农资股份有限公司NC-ERP系统管理规定

农资股份有限公司NC-ERP系统管理规定为了保证用友NC-ERP系统的安全稳定运行、规范工作流程、明确责任，并能迅速处理用户操作过程中出现的问题，根据企业的实际情况，特制定本管理规定。第一条总则本管理规定包含内容:系统应用管理组织结构系统应用岗位职责系统安全保障制度系统奖惩考核制度附则第二条系统应用管理组织结构NC-ERP系统的应用标志着新的管理平台与体系的建立，同时也是旧有工作方式的转变，必须要切实做好组织和管理工作。因此，需要按照公司的现有组织体系，建立起NC-ERP系统应用管理组织结构。(一)涉及岗位用友NC-ERP系统由财务会计、供应链、人力资源、资金管理四大功能模块组成，业务面涵盖整个集团及各下属分子公司。因此系统的应用与管理需要由我司的高层领导、中层领导干部、及全体财务人员（含资金业务）、业务人员（供应链与人力资源）、内部顾问、总经办管理人员共同管理、运行和维护。根据职责不同，系统应用和管理组织可分为领导小组、支持小组、业务小组三个层次。具体如下所示。(二)基本职责划分公司总经理/副总公司总经理/副总XX部门经理采购部销售内务总经办（主任）系统管理员财务部财务会计应收应付会计资金会计销售部仓储部业务内部顾问财务内部顾问。。。。采购内务仓管员NC-ERP系统应用组织结构图领导小组：NC-ERP系统管理采用公司领导负责制。1、由公司总经理（或副总）总体规划NC-ERP系统的应用方向和有关重大问题的决策。2、各应用NC-ERP系统的业务公司经理或部门负责人则组织领导系统应用本公司与本部门的业务小组。按照本规定，结合实际，协调公司或部门内部关系，并做好人员的分工和职责的落实执行。同时对本公司或本部门的系统应用效果与问题负最终责任。3、总经办主任领导NC-ERP系统支持小组。包括运作的技术支持、系统维护及具体系统运行规范的执行监督与考核。业务小组：在公司与部门负责人的领导下，负责NC-ERP系统的具体应用的各级岗位操作者。包括系统各模块的数据输入及审核人员、查询人员（包括主管）等，对系统应用负直接操作责任。1．财务部为NC-ERP系统的业务、财务一体化运行的管理协调归口管理部门；同时负责应收付、存货核算以及财务会计、资金管理中各模块所有工作，并在供应链（采购、销售、库存处理等）协同财务过程中对接口业务单据，承担监督、审核等职责。2．各业务部门、经营管理部门为NC-ERP系统相应供应链业务（采购、销售、库存）的归口管理、数据录入部门。3．各仓储部门为NC-ERP系统相应供应链仓储业务的归口管理、数据录入部门。4．人力资源部为NC-ERP系统相应人力资源业务中人事、薪资、福利管理的归口管理、数据录入部门。支持小组：在总经办主任的领导下，负责NC-ERP系统的内部支持、系统维护、系统运行规范的执行监督与考核。1、系统管理员是NC-ERP系统基础平台搭建(包括集团基本档案维护、配置等)和技术支持的归口管理人。2、内部顾问是本公司或部门NC-ERP系统日常运行及应用问题的直接管理与协调者。负责协调解决相关模块运作过程中遇到的各种问题，为系统应用提供技术支持和保障。注：要求集团统一配备两名财务内部顾问；每家公司均应配备至少一名供应链内部顾问；配送网络部（含下属各配送公司）统一配备两名供应链内部顾问。第三条系统应用岗位职责在各公司或部门经理的指导与协助下，支持小组必须结合本公司或部门的情况组织制定出NC-ERP系统《岗位用户操作手册》：说明本公司或部门的主要业务流程、各流程操作步骤、各流程操作方法、以及操作注意事项等。用于各岗位操作参考书和培训新进员工，并在使用过程中使系统与手册不断趋向完善。(一)业务小组岗位职责NC-ERP系统是一项管理的系统工程，具有紧密地上下游关联性和协同性。系统各岗位操作人员都是上层数据的使用者、又同时是下层数据的提供者。因此系统业务有效和正确地运行，依赖于各业务岗位操作的规范性。1、NC-ERP系统对业务小组的各操作岗位的统一职责要求如下：(1)严格按照有关规范(本规定、岗位操作规范及《用户操作手册》)进行操作、不越权操作、不做违规业务。(2)依照数据完整性、准确性和及时性原则，当天发生的业务当天录入，录入后必须自审（包括单据内容的格式、文字、数字输入的标准）。单据录入过程中，必须严格按照标准业务流程，通过正规途径录入。严禁有跨月补单情况。(3)及时核对自己所属业务的账、表、证，确保ERP数据的正确性。每天业务单据处理完后，必须与实际业务进行核对，保证无漏单、重单、错单的情况。若有此类问题，应立即查明原因并进行相应处理。所有岗位人员如发现错误，必须即时处理错误，并必要时及时通知上下游岗位，避免使错误扩散。(4)上游岗位处理完本工作职责后，主动为下游岗位提供服务，及时处理错误单据，解答使用者提出的质疑，确保数据正确。若发现上游岗位处理不及时或错误数据时应主动及时与上游单据所属部门沟通，跟催处理，直到数据正确；(5)不得在ERP系统中随意进行逆向操作（如删除、弃审等），如有需要，必须得到公司或部门负责人许可，并做好相关记录。(6)每日、月按时从ERP系统中打印各类要求上报的单据、明细表、汇总表等数据。严禁手工或通过其它软件（如EXCEL）中处理（特殊情况除外）。(7)如果由于各种原因，业务人员需要请假超过一天，需要事先将自己未处理的原始单据交接给业务负责人指定的其它人员。(8)汇总实际业务中产生的对ERP系统的新需求或问题，及时进行反馈。具体问题处理路线图：具体业务岗位操作人员在NC-ERP系统应用过程中遇到问题时，需要协助时，请遵循：操作人员→本公司或部门ERP内部顾问→集团总经办系统管理员的解决顺序和途径。(9)当遇到ERP系统故障或网络故障，应参照《公司ERP系统应急预案》规定执行。(10)各公司在结帐后，如发现原帐务有遗漏或错误，需取消结帐者，由总部财务部实施“反结帐”。注：业务小组的各类岗位的具体操作规范详见《NC-ERP岗位操作规范》。2、NC-ERP系统各类业务的岗位操作流程(1)基础资料申请流程：为保证系统能稳定地运行，需要各公司的基础资料（如客商与存货等）在NC-ERP系统中保持一致。要求所有的供应商资料和客户申请资料报集团总经办统一录入。凡涉及基础资料，如重要参数，存货档案，流程配置等申请新增或变更资料必须按照以下流程，报送集团总经办：各公司关键用户搜集业务员将要在NC系统中添加的基础资料（客商、存货）的详细数据，以系统管理员规定的电子文档（EXCEL文档）上报，系统管理员添加资料后，以文档方式反馈给关键用户。系统管理员月末把该月各公司添加的基本档案打印，交给各公司领导人签字确认备案。(2)销售业务流程：由销售内务接客户订单，通知仓管员发货的业务过程。最后将生成的发票传递给财务人员生成应收与销售成本。(3)采购业务流程：由采购内务向供应商下订单，并由仓管员收货的业务过程。最后将或对入库进行暂估，或报进采购发票，传递给财务人员生成应付与采购成本。(4)财务业务流程：首先财务人员审核供应链传递过来的单据，系统与纸质单据是否一致、合规与正确。若核对无误，则审核系统单据；如果有问题，则有权直接退回给业务人员，而业务人员必须主动即时地修正，直至财务人员确认无误。在月底结账时，先作关账动作；再将相关单据生成会计凭证，最后作结账处理，并出具财务报表。注：非自然月关账时（非月末关账），业务的本月后续单据录入的日期需设为下个月。(二)业务小组--财务部岗位职责1．会计岗位职责(1)审核原始单据的合法性、合规性，录入记帐凭证，凭证录入后必须自审，摘要应清楚，附件张数应准确；(2)根据审核后的凭证及时记帐；(3)及时、准确编制会计报表；(4)整理和管理会计档案。2.应收付存货会计岗位职责(1)负责审核供应链业务人员传递过来的应收付、存货核算的单据是否合规与正确。如果有问题，则需要通知上游业务岗位人员即时处理与更正。(2)在系统中及时处理业务单据（如单据审核与收付款录入）。(3)负责NC-ERP系统财务中应收应付管理与存货成本核算。3.会计审核岗位职责审核会计凭证和报表是否合法、合规、真实、准确、完整，并同时在书面凭证或报表和NC-ERP系统中签名或盖章。4.融资信贷岗位职责根据银行往来业务，录入信贷额度办理贷款等业务，并同时在书面凭证上签名或盖章。5.出纳结算岗位职责根据已打印并审核的记帐凭证办理录入款项的收付、资金结算、资金计算与票据管理业务，并同时在书面凭证上签名或盖章。(三)业务小组--各供应链部门岗位职责1.采购员(1)负责提供供应商档案资料的提供，相关资料必须以书面形式及时提供，供应商档案资料包括正确名称、税务登记号、开户银行、帐号、地址、电话等等。资料变更必须及时提供书面通知及修改供应商档案信息，以确保供应商资料的准确性及结算工作的顺利进行。(2)负责提供存货档案资料的提供，相关资料必须以书面形式及时提供，存货档案资料包括正确名称、规格型号、存货分类、主辅计量等等。资料变更必须及时提供书面通知及修改存货档案信息，以确保存货资料的准确性及后续供应链工作的顺利进行。(3)负责对应合同，录入、审核采购订单，订单需要删除或弃审时，需得到部门负责人许可，并做好相关记录。(4)根据实际情况，及时修改与关闭采购订单。(5)负责NC-ERP系统供应链中采购发票的录入、审核，发票需要删除或弃审时，需得到部门负责人许可，并做好相关记录。(6)负责NC-ERP系统供应链中采购暂估与结算。2.销售内务(1)负责提供客户档案资料的提供，相关资料必须以书面形式及时提供，客户档案资料包括正确名称、税务登记号、开户银行、帐号、地址、电话等等。资料变更必须及时提供书面通知及修改客户档案信息，以确保客户资料的准确性及结算工作的顺利进行。(2)负责对应客户需求，录入、审核 销售订单，订单需要删除或弃审时，需得到部门负责人许可，并做好相关记录。(3)根据实际情况，及时修改与关闭销售订单。(4)负责NC-ERP系统供应链中销售发票的录入、审核，发票需要删除或弃审时，需得到部门负责人许可，并做好相关记录。(5)负责对出租仓或虚拟仓的业务进行出入库的录入、签字，需要删除或取消签字时，需得到部门负责人许可，并做好相关记录。3.仓储管理员(1)根据销售发货通知、采购到货通知或其它指令，负责本库存组织下入库、出库的录入、签字，需要删除或取消签字时，需得到部门负责人许可，并做好相关记录。(2)负责核对实际库存与帐面库存的差异，并保持一致。4.业务负责人(1)对NC-ERP系统充分重视，并合理安排人力资源确保业务操作人员及时、准确的完成ERP系统的业务操作。(2)严格要求、监督业务操作人员按照岗位职责、规范的流程完成业务操作。(3)审核签字提交的单据和报表时，必须确认由NC-ERP系统中打印，否则不予处理。并同时在NC-ERP系统中进行审核处理。(4)安排专人坚持每日上午对前日系统单据进行检查，要与实际业务作核对，防止错单、漏单、重单的情况；安排专人坚持每月业务结束后作系统的盘点对帐工作。5.人事管理员(1)负责人员档案各项信息的维护与记录工作。(2)负责各人员的薪资与福利计算，并及时向财务提供相关数据。(四)支持小组岗位职责1．总经办主任岗位职责(1)负责NC-ERP系统应用及运作的总协调和管理。(2)负责与领导小组中的各公司或部门经理沟通协调,解决跨部门或跨公司的系统应用问题，推动与保证系统应用的进度与质量。(3)负责与用友公司项目经理的沟通协调。跟踪解决有关软件技术上的问题。(4)定期向公司领导小组汇报NC-ERP系统进度运行情况与问题。(5)负责NC-ERP系统的管理制度、规程的制定与执行的监督，并定期对各公司与各部门操作岗位人员进行考核。(6)负责NC-ERP系统各项客户化配置工作（包括集团级基本档案）的审核工作。具体包括关于参数设置、基本档案维护、流程配置、用户增删及权限变更与分配、预警配置等申请资料的审核处理。2．NC-ERP系统管理员岗位职责(1)负责协助总经办主任对NC-ERP系统相关事务的组织和协调工作；(2)监督、跟踪与控制NC-ERP系统整体运行情况，保证系统的正常运作、各业务人员依规范操作；(3)负责NC-ERP系统问题和需求的收集和解决，并及时解决与反馈。对无法解决的问题及时反馈总经办主任，并把问题和需求向用友实施顾问反馈；(4)对NC-ERP系统各项客户化配置工作（包括集团级基本档案）有建议权。并在总经办主任的监督下及已审核通过的前提下，在NC-ERP系统中进行操作处理，具体包括参数设置、基本档案维护、流程配置、用户增删及权限变更与分配、预警配置等；(5)对NC-ERP系统问题和需求的解决方案的选择有建议权；(6)负责网络通讯，工作站端设备的安全，及时与软件开发商和设备供应商联络，排查和处理故障；(7)负责协助内部顾问对NC-ERP系统各岗位的培训工作；(8)负责NC-ERP系统环境的技术支持、咨询和维护；(9)负责NC-ERP系统的安全运行和信息安全工作。3．内部顾问(1)负责解答本公司或本部门具体岗位操作员的系统业务咨询，指导系统操作员进行规范操作。(2)汇总本业务部门出现的问题，以书面形式（《NC-ERP上线问题跟踪记录表》）描述详细现象、产生的原因（进行什么操作产生的），并按照排定的优先级解决，并定期(每周五)向系统管理员提交。(3)对于业务人员的问题需要及时尽快地跟踪解决，如自身无法解决，则需要及时寻找相关资源处理，比如有关系统的不明事项可直接向用友顾问咨询。(4)监督并规范相关业务人员在NC-ERP系统的操作，并及时制止不规范的操作发生。(5)负责系统的日常维护，以及对系统的最终用户的支持、培训等工作。例如：日常的软硬件平台的维护、系统问题的排错等等。(6)负责与系统管理员的沟通，对应用中发现的无法解决的问题，提交给系统管理员。并对问题的解决状况进行追踪，直到问题解决。第四条系统安全保障制度(一)硬件安全保障制度1.系统管理员需加强对主机房、各工作站点的防火、防尘、防湿等的管理；2.系统管理员应为NC-ERP系统计算机主机配备7x24小时不间断电源；3.各公司系统操作人员下班前都应按照正常程序，关闭计算机，切断电源；4.一旦发生电脑重大故障或事故，各公司NC-ERP内部顾问必须在及时处理的同时报告公司总经办。详细参考《NC-ERP系统应急预案》。(二)软件安全保障制度1．系统管理员需严防计算机病毒破坏及网络黑客入侵，定期检查防病毒防火墙NC-ERP系统的运行状态，病毒代码库、入侵代码库的更新情况以及各种事件日志，及时发现并排除潜在的安全问题；2．系统管理员必须定期进行相关数据备份，每天做一次完整备份、每月一次归档备份并验证备份数据的正确性；完全备