发票管理平台操作手册

发票管理平台操作手册1介绍发票管理平台的用处发票管理平台主要用作《公路、内河货物运输业统一发票》、《水路运输服务企业专用发票》的客户开发票控制。将客户开发票金额控制在可开金额的范围内，不允许多开。规范公司开发票流程。根据系统控制的开发票数据形成统计报表并为财务部定期稽查提供数据依据。发票管理平台主要包括以下功能：开发票申请单管理发票登记管理发票作废申请单管理和易月度发票统计汇总办事处月度海运大票统计办事处月度海运小票统计办事处第三方发票统计客户收款、开发票统计表2流程描述根据开发票类型分成两类分别描述流程。主要涉及到办事处操作、办事处分商务、办事处经理、总部财务经理、总部开发票人员。两种类型发票的发票核销都是由办事处分商务来做的。2.1《公路、内河货物运输业统一发票》该类型属于海运大票。由各办事处操作角色或分商务角色用公司统一制定的《开发票申请单》填报，经过办事处经理、财务经理审核后方可开发票。2.2《水路运输服务企业专用发票》该类型属于货代小票。目前有：和易小票、广州小票、天津小票。货代小票使用同一的流程进行管理。2.2.1正常业务流程：由办事处分商务填写发票申请单并登记实开发票信息，系统自动核销运单。2.2.2后补发票申请单：总部先开出发票然后通知分商务补一个发票申请单，然后总部开发票人员将已开发票与发票申请单关联。3操作说明3.1开发票申请单管理 发票申请都是由出口港打申请的。拿青岛办来说：杨晶是进口操作，客户到她那交钱并要求开发票，客户在哪个办事处定的舱就让哪个办事处作发票申请单；分商务是郑爱华，她那边有自开的货代小票和需要总部开的海运大票。货代小票在作业务系统客户收款通知时可以同时登记小票；海运大票需要打申请给总部财务。3.1.1海运大票海运大票申请单可以由办事处操作或者办事处分商务角色建立，并提交上级审批。建立发票申请的人员需要填写：申请人、申请时间、申请发票类型、开票机构、订舱客户、船名、申请理由、发货人税号、收货人税号、受票人、货物名称、数量、重量/体积、里程、申请开票金额、其他要求等信息。办事处分商务负责发票核销，系统提供运单自动核销功能，分商务只需选择核销月份系统会自动进行核销，如果某个运单没有一次核销完，下次可接着核销(该功能系统自动完成)。分商务将申请单提交给办事处经理，经理人员需要认真核对并提交总部财务经理审批。总部财务经理在审批通过后会通知总部开发票人员开《公路、内河货物运输业统一发票》。主要包括以下功能：新建(建立一个新的发票申请单)、保存(将录入的信息保存到系统中)、提交审批(提交到下一个审批环节)、打回申请人(审批人不同意时，可以直接驳回申请人的请求)、发票核销(由分商务角色来做的发票核销)、查询(查询系统中已经建立的开发票申请单)等功能。下面会对所有的功能通过操作步骤的方式(先做什么再做什么然后做什么)进行描述。3.1.1.1新建一个发票申请 角色：办事处操作角色或者分商务角色。首先由办事处操作或者分商务人员进入业务系统，点击“发票管理”下的“建立开发票申请单”按钮，申请单初始操作界面如下图：3.1.1.1.1填写内容说明申请单流水号：由系统自动生成的开发票申请单编号。当前状态：显示申请单的业务状态和申请人。业务状态后面会列表说明。申请时间：由系统自动生成申请单建单时间。申请开发票类型*：《公路、内河货物运输业统一发票》、《水路运输服务企业专用发票》系统会根据您选择的发票类型走不同的业务流程。申请办理机构*：该申请单需要那个办事处办理。订舱客户*：申请开发票的客户，必选项！第三方开发票：如果该申清单是第三方开发票请打钩！船名：该项请尽量填写，如果没有可不填。申请理由：必填！收货人/税号：请填写收货人全称！如果收货人是订舱客户可以点击“复制订舱客户名称”。税号在右边，也是必填项！发货人/税号：请填写发货人全称！如果发货人是订舱客户可以点击“复制订舱客户名称”。税号在右边，也是必填项！受票人：请选择发货人或者收货人，必填！货物名称：必填项。金额：申请开发票金额。货物数量、重量/体积、里程：请如实填写。其他要求：如果有其他需要说明的地方可以填在这里。分商务审批：如果是由操作填写的申请，在分商务审批后，会显示审批意见、审批人、审批时间。办事处经理：在办事处经理审批后，会显示审批意见、审批人、审批时间。和易财务经理：在财务经理审批后，会显示审批意见、审批人、审批时间。3.1.1.1.2分角色说明操作步骤申请单只能由办事处操作或者分商务角色建立，下面分别说明建立申请单的操作步骤。3.1.1.1.2.1办事处操作角色办事处操作角色进入申请单的初始界面，按照3.1.1.1填写内容说明的内容填写完申请单后，点击将信息保存到系统中，然后如果申请人认为填写无误后点击将申请单提交给分商务审核并核销发票。办事处操作角色操作完毕。3.1.1.1.2.2办事处分商务角色第一步：办事处操作角色进入申请单的初始界面，按照3.1.1.1填写内容说明的内容填写完申请单后，点击将信息保存到系统中。第二步：分商务需要核销发票申请单，核销步骤见3.1.1.2分商务发票核销。第三步：当分商务确认填写的内容无误后点击将申请单提交给办事处经理审核。办事处分商务角色操作完毕。3.1.1.2分商务发票核销发票申请单不管是《公路、内河货物运输业统一发票》还是《水路运输服务企业专用发票》，发票核销都是由分商务来做的。操作界面如下：发票核销部分发票核销部分发票核销有两种方式：系统自动核销、人工核销。3.1.1.2.1系统自动核销自动核销原理：系统根据分商务选择的核销月份查找到当月的截止航次，然后根据截止航次查找运单明细，系统根据申请开发票金额自动选取运单明细，如果运单未核销完，下次系统会继续对该运单核销。3.1.1.2.2系统自动取消全部核销使用该功能系统会自动将核销的所有运单取消核销。3.1.1.2.3人工核销 如果分商务要核销特定的运单可以使用这种方式，在“船名航次”或“运单号”处填写查询条件，然后点击，系统会根据条件查询出运单明细。分商务进行选取即可。3.1.1.3办事处经理审核办事处经理进入发票申请单界面如下：上图显示了提交给办事处经理审核的申请单内容，如果办事处经理同意开发票就点击将申请单提交给总部财务经理审核。如果不同意点击将申请单直接退回给申请人。3.1.1.4财务经理审核办事处经理的审核界面同办事处经理相同，如果财务经理同意开发票就点击这时财务经理就可以通知开发票人员开发票了。如果不同意点击将申请单直接退回给申请人或者直接点击将申请单作废掉。3.1.2货代小票3.1.2.1通过发票申请单管理建立发票登记货代小票由办事处分商务建立申请单，通常情况下是自开自核的，但是也有总部代开发票的情况。分商务建立发票申请单的方法步骤请参考海运大票的说明。3.1.2.2分商务收款同时开发票 分商务在作收款通知单时同时给客户开发票，分商务不需等待出纳确认收款单可以直接开发票。操作说明如下： 第一步：分商务首先要建立发票通知单，也就是选择缴款客户、款项信息后保存一下，然后就可以点击按钮登记发票。第二步：开发票登记。在收款页面最下面的部分，点击[新建发票登记]按钮后，页面显示如下图：输入“发票代码”、“发票号码”、“开票金额”后点击[保存]按钮，如果您输入的累计开发票金额等于收款金额系统会自动对发票进行核销。3.2发票登记管理3.2.1海运大票海运大票的开发票登记有两种情况：1、正常的开发票流程。2、总部先开然后通知分商务补申请单。3.2.1.1正常流程的开发票登记第一步：财务经理同意开发票申请后，财务开发票人员开票后需要在系统中登记一下开发票信息。进入发票申请单查询界面如下图：第二步：点击[详细]按钮，系统会显示出申请单的详细信息，在发票登记部分建立开发票信息。如下图：输入发票代码、发票号码、开票金额后点击按钮，会保存到系统中并在发票登记明细中显示。操作人员可选取或者直接删除发票登记。如下图： 第三步：发票申请单已全部开完发票并登记后，点击按钮给申请单标记开发票状态为“已开完发票”，表明该申请单申请的发票都已经开完了。3.2.1.2后补发票申请单的开发票登记第一步：该类型是总部提前开发票然后通知分商务补开发票申请单的情况，总部开发票登记需要用到“发票登记单管理”功能，通过“发票管理”下的“发票登记单管理”进入发票登记界面，如下图： 记录开发票信息。填写发票代码、发票号码、开票金额后点击按钮，保存到系统中。 可通过条件查询出已登记的发票信息，如图：查询结果列表中的最后一列“状态”，如果发票登记单已经使用会显示“已用”字样。第二步：办事处分商务补好开发票申请单后通知总部开发票人员，开发票人员查询出开发票申请单，在下图所示地方查询并选取发票登记单。 第三步：点击按钮，标记申请单开发票状态。3.2.2货代小票货代小票也分为正常流程和后补发票申请单流程。3.2.2.1正常开发票流程在分商务提交开发票后，分商务自己登记开发票信息。如下图：登记完开发票信息后，点击按钮标记发票申请单开发票状态。3.2.2.2后补发票申请单流程该流程于海运大票的后补发票申请单流程相同，请参照3.2.1.2。3.3发票作废申请单管理 作废申请流程：办事处分商务提出申请提交总部财务经理审批同意后提交给开发票人员登记实开发票信息。发票作废申请单管理有两个功能：1、作废已开发票。2、建立新的发票并更换作废的发票。3.3.1建立作废发票申请单第一步：分商务角色在开发票申请单查询界面中查询出要作废的发票申请单，如下图：第二步：点击左列“操作”中的“[建立作废申请]”按钮，系统会复制开发票申请单的相关信息到发票作废申请单中，如下图： 第三步：发票作废申请单的申请理由后点击按钮，将信息保存到系统中。 第四步：点击按钮提交给财务经理审核。3.3.2总部财务经理审核申请单 财务经理审核界面如下图，如果同意作废申请点击按钮提交给开发票人员登记发票信息。3.3.3开发票人员审核申请单界面显示如下图： 第一步：在“选取要作废的发票明细”列表中选择要作废的发票并点击“[作废]”按钮。如果要替换作废的发票可以在“替换发票登记单”部分建立新的发票登记单。第二步：最后点击系统会判断如果有替换的发票登记单，系统会自动替换，如果没有就作废选中的发票登记单。3.4和易月度发票统计汇总 总部财务每月统计各办事处开发票相关信息。如下图：3.5办事处月度海运大票统计 总部财务用于统计各办事处开具的《公路、内河货物运输业统一发票》，操作界面如下图：3.6办事处月度海运小票统计总部财务