机关公文排版的基本格式及红头的制作路 超2013年11月21日

机关公文排版的基本格式

及红头的制作

路超

2013年11月21日

一、公文排版的基本格式二、红头的制作公文格式要素

新国家标准将版心内的公文格式各要素划分为版头、主体、版记三部分。公文首页红色分隔线以上的部分称为版头；公文首页红色分隔线（不含）以下、公文末页首条分隔线（不含）以上的部分称为主体；公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分称为版记。

页码位于版心外。公文格式要素——版头部分

发文机关标志：由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成。这是因为《党政机关公文处理工作条例》取消了各级党的机关以往大量使用的发文机关全称或规范化简称加括号标明文种的版头形式，而改用这种形式。发文机关标志居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm，使用小标宋体字，颜色为红色，以醒目、美观、庄重为原则。按照发文机关标识高不超过22mm要求，应设置字号在55~60磅之间。

公文格式要素——版头部分联合行文时，一般应当将主办机关名称排列在前；如有“文件”二字，应当置于发文机关名称右侧，以联署发文机关名称为准上下居中排布。5.发文字号：文字采用3号仿宋_GB2312，发文年度、发文顺序号用阿拉伯数字书写排印，发文年度用中文六角括号“〔〕”括起。发文字号编排在发文机关标志下空二行，居中排布。

公文格式要素——版头部分版头中的分隔线发文字号之下４mm处印一条与版心等宽的红色分隔线，为红色，3磅。公文用纸及版面尺寸

A4纸型210mm×297mm页面设置上白边：37mm

下白边：35mm

左白边：28mm

右白边：26mm

版心:156mm×225mm排版规格

一般每页22行，每行28字，正文用三号仿宋页面版心156mm×225mm210mm297mm下白边：35mm上白边：37mm切口：26mm订口：28mm党政机关公文基本格式

发文机关标志上边缘至版心上边缘：35mm发文字号之下4mm是与版心等宽的红色分隔线红色分隔线下2行是正文标题发文机关标识下边缘发文字号的距离是：2行字。一字线距版心下边缘7mm，4号全角宋体阿拉伯数字，单页右空1字，双页左空1字上白边：37mm下白边：35mm订口：28mm切口：26mm公文格式要素——主体部分标题:位于红色分隔线下空二行，用２号小标宋体字，行距固定值35磅。可分一行或多行居中排布；标题排列应当使用梯形或菱形，不应使用长方形或沙漏形。回行时，要做到词义完整。公文格式要素——主体部分

正文：公文的主体，用来表述公文的内容。公文首页必须显示正文。在主送机关下一行，每自然段左空二字，回行顶格，数字、年份不回行。正文以3号仿宋体字，行距固定值30磅。一般每面排22行，每行排28字。转发、印发文件类的通知，用3号楷体。公文格式要素——主体部分正文中的层次序数

文中结构层次序数一般依次用汉字“一”、汉字加圆括号“（一）”、阿拉伯数字“1.”、阿拉伯数字加圆括号“（1）”，不得逆向使用。

层次序数：第一层“一、”（黑体）（作为小标题时句尾无标点）；第二层“（一）”（楷体）（作为小标题时句尾标点可有可无）；第三层“1.”（仿宋）（无论是否作为小标题，要有标点）；第四层“（1）”（仿宋）（必须有标点）。公文格式要素——主体部分附件说明附件说明分别与正文和发文机关署名之间空一行，字体字号用3号仿宋_GB2312。“附件：”前空2个字，后接排附件名称，名称后不加标点符号，附件序号用阿拉伯数字，每行位置对齐，如“附件：1.×××”。有两个以上附件时，应注明顺序并分别标注于各附件首页的左上方。

公文格式要素——主体部分附件附件应当另页编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。公文格式要素——主体部分发文机关署名：署发文机关全称或者规范化简称。不加盖印章的公文：

单一机关行文时，在正文（或附件说明）下空一行右空二字编排发文机关署名，在发文机关署名下一行编排成文日期，首字比发文机关署名首字右移二字。如成文日期长于发文机关署名，应当使用成文日期右空二字编排，并相应增加发文机关署名右空字数。联合行文时，应当先编排主办机关署名，其余发文机关署名依次向下编排。公文格式要素——主体部分加盖印章的公文：

加盖印章的公文：

成文日期一般右空四字编排。单一机关行文时，在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名。发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。联合行文时，一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置（主办机关在前，每排最多排３个）。最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐，互不相交或相切，印章两端不得超出版心，首排印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。公文格式要素——版记部分

版记中的分隔线版记中的分隔线与版心等宽，首条分隔线和末条分隔线用粗线（推荐高度为1磅），中间的分隔线用细线（推荐高度为0.75磅）。首条分隔线位于版记中第一个要素之上，末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合。印发机关和印发时间：印发机关和印发日期一般用4号仿宋体字，编排在末条分隔线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，后加“印发”二字。1、红头发文机关标识制作选择“插入”——“文本框”——“横排”菜单项，鼠标将会变成“┼”，在Word2000版面上单击鼠标左键，出现一个文本框，在该文本框内输入发文机关标识，输入完成后，选中该文本框，单击鼠标右键——“设置文本框格式”，在这里来设置红头的属性。选择“颜色和线条”，“颜色”设置成“无填充颜色”。选择“大小”，“高度”设置成“2cm”；宽度设置成“15.5cm”。注：用户可根据实际情况调节尺寸。选择“版式”附签，单击“高级”按钮，水平对齐：“对齐方式”设置成“居中”，“度量依据”设置成“页面”；垂直对齐：“绝对位置”设置成“页边距”，“下侧”设置成“2.5cm”——平行文标准，“8.0cm”——上行文标准，注：用户可根据实际情况调节尺寸。然后单击“确定”。选择“文本框”附签，左、右、上、下都设臵成“0cm”，单击“确定”完成。文本框属性全部设臵完成，单击“确定”按钮。选中文本框内的全部文字，将颜色设置成“红色”，字体设置成“小标宋简体”，字号根据文本框的大小设臵成相应字号，但要尽量充满该文本框，这样，宽为155mm、高为20mm、距上25mm的红头制作完成。2、红线制作

首先将“视图”——“工具栏”——“绘图”选中，单击“绘图”工具条的直线工具，鼠标会变成“十”字形，左手按住键盘上的Shift键，右手拖动鼠标从左到右划一条水平线，然后选中直线单击鼠标右键，选择“设臵自选图形格式”，红线的属性在这里进行设置。选择“颜色和线条”附签，“颜色”设臵为“红色”；“虚实”设置为“实线”；“粗线”设臵为“2.25磅”。选择“大小”，“宽度