盗、防火防潮、防虫科学地存放排列信息的储存信息储存的载体31信息的储存信息储存管理系统:1、信息集中管理系统2、信息分散管理系统3、信息计算机辅助管理系统信息储存要求：1、保存有价值的信息2、根据内容确定储存期，对过期信息定期清理3、对信息分类4、防止信息泄密、损坏5、便于查找

信息储存程序登记－编码－排列－保存－保管信息的储存信息储存管理系统:32信息的储存信息储存程序登记－编码－排列－保存－保管1、手工储存2、计算机储存3、电子化储存4、缩微胶片储存信息的储存信息储存程序1、手工储存33谢谢！！谢谢！！34

信息管理

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一、信息的收集二、信息的筛选三、信息的分类四、信息的校核五、信息的传递六、信息的存储课程内容一、信息的收集课程内容36事务管理——试题解析信息管理单项选择题示例秘书直接用感官或借助其他工具认识客观事物而获取信息的方法是（）。（A）感觉法（B）认识法（C）观察法（D）体验法事务管理——试题解析信息管理37事务管理——试题解析信息管理多项选择题示例信息传递的要素包括（）。（A）信码（B）信源（C）信号（D）信宿事务管理——试题解析信息管理38事务管理——试题解析信息管理工作实务题示例背景说明：你是宏远公司行政秘书钟苗，下面是行政经理苏明需要你完成的任务。（15分）便条钟苗：公司准备上一条微波炉生产线，打算采用观察法、询问法获得有关市场信息，作为决策的依据和参考。请你向我介绍观察法、询问法的优缺点。谢谢。行政经理苏明二○○六年十二月六日事务管理——试题解析信息管理39信息的概述1、信息工作的意义信息工作的一切行政工作的基础信息是领导决策的依据信息工作是增进秘书才能的最佳途径信息的概述1、信息工作的意义40案例1达利公司是一家专门销售泥塑的公司。一天，总经理秘书小谷与一位刚从国外考察回来的熟人交谈。小谷了解到某外国商店里出售的中国泥塑，当地人很喜欢，生意兴隆，但产品大多是台湾制造的，工艺水平并不如大陆生产的泥塑。该国消费者特别喜欢反映中国民俗的泥塑。此时，秘书小谷应如何处理利用这送上门来的信息？案例1达利公司是一家专门销售泥塑的公司。一天，总经理秘书小411、秘书小谷应如何处理利用这送上门来的信息？2、根据案例，思考信息有何特点？1、秘书小谷应如何处理利用这送上门来的信息？案例1分析秘书部门处于组织的信息枢纽地位，秘书应及时捕捉、筛选信息，提供给领导，以提高企业的经营效益。小谷应马上把此信息告知领导，或转给市场营销部门进行详细的调查研究，帮助拟订具有操作性的产品推广计划，包括推出的产品品种、数量、价格、宣传、促销、销售渠道等。案例1分析秘书部门处于组织的信息枢纽地位，秘书应及时捕捉432、信息的特点1、客观性2、时效性3、可塑性4、共享性5、依附性：信息的载体有哪些？6、传递性7、开发性8、无限性1、文字形态2、声像形态3、记忆形态2、信息的特点1、客观性1、文字形态44信息工作流程图收集－整理－传递－存储－利用－开发反馈信息工作流程图收集－整理－传递－存储－利用－开发反馈做为一个秘书，经常接触到哪些信息？P201做为一个秘书，经常接触到哪些信息？P20146一、信息的收集1、秘书工作中，信息收集的主要范围政策法规信息企业信息客户信息、贸易信息、国际金融信息国际市场信息同级相关信息：平行单位间信息一、信息的收集1、秘书工作中，信息收集的主要范围47一、信息的收集2、信息收集的渠道：1）大众传播媒介2）图书馆3）联机信息检索渠道（搜索引擎）4）供应商和客户5）贸易交流渠道6）信息机构渠道7）关系渠道8）调查渠道一、信息的收集2、信息收集的渠道：483、信息收集的要求1）价值性2）时效性3）层次性4）针对性5）全面性一、信息的收集3、信息收集的要求一、信息的收集493、信息收集的方法1）观察法2）阅读法3）询问法4）问卷法5）网络法6）交谈法7）购置法一、信息的收集3、信息收集的方法一、信息的收集50二、信息的筛选筛选是对收集到的信息进行鉴别和选择，判断信息的价值，决定信息的取舍，提取真实、有价值、能满足需求的信息。二、信息的筛选筛选是对收集到的信息进行鉴别和选择，判断信息的51二、信息的筛选案例秘书钟苗注意信息的收集，凡是工作活动中接触到的各种信息都收集，存放抽屉里。日积月累存放了几大抽屉。一天她的经理要查阅一分市场调查报告，可是钟苗找了半天也没个结果。思考：钟苗的工作存在什么问题？二、信息的筛选案例52做为秘书，身边常备的信息资料有哪些？做为秘书，身边常备的信息资料有哪些？53秘书常备的信息资料参考书（字典、年鉴、百科全书等）报纸期刊统计资料地图集内部文献常用人名联系方式行业相关政策汇编、法律法规汇编秘书常备的信息资料参考书（字典、年鉴、百科全书等）54二、信息的筛选标记说明摘记复印、裁剪留意标题筛选信息资料的方法二、信息的筛选筛选信息资料的方法55二、信息的筛选筛选信息资料的要求：分析信息需求，紧靠主题，选择与本主题密切相关的信息，带有倾向性、动向性或突发性的信息，能预见未来发展趋势。同时，剔除虚假、过时、重复、空洞的信息二、信息的筛选筛选信息资料的要求：56二、信息的筛选信息筛选的程序看来源－看标题－看正文－决定取舍1、突出主题思想2、选择典型性、淘汰一般3、有时效性、充满新意4、从实际出发，有特点5、选择宏观、淘汰微观二、信息的筛选信息筛选的程序1、突出主题思想57三、信息的分类信息的分类方法字母分类法(按作者姓名、单位名称、标题等）地区分类法主题分类法数字分类法时间分类法（按信息形成先后）根据工作需要，将各种分类方法结合使用三、信息的分类信息的分类方法根据工作需要，将各种分类方法结合58三、信息的分类信息分类的注意事项1、利用颜色、标签区分类别2、建立交叉参照卡

交叉参照卡名称/主题：详见：相关名称/主题三、信息的分类信息分类的注意事项59四、信息的校核信息校核的范围：对信息中的事实、观点、数据、图表、符号以及时间、地点、人物等。信息校核的要求：1、以原始数据为基础2、要排除主观因素的干扰四、信息的校核信息校核的范围：对信息中的事实、观点、数据、图60四、信息的校核信息校核的程序：确定内容－选择校核方法－核实分析信息－作出判断1、溯源法2、比较法3、核对法4、逻辑法5、调查法6、统计法核对计算定性、定量分析逻辑推理判断真伪四、信息的校核信息校核的程序：1、溯源法核对61信息的传递信息传递的要求迅速、准确、保密信息传递的途径信源－信道－信宿信息传递的方向内向传递：在单位内部进行信息交流沟通外向传递：利用传播媒介向外界传递单位信息信息的传递