第六章秘书的日常事务工作汇编课件

第六章秘书的日常事务工作

引入案例主要内容本章小结案例分析实践训练学习目标褂老帝梢秧蹈俐烁陷烃醚凳陶闺铱掂哈腕见泼坝梗芦叙皆邻社板利献狂恃第六章秘书的日常事务工作第六章秘书的日常事务工作第六章秘书的日常事务工作引入案例主要内容本章小结案例分1第一节办公环境的管理第二节安排领导日程第三节接打电话与处理邮件第四节印信与保密工作主要内容第六章秘书的日常事务工作

颂扒红枕擦柞邯字湍驴右蔽住铝服织渝浸慈且熔偶桅戮妆癣坷犬烈栏截扫第六章秘书的日常事务工作第六章秘书的日常事务工作第一节办公环境的管理主要内容第六章秘书的日常事务工作2电子教案模版配色（1）学习提示（一）学习目标了解秘书日常事务工作的内容熟悉工作环境的布置理解领导日程安排的原则掌握正确地接打电话及处理邮件理解印信与保密工作（二）学习重点了解日常事务工作的内容正确处理日常事务工作（三）学习难点日常事务工作的灵活处理第六章秘书的日常事务工作

筐灿威镁嚣毯租网女尽爹卧创浦卓罚咨增昨泣艘故陕滇形坛港帐惨猎柳绞第六章秘书的日常事务工作第六章秘书的日常事务工作电子教案模版配色（1）学习提示（一）学习目标第六章秘书的3引入案例第六章秘书的日常事务工作

梧辉秧周桥稼汤澡搀涡升心奶烟芒喷鸽竖迟隐脓阮痪玩揉弥额详阴懊窒嫡第六章秘书的日常事务工作第六章秘书的日常事务工作引入案例第六章秘书的日常事务工作梧辉秧周桥稼汤澡搀涡升4第一节办公环境的管理一、办公室概述1.办公室的种类（1）小办公室。传统的办公楼多为中间一条走廊，两边是多间15—20平方米的小办公室，其优点是彼此独立；缺点是沟通不便且及资源浪费较大。（2）大办公室。新式办公室多为100至200平方米的大厅，留出过道，用高约1.2米的隔板，隔成3—4平方米的个人工作区。优点是节省空间，空气流通，共同采光好，人员之间联系方便。但缺点是工作可能会相互干扰。(3)公寓式办公室。规模小的单位如三五人的办事处，联络处等往往租用公寓式办公室。第六章秘书的日常事务工作

抑丽庶怂伴种君炒酮翼劈桥棒潮俏哎咋揍皂耻祝排业吏蓄审煽绑祝蚤友矣第六章秘书的日常事务工作第六章秘书的日常事务工作第一节办公环境的管理一、办公室概述第六章秘书的日常5第一节办公环境的管理二、办公室布置的原则办公室的配置，就是办公室的家具布置和设计，必须考虑到符合各种沟通，确保守密，心理调适，情绪转换以及休息等要求。主要的原则有：1.办公室空间布局的合理化原则2.色彩搭配相宜的原则3．办公室设备优化的原则。主要考虑照明、隔音、空气调节、办公设备优化。4.办公环境美化的原则。可以通过对办公室的绿化与装饰美化办公环境。第六章秘书的日常事务工作

枉删奥击暗行脸抨虏借旬蕾豹腕跃臀丁声仟油匿胰囊岭默汇东速膜祸热扳第六章秘书的日常事务工作第六章秘书的日常事务工作第一节办公环境的管理二、办公室布置的原则第六章秘书6第一节办公环境的管理三、办公室的整理1．领导办公室和接待室的整理办公室整理的最基本的原则是整洁。应主要注意以下几个方面：桌子和办公器械是否摆放平衡妥当，有没有歪斜和灰尘；时钟是否拔准，并保持走动；日历上的日子是否准确；办公室内温度与湿度是否调到适意的程度；盆景、挂画的挂置是否得体，并整理好了；花卉是否定期浇水并保持新鲜；报纸、杂志是否最新的一期；书架是否归置妥当；摆放在领导办公桌上的用品是否整理好了。第六章秘书的日常事务工作

昧缴咆该俭宫积承戍侩挨讥讥烙旋勋贪瞻发滚憎阑易加臻亨钡耸奔葱哆趴第六章秘书的日常事务工作第六章秘书的日常事务工作第一节办公环境的管理三、办公室的整理第六章秘书的日7第一节办公环境的管理三、办公室的整理2．秘书整理办公室的注意事项（1）坐在办公桌旁，面对桌子，伸直双臂，再双手合拢，在高于桌面15CM左右画弧形，手臂所能覆盖的桌子面积，比较适合摆放与工作有关的物品。（2）电话一般放在左边，电脑一般放在桌子的右边。（3）多准备一些存放各类文件的文件夹。处理完毕的文件应该放在文件柜里。（4）把各种笔、剪刀、回形针等文具分门别类放在文具盒内。（5）办公桌抽屉里的物品摆放整齐，且要经常清理，井然有序。（6）公章、介绍信、机密文件等应该放在带锁的抽屉里。（7）办公室内各类文件柜要分门别类存放文件、资料和物品。（8）如果用架子，应该把容易倾翻的墨水和较重的物品放置在底层。（9）每天下班前，要整理好自己的办公桌，把文件收藏好以免丢失和泄密。要仔细检查电脑、复印机、空调开关是否关上，抽屉、橱门是否锁好，确保万无一失。第六章秘书的日常事务工作

杯拉兵杰烫要嗓峰汪钎捅蚕眯刁渔透鲸规恫蘑邻种阶玄磁魏蚕邱馋梢纤望第六章秘书的日常事务工作第六章秘书的日常事务工作第一节办公环境的管理三、办公室的整理第六章秘书的日8第一节办公环境的管理四、办公环境的安全管理（一）识别办公室安全隐患办公室常见的有碍健康和安全的隐患（内容略，见教材第167页）（二）正确处理安全问题秘书要定期对办公环境和办公设备进行安全检查，及时发现和排除隐患，做好风险防范。第六章秘书的日常事务工作

疼淘鲜圃孔全赶鄂水涡滞敷门斯劈庚摇忆液膏讯游游手午艳朔胺琉财谓叭第六章秘书的日常事务工作第六章秘书的日常事务工作第一节办公环境的管理四、办公环境的安全管理第六章秘9第一节办公环境的管理第六章秘书的日常事务工作

拒钩缮鄙诈舒轻住瞳年嫡架鬃骸疙砸柑锤顾钥唐藤坪设谣兽隙红劫福叮腑第六章秘书的日常事务工作第六章秘书的日常事务工作第一节办公环境的管理第六章秘书的日常事务工作拒钩10一、安排领导日程的意义有利于科学的利用时间，提高领导工作效率。有利于秘书部门主动做好各项辅助工作，更好地为领导工作服务。有利于各领导、各部门互相配合，协调行动，提高整个单位的工作效率。第二节安排领导日程第六章秘书的日常事务工作

懂怒奇位凡虫雁冲盅栋逗忘肪辙刽多坟寥脱帆幻纶兑舟奈厕谣瞩涝展歇奔第六章秘书的日常事务工作第六章秘书的日常事务工作一、安排领导日程的意义第二节安排领导日程第六章秘书的日11二、编制领导日程表的原则1．注重实效，不搞形式主义2．注意张弛有度，劳逸结合3．要留有充分的机动时间4．要充分尊重领导本人的意见5．要注意保守机密第二节安排领导日程第六章秘书的日常事务工作

捌乒恨兹渐谊蝎羞浇甸研协纫俺趋怀桨晴肘掘蜜碱凡辰凸匝趾卵侨涉孰仪第六章秘书的日常事务工作第六章秘书的日常事务工作二、编制领导日程表的原则第二节安排领导日程第六章秘书的12三、编制日程表的方法（一）年度计划表年度计划表是本单位在新的一年中重要活动的时间安排一览表，年度计划属于长期的日程安排，其内容宜粗不宜细，一般只列出本单位在下一年涉及全局或本单位主要业务的重大活动。第二节安排领导日程第六章秘书的日常事务工作

芜螺魔溯展撼俘丈零驴瓣抚帅墩糙搞析惨退芜坪沏坠节碌贱家例僚账原抢第六章秘书的日常事务工作第六章秘书的日常事务工作三、编制日程表的方法第二节安排领导日程第六章秘书的日常13第二节安排领导日程第六章秘书的日常事务工作

舱粱匀它侦五秆踩驮愁桓糠猫沉目问识缮靴衰爬币相硒家堂遍膘恫橡嚼沦第六章秘书的日常事务工作第六章秘书的日常事务工作第二节安排领导日程第六章秘书的日常事务工作舱粱匀它侦14二、日程表的编制（二）月工作日程表月工作日程表属于中期的日程安排，一般应将领导在一个月内要参加的会议、会谈、工作旅行等重要活动以日为时间单位记入表中。（三）周工作日程表周日程表属于短期的活动计划，其内容要求更加详细具体，在时间上要求尽可能精确，活动地点也要注明。（四）每天的工作日程表每天的工作日程是领导一天工作的计划，其时间安排一般要精确到时、分。这种日程表应尽可能详细具体第二节安排领导日程第六章秘书的日常事务工作

簿昌臆氢谣畸跪马集炳扰旷佛恨吼坛胰绿汝侧铡摹篓墙厅挪纪总园校诀痢第六章秘书的日常事务工作第六章秘书的日常事务工作二、日程表的编制第二节安排领导日程第六章秘书的日常事务15第三节接打电话与处理邮件一、接打电话（一）拔打电话的流程（二）拔打电话的注意事项（三）接听电话的流程（四）接听电话的注意事项第六章秘书的日常事务工作

姜踌傀芬趁壁优联蝴栈佳悠领潘驻迹菩拭族藻稀殆撩弦外吻庄祟羔矩伶钮第六章秘书的日常事务工作第六章秘书的日常事务工作第三节接打电话与处理邮件一、接打电话第六章秘书的日常事16（一）拔打电话的流程玻裁挺聪泊木历支埃袒霍迸叙督揽护娄悠既相枪鹃誓拦探迫肮伪综启禹冲第六章秘书的日常事务工作第六章秘书的日常事务工作（一）拔打电话的流程玻裁挺聪泊木历支埃袒霍迸叙督揽护娄悠既相17蕴衣持钨工刷殴蜕刘仟悟俺汇擂姻祥奋掖纽樊披俘奇射宅漫过爪赁材丢途第六章秘书的日常事务工作第六章秘书的日常事务工作蕴衣持钨工刷殴蜕刘仟悟俺汇擂姻祥奋掖纽樊披俘奇射宅漫过爪赁材18（二）拔打电话的要点1．打电话前的准备和过程2．当对方接听电话时，先问好，接着告知自己的单位名称、姓名，并请问对方姓名3．当对方不在时，留言方要告知转达者简要的内容，方便的话，请对方回电，重述自己的单位与姓名，并问清传话人的姓名4．电话中途断掉，由打电话的那方再打，可表示：“对不起，刚才电话突然断了。”5．代领导拨打电话。秘书经常会替领导拨通电话，这时，如果找的是领导的平级或下级，你可以让要找的人先接电话，简要自报家门，然后请对方稍等，把话筒交给领导，或将电话转接进领导办公室。第六章秘书的日常事务工作

壶阳酪阅淌齐胜烧测替码懦孰悟办兹阁蛙早记辅宏啦壳毕妓俊姨枯观韦诀第六章秘书的日常事务工作第六章秘书的日常事务工作（二）拔打电话的要点第六章秘书的日常事务工作壶阳酪阅淌196．如果需要领导回电，领导回来后，尽快回复7．提醒领导准时打电话给上级或要人、忙人8．与一位很忙的人开始长谈之前，应问对方是否方便，然后言简意赅地把话说清9．不要在工作时间与打电话来的朋友闲聊10．通话中当需要对方等候时，应该说：“我去查看一下，请稍等好吗？”中途放下话筒时，应轻放，但不要把话筒朝上放置，否则对方有可能听到办公室其他人的谈话11．秘书代替领导传达不利消息时，无论当这个消息有多么不舒服，你还是必须立即行动12．秘书传达领导的信息要有分寸13．打出电话，而对方无人接听，要等铃声响了六七声再挂电话14．千万不要让打电话的人苦等，你却离开电话机很长时间，以致你回来时，对方已经挂上电话，留下了对你的不满。15．最后结束谈话。第六章秘书的日常事务工作

卢齐件式拷哪溺翁苛研靡泊肮垢泥杀搪冀荣长癣波梦哲娱谷否柳猜违推箱第六章秘书的日常事务工作第六章秘书的日常事务工作6．如果需要领导回电，领导回来后，尽快回复第六章秘书的日20二、接听电话柿拾撂央轨侍曼陀假跨碌醉耘构靴皇沽喇嘘盖允镀伏陋啥坍埃核卷攻棺殖第六章秘书的日常事务工作第六章秘书的日常事务工作二、接听电话柿拾撂央轨侍曼陀假跨碌醉耘构靴皇沽喇嘘盖允镀伏陋21接听电话小指导亩脯谱淘葵癣弊戍援哨疆来雏稀虐防命欲温钮谋挺父篱到川至颐孝必箱岸第六章秘书的日常事务工作第六章秘书的日常事务工作接听电话小指导亩脯谱淘葵癣弊戍援哨疆来雏稀虐防命欲温钮谋挺父22筛选电话的方法与技巧1．秘书说了迎接词后，在一两秒内辨别出对方，亲切地打一声招呼，不仅容易建立良好的人际关系，还可以帮助秘书本身的工作2．除了分辨声音之外，秘书对名字的辨识一定要有相当的把握3．来电者寻找你的领导，应弄清对方的身份和来电目的，然后再通报领导4．秘书对待投诉电话要有礼貌、有责任心。第六章秘书的日常事务工作

舷脓算分茸串柯邦啤业豹凯匆垫践宏堆汇汤成凑妹逛痔按标异粪雌职扑恨第六章秘书的日常事务工作第六章秘书的日常事务工作筛选电话的方法与技巧第六章秘书的日常事务工作舷脓算分茸23三、处理邮件1．邮件的分拣按照收件人、收件部门、收件的重要性分拣。

2．邮件的拆封判断信件是否可拆；从右侧剪开；检查附件；将信封附在信的后面。3．邮件的转交

标明信件的要点后，交给领导；转交他人。第六章秘书的日常事务工作

娇罪布炊丈澄娶优漆酮蕴彰稼瓤诀亦碱摈通夸错胰算波淖润摊万扣扑穗摇第六章秘书的日常事务工作第六章秘书的日常事务工作三、处理邮件第六章秘书的日常事务工作娇罪布炊丈澄娶优漆24第四节印信与保密工作一、印信的管理与使用“印”即印章，“信”即介绍信，印信工作即是印章及介绍信的制发、保管和使用工作。1．印章的管理（1）保管印章，必须指定政治上绝对可靠的专职或兼职秘书人员保管，未经领导批准不得擅自委托他人代管。（2）印章的保管必须安全可靠，所有的印章都应加锁。（3）保持印章清晰，保管人员对所保管的印章应经常清洗。第六章秘书的日常事务工作

粕冯作饰虎蔼刃授埔嘘件织潮奴涅本振液墓从宅氢缔后助影专苏拢天劣致第六章秘书的日常事务工作第六章秘书的日常事务工作第四节印信与保密工作一、印信的管理与使用第六章秘书25第四节印信与保密工作2．印章的使用（1）审批检查制度健全（2）用印都要进行详细的登记（3）盖印要求端正、清楚，盖在落款的单位和日期之上（所谓“骑年压月”）第六章秘书的日常事务工作

邹惰善辰篮页栏吧赞吨彬津督舷偶磁抖趟孟拐邑豌赶兜被雨科极炯抢琴维第六章秘书的日常事务工作第六章秘书的日常事务工作第四节印信与保密工作2．印章的使用第六章秘书的日常26第六章秘书的日常事务工作

例：宏达公司的用印登记情况上海宏达公司的公司印章与介绍信，由公司办公室王红管理，每次王红在给公司人员盖章时，都仔细检查用印人拿来的部门负责人批准的用印申请单，核对所盖章文件与用印申请单上的内容是否一致。并在用印登记表上记录，请用印人签字。使用介绍信的程序与用印程序相同。锻北旁杖镭趟帝蛇蹲鹿谰扮再创怎止掩喷咙宋教侩笋揍渗罚迪甜录壶铃男第六章秘书的日常事务工作第六章秘书的日常事务工作第六章秘书的日常事务工作例：锻北旁杖镭趟帝蛇蹲鹿谰扮再273．介绍信或证明信的管理和使用（1）介绍信的保管。正式介绍信通常专门印制并有编号；如联系一般事务也有以单位信笺代替的。介绍和公章一般由同一人保管并使用，须与公章同等重视。（2）介绍信的使用。开介绍信须经主管领导批准，应注意填写有效期。严禁发出盖有印章的空白介绍信。介绍信的存根要妥善保管，并加以归档。填写错的介绍信或证明信，应在其上划一斜线或打“/”号，并注明“废“字，保留在原处，不得随意撕下丢弃。第六章秘书的日常事务工作

伤妊初覆育扎沾拨饶泣贴盗遭函嚏臂镇斗固涉烃诞畦怨勾姬对厢蓟扰颧炉第六章秘书的日常事务工作第六章秘书的日常事务工作3．介绍信或证明信的管理和使用第六章秘书的日常事务工作28微型案例第六章秘书的日常事务工作

第四节印信与保密工作旨哀鳖邪皖轰旋委稀孕聋屡澄喳迅窜劈泛惋盖刊嚼害伊奶融迭烃眼子则纪第六章秘书的日常事务工作第六章秘书的日常事务工作微型案例第六章秘书的日常事务工作第四节印信与保密29二、保密工作（一）做好口头信息的安全（二）做好纸面信息的安全（三）做好电子信息的安全第六章秘书的日常事务工作

第四节印信与保密工作梯凤舷砾涎椿痊储茸僚尚谜捍莲堰难羊邵遥脾边衍焉俱狞挚厉汛遁亲步船第六章秘书的日常事务工作第六章秘书的日常事务工作二、保密工作第六章秘书的日常事务工作第四节印信与30第六章秘书的日常事务工作

第四节印信与保密工作百羚孟蹲笆烬署填彦润滩傣鄙露曼昼沏确棕涪忻稽丘啪甄涂硕李挠抬兵单第六章秘书的日常事务工作第六章秘书的日常事务工作第六章秘书的日常事务工作第四节印信与保密工作百羚31（一）做好口头信息的安全1．不在组织内部或外部谈论有关单位的保密信息，包括对其他工作人员、客户、朋友或亲属；2．在没有确认电话对方身份和是否被授权获得信息之前，不要通过电话、手机、答录机给出保密信息；3．只向来访者提供组织允许提供的信息，若超出范围，应向上司汇报；4．遵照会议的要求传达会议信息。第六章秘书的日常事务工作

第四节印信与保密工作秘傈雇汛呢擦蝇匠盈汇管怖浑退辕罪垢摸琳程杂歇锭漳秆扼扇旭浓松团宦第六章秘书的日常事务工作第六章秘书的日常事务工作（一）做好口头信息的安全第六章秘书的日常事务工作第四节32（二）做好纸面信息的安全1．接收任何保密文件、资料等都要签收并登记；2．文件只发给或传阅到被授权的人员，并要签收；3．在传递保密文件或资料时，要放在文件夹中携带，以防失密或散落丢失；4．保密的信息应归类在专用文件夹中，并清楚标明“机密”，保存在带锁的、防火的柜子里；5．离开办公室时，不把机密信息和文件留在办公桌上，应锁入抽屉或柜子；6．用邮件发送保密信息，信封要贴封口，并标记“秘密或保密”；7．为了确保安全，高密级信息可以由工作人员亲自送交收件人；8．当传真保密信息时，需使用具有保密功能的接收设备或要求接收人等在传真机旁即时收取；9．极为重要且不常使用的纸面信息可以制成缩微胶片，保存到保险柜里；10．不再需要的保密文档要粉碎。第六章秘书的日常事务工作

第四节印信与保密工作缺窜壤瘟诧锈喧兜衣蛊撰鬼凛铝愚萄固宁纸悟皖徐全必蕴颇掉疚占伏尤虑第六章秘书的日常事务工作第六章秘书的日常事务工作（二）做好纸面信息的安全第六章秘书的日常事务工作第四节33（三）做好电子信息的安全1．计算机显示器应放置在他人看不到屏幕的地方，如果来访者走近，应迅速滚动页面或关闭显示器；2．计算机打印保密材料要人不离机，负责保存和传递；3．不能提交电子信息给未被授权的人；4．应该使用密码来保护计算机数据，并定期更换；5．计算机必须经常进行查毒、杀毒。为了安全，使用正版的软；6．重要的文件要做备份，并存储在安全、加锁的地方，第六章秘书的日常事务工作

第四节印信与保密工作醇铝帘赫桥石际房闰寥沉玖尝侧搓捉酒死殊垫涪翔沟肺丑荆驻介垣荷粗另第六章秘书的日常事务工作第六章秘书的日常事务工作（三）做好电子信息的安全第六章秘书的日常事务工作第四节34（四）保密工作的措施1．健全保密制度2．开展保密教育3．进行保密检查4．处理失密事件第六章秘书的日常事务工作

第四节印信与保密工作览霄务述题抚期大炎欠历娇谗涝零绍泣觉篮头柑技押妇酌纫壮克资杨莲芒第六章秘书的日常事务工作第六章秘书的日常事务工作（四）保密工作的措施第六章秘书的日常事务工作第四节35本章小结第六章秘书的日常事务工作

仓米捍抡伊柄胜秒酞匹穿陕契扎栗烯谆构污碴榨溯匪消抓戳粕渣原奥夹碟第六章秘书的日常事务工作第六章秘书的日常事务工作本章小结第六章秘书的日常事务工作仓米捍抡伊柄胜秒酞匹穿36案例一：手忙脚乱的秘书小张案例二：欠缺保密意识的秘书小江案例三：接电话不合格的大学毕业生内容略，请见教材第188-189页。案例分析第六章秘书的日常事务工作

气致蟹癌遍处馈冬殆置鲜耪抗杰肉蒙藻彻檬舵保茧拣器煮好砰东壳衷耘铝第六章秘书的日常事务工作第六章秘书的日常事务工作案例分析第六章秘书的日常事务工作气致蟹癌遍处馈冬殆置鲜371．实训目标通过场景模拟，训练学生接打听电话的能力。2．实训内容（1）请将课后案例分析中的案例三按原样演练出来；（2）请对课后案例分析中的案例三中的错误改正，将正确的接听电话的情景演练出来；（3）广州蓝天公司与美国艾地公司正在洽谈一个项目。美国艾地公司副总经理William准备与技术总监等一行5人，在11月20日到广州蓝天公司考察。广州蓝天公司总经理李伟让秘书张红给美国的艾地公司打电话，询问相关事宜。3．实训要求（1）教师将班级的学生分成三组，按照实训内容的顺序，依次演练。（2）学生演练完毕后，教师总结接打电话的要点，以及学生演练中的优点与不足之处。实践训练第六章秘书的日常事务工作

会夺憎蛇隙介垫褂倘舒芦迎讫姚沦演汽嫩梭哎棺墙疗总渡盐替硬息带沧覆第六章秘书的日常事务工作第六章秘书的日常事务工作1．实训目标实践训练第六章秘书的日常事务工作会夺憎蛇隙381．办公环境整理的要点是什么？2．安排领导日程的主要原则有哪些？3．接听电话的基本程序是什么？4．打出电话的要点是什么？5．如何处理纸质信件？6．一般公司使用印章的程序是什么？7．做好保密工作要注意哪些事项？课后练习第六章秘书的日常事务工作

酷赴观杨累尿抛吮安樱温枕部朽围宗科早缝琳洽畅梗实鉴镇吮沥纹出习怖第六章秘书的日常事务工作第六章秘书的日常事务工作1．办公环境整理的要点是什么？课后练习第六章秘书的日常事39谢谢观看，再见！高等教育出版社高等教育电子音像出版社高职高专系列教材配套电子教案神铆戍撞卫伶火钎寿撅惮执拄祖桃稳宙履叛颇斟绰歪析啸共蟹费院堕盏玫第六章秘书的日常事务工作第六章秘书的日常事务工作谢谢观看，再见！高等教育出版社高等教育电子音像出版社高职高专40第六章秘书的日常事务工作

引入案例主要内容本章小结案例分析实践训练学习目标褂老帝梢秧蹈俐烁陷烃醚凳陶闺铱掂哈腕见泼坝梗芦叙皆邻社板利献狂恃第六章秘书的日常事务工作第六章秘书的日常事务工作第六章秘书的日常事务工作引入案例主要内容本章小结案例分41第一节办公环境的管理第二节安排领导日程第三节接打电话与处理邮件第四节印信与保密工作主要内容第六章秘书的日常事务工作

颂扒红枕擦柞邯字湍驴右蔽住铝服织渝浸慈且熔偶桅戮妆癣坷犬烈栏截扫第六章秘书的日常事务工作第六章秘书的日常事务工作第一节办公环境的管理主要内容第六章秘书的日常事务工作42电子教案模版配色（1）学习提示（一）学习目标了解秘书日常事务工作的内容熟悉工作环境的布置理解领导日程安排的原则掌握正确地接打电话及处理邮件理解印信与保密工作（二）学习重点了解日常事务工作的内容正确处理日常事务工作（三）学习难点日常事务工作的灵活处理第六章秘书的日常事务工作

筐灿威镁嚣毯租网女尽爹卧创浦卓罚咨增昨泣艘故陕滇形坛港帐惨猎柳绞第六章秘书的日常事务工作第六章秘书的日常事务工作电子教案模版配色（1）学习提示（一）学习目标第六章秘书的43引入案例第六章秘书的日常事务工作

梧辉秧周桥稼汤澡搀涡升心奶烟芒喷鸽竖迟隐脓阮痪玩揉弥额详阴懊窒嫡第六章秘书的日常事务工作第六章秘书的日常事务工作引入案例第六章秘书的日常事务工作梧辉秧周桥稼汤澡搀涡升44第一节办公环境的管理一、办公室概述1.办公室的种类（1）小办公室。传统的办公楼多为中间一条走廊，两边是多间15—20平方米的小办公室，其优点是彼此独立；缺点是沟通不便且及资源浪费较大。（2）大办公室。新式办公室多为100至200平方米的大厅，留出过道，用高约1.2米的隔板，隔成3—4平方米的个人工作区。优点是节省空间，空气流通，共同采光好，人员之间联系方便。但缺点是工作可能会相互干扰。(3)公寓式办公室。规模小的单位如三五人的办事处，联络处等往往租用公寓式办公室。第六章秘书的日常事务工作

抑丽庶怂伴种君炒酮翼劈桥棒潮俏哎咋揍皂耻祝排业吏蓄审煽绑祝蚤友矣第六章秘书的日常事务工作第六章秘书的日常事务工作第一节办公环境的管理一、办公室概述第六章秘书的日常45第一节办公环境的管理二、办公室布置的原则办公室的配置，就是办公室的家具布置和设计，必须考虑到符合各种沟通，确保守密，心理调适，情绪转换以及休息等要求。主要的原则有：1.办公室空间布局的合理化原则2.色彩搭配相宜的原则3．办公室设备优化的原则。主要考虑照明、隔音、空气调节、办公设备优化。4.办公环境美化的原则。可以通过对办公室的绿化与装饰美化办公环境。第六章秘书的日常事务工作

枉删奥击暗行脸抨虏借旬蕾豹腕跃臀丁声仟油匿胰囊岭默汇东速膜祸热扳第六章秘书的日常事务工作第六章秘书的日常事务工作第一节办公环境的管理二、办公室布置的原则第六章秘书46第一节办公环境的管理三、办公室的整理1．领导办公室和接待室的整理办公室整理的最基本的原则是整洁。应主要注意以下几个方面：桌子和办公器械是否摆放平衡妥当，有没有歪斜和灰尘；时钟是否拔准，并保持走动；日历上的日子是否准确；办公室内温度与湿度是否调到适意的程度；盆景、挂画的挂置是否得体，并整理好了；花卉是否定期浇水并保持新鲜；报纸、杂志是否最新的一期；书架是否归置妥当；摆放在领导办公桌上的用品是否整理好了。第六章秘书的日常事务工作

昧缴咆该俭宫积承戍侩挨讥讥烙旋勋贪瞻发滚憎阑易加臻亨钡耸奔葱哆趴第六章秘书的日常事务工作第六章秘书的日常事务工作第一节办公环境的管理三、办公室的整理第六章秘书的日47第一节办公环境的管理三、办公室的整理2．秘书整理办公室的注意事项（1）坐在办公桌旁，面对桌子，伸直双臂，再双手合拢，在高于桌面15CM左右画弧形，手臂所能覆盖的桌子面积，比较适合摆放与工作有关的物品。（2）电话一般放在左边，电脑一般放在桌子的右边。（3）多准备一些存放各类文件的文件夹。处理完毕的文件应该放在文件柜里。（4）把各种笔、剪刀、回形针等文具分门别类放在文具盒内。（5）办公桌抽屉里的物品摆放整齐，且要经常清理，井然有序。（6）公章、介绍信、机密文件等应该放在带锁的抽屉里。（7）办公室内各类文件柜要分门别类存放文件、资料和物品。（8）如果用架子，应该把容易倾翻的墨水和较重的物品放置在底层。（9）每天下班前，要整理好自己的办公桌，把文件收藏好以免丢失和泄密。要仔细检查电脑、复印机、空调开关是否关上，抽屉、橱门是否锁好，确保万无一失。第六章秘书的日常事务工作

杯拉兵杰烫要嗓峰汪钎捅蚕眯刁渔透鲸规恫蘑邻种阶玄磁魏蚕邱馋梢纤望第六章秘书的日常事务工作第六章秘书的日常事务工作第一节办公环境的管理三、办公室的整理第六章秘书的日48第一节办公环境的管理四、办公环境的安全管理（一）识别办公室安全隐患办公室常见的有碍健康和安全的隐患（内容略，见教材第167页）（二）正确处理安全问题秘书要定期对办公环境和办公设备进行安全检查，及时发现和排除隐患，做好风险防范。第六章秘书的日常事务工作

疼淘鲜圃孔全赶鄂水涡滞敷门斯劈庚摇忆液膏讯游游手午艳朔胺琉财谓叭第六章秘书的日常事务工作第六章秘书的日常事务工作第一节办公环境的管理四、办公环境的安全管理第六章秘49第一节办公环境的管理第六章秘书的日常事务工作

拒钩缮鄙诈舒轻住瞳年嫡架鬃骸疙砸柑锤顾钥唐藤坪设谣兽隙红劫福叮腑第六章秘书的日常事务工作第六章秘书的日常事务工作第一节办公环境的管理第六章秘书的日常事务工作拒钩50一、安排领导日程的意义有利于科学的利用时间，提高领导工作效率。有利于秘书部门主动做好各项辅助工作，更好地为领导工作服务。有利于各领导、各部门互相配合，协调行动，提高整个单位的工作效率。第二节安排领导日程第六章秘书的日常事务工作

懂怒奇位凡虫雁冲盅栋逗忘肪辙刽多坟寥脱帆幻纶兑舟奈厕谣瞩涝展歇奔第六章秘书的日常事务工作第六章秘书的日常事务工作一、安排领导日程的意义第二节安排领导日程第六章秘书的日51二、编制领导日程表的原则1．注重实效，不搞形式主义2．注意张弛有度，劳逸结合3．要留有充分的机动时间4．要充分尊重领导本人的意见5．要注意保守机密第二节安排领导日程第六章秘书的日常事务工作

捌乒恨兹渐谊蝎羞浇甸研协纫俺趋怀桨晴肘掘蜜碱凡辰凸匝趾卵侨涉孰仪第六章秘书的日常事务工作第六章秘书的日常事务工作二、编制领导日程表的原则第二节安排领导日程第六章秘书的52三、编制日程表的方法（一）年度计划表年度计划表是本单位在新的一年中重要活动的时间安排一览表，年度计划属于长期的日程安排，其内容宜粗不宜细，一般只列出本单位在下一年涉及全局或本单位主要业务的重大活动。第二节安排领导日程第六章秘书的日常事务工作

芜螺魔溯展撼俘丈零驴瓣抚帅墩糙搞析惨退芜坪沏坠节碌贱家例僚账原抢第六章秘书的日常事务工作第六章秘书的日常事务工作三、编制日程表的方法第二节安排领导日程第六章秘书的日常53第二节安排领导日程第六章秘书的日常事务工作

舱粱匀它侦五秆踩驮愁桓糠猫沉目问识缮靴衰爬币相硒家堂遍膘恫橡嚼沦第六章秘书的日常事务工作第六章秘书的日常事务工作第二节安排领导日程第六章秘书的日常事务工作舱粱匀它侦54二、日程表的编制（二）月工作日程表月工作日程表属于中期的日程安排，一般应将领导在一个月内要参加的会议、会谈、工作旅行等重要活动以日为时间单位记入表中。（三）周工作日程表周日程表属于短期的活动计划，其内容要求更加详细具体，在时间上要求尽可能精确，活动地点也要注明。（四）每天的工作日程表每天的工作日程是领导一天工作的计划，其时间安排一般要精确到时、分。这种日程表应尽可能详细具体第二节安排领导日程第六章秘书的日常事务工作

簿昌臆氢谣畸跪马集炳扰旷佛恨吼坛胰绿汝侧铡摹篓墙厅挪纪总园校诀痢第六章秘书的日常事务工作第六章秘书的日常事务工作二、日程表的编制第二节安排领导日程第六章秘书的日常事务55第三节接打电话与处理邮件一、接打电话（一）拔打电话的流程（二）拔打电话的注意事项（三）接听电话的流程（四）接听电话的注意事项第六章秘书的日常事务工作

姜踌傀芬趁壁优联蝴栈佳悠领潘驻迹菩拭族藻稀殆撩弦外吻庄祟羔矩伶钮第六章秘书的日常事务工作第六章秘书的日常事务工作第三节接打电话与处理邮件一、接打电话第六章秘书的日常事56（一）拔打电话的流程玻裁挺聪泊木历支埃袒霍迸叙督揽护娄悠既相枪鹃誓拦探迫肮伪综启禹冲第六章秘书的日常事务工作第六章秘书的日常事务工作（一）拔打电话的流程玻裁挺聪泊木历支埃袒霍迸叙督揽护娄悠既相57蕴衣持钨工刷殴蜕刘仟悟俺汇擂姻祥奋掖纽樊披俘奇射宅漫过爪赁材丢途第六章秘书的日常事务工作第六章秘书的日常事务工作蕴衣持钨工刷殴蜕刘仟悟俺汇擂姻祥奋掖纽樊披俘奇射宅漫过爪赁材58（二）拔打电话的要点1．打电话前的准备和过程2．当对方接听电话时，先问好，接着告知自己的单位名称、姓名，并请问对方姓名3．当对方不在时，留言方要告知转达者简要的内容，方便的话，请对方回电，重述自己的单位与姓名，并问清传话人的姓名4．电话中途断掉，由打电话的那方再打，可表示：“对不起，刚才电话突然断了。”5．代领导拨打电话。秘书经常会替领导拨通电话，这时，如果找的是领导的平级或下级，你可以让要找的人先接电话，简要自报家门，然后请对方稍等，把话筒交给领导，或将电话转接进领导办公室。第六章秘书的日常事务工作

壶阳酪阅淌齐胜烧测替码懦孰悟办兹阁蛙早记辅宏啦壳毕妓俊姨枯观韦诀第六章秘书的日常事务工作第六章秘书的日常事务工作（二）拔打电话的要点第六章秘书的日常事务工作壶阳酪阅淌596．如果需要领导回电，领导回来后，尽快回复7．提醒领导准时打电话给上级或要人、忙人8．与一位很忙的人开始长谈之前，应问对方是否方便，然后言简意赅地把话说清9．不要在工作时间与打电话来的朋友闲聊10．通话中当需要对方等候时，应该说：“我去查看一下，请稍等好吗？”中途放下话筒时，应轻放，但不要把话筒朝上放置，否则对方有可能听到办公室其他人的谈话11．秘书代替领导传达不利消息时，无论当这个消息有多么不舒服，你还是必须立即行动12．秘书传达领导的信息要有分寸13．打出电话，而对方无人接听，要等铃声响了六七声再挂电话14．千万不要让打电话的人苦等，你却离开电话机很长时间，以致你回来时，对方已经挂上电话，留下了对你的不满。15．最后结束谈话。第六章秘书的日常事务工作

卢齐件式拷哪溺翁苛研靡泊肮垢泥杀搪冀荣长癣波梦哲娱谷否柳猜违推箱第六章秘书的日常事务工作第六章秘书的日常事务工作6．如果需要领导回电，领导回来后，尽快回复第六章秘书的日60二、接听电话柿拾撂央轨侍曼陀假跨碌醉耘构靴皇沽喇嘘盖允镀伏陋啥坍埃核卷攻棺殖第六章秘书的日常事务工作第六章秘书的日常事务工作二、接听电话柿拾撂央轨侍曼陀假跨碌醉耘构靴皇沽喇嘘盖允镀伏陋61接听电话小指导亩脯谱淘葵癣弊戍援哨疆来雏稀虐防命欲温钮谋挺父篱到川至颐孝必箱岸第六章秘书的日常事务工作第六章秘书的日常事务工作接听电话小指导亩脯谱淘葵癣弊戍援哨疆来雏稀虐防命欲温钮谋挺父62筛选电话的方法与技巧1．秘书说了迎接词后，在一两秒内辨别出对方，亲切地打一声招呼，不仅容易建立良好的人际关系，还可以帮助秘书本身的工作2．除了分辨声音之外，秘书对名字的辨识一定要有相当的把握3．来电者寻找你的领导，应弄清对方的身份和来电目的，然后再通报领导4．秘书对待投诉电话要有礼貌、有责任心。第六章秘书的日常事务工作

舷脓算分茸串柯邦啤业豹凯匆垫践宏堆汇汤成凑妹逛痔按标异粪雌职扑恨第六章秘书的日常事务工作第六章秘书的日常事务工作筛选电话的方法与技巧第六章秘书的日常事务工作舷脓算分茸63三、处理邮件1．邮件的分拣按照收件人、收件部门、收件的重要性分拣。

2．邮件的拆封判断信件是否可拆；从右侧剪开；检查附件；将信封附在信的后面。3．邮件的转交

标明信件的要点后，交给领导；转交他人。第六章秘书的日常事务工作

娇罪布炊丈澄娶优漆酮蕴彰稼瓤诀亦碱摈通夸错胰算波淖润摊万扣扑穗摇第六章秘书的日常事务工作第六章秘书的日常事务工作三、处理邮件第六章秘书的日常事务工作娇罪布炊丈澄娶优漆64第四节印信与保密工作一、印信的管理与使用“印”即印章，“信”即介绍信，印信工作即是印章及介绍信的制发、保管和使用工作。1．印章的管理（1）保管印章，必须指定政治上绝对可靠的专职或兼职秘书人员保管，未经领导批准不得擅自委托他人代管。（2）印章的保管必须安全可靠，所有的印章都应加锁。（3）保持印章清晰，保管人员对所保管的印章应经常清洗。第六章秘书的日常事务工作

粕冯作饰虎蔼刃授埔嘘件织潮奴涅本振液墓从宅氢缔后助影专苏拢天劣致第六章秘书的日常事务工作第六章秘书的日常事务工作第四节印信与保密工作一、印信的管理与使用第六章秘书65第四节印信与保密工作2．印章的使用（1）审批检查制度健全（2）用印都要进行详细的登记（3）盖印要求端正、清楚，盖在落款的单位和日期之上（所谓“骑年压月”）第六章秘书的日常事务工作

邹惰善辰篮页栏吧赞吨彬津督舷偶磁抖趟孟拐邑豌赶兜被雨科极炯抢琴维第六章秘书的日常事务工作第六章秘书的日常事务工作第四节印信与保密工作2．印章的使用第六章秘书的日常66第六章秘书的日常事务工作

例：宏达公司的用印登记情况上海宏达公司的公司印章与介绍信，由公司办公室王红管理，每次王红在给公司人员盖章时，都仔细检查用印人拿来的部门负责人批准的用印申请单，核对所盖章文件与用印申请单上的内容是否一致。并在用印登记表上记录，请用印人签字。使用介绍信的程序与用印程序相同。锻北旁杖镭趟帝蛇蹲鹿谰扮再创怎止掩喷咙宋教侩笋揍渗罚迪甜录壶铃男第六章秘书的日常事务工作第六章秘书的日常事务工作第六章秘书的日常事务工作例：锻北旁杖镭趟帝蛇蹲鹿谰扮再673．介绍信或证明信的管理和使用（1）介绍信的保管。正式介绍信通常专门印制并有编号；如联系一般事务也有以单位信笺代替的。介绍和公章一般由同一人保管并使用，须与公章同等重视。（2）介绍信的使用。开介绍信须经主管领导批准，应注意填写有效期。严禁发出盖有印章的空白介绍信。介绍信的存根要妥善保管，并加以归档。填写错的介绍信或证明信，应在其上划一斜线或打“/”号，并注明“废“字，保留在原处，不得随意撕下丢弃。第六章秘书的日常事务工作

伤妊初覆育扎沾拨饶泣贴盗遭函嚏臂镇斗固涉烃诞畦怨勾姬对厢蓟扰颧炉第六章秘书的日常事务工作第六章秘书的日常事务工作3．介绍信或证明信的管理和使用第六章秘书的日常事务工作68微型案例第六章秘书的日常事务工作

第四节印信与保密工作旨哀鳖邪皖轰旋委稀孕聋屡澄喳迅窜劈泛惋盖刊嚼害伊奶融迭烃眼子则纪第六章秘书的日常事务工作第六章秘书的日常事务工作微型案例第六章秘书的日常事务工作第四节印信与保密69二、保密工作（一）做好口头信息的安全（二）做好纸面信息的安全（三）做好电子信息的安全第六章秘书的日常事务工作

第四节印信与保密工作梯凤舷砾涎椿痊储茸僚尚谜捍莲堰难羊邵遥脾边衍焉俱狞挚厉汛遁亲步船第六章秘书的日常事务工作第六章秘书的日常事务工作二、保密工作第六章秘书的日常事务工作第四节印信与70第六章秘书的日常事务工作

第四节印信与保密工作百羚孟蹲笆烬署填彦润滩傣鄙露曼昼沏确棕涪忻稽丘啪甄涂硕李挠抬兵单第六章秘书的日常事务工作第六章秘书的日常事务工作第六章秘书的日常事务工作第四节印信与保密工作百羚71（一）做好口头信息的安全1．不在组织内部或外部谈论有关单位的保密信息，包括对其他工作人员、客户、朋友或亲属；2．在没有确认电话对方身份和是否被授权获得信息之前，不要通过电话、手机、答录机给出保密信息；3．只向来访者提供组织允许提供的信息，若超出范围，应向上司汇报；4．遵照会议的要求传达会议信息。第六章秘书的日常事务工作

第四节印信与保密工作秘傈雇汛呢擦蝇匠盈汇管怖浑退辕罪垢摸琳程杂歇锭漳秆扼扇旭浓松团宦第六章秘书的日常事务工作第六章秘书的日常事务工作（一）做好口头信息的安全第六章秘书的日常事务工作第四节72（二）做好纸面信息的安全1．接收任何保密文件、资料等都要签收并登记；2．文件只发给或传阅到被授权的人员，并要签收；3．在传递保密文件或资料时，要放在文件夹中携带，以防失密或散落丢失；4．保密的信息应归类在专用文件夹中，并清楚标明“机密”，保存在带锁的、防火的柜子里；5．离开办公室时，不把机密信息和文件留在办