新时期中学档案管理工作探析

新时期中学档案管理工作探析

摘要：中学档案管理工作是学校管理工作的一个不可缺少的环节，是提高学校工作效率和进行教育教学改革的必要条件，也是衡量一所学校管理和教育教学工作水平的标志。但是，档案管理工作作为中学各项工作的重要组成部分又经常常被忽视，尤其是在新时期。鉴于此项工作的特殊性及当前遇到的新情况、新问题，本文对档案管理工作的重要性和存在的问题进行了有益的探讨，提出了完善中学档案管理工作的有效途径。

关键词：中学档案重要性问题途径

中学的档案管理是中学直接记载与反映学校活动，利用文字、图表及声像等多种形式进行保存，用以备查的原始记录，是研究中学教育教学体系与推进中等教育事业发展的重要文献资料，是中学一种重要的信息资源，对学校的发展具有重要的价值。但是，中学档案管理工作也并非是一成不变的，在新时期必须进一步得到强化，要将学校的教研、发展有机地结合起来，发挥好档案信息资源的效能，为学校发展提供有效的服务，促进学校发展。

1、新时期中学档案管理工作的重要性

中学的档案是广大教职工在长期的教学工作、学校管理工作和学生学习等各项活动中形成的具有保存价值的文献资料。涉及到学校的办学历史、管理、教学研究、文化建设、校园建设、老师和学生的基本情况等等，是对教育教学活动的真实记录，全面反映了学校最基本的职能活动，也是从事教育教学活动、管理工作必不可少的资料。中学的档案工作作为一项专业服务性很强的工作，不仅能够服务于学校的日常管理，为学校的发展与壮大起到一定的参照、监督和保证的作用，而且还能够为教师提供全面、有效、真实的各种教育教学资源，从而为学校提供便利[1]。通过分析这些档案，学校可以对办学历史和教育教研过程有一个更加清晰的了解，从而不断总结经验，使学校在今后的工作过程中扬长避短，为学校今后的发展与壮大提供借鉴与依据。

2、新时期中学档案管理工作存在的问题

2.1档案管理的工作重视不够

据调查，许多学校的领导并没有对中学档案管理工作给予足够的重视，他们在主观上认为档案管理工作只不过是接收、存放，不需要高素质人才，也不需要现代化的设备和完善的规章制度等，在经费、人力等各个方面，支持不够，造成对学校档案收集难、投入不足等问题。在学校管理活动中，中学档案室基本上已经成为一个被遗忘的角落，档案工作者也缺乏热情，工作主动性不强，工作得过且过，致使档案利用开发水平低下，影响了中学档案工作的科学化规范化发展[1]。

2.2现代化程度有待提高

当前，有相当一部分中学档案室现代化程度几乎为零，档案的基础设施简陋、缺乏，档案工作场所几乎自建校起就没有改变过，缺少各种现代化硬件设施，对档案的保管严重的不利。档案电子信息化没有得到充分的应用，简陋的硬件设备，管理缺乏现代化手段，学校档案管理落后，容易造成档案丢失。如档案保存空间简陋、狭小，或是依附于其他科室，或是成为摆设，档案管理几乎停留在传统的手工状态之中。例如整理、编目、登载、检索等。没有跟上时代的步伐。没有完善的基础建设，档案信息开发工作很难坚持，也必将成为无源之水，无本之木。

2.3档案管理工作制度不完善

有的中学档案管理工作，没有依据档案法的有关规定，制定符合本校特点的有关规章制度，由于缺乏完善的规章制度，普遍存在有法不依的情况，制度形同虚设，档案的收集，保管，借阅缺乏严密的控制措施，导致档案管理混乱，在档案价值的开发利用上不能充分发挥档案的教育和服务功能。

3、档案管理有效措施探讨

3.1学校领导的档案意识，对于学校档案管理工作起到十分重要的作用

学校档案必须实行集中统一管理，任何部门和个人都不得据为己有或拒绝归档，这是《档案法》所明确规定的，也是《中小学校档案管理暂行办法》所强调的，学校领导要充分重视档案管理，按制度督促有关人员将分散在各处室的档案材料收集起来，确保档案资料的完整性、准确性和系统性。定期检查总结档案制度的落实情况。同时，加强对学校各级领导和教师的档案意识教育，更新传统的档案管理观念。全校形成合力，达成共识，为搞好学校档案管理创造一个良好的管理环境，特别是加强学校领导和教师对档案的性质、档案的意义和档案的历史作用的认识，杜绝任意销毁档案的现象[2]。

3.2档案管理信息化网络化是学校档案管理工作的方向和目标

在档案管理中，进行信息化建设，逐步实现资源共享已经是一种必然的趋势。积极开发档案信息资源既是档案工作发展的方向和目标，又是信息社会的必然要求。邓小平同志曾指出“开发信息资源，服务四化建设”的要求。江泽民同志也指出：“实现四个现代化哪一化都离不开信息化。”当今社会，竞争的胜负在很大程度上取决于对信息的掌握。作为信息资源的档案部门面临新的机遇和挑战。在当今社会中，竞争的胜负在很大程度上取决于对信息的掌握情况。作为信息资源的档案部门在新时期将迎来新的机遇和挑战。因此，要加大学校档案室的信息化建设力度，加大对学校档案室装备各种现代化设施的经费投入，加强对现有档案管理工作人员的培训，提高素质，使他们具备现代化设备的应用能力，强化档案信息的分析利用开发机制，使档案信息真正流动起来，变“死水”为“活水”，使档案信息在学校的发展中发挥重要的作用。

3.3建立健全档案管理制度是学校档案管理工作的基础。

建立档案管理工作制度，要根据国家有关现行的规章制度，结合学校自身特点，从制度上保障学校档案工作顺利开展。如建立完善的综合档案室，配备专职工作人员，做到机构健全，人员落实，把档案工作列入学校和分管领导的工作议事日程和年度考核目标中[3]，按部门档案、台账资料考评的要求，纳入年终考核绩效挂钩中，促使各科室工作人员重视档案管理工作，认真落实本部门的档案管理工作的任务[3]。促进全校档案管理工作规范化良性循环。

4、结束语

综上，只有不断地分析评估现行档案管理存在的问题，引入规范化管理程序，分析新的档案管理内容、加强理论科学研究，利用当代技术和手段，科学地、规范地、循序渐进地、有条理地推进这项工作，才能使档案管理更好地服务于课程教学改革，服务于学校和学生的发展，使档案创造良好的社会效益。

参考文献：

[1]万春香.中学档案管理工作的现