信息交流和协商沟通管理程序

信息交流和协商沟通管理程序版本更改类型生效日期更改内容会签单位：质量：工程：一采购：业务：研发：DCC：生产：PMC：行政：财务：制作：审核：批准：1目的规定各种有效的内部和外部沟通方式，确保质量、环境、职业健康安全相关事宜的有效协商、传递、理解和实施。对相关方在环境、职业健康安全方面施加影响，使其行为与公司的方针目标相符合。对员工参与健康安全管理事宜进行协商。2适用范围适用于公司的质量、环境、职业健康安全内外部信息沟通的形式、内容和要求，以及员工参与健康、安全管理事宜。3、术语及定义无4职责4.1总经理负责就重大质量、环境、健康、安全事宜与相关方进行沟通；4.2职业健康安全事务代表参与职业健康、安全方面的协商。4.3分管副总经理负责理顺分管工作范围内的部门与部门之间和不同部门的人员之间的沟通关系。4.4各部门负责人负责理顺本部门人员之间的沟通关系；5为避免无效劳动，对工作中遇到的任何问题，每一个员工都有责任找准一个/几个需要沟通的对象，在不违反管理权限的前提下，进行直接沟通使问题得到最快解决。在遇到职权所限或直接沟通受阻的情况下，应逐级向上汇报求得沟通和问题的解决。5工作程序5.1环境、职业健康安全信息的分类1.1外部信息1）有关健康安全与环境的法律法规和国家政策以及上级部门有关健康安全与环境的方针、政策、法规和指令；2）有关健康安全与环境的国家或行业标准、规范和规程；3）国内外有关健康安全与环境的科技信息及成果等；4）相关方有关健康、安全与环境的意见和要求等；5）地方政府检查及评价；6）自然灾害及气象（如地震、风暴、沙尘、洪水等）预报信息。7）合作者、相关方有关职业健康安全与环境的意见和要求。.2内部环境、职业健康安全信息1）环境、职业健康安全管理信息a）公司年度环境、职业健康安全工作安排；b）环境、职业健康安全体系审核、检查情况；c）变更及应急信息；d）员工及其培训情况；2）环境、职业健康安全监测信息a）安全装置、环保设施的检查、监测数据；b）环境监测数据；c）有毒有害场所监测、监控数据；d）员工健康检查数据；e）特种设备监测数据。3）环境、职业健康安全反馈信息a）各单位的情况反映、申请和报告；b）员工来信、来电和来访记录；c）各基层单位直接反映的各种情况。d）其它环境、职业健康安全信息的收集与沟通通过市场调查或通过会议、报刊等渠道，收集国内、外市场的信息。通过对重点顾客不定期地走访，了解顾客明示或隐含的需求和期望。5.2.2确保在合同签订与履行过程中顾客信息的收集、整理。对顾客口头的意见和要求,应在与顾客交流的同时或交流后，立即以记录的形式文件化，所有的顾客意见应予记录，其中包括合同、协议或其要求的描述，以及意见的处理过程和经手者的签名。公司各职能部门应在日常工作中及时收集有关技术、质量、运行、环境、安全等方面的信息，及时与顾客及相关方沟通。公司内部通过合同、合同评审、服务的实施、管理策划、测量和监控、不符合控制、文件以及运作的管理过程进行沟通。公司综合管理部定期了解各职能部门的信息沟通及交流情况，及时收集、汇总内、外部重要信息，必要时向公司有关领导汇报。公司安全事务代表参与职业健康安全各项活动，经常收集员工对职业健康安全工作的意见和要求，采取适当方式与公司领导协商解决。5.2.6公司综合管理部应针对本公司的具体情况，就本公司评价出的重要环境因素是否与外部相关方进行信息交流的决定形成文件。如决定进行外部交流，应在文件中规定交流的方法并组织实施，可以邮件、传真等形式进行。5.2.7公司综合管理部负责外部相关方信息的接收、登记，根据信息内容及时传递到相关部门进行处置，并负责将处置结果反馈至相关方。外部相关方若需获取公司的方针、目标等信息可与公司综合管理部联系。5.3沟通和交流的渠道3.1公司建立多种形式的沟通交流渠道。保证信息的沟通和交流通畅有序。2内外部沟通和交流的渠道：各种会议、面谈、电话、电子邮件、发文件、宣传通讯刊物、网络、员工合理化建议、走访等。3.3信息沟通和交流应以适当方式留下相应记录，以便于追溯。5.4信息的利用各职能部门、各项目经理部对收集到的信息，应采取适当的统计技术方法，及时进行分析、汇总，找出存在的问题，制定相应的纠正和预防措施，改进体系运行绩效。5沟通信息的记录和保存各部门应及