建筑企业行政企管制度汇编

精品文档精心整理精品文档可编辑的精品文档建筑企业行政企管制度汇编目录：1、建筑企业行政企管制度汇编2、建筑企业财务内控制度汇编**建设集团股份有限公司行政管理与企业管理制度汇编目录一、计划管理办法 1第一章总则 1第二章计划的种类及内容 1第三章计划的编制要求 2第四章计划的实施与调整 3第五章计划的检查与考核 3第六章附则 4二、会议管理办法 6第一章总则 6第二章会议类型 6第三章会议计划 7第四章会议准备 7第五章会议召开 8第六章会后落实 9第七章会议总结 9第八章附则 10三、文件管理办法 15第一章总则 15第二章文件的类别 15第三章文件的管理 17第四章文件的编制与审批 17第五章文件的编号 18第六章文件的发放与签收 19第七章文件的保存 19第八章文件的更改 20第九章文件的废弃与销毁 20第十章附则 21四、公文管理办法 26第一章总则 26第二章公文的类别 26第三章收文管理 28第四章发文管理 29第五章其他管理 30第六章附则 31五、档案管理办法 51第一章总则 51第二章管理体制 51第三章文件材料的形成和归档 53第四章档案管理 55第五章附则 57六、印信管理办法 65第一章总则 65第二章介绍信管理 65第三章印章的使用范围 66第四章公司各类印章的规格 67第五章印章的制发和启用 67第六章印章的安全管理 68第七章印章的使用 69第八章印信的变更、遗失、回收和废止 70第九章附则 71七、保密工作规定 79第一章总则 79第二章组织机构 79第三章保密范围和密级的划分 80第四章保密管理 81第五章保密教育、检查和奖惩 83第六章附则 84八、办公用品及设备管理办法 85第一章总则 85第二章办公用品及设备的计划管理 85第三章办公用品及设备的采购 86第四章办公用品及设备的领取 87第五章办公用品及设备的保养维修 88第六章办公用品及设备的盘点与报废处理 88第七章办公用品及设备的监督控制 89第八章附则 89九、固定资产管理办法 92第一章总则 92第二章固定资产管理基本任务与职责分工 92第三章固定资产的分类和计价 94第四章固定资产增减变动及处理程序 96第五章固定资产折旧及方法 100第六章固定资产修理 100第七章固定资产记录 101第八章固定资产清查 101第九章固定资产分析与考核 102第十章附则 103十、公共环境与安全管理办法 108第一章总则 108第二章公共环境管理 108第三章安全管理 110第四章附则 112十一、公务车辆使用管理办法 113第一章总则 113第二章用车申请与车辆调度 113第三章公务车辆的保管、维护、检查及出车统计 114第四章公务车辆手续办理及费用管理 115第五章驾驶纪律与安全管理 117第六章附则 118十二、员工集体宿舍管理办法 121第一章总则 121第二章住宿申请 121第三章住宿管理 122第四章附则 123十三、接待管理办法 126第一章总则 126第二章接待管理规定 126第三章接待审批程序及接待流程 127第四章接待标准及要求 128第五章接待费用结算 129第六章附则 129十四、员工出差管理办法 131第一章总则 131第二章出差审批程序和权限 131第三章差旅费构成、报销标准 132第四章差旅费用报销审核程序 132第五章违规与失职追究 134第六章附则 134十五、后勤服务管理办法 138第一章总则 138第二章信件收发管理 138第三章机票预订管理 140第四章名片印制与使用管理 141第五章礼品购置与分发 142第六章附则 144十六、图书资料管理办法 154第一章总则 154第二章图书资料的购置 154第三章图书资料的保管 155第四章图书资料的分发、借阅与归还 156第五章罚则 157第六章附则 157精品文档可编辑的精品文档一、计划管理办法第一章总则第1条为加强公司计划管理，推动各项管理工作的规范化、标准化、程序化，提高工作效率，确保公司高效有序地运作，特制定本办法。第2条本办法适用于集团工作计划管理，各区域公司参照执行。第3条主要职责。1.集团领导：负责策划集团年度计划、审批部门工作计划。2.企业管理中心：参与集团年度计划编写，负责策划各部门工作计划范围、计划周期与检查要求，对集团及部门计划的执行情况进行分析等。3.集团各中心：负责按要求制定本中心工作计划，并按计划执行和及时反馈。4.行政管理中心：负责协助企业管理中心督办部门工作计划。5.总裁秘书：负责部门工作计划、工作进度、工作总结的收集、整理、汇总，并及时呈报集团领导。6.全体员工：制定个人工作计划并上报，执行计划并定期进行工作总结。第二章计划的种类及内容第4条集团计划。本计划为年度计划，由集团董事会负责策划和组织编制，企业管理中心参谋。其内容包括：集团年度工作方向、重要任务、目标要求、进度控制等。第5条部门计划。部门计划分为年度计划、月度计划，由各部门负责人组织编制，经公司领导审核、审批后由各部门组织实施。部门计划的编制、审核、审批及内容要求见附件1。第6条个人计划。1.部门负责人：结合部门计划，分解成个人月度计划。2.部门其他员工：根据部门负责人下达的任务目标分解成个人月度计划。第7条年度计划内容：计划内容一般应包括：部门人力需求、财务预算、管理目标及其他所必须的资源等，并将年度计划根据客观情况分解到每月当中。各项计划应有相应的权重，计划目标的制定必须符合SMART原则。第8条月度计划内容：1.年度计划分解到月度的目标任务；2.形势发生变化修正后的目标任务；3.上级交办的其它任务；4.需集团其它部门协助的项目；5.上月计划完成情况的总结及未完成项的原因分析、改善对策等；6.各项计划相应的权重、可衡量的完成标准及证明完成的相关资料。月计划完成情况与当月考核挂钩。第三章计划的编制要求第9条时间要求。计划编制必须及时，计划中工作项的完成时间必须结合实际情况而定，以有利于工作进程的推进和工作效率提高。1.集团年度计划：于每年年底前三周完成次年年度计划编制，并以公文形式发送到各部门、区域公司。2.集团部门计划：①部门年度计划，于集团年度计划发布后两周内完成；②部门月度计划，于每月月底前三天前完成次月计划编制，单项工作计划于实施前2天完成编制；3.个人计划：个人月度计划的编制时间，于部门月度计划编制完成后三天内完成，并提交直接上级。第10条质量要求。1.各项计划的编制必须做到项目齐全、内容具体、描述准确、重点突出、表述完整、要求明确、界定清楚、责任落实、措施得力、操作性强，并做到可行性、挑战性相结合。2.编制计划时必须遵循“六何”原则，即计划应明确以下内容：何人、何时、在何地、做何事、应做到何种程度、如何检查及考核。3.企业管理中心应严格审查计划，看编制质量是否符合要求，经审核如不合格，必须返回重新编制，并对有关人员予以考核。第四章计划的实施与调整第11条计划下达后需要有效的组织、实施，在实施过程中要正确地对影响计划完成的因素进行协调和解决，以保证计划的顺利进行。第12条计划在组织实施过程中出现的问题应及时处理，以不影响生产经营及各项管理活动的正常进行为首要原则。第13条为维护计划的严肃性，计划一经集团领导批准下达后，必须严格执行，各部门均不得随意修改。如确因客观原因影响，经主观努力仍不能完成计划时，在有利于调动广大员工完成计划积极性的前提下，可调整计划指标，但必须办理审批手续。1.部门计划指标的调整，由执行部门提出书面申请，送总裁秘书初审后，递交集团总裁或董事长签批。2.调整年度计划指标应提前三个月申请，调整月度计划指标应提前十天申请。3.调整某一项计划指标，如需同时相应调整其他有关计划指标时，应一并上报，呈请审批，以保证计划的平衡、协调。4.调整计划指标一律以书面批复为准，在未接书面批复以前，一律按原计划考核。第五章计划的检查与考核第14条计划管理的策划部门及监督执行部门是企业管理中心。各部门负责人的月度工作计划由企业管理中心负责检查与考核；各部门员工的月度工作计划由部门负责人检查和考核，并由企业管理中心进行监督和指导。第15条各部门必须于每月月底前2日将下月的月度工作计划报集团行政管理中心，次月5日前必须将部门上月的月度工作计划完成情况小结报集团行政管理中心。第16条对各类工作计划事项，行政管理中心应随时进行指导、督促，按时进行检查、验收。行政管理中心必须对集团总部各部门、下属单位的月度工作计划进行督促，按时进行检查验收、考核通报。第17条检查验收工作计划必须做到追根求源，不能仅凭口头汇报，必须深入实际看资料、看现场、看时限、看质量、看效果。第18条检查工作计划必须进行书面记录，记录内容必须真实，完成或未完成、合格或不合格必须准确定性，并要求被查单位相关人员签字确认。第19条对各类工作计划检查验收后必须及时进行考核、通报，并做到考核严格、奖惩得当。第20条确因外部原因不能按期完成，必须在工作到期前一个工作日按程序进行申报，经相关领导批准后方可免于考核。第六章附则第21条本办法由集团行政管理中心负责起草、修订及解释，由企业管理中心策划与监督执行。第22条本办法经集团高层经营班子会议审议通过，自下发之日起执行。第23条附件：（1）集团部门计划审批表。

附件1集团部门计划审批表计划名称编制审核审批计划的主要内容企业管理计划企业管理中心总裁董事长企业文化建设、文件管理、机构管理、资质管理、全面预算管理、经济分析等经营工作计划经营管理中心分管副总总裁市场、客户、供方、合同，利润、工程回款、完成工程产值、费用、安全、工程项目主要结点进度、重点维修项目进度目标，成本分析等项目工程管理计划工程管理中心分管副总总裁质量、安全、设备的检查、监督，工程交底、教育、培训，创优，总体工程进度，客户投诉目标及应对，沟通管理等企业技术工作计划企业技术中心总工程师总裁技术方案、技术创新与应用、工法研究、专利管理、技术标准管理、体系运行的监审、信息化建设等财务工作计划财务管理中心财务总监总裁财务预算、财务稽核、财务分析、财务检查、各项报表与时间要求、应收账款、个人往来、预付账款管理与处置、融资借贷、其他重点工作等行政管理工作计划行政管理中心分管副总总裁行政检查和督察内容、用品采购、后勤、固定资产等主要报表和时间安排以及各部门计划实施的督办等人力资源工作计划人力资源中心分管副总总裁招聘、培训的需求分析与组织，薪酬、福利与部门考核，证书、人事关系、合同，大学生培养等监督审计工作计划监督审计中心总裁董事长制度监督、纪检监察，法律事务，应收款处理，战略、财务、流程、招投标等方面的审计备注：部门年度、月度计划需经集团领导审核、审批。精品文档可编辑的精品文档二、会议管理办法第一章总则第1条为规范公司会议管理，提高会议质量和效率，制定本办法。第2条本办法适用于公司各级、各类会议的组织和管理。第3条主要职责。1.集团领导：负责重要会议计划方案及会议纪要的审批。2.集团行政管理中心：负责会议计划方案的策划、落实以及会议的通知、考勤、纪律管理、后勤服务等。3.集团各中心：负责相关会议组织、召开、参与、准备及会议决定的落实等。第二章会议类型第4条固定会议。主要指公司级别的相对固定的大型综合会或专题会议等。会议名称召集部门会议周期参会人员议题和活动股东大会董事会年度每年4月股东、董事会成员、监事会成员；集团中高层以上管理人员和各分公司经理审议通过董事会、监事会工作报告以及财务工作报告公司年会企业管理中心年度春节前半个月左右分公司主要管理人员，获奖人员，部分项目经理，总部全员年度工作报告、年度表彰、年终聚餐经营工作会议经营管理中心半年度过年后和6月底各分公司经理、经营负责人、部分项目经理；集团总部各部门负责人经营工作总结及座谈财务工作会议财务管理中心半年度过年后和6月底集团财务部门全员各分公司财务负责人财务工作总结及座谈质安工作会议工程管理中心半年度过年后和6月底集团工程部门全员各分公司负责人工程质量、安全、创优的总结与座谈公司例会企业管理中心每周周一召开公司高管各部门负责人上周重大问题及部门计划执行情况等第5条非固定会议。指各种非固定的专题会议、接待会议、研讨会以及其他各种临时会议。包括信息化会议、接待上级主管主管部门与合作单位的会议，部门研讨会、培训会议等。第6条会议的形式。可分为现场会议、视频会议、电话会议等。年度、半年度的固定大型会议，需要现场参与；其他会议可根据情况灵活选择相应的会议形式，但应保证一定的现场会议次数。第三章会议计划第7条制定会议计划方案。按固定、非固定两类会议，行政管理中心做不同的计划方案。1.固定会议计划：行政管理中心可在每年年末制定第二年的会议计划（不含每周例会），填写《会议计划表》，并上报集团领导审批，在第二年年初公布计划。2.非固定会议计划：各会议组织部门需在每月25号前向行政管理中心呈报会议需求，填写《会议需求表》，行政管理中心收到会议需求后，进行统一规划，制定月度会议计划，填写《会议计划表》，并将方案上报集团领导，经协调确认审批后，行政管理中心负责在每月30号公布下月会议计划安排。3.每周例会固定在每周一上午9:00在公司会议室召开，特殊情况需变动的，应于上周周四发出下周例会变动计划的通知。第8条组织实施。行政管理中心负责协助其他部门组织会议，其他部门负责具体的会议计划实施，组织协调人员，主持召开会议。第9条计划控制。行政管理中心负责督促其他各部门执行会议计划，当出现临时突发状况，行政管理中心负责及时调整计划，合理安排，保证会议的顺利召开。第四章会议准备第10条公布会议通知。会议通知由责任部门提前3天拟定（大型会议需提前7天），责任部门按《会议通知》模板（附件3）填写好内容，通知的内容包括会议时间、参会人员、讨论主题、会议议程等，经部门负责人确认后发给行政管理中心，行政管理中心审核后进行公布。第11条会场安排。行政管理中心协助会议责任部门按照会议要求，负责会场准备，按照《会议准备确认表》准备好各类物品，责任部门负责人和行政管理中心负责人进行确认。对于电话会议和视频会议，应事先请公司系统管理员调试，确保设备正常运转。第12条会议室使用。会议室的使用由行政管理中心统一安排，行政管理中心负责安排清洁人员打扫会议室，保持会议室的干净、整洁。临时需用会议室的部门及人员要通知行政管理中心，行政信心中心进行登记，并准备相关物品，安排会后打扫。第13条参会人员、场地、住宿、用餐等事项确认。责任部门在会议通知发出以后在开会之前，必须安排专人负责会议场地、参会人员的确认工作。第14条参会人员预备工作。1.参会人员需按会议通知要求准备会议材料。材料内容包括上次会议决议的实施情况、上一阶段主要工作、下一步工作计划、拟提交讨论的议案等。2.参会人员如有重要材料容汇报，应提前至少一天发送给其他参会人员。3.不允许提出对于本次会议未准备讨论的议题或本部门内部协调即可解决的问题。第五章会议召开第15条会场纪律。1.准时出席，不迟到、早退、缺席；2.会议期间关闭通信工具或将通信工具设在振动位置，确需接听时，应到会议室外，切勿影响会议的正常进行。3.会议期间不准大声喧哗、交头接耳或打瞌睡；4.与会人员不准做与会议无关的杂事，不得在会场上随意走动。5.不泄露会议机密，妥善保管会议材料，不得向无关人员泄露会议内容。第16条签到。与会人员在《会议签到表》上签到，会议记录人员或会议组织部门指定专人对签到进行确认。第17条会议议程原则。会议组织者要明确会议议程原则，并向会议主持人和记录人等转达议程原则，以确保会议的有效进行。1.会议主持。会议由主持人负责引导会议进程，完成会议的各项议程。2.会议记录。组织者指定专人做会议记录，会议记录可采用录音、笔录、摄影等方式，以确保记录准确。重要会议应安排拍照，供公司新闻稿用。3.时间控制。主持人按照会议议程控制会议时间，会议记录人员对主持人做出提醒，经主持人提议可以适当延长会议时间。4.主题明确。会议围绕会议主题进行发言、讨论，主持人要确保主题明确，对跑题、偏题的发言要及时指出，会议记录人员对主持人做出提醒。5.形成决议。会议最后要形成决议或结果，由主持人确认。6.会议结题。主持人在会议最后做出总结，宣布会议决议或结果。第六章会后落实第18条会议材料的整理与存档。1.会议材料搜集、汇总。在会后1天内，会议发言人应将本人会议上所用书面材料的电子稿提交会议记录员和行政管理中心。2.会议纪要整理、发布。在会后2天内，会议记录员整理好会议纪要，提交给部门领导或集团领导审阅后，再交给行政管理中心，由行政管理中心负责发送给相关部门。3.存档、备案。行政管理中心档案管理人员，对会议材料和会议纪要进行归类存档，作为公司的知识资源。第19条决议落实。会议上形成的决议由相关主管部门负责督办、落实，决议的完成情况由监督审计中心负责监督、检查，并计入部门考核。第20条会议统计。行政管理中心每月3号之前汇总上月会议情况形成《每月会议完成报表》，内容包括会议计划与执行、会议考勤、纪律、会议决议等；及时收集会议决议的执行进度，并适时公布。第七章会议总结第21条会议管理总结。行政管理中心每个月对会议管理的实际情况做出总结，包括执行情况、问题、建议等，并根据会议管理经验，不断完善会议管理办法和流程。第22条会议运行总结。各部门应对会议的有效性进行总结，提出意见和建议，组织专题会议研讨会议召开的频次与方式、会后实施与监督办法，不断改进会议效率、质量。第23条会议中，各部门应对上一个周期会议上提出各项问题的解决情况进行反馈，有结果的反馈结果，没有结果的则反馈具体解决到哪一步，预计还有多少时间能完成，明确时间和主要推进步骤。第八章附则第24条本办法由集团行政管理中心负责起草、修订、监督执行及解释。第25条本办法经集团高层经营班子会议审议通过，自下发之日起执行。第26条附件：（1）会议计划表；（2）会议需求表；（3）会议通知；（4）会场准备确认表；（5）会议签到表；（6）每月会议完成报表。

附件1会议计划表年月会议计划表序号会议名称计划时间会议主题组织部门参会人员会场安排12345……制表部门：行政管理中心制表日期：审批：附件2会议需求表年月会议需求表序号会议需求预计时间会议主题参会人员会场要求12345……申报部门：申报日期：

附件3会议通知会议通知举办时间：会议主题：主持人：参会人员：会议议程1.约用时间：2.约用时间：3.约用时间：4.约用时间：5.约用时间：…会议总时间：会议组织者：发布者：发布日期：附件4会场准备确认表确认项准备（好√；未好×）确认（好√；未好×）会议议程原则确认（向主持人和记录人确认）会场引导牌会议公告牌会议横幅签到台签到单、笔会场座次布局铭牌摆放会议资料（议题、议程）资料袋（内装铅笔和记录纸）备用桌椅麦克风和播放系统投影仪、电脑视频与电话系统有线、无线网络电源插头和延长线白板、油性笔、板擦录音工具摄影摄像工具茶水、饮料水果、点心……签字准备人：确认人：

附件5会议签到表会议名称会议地点会议时间组织部门参会对象签到负责人序号参会人员签到备注12345……附件6每月会议完成报表序号计划会议实际召开会议决议落实部门监督部门执行进度12345……制表单位：制表日期：审阅：精品文档可编辑的精品文档三、文件管理办法第一章总则第1条为使集团文件管理工作科学化、规范化，确保文件在使用过程中不发生内容重复、遗漏等问题，便于文件的检索、存档，特制订本办法。第2条本办法适用于全集团范围内的文件管理工作。第3条本办法的主要关联制度有《公文管理办法》、《档案管理办法》、《文件、法律法规要求控制程序》等。第4条主要职责。1.集团领导：负责集团文件体系的总体规划和重要文件的审批。2.集团企业管理中心：负责集团文件发文审核及文件体系的策划和组织实施，包括管理手册、程序文件、记录格式和相关文件资料等的组织拟定、保管发放、管理控制；监督、指导集团各中心、各区域公司管理好相关文件、资料。3.集团行政管理中心：负责公文、档案类文件的整理、存档、废弃等工作。4.集团各中心：负责编制、修订、完善本部门承担的各项文件，并对文件的执行进行进行监督，收集反馈信息，不断完善文件管理。5.集团监督审计中心：负责策划文件管理的监督体系，并对文件的执行情况进行检查、提出改进意见。6.区域公司：负责执行集团下发的各项文件；收集所在地的相关法规与其他要求；建立健全本区域内部文件管理体系，并及时整理并反馈给集团企业管理中心。第二章文件的类别第5条文件的分类方式很多，为便于管理，本办法将文件分为公文、档案、体系文件、制度文件四大类。同一文件可以同时归属两个以上的文件类别，例如所有重要文件最终都归并为档案。第6条公文。1.定义：公文指公司在行政管理活动或处理公务活动中产生的，按照严格的、法定的生效程序和规范的格式制定的具有传递信息和记录作用的载体文件。2.分类：公文常见文种包括指示、决定、决议、通知、通告、布告、通报、报告、会议纪要、请示、申请、批复和函等。3.公文管理：包括公文的收发、传阅、督办和归档等，详见《公文管理办法》。第7条档案。1.定义：档案是指集团各部门、区域公司在各个历史时期的各项活动中形成的全部档案的总和。2.分类：档案包括纸质档案、电子档案、照片档案、磁性载体档案、实物档案等。3.档案管理：包括档案的收集、整理、归档和保管等，详见《档案管理办法》。第8条体系文件。1.定义：管理体系一般有质量、环境、职业健康安全等管理体系，俗称三大体系，是现代法定企业行业管理制度中的题中之义。2.分类：体系文件包括手册、程序文件、记录和操作规程等。3.体系文件管理：包括文件的编写、编号、更新和归档等，具体管理办法及文件内容，详见公司“三合一”管理体系。第9条制度文件。1.定义：指为了维护正常的工作秩序，保证公司各项政策的顺利执行和各项工作的正常开展，依照法律、法令、政策而制订的具有法规性或指导性与约束力的文件，是各种行政法规、章程、规划、管理制度、工作文件等的总称。2.分类：本办法将制度文件分为指令文件（规划、策划等）、管理文件（综合型管理办法）、流程文件（各类流程及其规范）、作业文件（说明书、工作操作手册等）和表图文件（各类统计图表、分析图表）。3.制度文件管理：包括文件的编写、编号、更新和归档等。第三章文件的管理第10条企业管理中心为集团文件的归口管理部门，负责建立健全文件管理制度，加强集团文件的统一协调与管理，保证集团文件管理工作高效运转。第11条集团各类发文在有效期内均实行受控管理。所谓受控文件就是指有效文件。有效文件是指正在执行的指导和安排公司工作的文件。第12条对于公司以文本打印的形式下发的文件，只有盖有受控章的文件在受控范围内，签收人不得复印，如因复印导致的执行非受控文件，造成的问题由执行人负责。第13条文件的使用部门应编制识别文件更改和现行修订状态的控制清单，以确保在使用场所能得到有效版本的适用文件。第14条管理手册和程序文件由企业管理中心统一编目、登记和管理。管理手册和程序文件属集团的机密文件，任何人不得外泄。第15条工程类文件由工程管理中心（区域公司工程部）控制。第16条集团企业技术中心负责及时核查（每半年一次）法律法规、标准、规范、图集等外来文件是否为现行有效版本，并及时将变更情况通知各有关部门和区域公司。地方性法规、规范、标准、图集等由区域公司技术部进行核查，并将变更情况通知集团及所属项目部。第17条企业管理中心负责及时评审（每年不少于一次）集团公司管理手册、程序文件、目标、指标和公司下发文件的有效性，并将变更情况及时以书面形式通知相关部门。第18条体系文件在实施中发现由于组织结构、产品、工作流程、法律法规等发生改变而变化时，由企业管理中心组织有关部门对原文件进行评审，以确定是否需要更新，文件若发生修改，则须经再次批准。第四章文件的编制与审批第19条文件格式要求。1.文件要有名称、编号、版本、实施日期、编修/审核/批准人等。2.文件的内容包括：目的、适用范围、职责、程序内容、相关记录等。3.文件应字迹清楚，标示明确。第20条管理手册由管理者代表组织编写，交企业管理中心复核，由行政副总审核，集团总裁批准。第21条体系文件由有关职能部门编写，部门负责人审核，交企业管理中心复核，行政副总批准。第22条施工组织设计和管理方案的编写与批准执行参照《施工组织设计、方案管理办法》、《施工组织设计编写与定期评审控制程序》和《管理方案编制及定期评价控制程序》。第23条工程管理文件由集团工程管理中心负责组织编写，交企业管理中心复核，集团总裁批准。第24条制度文件由各职能部门编写，部门负责人审核，相关部门会签，集团领导批准。第25条文件的审批人应对文件的适宜性和充分性进行审批。第五章文件的编号第26条公文的编号。公文由行政管理中心按文种统一进行编号，编号包括文种类别、顺序号和年份等信息，具体编号规则参见《公文管理办法》和《公司公文编号规则》。第27条档案的编号。档案采用多种方式进行编号，具体编号规则参见《档案管理办法》。第28条体系文件的编号。主要包括整合程序文件、质量管理体系文件、环境管理体系文件、职业健康安全管理体系文件、环境管理体系与职业健康安全管理体系整合的程序文件等，具体编号规则参见《文件、法律法规要求控制程序》。第29条制度文件的编号。1.编号规则：WYJS-□□□□-X□□-□□□□部门代号顺序号发布年号2.部门代号：以集团部门名称的前四个字拼音首大写字母表示。经营管理中心、工程管理中心、企业技术中心、财务管理中心、行政管理中心、人力资源中心、企业管理中心、监督审计中心的的代号依次为“JYGL”、“GCGL”、“QYJS”、“CWGL”、“XZGL”、“RLZY”、“QYGL”、“JDSJ”。3.文种代号：X表示文种代号，其中A代表“指令文件”、B代表“管理文件”、C代表“流程文件”、D代表“作业文件”、E代表“表图文件”。4.顺序号：以两位或三位阿拉伯数字表示，如01,02等，可按逻辑顺序排布，也可按时间顺序排布。5.发布年号：以公元纪年的四位阿拉伯数字表示，如2011，视情况可省略。第六章文件的发放与签收第30条文件发放前由文件发放部门提出文件发放范围，根据文件性质由相应一级负责人批准后方可发放，其中管理手册和程序文件由企业管理中心拟订分发名单，经管理者代表批准后分发，同时做好文件发放记录。第31条外来行政文件统一由行政管理中心负责控制，集团领导批示后进行传阅或转发。其他外来的管理性文件由行政副总批准发放范围，行政管理中心执行发放，或由行政管理中心把法规、标准等文件的名称、代号书面或在OA办公平台上通知有关部门、单位，由有关部门和单位自行购买收集。第32条国家、行业发布的有关建筑业法律法规、技术、质量标准、规范、图集，由集团企业技术中心把标准、规范、图集的名称、代号书面或在OA办公平台上通知有关部门、单位，由有关部门和单位自行购买。地方发布的有关建筑业法规、技术、质量标准、规范、图集等由区域公司收集，报企业技术中心备案。第33条施工图、施工图会审纪要、工程变更设计联系单，由区域公司技术部负责管理。第34条新文件的发放如涉及到原有文件的作废，应在新文件发放后立即废止，且废止日期须按废止的相关程序予以保管或销毁。第35条集团发放的文件必须办理签收手续。由行政管理中心提供《文件发放登记表》（见附件1）和《文件回收登记表》（见附件2），交相关收文人签收。第七章文件的保存第36条文件的保存形式。文件可以以书面形式或电子版形式保存，以电子版形式保存应有备份。第37条文件的原件由行政管理中心负责保存，副本由各部门负责保存。第38条文件要分类保存，便于阅览。查阅和借阅文件程序参见《档案管理办法》。第39条当文件被毁坏、污染、脱色时，应重新领取新文件，同时交还原文件。文件丢失时，向文件发放部门重新申请领取新文件。第八章文件的更改第40条文件需要更改时，应由更改提出人或更改提出部门负责人填写《文件更改申请表》（见附件3），说明更改原因，对重要的更改还应附有充分的证据。第41条文件更改的审批，应由原审批部门审批，当原审批人不在职时，可由接替其岗位的人员审批。第42条文件更改批准后，由文件归口部门实施更改。第43条外来文件的更改应直接由相关文件的归口管理部门，根据文件的有效性及时通知文件使用部门。第44条文件的更改/修订方式。1.划改：当更改内容不多时，由更改部门下达更改通知单，写明更改内容，由文件使用部门(人)在相应位置上划改。2.换页：当修改内容较多时，由文件发放部门对相应页重新打印后，与所有在用文件的相应页进行撤换，收回旧页。3.换版：当文件需多处更改时，并经多次更改，影响使用时，由发放部门重印新版，进行更换。4.文件更改次数以换页为准，局部划改可不作统计。换版则指文件整体换版，程序文件可以在特殊情况下进行单个文件换版。管理手册换版时，所有程序文件应随之换版。第45条文件版本修订状态。对于需要修订的体系文件、制度文件等，应在文件标头栏，按ISO9000标准标明文件的版本/修改状态，例如初版未修改文件的“版本/修改状态”为“A/0”，第4次修改后的“版本/修改状态”为“A/4”，第5次修改则需换版，“版本/修改状态”变为“B/0”。第九章文件的废弃与销毁第46条作废文件从各使用现场收回后，由归口部门填写《文件销毁审批表》（见附件4），文件归口部门负责人批准后，统一销毁。作废的管理手册和程序文件经行政副总批准后销毁。第47条若因法律或积累知识等需要保存和参考而保留的失效或作废文件，必须作好作废或失效的标识。第十章附则第48条本办法由集团企业管理中心、行政管理中心负责起草、修订与解释与监督执行。第49条本办法经集团高层经营班子会议审议通过，自下发之日起执行。第50条附件：（1）文件发放登记表；（2）文件回收登记表；（3）文件更改申请表；（4）文件销毁审批表。附件1文件发放登记表部门/区域公司/项目部序号文件编号文件名称发放部门发放编号签收日期经手人受控情况发放人：批准人：日期：年月日

附件2文件回收登记表序号文件编号文件名称回收部门回收编号签收日期回交人受控情况回收人：批准人：日期：年月日

附件3文件更改申请表部门：文件名称文件编号文件更改理由依据更改页码和条款原内容更改后内容更改申请人年月日原文件审核部门意见年月日原文件批准部门意见年月日

附件4文件销毁审批表部门：序号文件编号文件名称数量销毁理由销毁日期备注编制人：批准人：日期：年月日四、公文管理办法第一章总则第1条为进一步规范公司公文管理，促进公文制订、接收、发放及存档工作的程序化、制度化、标准化，确保国家、地方行业法规及公司政策、制度、工作指示、工作汇报等及时上传下达和跟进落实，提高行政工作效率和质量，制订本办法。第2条本办法适用于公司所有公文的收发、阅批、分转与归档等整个过程的办理与控制。第3条主要职责。1.集团领导：负责公文的审核、批示、签发等。2.集团企业管理中心：负责重要公文的起草、公文的审核、有关公文规范的制定；3.集团行政管理中心：负责公文的收发实施、传阅、督办、归档等。4.集团各中心：负责对相关收文的批办及本部门所发公文的起草与核稿等。第二章公文的类别第4条按照公文来源，将公文分为外来公文与内部公文两类。1.外来公文指政府部门、行业主管部门等外单位（转）发给公司的公文。2.内部公文指在公司内部使用的公文，包括集团下发的或下属各单位下发的规章制度、通知、通告、通报、任命、决定、计划总结报告、会议纪要和阶段性规定等。第5条按照公文收发的单位层级方向，将公文分为上行文、下行文、平行文三类。1.上行文，指各单位向上级单位或公司职能管理部门请求指示、汇报工作、反映情况、答复询问所用的公文，文种有“请示、报告”。2.下行文，指公司或公司职能管理部门向各单位下发的文件，文种有“指示、批复、通知、通报、决定、决议”等。3.平行文，指没有行政隶属关系或职能管理关系的各单位用于联系业务或往来活动的知照性文件，文种有“函”。第6条按照公文的文种，将公文分为正式公文与非正式公文。1.正式公文包括：决定、通知、通报、管理办法、条例、规定等。2.非正式公文包括：会议通知、会议纪要、工作联络函、临时授权委托书、请示、报告、申请等。第7条按照公文的保密等级划分，分为普通公文与保密公文。第8条常见公文文种的选用。1.指示：领导对下级单位布置工作，阐明工作、活动的指导原则。2.决定：对某些重要事项做出决定和对重大行动做出安排。3.决议：经过会议讨论通过，要求贯彻执行的事项。4.通知：传达上级的指示，要求下级办理或者知悉的事项，批转下级的公文或转发上级、同级和不隶属单位的公文，可带附件；对内部公布规章制度、人事任免以及其他需知照和共同执行的事项、计划、规划、规定等。5.通告：在一定范围内公布应当遵守或周知的事项。6.布告：对公众公布应当遵守或周知的事项。7.公告：向国内宣布重大事件。8.通报：表彰先进、批评错误、传达重要情况以及需要所属各单位知道的事项。9.报告：向领导、上级单位汇报工作，反映情况；重要会议的发言稿。10.会议纪要：经营分析会、总结计划会、工作例会、专题会议等重要会议的内容纲要、规定事项和工作指示等。11.请示：向领导、上级单位请示某项工作中的重要问题、明确某项政策界限、审核批准某些重要事项。12.申请：向上级或同级别请求批准一般事项。13.批复：答复下级部门（单位）的请求事项。14.函：平行单位间联系业务、洽谈工作或知照相关方；向无隶属关系的有关主管部门（单位）请求批准和答复审批事项。第三章收文管理第9条收文主体及范围。1.公司外来公文的收文工作由行政管理中心负责。外来公文主要分为业务收文（含建设集团业务及其他业务）、党委收文、工会收文三大类。2.公司内部公文的收文工作由相关业务部门办理，对重要公文应转交行政管理中心归档（参见《档案管理办法》）。第10条外来公文的签收。1.凡外来公启文件均由行政管理中心统一签收，并填写《外部收文登记表》。在签收和拆封时，要认真核对封口与邮戳。发现函件有异常应查明原因，做出相应处理。2.对于政府部门、行业主管部门等重要机构发来的机要文件要进行信封、文件、文号、机密编号的检查，发现问题要及时上报，并作异常登记。3.行政管理中心对各类收到的文件与资料进行分类编号，以利于统计和查阅。对政府来文、行业来文可作更细分类，并进行统一编号。第11条收文批办流程（走OA流程），相关工作标准详见《外部收文流程规范》。1.建设集团收文：集团机要秘书收文登记→行政管理中心主任填写办结时间→总裁批示→机要秘书发送传阅→各部门领导批办→机要秘书归档。2.党委收文：集团机要秘书收文登记→行政管理中心主任填写办结时间→行政副总裁审核→党委书记批示→机要秘书发送传阅→各部门领导批办→机要秘书归档。3.工会收文：集团机要秘书收文登记→行政管理中心主任填写办结时间→工会主席审核→党委书记批示→机要秘书发送传阅→各部门领导批办→机要秘书归档。第12条收文批办注意事项。1.效率意识。为加速文件运转，行政管理中心人员应根据文件紧急程度与重要度，及时发起OA流程；在领导批示后，督促各部门批办，并及时归档。2.保密工作。传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，任何人不得将重要文件带回家和公共场所，也不得将文件转借给其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露其内容。如需备查，应按照有关保密规定，并征得行政管理中心主任同意后，予以复印或摘抄，原件应及时归档、周转。第13条本公司人员外出参加会议带回的文件及资料，及时送交行政管理中心进行登记（参见《档案管理办法》）。第四章发文管理第14条发文主体。公司正式公文的发文工作由行政管理中心负责。各部门、各组织（党委、工会等）需要正式向上反映重要情况或向下安排布置重要工作要求发文的，向行政管理中心提出发文申请，并由行政管理中心发文。第15条发文范围。凡是以公司名义，由行政管理中心发出的文件、通告、制度、决定、决议、请示、报告等，均属于发文范围。第16条发文批办流程（走OA流程），相关工作标准详见《内部发文流程规范》。1.建设集团发文：部门发起人→部门负责人审批→业务分管领导审批→企业管理中心主任核稿→总裁签发→董事长签发→行政管理中心主任填写办理意见→行政管理中心编号、打印分发→行政管理中心归档。2.党委发文：企业管理中心主任起草→行政副总裁核稿→党委书记签发→行政管理中心编号、打印分发→行政管理中心归档。3.工会发文：企业管理中心主任起草→工会主席核稿→党委书记签发→行政管理中心编号、打印分发→行政管理中心归档。第17条发文格式要求。行政公文一般有公文版头、发文字号、标题、主送单位、正文、附件说明、生效日期、版尾（主题词、抄送单位、印发说明、页码），见《公文格式模板》（详见附件1-10）。1.版头。在公文首页正上方为红色方正粗宋字体，字样为“**建设集团股份有限公司文件”或者“**建设集团股份有限公司××委员会文件”，代表公文属性，如“**建设集团股份有限公司工会委员会文件”。2.发文字号。字号由三部分组成，前面用“**建设××”表示公文类别（详见附件13《公司发文编号规则》），中间为年份，后面为本年份该类公文的顺序编号，如“**建设〔2011〕12号”。3.标题。指精炼、准确概括公文主要内容的纲要性文字，末尾应含文种，整个标题中一般不含标点符号（除颁发规章制度或转发其他公文时加书名号、并列单位间加顿号外），如“关于××季度质量、安全大检查通报”。4.主送单位。在标题下，顶格写明主送对象，末尾加冒号，如“各区域公司、项目部：”。除下行文和平行文之外，上行文一般只有一个主送单位。5.正文。指公文的正式内容，应层次分明，条理清晰，并以规范字体、字号书写。6.附件说明。公文如有附件，应紧接正文（正文下间隔一行，行首空一格）标明附件的顺序号、名称。附件应在版尾后另起一页，并尽可能与公文正本装订在一起；如篇幅较长或版式复杂的，可分开装订，并在附件首页的左上角注明发文字号。7.生效日期。生效日期需另起一行，用汉字注明年月日（如二〇××年六月十九日）。生效日期距右侧4个汉字距离。8.版尾。版尾内容在公文末尾，一般有四行：第一行为关键词，各关键词之间空一格；第二行为抄送单位，各抄送单位之间以顿号隔开，末尾用句号；第三行为印发单位（一般写公司全称或公司的某个组织）及印发日期（如20××年6月19日印发）；第四行写明印发份数，靠右排列。9.页码：公文超过3页，应在文档底部靠右标明页码，页码左右两侧无需加横线。第18条发文批办注意事项。1.各类文件的起草者，应注意公文内容的严密性与格式的规范性，起草完毕后应先确认无明显疏漏后，再发起OA流程进行批办。2.行政管理中心在应对公文进行规范排版，再行打印分发；分发时严格按既定发文范围进行发放。第五章其他管理第19条公文的记录、统计与归档。1.记录。行政管理中心应及时在办公自动化（OA）系统上填写《外部收文登记表》（附件11）、《内部发文登记表》（附件12），按公文形成的时间顺序，结合事由进行排列编号，并填写文件目录。目录内容包括序号、文件名称、类别、页数、时间（接收、发放等）、文件编号、使用部门/签收人员、备注等项目，形成系统的收文与发文台帐。2.统计。行政管理中心应定期对收发的公文进行数量、批办所用时间等项目进行统计分析、总结，不断提高公文办事效率与效能。3.归档。所有具有保留和备查作用的公司文件，行政管理中心必须整理归档（参见《档案管理办法》），统一保管。第20条各部门参与的公文工作。1.各部门对外部收文的批办过程中，应及时记录、总结相关问题，将重要情况向公司领导汇报并通告相关部门。2.各部门对所发起的公文，负有督促执行与过程监察的职责，对执行过程中发生的问题及时记录、总结，对重要情况应向公司领导汇报并通告相关部门。3.各部门应对本部门所参与的公文进行分类统计，视文件保密等级对有关文件存根备查。第六章附则第21条本办法由集团企业管理中心、行政管理中心负责起草、修订、监督执行及解释。第22条本办法经集团高层经营班子会议审议通过，自下发之日起执行。第23条附件：（1）公文式样一[集团下行文]；（2）公文式样二[集团上行文]；（3）公文式样三[集团公司会议纪要]；（4）公文式样四[集团公司函]；（5）公文式样五[集团公司日常通知]；（6）公文式样六[区域公司下行文]；（7）公文式样七[区域公司上行文]；（8）公文式样八[区域公司会议纪要]；（9）公文式样九[区域公司函]；（10）公文式样十[区域公司日常通知]；（11）外部收文登记表；（12）内部发文登记表；（13）公司发文编号规则。附件1公文式样一[集团下行文]0000001机密★1年特急**建设集团股份有限公司**建设〔20××〕××号**建设集团股份有限公司关于××××××××××××的通知××单位：（主送单位）××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。一、×××××××××××××××××××（一）××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。1.××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。（1）××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。（正文）附件：1.×××××××××××××2.×××××××××××××二〇××年×月×日主题词：××××通知抄送：××，××，××。（共印×份）

附件2公文式样二[集团上行文]**建设集团股份有限公司**建设〔20××〕××号签发人：代用名**建设集团股份有限公司关于××××××的请示浙江省建筑业管理局：（主送单位）××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。一、×××××××××××××××××××（一）××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。1.××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。（1）××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。（正文）附件：1.×××××××××××××2.×××××××××××××二〇××年×月×日（联系人：×××，电话：×××）主题词：××××请示抄送：××，××，××。（共印×份）附件3公文式样三[集团公司会议纪要]**建设集团股份有限公司**建设纪要〔20××〕×号二〇一一年×月×日签发人：代用名××××××××会议纪要会议时间：召开地点：主持人：出席人员：列席人员：缺席人员：记录人：××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××，×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××，×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××，×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××，×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××，×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××，×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。主题词：××××会议纪要抄送：×××，××，××，××。分送：×××、×××、×××、×××、×××、×××、×××、×××、×××。（共印×份）附件4公文式样四[集团公司函]**建设集团股份有限公司**建设函〔20××〕×号关于××××××××的函××××××：××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××，×××××××××××××××××××××。×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××，×××××××××××××××××××××××××××××××××××。二〇××年×月×日主题词：××××函抄送：×××，××，××，××。（共印×份）附件5公文式样五[集团公司日常通知]**建设集团股份有限公司**建设通知〔20××〕×号关于××××××××的通知××××××：×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××，×××××××××××××××××××××××××××××××××××。×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××，×××××××××××××××××××××××××××××××××××。二〇××年×月×日主题词：××××通知抄送：×××，××，××，××。（共印×份）附件6公文式样六[区域公司下行文]0000001机密★1年特急**建设集团股份有限公司**×建〔20××〕××号**建设集团股份有限公司××公司关于××××××××××××的通知各×××：（主送单位）××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。一、×××××××××××××××××××（一）××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。1.××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。（1）××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。（正文）附件：1.×××××××××××××2.×××××××××××××二〇××年×月×日主题词：××××通知抄送：××，××，××。（共印×份）附件7公文式样七[区域公司上行文]**建设集团股份有限公司**××〔20××〕××号签发人：代用名**建设集团股份有限公司××公司关于××××××的请示**建设集团总部：（主送单位）××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。一、×××××××××××××××××××（一）××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。1.××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。（1）××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。（正文）附件：1.×××××××××××××2.×××××××××××××二〇××年×月×日（联系人：×××，电话：×××）主题词：××××请示抄送：××，××，××。（共印×份）附件8公文式样八[区域公司会议纪要]**建设集团股份有限公司**×建纪要〔20××〕×号二〇一一年×月×日签发人：代用名××××××××会议纪要会议时间：召开地点：主持人：出席人员：列席人员：缺席人员：记录人：××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××，×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××，×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××，×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××，×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××，×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××，×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。主题词：××××会议纪要抄送：×××，××，××，××。分送：×××、×××、×××、×××、×××、×××、×××、×××、×××。（共印×份）附件9公文式样九[区域公司函]**建设集团股份有限公司**×建函〔20××〕×号关于××××××××的函××××××：××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××，××××××××××××××××××××××××××××××××××××。××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××，××××××××××××××××××××××××××××××××××××。二〇××年×月×日主题词：××××函抄送：×××，××，××，××。（共印×份）附件10公文式样十[区域公司日常通知]**建设集团股份有限公司**×建通知〔20××〕×号关于××××××××的通知××××××：××××××××××××××××××××××××××××××××××××××，×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。××××××××××××××××××××××××××××××××××××××，×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。二〇××年×月×日主题词：××××通知抄送：×××，××，××，××。（共印×份）附件11外部收文登记表序号收文日期文件类别来文单位文件名称文件字号文件生效日期承办部门归档文号备注附件12内部发文登记表序号发文日期文件类别起草部门文件名称文件字号文件生效日期主送单位抄送单位备注附件13：公司发文编号规则一、公司各部门及区域公司发文代字和编号规则序号单位名称代字文件编号1**建设集团股份有限公司**建设**建设〔××〕×号2董事会**建设董**建设董〔××〕×号3股东大会**建设股**建设股〔××〕×号4监事会**建设监**建设监〔××〕×号5工会**建设工会**建设工会〔××〕×号6党委**建设党**建设党〔××〕×号7团委**建设团**建设团〔××〕×号8集团总部会议纪要**建设纪要**建设纪要〔××〕×号9集团总部函**建设函**建设函〔××〕×号10集团总部日常通知**建设通知**建设通知〔××〕×号11大区域公司**×建**×建〔××〕×号12大区域公司会议纪要**×建纪要**×建纪要〔××〕×号13大区域公司函**×建函**×建函〔××〕×号14大区域公司日常通知**×建通知**×建通知〔××〕×号二、未涉及的发文编号，由企业管理中心统一编制和规定。五、档案管理办法第一章总则第1条为加强公司档案管理，保证档案管理的有效性、规范性，理顺工作程序，明确工作职责，使档案工作更好地为企业经营管理服务，特制订本办法。第2条本办法适用于集团总部及区域公司档案管理工作，财务档案管理须参照财务有关制度实行。第3条本办法所称档案是指集团各中心、区域公司在各个历史时期的各项活动中形成的全部档案的总和。包括纸质档案、电子档案、照片档案、磁性载体档案、实物档案等都是企业档案的有机组成部分，应根据其自身特点妥善管理，统一归档。公司全体员工有保护档案的义务。第4条主要职责。1.集团行政管理中心：负责集团档案管理工作规划、计划及规章制度的编制、实施工作；负责集团档案的收集、整理、归档、保管等管理工作。2.集团各中心：负责本中心档案的收集、整理、存档与借阅审批等工作；指导、督促、检查各区域公司对口业务部门的档案管理工作。3.区域公司：负责做好本公司档案的积累、收集、整理、保管和利用工作；接受集团行政管理中心的统一指导与监督，并定期向行政管理中心汇报档案管理工作情况。第二章管理体制第5条公司档案管理工作坚持集中统一领导、分级保管的原则，进行网络化管理，即集团公司收文、发文及经营活动中形成的资料由集团公司档案室归档；区域公司的职能部门形成的文件材料按规定移交各区域公司档案室。第6条集团行政管理中心设立档案室，负责公司档案的集中统一管理，并对各中心/区域公司的档案工作进行指导、监督和检查。第7条每个中心/区域公司指定专人（兼职）负责本中心/区域公司的资料的收集和整理，档案资料收集、整理的第一责任人为各中心/区域公司指定的档案负责人，第二责任人为中心/区域公司负责人。第8条日常管理工作中形成的文件材料应由具体承办人负责积累、整理，并移交给行政管理中心档案管理员。第9条集团行政管理中心档案管理具体职责。1.负责集团的档案管理工作，定期或不定期对档案管理情况进行检查，及时协调解决档案管理工作中的问题，确保集团档案管理相关制度的贯彻、执行和档案管理工作的有序开展。2.负责集团档案管理工作规划、计划及规章制度的编制、实施工作。3.统一管理集团的档案资料，做好档案的收集、整理、立卷、归档、保管和开发利用工作。4.定期进行档案的检查核对工作，保证公司档案妥善管理、有序存放和档案的完整、安全。5.及时对超期保管的档案提出处理意见，做好档案的销毁工作。6.参与集团及区域公司企业产权变动档案的处置工作。7.及时总结档案管理工作情况，向集团汇报档案管理工作，提出档案管理工作的意见和建议。8.协调、监督、指导集团总部各中心、区域公司相关人员按照归档要求完成文件的整理和归档工作。9.组织对区域公司档案管理人员进行业务培训，负责对区域公司档案管理工作情况进行检查和考核。第10条区域公司档案管理具体职责。1.区域公司要指定专门的机构或档案管理工作人员，认真做好本公司档案的积累、收集、整理、保管和利用工作，并对公司的档案管理工作进行监督和指导。2.区域公司所属项目工程项目竣工验收活动结束后，工程、技术部门将有关资料收集齐全，整理完善，及时呈报集团工程管理中心审核，并移交区域公司档案管理部门。3.区域公司应重视档案管理工作，建立健全科学的档案管理制度；为便于对档案的有效利用，应采用先进技术，配备必要的设备设施，从而实现档案管理的现代化，以防止档案破损、褪变、霉变、虫蛀和散失，确保档案的安全和完整。4.区域公司档案管理工作人员应积极参加集团组织的档案培训及其它有关档案管理工作的各项活动，并定期向集团行政管理中心汇报档案管理工作情况。如档案管理工作人员发生变动时，应及时向集团汇报。第三章文件材料的形成和归档第11条档案的收集。档案资料是指过去和现在的公司各级部门、员工从事业务所形成的文件、会议资料、申报资料、经营业务合同、科技技术资料、会议审计资料等，形式可为光盘、照片、荣誉实物、证件等不同的载体。集团各中心、区域公司及其他下级单位应及时向集团行政管理中心移交有关档案资料。第12条归档时间：1.党群工作、行政管理、劳动人事、生产经营管理等方面的文件材料（包括电子文件）在次年的1月份前归档。2.财务类档案五年一归，期间由财务管理中心负责档案管理。3.审计类档案，由审计部门整理成册（包括电子目录），次年3月底前归档。4.经营管理档案(包括电子文档)在次年的1月底前将应归档的文件材料整理成册向档案室归档。5.实物类证书如奖牌、奖状、证书、营业执照证件类都随时归档。6.载体类（报刊、照片、光碟），在次年的1月前将应归档的电子文稿统一整理打包向档案室移交归档。第13条归档要求：1.归档的文件材料必须齐全完整，照片、录音、录像带、电子文档等必须同其详细的文字说明材料一起归档。2.归档的文件材料必须是原件，必须易于长久保存，同时要保证图像清晰、字迹工整，审查签字手续完备，禁用铅笔、圆珠笔、复写纸。3.凡与集团公司产权、资产和重大活动有关的档案，由该发生直接关联关系的分子公司整理归档，同时报集团行政管理中心档案室备存。4.归档的案卷由档案管理员统一编制案卷目录，案卷目录一式两份，一份由档案管理员存档，另一份由归档部门留存，任何个人不得据为己有或拒绝归档。第14条归档范围：各相关单位应当注意收集各种门类和载体的文件材料，重点收集资产产权、商业信誉、知识产权、合同协议、客户信息和企业文化等方面的文件材料。集团公司将根据有关规定划分密级和保管期限。公司文件材料的归档范围主要包括：1.党群工作形成的文件材料：包括党务、工、青、妇，商会、协会等工作形成的文件材料。2.行政及企业管理工作形成的文件材料：包括企业筹备期的可行性研究、申请、批准，企业章程，股东大会、董事会、监事会会议，企业机构设置及变更，行政及法律事务，公证、审计，人事任免等工作形成的文件材料。3.经营管理工作形成的文件材料：包括企业改革、经营战略决策，计划与统计工作，资产管理，知识产权和商业秘密，企业信用管理、形象宣传，合同管理，财务管理，物资管理，营销管理，境外经营管理以及招投标项目管理等方面的文件材料。4.生产技术管理工作形成的文件材料：包括生产准备、组织、调度工作，质量管理、检测、控制工作，能源管理，企业管理现代化和信息化建设，科技管理，生产安全和消防工作，事故分析与处理，交通管理，环境保护、检测与控制，危险源辨识、风险评价与控制，计量工作，标准化工作等方面的文件材料。5.基本建设项目形成的文件材料：包括基建项目和技术改造项目的可行性研究、立项、勘探、测绘、招标、投标、征迁、设计、施工、监理、竣工验收、评奖创优、使用、维修、改扩建等方面的文件材料。6.工程管理形成的文件材料：包括工程招投标形成的文件材料、开竣工报告、施工许可证、施工组织设计、技术交底、图纸会审记录、工程定位记录、地基验槽记录、桩基施工记录、工程变更设计联系单、各原材料出厂证明、质量报告、技术复核记录、沉降观测记录、结构吊装记录、施工日记、砼施工日记、工程质量验收记录、水电、暖通、消防、玻璃墓墙、电梯工程资料、竣工验收证明、竣工图纸。7.设备仪器管理形成的文件材料：包括购置设备仪器的立项审批、购置合同，设备仪器的开箱验收或接收、安装调试、使用、维护和改造、报废等方面的文件材料。8.会计工作形成的文件材料：包括会计凭证、会计账簿、财务报告及报表等方面的文件材料。9.人力资源管理形成的文件材料：包括员工基本信息、劳动合同、职工履历、工资、考核、技能评定、专业技术职务评聘、社会保险与公积金、培训等方面的文件材料。10.公司重大活动、会议相关的策划方案、发言人报告，以及相关的摄影、录音、录像等各种形式的材料。11.公司人员外出参与会议、讲座、培训带回的文件及资料。12.其他对国家、社会和企业有保存价值的各种载体的文件材料。第15条档案的密级。档案的保密等级分为“绝密”、“机密”、“秘密”和“内部”等四种。1.“绝密”是保密内容的核心部分，包括在一定时期、一定范围内需要绝对保密的，一旦泄密会使公司遭受严重危害和重大损失。2.“机密”是保密内容的重要部分，包括在一定时期，一定范围内需要保密的，一旦泄密会使企业遭受较大危害和较大损失。3.“秘密”是保密内容的一部分，一旦泄密会使企业遭受较大危害和较大损失。4.“内部”是没有对外的文件，只限于内部有关人员使用。第四章档案管理第16条档案的分类与编目。1.档案的分类是以公司全部档案为对象，由行政管理中心组织所有部门对档案进行分类，形成档案分类大纲，并按档案分类大纲进行编号。2.档案管理员对接收的各类归档材料及档案要及时地进行登记，并编制案卷目录。第17条档案的保管。1.档案室必须有专门档案库房，配备专用的档案柜架，并且具备防火、防盗、防潮、防尘、防有害生物等安全措施。2.档案管理员要定期对档案进行检查、清点，发现有破损、虫蛀、褪色等现象时应及时修补、复制或进行其他技术处理。第18条归档材料及档案的移交。1.档案管理员接收归档