企业函件撰写培训课件

企业函件撰写培训课件企业函件撰写培训课件第一章：商务文书的定义及种类第二章：商务文书写作的职场意义第三章：商务文书写作的基本修养第四章：商务文书写作步骤与语言技巧第五章：商务文书写作的常见问题分析总论部分：分论部分：第四章：通知的写作第五章：工作计划的写作第六章：总结的写作第七章：报告的写作

第八章：请示与批复的写作第九章：会议纪要的写作第十章：函的写作第十一章：授权书的写作第十二章：通报与通告的写作第十三章：意见的写作第一章：商务文书的定义及种类总论部分：分论部分：第四第一章：商务文书的定义及种类商务文书的定义商务文书是企业或者个人在商务活动中形成的用于对内对外沟通，并具有效力和规范形式的书面文件：包括公文和其他文书。是贯彻企业发展目标、开展经营业务，颁布管理制度、请示和答复问题，指导和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具。严肃性商务文书是企业或个人对外沟通的意思表示，一般为书面形式，加盖印章或者署名后将具对行文者产生约束力，具法定效果。规范性商务文书看似纷繁复杂，但是其文体、结构都有较为程式化的要求，撰写过程中有一定的技巧和规范。工具性商务文书是企业在管理过程中最经常、最大量使用的一种沟通、管理工具。具有很强的最科学性质和工具性。第一章：商务文书的定义及种类商务文书的定义商务文书是企业商务文书管理性公文沟通性文书单击添加①指挥性公文②规范性公文③报请类公文④知照类公文⑤记录类公文⑥计划类公文记录性文书商务文书的种类商务文书管理性公文沟通性文书单击添加①指挥性公文②规范性公文“子由之文实胜仆,而世俗不知,乃以为不如；其为人深不愿人知之，其文如其为人。”——宋·苏轼《答张文潜书》第二章：商务文书写作的职场意义

商务文书是职场中上级向下级、下级向上级、平级单位之间进行沟通的正式工具，是承载政府、企事业单位、团体组织等意志的重要载体，是社会沟通模式，也是一种职场沟通工具。“子由之文实胜仆,而世俗不知,乃以为不如基础知识1、良好的专业知识2、熟悉业务和工作情况职业素养1、较强的逻辑思维能力2、洞察力和鉴别力3、较宽的知识面文字功底1、较好的文字功底2、良好的概括和分析能力基本修养第三章：商务文书写作的基本修养基础知识1、良好的专业知识职业素养1、较强的逻辑思维能力文字问题一第二步文字沟通的原因？-Why行文原因？为什么？第三步文字沟通的方式？-What运用什么文种？第一步：弄清三个问题文字沟通的对象？-Who行文给谁？问题一第二步文字沟通的原因？-Why行文原因？为什么？第第二步：写作三部曲1．写作准备阶段：思考：写给谁？写什么？为什么？提纲：正文主要点，是否分层次结构？整理：按逻辑排列各要点的位置，去掉无关信息。2．写作过程：①整理写作思路，运用语言技巧编排内容、结构、逻辑。②八要与八不要3．检查：①是否表述准确。②是否有不适当的描述。③有否文法、文字上的错误。④有否无关的和重复的内容。第二步：写作三部曲1．写作准备阶段：2．写作过程：3．整体行文句法写作要领忌内容空。有其形无其神，言之无物，象似为写文章而写文章。篇幅长。且越写越长，文章无主题，不紧密，一条不漏，成为资料、流水帐。忌论述乱。不管内容、文体，先论述一番再说，结果议论一番最熟悉的东西，毫无作用。忌抄袭多。剪刀加浆糊，不分时境变化，不分场合变更，文字“批发”。忌美术化。字体、字形赏心悦目，求感官效应。忌堆砌风。文章结构、形式很漂亮气派、词句用得很好，但什么事也没阐明，让人没“感觉”。以“数词”为特征的浓缩句式。切勿为浓缩而浓缩，使句意难懂，甚至带来歧义。以“综合”为特征的综说句式。节省文字，铿锵有力，达到简洁、精干的效果。以“强调语”为首做特征的祈使句式。以“了”（将）为特征的陈述句式。整体行文句法写作要领忌内容空。有其形无其神，言之无物，象似为语言结构写作要领准确。认真辨析词义/讲究语法和逻辑精练。选择表现力强的词/多使用短句/适当使用文言质朴：不做作，不生造/不溢美，不虚饰层次与段落：层次间形成逻辑关系/段意的单一及完整、段落长短适中过渡和照应：过渡起好承启作用，填补层次和段落空缺/照应明晰文章脉络，保持文意完整主次和详略：以主次地位、典型程度定详略开头与结尾：开头开门见山，文笔精练，或概述，或阐明来由/结尾明确，勿“言有尽而意无穷”，总结式、希望式、套语式结构安排的四原则和四要求安排结构的基本原则：不板不乱。意即不死板，不杂乱。具体要求：一是纲目清楚，思路贯通；二是层次清晰，段落完整；三是衔接紧密，符合逻辑；四是开头明快，结尾有力。语言结构写作要领准确。认真辨析词义/讲究语法和逻辑层次与段落例题解析例句分析下列各句没有语病的一项是（ ）A．新乡人民经过一个冬天的苦战，使一道4米高、20米宽、1000米长的拦河大坝巍然屹立在黄河边。B．你知道每斤蜂蜜中包含蜜蜂多少劳动吗?据科学家统计，蜜蜂每酿一斤蜜，大约要采集50万朵的花粉。C．大家对护林员揭发林业局带头偷运木料的问题，普遍感到非常气愤。D．公园里展出的有象征中华民族的"中华巨龙"等冰雕艺术品，也有取材于《西游记》、《海的女儿》等神话和童话故事。选A。这是一组考“成分残缺”的题。B项应改为“50万朵花的花粉”。C项应改为“护林员揭发的”。D项应改为"等神话和童话故事的版面"或"……的根雕艺术品"。例题解析例句分析下列各句没有语病的一项是（ ）选A。这是一例题解析例句分析下列各句没有语病的一项是（ ）A．"英语广播讲座"之所以给我很大的帮助，我认为把讲课和练习结合起来，是它突出的优点。B．我国将于5月12日至6月10日由本土向太平洋南纬7度零分、东经171度32分为中心，半径70海里圆形海域范围的公海上，发射运载火箭。C．不管气候条件和地理环境都极端不利，登山队员仍然克服了困难，胜利攀登到顶峰。D．经过老主任再三解释，他怒气才逐渐平息，最后脸上勉强露出一丝笑容。选D。这是一组考"关联词不搭配"的高考题。A项"之所以"应和"是因为"搭配。后半句应改为"是因为它具有把讲课和练习结合起来的优点"。B项应为"以……为"的格式，应改:＂由本土向以太平洋……为中心"。C项"不管"义同"无论"、"任凭"，和"都(总、总是、也)"搭配，"不管"应改为"尽管"，"尽管"义同"虽然"，和"但是(可是、却、而、仍然)"搭配。例题解析例句分析下列各句没有语病的一项是（ ）选D。这是一企业函件撰写培训课件商务函件概念概念：“函”本义指书信的封套，后来引申为“书信”。作为正式公文是近代的事情。通常又称为“公函”与“函件”。其功能不具有指令性，主要起“桥梁”与“纽带”作用。在公务中使用“函”这一文体极为简洁、方便。

今天我们主要讲解便函，实践中建筑施工企业比较常用的有邀请函（比如招投标邀请函，会务邀请函）、催办事宜函件（催款函）、商洽函（就有关事项通过书面文书阐述自身意见，要求他人答复）、请示答复事宜函等。商务函件概念概念：今天我们主要讲解便函，实践中建筑施用途施工企业需要发函的几种情况:

1、催告

：催告合同义务方履行合同规定的相关义务。比如甲方工程款的支付、甲方指定材料品牌及价格的确定、结算书的审核、分部分项工程的验收等等。

2、异议、建议：对业主、监理等的指令提出不同意见，提出合理化建议等。

3、请求、要求：请求相关方给予相关支持；或者要求对于某些事项进行确认，比如工程量、工程变更确认。4、探讨、商洽：就某项事务与相关方进行探讨和商洽，比如就付款方式、付款额度等进行变更等。5、邀请：诸如招投标邀请、会务邀请等。6、其他。用途施工企业需要发函的几种情况:较为常见的函件类型催款函（结合企业概念）是建筑施工过程中的一种催付工程款项的文书，是支付主体在超过规定期限，未按时、足额支付工程款项时使用的通知书。商洽函（结合企业概念）是施工企业生产经营过程中，合同各方通过阐述事事实，说明洽商事由，并借以表达自身诉求的函件形式。大部分函件都可以归为此类。较为常见的函件类型催款函（结合企业概念）商洽函（结合企业概念催款函亲爱的xx：请你原谅我冒昧的这样称呼你。很久了，很久了，我一直在默默地观察着你！认识你才知道有一种心情叫做依恋，有一种感觉叫做喜欢，原来等待也可以如此的美丽，只因为心里装着你。自从在公司组织的培训班，第一眼见到你，我便相信我们在另一个世界里见过面，是那对同在屋檐下躲避风雨的小鸟，还是那两朵在车辙中幸存的蒲公英？我相信我们有缘。你的出现彻底改变了我的世界，整个世界都是如此的美丽而丰满，因为心里充满了你，我突然觉得蓬勃的生命奏响着华彩的乐章，火热的青春闪耀着灿烂的光芒！那将是怎样的一番境界呢？记得多少次，想对你说“我爱你”，可是我非常后怕，怕你说“不”，怕再一次面对你的尴尬和无助。这些日子里，我心里是多么的苦，想要把你忘记，彻底地忘记，却又几度在梦里呼喊你的名字。我最终忍受不了这种煎熬，我必须向你倾吐，可是在拿起笔前，我至少是犹豫了一个小时。你能接受我的爱慕吗？你会答应我的请求吗？你愿意给一颗忐忑的心一份温暖吗？做我的女朋友吧，阿门！一个热切盼望着得到你的青睐的极善良的女同胞×月×日催款函亲爱的xx：关于工程结算和资金支付的函致：星河湾集团有限公司

感谢贵司一直以来对我司的支持与厚爱，自星河湾项目合作以来，贵我双方多年合作，双方秉承互惠互利、合作共赢的精神，在广州、上海、北京、太原等区域紧密合作，共同发展。作为长期战略合作伙伴，我司一贯重视与贵司的合作，并诚挚希望能够继续与贵司开展工程项目施工上的合作，在新项目的启动、招投标等方面获得贵司大力支持，我公司将一如既往的高质量完成项目的各项施工管理工作。

诚如贵司所知，近年来贵我双方在项目工程款支付、工程竣工结算等环节上遇到较多困难，因所涉数额巨大，上述问题已经严重影响我司的生产经营……。详情如下：一、工程款支付问题。截止2012年10月贵司尚欠我司各类工程款项xxx万元。其中：……（上述数字以双方财务对账数字为准）。二、项目结算问题。太原星河湾一期。土建工程合同内工程量已审核完毕，但是我司报送的项目经济签证以及双方有争议部分迟迟得不到审核确定。2、……

年关将至，因上述项目的结算和付款问题无法解决，作为工程总承包单位，我司承受着巨大的经济和社会压力：一方面为项目施工所筹集的银行贷款、承兑汇票纷纷到期，亟待以工程款进行偿还；另一方面，因工程款迟迟得不到支付，我司被迫拖欠人工费、材料款，民工和材料商情绪较为激动。为确保节前的和谐稳定，共渡难关，避免民工闹事事件。我司诚望贵司对以下合理要求给予充分考虑：1、请贵司在下月底前支付我司应收的上述工程款；……3、请贵司加快对已完工未结算项目的结算力度，加快对我司所报送结算资料的审核进程。诚望贵司能够继续本着实事求是的态度，秉承贵我双方合作共赢的精神，对我司合理请求给予充分考虑，及时解决上述项目工程款支付和结算问题。顺颂商祺！中建四局第六建筑工程有限公司x年x月x日关于工程结算和资金支付的函相同点：应用文是人类在长期的社会实践活动中形成的一种文体，是人们传递信息、处理事务、交流感情的工具。应用文相同点：明确的目的性求爱催款相同点：应用文应用文相同点：明确的目的性求爱催相同点：相近的写作格式①客套一下，引主题请你原谅我冒昧的这样称呼你。很久了，很久了，我一直在默默地观察着你！认识你才知道有一种心情叫做依恋，有一种感觉叫做喜欢，原来等待也可以如此的美丽，只因为心里装着你。

感谢贵司一直以来对我司的支持与厚爱，自星河湾项目合作以来，贵我双方多年合作，双方秉承互惠互利、合作共赢的精神，在广州、上海、北京、太原等区域紧密合作，共同发展。作为长期战略合作伙伴，我司一贯重视与贵司的合作，并诚挚希望能够继续与贵司开展工程项目施工上的合作，在新项目的启动、招投标等方面获得贵司大力支持，我公司将一如既往的高质量完成项目的各项施工管理工作。②发挥一下，谈感受

自从在公司组织的培训班，第一眼见到你，我便相信我们在另一个世界里见过面，是那对同在屋檐下躲避风雨的小鸟，还是那两朵在车辙中幸存的蒲公英？我相信我们有缘。你的出现彻底改变了我的世界，整个世界都是如此的美丽而丰满，因为心里充满了你，我突然觉得蓬勃的生命奏响着华彩的乐章，火热的青春闪耀着灿烂的光芒！那将是怎样的一番境界呢？年关将至，因上述项目的结算和付款问题无法解决，作为工程总承包单位，我司承受着巨大的经济和社会压力：一方面为项目施工所筹集的银行贷款、承兑汇票纷纷到期，亟待以工程款进行偿还；另一方面，因工程款迟迟得不到支付，我司被迫拖欠人工费、材料款，民工和材料商情绪较为激动。为确保节前的和谐稳定，共渡难关，避免民工闹事事件。我司诚望贵司对以下合理要求给予充分考虑。相同点：相近的写作格式①客套一下，引主题请你原谅我冒昧的这样相同点：相近的写作格式③展开一下，讲道理记得多少次，想对你说“我爱你”，可是我非常后怕，怕你说“不”，怕再一次面对你的尴尬和无助。这些日子里，我心里是多么的苦，想要把你忘记，彻底地忘记，却又几度在梦里呼喊你的名字。我最终忍受不了这种煎熬，我必须向你倾吐，可是在拿起笔前，我至少是犹豫了一个小时。④明确一下，提要求

1、请贵司在下月底前支付我司应收的上述工程款；……3、请贵司加快对已完工未结算项目的结算力度，加快对我司所报送结算资料的审核进程。诚望贵司能够继续本着实事求是的态度，秉承贵我双方合作共赢的精神，对我司合理请求给予充分考虑，及时解决上述项目工程款支付和结算问题。顺颂商祺！

你能接受我的爱慕吗？你会答应我的请求吗？你愿意给一颗忐忑的心一份温暖吗？做我的女朋友吧，阿门！一个热切盼望着得到你的青睐的极善良的女同胞×月×日诚如贵司所知，近年来贵我双方在项目工程款支付、工程竣工结算等环节上遇到较多困难，因所涉数额巨大，上述问题已经严重影响我司的生产经营……。详情如下：……相同点：相近的写作格式③展开一下，讲道理记得多不同点1、用词准确2、表述严谨3、叙事客观4、层次明晰5、表达简洁6、做好检查7、注意位置1、用词感情色彩浓重2、表述倾注意修辞3、叙事主观性强4、不注重层次函件情书不同点1、用词准确1、用词感情色彩浓重函件情书函件的写作技巧1、因循较为固定的格式2、要时刻谨记发函之目的3、充分的了解和掌握事实4、需要严谨的书面表达5、要注意层层紧扣的写作层次6、需要一定的写作技巧及积累函件的写作技巧1、因循较为固定的格式2、要时刻谨记发函之目的收函技巧第一、及时登记。

第二、异议回函。

第三、分门别类，妥善保管。

第四、谨慎签收。发函技巧目的：发函登记应以今后可作为证据使用为原则，并注意保证其证明力。第一、应注意函件的形式。第二、应注意函件的签收形式。

第三、应关注签收人的身份。

第四、拒绝签收文件的处理。

第五、应注意保留原件。第五、注意来函主体收函技巧第一、及时登记。第二、异议回函。第三、分门别类，函件分析答辩(状)函（节选）答辩人：中国建筑第四工程局有限公司住所地：广东省广州市天河区科韵路16号广州信息港B座5楼法定代表人：叶浩文，职务：董事长答辩人因与惠州市华丽胜混凝土有限公司（下称“华丽胜公司”）合同纠纷一案，现作出如下答辩：

一、关于混凝土检测及其检测费用的承担1、第一次送检不合格后，原告方怠于协商，不履行合同约定义务。因为花样年•花郡项目混凝土第一次交惠州大亚湾经济及建设工程质量监督监测站送检，检测结果为不合格，由此产生了必须进行回弹检测的义务，否则工程不能进行相应的竣工验收。在得知第一次送检不合格后，我司积极与原告方沟通，希望对方能积极承担相应义务，对砼的质量有争议也应按照合同3.4款的约定：“共同委托有资质的机构对砼的质量进行检测鉴定，并以该检测结果作为砼质量的最终认定依据，鉴定费用由责任方负责。”但我司多次与原告方沟通，而对方置之不理，我司只好单方面与质监站指定机构惠州市东森检测技术有限公司在2012年12月12日签订了《花样年•花郡花园（1、2、3栋）工程结构回弹法检测合同》，该公司与2012年7月5日和7月16日进行了检测，且与2012年7月25日出具了检测报告，认定该项目混凝土质量合格。我司委托该公司进行回弹法检测，合同金额196950元，在不得已的情况下该笔费用全部由我司承担。与之后的格式不统一：作为同一表达层次，此处为黑体加粗，而之后位置为未加黑宋体。标题的作用就是开明宗义，但是此处标题较为拖沓，同时缺乏强烈的倾向。

“义务”虽然可以与后文合同呼应，但是此处的文意是要强调对方的责任，所以应该为“问题”等有倾向性意思的词语。

此处用于重复，因为沟通的内容即为对商品砼的质量争议的处理，所有建议为：我司积极与原告就砼质量问题的处理进行沟通，要求原告按照合同3.4款之约定……连接词按照文意使用“虽经”即为：虽经我司多次沟通，但原告置之不理。注意时间！签合同为12月12日，检测为7月5日，出结果为7月25日。时间顺序疑似错误。“与”为“于”的错别字本处不应该使用“承担”，如果承担那么就没有协商和起诉的必要了，应该为垫付。函件分析答辩(状)函（节选）与之后的格式不统一：作为

2、第一次检测不合格，既不能说明原告无过错，也不能说明我方有过错根据我司提交的有关证据可以显示，我司在原告方混凝土进入工地后进行了有效的养护，且有施工监理单位开具的证明，证明我司在砼施工和养护过程中具有监理工程师进行旁站监督，严格按照规范及工艺要求进行砼的施工和养护的规范要求进行砼施工确保质量。在试块的制作中我司也是严格按照有关操作工艺进行，也有监理机构的监督证明，出现试块不合格的情况我司不应承担相应的责任，而是材料本身在某种程度上存在缺陷。在第一次检测到第二次检测之间的这段时间，我司对有关部位的混凝土进行了充分的养护。混凝土在经过充分的养护，其强度发生变化在物理属性上是可能的，实践中混凝土经过不断的养护在20年后其强度变强都是存在的。也正是如此，造成了在第一次送检不合格，而在第二次检测证明该项目混凝土合格是合格的。这一事实本身就说明，原告方所供应的混凝土质量水平并不高，函件分析标题不够明了。且别提与下文阐述观点不完全相符。①应为回弹检测结果并不能证明原告无过错。②质监部门推测并不能证明我司有过错。用词不准。应为我司此前提交的证据可以表明。证明是否已经作为证据提交。如果已经提交则重复。旁站监督：旁站监理从词义上解释，是指在项目施工过程中，监理人员在一旁守候、监督施工操作的做法。本词汇为应用科学专业名词。那么根据语法分析“证明”和“进行”就有冲突。此处为主谓结构的句式，主干为证明（名词）证明——我司有旁站监督。所以“进行”为多余。句子结构混乱。应该简化，否则歧义。过于口语化。并缺少连接词。句首缺乏连接词“故而”“故”“由此可见”。何谓“相应责任”，作为答辩状，表述应为“不应承担”“这段时间”表述应为“期间”应该说明理由：诸如实践中、科学实验证明、根据材料属性等。否则会显得疑为：正因如此

应为“在…中”

2、第一次检测不合格，既不能说明原告无过错，也会议纪要概念和类型会议纪要是一种记载和传达会议基本情况或主要精神、议定事项等内容的规定性公文。

会议纪要具有指导性、纪实性、概括性的效果。就性质会议纪要可分为办公室会议纪要和专项会议纪要；就表述形式可分为决议式纪要，概述式纪要和记录式纪要；根据内容可分为决议性纪要和综合性纪要。会议纪要概念和类型会议纪要会议纪要的结构一、会议纪要的写作格式结构

总体结构分为：标题、正文、落款三部分。

1、标题。会议纪要的标题一般由会议名称和文种两项构成。

2、正文。包括前言、主体、结尾三项内容。结尾部分，主体内容写完，全文就结束。3、落款。包括署名和时间两项内容。会议纪要的结构会议纪要的一般知识

并非所有的会议都要形成会议纪要。通常只有中型或比较重要的会议，才要求写会议纪要。特别是尚未形成正式决定，而讨论事项又要求有关人员了解的会议，则需要写会议纪要了。会议纪要大致分为两种：1、办公会议纪要2、专项会议纪要实践中我们较长使用的就是办公会议纪要，所以下面我们也重点讲解办公会议纪要的特点、写作技巧、注意事项等。会议纪要的一般知识会议纪要的特点1、纪实性会议纪要是对会议基本情况的纪实。2、概括性会议纪要并不是把会议的所有内容都原原本本地记录下来，它要有所综合、有所概括、有所选择、有所强调。3、指导性多数会议纪要具有指导工作的作用。会议纪要的特点1、纪实性2、概括性3、指导性会议纪要的结构一、会议纪要的写作格式结构

总体结构分为：标题、正文、落款三部分。

1、标题。会议纪要的标题一般由会议名称和文种两项构成。

2、正文。包括前言、主体、结尾三项内容。结尾部分，主体内容写完，全文就结束。3、落款。包括署名和时间两项内容。4、成文时间。会议纪要的结构会议纪要的结构-标题标题格式一制发机关＋会议名称＋文种如：《中建四局第六建筑工程有限公司党政联席会议会议纪要》格式二会议名称＋文种如：《全国普通高校艺术教育工作研讨会纪要》格式三主副标题如：《抓住机遇扩大开放——沿长江五市对外开放研讨会议纪要》会议纪要的结构-标题标题会议纪要的结构-正文正文包括前言、主体、结尾三部分1、前言主要用来记述会议的基本情况，包括：召开会议的时间、地点、会议名称、主持人、主要出席人、会议主要议程、讨论的主要问题。2、主体主体是会议纪要的核心部分。会议的主要精神、议定事项、会议上的各种观点及争鸣情况等等，都在这一部分予以表述。多数情况，这部分内容需要分条分项撰写。不分条的，多用“会议指出”、“会议认为”、“会议要求”等惯用语作为各层意思的开头语，以体现内容的层次感。3、结尾。结尾一般比较简短，通常用来强调意义、提出希望和号召等。在不影响全文结构完整的前提下，也可以不写专门的结尾部分。会议纪要的结构-正文正文会议纪要的结构-落款、成文时间三、落款如果未在前的标题或题下标示中注明制发单位名称和制发日期的，则要在正文后签署。有的会议纪要不署名。四、成文日期会议纪要的成文日期一般加括号写在标题之下正中的位置，以会议通过时间或领导签发日期为准。成文日期也可以出现在正文之后。会议纪要的结构-落款、成文时间三、落款四、成文日期会议纪要模板标题

【正文】时间：地点：主持人：参加人员：记录人：【主体】会议的主要精神、议定事项、会议上的各种观点及争鸣情况等等，都在这一部分予以表述。多数情况，这部分内容需要分条分项撰写。不分条的，多用“会议指出”、“会议认为”、“会议要求”等惯用语作为各层意思的开头语，以体现内容的层次感。【结尾】结尾一般比较简短，通常用来强调意义、提出希望和号召等。在不影响全文结构完整的前提下，也可以不写专门的结尾部分。

【落款】如果未在前的标题或题下标示中注明制发单位名称和制发日期的，则要在正文后签署。有的会议纪要不署名。【成文日期】会议纪要的成文日期一般加括号写在标题之下正中的位置，以会议通过时间或领导签发日期为准。成文日期也可以出现在正文之后。会议纪要模板标题企业函件撰写培训课件企业函件撰写培训课件第一章：商务文书的定义及种类第二章：商务文书写作的职场意义第三章：商务文书写作的基本修养第四章：商务文书写作步骤与语言技巧第五章：商务文书写作的常见问题分析总论部分：分论部分：第四章：通知的写作第五章：工作计划的写作第六章：总结的写作第七章：报告的写作

第八章：请示与批复的写作第九章：会议纪要的写作第十章：函的写作第十一章：授权书的写作第十二章：通报与通告的写作第十三章：意见的写作第一章：商务文书的定义及种类总论部分：分论部分：第四第一章：商务文书的定义及种类商务文书的定义商务文书是企业或者个人在商务活动中形成的用于对内对外沟通，并具有效力和规范形式的书面文件：包括公文和其他文书。是贯彻企业发展目标、开展经营业务，颁布管理制度、请示和答复问题，指导和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具。严肃性商务文书是企业或个人对外沟通的意思表示，一般为书面形式，加盖印章或者署名后将具对行文者产生约束力，具法定效果。规范性商务文书看似纷繁复杂，但是其文体、结构都有较为程式化的要求，撰写过程中有一定的技巧和规范。工具性商务文书是企业在管理过程中最经常、最大量使用的一种沟通、管理工具。具有很强的最科学性质和工具性。第一章：商务文书的定义及种类商务文书的定义商务文书是企业商务文书管理性公文沟通性文书单击添加①指挥性公文②规范性公文③报请类公文④知照类公文⑤记录类公文⑥计划类公文记录性文书商务文书的种类商务文书管理性公文沟通性文书单击添加①指挥性公文②规范性公文“子由之文实胜仆,而世俗不知,乃以为不如；其为人深不愿人知之，其文如其为人。”——宋·苏轼《答张文潜书》第二章：商务文书写作的职场意义

商务文书是职场中上级向下级、下级向上级、平级单位之间进行沟通的正式工具，是承载政府、企事业单位、团体组织等意志的重要载体，是社会沟通模式，也是一种职场沟通工具。“子由之文实胜仆,而世俗不知,乃以为不如基础知识1、良好的专业知识2、熟悉业务和工作情况职业素养1、较强的逻辑思维能力2、洞察力和鉴别力3、较宽的知识面文字功底1、较好的文字功底2、良好的概括和分析能力基本修养第三章：商务文书写作的基本修养基础知识1、良好的专业知识职业素养1、较强的逻辑思维能力文字问题一第二步文字沟通的原因？-Why行文原因？为什么？第三步文字沟通的方式？-What运用什么文种？第一步：弄清三个问题文字沟通的对象？-Who行文给谁？问题一第二步文字沟通的原因？-Why行文原因？为什么？第第二步：写作三部曲1．写作准备阶段：思考：写给谁？写什么？为什么？提纲：正文主要点，是否分层次结构？整理：按逻辑排列各要点的位置，去掉无关信息。2．写作过程：①整理写作思路，运用语言技巧编排内容、结构、逻辑。②八要与八不要3．检查：①是否表述准确。②是否有不适当的描述。③有否文法、文字上的错误。④有否无关的和重复的内容。第二步：写作三部曲1．写作准备阶段：2．写作过程：3．整体行文句法写作要领忌内容空。有其形无其神，言之无物，象似为写文章而写文章。篇幅长。且越写越长，文章无主题，不紧密，一条不漏，成为资料、流水帐。忌论述乱。不管内容、文体，先论述一番再说，结果议论一番最熟悉的东西，毫无作用。忌抄袭多。剪刀加浆糊，不分时境变化，不分场合变更，文字“批发”。忌美术化。字体、字形赏心悦目，求感官效应。忌堆砌风。文章结构、形式很漂亮气派、词句用得很好，但什么事也没阐明，让人没“感觉”。以“数词”为特征的浓缩句式。切勿为浓缩而浓缩，使句意难懂，甚至带来歧义。以“综合”为特征的综说句式。节省文字，铿锵有力，达到简洁、精干的效果。以“强调语”为首做特征的祈使句式。以“了”（将）为特征的陈述句式。整体行文句法写作要领忌内容空。有其形无其神，言之无物，象似为语言结构写作要领准确。认真辨析词义/讲究语法和逻辑精练。选择表现力强的词/多使用短句/适当使用文言质朴：不做作，不生造/不溢美，不虚饰层次与段落：层次间形成逻辑关系/段意的单一及完整、段落长短适中过渡和照应：过渡起好承启作用，填补层次和段落空缺/照应明晰文章脉络，保持文意完整主次和详略：以主次地位、典型程度定详略开头与结尾：开头开门见山，文笔精练，或概述，或阐明来由/结尾明确，勿“言有尽而意无穷”，总结式、希望式、套语式结构安排的四原则和四要求安排结构的基本原则：不板不乱。意即不死板，不杂乱。具体要求：一是纲目清楚，思路贯通；二是层次清晰，段落完整；三是衔接紧密，符合逻辑；四是开头明快，结尾有力。语言结构写作要领准确。认真辨析词义/讲究语法和逻辑层次与段落例题解析例句分析下列各句没有语病的一项是（ ）A．新乡人民经过一个冬天的苦战，使一道4米高、20米宽、1000米长的拦河大坝巍然屹立在黄河边。B．你知道每斤蜂蜜中包含蜜蜂多少劳动吗?据科学家统计，蜜蜂每酿一斤蜜，大约要采集50万朵的花粉。C．大家对护林员揭发林业局带头偷运木料的问题，普遍感到非常气愤。D．公园里展出的有象征中华民族的"中华巨龙"等冰雕艺术品，也有取材于《西游记》、《海的女儿》等神话和童话故事。选A。这是一组考“成分残缺”的题。B项应改为“50万朵花的花粉”。C项应改为“护林员揭发的”。D项应改为"等神话和童话故事的版面"或"……的根雕艺术品"。例题解析例句分析下列各句没有语病的一项是（ ）选A。这是一例题解析例句分析下列各句没有语病的一项是（ ）A．"英语广播讲座"之所以给我很大的帮助，我认为把讲课和练习结合起来，是它突出的优点。B．我国将于5月12日至6月10日由本土向太平洋南纬7度零分、东经171度32分为中心，半径70海里圆形海域范围的公海上，发射运载火箭。C．不管气候条件和地理环境都极端不利，登山队员仍然克服了困难，胜利攀登到顶峰。D．经过老主任再三解释，他怒气才逐渐平息，最后脸上勉强露出一丝笑容。选D。这是一组考"关联词不搭配"的高考题。A项"之所以"应和"是因为"搭配。后半句应改为"是因为它具有把讲课和练习结合起来的优点"。B项应为"以……为"的格式，应改:＂由本土向以太平洋……为中心"。C项"不管"义同"无论"、"任凭"，和"都(总、总是、也)"搭配，"不管"应改为"尽管"，"尽管"义同"虽然"，和"但是(可是、却、而、仍然)"搭配。例题解析例句分析下列各句没有语病的一项是（ ）选D。这是一企业函件撰写培训课件商务函件概念概念：“函”本义指书信的封套，后来引申为“书信”。作为正式公文是近代的事情。通常又称为“公函”与“函件”。其功能不具有指令性，主要起“桥梁”与“纽带”作用。在公务中使用“函”这一文体极为简洁、方便。

今天我们主要讲解便函，实践中建筑施工企业比较常用的有邀请函（比如招投标邀请函，会务邀请函）、催办事宜函件（催款函）、商洽函（就有关事项通过书面文书阐述自身意见，要求他人答复）、请示答复事宜函等。商务函件概念概念：今天我们主要讲解便函，实践中建筑施用途施工企业需要发函的几种情况:

1、催告

：催告合同义务方履行合同规定的相关义务。比如甲方工程款的支付、甲方指定材料品牌及价格的确定、结算书的审核、分部分项工程的验收等等。

2、异议、建议：对业主、监理等的指令提出不同意见，提出合理化建议等。

3、请求、要求：请求相关方给予相关支持；或者要求对于某些事项进行确认，比如工程量、工程变更确认。4、探讨、商洽：就某项事务与相关方进行探讨和商洽，比如就付款方式、付款额度等进行变更等。5、邀请：诸如招投标邀请、会务邀请等。6、其他。用途施工企业需要发函的几种情况:较为常见的函件类型催款函（结合企业概念）是建筑施工过程中的一种催付工程款项的文书，是支付主体在超过规定期限，未按时、足额支付工程款项时使用的通知书。商洽函（结合企业概念）是施工企业生产经营过程中，合同各方通过阐述事事实，说明洽商事由，并借以表达自身诉求的函件形式。大部分函件都可以归为此类。较为常见的函件类型催款函（结合企业概念）商洽函（结合企业概念催款函亲爱的xx：请你原谅我冒昧的这样称呼你。很久了，很久了，我一直在默默地观察着你！认识你才知道有一种心情叫做依恋，有一种感觉叫做喜欢，原来等待也可以如此的美丽，只因为心里装着你。自从在公司组织的培训班，第一眼见到你，我便相信我们在另一个世界里见过面，是那对同在屋檐下躲避风雨的小鸟，还是那两朵在车辙中幸存的蒲公英？我相信我们有缘。你的出现彻底改变了我的世界，整个世界都是如此的美丽而丰满，因为心里充满了你，我突然觉得蓬勃的生命奏响着华彩的乐章，火热的青春闪耀着灿烂的光芒！那将是怎样的一番境界呢？记得多少次，想对你说“我爱你”，可是我非常后怕，怕你说“不”，怕再一次面对你的尴尬和无助。这些日子里，我心里是多么的苦，想要把你忘记，彻底地忘记，却又几度在梦里呼喊你的名字。我最终忍受不了这种煎熬，我必须向你倾吐，可是在拿起笔前，我至少是犹豫了一个小时。你能接受我的爱慕吗？你会答应我的请求吗？你愿意给一颗忐忑的心一份温暖吗？做我的女朋友吧，阿门！一个热切盼望着得到你的青睐的极善良的女同胞×月×日催款函亲爱的xx：关于工程结算和资金支付的函致：星河湾集团有限公司

感谢贵司一直以来对我司的支持与厚爱，自星河湾项目合作以来，贵我双方多年合作，双方秉承互惠互利、合作共赢的精神，在广州、上海、北京、太原等区域紧密合作，共同发展。作为长期战略合作伙伴，我司一贯重视与贵司的合作，并诚挚希望能够继续与贵司开展工程项目施工上的合作，在新项目的启动、招投标等方面获得贵司大力支持，我公司将一如既往的高质量完成项目的各项施工管理工作。

诚如贵司所知，近年来贵我双方在项目工程款支付、工程竣工结算等环节上遇到较多困难，因所涉数额巨大，上述问题已经严重影响我司的生产经营……。详情如下：一、工程款支付问题。截止2012年10月贵司尚欠我司各类工程款项xxx万元。其中：……（上述数字以双方财务对账数字为准）。二、项目结算问题。太原星河湾一期。土建工程合同内工程量已审核完毕，但是我司报送的项目经济签证以及双方有争议部分迟迟得不到审核确定。2、……

年关将至，因上述项目的结算和付款问题无法解决，作为工程总承包单位，我司承受着巨大的经济和社会压力：一方面为项目施工所筹集的银行贷款、承兑汇票纷纷到期，亟待以工程款进行偿还；另一方面，因工程款迟迟得不到支付，我司被迫拖欠人工费、材料款，民工和材料商情绪较为激动。为确保节前的和谐稳定，共渡难关，避免民工闹事事件。我司诚望贵司对以下合理要求给予充分考虑：1、请贵司在下月底前支付我司应收的上述工程款；……3、请贵司加快对已完工未结算项目的结算力度，加快对我司所报送结算资料的审核进程。诚望贵司能够继续本着实事求是的态度，秉承贵我双方合作共赢的精神，对我司合理请求给予充分考虑，及时解决上述项目工程款支付和结算问题。顺颂商祺！中建四局第六建筑工程有限公司x年x月x日关于工程结算和资金支付的函相同点：应用文是人类在长期的社会实践活动中形成的一种文体，是人们传递信息、处理事务、交流感情的工具。应用文相同点：明确的目的性求爱催款相同点：应用文应用文相同点：明确的目的性求爱催相同点：相近的写作格式①客套一下，引主题请你原谅我冒昧的这样称呼你。很久了，很久了，我一直在默默地观察着你！认识你才知道有一种心情叫做依恋，有一种感觉叫做喜欢，原来等待也可以如此的美丽，只因为心里装着你。

感谢贵司一直以来对我司的支持与厚爱，自星河湾项目合作以来，贵我双方多年合作，双方秉承互惠互利、合作共赢的精神，在广州、上海、北京、太原等区域紧密合作，共同发展。作为长期战略合作伙伴，我司一贯重视与贵司的合作，并诚挚希望能够继续与贵司开展工程项目施工上的合作，在新项目的启动、招投标等方面获得贵司大力支持，我公司将一如既往的高质量完成项目的各项施工管理工作。②发挥一下，谈感受

自从在公司组织的培训班，第一眼见到你，我便相信我们在另一个世界里见过面，是那对同在屋檐下躲避风雨的小鸟，还是那两朵在车辙中幸存的蒲公英？我相信我们有缘。你的出现彻底改变了我的世界，整个世界都是如此的美丽而丰满，因为心里充满了你，我突然觉得蓬勃的生命奏响着华彩的乐章，火热的青春闪耀着灿烂的光芒！那将是怎样的一番境界呢？年关将至，因上述项目的结算和付款问题无法解决，作为工程总承包单位，我司承受着巨大的经济和社会压力：一方面为项目施工所筹集的银行贷款、承兑汇票纷纷到期，亟待以工程款进行偿还；另一方面，因工程款迟迟得不到支付，我司被迫拖欠人工费、材料款，民工和材料商情绪较为激动。为确保节前的和谐稳定，共渡难关，避免民工闹事事件。我司诚望贵司对以下合理要求给予充分考虑。相同点：相近的写作格式①客套一下，引主题请你原谅我冒昧的这样相同点：相近的写作格式③展开一下，讲道理记得多少次，想对你说“我爱你”，可是我非常后怕，怕你说“不”，怕再一次面对你的尴尬和无助。这些日子里，我心里是多么的苦，想要把你忘记，彻底地忘记，却又几度在梦里呼喊你的名字。我最终忍受不了这种煎熬，我必须向你倾吐，可是在拿起笔前，我至少是犹豫了一个小时。④明确一下，提要求

1、请贵司在下月底前支付我司应收的上述工程款；……3、请贵司加快对已完工未结算项目的结算力度，加快对我司所报送结算资料的审核进程。诚望贵司能够继续本着实事求是的态度，秉承贵我双方合作共赢的精神，对我司合理请求给予充分考虑，及时解决上述项目工程款支付和结算问题。顺颂商祺！

你能接受我的爱慕吗？你会答应我的请求吗？你愿意给一颗忐忑的心一份温暖吗？做我的女朋友吧，阿门！一个热切盼望着得到你的青睐的极善良的女同胞×月×日诚如贵司所知，近年来贵我双方在项目工程款支付、工程竣工结算等环节上遇到较多困难，因所涉数额巨大，上述问题已经严重影响我司的生产经营……。详情如下：……相同点：相近的写作格式③展开一下，讲道理记得多不同点1、用词准确2、表述严谨3、叙事客观4、层次明晰5、表达简洁6、做好检查7、注意位置1、用词感情色彩浓重2、表述倾注意修辞3、叙事主观性强4、不注重层次函件情书不同点1、用词准确1、用词感情色彩浓重函件情书函件的写作技巧1、因循较为固定的格式2、要时刻谨记发函之目的3、充分的了解和掌握事实4、需要严谨的书面表达5、要注意层层紧扣的写作层次6、需要一定的写作技巧及积累函件的写作技巧1、因循较为固定的格式2、要时刻谨记发函之目的收函技巧第一、及时登记。

第二、异议回函。

第三、分门别类，妥善保管。

第四、谨慎签收。发函技巧目的：发函登记应以今后可作为证据使用为原则，并注意保证其证明力。第一、应注意函件的形式。第二、应注意函件的签收形式。

第三、应关注签收人的身份。

第四、拒绝签收文件的处理。

第五、应注意保留原件。第五、注意来函主体收函技巧第一、及时登记。第二、异议回函。第三、分门别类，函件分析答辩(状)函（节选）答辩人：中国建筑第四工程局有限公司住所地：广东省广州市天河区科韵路16号广州信息港B座5楼法定代表人：叶浩文，职务：董事长答辩人因与惠州市华丽胜混凝土有限公司（下称“华丽胜公司”）合同纠纷一案，现作出如下答辩：

一、关于混凝土检测及其检测费用的承担1、第一次送检不合格后，原告方怠于协商，不履行合同约定义务。因为花样年•花郡项目混凝土第一次交惠州大亚湾经济及建设工程质量监督监测站送检，检测结果为不合格，由此产生了必须进行回弹检测的义务，否则工程不能进行相应的竣工验收。在得知第一次送检不合格后，我司积极与原告方沟通，希望对方能积极承担相应义务，对砼的质量有争议也应按照合同3.4款的约定：“共同委托有资质的机构对砼的质量进行检测鉴定，并以该检测结果作为砼质量的最终认定依据，鉴定费用由责任方负责。”但我司多次与原告方沟通，而对方置之不理，我司只好单方面与质监站指定机构惠州市东森检测技术有限公司在2012年12月12日签订了《花样年•花郡花园（1、2、3栋）工程结构回弹法检测合同》，该公司与2012年7月5日和7月16日进行了检测，且与2012年7月25日出具了检测报告，认定该项目混凝土质量合格。我司委托该公司进行回弹法检测，合同金额196950元，在不得已的情况下该笔费用全部由我司承担。与之后的格式不统一：作为同一表达层次，此处为黑体加粗，而之后位置为未加黑宋体。标题的作用就是开明宗义，但是此处标题较为拖沓，同时缺乏强烈的倾向。

“义务”虽然可以与后文合同呼应，但是此处的文意是要强调对方的责任，所以应该为“问题”等有倾向性意思的词语。

此处用于重复，因为沟通的内容即为对商品砼的质量争议的处理，所有建议为：我司积极与原告就砼质量问题的处理进行沟通，要求原告按照合同3.4款之约定……连接词按照文意使用“虽经”即为：虽经我司多次沟通，但原告置之不理。注意时间！签合同为12月12日，检测为7月5日，出结果为7月25日。时间顺序疑似错误。“与”为“于”的错别字本处不应该使用“承担”，如果承担那么就没有协商和起诉的必要了，应该为垫付。函件分析答辩(状)函（节选）与之后的格式不统一：作为

2、第一次检测不合格，既不能说明原告无过错，也不能说明我方有过错根据我司提交的有关证据可以显示，我司在原告方混凝土进入工地后进行了有效的养护，且有施工监理单位开具的证明，证明我司在砼施工和养护过程中具有监理工程师进行旁站监督，严格按照规范及工艺要求进行砼的施工和养护的规范要求进行砼施工确保质量。在试块的制作中我司也是严格按照有关操作工艺进行，也有监理机构的监督证明，出现试块不合格的情况我司不应承担相应的责任，而是材料本身在某种程度上存在缺陷。在第一次检测到第二次检测之间的这段时间，我司对有关部位的混凝土进行了充分的养护。混凝土在经过充分的养护，其强度发生变化在物理属性上是可能的，实践中混凝土经过不断的养护在20年后其强度变强都是存在的。也正是如此，造成了在第一次送检不合格，而在第二次检测证明该项目混凝土合格是合格的。这一事实本身就说明，原告方所供应的混凝土质量水平并不高，函件分析标题不够明了。且别提与下文阐述观点不完全相符。①应为回弹检测结果并不能证明原告无过错。②质监部门推测并不能证明我司有过错。用词不准。应为我司此前提交的证据可以表明。证明是否已经作为证据提交。如果已经提交则重复。旁站监督：旁站监理从词义上解释，是指在项目施工过程中，监理人员在一旁守候、监督施工操作的做法。本词汇为应用科学专业名词。那么根据语法分析“证明”和“进行”就有冲突。此处为主谓结构的句式，主干为证明（名词）证明——我司有旁站监督。所以“进行”为多余。句子结构混乱。应该简化，否则歧义。过于口语化。并缺少连接词。句首缺乏连接词“故而”“故”“由此可见”。何谓“相应责任”，作为答辩状，表述应为“不应承担”