ISO文件管理指引课件

ISO9001,ISO14001,QC080000

体系文件管理指引1ISO9001,ISO14001,QC0800001目录1.ISO9000质量体系文件1.1概念1.2质量体系文件的价值1.3质量体系文件的作用1.4质量体系文件的结构1.5质量体系文件的要求2.文件格式的基本要求3.编写技巧3.1内容框架的确定3.2流程图3.3事项描述六要素4.举例4.1质量手册4.2质量体系程序4.3作业指导书或工作规范5.练习2目录1.ISO9000质量体系文件3.1内容框强化档案管理强化“文档一体化”意识

把文秘工作与档案管理工作从组织制度到具体程序真正的交融在一起。强化“全过程管理”工作意识

“公文格式、行文规则、收发程序、公文管理要求、公文归档细节”参考国家《档案法》、《格式》、《办法》等法规。强化“文书部门立卷”工作

公文立卷归档是文秘工作的最后环节，却是档案管理工作的开始环节，是真正的衔接点。二、办公室日常工作技巧3强化档案管理强化“文档一体化”意识二、办公室日常工作技巧31.3体系文件的识别A.QM-01;EM-01;RM-01B.QP:质量管理体系程序文件;EP:环境管理体系程序文件;RP:危害物质过程管理体系文件;C.QWI:质量管理体系三级文件EWI:环境管理体系三级文件RWI:危害物质过程管理体系三级文件D.FM:表格记录41.3体系文件的识别A.QM-01;EM-01;RM-0141.4质量体系文件的结构质量手册程序文件工作文件或作业指导书质量记录描述质量体系总体结构和要求的纲领性文件规定活动或过程的目的、要求、方法的文件规定某项具体工作的方法、要求和标准的文件证明质量体系有效运行和作为质量体系改进分析依据的特殊文件（一级）（二级）（三级）（四级）51.4质量体系文件的结构质量手册程序文件工作文件或作业指导书体系文件的归档6体系文件的归档61.5体系文件的归档要求71.5体系文件的归档要求71.5体系文件的修订所有系统文件修订时,<<文件修订(废止)申请单>>必需经过体系课审核;各部门修订系统文件时必需同时修订深圳公司及北海公司的文件;以免对二家公司系统管理不一致;如修订深圳公司质量管理体系中二级文件QP620(人力资源管理程序),就必需同时申请修订北海公司质量管理体系中二级文件QP620(人力资源管理程序);各部门修订文件经批准后,需将文件的电子档发至体系课(所有电子档必需是WORD或EXCEL档,不可是PDF档),以便体系课更新文件服务器中共享文件;以保持文件的有效状态;81.5体系文件的修订所有系统文件修订时,<<文件修订(废止)1.5体系文件的修订文件更改申请单NO:更改文件名称顾客满意度调查、客户抱怨处理程序文件编号QP-16申请更改部门业务部申请人日期2007/6/20更改原因：原文件ISO9001：2000标准，现需申请ISO9001：2008质量管理体系，满足公司发展需求，增加HSF要求，修订文件名,编号及格式。更改后内容文件版本号A/0改为B/0修正原文件《顾客满意度评估程序》《客户抱怨处理程序》合并为一份文件,修订文件名称,编号,格式;增加HSF要求审批意见：管理者代表：部门主管：日期：更改人：日期：91.5体系文件的修订文件更改申请单顾客满意度调查、客户抱怨处1.5体系文件及表格的公司标识公司名称:深圳市科帕德科技有限公司冠德科技(深圳)有限公司错误的公司名称:深圳科帕德科技有限公司科帕德科技(深圳有限公司101.5体系文件及表格的公司标识公司名称:错误的公司名称:101.6体系文件的发行111.6体系文件的发行111.6外来文件的管理121.6122.文件格式的基本要求2.1外观纸张大小(常用A4)装订边(左侧装订或不装订)首页内页132.文件格式的基本要求2.1外观13文件的签核文件阶层名称提出/制订审核/确认核准收发管制部门一质量手册体系课主任管理者代表总经理文管中心二程序文件各部门主任部门经理/体系课主任管理者代表文管中心三作业指导书相关人员部门主管/体系课主任部门经理/管理者代表文管中心四表单随同二、三阶层文件一同审批文管中心14文件的签核文件阶层名称提出/制订审核/确认核准收发管制部门一2.文件格式的基本要求2.2文件编号A.统一原则B.简洁C.易懂、易记D.数字与英文字母有机结合E.易于标准化WXXIXXXXQ质量体系三级文件涉及到的标准条款号文件的流水号152.文件格式的基本要求2.2文件编号WXXIXXXXQ质量2.文件格式的基本要求2.3版次A.单页文件及多页文件的区别B.总版本及修订本C.数字与英文字母有机结合

162.文件格式的基本要求2.3版次162.文件格式的基本要求2.4页码总页码与分页码2.5生效日期及发行日期,批准日期

172.文件格式的基本要求2.4页码172.文件格式的基本要求2.6章节区分及编号(以程序文件为例)1.目的2.范围3.定义4.职责4.1(小标题)4.1.1(次小标题)4.2……4.3……4.3.15.工作内容5.1流程图5.25.2.15.2.25.2.2.1……5.3……6.相关文件及附件6.1……7.相关记录7.1……182.文件格式的基本要求2.6章节区分及编号(以程序文件为例3.编写技巧3.1内容框架的确立A.本文件的编写目的或功能B.本文件控制的活动(包括人、事、物)C.列出具体的内容条目D.有先后工作顺序的，需流程图E.文字描述工作内容193.编写技巧3.1内容框架的确立193.2流程图3.2.1流程图符号表示事项或活动的起始及结束OK/NGYES/NO表示事项或活动之中间步骤表示决定性过程(如:审批、判断、检验等等)表示事项进行方向合格/不合格；通过/不通过是/不是例：简单组合OKNG203.2流程图3.2.1流程图符号表示事项或活动的起始及结束3.2.2流程图的配合要求职责:确定各步骤担当的部门或个人文件/表格:进行某项工作步骤时依据的文件制度和需填写的记录213.2.2流程图的配合要求职责:确定各步骤担当的部门例:《客户投诉管理程序》客户投诉接收登记备案处理分类处理实施结果确认结果反馈记录归档流程职责文件/表格主管人员主管人员授权人员授权人员责任部门/人主管人员主管人员解释OKOKNGNGOKNG信函、电话、传真、面谈等《客户投诉记录表》相关法规、标准及文件《纠正预防措施报告》《纠正预防措施报告》《客户投诉记录表》客户档案22例:《客户投诉管理程序》客户投诉接收登记备案处理分类处理实施3.3事项描述六要素（5W1H）WHYWHOWHATWHENWHEREHOWDO233.3事项描述六要素（5W1H）WHYWHOWHATWHE4举例4.1质量手册(略)4.2工作规范(略)244举例4.1质量手册244.2.1章节要求(见2.6)序号项目说明1目的本文件的制订目的或功能2范围本文件适用范围，如人、事、物3定义说明本文中的特别用词、代码等4职责本文中各项具体工作的职权划分5工作内容具体的流程及文字说明5.1流程图图解方式说明流程6参考文件本文件中引用的文件制订本文件参考的文件包括内部的和外部的7附件标识式样关系图表格格式其他图表254.2.1章节要求(见2.6)序号项目说明14.2.2《培训管理程序》演练第一步：确定目的通过对本组织所有与质量活动有关的人员实施必要的培训，使其掌握相应岗位的工作技能和质量意识，确保员工素质满足质量体系的要求。264.2.2《培训管理程序》演练第一步：确定目的通过对本组4.2.2《培训管理程序》演练第二步：确定范围本组织所有与质量活动有关的员工的培训274.2.2《培训管理程序》演练第二步：确定范围本组织所有4.2.2《培训管理程序》演练第三步：列出具体的内容条目人员：所有人员培训事项：A.入职培训B.在职培训计划培训调岗培训提升培训其他注:以上培训事项分类编写284.2.2《培训管理程序》演练第三步：列出具体的内容条目第四步：流程图A.入职培训流程新员工入职培训考核转正辞退OKNG流程职责文件/表格人事《员工招聘程序》“入职登记表”人事+各部门《员工培训大纲》“培训签到表”人事+各部门《新员工考评标准》总经理“员工考核表”29第四步：流程图A.入职培训流程新员工入职培训考核转正辞B.在职培训流程流程职责文件/表格培训需求申请审批资料保存退件OKNG各部门《员工培训大纲》实施考核各部门“培训申请表”内训：部门领导“培训申请表”外训：人事、总经理预定部门/人员“培训签到表”/授课资料NG外训内训OK授课部门/人员“培训签到表”/培训证明人事“员工培训履历”/档案30B.在职培训流程流程职责文件/表格培训需求申请审批第五步：文字描述工作内容5.工作内容：5.1流程图（见前两页）5.2各部门领导根据所属各岗5.3员工入职培训5.3.1人事部依据《员工招聘程序》实施新员工的招聘，入聘新员工填写“入职登记表”，转入一个月试用期。5.3.2人事部在其入职第二周内安排入职培训，内容包括：5.3.2.1组织概况介绍---由人事部负责A）本组织质量方针、目标及企业文化B）本组织发展历程及目前状况C）本组织机构入主要领导成员D）规章制度5.3.2.2工作规范及质量意识教育---由用人部门负责按《员工培训大纲》的要求，对新员工培训。5.3.3以上培训需填写“培训签到表”,结束后由授课人对学员进行卷面考试，合格后进行综合考核。31第五步：文字描述工作内容5.工作内容：31第六步：完善程序文件1.目的：（见第一步）2.范围:（见第二步）3.定义:(无)4.职责:(只含入职培训部分)4.1人事部：会审《员工培训大纲》新员工招聘新员工的培训（组织概况部分）及参与转正考核4.2用人部门：起草《员工培训大纲》新员工培训（工作规范及质量意识部分）及参与转正考核5.工作内容：（见第三步）6.相关文件（只含入职培训部分）6.1员工培训大纲6.2员工招聘程序6.3新员工考评标准7.相关记录7.1附件一入职登记表(****-01)7.2附件二培训签到表(****-02)7.3附件三员工考核表(****-03)32第六步：完善程序文件1.目的：（见第一步）5.工作内容：（见ISO9001,ISO14001,QC080000

体系文件管理指引33ISO9001,ISO14001,QC0800001目录1.ISO9000质量体系文件1.1概念1.2质量体系文件的价值1.3质量体系文件的作用1.4质量体系文件的结构1.5质量体系文件的要求2.文件格式的基本要求3.编写技巧3.1内容框架的确定3.2流程图3.3事项描述六要素4.举例4.1质量手册4.2质量体系程序4.3作业指导书或工作规范5.练习34目录1.ISO9000质量体系文件3.1内容框强化档案管理强化“文档一体化”意识

把文秘工作与档案管理工作从组织制度到具体程序真正的交融在一起。强化“全过程管理”工作意识

“公文格式、行文规则、收发程序、公文管理要求、公文归档细节”参考国家《档案法》、《格式》、《办法》等法规。强化“文书部门立卷”工作

公文立卷归档是文秘工作的最后环节，却是档案管理工作的开始环节，是真正的衔接点。二、办公室日常工作技巧35强化档案管理强化“文档一体化”意识二、办公室日常工作技巧31.3体系文件的识别A.QM-01;EM-01;RM-01B.QP:质量管理体系程序文件;EP:环境管理体系程序文件;RP:危害物质过程管理体系文件;C.QWI:质量管理体系三级文件EWI:环境管理体系三级文件RWI:危害物质过程管理体系三级文件D.FM:表格记录361.3体系文件的识别A.QM-01;EM-01;RM-0141.4质量体系文件的结构质量手册程序文件工作文件或作业指导书质量记录描述质量体系总体结构和要求的纲领性文件规定活动或过程的目的、要求、方法的文件规定某项具体工作的方法、要求和标准的文件证明质量体系有效运行和作为质量体系改进分析依据的特殊文件（一级）（二级）（三级）（四级）371.4质量体系文件的结构质量手册程序文件工作文件或作业指导书体系文件的归档38体系文件的归档61.5体系文件的归档要求391.5体系文件的归档要求71.5体系文件的修订所有系统文件修订时,<<文件修订(废止)申请单>>必需经过体系课审核;各部门修订系统文件时必需同时修订深圳公司及北海公司的文件;以免对二家公司系统管理不一致;如修订深圳公司质量管理体系中二级文件QP620(人力资源管理程序),就必需同时申请修订北海公司质量管理体系中二级文件QP620(人力资源管理程序);各部门修订文件经批准后,需将文件的电子档发至体系课(所有电子档必需是WORD或EXCEL档,不可是PDF档),以便体系课更新文件服务器中共享文件;以保持文件的有效状态;401.5体系文件的修订所有系统文件修订时,<<文件修订(废止)1.5体系文件的修订文件更改申请单NO:更改文件名称顾客满意度调查、客户抱怨处理程序文件编号QP-16申请更改部门业务部申请人日期2007/6/20更改原因：原文件ISO9001：2000标准，现需申请ISO9001：2008质量管理体系，满足公司发展需求，增加HSF要求，修订文件名,编号及格式。更改后内容文件版本号A/0改为B/0修正原文件《顾客满意度评估程序》《客户抱怨处理程序》合并为一份文件,修订文件名称,编号,格式;增加HSF要求审批意见：管理者代表：部门主管：日期：更改人：日期：411.5体系文件的修订文件更改申请单顾客满意度调查、客户抱怨处1.5体系文件及表格的公司标识公司名称:深圳市科帕德科技有限公司冠德科技(深圳)有限公司错误的公司名称:深圳科帕德科技有限公司科帕德科技(深圳有限公司421.5体系文件及表格的公司标识公司名称:错误的公司名称:101.6体系文件的发行431.6体系文件的发行111.6外来文件的管理441.6122.文件格式的基本要求2.1外观纸张大小(常用A4)装订边(左侧装订或不装订)首页内页452.文件格式的基本要求2.1外观13文件的签核文件阶层名称提出/制订审核/确认核准收发管制部门一质量手册体系课主任管理者代表总经理文管中心二程序文件各部门主任部门经理/体系课主任管理者代表文管中心三作业指导书相关人员部门主管/体系课主任部门经理/管理者代表文管中心四表单随同二、三阶层文件一同审批文管中心46文件的签核文件阶层名称提出/制订审核/确认核准收发管制部门一2.文件格式的基本要求2.2文件编号A.统一原则B.简洁C.易懂、易记D.数字与英文字母有机结合E.易于标准化WXXIXXXXQ质量体系三级文件涉及到的标准条款号文件的流水号472.文件格式的基本要求2.2文件编号WXXIXXXXQ质量2.文件格式的基本要求2.3版次A.单页文件及多页文件的区别B.总版本及修订本C.数字与英文字母有机结合

482.文件格式的基本要求2.3版次162.文件格式的基本要求2.4页码总页码与分页码2.5生效日期及发行日期,批准日期

492.文件格式的基本要求2.4页码172.文件格式的基本要求2.6章节区分及编号(以程序文件为例)1.目的2.范围3.定义4.职责4.1(小标题)4.1.1(次小标题)4.2……4.3……4.3.15.工作内容5.1流程图5.25.2.15.2.25.2.2.1……5.3……6.相关文件及附件6.1……7.相关记录7.1……502.文件格式的基本要求2.6章节区分及编号(以程序文件为例3.编写技巧3.1内容框架的确立A.本文件的编写目的或功能B.本文件控制的活动(包括人、事、物)C.列出具体的内容条目D.有先后工作顺序的，需流程图E.文字描述工作内容513.编写技巧3.1内容框架的确立193.2流程图3.2.1流程图符号表示事项或活动的起始及结束OK/NGYES/NO表示事项或活动之中间步骤表示决定性过程(如:审批、判断、检验等等)表示事项进行方向合格/不合格；通过/不通过是/不是例：简单组合OKNG523.2流程图3.2.1流程图符号表示事项或活动的起始及结束3.2.2流程图的配合要求职责:确定各步骤担当的部门或个人文件/表格:进行某项工作步骤时依据的文件制度和需填写的记录533.2.2流程图的配合要求职责:确定各步骤担当的部门例:《客户投诉管理程序》客户投诉接收登记备案处理分类处理实施结果确认结果反馈记录归档流程职责文件/表格主管人员主管人员授权人员授权人员责任部门/人主管人员主管人员解释OKOKNGNGOKNG信函、电话、传真、面谈等《客户投诉记录表》相关法规、标准及文件《纠正预防措施报告》《纠正预防措施报告》《客户投诉记录表》客户档案54例:《客户投诉管理程序》客户投诉接收登记备案处理分类处理实施3.3事项描述六要素（5W1H）WHYWHOWHATWHENWHEREHOWDO553.3事项描述六要素（5W1H）WHYWHOWHATWHE4举例4.1质量手册(略)4.2工作规范(略)564举例4.1质量手册244.2.1章节要求(见2.6)序号项目说明1目的本文件的制订目的或功能2范围本文件适用范围，如人、事、物3定义说明本文中的特别用词、代码等4职责本文中各项具体工作的职权划分5工作内容具体的流程及文字说明5.1流程图图解方式说明流程6参考文件本文件中引用的文件制订本文件参考的文件包括内部的和外部的7附件标识式样关系图表格格式其他图表574.2.1章节要求(见2.6)序号项目说明14.2.2《培训管理程序》演练第一步：确定目的通过对本组织所有与质量活动有关的人员实施必要的培训，使其掌握相应岗位的工作技能和质量意识，确保员工素质满足质量体系的要求。584.2.2《培训管理程序》演练第一步：确定目的通过对本组4.2.2《培训管理程序》演练第二步：确定范围本组织所有与质量活动有关的员工的培训594.2.2《培训管理程序》演练第二步：确定范围本组织所有4.2.2《培训管理程序》演练第三步：列出具体的内容条目人员：所有人员培训事项：A.入职培训B.在职培训计划培训调岗培训提升培训其他注:以上培训事项分类编写604.2.2《培训管理程序》演练第三步：列出具体的内容条目第四步：流程图A.入职培训流程新员工入职培训考核转正辞退OKNG流程职责文件/表格人事《员工招聘程序》“入职登记表”人事+各部门《员工培训大纲》“培训签到表”人事+各部门《新员工考评标准》总经理“员工考核表”61第四步：流程图A.入职培训流程新员工入职培训考核转正辞B.在职培训流程流程职责文件/表格培训需求申请审批资料保存退件OKNG各部门