中太合约管理文件

中太建设集团股份有限公司莱阳分公司合约部组织机构及合同管理流程一、目的为了规范工程合同在草拟、谈判、会签、编号、用印及归档管理的程序，理顺工作流程，提高工作效率，加强工程合同的审查、监督与控制管理，减少和杜绝合同履行中风险及其它各类问题的发生，特设立本机构及制定相关管理流程。合同起草二：合同流程图:合同起草01合同风险预控发起审核发起审核发起审核02发起审核02合同会签审核流程03合同谈判修改定稿合同签订合同信息合同归档建档合同交底合同发放交底合同编码合同管理台帐（物资供应类）序号合同编号签订时间项目名称客户名称签订情况履行情况合同变更、解除标的单位数量单价金额交货地点付款方式交货时间数量金额收款日期结果名称规格12345678

合同管理台帐（施工类）序号合同编号签订时间项目名称客户名称承包方式承包范围合同价款合同工期质量标准履行情况合同变更、解除三、适用范围公司工程范围内所有招标及非招标建筑安装工程、消防及智能系统工程、装饰装修工程、室外配套工程、园林绿化工程及零星工程施工合同；工程勘察、设计合同；材料、设备采购合同及属于工程管理范围的各种经济协议等。四、组织机构及职责公司合约部在公司总经理及主管领导授权范围内行使职权，负责公司的项目分包工作、项目合约管理工作。合约部经理业务上垂直管理公司及项目人员：负责对公司及项目人员的年度考核及业务培训、指导和统一调配。（一）部门设置合约部经理副经理土建工程师水电工程师（二）合约部职责1:对公司合约人员进行考核及业务培训、指导和统一调配。2：制订部门岗位职责，并组织实施。3：制订部门管理程序文件，并组织实施。4：组织项目的分判、采购及合约管理、风险评估。5：编制标准分判、采购合同。6：“合同双方发生严重分歧”时，参与合同谈判，提出处理意见。7：参与合约法律事务处理。8：审核项目管理责任目标中的成本控制目标。9：审核项目成本报告表，并据此编制公司整体成本报告表；掌握项目成本10：控制情况，实现成本过程控制。11：配合财务部进行项目审计工作。12：建立采购、分判数据库。13：审核分包商和供应商名录，建立合格分包商和供应商名录。14：参与重大索赔。15：分包工程款付款审核。16：工程变更款项的审核。17：审核合同结算。（二）合约部岗位职责.合约部经理负责合约部总体工作并向公司主管副总/总经理报告；12负责调配部门合约人员；负责制订部门岗位职责，组织实施；监督、检查和考核部门员工工作表现；L3.负责制订部门管理程序文件，并组织实施。14负责组织重点项目的分判、采购及合约管理、风险评估。15组织编制、审核、修改标准分判、采购合同。16负责审核项目管理责任目标中的成本控制目标。负责审核项目成本报告表，并据此编制公司整体成本报告表；掌握项目成本控制情况，实现成本过程控制。18负责汇总公司全部项目现金流量表。组织建立采购、分判数据库，组织对分包商和供应商名录的审核。L10.组织并参与重要合同谈判、重大合约分歧的解决及合约法律事务的处理;组织并参与重大索赔的处理；组织并参与总包、重大分包及存在法律问题的合同结算。根据公司要求，对分包工程款付款的审核及工程变更款项的审核。完成公司主管副总/总经理交办的其他任务；.合约部副经理负责合约部日常工作并向合约部经理报告；23协助合约部经理做好项目的分判、采购及合约管理、风险评估。负责标准分判、采购合同的编制和修改。协助合约部经理编制公司整体成本报告表及汇总全部项目现金流量表。负责采购、分判数据库的建立和维护；负责对分包商和供应商名录的审核。27协助合约部经理组织并参与重要合同谈判、重大合约分歧的解决及合约法律事务的处理；协助合约部经理组织并参与重大索赔的处理；组织并参与总包、重大分包及存在法律问题的合同结算。29根据公司要求，协助合约部经理对分包工程款付款的审核及工程变更款项的审核。完成合约部经理交办的其他任务；.造价师（含土建、水电）负责建立和维护公司认可分包商和供应商名册。32负责建立和维护公司成本数据库。负责对分包商、材料设备供应商的考察和评核。总分包队伍工程量及套用价目合理性的确认（含咨询公司）业主工程量及套用价目合理性的确认（含咨询公司）负责公司分包合约、材料设备采购合约的管理，并按公司规定建立台账对照合同审查进度款付款条件及付款比例是否满足，对公司各项目。工程款的申请与支付、工程变更和洽商等进行审核和管理。对公司各项目的竣工结算进行审核。立各类合同及结算台账。成合约部经理及合约部副经理交办的其他任务。五、合同全面管理控制细则:合同风险预控合同风险预控首先审核合同策划目标与企业战略目标和业务目标的一致性;合同文件以招标文件为基础形成，因此要认真编制好招标文件，客观分析项目的基础条件，明确识别、划分出可能预见到事件的责任范围和处理方法，以减少合同执行过程中的纠纷。对合同单位进行资信复查，重点核实该单位施工任务饱和程度及财务状况，防止对其履约能力和商业信誉给予过高评价的风险，避免出现履约期间必须依靠业主合同约定外的资金支持才能维持合同的情况。要控制这类风险,主要是提高合同调查人员的专业素质和责任心，在充分收集相关证据的基础上做出恰当的判断。预算部门特别注意对报价文件的综合评审，科学合理地分析中标价格，强调坚持“合理低价中标”的原则，防止出现恶意低价中标，履约过程中运用不正常手段追加价款行为。合同谈判过程中存在忽略了重大问题或在重大问题上做出不当让步的风险以及本企业谈判策略泄密的风险。因此一方面要组建素质结构合理的谈判团队，包括技术、财会、审计、法律等方面的人员参与谈判，充分发挥团队的智慧，研究确定下一步谈判的策略，另一方面在整个过程中强调并做好保密工作。2：合同会签审核流程参与合同会签评审的部门及评审重点：项目管理部：负责确认签约单位是否有履行合同的能力；工期是否符合科学规律及项目要求；劳动力、机械配置及物料供应是否满足项目要求；技术标准及质量安全管理目标等是否满足公司及项目要求；物资设备供应合同负责审核供应的数量、质量技术标准、供货时间周期等是否满足项目要求;违约责任是否有相应的处罚措施等。合约商务部：负责确认承包范围、承包方式、合同价款、结算方法、结算标准、变更确认及支付的约定是否符合公司要求。物资设备部：负责审核货物供应签约单位是否有履行合同的能力，产品质量、技术标准、供应周期、售前售后维保服务等是否符合公司规定并满足项目要求。法务人员：负责审核合同条款是否符合法律、法规，内容是否清楚合理,是否存在不明确或不利于我方的法律责任，是否存在法律方面的被索赔的风险等。财务岗位负责审核：涉及财务支付和财务管理的各项条款与公司相关规定的符合性。公司领导负责全面审核并督促、监督合同评审全过程。3：合同谈判公司成立合同谈判小组，分别由合约商务部、物资采购部牵头负责组织施工和材料设备合同的谈判工作。对照各部门合同评审的重点内容，派专人参与合同的沟通及商洽。所有合同的商务谈判由公司领导组织专人进行，谈判过程相对保密，结果由总经理或授权常务副总经理决策。4：合同编码公司商务合约部为合同编号的管理部门，由合约部根据合同的类型分类编号、归档、管理。5:合同发放交接合同的发放交接实行登记制度，经办人必须签字，并注明发放交接合同的名称、份数及时间。6：合同交底施工合同由公司合约商务部负责组织向项目经理、预算、财务、物资供应等有关人员进行合同交底，全面陈述合同背景、合同工作范围、合同目标、合同执行要点及特殊情况处理。材料设备物资供应合同由物资设备部负责组织项目交底工作。项目经理负责组织向项目部有关人员进行合同交底，陈述合同基本情况、各岗位的合同责任及执行要点、合同风险防范措施等。各层次合同交底均要形成记录，并将交底情况反馈给项目部商务经理，由其负责对合同执行情况进行跟踪督察，出现问题及时上报主管领导制定相应措施。附表：工程施工合同交底表工程施工合同交底表编号:合同名称合同编号工程名称合同金额工程地点建筑面积合同对方名称

7：合同归档建帐1:合同背景；2：承包范围；3：签约双方合同负责人、参与人职权范围；4：工程目标的约定（工期，质量和创优目标等）；5：合同变更方式约定；6：竣工验收与移交约定；7：合同结算期限与结算工程款支付约定；8：合同质量保证金返还约定；9：合同违约约定等10：争议解决约定；11：法律风险（用印管理、风险预防）；注：本表内如有扩展部分，由交底人增加。接受交底人签名姓名部门UU［上冈位姓名部门L-UI二冈位交底人：交底日期：合同/协议经审批程序并正式签署后，由合约商务部合同管理员按以下程序办理合同归档事宜：将合同/协议原件一份送财务资金部备案，另一份自留归档保存。合同文档以年代结合项目性质进行分类编号，合同管理员按合同台帐格式要求内容进行登记。做到建设工程合同台帐与文本档案相统一，完备、整洁、规范。保存的合同文档每半年清理核对一次，