业务流程和相关系统需求-财务课件

2003年6月中免集团管理流程系统需求-财务管理2003年6月中免集团管理流程系统需求-财务管理本流程文档说明本流程文档主要是基于中免现有的业务运作情况和未来的发展目标，并结合国际主流免税行业实践进行编制。其主要目的是：了解并归纳各级机构与业务部门对管理系统的主要功能需求和业务改进建议从管理系统实施的角度总结中免集团的核心业务流程及相关业务改进点通过定义核心业务流程和业务改进点来明确下一阶段系统选型的内容和基本要求而与此同时，我们在使用此流程文档时应该注意：基于发展的角度，本文档中的流程/业务改进设计具有一定的前瞻性，其并不等同于实际系统实施时的目标业务流程编制本流程文档的主要目的是为了确定下一阶段系统选型的内容和基本要求而并非进行整体的业务流程改进2本流程文档说明本流程文档主要是基于中免现有的业务运作情况和未目录财务管理的主要内容交易处理流程总账应付帐应收账固定资产库存成本门店零售财务管理预算控制资金管理成本与赢利分析财务管理对ERP系统的核心需求总结3目录财务管理的主要内容3财务管理的主要内容财务核算财务信息采集基于核算的财务分析财务管控/管理会计融资，投资与兼并独立财务运作业务财务集成票据流转总帐应收应付固定资产财务比率帐龄分析初步利润分析收入预算多维赢利分析成本精算与控制绩效考核资本预算融资计划兼并分析与决策财务公司对外提供服务现状短期目标中长期4财务管理的主要内容财务核算财务信息采集基于核算的财务分析财务交易处理记录流程（总账）利润/成本中心(财务管理结构)维护总帐科目表维护公司(财务管理实体)资料维护外币汇率维护FI1.5.1总帐基础设置财务部5交易处理记录流程（总账）总帐科目表公司(财务管理实体)资料维交易处理流程（总账）-流程改进关键点问题1:问题：目前,公司对总账没有进行统一设置，管理不规范:公司资料维护：没有总公司、控股子公司信息的维护利润/成本中心维护：没有对各部门划分利润/成本中心总账科目表维护：总公司与控股子公司总账科目不统一、不具有长期稳定性外币汇率维护：每年确定一次记账汇率改进建议：公司资料维护：对总公司及控股子公司的名称、编码、会计期间、会计记账币种方面的维护利润/成本中心维护：需要系统支持，能将相应收益、费用按相应规则分摊到各中心总账科目表维护：对所有公司的会计科目进行统一（并能够满足实施新企业会计制度后的会计科目的应用）外币汇率维护：按照会计制度的要求确定记账汇率每月能够进行便捷的汇兑损益调整预期效果：在总账设置方面能够包含所有控股子公司，且具有一定统一性、稳定性、规范性6交易处理流程（总账）-流程改进关键点问题1:6交易处理记录流程（总账）FI1.5.3分类帐自动接口财务部运行系统将应付帐内容自动接入到总帐功能中成功接入记入总帐生成转入的应付帐报告是改正错误否Accenture设计业务模块财务分类帐(应收,应付,库存,固定资产)总帐集成集成ERP系统备选流程7交易处理记录流程（总账）FI1.5.3分类帐自动接口财交易处理流程（总账）-流程改进关键点问题2:问题:应付账款、应收账款、固定资产、存货分类账均设有与总账的接口（按照Accenture设计）依据ERP系统的实际情况确定是否需要设置分类账、总账改进建议：不分设分类账与总账，采用集成的系统（需要决策）预期效果：账务系统与整个系统集成在一起8交易处理流程（总账）-流程改进关键点问题2:8FI1.5.7期末结清程序财务部月结/年结确保所有明细帐已经记入总帐会计月结年结输入预备及审批日记帐分录流程进行计提分录输入预备及审批日记帐分录流程进行间接成本分摊计算外币科目汇兑损益结转损益类科目分录并过帐A确保完成月结生成年度会计报表生成年度合并会计报表关闭本会计年度开下一个会计年度年终调帐输入预备及审批日记帐分录流程进行年终调帐是否会计经理会计交易处理记录流程（总账）9FI1.5.7期末结清程序财务部月结/年结确保所有会计交易处理流程（总账）-流程改进关键点问题3:问题:期末结账工作量大、不能满足有关要求无法每月计算外币科目汇兑损益，只能年终进行一次且工作量繁重上一期间的账务未结清，影响下一期间账务处理（尤其体现在年末）无法自动生成现金流量表、合并会计报表月中无法进行即时的会计报表预览改进建议：每月末计算外币科目汇兑损益每年设置12个基本会计期间，可根据实际需要设置额外的会计调整期间，以便年度审计调账不至影响下一年度账务处理工作自动生成资产负债表、损益表、现金流量表、合并会计报表随时进行即时的会计报表预览预期效果：便捷的期末生成所需会计报表和结账工作10交易处理流程（总账）-流程改进关键点问题3:10交易处理流程（总账）-对系统的主要要求系统应提供灵活的总账基础信息设置，包括公司资料（含控股子公司），利润/成本中心资料，会计科目表和外币汇率等资料。在此基础上，系统可提供其他辅助资料，并为以后需要预留适当栏目系统应保证在账务核算及统计工作中涉及到的上述资料时，能够便捷地提取到上述信息系统应根据会计核算及相应制度的要求，对记账汇率进行及时、准确的维护系统在总账科目表相对稳定的基础上，保障以后业务发展对总账科目增加的要求（包括增加非免税行业会计科目）系统应支持多个业务实体在统一的操作平台上执行财务管理的职能系统应支持多个业务实体使用统一的会计科目表和财务核算方法系统应对各账务予以统一集成（总帐和分类帐）系统应对主文件中相关信息统一提供，例如：对于使用到客户的信息的应收账款、其他应收款、其他应付款等，集中、统一对应，保证客户信息的稳定如系统不能将相关信息集成，而使用分类账与总账分别管理，则系统应保证在有关数据转入、转出时的准确性系统应能够进行便捷的汇兑损益计算系统能够提供12个基本会计期间，可根据实际需要设置额外的会计调整期间，以便年度审计调账不至影响下一年度账务处理工作系统能够自动生成所需的资产负债表、损益表、现金流量表、合并会计报表系统能够随时生成会计报表预览11交易处理流程（总账）-对系统的主要要求系统应提供灵活的总交易处理记录流程（应付账款）FI1.5.11应付基本信息维护银行及银行帐户维护供应商维护付款条件维护税务编码维护付款方法维护供应商分类维护财务部支付媒介维护12交易处理记录流程（应付账款）FI1.5.11应付基本信交易处理流程（应付账款）-流程改进关键点问题1:问题:没有固定、规范的应付基本信息维护只对银行汇兑、支票支付等付款方式具有统一的规范没有对多种付款条件、付款状态进行规范系统中没有对税务编码的维护没有对所有银行账户信息进行统一规范对供应商的了解需通过查阅协议，没有规范文件没有对应付账款进行账龄分析没有对应付未付款款项按照原因随时进行分类分析改进建议：提供多种付款方法的支持支持多种付款条件（包括现金折扣），系统提供应付款到期状态支持多种税率和计税方法支持多个银行账户维护对供应商的维护，要求各部门维护相关信息，在可能情况下，支付尽量通过供应商管理对应付账款进行账龄统计分析对应付未付款项随时根据原因进行分类分析预期效果：对应付账款进行及时、完整、准确的登记、统计分析13交易处理流程（应付账款）-流程改进关键点问题1:13交易处理记录流程（应付账款）-直送门店流程（目前）门店外商营运部-采购营运部-物流财务部正本发票、装箱单(1套)正本发票（2套）、扣账单、装箱单、正本发票（或海关发票、搭运发票）、装箱单(1套)正本发票（2套）、外商扣账单、装箱单报关单发票复印件保存正本发票、装箱单匹配发票复印件、报关单采购订单匹配发票复印件、报关单正本发票（2套）、外商扣账单、装箱单、采购订单送交银行审核对有问题的报关单进行处理发票复印件、报关单审核通过正本发票、报关单、装箱单、采购订单（交给银行）正本发票、付汇单回联、外商扣账单、扣账单（用于做账）装订相应凭证复核；报财务部门领导、公司领导批准预付货款：外商发票（正本）、外商扣账单、报关单、核销单（交外管局用于核销）单据匹配：拆除发票复印件，换正本发票，分别匹配，打印付汇单、核销单有问题的报关单核销单（交外管局用于核销）扣张单、索赔单扣张单、索赔单14交易处理记录流程（应付账款）-直送门店流程（目前）门店外商交易处理记录流程（应付账款）-付款记账流程（目前）付款记账单据中将包括：汇款回单、外商发票、货物索赔单、检验费扣账单、运杂费扣账单、佣金折扣单、样品折扣单如：外商发票金额：1000元；货物索赔单20元；检验费扣账单30元；运杂费扣账单50元；佣金折扣率6%，计60元；样品折扣35元；记账分录如下：

借：应付账款（发票号码计入摘要）1000应付账款（货物索赔）（扣账单号计入摘要）-20商品销售成本（佣金）-60

贷：其他应收款（检验费）（该外商）（扣账单号计入摘要）30其他应收款（运杂费）（该外商）（扣账单号计入摘要）50其他应付款（样品）（其他——暂不能确定门店）35银行存款80515交易处理记录流程（应付账款）-付款记账流程（目前）15交易处理流程（应付账款）-门店直送（建议目标流程）零售店中免业务部门中免财务部门供应商1.门店采购定单2.中免销售定单3.中免采购定单4.供应商发货/供应商发票4.供应商发票5.传真报关单6.中免采购定单收货8.中免销售定单发货5.传递报关单实物7.中免采购定单，报关单（7）应付项目（9）中免销售发票，应收项目9.通知发货（6）结转库存成本（8）结转销售成本注：采购业务中必须实现采购定单，实收货品和供应商发票的匹配16交易处理流程（应付账款）-门店直送（建议目标流程）零售店中交易处理记录流程（应付账款）FI1.5.12应付/借记凭单录入发票类型财务部营运部及各部门收到供应商发票确认发票将发票的相关内容输入系统采购发票预付/预支员工业务费A通知供应商发票有问题发票是否正确签字申请付款各部门员工填写报销单提交报销单给部门经理审批是否批准将报销单输入系统修改报销单在报销单上签字批准付款员工部门经理B贷记凭证会计采购员/部门经理是否是17交易处理记录流程（应付账款）FI1.5.12应付/借记交易处理流程（应付账款）-流程改进关键点问题2:问题:目前对应付项目没有按流程一致性进行统一规范对采购商品付款、预付款、借记凭证、员工业务费支出分别执行各自流程改进建议：支持多种支付业务：正常的应付账款业务、预付业务、借记凭证、员工报销借记凭证：包括外商佣金。外商佣金采用与发票关联或其他处理方式（需要决策），流程不同能够支持不同采购物品（存货、固定资产、低值易耗品等）直接转向相应科目预期效果：对所有应付项目统一管理，执行统一流程，对相关单位均视同供应商管理18交易处理流程（应付账款）-流程改进关键点问题2:18交易处理记录流程（应付账款）FI1.5.12供应商发票录入采购定单，收货单，供应商发票匹配是否匹配登记应付帐项调整库存调整当期成本索要新发票完全匹配小额差异较大/无法处理的差异ERP系统备选流程登记应付帐项后续借记或贷记事项19交易处理记录流程（应付账款）FI1.5.12供应商发票交易处理流程（应付账款）-流程改进关键点问题3:问题:采购商品登记应付账款不及时，对小额差异的处理不够及时、灵活目前采购商品的三单匹配工作由采购部门执行对报关单的管理影响采购商品的实物匹配以及付款的及时性目前存在只根据发票便进行付款的情况，财务管控机制尚待完善改进建议：明确供应商发票记帐的流程与基本前提要求，灵活处理记帐过程中可能产生的差异外商发票直接由财务部门接收，进行单据匹配工作（需要部分财务人员具备熟练的产品知识、一定的外语水平）对报关单进行严格的管理。要求门店报关后，先传真报关单至总公司，并在最短时间内邮寄回总公司，并对报关单状态随时进行统计仅对三单匹配过程中，大额差异情况返回营运部，供应商难以解决发票问题的计入当期库存或成本预期效果：及时有效的三单匹配，并登记应付账款20交易处理流程（应付账款）-流程改进关键点问题3:20FI1.5.15付款程序运行付款选择要到期的发票/借记凭证/员工报销预支/预付手工选择发票/借记凭证/员工报销预支/预付系统还是手工选择应付款项系统手工打印付款款项清单是否批准付款修改选择付款的款项决定付款方式打印系统支票准备手工支票是否准备电汇文件A准备相应文件是否批准付款修改付款细节是否系统支票手工支票电汇会计会计会计经理财务部点算现金现金B交易处理记录流程（应付账款）21FI1.5.15付款程序运行付款选择要到期的发票/借记凭交易处理流程（应付账款）-流程改进关键点问题4:问题:对不经常发生、没有发生的支付方式系统没有提供流程支持对于信用证付款、商业汇票付款的支持付款单据中，供应商发票与报关单的匹配不唯一，个别情况导致系统检索统计数据不准确对付款期已到尚未收到报关单的发票，只能手工统计改进建议：对多种支付媒介进行管理（L/C等）对多种支付方式进行管理（E-payment）能够满足多张发票对应一张报关单或几张报关单能够对所有收到的外商发票，统计对应的报关单状态（尚未收回、报关单有错、已到付款期、已支付等）预期效果：满足目前支付方式的要求，同时能够满足未来将会采用的支付方式的要求22交易处理流程（应付账款）-流程改进关键点问题4:22交易处理流程（应付账款）-流程改进关键点问题5:问题:手工报关单与供应商发票的匹配工作量大且易于出错目前匹配完全基于实物单据的手工对应，工作量大目前匹配工作由财务部执行，由于缺乏对整个采购过程的了解，工作效率比较低如果单据无法匹配或是丢失将直接导致无法对外商进行付款改进建议：利用ERP系统提供的附加功能或附加字段来管理报关单及其与外商发票的匹配关系加强实物单据的管理，避免单据的丢失按需调整实物单据匹配的过程，执行人或业务部门，提高工作效率预期效果：系统中保存报关单与外商发票的匹配关系提高报关单与供应商发票匹配的效率23交易处理流程（应付账款）-流程改进关键点问题5:23交易处理流程（应付账款）-对系统的主要要求系统应设置相应主文件对应付账款的有关信息予以维护，并保证与其他相关信息（业务信息、账务处理信息）的衔接。不应少于前述几个方面，可提供其他辅助资料，并为以后需要预留适当栏目系统应支持对汇款、支票支付、信用证付款、银行本票付款、银行汇票付款、商业汇票付款、委托收款、托收承付（以后阶段可实现即可）等方式的付款系统应支持多币种支付的能力系统应支持付款环节有关税务的处理（针对国产品业务）系统应对供应商分类、供应商、银行账户等信息进行维护，可分为业务、财务两个层次，但关键栏目信息应统一，即保持稳定的对应关系系统应能够对应付账款进行账龄分析（账龄的设置可调整）系统应能够对应付账款是否到期进行统计；对到期应付账款按未支付的原因（报关单原因、发票原因、资金原因、其他原因）予以分类统计系统应能够对应付款项目（对外商的应付账款、对员工支付的费用项目等）执行统一的流程系统对采购过程发生的扣除项目（佣金、样品及未来的其他项目）进行相应的处理（冲减应付、库存），以确保与外商对账方面的需要系统应能够根据采购商品的性质，归入相应的科目（采购商品、固定资产、低值易耗品等）24交易处理流程（应付账款）-对系统的主要要求系统应设置相应主交易处理记录流程（应收账款）FI1.5.21应收基本信息维护银行及银行户维护客户维护客户付款条件维护税务编码维护客户分类维护财务部催债通知文件维护25交易处理记录流程（应收账款）FI1.5.21应收基本信交易处理流程（应收账款）-流程改进关键点问题1:问题:没有对应收项目的统一、规范的维护系统无法满足对多种收款方式的支持缺乏催债通知应收账款设置明细账、台账、备查账，对账工作繁杂，对账不清生成账龄分析报告较繁琐改进建议：能够满足对目前及将会采用的付款方式的支持（商业汇票及其贴现的管理）实时的账龄统计分析对每个客户的欠款余额能够分解到具体的销售单编号预期效果：收款方式上具有一定前瞻性应收账款与客户的应付账款核对清晰26交易处理流程（应收账款）-流程改进关键点问题1:26交易处理记录流程（应收账款）信用管理信用审核结果冻结维护信用记录销售时信用审核确定信用额度通过审核信用调整申请客户信息，销售预测/历史，应收款历史27交易处理记录流程（应收账款）信用管理信用审核结果冻结维护信用交易处理流程（应收账款）-流程改进关键点问题2:问题:未进行有效的信用管理目前只进行总体信用额度的控制，难于控制个别客户的信用额度手工生成催债通知，效率比较低总体欠款额较高并呈上升趋势，资金占用大，财务风险高改进建议：明确信用管理体系，改进业务和财务部门在信用管理方面的配合。能够支持信用额度的确定根据应收账款情况生成三个层次的催债文件——月欠款表、催款信、应收款账龄报告能够对客户进行切实有效的信用管理，通过信用额度控制客户的订单，降低欠款预期效果：有效的信用管理28交易处理流程（应收账款）-流程改进关键点问题2:28交易处理流程（应收账款）-库存商品销售（现状）匹配的销售单（3联）、出库单匹配监管费单（2联）对应销售单后加”J”匹配的销售单（3联）、出库单、监管费单（2联）开具销售发票、监管费发票拆单销售发票、销售单（2联）、监管费发票、监管费单（1联）销售发票、销售单、出库单、监管费发票、监管费单寄给免税店拆单销售发票、销售单出库单、监管费发票、监管费单借：其他应收款—门店（监管费）贷：其他应付款—配送中心（监管费）借：库存商品—发出商品贷：库存商品—配送中心借：应收账款贷：商品销售收入借：商品销售成本贷：库存商品—发出商品进口品1个月后系统自动生成国产品当月注：国产品均为当月开单，当月还款。借：应收账款贷：商品销售收入借：商品销售成本贷：库存商品—配送中心借：其他应收款—门店（监管费）贷：其他应付款—配送中心（监管费）29交易处理流程（应收账款）-库存商品销售（现状）匹配的销售单交易处理流程（应收账款）-库存商品销售（建议目标流程）门店采购请求销售定单信用审核确认库存和需求发货记帐销售发票应收帐项后续收款流程NNYY30交易处理流程（应收账款）-库存商品销售（建议目标流程）门店匹配的销售单（3联）、外商发票匹配监管费单（2联）（仅限于北京地区免税店）对应销售单后加”J”匹配的销售单（3联）、外商发票开具销售发票拆单销售发票、销售单（2联）销售发票、销售单、外商发票寄给免税店拆单销售发票、销售单外商发票、监管费发票、监管费单借：库存商品—发出商品贷：应付账款借：应收账款贷：商品销售收入借：商品销售成本贷：库存商品—发出商品进口品当月或2个月后系统自动生成监管费仅限于北京地区免税店匹配的销售单（3联）、外商发票、监管费单（2联）开具销售发票、监管费发票销售发票、销售单（2联）、监管费发票、监管费单（1联）销售发票、销售单、外商发票、监管费发票、监管费单拆单外商发票销售发票、销售单借：其他应收款—北京地区免税店贷：其他应收款—周志毅进口品当月或2个月后国产品当月国产品当月注：国产品均为当月开单，当月还款。非北京地区北京地区借：应收账款贷：商品销售收入借：商品销售成本贷：库存商品—发出商品借：库存商品—发出商品贷：应付账款交易处理流程（应收账款）-门店直收（现状）31匹配的销售单（3联）、外商发票匹配监管费单（2联）（仅限于北交易处理流程（应收账款）-门店直收（建议目标流程）零售店中免业务部门中免财务部门供应商1.门店采购定单2.中免销售定单3.中免采购定单4.供应商发货/供应商发票4.供应商发票5.传真报关单6.中免采购定单收货8.中免销售定单发货5.传递报关单实物7.中免采购定单，报关单（7）应付项目（9）中免销售发票，应收项目9.通知发货（6）结转库存成本（8）结转销售成本32交易处理流程（应收账款）-门店直收（建议目标流程）零售店中交易处理流程（应收账款）-流程改进关键点问题3:问题:目前门店直送开销售单的依据是收到出库单和外商发票，并捏对，工作繁琐确认开具销售单的依据改进建议：分离商品采购与销售流程开具销售单应以收到出库单或免税店报关单传真为依据；若报关单传真的管理不能满足及时性的要求，可以采用收到外商发票为依据（需决策）销售发票日期的确定（需决策）预期效果：销售流程及单据的处理流畅、便捷符合会计准则的要求33交易处理流程（应收账款）-流程改进关键点问题3:33FI1.5.24收款流程付款判断收款类型收取银行票据财务部客户收到银行进帐单

收到现金银行进帐单银行进帐单收款收据是否是针对客户发票收款将收款与发票关联是否电汇现金银行汇票B交易处理记录流程（应收账款）34FI1.5.24收款流程付款判断收款类型收取银行票据财交易处理流程（应收账款）-流程改进关键点问题4:问题:目前免税店还款有的不标明所偿还的销售单明细等原因造成对账不清免税店还款操作不规范不同币种的偿还，导致汇率问题，影响对账一笔欠款，分几次偿还，或以人民币偿还外币欠款，系统中无法区分清楚改进建议：利用系统规范免税店还款工作流程系统能够对不同币种还款等事项予以区分，以利于对账预期效果：与客户间账务清楚35交易处理流程（应收账款）-流程改进关键点问题4:35交易处理流程（应收账款）-流程改进关键点问题5:问题:寄售品的管理比较松散，缺乏单独的商品管理和结算流程在寄售品管理上业务部门和财务部门缺乏更紧密的沟通与配合寄售品实物管理比较混乱，库存专项管理能力不足对寄售品财务结算流程缺乏明确的定义，容易引起和供应商及门店之间的结算错误改进建议：明确定义寄售品的实物管理和财务结算流程利用ERP系统提高对寄售业务的管理能力，减少人工作业提高准确性和工作效率预期效果：合理高效的寄售业务管理提高客户和供应商的满意程度36交易处理流程（应收账款）-流程改进关键点问题5:36交易处理流程（应收账款）-流程改进关键点问题6:问题:海关监管费的分摊与结算复杂海关监管费的分摊与结算主要依赖手工进行，工作量比较大现有系统中缺乏对此类业务信息的跟踪和分析功能改进建议：结合ERP系统设计海关监管费的分摊与结算的业务流程利用ERP系统的业务处理能力提高海关监管费的分摊与结算工作的效率预期效果：更高效的海关监管费的分摊与结算业务37交易处理流程（应收账款）-流程改进关键点问题6:37交易处理流程（应收账款）-对系统的主要要求系统应能够对应收款所需的资料进行维护，同时留有适当增、删信息的余地系统能够支持多种收款方式的处理，包括银行汇兑、支票收款、银行本票、银行汇票、商业汇票（包括贴现的处理）等系统能够对应收账款的收款、余额，按销售单号统计；对应收的监管费按照发票号或监管费单号进行统计，对账系统能够对应收账款进行便捷、及时、准确的账龄分析系统能够提供成熟的信用管理。包括两方面：一方面，在信用额度的确定上，能够提供最大程度的支持；另一方面，在信用控制方面，能够对销售订单进行信用方面的监控，定期维护相应层次的催款文件鉴于我公司目前不同部门开具销售单（机开）和销售发票（手工）的实际情况，要求系统能够对销售单和销售发票的开具日期进行维护（即满足内控管理的要求）。同时，能够支持日后极大系统能够支持应收账款的对账工作，并支持特殊事项的处理：包括以人民币偿还外币；一张销售单分几次偿还；预收账款的处理系统能够支持对寄售商品的管理，对寄售商品管理方面，能够做到业务系统与财务系统的统一系统能够支持对海关监管费的管理。目前海关监管费由配送中心、总公司代交，并向免税店收回。能够支持将监管费按照采购费用或经营费用进行核算，包括相应的费用分摊38交易处理流程（应收账款）-对系统的主要要求系统应能够对应收款交易处理记录流程（固定资产）FI1.5.31固定资产购置/基本信息维护固定资产存放地点维护固定资产折旧年限维护固定资产分类维护财务部指定会计文员固定资产购置/文件维护/更改描述A文件维护购置固定资产折旧方法维护各部门人力资源部行政组人员将固定资产的描述内容输入系统更改描述39交易处理记录流程（固定资产）FI1.5.31固定资产购交易处理流程（固定资产）-流程改进关键点问题1:问题:对固定资产的管理较为简单只能简单的按4大类，对固定资产进行管理折旧方法的维护单一对固定资产、折旧情况的统计分析难以做到改进建议：系统支持对固定资产类别、存放地点的维护，并可进行统计分析支持对多种折旧方法的维护能够按当年新采购、继续使用、当年报废等类别进行已提折旧的归类统计对在建工程进行全面、完整的维护预期效果：能够满足未来公司发展壮大后，对大量固定资产的核算及分析要求40交易处理流程（固定资产）-流程改进关键点问题1:40交易处理流程（固定资产）-对系统的主要要求系统能够对固定资产相关信息进行维护系统能够对固定资产进行适当的分类管理系统对固定资产的折旧进行准确、及时的核算。能够对已记提的折旧进行统计分析系统在固定资产管理方面，能够满足对固定资产数量增加的要求系统能够对在建工程进行相应的核算（可在以后阶段开发该项功能），包括相应的借款利息的核算41交易处理流程（固定资产）-对系统的主要要求系统能够对固定资产交易处理记录流程（库存成本）会计权限区域维护商品有关财务属性部分的维护商品分类有关财务属性部分的维护成本结转方法维护FI1.5.41库存成本设置财务部42交易处理记录流程（库存成本）会计权限区域商品有关财务属性部分交易处理流程（库存成本）-流程改进关键点问题1:问题:公司库存总账与配送中心相比具有滞后性配送中心与公司库存总账间存在未达账项，集团总部不能及时获取实际库存信息总公司与各控股子公司库存商品结转方法不统一没有区分寄售商品与其他商品（要求营运部通知配送中心入库商品的情况）对样品和寄售品的专项管理能力不足库存管理和财务结算依赖于票据的流转，工作效率低且容易出差错改进建议：商品分类中具有财务属性部分的维护，从商品可连接总账科目支持多种库存商品结转方法随时保证配送中心与总公司库存总账的一致对寄售商品与其他商品分开核算分别样品与正品进行不同管理利用ERP系统的集成库存管理功能来提高库存管理能力预期效果：保障库存总账与配送中心账务实时一致，配送中心库存商品的分类管理清晰更高效，简便，准确的库存管理43交易处理流程（库存成本）-流程改进关键点问题1:43交易处理流程（库存成本）-对系统的主要要求系统能够对存货所需信息进行相应维护系统能够支持财务部门对商品分类等业务信息的共享系统能够支持多种库存商品结转方法系统能够支持对寄售品、样品、正品的分别管理系统能够支持对库存进行库龄分析系统能够支持库存在最低库存量、最高库存量方面的管理：包括两方面：一方面，能够支持对最低库存量、最高库存量的确定；另一方面，能够支持对库存量的监控系统对库存账与总账进行集成，减少核对工作44交易处理流程（库存成本）-对系统的主要要求系统能够对存货交易处理记录流程（零售店采购记账流程）营销部财务部收到商品开具入库单三级账管理员报关单、外商发票入库单暂估入账收到中免公司开具的发票、销售单（黄、绿两联）报关单、外商发票存档(用于向海关报送有关统计报表)收到中免公司开具的发票、销售单（黄、绿两联）销售单绿联装订存档;发票和销售单黄联用于付款核对暂估入账金额与发票金额,调整账务45交易处理记录流程（零售店采购记账流程）营销部财务部收到商品开交易处理流程（零售店采购记账流程）-流程改进关键点问题1:问题:零售店分别使用业务系统和财务系统业务系统定期导入财务系统，导入过程会出现错误；系统导入后，业务方面更改数据，导致财务数据失真财务人员花费大量时间，对业务系统转入数据依据原始凭证进行核对因供应商（中免总公司）发票日期问题，导致暂估入账的时间太长（包括控股免税店和其他客户免税店）零售店对报关单管理不严（包括控股免税店和其他客户免税店）改进建议：业务系统与财务系统实现集成，信息即时传输在收到货物后，及时收到发票（依赖于总公司管理决策）（包括控股免税店和其他客户免税店）利用系统加强对报关单的管理，报关后及时传真并寄回总公司（包括控股免税店和其他客户免税店）鉴于零售店财务人员水平良莠不齐，尽量简化零售店人员的操作预期效果：总公司能够及时了解到零售店（包括控股免税店和其他客户免税店）收货情况；简捷、有效的系统46交易处理流程（零售店采购记账流程）-流程改进关键点问题1:交易处理记录流程（零售店销售记账流程）财务部POS机POS机现款及交款单存放于营销部保险柜出纳人员根据POS机日销售表核对现款汇总日销售表,送交银行(北京市内店3天一交)日销售表;出纳交来的收款单汇总;银行回单记收入凭证(不分品种)汇总月销售表根据月汇总表记收入凭证(分大类),同时冲转日收入凭证汇总当月出库商品明细表结转当月商品销售成本(分大类)三级账管理员营销部注：不同免税店收入、成本的明细项目不同。但一般都分为有税、免税。47交易处理记录流程（零售店销售记账流程）财务部POS机POS交易处理流程（零售店销售记账流程）-流程改进关键点问题2:问题:对商品销售情况统计分析较难，对销售收款、结转汇兑损益等核算不统一只能对销售商品按照二级账大类进行统计分析对零售收款按币种核算，是否结转汇兑损益较为随意（商品标价一般均为美元）成本结转手工输入改进建议：能够对商品进行较为灵活的分类统计分析满足对销售收款业务的核算并结转汇兑损益POS系统与账务系统数据转换的准确性监控收银人员收款的准确性成本结转自动转入，能够准确查询收入与成本的匹配情况预期效果：销售系统能够转入财务系统，财务人员能够即时进行销售、成本情况分析48交易处理流程（零售店销售记账流程）-流程改进关键点问题2:交易处理流程（其它零售店财务管理事项）问题3:问题：其它零售店财务管理尚待改进的地方商品分类标准不统一，财务分析很难做到品类的级别，而即使做到也缺乏可供比较的基准数据目前的财务核算系统缺乏多币种同时记帐和自动结转汇兑损益的功能业务系统和财务系统缺乏集成，财务人员基本使用汇总数据进行手工凭证输入改进建议：在整个集团范围内统一商品分类标准，建立零售业务信息库改进/更新财务系统支持多币种同时记帐改进/更新财务系统以提供汇兑损益自动结转的能力提高业务系统和财务系统的集成性，避免数据的重复录入和详细业务信息在财务系统内的丢失预期效果：更精确高效的财务核算促进零售店财务部门职能由财务核算向财务管理的转变49交易处理流程（其它零售店财务管理事项）问题3:49交易处理流程（零售店）-对系统的主要要求系统应能够保证导入财务系统的数据的准确性系统应能够支持对报关单的管理系统应尽量保证操作上的简便系统应支持各项分析，包括与同行业（国内、国际）数据的对比；分析内容包括：应付账款分析、库存分析、资金分析等销售系统（POS）应能够支持多币钟收款的核算，支持销售汇率的维护并结转汇兑损益预算管理：系统能够对门店的预算执行情况进行随时监控应付账款管理：系统能够提供应付账款余额的构成情况（销售单号），对预付账款情况区分列示报表分析管理：系统能够按照零售店确定的分析报表统计基础数据佣金（导游）管理：市内店要求系统能够对佣金进行单独管理，并能够按照要求转入相应的科目多币种结算管理：能够对多币种结算确认收入等相关科目，结转汇兑损益多种销售方式的管理：系统能够提供买断、寄售、联营、出租柜台等销售方式的管理50交易处理流程（零售店）-对系统的主要要求系统应能够保证导入预算控制-流程改进关键点公司战略短期经营目标历史经营数据提出预算目标各机构/部门上报预算销售预算采购预算费用预算投资预算批准销售预算批准采购预算批准费用预算批准投资预算形成整体预算预算执行与评估51预算控制-流程改进关键点公司战略短期经营目标历史经营数据预算控制-流程改进关键点问题1:问题：制定预算时基础数据的采集工作量大，预算调节不灵活历史的业务和财务信息分别保存在不同的系统中且往往存在差异现有财务系统不能很好支持财务预算的整个过程（预算生成，记录，分析，调整，评估等）改进建议：促进业务系统和财务系统的有机结合，提高业务信息和财务信息的共享能力寻找整个预算控制过程中的核心重点，从基础做起逐步提高预算控制能力改进信息系统对预算控制的支持预期效果（面向本阶段）：通过信息系统快速收集制定预算所需的基础数据通过信息系统来提高预算记录，分析和调整的能力52预算控制-流程改进关键点问题1:52问题2:问题：难于及时了解预算实际使用状况，支出控制比较薄弱目前的预算信息保存在财务系统之外，实际使用状况的统计主要由手工进行各预算使用者/负责人难于及时掌握实际预算使用状况预算往往只作为一个单一的控制指标，对实际情况缺乏进一步的分析和比较为了配合已确定的预算，有支出延迟入帐情况发生改进建议：通过将预算控制和财务核算有机结合来迅速了解预算实际使用状况结合实际业务状况，加强预算控制的分析和比较能力规范财务核算制度，突破预算不可超越的传统思路预期效果（面向本阶段）：预算及预算使用状况的快速获取通过分析比较来了解差异产生的原因，为业务发展和决策提供支持预算控制-流程改进关键点53问题2:预算控制-流程改进关键点53问题3:问题：预算控制手段比较单一，控制层级尚不完整预算控制体系（如成本中心，利润中心等）尚未完全建立预算主要依赖于手工控制，专项控制（如资产支出，具体人员费用）能力较弱改进建议：建立预算控制体系采用多种预算控制层级（部门，专项，个人等）预期效果（面向本阶段）：多层次按需的预算控制预算控制-流程改进关键点54问题3:预算控制-流程改进关键点54预算控制-对系统的主要要求系统能够在两方面支持公司（包括控股子公司）对预算的管理：一方面，能够对预算的制定提供支持；另一方面，能够支持预算执行情况的监控系统能够与销售计划、采购计划以及绩效考核指标相联系系统能够支持随时对预算执行情况进行统计，能够从账务系统中提取数据系统应能够支持弹性预算、滚动预算55预算控制-对系统的主要要求系统能够在两方面支持公司（包括控资金管理-流程改进关键点现有资金状况业务预测信息投资/融资计划其它计划中现金流入与流出税务结算税务/资金预测计划调整业务交易信息56资金管理-流程改进关键点现有资金状况业务预测信息投资/融资金管理-流程改进关键点问题1:问题：结合业务状况的短期资金预测比较困难，人工信息采集工作量大且准确性难于保证业务系统与财务系统分离导致信息共享困难目前业务和财务对销售成本和收入的确认存在时间差异现有信息系统在此方面的功能支持较弱，多币种同步预测工作量大改进建议：促进业务系统和财务系统的有机结合，提高业务信息和财务信息的共享能力明确财务核算制度，确保业务财务两方面计算标准的统一提高系统在短期资金预测方面的功能支持，避免大量的手工操作预期效果（面向本阶段）：短期资金预测能基于业务状况的动态变化获得快速更新显著降低短期资金预测中的人工工作，提高预测效率和准确性57资金管理-流程改进关键点问题1:57资金管理-流程改进关键点问题2:问题：银行对帐主要依赖手工信息输入，工作量大且容易出错银行相关帐项繁多，手工输入工作量大且易于出错现有系统提供功能支持有限，自动匹配仅基于金额而缺乏其它关键信息比对现有系统中对帐方式缺乏灵活性，应对帐项只能导入一次改进建议：与相关银行进行业务改进探讨并评估自动对帐体系建立的时机与可行性采集除金额之外的关键信息（如支票号，电汇号等），避免同金额项目错误匹配在系统中提高应对帐项的改动与灵活导入能力预期效果（面向本阶段）：主要银行帐户有能力实现自动对帐功能（但依赖于银行的配合）银行对帐过程更灵活，简单和准确58资金管理-流程改进关键点问题2:58资金管理-流程改进关键点问题3:问题：长短期投资管理能力相对较弱，缺乏系统的有力支持投资管理与分析主要依赖手工工作过高的应收帐款占用大量有效资金，影响短期投资活动缺乏公开市场投资回报与风险方面的基础信息，难于有效评估投资活动目前财务人员忙于核算工作，在财务管理方面有精力和能力两方面的欠缺改进建议：加速应收帐款回收，合理安排应付帐项，考虑短期投资机会提高信息系统对财务核算的支持能力，增加/改进系统中的投资管理功能进行必要的财务人员专业技能培训，提高业务处理能力及时采集市场信息，建立投资活动评估体系预期效果（面向未来）：综合投资管理能力的提升财务风险的减低，投资回报的增长财务人员专业技能的进步59资金管理-流程改进关键点问题3:59资金管理-对系统的主要要求系统应能够对资金进行长期、中期、短期管理系统应将资金管理与预算、计划管理相统一系统应提供相对准确的资金短期收支计划（由相关部门人员输入资金收支预计）系统应提供便捷的银行对账功能系统应支持网上银行、网上报销业务（不在第一阶段实施）系统应确保资金管理方面对企业收款、采购、费用支出方面的监控系统应能够提供资金分析所需的数据资料60资金管理-对系统的主要要求系统应能够对资金进行长期、中期成本与赢利分析-流程改进关键点问题1:问题：销售收入和成本匹配由手工进行操作，分类统计能力存在不足销售收入和成本的匹配有赖于手工操作销售收入和成本目前只能根据最粗的商品大类进行划分且存在误差改进建议：建立销售收入和成本的自动匹配机制提高收入和成本统计的精确性通过业务/财务系统改进来提高分类商品收入/成本分析能力预期效果（面向本阶段）：实现销售收入和成本的自动匹配具备按需对商品进行分类并据此进行收入/成本分析能力61成本与赢利分析-流程改进关键点问题1:61问题2:问题：间接成本分摊比较粗放，影响财务分析准确性间接成本分摊范围和方法并不明确，具体操作中存在一定困难现有系统缺乏实际的间接成本分摊支持，手工工作量过大改进建议：明确间接成本分摊范围和方法改进财务系统对间接成本分摊的支持能力预期效果（面向本阶段）：由系统支持的灵活高效的间接成本分摊能力成本与赢利分析-流程改进关键点62问题2:成本与赢利分析-流程改进关键点62问题3:问题：赢利分析主要由手工进行，不能很好满足业务需求赢利分析依赖于手工进行，工作量大且往往并不准确缺乏多种角度/层次的赢利分析能力，与业务需求有差距改进建议：总结业务/财务分析需求，明确赢利分析的角度和层次提高业务/财务系统的业务信息共享与协作分析能力，由系统来提供高效的赢利分析工具预期效果（面向未来）：由系统支持赢利分析具备多角度/层次的赢利分析能力成本与赢利分析-流程改进关键点63问题3:成本与赢利分析-流程改进关键点63成本与赢利分析-对系统的主要要求系统应能够提供收入与成本匹配情况表（即对商品的采购、销售等环节进行追踪）系统应能够对收入、成本的多种分析要求提供支持系统应能够支持对间接成本的分摊，并能够对分摊依据、标准进行维护系统能够支持盈利分析64成本与赢利分析-对系统的主要要求系统应能够提供收入与成本财务管理对ERP系统的其它需求不同层次的管理人员(总裁、副总裁、总监、经理)在不同时期，能够以比较简单的方式定期（每天、每旬、每月、年终）查阅所需数据报表财务管理系统必须具备完善的操作权限管理以确保财务信息的安全性财务管理系统应具备与其它外部应用程序之间的数据交换能力（如Excel，金税系统和网上银行等）财务管理系统应包含预定意的基础报表并提供易于使用的报表开发工具来满足管理上的要求财务管理系统应兼容多种专用金融设备（如票据打印机等）财务管理系统应提供包括中文在内的多种操作界面语言65财务管理对ERP系统的其它需求不同层次的管理人员(总裁、副总财务管理对ERP系统的核心需求总结应收客户信息与分类统一客户信用管理应收项目对帐与催款多种收款方式，支持多币种帐龄分析支持海关监管费垫付与摊收开立带明细销售发票应付统一的供应商信息与分类多种支付方式，支持多币种支付媒介管理到期应付分析供应商发票检验与调整报关单管理固定资产固定资产分类核算与管理自动计提当期折旧支持在建工程核算固定资产盘点表库存管理库存商品分类核算支持多种库存商品计价方式（先进先出，移动平均等）支持库存品价值重估总帐业务/财务系统集成多币种多汇率核算自动调整汇对损益可灵活维护的科目表与分类帐高度整合支持多独立核算实体生成法定财务报表提供报表合并能力缩短月/年结周期资金管理流动性预测支持人工预测资金流入/流出项目预算预算结构的建立与维护支持同期多个预算版本支持收入/资本预算的主要功能预算比较，分析与调整赢利分析支持多种层次上的收入与成本匹配提供多角度的赢利分析能力零售店财务业务/财务系统集成支持多币种多汇率支持与总部的内部对帐可生成供合并的标准财务报表基本的财务分析能力银行支持多种和多个银行支持外币银行帐户银行余额银行对帐支持网上银行等结算方式66财务管理对ERP系统的核心需求总结应收客户信息与分类统一应付2003年6月中免集团管理流程系统需求-财务管理2003年6月中免集团管理流程系统需求-财务管理本流程文档说明本流程文档主要是基于中免现有的业务运作情况和未来的发展目标，并结合国际主流免税行业实践进行编制。其主要目的是：了解并归纳各级机构与业务部门对管理系统的主要功能需求和业务改进建议从管理系统实施的角度总结中免集团的核心业务流程及相关业务改进点通过定义核心业务流程和业务改进点来明确下一阶段系统选型的内容和基本要求而与此同时，我们在使用此流程文档时应该注意：基于发展的角度，本文档中的流程/业务改进设计具有一定的前瞻性，其并不等同于实际系统实施时的目标业务流程编制本流程文档的主要目的是为了确定下一阶段系统选型的内容和基本要求而并非进行整体的业务流程改进68本流程文档说明本流程文档主要是基于中免现有的业务运作情况和未目录财务管理的主要内容交易处理流程总账应付帐应收账固定资产库存成本门店零售财务管理预算控制资金管理成本与赢利分析财务管理对ERP系统的核心需求总结69目录财务管理的主要内容3财务管理的主要内容财务核算财务信息采集基于核算的财务分析财务管控/管理会计融资，投资与兼并独立财务运作业务财务集成票据流转总帐应收应付固定资产财务比率帐龄分析初步利润分析收入预算多维赢利分析成本精算与控制绩效考核资本预算融资计划兼并分析与决策财务公司对外提供服务现状短期目标中长期70财务管理的主要内容财务核算财务信息采集基于核算的财务分析财务交易处理记录流程（总账）利润/成本中心(财务管理结构)维护总帐科目表维护公司(财务管理实体)资料维护外币汇率维护FI1.5.1总帐基础设置财务部71交易处理记录流程（总账）总帐科目表公司(财务管理实体)资料维交易处理流程（总账）-流程改进关键点问题1:问题：目前,公司对总账没有进行统一设置，管理不规范:公司资料维护：没有总公司、控股子公司信息的维护利润/成本中心维护：没有对各部门划分利润/成本中心总账科目表维护：总公司与控股子公司总账科目不统一、不具有长期稳定性外币汇率维护：每年确定一次记账汇率改进建议：公司资料维护：对总公司及控股子公司的名称、编码、会计期间、会计记账币种方面的维护利润/成本中心维护：需要系统支持，能将相应收益、费用按相应规则分摊到各中心总账科目表维护：对所有公司的会计科目进行统一（并能够满足实施新企业会计制度后的会计科目的应用）外币汇率维护：按照会计制度的要求确定记账汇率每月能够进行便捷的汇兑损益调整预期效果：在总账设置方面能够包含所有控股子公司，且具有一定统一性、稳定性、规范性72交易处理流程（总账）-流程改进关键点问题1:6交易处理记录流程（总账）FI1.5.3分类帐自动接口财务部运行系统将应付帐内容自动接入到总帐功能中成功接入记入总帐生成转入的应付帐报告是改正错误否Accenture设计业务模块财务分类帐(应收,应付,库存,固定资产)总帐集成集成ERP系统备选流程73交易处理记录流程（总账）FI1.5.3分类帐自动接口财交易处理流程（总账）-流程改进关键点问题2:问题:应付账款、应收账款、固定资产、存货分类账均设有与总账的接口（按照Accenture设计）依据ERP系统的实际情况确定是否需要设置分类账、总账改进建议：不分设分类账与总账，采用集成的系统（需要决策）预期效果：账务系统与整个系统集成在一起74交易处理流程（总账）-流程改进关键点问题2:8FI1.5.7期末结清程序财务部月结/年结确保所有明细帐已经记入总帐会计月结年结输入预备及审批日记帐分录流程进行计提分录输入预备及审批日记帐分录流程进行间接成本分摊计算外币科目汇兑损益结转损益类科目分录并过帐A确保完成月结生成年度会计报表生成年度合并会计报表关闭本会计年度开下一个会计年度年终调帐输入预备及审批日记帐分录流程进行年终调帐是否会计经理会计交易处理记录流程（总账）75FI1.5.7期末结清程序财务部月结/年结确保所有会计交易处理流程（总账）-流程改进关键点问题3:问题:期末结账工作量大、不能满足有关要求无法每月计算外币科目汇兑损益，只能年终进行一次且工作量繁重上一期间的账务未结清，影响下一期间账务处理（尤其体现在年末）无法自动生成现金流量表、合并会计报表月中无法进行即时的会计报表预览改进建议：每月末计算外币科目汇兑损益每年设置12个基本会计期间，可根据实际需要设置额外的会计调整期间，以便年度审计调账不至影响下一年度账务处理工作自动生成资产负债表、损益表、现金流量表、合并会计报表随时进行即时的会计报表预览预期效果：便捷的期末生成所需会计报表和结账工作76交易处理流程（总账）-流程改进关键点问题3:10交易处理流程（总账）-对系统的主要要求系统应提供灵活的总账基础信息设置，包括公司资料（含控股子公司），利润/成本中心资料，会计科目表和外币汇率等资料。在此基础上，系统可提供其他辅助资料，并为以后需要预留适当栏目系统应保证在账务核算及统计工作中涉及到的上述资料时，能够便捷地提取到上述信息系统应根据会计核算及相应制度的要求，对记账汇率进行及时、准确的维护系统在总账科目表相对稳定的基础上，保障以后业务发展对总账科目增加的要求（包括增加非免税行业会计科目）系统应支持多个业务实体在统一的操作平台上执行财务管理的职能系统应支持多个业务实体使用统一的会计科目表和财务核算方法系统应对各账务予以统一集成（总帐和分类帐）系统应对主文件中相关信息统一提供，例如：对于使用到客户的信息的应收账款、其他应收款、其他应付款等，集中、统一对应，保证客户信息的稳定如系统不能将相关信息集成，而使用分类账与总账分别管理，则系统应保证在有关数据转入、转出时的准确性系统应能够进行便捷的汇兑损益计算系统能够提供12个基本会计期间，可根据实际需要设置额外的会计调整期间，以便年度审计调账不至影响下一年度账务处理工作系统能够自动生成所需的资产负债表、损益表、现金流量表、合并会计报表系统能够随时生成会计报表预览77交易处理流程（总账）-对系统的主要要求系统应提供灵活的总交易处理记录流程（应付账款）FI1.5.11应付基本信息维护银行及银行帐户维护供应商维护付款条件维护税务编码维护付款方法维护供应商分类维护财务部支付媒介维护78交易处理记录流程（应付账款）FI1.5.11应付基本信交易处理流程（应付账款）-流程改进关键点问题1:问题:没有固定、规范的应付基本信息维护只对银行汇兑、支票支付等付款方式具有统一的规范没有对多种付款条件、付款状态进行规范系统中没有对税务编码的维护没有对所有银行账户信息进行统一规范对供应商的了解需通过查阅协议，没有规范文件没有对应付账款进行账龄分析没有对应付未付款款项按照原因随时进行分类分析改进建议：提供多种付款方法的支持支持多种付款条件（包括现金折扣），系统提供应付款到期状态支持多种税率和计税方法支持多个银行账户维护对供应商的维护，要求各部门维护相关信息，在可能情况下，支付尽量通过供应商管理对应付账款进行账龄统计分析对应付未付款项随时根据原因进行分类分析预期效果：对应付账款进行及时、完整、准确的登记、统计分析79交易处理流程（应付账款）-流程改进关键点问题1:13交易处理记录流程（应付账款）-直送门店流程（目前）门店外商营运部-采购营运部-物流财务部正本发票、装箱单(1套)正本发票（2套）、扣账单、装箱单、正本发票（或海关发票、搭运发票）、装箱单(1套)正本发票（2套）、外商扣账单、装箱单报关单发票复印件保存正本发票、装箱单匹配发票复印件、报关单采购订单匹配发票复印件、报关单正本发票（2套）、外商扣账单、装箱单、采购订单送交银行审核对有问题的报关单进行处理发票复印件、报关单审核通过正本发票、报关单、装箱单、采购订单（交给银行）正本发票、付汇单回联、外商扣账单、扣账单（用于做账）装订相应凭证复核；报财务部门领导、公司领导批准预付货款：外商发票（正本）、外商扣账单、报关单、核销单（交外管局用于核销）单据匹配：拆除发票复印件，换正本发票，分别匹配，打印付汇单、核销单有问题的报关单核销单（交外管局用于核销）扣张单、索赔单扣张单、索赔单80交易处理记录流程（应付账款）-直送门店流程（目前）门店外商交易处理记录流程（应付账款）-付款记账流程（目前）付款记账单据中将包括：汇款回单、外商发票、货物索赔单、检验费扣账单、运杂费扣账单、佣金折扣单、样品折扣单如：外商发票金额：1000元；货物索赔单20元；检验费扣账单30元；运杂费扣账单50元；佣金折扣率6%，计60元；样品折扣35元；记账分录如下：

借：应付账款（发票号码计入摘要）1000应付账款（货物索赔）（扣账单号计入摘要）-20商品销售成本（佣金）-60

贷：其他应收款（检验费）（该外商）（扣账单号计入摘要）30其他应收款（运杂费）（该外商）（扣账单号计入摘要）50其他应付款（样品）（其他——暂不能确定门店）35银行存款80581交易处理记录流程（应付账款）-付款记账流程（目前）15交易处理流程（应付账款）-门店直送（建议目标流程）零售店中免业务部门中免财务部门供应商1.门店采购定单2.中免销售定单3.中免采购定单4.供应商发货/供应商发票4.供应商发票5.传真报关单6.中免采购定单收货8.中免销售定单发货5.传递报关单实物7.中免采购定单，报关单（7）应付项目（9）中免销售发票，应收项目9.通知发货（6）结转库存成本（8）结转销售成本注：采购业务中必须实现采购定单，实收货品和供应商发票的匹配82交易处理流程（应付账款）-门店直送（建议目标流程）零售店中交易处理记录流程（应付账款）FI1.5.12应付/借记凭单录入发票类型财务部营运部及各部门收到供应商发票确认发票将发票的相关内容输入系统采购发票预付/预支员工业务费A通知供应商发票有问题发票是否正确签字申请付款各部门员工填写报销单提交报销单给部门经理审批是否批准将报销单输入系统修改报销单在报销单上签字批准付款员工部门经理B贷记凭证会计采购员/部门经理是否是83交易处理记录流程（应付账款）FI1.5.12应付/借记交易处理流程（应付账款）-流程改进关键点问题2:问题:目前对应付项目没有按流程一致性进行统一规范对采购商品付款、预付款、借记凭证、员工业务费支出分别执行各自流程改进建议：支持多种支付业务：正常的应付账款业务、预付业务、借记凭证、员工报销借记凭证：包括外商佣金。外商佣金采用与发票关联或其他处理方式（需要决策），流程不同能够支持不同采购物品（存货、固定资产、低值易耗品等）直接转向相应科目预期效果：对所有应付项目统一管理，执行统一流程，对相关单位均视同供应商管理84交易处理流程（应付账款）-流程改进关键点问题2:18交易处理记录流程（应付账款）FI1.5.12供应商发票录入采购定单，收货单，供应商发票匹配是否匹配登记应付帐项调整库存调整当期成本索要新发票完全匹配小额差异较大/无法处理的差异ERP系统备选流程登记应付帐项后续借记或贷记事项85交易处理记录流程（应付账款）FI1.5.12供应商发票交易处理流程（应付账款）-流程改进关键点问题3:问题:采购商品登记应付账款不及时，对小额差异的处理不够及时、灵活目前采购商品的三单匹配工作由采购部门执行对报关单的管理影响采购商品的实物匹配以及付款的及时性目前存在只根据发票便进行付款的情况，财务管控机制尚待完善改进建议：明确供应商发票记帐的流程与基本前提要求，灵活处理记帐过程中可能产生的差异外商发票直接由财务部门接收，进行单据匹配工作（需要部分财务人员具备熟练的产品知识、一定的外语水平）对报关单进行严格的管理。要求门店报关后，先传真报关单至总公司，并在最短时间内邮寄回总公司，并对报关单状态随时进行统计仅对三单匹配过程中，大额差异情况返回营运部，供应商难以解决发票问题的计入当期库存或成本预期效果：及时有效的三单匹配，并登记应付账款86交易处理流程（应付账款）-流程改进关键点问题3:20FI1.5.15付款程序运行付款选择要到期的发票/借记凭证/员工报销预支/预付手工选择发票/借记凭证/员工报销预支/预付系统还是手工选择应付款项系统手工打印付款款项清单是否批准付款修改选择付款的款项决定付款方式打印系统支票准备手工支票是否准备电汇文件A准备相应文件是否批准付款修改付款细节是否系统支票手工支票电汇会计会计会计经理财务部点算现金现金B交易处理记录流程（应付账款）87FI1.5.15付款程序运行付款选择要到期的发票/借记凭交易处理流程（应付账款）-流程改进关键点问题4:问题:对不经常发生、没有发生的支付方式系统没有提供流程支持对于信用证付款、商业汇票付款的支持付款单据中，供应商发票与报关单的匹配不唯一，个别情况导致系统检索统计数据不准确对付款期已到尚未收到报关单的发票，只能手工统计改进建议：对多种支付媒介进行管理（L/C等）对多种支付方式进行管理（E-payment）能够满足多张发票对应一张报关单或几张报关单能够对所有收到的外商发票，统计对应的报关单状态（尚未收回、报关单有错、已到付款期、已支付等）预期效果：满足目前支付方式的要求，同时能够满足未来将会采用的支付方式的要求88交易处理流程（应付账款）-流程改进关键点问题4:22交易处理流程（应付账款）-流程改进关键点问题5:问题:手工报关单与供应商发票的匹配工作量大且易于出错目前匹配完全基于实物单据的手工对应，工作量大目前匹配工作由财务部执行，由于缺乏对整个采购过程的了解，工作效率比较低如果单据无法匹配或是丢失将直接导致无法对外商进行付款改进建议：利用ERP系统提供的附加功能或附加字段来管理报关单及其与外商发票的匹配关系加强实物单据的管理，避免单据的丢失按需调整实物单据匹配的过程，执行人或业务部门，提高工作效率预期效果：系统中保存报关单与外商发票的匹配关系提高报关单与供应商发票匹配的效率89交易处理流程（应付账款）-流程改进关键点问题5:23交易处理流程（应付账款）-对系统的主要要求系统应设置相应主文件对应付账款的有关信息予以维护，并保证与其他相关信息（业务信息、账务处理信息）的衔接。不应少于前述几个方面，可提供其他辅助资料，并为以后需要预留适当栏目系统应支持对汇款、支票支付、信用证付款、银行本票付款、银行汇票付款、商业汇票付款、委托收款、托收承付（以后阶段可实现即可）等方式的付款系统应支持多币种支付的能力系统应支持付款环节有关税务的处理（针对国产品业务）系统应对供应商分类、供应商、银行账户等信息进行维护，可分为业务、财务两个层次，但关键栏目信息应统一，即保持稳定的对应关系系统应能够对应付账款进行账龄分析（账龄的设置可调整）系统应能够对应付账款是否到期进行统计；对到期应付账款按未支付的原因（报关单原因、发票原因、资金原因、其他原因）予以分类统计系统应能够对应付款项目（对外商的应付账款、对员工支付的费用项目等）执行统一的流程系统对采购过程发生的扣除项目（佣金、样品及未来的其他项目）进行相应的处理（冲减应付、库存），以确保与外商对账方面的需要系统应能够根据采购商品的性质，归入相应的科目（采购商品、固定资产、低值易耗品等）90交易处理流程（应付账款）-对系统的主要要求系统应设置相应主交易处理记录流程（应收账款）FI1.5.21应收基本信息维护银行及银行户维护客户维护客户付款条件维护税务编码维护客户分类维护财务部催债通知文件维护91交易处理记录流程（应收账款）FI1.5.21应收基本信交易处理流程（应收账款）-流程改进关键点问题1:问题:没有对应收项目的统一、规范的维护系统无法满足对多种收款方式的支持缺乏催债通知应收账款设置明细账、台账、备查账，对账工作繁杂，对账不清