法律、法规及其它要求和资料管理办法

法律法规及其他要求和资料等管理办法(ZDIII-D3/02/01-16)为了加强公司的法律法规及其他要求等的管理，保证生产管理中所使用的文件、资料(包括软件)的有效性和及时性，特制定本办法。一、获取、采购、收集1、公司各部门可通过政府部门、行业信息、互联网、报刊杂志、会议等渠道获取和识别适用的法律法规及其他要求，部门负责人审核，主管领导批准后，以“信息交流报告书”(ZDIII—J—05-03)的形式报公司综合管理部按文件管理程序执行。属受控文件的同时上受控文件清单，电子版并报综合管理部进行汇总和OA系统上发布。2、凡需要购买的法律法规及其他要求等(包括软件)、施工标准图册、施工工艺手册、工程资料以及技术图书等学习参考书籍，由相关部门提出申请，填写“资料、软件购买申请表”(D3-J-02-12)，报综合管理部审核，行政主管领导审批，再由综合管理部资料员按要求，适时、适量进行统一采购。对施工标准图册、施工工艺手册等至少应保存一套有效版本。分公司、项目部购买资料金额小于1000元时，可不经申请直接购买，但必须做好资料的台帐登记工作。对N1000元的则应按上述程序进行审批。3、各专业的杂志、刊物的订购，每年由综合管理部制定计划，填写“资料、软件购买申请表”，经综合管理部经理审核，公司行政分管领导审批，由综合管理部资料员订阅，资料室统一管理、分发。4、职工培训资料的采购，根据人力资源部提出的年度培训计划，分专业并根据培训人员的数量，人力资源部编写“资料、软件购买申请表”，经综合管理部经理审核，行政主管领导审批，由综合管理部统一采购。5、对公司各部门人员参加上级部门组织的会议、学习、培训等所得到的文件、资料(包括软件)，应及时到综合管理部登记，资料员按资料购进程序登记后，再办理发放、借阅等相应手续。对集体参加培训所发的资料，则由组织部门派一人到综合管理部办理资料登记手续(附上资料发放签字名单)。6、资料购进程序：资料员根据手续完备的“资料、软件购买申请表”采购回资料后，在资料的封面、扉页和侧面盖上资料室印章，如是受控文件还应加盖有效印章，然后在“购买资料记录表(D3-J-02-23)上作登记。7、对招投标文件、施工组织设计和施工质量计划以及技术创新等技术文件，由工程技术部收集，并交资料室存档。8、工程项目质量记录和其它技术资料（施工图、加工图、图纸会审记录、技术变更、新技术、新工艺、新材料的编制书、施工技术总结等），在工程竣工后各项目部应及时整理、审查签字后，装订成册，在工程正式交付前交工程技术部审核后，相关部门盖章。正式竣工验收合格后，将手续齐全的竣工资料上交资料室存档。9、对管理体系运行文件中的音像制品、摄影图片、电脑软件，资料室应主动收集，分类存放、归档。10、对所有获取、采购、收集的法律法规及其他要求等（包括软件），资料员均应及时进行登记，做好记录，并按要求加盖印章，然后分类保存。二、发放、领用、借阅等1、发放：对需要下发的文件及法律、法规、规范标准、资料、软件统一由综合管理部资料员负责发给相关部门的资料员，并填写文件、资料发放记录（ZDIII-J-01-03）。2、领用⑴对施工验收规范、工程质量检验评定标准、工程预算定额、交工验收表格、操作技术规程、职工培训资料等需下发的文件、资料、软件等，由职能部门、分公司、项目部资料员统一办理领用手续；⑵资料员对领用的文件、资料、软件均应作好登记，填写“文件发放登记表（ZDIII-J-01-03）”；⑶对分公司、项目部领用的外购文件、资料、软件等，公司按成本价收取费用，每月底资料员填写“资料领用汇总结算表（D3-J-02-24）”，并由分公司、项目部负责人签字确认后，交财务部统一扣款。3、借阅⑴对技术图书、施工标准图册、设备材料手册、软件等，可办理借阅手续。借阅文件、资料必须办理借阅登记手续（填写“借阅登记表ZDIII-J-01-08”）。资料借阅应在一个月内归还，对于分公司、项目部借阅的资料如到期不还的，将转为领用程序，按第2条之⑶款执行。⑵文件、资料的查阅和复制：对公司的专项施工技术和工艺资料、文件，已交工的验收证明资料、施工组织设计、工程质量计划等技术文件以及外来的施工指导书，各施工专业的杂志、刊物、有保密要求的文件和档案资料，一般只能在资料室内进行查阅。对于必须外借的，经公司技术负责人批准（在借阅记录的备注栏签字）后，由资料员办理借阅手续；对资料室存档的资料、文件或软件、音像制品等，如需复制、拷贝的，办理相关的手续（同前）。4、凡在资料室通过发放、领用和借阅的文件、资料等，员工在离开公司时均应办理清退、归还手续。对不能如数清退、归还的则按资料原价办理赔付手续。5、需要传阅的文件资料，资料员应及时进行传阅，并填写“文件批办传阅单ZDIII-J-01-06”。6、需要由综合管理部回收的过期、无效的法律法规及其他要求等，资料员应督促及时收回，并审核回收的文件、资料是否相符，再按文件资料的保存和销毁规定进行分类处理。7、资料员对资料室的记录台帐应进行经常性清理。三、存放1、资料室所保存的文件资料都应标明状态，是否有效，对有密级要求的还应标明保密程度。2、所有文件、资料都应分类按指定位置存放，所存放的文件的品种应与文件资料记录表中的一致；3、文件资料存放的位置应便于查找、翻阅、存放，且要求资料室环境通风干燥，配置灭火器，预防火灾事故的发生，保证文件资料保存的完整性。四、清理、销毁1、资料员应每年对各类文件资料(包括软件)、表格等进行清理。2、对旧版本和无效文件，列出清单，经部门经理审核后，报公司技术负责人批准，统一销毁，对需留作参考的文件、资料应加盖“参考留用”印章，并分开保存。五、本办法自文件批准下发之日起生效，公司原B/0(2013)版同时作废。六、记录文件发放登记表ZDIII-J-01-03（借用）借阅登记表ZDIII-J-01-08（借用）信息交流报告书ZDIII—J—05-03（借用）资