环保文件与资料记录管制作业程序

深圳XX厂编号XX-GP-01-2006版本/版次A/0文件类别程序文件页码1/6页文件名称环保文件与资料记录管制作业程序生效日期2006/12/301.目的为确保环境品质管理体系运行的所有场所使用的文件是有效的版本，必须对环境质量管理体系有关的文件进行控制。2.范围适用于与环境品质管理体系有关的文件和资料的控制。责品管部负责编制文件目录及环境品质管理体系文件包括外来文件的归口管理。品管部负责组织本部门文件的编写、审核、管理工作等。总经理负责环境管理物质管理手册的批准和发布作程序文件的编写和审批环境管理物质管理手册由文件编写小组编制，管理者代表审核，总经理批准。程序文件由品管部人员编写，管理者代表审核，总经理批准。工作文件、专业技术文件由各主管部门或各业务技术人员编写，各相应部门负责人审核，管理者代表批准。文件的状态本公司环境品质管理体系文件分“受控”和“非受控”版本。受控文件必须始终保持为有效版本，并加盖红色受控印章，非受控文件本公司不负责更新或换版仅供外界人员使用。文件的分类公司文件分为三类4.3.1环境手册4.3.2程序文件4.3.3环保记录A.作为各部门运行环境品质管理体系的常用实施细则：包括管理标准、工作标准（职务说明书等）；技术标准（国家标准、行业标准、企业标准及作业指导书、检验规范等）。深圳XX厂编号XX-GP-01-2006版本/版次A/0文件类别程序文件页码2/6页文件名称环保文件与资料记录管制作业程序生效日期2006/12/30B其他环保文件：可以针对产品、项目的计划或其它标准、规范等。文件的编号方法环境管理物质管理手册编号方法：XX-EM XX XXXX।一编订年份। 版本号A，B, 文件类别代号：EM-环境手册； 企业代号：环境管理程序文件编号方法：XX-GP XX XXXX' 编订年份। 编订序号，01,02,… 文件类别代号：GP-程序文件； 企业代号：环境记录编号方法如下：XX-正——XX---M' 记录表单序号，001,002 类别号（部门自定，可参照标准章节号） 部门编号 本公司代号4.4.4公司及各部门代码部门代码部门代码部门代码品管部QM采购部CG生产部SC工程部GC人事部ZW业务部YW文件格式原则上采用以下要领：1）名称栏记入编制文件的名称、标题。2）文件编号、版次、页码、拟稿、审核、批准、实施、发布日。深圳XX厂编号XX-GP-01-2006版本/版次A/0文件类别程序文件页码3/6页文件名称环保文件与资料记录管制作业程序生效日期2006/12/303）程序文件编写内容如下：人.目的， B.范围， C.职责，D.工作程序，E.术语解释（可选）F支持性文件（可选）， G.相关记录（可选）， H流程图文件和资料的管理文件发放由环境管理者代表根据责任与岗位需要确定文件发放范围，经总经理或其授权人批准后由品管部工作人员负责发放到有关部门，并在《文件发放与回收表》中记录。环境品质管理文件发放前盖上“受控”章，确定发放代号，作为有效受控版的标识。各部门的分发号表示如下：总经理一01管理者代表—02品管部—03采购部—04业务部—05生产部一06技术部—07总务部—08环境品质管理手册、程序文件原件由品管部保存，各部门保存其有效版本的复印件，各部门作业指导书由各部门自己保管；如有特殊需要保存旧文件时，应在旧文件上，每页加盖红色作废印章，旧文件保存期为三个月。作废文件由品管部统一收回，登记入册，定期销毁。各部门需要作为资料保存的作废文件，由本部门负责人批准，由品管部加盖“作废、保留”章并统一保存。若要借阅文件，由品管部专人负责，做好记录后方可借阅。文件由品管部统一归档，并填入《文件总清单》，列出受控文件清单，并分别装订成册。文件在使用过程中，如被污损、丢失，持有者应及时报告，申请补（换）发。文件的更改品管部组织部分内审人员，在每次内审前，至少对质量管理手册和程序文件进行一次评审，对文件中与实际情况不适宜的地方加以修改，修改前应填写《文件更改单》经管理者代表审核后发放《文件更改单》，总经理批准进行更改。除定期修改外，文件和资料需要更改时，文件更改应由发现人向品管部反映，品管部将有关信息传达到文件原编写审批部门按4.1条款执行，并记录到《文件更改单》中。多次更改或特殊要求时，由文件归口部门提出换版申请，按4.4.1条款发放，同时收回旧版本，并在《文件发放与回收表》上登记。深圳XX厂编号XX-GP-01-2006版本/版次A/0文件类别程序文件页码4/6页文件名称环保文件与资料记录管制作业程序生效日期2006/12/301）文件修改，按以下方式进行记录2）全文修改与单页修改的界定属于以下情况时，要做全文修改，除此以外，只作单页修改。X因大幅度变更原文时；X变更内容，修改内容纳不下时；派在改版后，一页之中，修改五次以上时。3）全文修改的方法X版号变更时，在前次版号上再加上1（如在前版后加1）4）单页修改的方法X修改时，将不适宜的内容删去，填修改后的内容；X在修改批准栏，依顺序填写修改日期、加盖批准者红色印章。外来文件的控制外来文件包括国际、国家、行业、地方的环境标准、环境法规和客户提供的黄鲸管理物质相关文件等；在公司内使用的外来文件由品管部归口管理；当接到外来文件时，品管部将其登录于《外来文件登记表》中，并交相关部门负责人审核确定其对本公司是否适用；审批后的外来文件，作为本公司的受控文件，加盖“受控”章，并在《外来文件登记表》中注明；顾客图纸图样、环保合同标准、环保规范要求等作为一种特殊的外来文件，应视为顾客财产进行控制，由业务转至品管部，再由品管部统一编号，并作好标识，控制其分发；当在使用中发现其图纸或标准不清时，应及时和顾客联系，并作好记录；对顾客文件要进行保密，未经顾客同意不得私自向外借阅或复印。每半年对外来文件的有效版本进行评审追踪，当文件版本发生变化时，将追踪结果记入《外来文件登记表》中，确保使用有效版本的适用的外来文件；更新后的外来文件须重新审批。所有环境品质体系文件与记录（包括外来文件/供应商提供的环保资料）由各部门自行保管，保管期限为4年以上.见《环境文件记录保存一览表》文件的更改、修订，由品管部注明文件更改修订状态。

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