2014年新员工内控制度讲解

2014年2月内控管理制度解读

分行业务处理中心三大运营处理中心总行运营管理部分行运营管理部营业机构北京处理中心上海处理中心深圳处理中心内控构架总行运营管理部分行运营管理部负责制定并实施风险监控的制度和办法，建立健全有效的内部控制体系，采取措施纠正内部控制存在的问题，以确保风险管理和经营目标的实现会计业务内部控制的枢纽部门，按照总行内控的规定和要求，结合本行实际情况，制定内部实施细则，组织落实、监测和整改本分行内部控制中存在的问题，做好风险防范工作，确保本分行会计业务安全、高效运转内控构架柜员管理授权管理交接管理重空凭证会计印章库房管理对账管理大额核实进出营业厅非正常营业时间重大事项监督辅导内控管理制度(一)日常管理(二)实物管理(三)内控管理操作柜员管理分类新核心业务系统操作按所属部门不同分按所使用操作系统分综合业务系统业务集中处理系统操作运营管控系统个人信贷管理系统国际结算系统非运营操作柜员运营操作柜员。。。。。。按能否通过个人电脑登录通过密码或指纹系统进行身份认证登录，完成业务处理柜面柜员电子柜员不能通过电脑（终端）登录，只能采取批处理等方式发起记账交易，由系统自动完成账务处理分类必须取得上岗资格后方可配备柜员号，业务部门人员必须经本部门负责人批准后方可申请柜员号新核心业务系统柜员必须使用真实姓名，运营人员每人只能拥有一个会计类柜面柜员号码，业务部门人员不得配有会计类柜员代号管理要求柜面柜员的类型、交易权限、现金权限、转账权限等必须与其部门、岗位和能力相适应，不得超出总、分行规定的权限范围会计柜面柜员必须签约指纹系统，对于情况特殊无法签约的柜员，必须经分行运营管理部批准。柜员在初次领用柜员号时必须及时修改密码，定期更换密码使用人员应妥善保管自己的柜员号码和密码，不得随意交与他人使用，柜员临时离岗应及时退出操作系统，营业终了进行轧账后正式签退操作柜员姓名中有冷僻字的，录入姓名时，对该冷僻字先以拼音标注，并括号标注该字结构柜员调离本行，其柜员号必须及时删除；柜员长期离岗（超过15天）而无人接替，其柜员号必须及时停用业务部门负责本部门的柜员号的管理，由于管理不善产生密码泄露、系统信息泄露或操作失误等情形的，由其负责内控规定按运营业务授权形式不同，分为签字（章）授权和系统授权。签字（章）授权和系统授权是两个独立的授权审批环节，两者不得相互替代按照工作性质和岗位职责不同，分为授权人和被授权人.

授权人与被授权人必须相互分离、相互制约授权管理有权签字审批人包括分行行长、分行运营主管行长、运营管理部负责人、业务处理中心室经理和二级分行运营管理部负责人、营业经理。分行行长、分行主管行长、运营管理部负责人和二级分行运营管理部负责人可对本级机构和下级机构有关授权业务进行签字审批；业务处理中心室经理、营业经理只能在本岗位职责范围内行使签字审批授权签字（章）授权:指授权人在权限范围内对被授权人提交的业务资料进行审核，在凭证或审批单上以签字（章）的形式进行确认的过程。签字必须采取逐级往上签批的方式系统授权是指有权人按照有关系统的权限及管理规定，对系统交易信息和业务资料进行审核，通过录入密码或指纹认证的方式完成授权的过程。系统授权人在授权时，审核操作依据是否合规齐全，电子信息与相关操作依据是否一致通过密码方式授权的，系统授权人必须确保密码安全性，不得让他人掌握本人的授权密码，按月修改密码；被授权人应注意回避，确保密码不被泄露。系统授权的规定需要签字授权的业务必须先经有权人签字审批同意后办理，如遇有权人临时外出，可通过电话请示（通话记录必须录音）。同意后方可办理，补签手续必须在2个工作日内补齐系统授权由系统记录授权信息，授权人无需在相关业务单证上签章确认同一笔业务的签字授权与系统授权的有权人不一致时，各自遵从其规定执行系统授权和签字授权的划分要求●除现金长短款挂账外，原则上不得发生特殊业务。如发生现金长短款挂账业务，值班授权人应及时电话通知营业经理，由营业经理返回支行授权处理。●特殊情况下，节假日营业时间支行发生的签字授权业务，营业经理及支行监控岗应在节假日后的第一个工作日进行审核，并业务凭证上签字确认节假日营业时间的支行特殊业务规定与运营工作相关的职责、物品、权限等事项发生保管或使用上的变动时，在岗位之间、机构之间、部门之间进行移交的行为

岗位交接是指由于人员岗位变动、休假等原因，对个人使用、保管、管理的事项进行的交接运营工作交接概念交接类型岗位交接非岗位交接非岗位交接是指由于业务往来形成的运营机构之间，运营机构与行外单位或行内部门之间事项进行的交接挂账情况、工作进度、待办事项、其他应注意事项重要物品传票档案职责权限未尽事宜业务印章、密钥印鉴、需核算的物品岗位职责、系统操作员号、签字授权权限等传票、开销户资料、票据、单证底卡、客户回单、联行信件、报表、登记簿等交接事项交出人接收人监交人在交接前必须事先对交接事项进行清点；不得隐瞒交接工作涉及的失误、未尽事宜；对交接的工作事项必须进行全面的清点核实，确保接收事项完整、账实相符；清楚掌握接收岗位的职责范围、业务处理权限，掌握接收事项的具体操作方法；按照权限范围认真履行职责，不得无故委托他人代理交接责任人交接双方当事人、监交人应当面完成交接，并立即通过签章或系统录入密码进行确认，不得提前或事后方式确认交接过程上级机构有权人可对下级机构的交接进行监交，反之不可普通岗位之间的交接需经有权人监交，上下级之间的交接无需监交高级别职务人员可为低级别职务人员的交接进行监交，反之不可监交权限划分交接后的岗位分工应符合“经办和复核分离、经办和授权分离”、“章、证、押相分离”及按规定应双人保管事项等岗位内控要求交出人应将交出的岗位职责明确告知接收人，防止工作脱节，离岗时间超过15个工作日的，应及时调整岗位职责库房、保险柜，自助设备等密码交接时，应确保交接的严密性，避免密码钥匙交叉交接以及密码外泄系统操作员号交接时，应及时更换密码，不再使用的操作号应及时删除交接内控要求行内部门交接行内部门向运营管理部领用或上缴重要物品时，应向分行运营管理部出具介绍信和领用人证件，分行运营管理部核实领用人身份后完成交接。领用，领用部门内部发生的重要物品保管、使用、交接由该部门按有关规定负责。行外单位交接分行和支行发生的工作交接，总行和分行，分行和二级分行发生的交接参照分支行交接实施。具体包括：重要物品的交接、传票档案的交接、操作权限的交接。1、现金款箱、重要凭证尾箱交接分支行交接2、联行信件交接非岗位交接节假日交接需具备必要条件。节假日交接应在监控录像下完成，不见面交接、监交的，还应有放置在现金柜台区的保险箱（柜）节假日后应做好核实。节假日后的第一个工作日，前日当班柜员交回特殊交接事项后，原保管人应注意核对账实是否相符。支行营业经理应核实是否按既定排班顺序交接，并在交接登记簿签章确认尽量通过合理排班，减少节假日交接节假日交接的风险控制重要空白凭证是指无面额、经银行或单位打印或填写日期、金额、账号、户名等要素并签章后即具支付或证明等法律认可的效力的空白凭证，是银行凭以办理资金收付或其他业务的书面依据。主要特征：重要空白凭证的主要特征为每张凭证上均有凭证号码。重要空白凭证管理存单（折）类：单位定期存款开户证实书、单位定期存单、个人定期存单、活期一本通、定期一本通、普通存折等。银行卡类：民生借、贷记卡等。票据类：现金支票、转账支票、清分机支票、银行汇票、银行承兑汇票、商业承兑汇票、清分机本票、非清分机本票等；存款证明类：单位存款证明书、个人存款证明书（时点性）、个人存款证明书（时段性）、个人出境保函等。其他类：电汇凭证、单位银行汇票/本票申请书、外币汇票、国债收款凭证、支付系统凭证等。分类临时离柜及时上锁，营业终了柜，双人双封，放入库房或专用保险柜保管，次日营业开始前双人开箱分行运营管理部门（含二级分行、异地支行）应单独设置重要空白凭证库房，专库专用，双人管理。支行可以放置专用库房，也可放于保险柜中，但不得使用安全性能较低的铁皮柜等保管重要空白凭证只能放置重要空白凭证、有价单证、业务印章、个人名章等，不得存放私人物品或与业务无关物品保管要求同一笔业务应符合经办与复核相分离、经办与授权相分离，同一笔单据或票据签发业务中涉及的业务专用章、密押、重要空白凭证应分管。重要空白凭证的管理员发生变动应按规定及时办理交接手续。全面清点库房内物品，封包封箱的物品应拆包或拆箱逐份核点，详细登记。非运营人员不得领用重要空白凭证，严禁将重要空白凭证移作他用重要空白凭证应按号码顺序使用，不得跳号使用，严禁在未使用的重要空白凭证上加盖会计业务用章。内控规定会计印章管理会计印章个人用章会计业务用章本票专用章、票据清算章汇票专用章、结算专用章会计业务公章、储蓄业务公章、票据受理专用章、业务讫章

假币收缴专用章

个人名章个人印鉴章如单位定期存款证实书及存单,对外出具存款证明、挂失回单、止付通知、承付通知等；其他需要加盖会计业务公章的重要单证或报表，以及按照相关业务管理办法、规定要求加盖会计业务公章的合约、协议等

用于对外签发个人业务重要单证及柜台受理部分业务的回单，如个人存单、存折等；用于对外出具存款证明、挂失回单、假币收缴凭证等；其他需要加盖储蓄业务公章的重要单证或报表，以及按照相关业务管理办法、规定要求加盖储蓄业务公章的合约、协议等。会计业务印章储蓄业务公章会计印章管理票据清算（交换）专用章用于受理单位提交他行票据时签发客户回单等假币收缴专用章业务讫章用于已完成记账处理或打印输出的银行记账单证、清单、客户付款和收款回单、客户的业务申请单证，即：除个人客户开户、对公客户开销户、变更类业务凭证外的申请类业务凭证、各类挂失凭证（含回单）、止付通知、承付通知等单证，用于收缴假币时加盖在人民币假钞上或装有外币假钞或伪造硬币的专用信封上票据受理专用章用于同城票据清算提出票据等231用于签发银行本票用于签发银行汇票和承兑银行承兑汇票；办理商业汇票转贴现和再贴现时的背书等用于办理托收承付、委托收款等支付结算业务；办理商业汇票贴现、转贴现的委托收款背书；办理提出他行网上支付结算凭证业务；办理结算业务的查询查复本票专用章汇票专用章结算专用章库房管理出入库房管理非管库人员未经允许不得进入库房，因工作需要进入库房的必须履行审批手续，经上级部门审批同意后，在经警的陪同下方可进入库房，同时登记进出库房登记簿。非库管人员进入库房作业期间必须关闭二道门，库管员双人不得离开库房出入库房管理实行双人管库制，库管员出入库房必须做到“同开、同进、同出、同锁”，并对库房内的现金及物品的安全负同等责任钥匙及密码管理备用密钥由主管行长会同保卫部门（或支行办公室）共同封签，交保卫部门放入保险柜双人妥善保管。非特殊情况不得启用备用密钥。启用备用密钥时，应由运营主管行长会同保卫部门启封并登记启封的时间和原因钥匙及密码管理库房密码或钥匙必须由两名库管员分别掌管，且不得接触另一库管员所掌管的密码或钥匙钥匙及密码管理库管员应将开启库房门的钥匙存放于专用保险柜中，不得随身携带或委托他人保管，严禁私配钥匙，库房密码每季至少更换一次分行运营管理部营业机构外包公司企业1.下发对账单1.下发对账单5.对账回执2.送达对账单3.对账回执4对账回执网上对账企业主动对账银企对账流程对账管理（1）岗位设置：分行运营部门应设置对账管理岗、对账审核岗和对账检查岗；支行设置对账管理岗、对账审核岗记账岗位与对账岗位分离对账管理岗、对账审核岗（分行为账户管理室经理，支行为营业经理）和对账检查岗（分行监控岗）分离未达账项和账款差错的查核不返回原岗处理设立独立的对账检查岗，负责对账检查和督导1、基本规定对账范围单位贷款(含自有资金贷款、我行为主办行的银团贷款、委托贷款、境外借款转贷款、打包贷款、保理融资、进出口押汇)单位活期存款（含单位银行结算账户、同业存放活期存款和基金存款等）单位定期存款（含单位定期存款、通知存款、同业存放定期存款、协议存款、结构性存款等单位保证金存款（含单位活期和定期保证金存款、同业活期和定期保证金）单位客户个人客户个人储蓄或个人银行结算账户存款个人小额质押贷款、两得利贷款、理财贷款和按揭贷款等为确保大额资金出口控制，对新开单位结算账户的首月及账户每月借方发生额单笔超过一定金额的，采取按月对账，并要求客户提供对账回执固定日对账对账周期以每年的6月30日和11月30日的日终账户余额数据为基础，向单位客户发出《中国民生银行账户余额对账单》，并要求客户在限定的期限内将对账回执和结果送达到银行对账部门月度对账不定期对账银行在与客户签约的前提下，以“账户信息即时通”的形式将个人客户的储蓄活期账户和个人银行结算账户资金变动信息通知客户重要规定严禁客户经理派发和回收对账单证单位客户在对账回执和未达账项调节表上加盖公章或预留印鉴加强客户信息的动态管理，客户联系地址发生变化应及时到开户银行变更对无法送达的对账单，客户经理有义务协助对账部门做好对账工作大额核实管理中国民生银行广州分行大额支付核实工作实施细则银监《关于加大防范操作风险工作力度》人行《金融机构大额交易和可疑交易报告管理办法》中国民生银行大额支付核实管理办法制度依据核实范围单笔支付业务（含现金）符合以下标准：

一、人民币、港币100万元（含）以上；二、美元、澳大利亚元、瑞士法郎、加拿大元15

万

（含）以上；

三、欧元、英镑10万（含）以上；

四、日元1500万元（含）以上。

核实方式及重要规定1分行运营管理部及支行指定运营人员负责核实2在支付业务发生前通过电话核实或当面核实等方式对大额支付业务的真实性进行确认4当月无法核实的大额支付业务，该账户纳入月度对账范围3也可采取上门核实或通过业务部门、关联单位、第三方平台等途径与客户取得联系进行核实营业柜台的二道门应保持常锁状态。营业柜台人员出入二道门时，应当在确认安全的情况下通行，必须做到第一道门关闭后再开启第二道门，无特殊情况严禁两道门同时开启二道门故障时，应迅速通知分行业务主管部门，相关部门应立即派人维修。二道门故障期间，支行应安排安保人员加强对二道门的守护营业柜台人员进出营业厅管理1所有非营业柜台人员出入营业柜台均需在《非营业厅人员出入登记簿》上登记，并经营业经理核实无误后方可进入2支行行长、支行运营主管行长和支行营业经理有权审批非营业柜台人员进入营业柜台3进入后不得随意接近柜台现金、重要空白凭证等操作区，并尽量于摄像监控区域范围内活动基本规定行内稽核人员凭稽核证进入营业柜台执行稽核工作分行运营管理部分行监控岗凭个人工作证进入营业柜台进行检查辅导工作支行行长、支行运营主管行长凭个人工作证进入营业柜台分、支行对口管理人员的具体规定持本人工作证及相关证明资料，交营业经理审批同意后进入分行领导进入营业柜台需出示本人工作证，经营业经理审批同意后进入；分行运营管理部其他运营人员和分行保卫部、分行科技部等分行相关部门人员，凭加盖部门公章的介绍信原件和个人工作证进行相关工作本行其他人员进入营业柜台具体规定大堂服务主任和理财经理因业务培训需要进入营业柜台的，需出示本人工作证经营业经理审批同意后方可进入由分行相关部门联系安排的行外其他人员，出具加盖部门公章的介绍信原件和本人有效身份证件，由营业经理审核报支行行长或支行运营主管行长审批同意后，在保卫人员的陪同下进入营业柜台。保卫人员不得随意离开，确因特殊情况需离开的，必须另派保卫人员替换。由支行自行联系的行外其他人员进入营业柜台，必须与支行办公室联系，由支行办公室行政管理人员审核有效身份证件，报支行行长或支行运营主管行长审批签字，营业经理凭有效身份证件和经支行行长或支行运营主管行长审批签字的《进入营业柜台审批单》，在保卫人员的陪同下进入营业柜台。保卫人员不得随意离开，确因特殊情况需离开的，必须另派保卫人员替换。行外其他人员进入营业柜台的规定时间范围：指正常营业时间以外的营业时间，例如法定节假日、双休日等业务范围：非正常营业时间，营业机构可办理正常的储蓄业务和部分对公业务人员配备：至少配备两名运营人员，一人必须为本行正式员工非正常营业时间工作管理值班运营人员必须准时到达营业网点，并在营业厅二道门内的摄像头下与穗保押运公司办理尾箱的交接手续，认真检查箱体、锁头是否破损，尾箱是否运送正确。严禁单人接送尾箱。严禁在营业柜台二道门外交接尾箱严格遵守节假日营业期间的营业时间安排，准时开门营业，不得延迟开门营业、提早停止营业当班期间不得办理与工作无关的事情，不得擅自离岗，不得自行办理本人账户存、取款业务，必须使用本人的操作员号办理业务未经允许，运营人员不得随意调班，非值班人员不得擅自为值班人员顶班工作要求值班人员进出营业厅必须严格遵守我行有关营业厅两道门的管理规定，不得同时开启两道门，必须随手关门，随身携带钥匙非正常营业时间，非值班运营人员不得进入营业厅，确因特殊原因需进入营业厅的，必须经营业经理批准同意后方可进入，并登记《非正常营业时间运营人员进出营业厅登记簿》。非值班运营人员不得随意接近柜台现金及重要空白凭证等操作区

进出营业厅要求支行营业经理、主管行长，分行运营管理部负责人、主管行长通过纸质、邮件或传真等形式向上级部门报告重大事项的方式通过当面或电话形式向上级部门报告重大事项的方式口头报告书面报告上报责任人重大事项报告重大事项报告报告方式重大安全隐患运营风险案件：案件无论涉及金额大小均需报告重大运营事项的范围重大服务投诉：制度流程存在严重漏洞、系统存在重大缺陷或发生严重故障、被新闻媒体曝光造成负面影响的、被监管部门通报批评或处罚的重大工作失误：

涉及金额在等值人民币5000元（含）以上的；发生业务印章、票据、重要空白凭证、有价品等重要物品（不论数量多少）遗失的；重要数据、账册、档案严重损毁、丢失的；被监管部门通报批评或处罚的运营业务纠纷：等值人民币5000元（含）以上的或可能有重大负面影响的事项其他有重大影响事项1、报告及时：重大事项发生后一小时内口头报告，当日书面报告。同一事项可先口头后书面报告，也可直接书面报告。2、事实明确：报告表述条理清晰、客观真实，应包含将事项的发生经过、产生影响、原因分析、采取措施等内容。3、逐级报告：逐级上报总行，特殊情况下，采取非正常程序的，必须经过有权人审批同意。4、处置有效