企业内控应用手册合同管理-流程描述

公司名称xx地产（集团）股份有限公司流程名称合同管理流程描述本流程涉及制度《xx地产（集团）股份有限公司合同管理规定》流程总述本流程包含以下内容及主要步骤：合同管理体系建设与职能设置、合同订立与审批、合同执行与跟踪、合同的变更或解除、合同纠纷管理、合同档案管理。本流程旨在规范公司合同管理，强化合同各控制环节的管理。主要涉及部门有：投资管理中心、办公室、相关业务部门。业务环节合同管理体系建设与职能设置合同订立与审批合同执行与跟踪合同的变更或解除合同纠纷管理合同档案管理1.合同管理体系建设与职能设置1.1合同管理体系建设公司制定了《合同管理规定》，明确投资管理中心为合同归口管理部门，对合同洽谈、合同拟定、合同审核与签订、合同存档与使用、合同履行及合同结算等合同管理的关键环节进行规范。1.2合同管理职能设置投资管理中心为合同的归口管理部门，负责机关本部及下属一级公司的项目拓展合同审核、编号及履行监控管理。办公室/行政部下属的资料室负责合同的归档管理。2.合同订立与审批2.1合同相对方资质调查合同订立前期，合同经办部门通过索取营业执照、税务登记证、法人身份证复印件等资料对合同对方的主体资格、信用状况等进行评估。2.2合同谈判初步确定拟签约对象后，由合同经办部门牵头，组织相关人员根据拟定的谈判策略、谈判方案与对方进行合同谈判。对于影响重大、涉及较高专业技术或法律关系复杂的合同，合同经办部门邀请公司法律事务部、财务等专业人员参与谈判，必要时聘请外部专家参与相关工作。投资管理中心在现有合同管理制度的基础上，完善重大合同的管理要求，并监督合同经办部门实施：（1）以现有归档合同为基础，对其进行分析与总结，从业务重要性及涉及金额方面，对重大合同范畴进行界定；（2）要求合同经办部门对重大合同的谈判过程进行记录，形成《重大合同谈判纪要》，明确纪要的格式及需记录的内容，作为合同签批的附件一并存档；（3）明确重大合同借阅审批程序。2.3合同文本拟定双方就合同主要条款协商一致后，由相关部门拟定/审查合同文本。公司目前合同文本来源主要为以下两类：（1）标准文本合同：投资管理中心/法律事务部针对公司常用及主要合同类型，拟定标准文本，下发下属一级公司反馈意见，修改完善后提交机关本部各中心反馈意见，进一步完善后提交各副总经理、总经理和董事长审批，形成集团层面的标准文本合同并上传至成本管理系统，下属一级公司根据实际情况做调整并反馈至机关本部法律事务部审核，审核通过后形成各公司的标准文本合同。（2）非标准文本合同：合同经办部门拟定合同文本，投资管理中心/法律事务部提供参考意见。2.4合同审批合同经办部门填写《呈批件》/《文件传阅单》并附合同草案，报业务主管中心领导、业务主管中心分管领导、投资管理中心/法律事务部、投资管理中心分管领导、总经理审批。总经理判断属于重大合同的，还需提交董事长审批。2.5合同签署合同文本经审批通过后，由法定代表人或其授权代表人与合同相对方签署合同。2.6合同用章办公室/行政部资料室公章及合同专用章保管员核查《呈批件》/《文件传阅单》的审批完整性，并确认是否盖有投资管理中心/法律事务部的“审核章”，核对无误后在合同原件及相关附件的公司署名处加盖公章或合同专用章。3.合同执行与跟踪3.1合同履行进度监控投资管理中心/法律事务部对合同进行编号，并建立电子化的合同管理台帐，对合同进行分类管理。合同管理台帐详细记录合同的类型、编号、金额、签订日期及履行进度，实现对合同情况情况的动态监督。3.2合同履行定期评估投资管理中心对机关本部合同及下属一级公司的重大合同（项目拓展类）履行情况进行监控，每年年末开展一次合同履行情况综合评估，形成《合同履行情况报告》，经投资管理中心负责人审核后，提交分管领导和总经理审阅。报告内容需包括：（1）合同签订及履行的总体情况；（2）合同履行过程中出现的问题及原因分析，比如合同纠纷、法律诉讼、合同结算异常等问题；（3）针对突出问题的防范措施，是否可以在合同对方调查及合同审核环节采取防范措施，为后续合同管理提供借鉴。3.3合同结算合同经办部门根据合同约定，填写《结算单》，提交中心领导、投资管理中心、财务总监及总经理审批。4.合同变更或解除当发生合同变更或解除事项或合同的继续履行将影响公司的利益时，合同经办部门经办人收集合同变更/解除的资料或原始记录，并根据合同等相关管理制度规定的时限和方式，提出变更/解除申请，与合同对方签订《补充协议》或《解约协议书》，相关审批流程同合同签订审批流程。5.合同纠纷管理发生合同纠纷时，合同经办人及时调查了解原因及有关情况，向相关部门负责人通报，同时向法务人员、分管副总、总经理报告。如果能够协商解决，根据协商结果签订《补充协议》继续合作，或签订《解约协议书》中止合作。如果需要提请仲裁或诉讼的，由法律事务人员提交专项说明，并以《呈批件》的形式，提交投资管理中心负责人、分管副总、总经理和董事长审批。6.合同档案管理6.1合同归档办公室/行政部针对合同的归档、借阅建立单独的电子化台帐，方便查询及核对。投资管理中心/法律事务部与办公室/行政部定期核对合同台帐，对出现差异的合同进行检查，确保合同归档的完整性。6.2合同借阅借阅合同时经办人需要填写《合同文件借阅申请表》，清楚地列明借阅原因、借阅时间、借阅内容、借阅人等内容。借阅申请须得到经办人部门负责