网上采购管理规定

11xxxx网上采购管理规定第一章总则第一条为保证物资采购电子商务网上操作的正常进行，充分发挥xxxx物资采购电子商务网站（以下简称采购网站）在物资采购工作中的重要作用，进一步降低采购成本规范网上采购行为，制定本规定。第二条本规定适用于xxxx集团公司（以下简称集团公司）、XXXX股份公司（以下简称股份公司）全部上网操作人员和相关供应商。第二章网上采购物资品种、类型、方式和用户第二章网上采购物资品种、类型、方式和用户第三条网上采购物资品种1、《XXXX物资统一分类与代码》（2000版）所包含的56大类物资均可上网采购。2、XXXX物资资源市场（一级资源市场）所包含的物资必须上网采购（物资目录见第五章）。第四条网上采购类型网上采购类型分为总部直接集中采购、总部组织集中采购和企业自行采购三种。总部直接集中采购的操作主体为物资装备部；总部组织集中采购和企业自行采购的操作主体为各分（子）公司供应部门（含集团公司整体未上市直属企业，下同）。第五条网上采购方式网上采购方式分为战略协议采购、公开（邀请）招标采购、公开（定向）询比价采购、配送中心采购和特殊采购5种。第六条上网用户与权限采购网站上的用户分为领导用户、业务员用户、系统管理员用户、供应商用户和外部用户五大类。（一）领导用户分为总部领导、分（子）公司领导、处（科）室领导。1、总部领导用户包括集团公司、股份公司领导与总部各部门领导。其上网操作权限范围主要有查询当前网上采购情况、网上采购历史情况、供应商信息、总部发布的重要信息；监控网上采购情况、分析网上采购数据等；2、分（子）公司领导用户包括集团公司整体未上市直属企业领导、股份公司分（子）公司领导和供应部门领导。其上网操作权限范围主要有查询本单位当前网上采购情况、网上采购历史情况、供应商信息、总部发布的重要信息；监控本单位网上采购情况、分析网上采购数据等；3、处（科）室领导用户包括股份公司物资装备部、集团公司整体未上市直属企业、股份公司分（子）公司供应部门科室领导。其上网操作权限范围主要有监控本部门网上采购进程、查询网上采购情况、对本部门上网用户进行用户权限分配、查看总部发布的重要信息等。物资装备部处室领导用户还具备对相应专业总部直接集中采购物资的网上采购审批和对xxxx物资资源市场（以下简称一级资源市场）维护等权限。（二）业务员用户主要指上网实施采购及相关业务操作的用户，分为系统预定义的计划员、采购员和由各上网单位自定义业务员用户（物资管理员、采购业务监督员、二级资源市场管理员等）。1、计划员用户由总部、分（子）公司供应部门处（科室计划员承担，主要操作权限有需求订单的录入与提报、询价方案的编制与下达、查询采购情况和查看总部发布的重要信息等。计划员用户的系统功能与操作权限由系统定义。2、采购员用户由总部、分（子）公司处（科）室采购员承担，主要操作权限有询价书的编制与发布、报价书的揭示与打分、采购方案的编制、询比价结果的编制与发布、采购合同的录入、追踪与核销、查看总部发布的重要信息等。采购员用户的系统功能与操作权限由系统定义。3、各分（子）公司可结合本单位采购业务处理的实际情况，增设自定义业务员用户，处理与采购业务相关的网上操作。（三）系统管理员用户分为总部系统管理员和分（子）公司系统管理员两类。1、总部系统管理员负责设定和管理总部各部门上网用户以及分（子）公司系统管理员用户。2、分（子）公司系统管理员负责设定和管理本单位全部上网用户。（四）供应商用户分为一级资源市场供应商用户和二级资源市场供应商用户。1、一级资源市场供应商用户网上操作权限主要包括直接集中采购、组织集中采购和企业自行采购中一级资源市场采购物资的询价书报价、查询浏览网上采购需求、查询供应商信息和维护本单位信息、查看物资装备部发布的重要信息等。一级资源市场供应商用户由物资装备部负责维护。2、二级资源市场供应商用户网上操作权限主要包括对企业自行采购中二级资源市场采购物资的询价书报价、查询浏览网上采购需求、查询供应商信息和维护本单位信息、查看总部发布的重要信息等。二级资源市场供应商用户由各分（子）公司负责维护。（五）外部用户指物资采购部门以外的其他部门上网用户，如设计、工程、财务、审计、监察等部门的用户。总部的外部用户由物资装备部系统管理员负责维护；分（子）公司的外部用户由分（子）公司系统管理员负责维护；外部用户的设置与权限可根据实际需要设定，但应经过企业主管物资供应领导审批。第三章网上采购操作第七条网上采购操作流程（一）总部直接集中采购1、总部直接集中采购的采购方式有战略协议采购、公开（邀请）招标采购、公开（定向）询比价采购和配送中心采购4种。（1）战略协议采购的操作方式为总部计划员根据总部直接集中采购订单编制协议采购询价方案、总部采购员根据询价方案录入购进合同并对购进合同的执行情况进行跟踪、评价打分，合同执行完毕后对采购合同进行核销。（2）招标采购操作方式为总部计划员根据总部直接集中采购订单编制公开（邀请）招标采购询价方案、编制并发布招标信息、网下根据有关规定进行招投标操作、总部采购员录入招标结果并根据招标结果录入购进合同，对购进合同的执行情况进行跟踪、评价打分、合同执行完毕后对采购合同进行核销。（3）询比价采购操作方式为总部计划员根据总部直接集中采购订单编制公开（定向）询比价采购询价方案并将经审批后的询价方案下达给总部采购员，总部采购员编制并发布询价书，揭示报价并对报价进行打分、编制采购方案、发送询比价结果、向提报订单的分（子）公司发送总部直接集中采购反馈单、录入购进合同并对购进合同的执行情况进行跟踪、评价打分，合同执行完毕后对购进合同进行核销。（4）配送中心采购操作方式为总部计划员根据各分（子）公司提报的总部直接集中采购订单批复为配送中心采购；分（子）公司采购员与配送中心供应商商定价格后根据配送采购订单录入配送采购通知单，配送中心供应商根据配送采购通知单录入发货报表，分（子）公司采购员根据发货报表录入配送采购到货报表，物资装备部采购员根据发货、到货报表定期录入购进并对购进合同的执行情况进行跟踪、评价打分，合同执行完毕后对购进合同进行核销。2、对于紧急、零星的总部直接集中采购订单，物资装备部可视情况将采购订单委托分（子）公司采购。分（子）公司采购员根据批复委托采购的直接集中采购订单录入采购合同，再对该合同执行情况进行跟踪、评价打分并执行完毕后，对合同进行核销。（二）、总部组织集中采购总部组织集中采购的采购方式有战略协议采购、公开（邀请）招标采购、公开（定向）询比价采购和特殊采购4种。1、战略协议采购的操作方式为分（子）公司计划员根据组织集中采购订单编制协议采购询价方案、分（子）公司采购员根据协议采购询价方案录入采购合同，对合同的执行情况进行跟踪、评价打分、合同执行完毕后对采购合同进行核销。2、招标采购的操作方式为分（子）公司计划员根据组织集中采购订单编制公开（邀请）招标采购询价方案、编制并在总部组织集中采购供应商名单范围内发布招标信息、网下根据有关规定进行招投标操作、分（子）公司采购员录入招标结果并根据招标结果录入采购合同，对合同的执行情况进行跟踪、评价打分、合同执行完毕后对采购合同进行核销。3、询比价采购的操作方式为分（子）公司计划员根据总部组织集中采购订单编制公开（定向）询比价采购询价方案并将审批后询价方案下达给采购员，分（子）公司采购员编制并发布询价书，揭示报价并对报价进行打分、编制采购方案、发送询比价结果、依据询比价结果录入购进合同并对购进合同的执行情况进行跟踪、评价打分，合同执行完毕后对购进合同进行核销；4、对于以上三种采购方式无法处理的物资，可采取特殊采购方式进行处理。操作方式为分（子）公司计划员提报组织集中采购订单并选择特殊采购方式；分（子）公司采购员根据特殊采购订单录入采购合同、对合同的执行情况进行跟踪、评价打分、合同执行完毕后对采购合同进行核销。5、根据《XX有限公司总部组织集中采购实施细则》的要求，各分（子）公司和组织集中采购供应商应在每月25日前在网上提报组织集中采购到货和发货报表。（三）、企业自行采购企业自行采购的操作主体为分（子）公司。采购方式和操作流程与总部组织集中采购相同。第八条各分（子）公司计划员在提报需求订单时，应严格按照《XXX有限公司物资管理规定》设定该订单的采购类型，严禁将属于总部直接集中采购的物资设定为组织集中采购或企业自行采购。一经发现将予以通报批评并视情况追究有关人员的责任。第九条计划员在编制询价方案时，应以询比价采购和招标采购为主要采购方式，定向询价供应商原则上不得低于三家。第十条网上采购业务操作必须严格履行审批程序。总部直接集中采购处理流程中的询价方案和采购方案实行网上审批。第十一条网上采购业务处理必须与实际采购业务同步完成，合同签订后3日内必须上网录入，合同执行完毕10日内必须上网进行合同核销。物资装备部将按月在采购网站进行通报。第十二条在录入订单和编制询价方案时，凡有项目概算和（或）有市场指导价的物资，必须录入项目概算和市场指导价，以便系统自动计算节约采购金额。第四章网上采购管理与考核第十三条网上采购业务管理物资装备部设立物资采购电子商务领导小组，负责网上采购工作的管理、指导、组织、协调。各上网单位要成立由主管处长负责、管理科牵头的网上采购监管小组，负责对本单位上网采购工作监督、管理和协调。第十四条网上采购监控1、各单位要加大网上采购监督力度，设立网上采购监督岗，对网上采购业务进行实时监控，做到及时发现问题，及时研究解决。2、各单位要建立采购电子商务月度例会制度，定期研究分析本单位网上采购情况。第十五条网上采购考核网上采购考核内容包括上网采购率、网上业务处理及时率、特殊采购业务发生率。1、凡一级资源市场包括的物资必须上网采购，采购订单提报率不得低于90％。2、凡订单已过交货期而未编制询价方案、询价书、未录入合同的情况统称采购业务处理不及时。业务处理及时率不得低于95％。3、网上采购业务处理应以选择协议、招投标、询比价、配送采购方式为主，特殊采购订单不得超过订单总数15％，即特殊采购业务发生率不超过15％。第十六条考核办法与要求1、物资装备部每月对全部上网采购单位进行考核。2、考核方式采取网站数据统计、