《X公司信息化在企业管理中的运用研究（论文）8300字》

一、引言（一）研究背景与西方特别是发达国家相比，我国企业信息化建设建设起步较晚，发展较慢，可借鉴的经验不足。在这种情况下，我国中小企业在信息化建设过程中面临的困难更多，挑战更大，这主要表现在中小企业在信息知识、信息化技术、信息化专业人才等方面的存在短板。在市场竞争日益激烈的大环境下，完善信息化建设成为中小企业经营发展中的重要内容之一。不难发现我国中小企业的信息化建设仍然处于初期阶段，一些企业的信息化建设始终浮于表面，而要解决这一问题，除了要考虑中小企业发展特点外，还要根据不同行业的特点和企业经营管理实际情况中面临的信息化建设问题作分析，在这样的背景下，本文以x公司为例，分析中小企业信息化建设在企业管理中的应用。（二）研究意义首先，本文的理论意义在于丰富中小企业信息化研究方向的内容和事例，为今后相关内容的研究提供思路和研究视角上的借鉴。其次，本文的现实意义在于通过对x公司信息化建设的现状和问题分析以小见大，类比归纳出我国中小企业信息化建设的现状，同时对x公司信息化建设中遇到的问题提出切实可行的解决建议，也可以为同类型企业的信息化发展提供借鉴。二、企业信息化理论综述（一）企业信息化的内涵以提高企业核心竞争力为目的而将现代信息技术和企业生产经营相结合即企业信息化。企业信息化要求企业整合外部现代技术和内部人力资源，将二者通过适当的组织体系结合起来，从而提高企业的经营管理水平和运营效益。（二）企业信息化的内容企业信息化主要包括决策信息化、过程信息化和数据信息化三部分内容。企业决策信息化是指公司管理层通过现代信息技术掌握到尽可能多的与决策相关的信息后作出决策，信息化可以提高决策内容与企业经营发展目标的一致性。过程信息化是指企业运行过程中将现代信息技术运用到工作中，即建立计算机网络，实现信息化管理。数据信息化是指对公司经营中涉及到的数据进行信息化管理，这主要表现在企业可以实时跟踪客户需求和产品销售、采购管理信息公开透明、财务部门实现会计电算化。（三）企业信息化建设理论1.企业信息化建设效用论该理论认为企业信息化发展程度与企业经济效益紧密相关，信息化建设是适应当今知识经济时代需求的选择，能够使企业在激烈的市场竞争中占得先机。企业在进行信息化建设之前必须对公司实施信息化建设的经济价值个技术实力进行评定，以判断这一建设能促进企业提高经济效益，只要能够切实提高企业自身竞争能力的信息化建设是有价值的。即信息化建设的目的是提高企业发展效益。2.企业信息化建设资产论该理论认为信息化发展与企业自身资产实力息息相关，企业是信息化建设的主体，因此信息化建设首先要考虑企业在建设过程中的资产承受力。不同类型和规模的企业在信息化建设过程中需要的资金也有所不同，对于大中型企业而言，完善的信息化管理体系需要较长周期的建设，这意味着庞大的资金投入；而对于小企业而言，虽然其信息化建设对资金要求较低，但由于其信息技术实力有限，盲目建设反而会拖慢企业发展的速度。3.企业信息化建设风险论这一理论从风险管理角度对企业信息化建设进行阐释，认为企业信息化建设的过程也是防范管理风险的过程，在这一过程中，公司管理体制和文化、人力资源现状、财务能力都将成为潜在风险，阻碍其信息化建设发展。为满足企业信息化建设的实施，企业的管理体系必须要打破长期遗留下的“潜规则”，这对企业整体组织结构都会产生一定的影响。因此，企业在实施信息化建设时，需考察诸多因素来避开风险，以确保信息化建设过程中以及建成后企业都能够稳定的发展。（四）企业信息化的作用1.降低生产成本，提高生产效率企业通过接收各种管理信息系统和生产过程信息，可以大大减少人力资源的投入。更重要的是关于公司生产过程的信息。企业的产品设计、生产和销售周期较短，节约了企业的时间成本。2.提高企业产品或服务质量，促进企业成长一方面，为了消除企业生产中的不确定性因素，企业信息化注重企业生产管理的规范化和系统化，以提高产品或服务的质量。另一方面，信息可以拓展潜在客户的市场，拓宽销售渠道和方法，改变公司的管理模式，从而提高客户满意度。3.管理者做出更科学的决策通过信息化建设，管理者可以随时随地对企业的生产过程进行监控，不仅可以节约管理成本，而且可以使产品的生产规范化。此外，通过信息化建设，企业可以更充分地了解国内外市场动态，一旦发现商机，就可以做出良好的经营决策。总之，管理者能够及时有效地掌握企业内部数据，了解企业外部的信息，更加合理地配置和利用资源，加快企业发展的步伐。4.提高企业管理水平，优化企业组织结构随着企业信息化的实施，企业的管理水平也会发生很大的变化。管理信息系统将逐步取代原有的中层领导，实现组织结构扁平化、网络化。此外，企业内部的信息传递也会更快。总之，信息化改变了企业的管理模式，提高了企业的管理效率，激发了员工的创造力和积极性。5.能够满足客户个性化的服务需求企业信息化促进了企业管理模式的转变。通过电子商务平台，企业可以为客户提供更广泛的选择和灵活的方式来实现高效的网络营销。这将使企业更容易与客户沟通，及时得到客户的反馈。收集整理各类消费需求信息。6.增强企业竞争力信息系统可以成为企业在激烈竞争中的战略资源，因为它可以增加企业的价值链，扩大企业的竞争优势，帮助企业超越竞争对手。例如，一家公司在为其产品获取原材料方面比竞争对手具有成本优势。三、企业信息化管理的现状（一）公司简介X公司成立于2003年，是一家专业出口家具及家居装饰产品的公司。其经营范围包括办公设备、包装材料、纺织原料、皮革和塑料制品、体育用品、服装等，公司目前的员工数量在100人左右。经过十几年的发展，x公司生产的产品畅销全球数十个国家和地区，主要目标市场为中东，美洲和欧洲一些国家。公司在产品研发和营销方面不断投入大量资金和人力物力，目前在中国同行业处于领先地位。为了发展全球最大的美国市场，公司于2009年在洛杉矶设立了分公司，成立了一个仓储中心，负责北美的销售、物流、仓储和客户服务。公司的结构组织如下：图3.1公司的结构组织图从X公司的组织结构图（二）X公司信息化发展现状1.X公司经营现状分析X公司的零售模式以连锁经营为主，在这一基础上可以进一步分为国内连锁经营和国外连锁经营两种零售模式。一方面，X公司通过直营连锁模式在国内江浙沪地区开设了多家店面，同时在国内多家高端商场中设立专卖柜台。直营连锁零售模式要求公司直接负责店铺和销售专柜从选址、设计到选品、配送的全部经营活动，直营店中的账务也由总公司员工统一核算处理。另一方面，x公司在国外市场主要通过特许连锁经营方式打开市场，布局线下销售渠道。如今，x公司在国外已经拥有100余家连锁加盟店销售x公司的产品。对于连锁加盟店而言，x公司仅仅需要负责店铺的形象设计和产品分销，同时为其提供一定的管理指导，而不必对店铺选址和商店形象负责。X公司的管理决策方法与大多数传统企业相似。它主要依靠管理经验和主观判断。作为判断依据的手工信息也是片面的，没有连续性，且信息滞后，远远不足以适应瞬息万变的市场。财务信息是企业管理者做出管理决策的重要依据之一。但是，X公司的财务部门在企业的管理决策中不承担任何角色。财务部仍然限于交易处理、成本核算、相关财务和税务报告以及其他交易工作。X公司在探索会计信息的过程中遇到了一些问题，导致一段时间内公司的发展和经营出现较大的波动。尽管引入了新的会计信息系统，但是它受到传统会计概念的影响，企业员工和企业领导者均在意识和管理上均表现出缺陷，并在实际使用中表现出困惑和错误。在企业过渡期间，任何错误或忽略都是致命的。图1是企业在会计信息化建设中的财务错误率和企业决策错误率（公司官网调查统计）。这种情况给企业的正常经营造成了很大的麻烦。一方面，新技术已经投入使用，企业还不够熟悉；另一方面，在传统会计观念的影响下，综合素质难以跟上。因此，X公司在会计信息化过程中具有会计信息化的概念，但是当企业使用它时，就会暴露出一些问题。这些问题需要企业重视和加强改进。图3.2会计信息化进程企业管理前后对比图2.公司信息技术能力分析（1）技术分析：X公司十分重视IT技术研发工作，信息技术部是公司成立之初就成立起来的，这个部门由五名计算机专业人员组成，虽然部门的规模相对较小，但五名员工对x公司的信息化建设作出重要贡献。（2）硬件分析：X公司拥有相对完善的硬件设备。首先公司内部拥有独立的中心机房和内部局域网。其次，x公司为每位员工配备了性能良好的工作电脑，其中设计师拥有专属电脑，同时配备高性能文件共享服务器和智能打印机。（3）软件应用分析：一方面，x公司内部有专属的员工邮件系统，方便公司内部高效交流和收发文件，x公司在会计电算化上通过金蝶财务管理软件进行会计核算。另一方面，x公司在信息化管理系统建设中还存在一些不足，这主要表现在两个方面，一是业务数据传输存在滞后和不完整的问题，二是设计部门利用计算机辅助设计系统工作时没有建立相应的产品设计资源库。（4）员工信息技术应用水平分析：在信息技术应用上，x公司存在明显的两极分化现象。对于一些年轻且学历在本科及以上的员工而言，计算机应用是一项基本能力，他们往往有较强的信息化意识，能够快速接受企业信息化改革。而对于一些年龄较大的员工而言，长期不变的工作方式导致其对新事物的接受能力下降，他们对公司信息化变革的接受速度慢，适应性较低。四、X公司信息化建设中的问题（一）企业信息化发展方向不明确首先，x公司经理没有意识到信息化战略的必要性和重要性，也没有认真考虑公司未来的发展方向和最终目标，他也没有关注各级员工的整体素质和公司内部资源的人才类型组合。同时，公司管理层也没有认真思考如何实施公司信息化。他们往往心血来潮，没有在各方面进行评价和考核，本文介绍的信息系统，可以为公司的管理系统带来好处，这些领导也可能没有，因此，形成了信息系统与企业管理目标不匹配，系统之间各种数据不一致，导致整个公司信息系统不能完全共享和集成。更重要的是，由于信息系统的等价性、领导的要求、全国范围的推广，x企业也处在信息化建设的探索过程中，缺乏管理和运营经验。但是作为现代技术核心，企业的信息化建设应当在企业发展中处于重要战略地位，应当对企业解决发展问题、人员规划问题和管理问题发挥重要作用。因此x公司在解决部分企业信息化的同时，还要注意企业战略目标的完整性和信息系统功能的规划。这些战略目标在各个层面上进行了细分和可衡量，使信息化建设更有针对性，避免了未来企业信息化运营中的弯路。（二）公司管理者对信息化的认知不够X公司实施企业信息化是一次失败，主要原因是公司对信息化建设的认识不够深入。公司的领导或管理者陷入了信息化的常识误区，他们认为企业信息化管理能够快速解决公司经营管理中的生产、销售、财务、人员管理问题，这种错误认识是建立在各种媒体片面宣传的基础上的，现在这种宣传似乎更加强烈。在信息化建设过程中，公司采用了一些能够为公司提供决策分析的管理系统。虽然该系统的采用给公司的经营管理带来了很多便利，但也带来了负面影响。由于系统的引入，公司的管理突然感到一切都会顺利进行，从而放松了公司的管理。一时间，企业信息化也成为企业先进工具的代表，甚至有人认为这是企业先进生产力的唯一代表。然而，在企业信息集成的过程中，信息系统给企业带来了灾难和痛苦，使许多管理者无所适从。这种现象在中国很普遍。企业一旦选择信息化建设，投入了大量的资金、人力和时间，却无法达到预期的效果。（三）公司信息化建设的资金短缺资金短缺是当前中国大部分企业面临的共同问题,对于X公司而言却是公司头等问题,这就导致公司的管理者根本没有足够的资金和能力去应对市场日益信息化的趋势,也无法做好市场细分和行销调查等工作。对他们而言,如何利用有限资金提高公司经营效率和更多的收益才是他们的关键工作。由于与该公司本身存在许多问题,诸如生存危机、信用危机以及抵押资产等问题,导致公司无法获得商业银行担保和贷款。因此,该公司在资金紧缺情况下依靠民间借贷或向员工集资的方式解决这一问题。但是信息化建设又需要大量资金,尽在信息设备比如计算机购买、网络联通方面每年都会花费上万的支出,并且后期的设备维修费用将会占用整个系统建设费用的百分之十至二十左右,后期的投入也会不断的增加。在如此艰难的资金条件下,公司很难为信息化建设投入更多的资金,也很难承担起如此巨大的费用。（四）公司信息技术人才缺乏企业若想在激烈的市场竞争中谋得生存和发展,人才是关键。同样,企业若想实施信息化建设道路,就离不开懂企业管理和信息技术的复合型人才,这也是当前大部分企业急缺的人才。X公司复合型人才的紧缺显得特别凸出,主要是因为该公司属于小企业,公司实力有限,规模小,资金缺乏,管理水平不高,没有相应的人才激励机制。所以,公司无法引进紧缺的复合型人才,即使引进了这类人才,公司也不能很好地留住他们。到目前为止,该公司还没有针对信息化建设设立专门的信息技术管理部门。纵然设置了该部门,信息技术部门的力量也是十分的薄弱,从事信息技术的人才有限或者水平不高,这些都极大地影响了X公司信息化建设。此外,X公司部分员工由于不具备熟练的计算机操作技能,他们在进行信息系统操作时,就会出现速度缓慢,出错率高等问题。该类情形的长此以往无法解决,不仅会使公司员工产生挫败感,而且还会让这部分员工对公司信息化建设的变革产生恐惧,以至于出现消极抵触的情绪。总之,这些问题都会对企业信息化建设带来消极影响。五、完善X公司信息化建设的措施（一）加强信息化制度和组织结构公司的信息化建设包含硬件设施和软件建设两方面，x公司不仅要现代化设施、建设企业网站，还要加强信息化制度和组织建设，为公司信息化发展与营造良好的企业内部环境。实践证明,公司的信息化建设的结果没有达到预期的结果,因为公司的业务流程和管理模式不符合公司的需求信息,而不是技术手段和方法用于公司的信息化建设,导致公司的信息系统不能发挥自己的潜力。因此，在信息化建设之前，企业必须进行流程再造，对企业的流程进行分析，使流程基本符合信息化的要求，放弃与企业信息化要求相反的流程。随着信息流程的改进，公司对没有流程改进。（二）提升管理层对信息化管理的认知X公司信息化建设离不开其领导者的主观发展意识，x公司管理层应当加强对信息管理的认识,正确理解和掌握信息管理的相关概念和知识,把目光放得更加长远,抓住信息化建设给公司带来的便利,广泛参与信息化建设的决策和宣传；第二，通过组织员工信息化培训，带领全体企业员工一起学习信息化管理知识,理解信息相关知识,积累对企业信息管理的实际工作实践经验；第三，管理者要正确理解信息技术与企业管理与市场竞争力的关系,理解信息技术的作用成效，信息化技术要和企业管理紧密组合，通过二者的有机结合促进企业的发展。另外,领导者还应该注重企业员工信息技术培训的质量,努力提高员工的IT技能,保护自己的信息人才。（三）加强信息化建设融资渠道管理资金不足是x公司信息化建设的主要短板之一，因此信息化建设中的融资渠道管理成为x公司信息化建设进程中的重要一环。在我省经济发展放缓的背景下，向金融机构融资成为可行的融资方向之一。如果政府能够建立以政府投资为发展方向,银行等金融投资机构作为市场投资参与者,而公司作为投资目标来构建整个的企业信息化发展投资体系,来大力的深化公司的信息化流程,保证公司可以通过合法的手段来获得建设所需的资金,那么对于整体市场的经济繁荣也是不无裨益的。对此，首先政府要制定具有针对性的财政资金补助政策，如对于企业工业化和信息化融合发展的资金补助和奖励制度；其次，X公司首先要对政府发布的相关政策有深入研究和了解，加大企业自身和补助政策的对接范围，通过一些示范性项目获得政府资金补助和项目支持，以进一步拓展信息化建设融资方式。（四）加强信息化人才培养首先,对所有员工进行信息理论培训,从意识、理论两方面全面加强员工的信息化水平，通过让他们学习ERP,ERP,CRM等先进的管理方式,在潜移默化中提高他们的信息意识和和对信息化发展模式的接受度，进而利用先进的理论知识创造出现实生产力。同时，实行分阶段、分批培训和考核制度。公司不同部门的工作对信息化能力的要求不同，因此要针对不同部门、不同岗位的员工进行专门培训,通过考核从整体上提高员工信息化水平。第二，利用相关业务人员进行系统开发的机会向他们学习，逐步积累相关业务知识，更好的为公司具体的系统开发服务。公司可以邀请专家学者来做讲座，或者为员工创造学习的机会。部分员工被派往一些大型企业、服务机构和科研交流机构进行调研。在培训员工的过程中,除了职业培训外,我们还需要加强营销管理知识员工的培训、金融理论和现代信息技术和知识,这样他们就可以了解当前国内外金融行业趋势和信息管理的最新发展,和管理信息为公司奠定了坚实的基础。同时，企业应充分利用网络和多媒体技术的便利环境，为全