采购管理建议书

惠州市惠阳区嘉骏预拌混凝土有限公司采购管理改进建议书拟订:陈俊0NI7P采购管理建议凝练智慧创新应用前言2003年下半年以来，农产品及关键生产资料产品的价格不断上涨，建筑原材料价格同样呈急剧攀升态势，地产、建筑相关企业遭受锤打之痛。作为商品混凝土生产商，嘉骏公司同样无法回避不断上涨的原材料价格使公司运作成本徒然增加的客观事实。在这种情况下，怎样应对原材料涨价？如何消除由涨价带来的负面影响？已成为公司决策层亟待解决的新课题和当务之急。企业赢利能力的提升，从本质来可分为两个方面：“开源”与“节流”。开源意味着创新，开发新的产品、使用新的工艺、开辟新的市场；节流意味着挖潜，有效的细化与控制企业各个环节的运作成本。根据我们对预拌混凝土行业过往的管理咨询经验，采购成本一般占产品成本的50%-70%，随着供应链的发展和外包的深入，这一比重还将上升。同时，大量的统计结果表明，采购环节成本降低1%，企业利润将增加5%-7.5%，采购环节管理成效的好坏，已成为企业减低成本，提高运营效益的关键因素。面临“原材料成本上升、市场竞争加剧、利润空间有限”的客观现实，公司决策层尤其需要重视采购管理环节。前期咨询以及与嘉骏公司各级管理人员的日常沟通中可以看出：公司目前的采购活动多停留在事务处理层面，主要集中在采购订单的执行、跟催与监督、价格谈判等方面，降低采购成本的手段主要是通过谈判与竞价使供应商降低价格来实现。本建议书的编制，其最终目的希望帮助公司不断完善采购流程，逐步建立具有策略性、预见性和整体性的采购管理政策，真正实现成本控制与企业竞争优势的构建。改进建议经过客观的分析与思考，结合嘉骏公司管理架构的实际情况，针对公司采购管理面临的实际问题，顾问将从近期和中长期两个方面提出改进建议。在近期内，公司亟待解决的问题应包括：采购管理建议■现有采购流程的完善■主要原材料代用选择有效控制产品质量损失成本问题的意识与沟通中长期的采购管理改进，建立并完善的采购管理政策，其主要内容包括：策略采购的运用产品消耗定额的制订长期伙伴关系的建立成本管理体系的建立具体措施现有采购流程的完善顾问认为：目前，公司现行采购流程中的问题主要集中反映在两个方面，因生产计划的波动程度较大，影响库存需求的准确预测，容易造成物料短缺；用户混凝土用量预测结果与库存动态分析未有效衔接，物料采购的提前时间不够，造成公司采购活动时常处于“救火”状态。针对上述问题，顾问建议公司决策层有必要针对采购流程进行明确规划，严格合同管理，强化合同对于生产组织的指引作用。同时，逐步建立生产预期管理机制，确保采购活动的提前时间，满足实际生产对物料准备的要求。■采购管理建议为全面清晰界定公司采购管理流程，顾问建议公司决策层需要特别关注以上流程图中虚线部分指引的管理活动，即物料需求的适度预测，最大程度体现采购活动的计划性。2） 主要原材料代用选择顾问建议：公司借鉴采用价值工程（VE）的原理，从产品设计源头，即配合比设计阶段就积极寻找主要原材料的可替代品或选择材料的不同来源、不同供应商。同时，在主要原材料替代过程中绝不能影响产品的功能质量和用户满意程度。能否成功实现主要原材料的替代，能否拓宽主要原材料的供应商选择，其关键需要妥善解决以下问题：■建立明确的供应商信息米集、分析流程；■明确替代材料的前期验证要求；■逐步建立预备供应商管理机制。实现主要原材料供应商的多种选择，首先需要拓宽供应商信息的收集渠道，充分利用网络、行业信息、客户沟通信息等方式，多层次多维度采集供应商信息，并将上述活动转化成为公司内部相关部门的管理要求，改变目前供应商信息来源主要依靠公司决策层的现状。■采购管理建议其次，主要原材料的科学替代，需要明确评价标准，进行严格的前期验证。同时，针对不同的物料供应商，在质量、价格、服务和交付周期四个方面建立具体的评价要求，尝试运用“层别法”进行完整评价，并且将原材料的前期验证工作纳入公司相关部门的日常操作。在严格执行供应商合格评价活动（ISO9OOO文件要求）的同时，建立预备供应商选择、评价记录，使之与现有的《合格供应商清单》构成相辅相成有机联系。3） 有效控制产品质量损失采购环节的种种努力需要在生产、质量管理过程中得以确保。严格执行现有的质量管理文件要求的同时，在生产管理活动中，必须进一步有效控制因质量问题引起的成本损失。特别是生产操作环节，最大限度杜绝废品、降级品的产生。顾问建议：借鉴质量目标的管理模式，明确质量成本管理要求，在公司范围内建立量化的、可衡量的质量损失控制目标，并具体分解到相关部门，成为评价部门管理业绩的依据之一。4） 成本问题的意识与沟通采购管理的改进、解决成本问题的最终成效，绝不仅仅是公司决策层高度关注的，更需要各级管理人员、员工的积极参与。顾问建议：公司决策层有必要利用公司例会、培训、日常沟通等机会，使用必要的媒介（诸如：会议纪要、板报、内部刊物）等，不失时机地在公司内部进行成本问题的沟通，促进各级管理人员、员工对于公司面临的原材料涨价、成本压力等问题的清晰认识，将成本概念真正引入企业文化、管理定式和操作习惯。5） 策略采购的运用作为采购管理改进活动的中长期措施之一，策略采购就是针对公司主要原辅材料进行有效的需求、外部供应市场、竞争对手以及供应基础分析，明确每种原辅材料的短期、中长期的采购目标、采购计划和采购策略。其中包含的管理技术有：采用怎样的采购技术；■采购管理建议■与供应商建立怎样的关系；■如何培育具有竞争力的供应商群体；日常采购执行与合同确立。实践证明，策略采购实施不需要大的投资，关键在于重新审视现有采购管理政策，优化采购流程，整合并发掘供应商资源，在采购活动、生产管理以及质量监控之间建立良好的成本配合关系。6） 产品消耗定额的制订制订详细、完整的产品消耗定额，明确公司运营各个环节的原辅助材料消耗的合理限度，建立材料成本的量化评价指标和目标。产品消耗定额的科学制订和严格执行，主要包括：工艺定额■生产定额供应定额产品消耗定额确定是一个严谨、细致的过程。定额的制定和执行，可参考P-D-C-A循环的管理思路，建立可执行的产品定额同时，明确监控、评价定额执行情况和结果的手段，配合适当的激励方式，关注产品定额执行结果的同时，强调起实施过程的管理。7） 长期伙伴关系的建立着重与供应商建立长期的伙伴关系是采购管理的一个重要方面。对于采购和供应双方而言，都需要考虑成本和利润、长期伙伴和短期买卖关系等问题。良好的供应商群体最终带来低成本、高质量的产品和服务。特别需要说明的是：建立长期的、互利的伙伴关系，与供应行为的日常监控并不矛盾。公司在着手完善供应商关系的同时，需要进一步明确供应商日常监控的管理要求。在现有的ISO9000文件基础上，细化供应商日常管理流程，其中包括：明确供货行为的服务要求（周期、交付）；采购产品的质量监控方式（验证、质量承诺）；■采购管理建议供应商质量偏差的沟通和处理。成本管理体系的建立现代管理理论认为：相对客户而言，企业本身只是一个成本中心。因此，成本管理是每一个企业永恒的话题。作为一项长期工作，成本管理是一个系统工程，成本问题一定是一个系统问题。建立成本管理体系，从成本系统上全面和充分地识别、确定和消除提高成本的内外部因素，从而有效控制和降低成本。原材料涨价，就属提高成本的外部因素