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湖南大学结算中心管理系统方案

深圳市拜特科技有限公司2002年12月12日目录TOC\o"1-3"\h\z湖南大学财务结算中心系统建议方案一、湖南大学财务结算中心现状分析：湖南大学下辖两个校区，下属结算单位共计20多家，如何管理好这些湖南大学的资金呢？早在1992年初，湖南大学就成立了财务结算中心，肩负着整个湖南大学“钱掌柜”的责任。湖南大学领导十分重视企业信息化建设，充分发挥学校资源，1996年就实现了结算中心的电算化管理，迄今一直沿用本校开发的一套结算系统（含代发工资系统）。近年来，随着湖南大学规模的不断扩大，结算中心业务迅猛增加，现有系统由于：第一，系统严重老化，由于当时是在DOS平台上开发，现在几乎到了无法维护的状态；第二，功能偏简单，如报表的编制、银行对帐、票据的填写等仍然是用手工操作，工作效率低下，而且容易出错；第三，由于整个系统未实现内、外部网上结算，增加资金在途时间，记帐重复录入，效率低下；第四，两个校区的结算业务，由于距离分割，无法形成一个完整的结算体系等方面的原因严重地滞碍了湖南大学结算中心工作。基于这样一种现状，湖南大学在积极寻求一套更具实用性、前瞻性的系统软件来满足结算业务、结算中心管理的需要。深圳市拜特科技有限公司正是基于集团公司对资金管理的需求，在支持国内上百家集团企业（如TCL集团、美的集团、中山大学、暨南大学、省电信集团、三九集团、省交通集团….）成功应用的基础上提出一种新型的资金管理模式，来适应集团企业资金管理发展的新需求，从而更好监控、管理好资金，降低资金成本，提高资金使用效率，增强企业的竞争能力。公司的技术总监胡德芳先生早在80年代成功主持新疆农业银行的通存通兑系统，92年主持开发深圳市工商银行的结算系统，94年主持华商银行系统。同年，推出国内第一套集团结算中心软件系统。胡总根据多年的研究经验于99年出版发行了【企业集团财务结算中心与计算机系统】，该书成为众多集团结算中心管理的指导书。拜特公司把自身的发展与集团企业的发展紧紧地联系在一起，针对湖南大学的现行管理，提出一整套适合湖南大学资金管理的咨询服务和解决方案。二、解决方案：1.拜特提供的管理模式：资金管理部门：财务结算中心“企业管理以财务管理为中心，财务管理又以资金管理为核心”，资金管理实行“集中管理，统一开户，分户核算”的原则，由事后管理改变为事前、事中管理，是目前众多企业的核心管理理念。在日益激烈的市场竞争中，为控制管理成本，追求利润的最大化，众多集团企业相继成立了财务结算中心，并发挥了巨大的作用：肩负起下属企业银行业务的结算；有效监控资金流向，防止资金体外循环；发挥资金“蓄水池”作用，提高资金利用率，减少银行贷款规模；代表集团向银行筹措资金，对下属企业调剂资金；为集团资金需求定制计划；为集团领导提供决策依据；为下属企业提供方便快捷、优质的结算、信贷等服务。2.湖南大学资金管理结构图：湖南大学开户行（工行、中行、建行或其它银行）湖南大学开户行（工行、中行、建行或其它银行）付款收款付款收款网上结算网上结算付款收款柜台帐务付款收款柜台帐务领导查询领导查询湖南大学结算中心柜台结算（南、北区）票据打印湖南大学结算中心柜台结算（南、北区）票据打印银行对帐银行对帐代发工资付款通知代发工资付款通知其他系统内部网上结算其他系统内部网上结算付款通知付款通知湖南大学下属结算单位湖南大学下属结算单位图一通过外部网络传输湖南大学开户银行通过外部网络传输湖南大学开户银行人工跑银行办理人工跑银行办理数据中心数据中心通过内部网络传输通过内部网络传输人工跑柜台办理北区结算中心南区结算中心人工跑柜台办理北区结算中心南区结算中心结算成员结算成员结算成员结算成员结算成员结算成员结算成员结算成员图二南北两个校区均可办理结算业务和代发工资业务内部网络模式：如果湖南大学内部本身有一个局域网，下属企业和结算中心都连在此局域网内，那么只需在成员单位电脑上安装内部网上银行软件即可，这样能很方便的做到收、付、查询的实时性。（可采用人工与网络传输两种方式并行）内部网上银行的安全防范：功能上的安全措施：下属企业使用内部网上银行系统前，必须要结算中心开户，没开户的单位不能使用。使用人员的代号由结算中心开设，每人有自己的密码，使用人员分录入、审核和查询三类。每个下属企业只能使用和查询自己的帐号，录入员只能录入付款数据，审核员只能审核录入的付款单，没有审核的数据结算中心不可以付款，对于已审批的付款单录入员不能修改。外部网上银行接口：可采用人工与网络传输两种方式并行附：1999年的下半年，我们在美的集团正式推出了内部网上银行，到目前为止，美的集团有50多家成员单位开通内部网上银行；TCL集团开通35家；大亚湾财务公司30多家；韶钢集团有60家；湖南岳阳石化集团有60家；广东省纺织集团有25家；广东省交通集团有60家；中电集团有10多家；物质集团有10多家。目前大亚湾财务公司和省交通集团的第二期工程中，还有几十家成员单位即将开通。从99年正式推出至今，所有使用内部网上银行的集团，下属单位有90%的付款是通过内部网上银行进行结算的，并且没有一例因为网上付款错误而引起的纠纷，成员单位能更及时的了解到自己的收款，更方便的查询自己帐户的结算明细。3.系统软件模块3.1柜台帐务处理系统柜台帐务处理系统是拜特资金结算软件的核心和基础，供柜台结算人员使用，它处理从原始凭证录入到明细帐、总帐的登记，到利息的计算以及各种报表的输出。柜台帐务处理系统是多用户系统，能处理多币别业务，每一笔帐务的发生记录到帐户上，采用录入员记帐、复核员重复录入复核的帐务处理方式，每天做日终、每月要进行月终，每月（或每季度）的21号进行计息，月底和年底都有相应的内部结转。柜台帐务处理系统按功能不同主要分为系统设置及维护、开销户、凭证处理、复核、当天帐、日终、计息、报表（资产负债表、港口费现款收入汇总表、法人内单位收支情况表、资金用途收支明细表、资金流动状况表）及帐页、查帐等几大模块。3.2银行对帐系统集团结算中心的账都是记录在柜台账务系统中，柜台账务系统有专门的功能将中心的银行账详细的有规则的输出保存在几个表中，银行对账系统设有专门的导入数据接口，能使用户轻松的将银行的数据导入到系统中，系统会自动对账产生余额调节表，并能方便的让用户查询、修改、调整对账数据。系统还可以根据客户的需求设置为每日或每月对账。3.3银行票据打印系统银行票据打印系统是“拜特资金结算软件”中的重要组成部份，它主要根据柜台帐务处理系统记帐的数据自动套打出银行支票、送票单、电汇单、汇票委托书、信汇单等银行票据。并具有重要空白凭证管理功能，银行票据打印后，自动将票据号填写到相应的明细帐中，并改变银行票据的状态。银行票据打印系统能让用户自行定义银行各种票据的打印格式，无论银行的票据格式怎么更改，用户都只需做相应的调整即可。此系统是“拜特资金结算软件”中最能节省用户时间和人力的系统之一，以前要5、6分钟填写票据，现在只需将票据放入打印机几秒钟即可完成。3.4领导查询及分析系统领导查询系统是为方便集团主管领导查询集团结算中心的运作情况而设计的。领导查询除提供查询常用报表、帐户余额、资金头寸外，还提供一定的分析数据以帮助领导决策。3.5代发工资系统代发工资子系统主要用于处理成员单位代发工资事项。包括帐户的开立、工资数据的录入、取款、计算、活期转定期等，其工资数据既可通过工资数据盘转入，也可由工作人中输入。代发工资的成员单位需按一定的数据格式产生好工资盘，代发工资子系统接收工资数据盘的数据并转到指定的储蓄帐户上。它每天结帐后所产生的记帐传票作为基本帐务子系统的记帐传票，与其他传票一起作为当天的传票参加帐务的平衡及过帐。（采用存折形式）3.6集团内部网上银行软件系统（内部网上银行主系统、内部网上银行子系统）实现集团结算中心与下属企业的网上实时收付款，实时付款、实时查询、实时对账、实时下载等功能。4、岗位设置建议其岗位建议如下：主任：管理全面工作柜台记帐员：负责柜台接单记帐复核员：负责传票的审核、打印、分发，报表的制作、负责打印（相当于机器填写）银行结算票据代发工资员：负责发工资和内部储蓄（人数根据具体业务来定）5、电脑网络设备配置（可自购或用已有的设备，此仅供参考）

序号设备名称技术参数1服务器（结算中心）1套PⅣ/80G/1GRAM/17MONITOR/100M/40XCDROM/1.44MFDD及备份设备（可与财务共用）2工作站N套PIII/40G/128M/14MONITOR/100M（根据结算人员数量定工作站电脑的数量）3路由器1台或HUB4打印机5不间断电源3KW在线式7WINDOWS2000网络版8数据库SQLSERVERV7.0三、费用预算项目工程名称数量单价合计备注一、集团公司结算中心系统一阶段1、柜台账务处理系统188,00088,0002、银行票据打印系统18,0008,0003、银行对帐系统19,8009,8004、领导查询系统18,0008,0005、代发工资系统145,00045,000小计158,800二、集团内部网上结算系统待定二阶段1、集团内部网上主系统12、集团内部网上站点软件2小计三、集团外部网上银行软件系统待定三阶段工程费、培训费（20%）合计建议分步骤上项目，第一阶段先上结算中心系统，需费用￥158,800元第二阶段上内部网上银行系统，需费用￥元第三阶段上外部网上银行系统，需费用￥元注：可给予8折的优惠。四、湖南大学结算中心系统实施后的效果：采用银行对帐系统，以前的人工勾对方式的对帐工作均可由电脑自动完成，大量减少人工劳动强度，提高工作准确度和及时性，同时还可为下属结算单位提供电脑对帐单，也方便了下属结算单位与结算中心的对帐工作。采用银行票据打印系统，改变原始手工填写银行票据工作量大、易出错现象，能及时进行收付、付款，提高工作效率。改变原来手工统计，手工编制报表的原始操作，系统可自动生成各式报表。大大提高工作效率。对外收、付款采用网上结算系统，及时传递收付款信息，网上银行接口处理，直接将银行数据导入拜特系统，收款信息数据不用重复录入，减少因重复录入出现的错误。资金管理新模式进行事前、事中、事后管理，有效对资金运作分析，为决策者们提供优质决策信息，结算中心真正发挥集团“钱掌柜”作用，成为集团的优质资源。五、进度时间内容参与人员2002.12.12~.12.15需求调研、编写需求分析拜特项目组、湖南大学2002.12.15方案确认拜特项目组、湖南大学2002.12.15~2002.12.20电脑设备、网络配置准备湖南大学电脑部2002.12.20签定合同拜特项目组、湖南大学2002.12.20-2002.12.30现场安装、调试、初始化、结算中心人员培训拜特项目组、结算中心人员2003.01.01~2003.01.31试运行、完善拜特项目组2003.02.01~2003.02.28.正式运行2003.03.01验收2003.03开始维护第一年免费维护，从第二年起按照软件金额的15%收取维护费，免费升级六、拜特资金管理系统的特点1、专业性A、专业的研究开发队伍拜特公司汇集了一大批金融、银行业、财务管理方面的专家能手，以及一大批高级程序员。B、提供全面资金管理解决方案不仅是软件系统的提供商，更重要的是一种管理模式的提供商。拜特根据客户的具体需求及业务量的大小，提供结算中心机构设置、人员设置以及岗位设置，还为集团提供：结算中心会计制度、信贷制度、结算中心管理制度、结算中心同属下企业的结算协议、成员单位授权书、银行结算协议、财务结算中心报表样本等。C、以金融、银行为出发点的设计思想拜特资金管理系统的专业化还体现在其设计思想是从金融、银行为出发点，并全面考虑了集团资金管理的要求。这正是根据结算中心的特点而设计的，结算中心又叫集团内部银行。对商业银行而言结算中心行使的是企业的职能，对集团属下企业而言，集团结算中心行使的是银行的职能。这就是为什么“拜特资金管理系统”成为众多集团企业首选的原因之一。D、国内最早实现集团网上结算的管理模式2001年4月TCL集团结算中心系统与招商银行、工行、中行实现无缝对接，同时TCL集团结算中心与属下企业实现网上结算，这一网上结算系统的开通标志着TCL集团由柜台结算发展为网上结算，实现了TCL集团实时收款、实时付款、实时对账查询等诸多功能。在拜特公司主持的“庆祝TCL网上银行开通”的联谊会上，广东各大银行都纷纷派代表参加，因为TCL网上银行结算系统的开通标志着集团资金管理的一个新的里程碑。E、同商业银行的强强技术合作目前已成功合作的银行有：工行广东省分行、农行广东省分行、建行广东省分行、中行广东省分行、招商银行总行、深圳的工、农、中、建行以及信用社等；其它银行：如交通银行、中信银行、发展银行等都有已进入实质性的接洽中，如广东省电信集团同工、农、建三家银行的联接、大亚湾核电集团同招行、工行的联接等。2、个性化拜特公司不仅提供全套的资金管理模式，而且还提供针对不同行业需求的个性化定制服务。根据不同的行业、不同的需求，拜特为集团的资金管理提供量多定做服务，即共性和个性相结合，即取众家资金管理之长，又有针对自身管理的特点。3、拜特资金管理系统的成熟性、安全性、可靠性拜特资金管理体系已在国内上百家著名的集团公司得到成功应用。如：我的初步统计，每家结算中心每年的结算量少则20亿元，多则1000多亿元人民币，如美的集团2001年的结算量为700亿，广东省交通集团的结算量为1100亿等。每年使用“拜特资金管理系统”的结算量总和达到数万亿元，而每天使用“拜特资金管理系统”进行电子收付的金额少则几十亿，多则上百亿元。这些事实和数据充分显示了拜特资金管理系统的成熟性、安全性和可靠性。4、系统的兼容性拜特资金管理系统可以与集团原有的管理系统、财务管理系统进行无缝对接，达到资源共享。如：同TCL电脑公司的ERP系统的无缝对接、同大亚湾财务公司SAP系统的对接等。从而满足整个集团资