002 XS-QEP002 记录管理程序

1.0目的为提供产品符合要求和质量/环境管理体系有效运行的证据，本公司制定并实施《记录管理程序》。2.0适用范围本程序适用于记录的标识、贮存、保护、检索、保存期限以及记录处置所需的控制和管理。0职责和权限行政部为记录控制的主管部门。负责记录的策划、主持评审、运行填写辅导以及记录的更新等事宜。其他各职能部门为记录的实施部门。负责本部门所使用记录的正确填写以及对其可操作性、适宜性等进行信息反馈。0术语和定义本程序引用GB/T19000—2016idtIS09000:2015质量管理体系基础和术语标准中规定的术语。5.0程序内容5.1记录的策划和评审1.1记录的策划记录的策划应满足以下要求：a）满足标准中所有注明（见4.2.4）所需记录的要求；b）与公司产品实际和体系运行实际相结合；c）具有可操作性和便于填写。1.2记录的评审行政部应主持对记录进行评审，参与评审人员应包括各层次中的骨干者。评审应就记录对标准的全面符合性，反映产品特性的适宜性以及可操作性等广为发表意见。行政部集中起可行建议，定出记录所需表式。2记录的标识记录应包括如下标识：a）公司名称；b）记录名称；c）记录编码:记录编码由文件类别、部门代号、流水顺序号001,002,003……组成；d）记录编号：记录编号以记录发生的年月日组成，若同日发生多起同一记录，在日期后再加一顺序号；e）保存部门；f）保存年限。3记录的填写记录的填写应确保：a）记录所设栏目均应填入相关内容，并应符合标准和体系文件的要求；b）对某些暂时无内容可填栏目，应在栏目内划“一”线；c）涉及职责权限的签署，应签全名，并应写明签署日期；d）记录填写应保持清晰、易于识别；e）确保记录的原始性，记录不得随意更改、抄写和复印。4记录的贮存和保护记录的贮存和保护，应符合以下要求：a）岗上在用的记录、应放于规定地点，统一使用文件夹予以保护；b）保持记录清洁整齐，不得在记录表式上乱写乱画或随意撕毁记录作他用；c）已记完的记录，应贮存于适宜的地点和环境中，防止记录变质和损坏。贮存的记录应登记于台帐中。5记录的检索为实现记录可追溯性和满足数据分析需要，记录应便于检索，为此，记录应：a）所记同一内容的记录，应按编号顺序进行整理装订成册。每册应设有目录。目录应写明记录名称、记录编码和编号的起点至止点。需要时还可标注出页次。b）随有附件的记录，应将其附件原件或复印件紧随其后装订。C）记录存放时，应将不同内容的记录分别存放，将其记录名称作出明显标识；d）检索和查阅完的记录，应仍回归原处，不得乱放；e）检索和查阅记录人员，应进行登记，借用者应准时归还，并保持记录完好无损。6记录的保存期限6.1行政部应编制公司《记录管理清单》，将质量/环境管理体系所要求的和本公司确定设置的记录，全部列入其中，并将每一记录的保存期限明确确定。6.2记录的保存期限，可分别规定为一年、两年、三年、五年至长期保存。6.3长期保存的记录，应以其记录的重要性和可追溯性要求适当确定。7记录的处置7.1确定长期保存的记录，应按有关档案管理规定存档保管。7.2超过保存期限的记录，应予以处置。需处置的各部门保管的记录，应统一交至文控中心集中进行登记，填写《记录处置申请单》，经相关领导慎重审定批准后处置。记录处置时，应由两人共同签署后，相互监督以适当方法进行销毁。7.3记录处置的相关记录应予保存。6、参考资料1管理手册XS