分公司办事处制度工作指导手册管理手册

办事处工作手册1/13第一部分办事处概述1、办事处机构性质2、办事处职能定位3、办事处设立条件4、办事处组织架构第二部分办事处销售目标管理1、工作计划管理第三部分办事处日常管理1、管理总则2、日常秩序3、信息档案管理4、财产管理5、车辆管理6、会务管理第四部分 办事处费用实施1、费用类别2、费用控制标准3、费用计划管理4、办事处费用与销售费用区别第五部分渠道管理1、经销商管理2、发货管理第六部分综合管理1、办事处与可视化管理第一部分办事处概述2/13一、办事处机构性质作为公司驻外分支机构的类型之一，办事处是公司外派的非经营性质的常设机构，它只是从事总公司营业范围内的业务联络活动。办事处是公司向市场延伸的管理窗口，是公司的二级操作平台。它严格遵守公司各项管理制度，接受公司直接领导，完成公司下达的综合市场营销目标；作为销售收入中心和费用中心，承担一定的风险责任。二、办事处职能定位在公司营销政策和制度规定的指导下，根据本区域市场的具体特点，办事处履行以下重要职能：1、整合资源与经销商建立战略联合体，代表公司指导、协助经销商进行营销活动，从而全面提升公司品牌形象、销售业绩、客户满意度；2、对区域销售目标及各项任务进行分解，并组织实施，负责过程控制和考核评估;3、对区域销售费用与广告投入费用进行分解，并实行有效管控；4、严格执行公司的各项销售政策、价格政策，维护市场秩序和商业规则；5、负责组织区域内市场信息收集、分析、整理、汇总等工作，为公司提供决策依据;6、规范、建立并优化完善销售网络与服务体系；7、结合区域市场实际，制定适用的市场策略与管理方式；8、负责管理区域内日常工作的执行情况。三、办事处设立条件项目公司要求办事处类型商住楼（商务和住宿）办事处环境小区安静绿化好办事处地点具体详细办事处结构三室一厅两卫办事处面积100平方以上且客厅35平方以上办事处楼层五层以上（顶层和及次顶层除外）办事处感观墙体白色、地板整洁、简单装修办事处设施有空调、沙发等办事处配置有电话、宽带网、闭路卫视、停车场办事处交通交通方便、到火车站汽车站距离近办事处物业物业管理规范、安全办事处房租月租结合当地实际房价确定办事处杂费物业、停车、水电、宽带网费等办事处押金押金控制一个月房租以内办事处房东家庭详细资料、身份证、为人、诚信等3/13

四、办事处组织架构售组长，该组长不少于3名业代的组员。第二部分销售目标管理为确保各办事处年度工作目标的顺利完成，公司将采取相应的激励措施。如与办事处签订目标责任书，通过责任书的签订激励办事处人员努力完成销售计划，控制地区费用，从而保证整个办事处预算指标的完成。工作计划管理1、工作计划管理是办事处的一项重要工作，制定一个好的工作计划并且达成它，这是管理的一项重要职能。2、办事处的工作计划共分为二类：⑴年度计划（即阶段性计划，明确下一年要达到的目标）；⑵月度、周、日工作计划（即具体操作计划，是目前需要完成的任务）月度工作计划要与年度计划结合起来），计划必须具有可操作性、可量化、可考核。第三部分办事处日常管理一、管理总则办事处管理追求流程化、常规化、规范化、系统化的管理:1、流程化是指我们的工作条理清楚，决不杂乱无序；4/132、常规化是指我们的工作能按时提交，形成惯性；3、规范化是指我们的工作能遵循统一的要求，决不自成体系；4、系统化是指我们的工作能环环相扣，没有管理空隙。二、办事处日常秩序管理（一）考勤1、办事处成员必须准时上班，成员上班时采用签到制，记录上班时间。2、具体作息时间表工作时间午休时间8:30-18:00一个小时3、“考勤签到表”须作为办事处成员月度考核的依据。4、总经理、业务经理在办事处时必须签到，如有特殊原因可由行政文员代签并说明原因；如出差由行政文员代签，并注明“出差”。5、行政文员负责办事处成员的考勤管理，并做好考勤记录。（二）办公场所秩序1、形成良好的看板管理氛围：办事处所辖各市场地图、各市场重要网点分布图以及办事处管理制度应上板（墙）公布等。2、保持办公场所的整洁与公务氛围，不得在办事处内进行赌博、游戏、娱乐等与公务无关的事情。3、办事处人员工作条理有序，不得随便窜岗、喧哗。（三）居住场所秩序1、公司对办事处类型要求为商住楼，除办公外，结合房屋实际情况总经理、行政文员及所在市场人员可以入住办事处。2、办事处居住人员遵守的规则⑴服从房屋所属物业管理部门的统一管理。⑵保持住宿房间的整齐清洁，不得随意在墙壁或门窗上张贴字画，污秽、废物及垃圾等应集中于指定场所倾倒。⑶不得留宿异性客人。⑷不得将住宿区部分或全部转租或借予他人使用。⑸禁止私自接配电线及装接电器。⑹室内不得使用或存放危险及违禁物品。⑺水、电不得浪费，随手关灯及水龙头。⑻办事处水、电、煤气使用后务必关闭。⑼为消除办事处安全隐患，入住人员轮班睡前应巡视一遍，检查门、窗、水、电、煤气是否关闭。5/13⑩正常合理使用办事处的各项物品与设施，不得随意或蓄意损坏。（11）其他遵循公序良俗、道德观念及法律规定的相关规定。3、对办事处水、电、煤气保管不善、使用不当或违规操作等人为原因导致财产损失、灭失、被盗以及引发安全事故的，除追究当事人直接责任外，还要根据实际情况追究总经理的领导责任。三、信息与档案管理（一）信息管理1、电话传真信息：建立办事处长途电话传真流出信息记录簿，将电话传真发生时间、简短信息内容、发送人、接收人作简要记录。2、电子信息管理⑴各办事处每天须察看一次电子信箱，对于重要性、时效性高的邮件须在第一时间做出处理。⑵对于公司的所有邮件必须在阅读之后整理归档，并且发送已读回执。⑶各办事处信箱密码只能各自掌握，不得外泄；办事处信箱密码必须定期更改。⑷重要数据不得储存在办事处电脑硬盘上而必须储存在移动U盘上并同时做好备份。（二）档案建立与管理1、档案建立的原则⑴办事处对接受到的所有信息必须进行分类、编号、存档；⑵办事处的档案必须全面，准确，特别是销售数据、投入数据；⑶行政文员为办事处档案建立的第一责任人及维护者，总经理有权利使用。2、电子档案建立及管理⑴办事处建立市场数据库，对办事处各项市场资料进行分类、编号、存档。⑵办事处各项工作必须严格按照公司要求的统一规范格式完成，并对常规性工作，即时间上有延续性的工作，完成后的正规文档进行编号、存档。3、书面档案建立及管理⑴办事处撰写文件，如申请报告、促销方案等书面文档的分类、编号、存档。⑵办事处接收的传真文件，必须分类、编号、存档。⑶办事处接收的广告等合同，必须分类、编号、存档。⑷在办事处存档的销售人员工作日记存档。⑸公司发放的市场日常工作表单，如工作日记、报销冲帐单据等，进行分类保存。⑹其他书面文件档案的建立。四、办事处财产管理（一）财产释义主要指办事处购买、公司发放或办事处得到的馈赠品等，使用时间超过三个月或金额在100元以上的、固定的、可重复使用的物品，以及公司指定的物品。6/13（二）财产类别1、办事处车辆。2、办公财产：包括电脑、电脑桌、会议桌、会议椅、办公桌、办公椅、打印机、传真机、电话机、文件柜、饮水机、展示台、沙发、茶几等。3、生活财产：生活财产主要包括房东提供的和公司出钱购置的生活财产等。4、书籍报刊：办事处所购买的专业书籍、订阅的报纸、杂志以及公司所发放的培训资料等。5、借用或馈赠的物品，办事处向其它单位或个人长期借用、得到的馈赠品等。（三）财产审批与垫付1、办事处购置车辆、办公桌椅、生活用品等物品时，必须向公司行政部申报，经公司领导审批同意后方可实施。2、费用借支程序若办事处购置物品需要向公司财务直接借款时，必须由总经理办理借款手续，而后再冲抵个人借款。（四）财产使用管理1、办事处车辆：按照《办事处用车安全管理规定》的相关要求执行。2、电脑使用：由专人负责，用于档案建立、信息搜集和中转等，不得使用电脑从事与公事无关的一切事情或私自设置电脑信息、改变电脑配置等。3、电话、传真：各办事处所装电话、传真必须用于公务交流，同时做好长途电话和各项传真的记录。严禁拨打与工作无关的电话，因私使用电话或传真必须由办事处负责人同意并做好费用记录。4、其它办公用品：如桌椅、饮水机、沙发、纸张等，必须有效使用、维护和管理。5、生活财产：必须有效使用、维护和管理；保持住宿环境的整洁、干静，每天整理床铺，定期清洗床上用品；保持厨房卫生，每天使用后要进行清洗。6、促宣道具的管理使用⑴促宣道具（X展架、易拉宝、促销台、促销服装等）因可重复使用必须注意维护、回收与保管。⑵促宣道具在发放或借用给区域市场时，必须做好登记及追踪管理。（五）财产报废1、财产报废条件⑴因不可抗拒的意外事故而造成财产丢失或损坏的。⑵财产天然瑕疵或自然磨损已达到折旧年限的。⑶财产已按规定进行保管使用而仍然损坏或意外丢失的。⑷因应付突发事故而使部分财产发生损坏的。2、财产报废程序7/13办事处必须向公司行政部申报，由行政部进行审查，经公司领导审批同意后方可报废；财产报废后，办事处再向公司申请购买具有同等使用价值的设施。对于办事处申请报废的财产，行政部会派专人或委托公司出差人员进行实地现场查证核实。（六）财产管理责任1、总经理及行政文员为办事处所有财产的第一责任人，有责任和义务维护公司财产完整和合理使用。2、因保管不善而造成财产被盗、丢失或损坏的，因使用不当而导致财产在其有效期内损坏的，以及因违章操作、工作不负责等对财物造成直接或间接损坏的，由直接责任人根据财产价值及使用年限负责赔偿，损坏但可修理再使用的，其修理费用由直接责任人承担。办事处不能明确相关责任人的，由办事处财产管理责任人承担。五、车辆管理（一）车辆管理1、车辆使用人为车辆管理的第一责任人,办事处经理为车辆管理的第二责任人。2、使用人必须具有驾照，严禁无驾驶证件人员开车。否则，引发车损、罚款与事故相关费用由驾驶人承担。3、每车应设置“车辆行驶记录表”，使用前应核对车辆里程表与记录表上前一次用车的记载是否相符。使用后应记载行驶里程、时间、金额等。办事处每月15号抽查一次。4、车辆应于每天晚上9点之前回到办事处（若有特殊情况需晚回的应电话请求经理），在办理完相关手续后，司机应及时将车辆的钥匙和证件上交办事处保管。车辆钥匙若无特殊原因，必须每晚及时交出，一次未交罚款20元（特殊情况必须由经理同意方可缓交）。5、车辆使用人必须遵循有关驾驶规定，对于出现违章驾驶造成的罚款，由使用人本人自理。不能明确直接责任人的罚款或者由拖欠罚款未能及时交纳所产生的滞纳金及所有费用，由办事处经理自行承担。（二）车辆保养与清洁1、司机为车辆保养和清洁的负责人。2、司机必须爱惜车辆，保证机件、外观良好，并进行定期和非定期保养。⑴定期保养：车辆一般每行驶达到5000-7500公里时，应对车辆机油、机滤、空滤及汽滤进行检查更换，从而更好的保护发动机的性能；车辆每行驶10000公里左右时，一般应主要对车辆的刹车系统进行保养维修。⑵非定期保养由办事处根据车辆的具体状况及时进行保养。3、车辆使用人于出车前和收车后应对车辆做基本检查（如水箱、油量、机油、电瓶液、轮胎、外观等），如发现故障、配件失窃或损坏等现象，应立即向办事处反映，办事处应及时采取应对措施进行处理。4、车辆维修、清洗、打蜡等应先填“车辆使用申请单”，注明行驶里程，核准后方得送修。8/13（三）车辆事故的处理对于车辆引发的交通事故，办事处应及时报回公司，并随时报告事情处理进展，不得隐瞒不报。六、办事处会务管理1、会议分类⑴早会：由总经理或销售经理（主管）组织，每天早上召开的日工作总结、计划、问题信息反馈及培训学习等的会议。⑵周会：由总经理组织，每周召开的总结会议。⑶月会：月度例会，由总经理组织，每月工作总结及下月工作安排。2、会议内容规定⑴早会：含有工作汇报、工作计划、存在问题三大主题。⑵周会：含有周工作总结（亮点、存在不足）、下周重点工作、问题强调、问题反馈、沟通。⑶月底例会：含有本月工作总结（亮点、各区域销售情况、重点工作执行情况、存在不足）、问题反馈、学习培训、下月工作安排。3、会议记录早会、周会，及月度例会各办事处应做好相关会议纪录。4、会议纪律⑴不允许出现迟到、缺席，中途离席等现象，无特殊情况不允许请假。⑵所有通讯工具统一调到振动状态或关机，不允许出现中途擅自接听电话、发短信及随意走动等现象。⑶注意力集中，不允许出现交头接耳、打瞌睡、抽烟等现象。4保持会场环境清洁，不允许在会议桌上乱摆放物品，相关资料要摆放整齐。第四部分办事处费用实施一、办事处费用类别费用项目备注说明房租、物业管理费物业费用包含在此类费用中，不需另行单独列出水电气费办公费房屋的水电费，注意区别生活费用中的纯净水费打印、复印、传真、邮寄、特快专递等购买办公用品电脑、桌、椅、传真纸、墨盒、打印纸、胶水招待费例会聚餐费除去常规聚餐外的招待客户的费用单列此费用，从而区别招待费油费办事处车辆公用耗油费用9/13过桥.过路费保养修理费车辆公用过路、桥费车辆定期或不定期保养费用，车辆发生故障的修理费停车费车辆公用正规停车收费其它除去上列表费用类别以外的费用，如办事处制作、维修财产、临时活动的组织等。二、费用控制标准项目控制标准电话费月度例会人员聚餐200兀/月（宽带使用费另计，凭发票报销），实报实销参会期间每人20元/月招待费车辆油耗500元/月以内，实报实销凭加油单及车辆使用表的记录情况根据车辆的排放量大小经财务部核实后报销三、费用计划管理1、年度办事处费用计划的制定：根据公司统一制定年度广告投入计划、年度销售费用计划时，制定办事处费用计划，并细化到每个月。2、月度办事处费用计划的制定⑴办事处结合实际及年度计划，制定办事处月度费用计划。⑵办事处每月28日制定下月办事处费用计划，并填写《办事处月度费用计划表》，报回公司行政部。⑶公司行政部对办事处费用计划进行审核，于每月最后一天将审核结果反馈给各办事处执行。四、办事处费用与销售费用的区别1、销售费用释义：销售费用为产品销售，人员所产生的差旅费、人员薪资、福利、办公费用等。2、销售费用类别：⑴人员薪资：业务人员工资（不含临时促销员工资）、福利。⑵人员差旅费及办公费：交通费、办公费、住宿费、招待费、电话费等。⑶办事处费用：房租、电话费、车辆及相关费用、办公用品等。⑷其他费用：会议费用、招聘费、运杂费、破损费等。第五部分渠道管理一、经销商管理（一）经销商的作用经销商在市场运作中的主要作用如下：10/131、有可以被我公司借助的网络资源。2、有符合当地经营环境所需的本土化资源。（二）经销商的设立一个符合我公司经营理念的经销商对市场的发展起着相当重要的作用。一个跟不上公司发展步伐，在经营理念上与我公司背道而驰的经销商，不但市场不会取得成功，而且会很大程度上制约了市场的发展。1、首先要明确市场的开发意义及要求，对意向性的经销商进行考察；2、办事处要规划出市场经销商的布局，新区域经销商的合理布局尤为重要。3、设立经销商的主要途径靠营销人员在市场考察确定。其它主要途径有介绍、自荐。（三）经销商应具备的基本条件参照商贸有限公司相关文件执行。（四）《经销合同》的签订《经销合同》是公司和经销商确定合作关系的具有法律效应的书面文件，一旦签订，双方需要承担相应的义务。《经销合同》提供管理经销商的指导思想，让经销商沿着公司发展的方向开展工作。二、发货管理（一）发货程序1、经销商人员填写订单，办事处经理确认，经销商根据确认的订单汇款。2、经销商将订单和汇款证明传真至公司，公司根据订单并结合回款情况统筹安排发货。如不能按订单供货，公司会及时通知经销商或办事处。3、订单必须认真、规范地填写订单。如实填写订货品种、规格、价格、数量、金额和库存数，并填写详细订货人名称、收货地址及联系电话等。4、如发出的订单需要修改，经销商或办事处经理必须及时报告公司，公司根据要求进行调整。如已发车，公司将不予更改。（二）回款控制不得以现金的方式向市场人员支付货款，市场人员也不得接受现金货款。第六部分办事处综合管理一、办事处规范与可视化管理（一）设计初衷1、通过规范可以突出公司文化和整体形象；2、通过将公司的形象设计运用到办公装饰当中，达到员工对公司文化的认同的潜移默化的效果；3、赢得客户以及消费者的良好感观印象，无形中促进品牌形象的推广。（二）设计原则11/131、将企业文化熔入到设计当中；2、各种元素能给人以强烈印象（公司的形象设计反复出现），