企业时间管理的策略

主讲：郑健教授中山大学中外管理研究中心时间管理与工作统筹技巧时间管理与工作统筹技巧名人名言

盛年不重来，一日难再晨，及时当勉励，岁月不待人。——陶渊明

凡是在事业上有所成就的人，无一不是利用时间的能手。

——华罗庚

放弃时间的人，时间也会放弃他。

——莎士比亚

你热爱生命吗？那么别浪费时间，因为时间是构成生命的材料。——富兰克林

时间是最为宝贵的资源，如果我们不能管理时间，便什么都不能管理。

——彼得杜拉克名人名言课程导入生死线上一秒钟——从电影《战俘列车》讲起现场回答：——你的感想是什么？

目录一、时间管理的基本概念二、时间管理的重要意义三、员工的职业生涯规划四、团队组织的时间管理五、时间管理的基本策略六、基础工作与有备无患七、工作目标及其计划性八、分清工作的轻重缓急九、时间管理的统筹技巧十、管理技巧的具体应用小实验道具：——铁桶一只，大石头一块，碎石若干，细沙一堆，水一罐。方法：把以上物品装进铁桶。提问：如果请你做这个实验，你将会按怎样的顺序把以上物品装进铁桶？1、什么是时间■牛顿力学中的时间——是作为度量物质运动变化过程流程的一种参照，通过我们所定义的标准的时间单位，去衡量物质运动变化本身的变化规律。■时间的目的——就是描述物质运动变化的参照，并提供一种事件运动变化的标准流程的计量模式，同时它又是事件进程描述的一个基本的物理量。一、时间管理的基本概念一、时间管理的基本概念1、什么是时间■科学上的时间概念——1956年国际计量委员会将秒规定为1900年1月0日12时正回归年长度的1/31556925.9747。这种以地球公转为基础的时间标准称为*历书秒。——1967年第十三届国际计量大会又采用以原子内部辐射频率为基准的时间计量系统，成为*原子时。——按新规定，“秒是铯-133原子基态的两个超精细能级之间的跃迁所对应辐射的9，192，631，770个周期的持续时间”。2、时间是怎样产生的■日常的时间概念——年、月、日、时、分、秒——地球自转、公转与月球公转一、时间管理的基本概念太阳地球地球公转轨道月球3、时间的基本特性一、时间管理的基本概念时间恒久性时间特性客观公正性时间的刚性不可逆转性时间一维性543214、什么是是时间管理理■概念——由于时间间所具备备的基本本特性，，所以时时间管理的对象象并不是是时间本本身，而而是指面面对时间间而进行的““自管理理者的管管理”。。所探索索的是如如何减少时间浪浪费，以以便有效效地完成成既定目目标。■结论——通过过计划统统筹而相相对合理理利用和和节约时时间。一、时间间管理的的基本概概念1、效率率竞争:深层次次的内涵涵■企业竞竞争的三三个层次次——物质质资源层层——人力力资源层层——制度度文化层层■经营管管理综合合效率的的系统集集成——各个个环节都都体现出出效率——各个个层面都都体现出出效率二、时间间管理的的重要意意义有形/静静态有形/动动态无形/动动态时间管理理2、个体体生命的的有限性性■每一个个生命只只有一次次机会——时间间与生命命年轮■成就大大事业的的黄金时时代——童年年、少年年、青年、中中年、壮壮年、老年■为什么么许多人人一生平平淡，毫毫无见树树二、时间间管理的的重要意意义鲁迅先生生说：时间是组组成生命命的材料料，浪费别人人的时间间是无异异于谋财财害命的的。3、速度度竞争:团队综综合效率率■快鱼吃吃慢鱼的的时代——过去去是大鱼鱼吃小鱼鱼——速度度竞争成成为主导导——信息息大爆炸炸■团队综综合竞争争力的集集中体现现——快速速反应部部队的战战斗力——某公公司参加加招投标标工程的的案例——体现现各职能能部门的的速度能能力二、时间间管理的的重要意意义4、个人人和组织织的机会会成本■成本的的类别——容易易重视的的有形成成本——容易易忽视的的无形成成本——无形形成本中中的时间间成本——大小小企业的的区别■成本外外延的扩扩大化——由时时间特性性而导致致的机会会成本——“过过了这个个村”与与“机不不可失””二、时间间管理的的重要意意义1、员工工职业生生涯与时时间管理理■生命的的有限性性——人最最宝贵和和稀缺的的是什么么■生命的的价值观观——生命命的价值值和人生生的意义义■追求成成功人生生是每个个人的梦梦想——成功功的原动动力来自自心灵■实现理理想取决决于行动动力——个人人职业设设计与操操作中的的时间管管理三、员工工个人的的职业生生涯规划划2、人生生的四个个职业发发展阶段段66岁以上，当退休临近的时候下降阶段45岁-65岁维持阶段30多岁和40多岁之间的某个时段上职业中期危机阶段30-40岁之间稳定子阶段25-30岁之间尝试子阶段24-44岁之间确立阶段15岁-24岁之间探索阶段具体说明不同阶段三、员工工个人的的职业生生涯规划划3、人生生定位与与选择最最佳职业业■性格/爱好/能力/市场——准确确定位提提高人生生价值是是另一种种时间节节约三、员工工个人的的职业生生涯规划划性格线爱好线能力线市场线个人职业业选择的的范围4、企业业为员工工设计发发展规划划■栽下梧梧桐树，，引来金金凤凰——提供供了广阔阔的舞台台——指明明了发展展方向——确立立了奋斗斗的目标标——提供供了向上上发展的的空间■员工与与企业的的三个共共同体三、员工工个人的的职业生生涯规划划共同体利益益事业业情感感企业为员员工4、企业业为员工工设计发发展规划划■寻求三三方面的的平衡事业发展社会交往家庭生活三、员工工个人的的职业生生涯规划划1、我们们企业的的问题在在哪里■透过现现象看本本质——部分分老总们们的三个个字特征征——人治治特征下下的权力力情结■时间管管理失序序——做事事缺乏计计划性——做事事分不清清主次——不善善于说““不”——无法法恰当处处理外部部的打扰扰四、团队队组织的的时间管管理“茫”“忙”“盲”1、我们们企业的的问题在在哪里■时间的的浪费——电话话干扰，，陪同煲煲粥——会而而不议，，议而不不决——不速速之客，，礼节陪陪聊——回复复信件，，斟字酌酌句——外部部客观的的低效率率，如：：A、公共交通通（班次少、、道路拥堵、、晚点等）B、餐饮服务务C、、社会化程度度四、团队组织织的时间管理理1、我们企业业的问题在哪哪里■时间的浪费费——某项调查查数据结果（１天）四、团队组织织的时间管理理睡眠8.05小时用餐1.31小时琐事0.55小时工作7.34小时交际0.39小时休息0.45小时娱乐0.31小时上下班交通0.73小时读书报杂志0.42小时处理家务事0.26小时兴趣的工作0.37小时音乐或电视2.51小时与朋友聊天1.11小时1、我们企业业的问题在哪哪里■时间陷井——情不自禁禁——事必躬亲亲——过分客套套——例行公事事——犹豫不决决——漫不经心心——碌碌无为为四、团队组织织的时间管理理国外学者对某某跨国公司总总部人员的跟踪调查显示示：管理人员平均均每8分钟被被打扰一次；；业务系统的管管理人员平均均每周花在会议上的时间间不少于10小时；行政管理人人员每周会议议20小时。。心理学家指出出：恢复思路平平均时间为３３－５分钟日本学者关于于时间浪费的的调查“人们一般每每8分钟会会收到1次次打扰，每小小时大约7次次，即每天50——60次。平平均每次打扰扰大约是5分分钟，总共每每天大约4小时，，也就是50%。其中约约3小时的打打扰是没有意意义或者极少有价价值的。同时时人被打扰扰后重拾原来来的思路至少需要3分钟钟，每天就是是2.5小时时。”根据以上的统统计数据，可可以发现，每每天因打扰而而产生的时间损失约为为5.5小时时，按8小时时工作制算，，这占了工作作时间的68.7%。四、团队组织织的时间管理理2、团队时间间管理的原则则■时间进度表表制定原则——实际花费费的时间总比比预计的长■突发性事件件应付原则——为突发事事件预留处理理时间■日常性事务维维护原则——做好数据据库清理与更更新等基础工工作■时间被占用说说不原则——过度热心心肠者的良药药四、团队组织织的时间管理理3、走出观念念上的误区■“缺我不可可”的潜理念念——事必躬亲的诸诸葛亮——导致操劳劳过度的高管管人员■推迟决策会会提高决策质质量——借口“需需要更多的事事实”■只要授权就就可节约时间间——相关人员员能力不足——无效授权权或授权失控控四、团队组织织的时间管理理3、走出观念念上的误区■高效率就是是高效益——快就一定定好吗？——方向错误误和方法不当当■鉴别问题比比进一步解决决问题容易——想明白了了再行动■找到管理捷捷径是节约时时间的因素——管理上有有捷径可走吗吗？四、团队组织织的时间管理理四、团队组织织的时间管理理4、时间管理的八大法宝■树立时间价值观理念变革■结构流程优化组织前提■工作环境“５Ｓ”准备工作■工作的计划性目标管理■分清工作轻重缓急优先级■并行串行的兼顾性统筹学■工作任务转移授权与借力■学会说“不”

拒绝的学问案例：华为的时间间管理■SMART原则——让目标达达到SMART标准■四象限原则则——关注重要要且紧迫的第第二象限■韵律原则——保持自己己的韵律并与与他人协调■流程优化精精简原则——分析流程程，减少多余余环节四、团队组织织的时间管理理案例：华为的时间间管理■韵律原则——“韵律原则””包括两个方方面的内容：：一是保持自己己的韵律，具具体方法如：：对于无意义义的打扰电话话要学会礼貌貌地挂断，要要多用打扰性性不强的沟通通方式（如e-mail），要适当当的与上司沟沟通减少来自自上司地打扰扰等；二是要与别人人的韵律相协协调，具体的的方法如：不不要唐突拜访访对方，了解解对方的行为为习惯等。四、团队组织织的时间管理理1、提高你的的时间管理技技能■做个时间管管理的高手——学会从事事务型工作中中解脱出来——有效地计计划与安排自自己的时间——找到节约约时间的措施施——学会积零零成整————实行交叉““轮作”——提高“复复种”指数————整批使用时时间——应付意外外事件————分身有术五、时间管理理的基本策略略2、应该记住住的20条实实用方法■准备之一：：长期准备（（4）——购买工具具书/增加知知识储备/提提高能力——训练你的的快速阅读能能力——把常用的的文件/文具具放好——养成存放放思想档案和和作记录的习习惯五、时间管理理的基本策略略——凡事预则则立，不预则则废。2、应该记住住的20条实实用方法■准备之二：：临时准备（（5）——明天的工作前前晚进行优先先级排序——将相关的的工作列在一一起——把工作计计划放到随时时可见的地方方——每天早晨晨比规定时间间起早十分钟钟——做好正式式工作前的准准备工作五、时间管理理的基本策略略2、应该记住住的20条实实用方法■要培养的好好习惯（7））——利用各种种装备如电话话/信件等节节省时间——把最困难难的事放在效效率最高的时时候——利用零碎碎时间处理例例行性事务——午餐或下下班前开会效效率最高/避避免上午开会会——休息片刻刻/伸个懒腰腰/冲杯咖啡啡/茶/其他他饮料——报刊放在在晚上看——每晚沉思思片刻/回顾顾与总结五、时间管理理的基本策略略2、应该记住住的20条实实用方法■与外部产生生联系时的应应变能力（4）——站着接待待一向健谈的的来访者——从不主动动闲聊/尽量量回避来闲聊聊者——管理电话话：主动拨号号/与被动接接听——如遇琐事事缠身能快速速摆脱3、经理人员员的时间管理理■抓大放小/充充分授权4、秘书人员员的时间管理理■认清自己的角角色和职责五、时间管理理的基本策略略１、树立时间价值值观■首先解决决思想认识问问题——人的行动动是受思想支支配的——思想方法法决定行为模模式■牢固树立时时间的价值观观——时间就是是效益——时间就是是金钱——时间就是是生命六、基础工作作与有备无患患牢记鲁迅先生生的话：时间是组成生生命的材料，浪费费别人的时间，其实是是无异于谋财害命的。。２、组织结构流程程优化■众多国企浪浪费时间的根根源——为什么会会有内耗（窝窝里斗）？——组织的体体制障碍■组织设计的的原则——精简、高高效、弹性——管理幅度度与跨度——部门岗位位设置与职责责明确化■价值链管理理与流程优化化六、基础工作作与有备无患患３、工作环境“５５Ｓ”■不同层次员员工的准备工工作——金领高管管的准备工作作Ａ、整体工作作目标ＢＢ、阶段段性工作规划划Ｃ、下级状况况备忘录ＤＤ、用好好秘书这个帮帮手——白领阶层层的办公室““５Ｓ”Ａ、工作计划划表ＢＢ、常用用文件及工具具书Ｃ、柜子及办办公室桌清理理Ｄ、相关关人员通讯录录——蓝领员工工的作业现场场管理六、基础工作作与有备无患患４、日常价值法控控制时间■工作中的现现象——我们每天天都要面对各各式各样的人人和事，这些些人和事都需要要你耗费时间间来处理。——你将如何何应对？——是坚持一一贯的做法，，还是依据本本能的反应？？■通常的表现现——有明确标标准的，快速速决断——没明确标标准的，依据据直觉感受六、基础工作作与有备无患患４、日常价值值法控制时间间■现象的实质质分析——直觉体现现为：“对劲劲”与“不对对劲”——背后支撑撑：你的文化化素质、思想想观念以及个个人经历等，在你你的潜意识中中构建出一个个价值评价体系，我们称称之为：潜意识模型——通过主动动构建人的价价值评价体系系，建立潜意意识模型，进而影影响面对的人人和事物作出出快速而准确反应的能力力，这便是控控制时间的日常价值法六、基础工作作与有备无患患４、日常价值值法控制时间间■基本原理——人的价值值体系决定处处理问题的方方式，让你在在行动中自然而然然地有了对错错意识——人在预定定价值体系下下的主动行为为是强有力的的■原理分析——价值观取取决于你所希希望的体验和和情绪——信条是你你决定行为是是否产生内在在情绪的规则或标准六、基础工作作与有备无患患４、日常价值值法控制时间间■潜意识模型型六、基础工作作与有备无患患对劲与不对劲直接影响行为间接影响时间潜意识模型价值评价尺度直觉内涵快速反应与决断４、日常价值值法控制时间间■操作运用方方法——脑力激荡荡：列出你的的价值标准和和信条信条模型：“当我……的的时候，我感感觉……”例：“当团队面对对挑战，当我我激发出每个个队员的最大能量的时时候，我觉得得热血沸腾。。”——每天温席席信条，使字字面价值融入入行为习惯——每月重新新评估、修订订信条（循环环重复操作））■效果——提高你自自发判断的准准确度和速度度六、基础工作作与有备无患患１、浪费时间间的大敌■工作目标不不明确——你为什么么工作——你要达到到什么目的■工作没有计计划性——工作千头头万绪——眉眉毛胡胡子一一把抓抓——被被动工工作和和生活活——跟跟着感感觉走走七、工工作目目标及及其计计划性性2、时时间管管理第第一法法则■目标标管理理与工工作的的计划划性——工工作方方法三三段论论七、工工作目目标及及其计计划性性目标方法行动计划计划是是从目目标到到方法法的桥桥梁3、明明确工工作目目标■建立立目标标体系系组织群体个人战略目标工作规划个人计划按一定时间范围把目标分解七、工工作目目标及及其计计划性性3、明明确工工作目目标■怎样样制定定工作作计划划——年年度计计划——季季度计计划——月月度计计划——周周计划划——每每天工工作任任务工作计计划表表要素素：——序序号——任任务内内容——拟拟完成成时间间——相相关责责任人人——检检查监监督人人——备备注七、工工作目目标及及其计计划性性4、目目标体体系的的SMART原原则■S-Specific具体，，不能能笼统统；■M-Measurable可度量量，■A-Attainable可实现现，指指付出出努力力的情情况下下可以实实现，，避免免过高高或过过低的的目标标。■R-Realistic现实性性，指指目标标是实实实在在在的的。■T-Timebound时限，，完成成目标标的期期限。。七、工工作目目标及及其计计划性性1、“80、20””法则则运用■先做最最重要要的事事情你知道道圆的的面积积占正正方形形面积积的多多少吗吗？你知道道去掉掉圆的的面积积正方方形面面积还还剩下下多少少吗？？结论：：做重要要的少少数事事情八、分分清工工作的的轻重重缓急急——请请运用用“80、、20”法法则，，找出出自己己日常常工工作任任务中中重要要的20%。个人模模式：：自发回回忆法法团队模模式：：头脑风风暴法法现场思思考：：八、分分清工工作的的轻重重缓急急２、工工作任任务重重要程程度分分析八、分分清工工作的的轻重重缓急急宏观微观从微观观到宏宏观较重要要次重要要从次重重要到到较重重要注：重要度度取决决于任任务本本身对对战略略的影影响力力３、工工作时时间紧紧迫性性分析析八、、分分清清工工作作的的轻轻重重缓缓急急时间间性性强强时间间性性弱弱时间间性性从从弱弱到到强强优先先次优优先先优先先度度从从小小到到大大注：紧紧迫迫性性取取决决于于任任务务本本身身时时间间性性的的强强弱弱４、、工工作作优优先先级级综综合合分分析析———四四象象限限坐坐标标图图重要要度度紧迫迫性性A重要要而而且且紧紧迫迫Ｃ紧迫迫但但不不重重要要D不重重要要不不紧紧迫迫Ｂ重要要但但不不紧紧迫迫八、、分分清清工工作作的的轻轻重重缓缓急急■请运运用用四四象象限限方方法法排排列列你你的的工工作作：：紧急不紧急重要A（碎石型的事务）危机急迫的问题有期限压力的计划B（石块型的事务）发掘新机会规划改进产能建立伙伴关系防患于未然不重要C（细沙型的事务）不速之客的接待某些信件、文件、电话的处理某些会议的出席某些必要而不重要的会议、活动D（水型的事务）一些可做可不做的杂事一些不必要的应酬有趣的活动八、、分分清清工工作作的的轻轻重重缓缓急急案例例分分析析一天天下下午午，，G公公司司的的生生产产部部经经理理李李华华正正在在参参加加公公司司召召开开的的企企业业发发展展战战略略研研讨讨会会，，由由于于晚晚上上要要给给他他女女朋朋友友过过生生日日，，心心理理在在盘盘算算这这件件事事。。突突然然收收到到手手机机短短信信，，两两个个同同学学从从外外地地出出差差来来此此，，约约李李华华晚晚上上参参加加校校友友聚聚会会。。这这时时主主持持人人宣宣布布，，由由于于这这次次会会议议时时间间紧紧，，请请全全体体与与会会人人员员晚晚上上要要参参加加分分组组讨讨论论。。刚刚一一散散会会，，五五金金车车间间的的一一名名班班长长满满头头大大汗汗跑跑进进会会场场，，拉拉着着李李华华就就往往外外走走，，原原来来几几名名工工人人与与运运输输部部门门的的几几个个搬搬运运工工发发生生纠纠纷纷，，现现在在打打起起架架来来了了，，车车间间主主任任和和在在场场的的保保安安制制止止不不了了，，因因此此派派一一个个班班长长来来找找李李经经理理。。假如如你你是是李李华华，，此此时时此此刻刻你你该该怎怎么么办办？？案例例分分析析M公公司司是是一一家家生生产产注注塑塑机机械械设设备备的的中中型型企企业业，，由由于于市市场场竞竞争争加加剧剧，，近近来来业业绩绩严严重重下下滑滑，，员员工工士士气气低低落落，，今今天天上上午午竟竟有有两两名名业业务务骨骨干干向向市市场场部部经经理理张张文文斌斌提提出出辞辞职职申申请请。。为为稳稳定定员员工工队队伍伍，，张张文文斌斌已已约约定定今今晚晚同同这这两两人人谈谈话话。。但但下下午午接接到到在在北北京京出出差差的的总总经经理理的的紧紧急急电电话话，，一一位位西西安安的的客客商商今今天天来来本本市市，，晚晚上上六六点点到到机机场场，，因因为为这这是是一一个个跟跟进进了了很很长长时时间间的的大大客客户户，，总总经经理理特特别别强强调调要要张张经经理理代代表表他他亲亲自自去去机机场场迎迎接接并并配配合合办办公公室室搞搞好好接接待待。。其其实实，，张张文文斌斌的的MBA论文尚尚未完完成，，这两两天也也到了了最后后的期期限，，他曾曾想让让在本本市某某大学学工作作的妻妻子帮帮忙，，妻子子未同同意，，这样样公事事私事事便搅搅得他他十分分着急急。刚刚过五五点钟钟张文文斌就就急匆匆匆地地找到到司机机，开开车前前往机机场。。还没没走出出市区区，突突然手手机响响了，，里面面传来来一个个女子子焦急急的声声音：：“你你是张张文斌斌吗？？你母母亲在在菜市市场前前面的的马路路上被被汽车车撞伤伤，我我是路路边商商店的的售货货员，，你母母亲现现在被被扶到到了我我店里里，她她让我我给你你打电电话，，你赶赶快来来！””假如你你是张张文斌斌，从从接到到总经经理指指示到到此时时此刻刻，该该怎么么办？？1、并并行工工作模模式■什么么情况况下能能并行行工作作——举例九、时时间管管理的的统筹筹技巧巧ABCD

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