档案管理制度

第第页档案管理制度1、目的为规范和加强公司的档案管理，保证公司档案的安全、完整，更好的为公司开发、经营管理工作服务，特制定本管理制度。适用范围本制度适用于集团公司/子分公司的档案管理工作。3、职责及权限3.1集团总经办负责此档案管理制度的建立、健全、修订工作。3.2集团总经办为档案管理部门，负责公司档案的建立、维护及管理工作。3.3各部门、分/子公司负责所属权限内档案的建立、维护及日常管理工作。3.4集团总经办有权对各部门、分/子公司的档案管理制度、实施及规范情况进行检查和督促整改。4、档案分类4.1 公司设立、变更的申请、审批、登记以及终止、解散后清算等方面的文件材料；4.2 公司股东会、董事会、监理会形成的文件资料；4.3 公司经营管理方面的文件资料（重要经营会议决议、纪要、公司程序文件、规章制度、公司规划、各类重要计划总结等）；4.4 财务会计及管理方面的文件资料（此类资料由财务中心专人负责按会计法规定要求保管）；4.5 人事档案、教育培训、企划资料（此类资料由人事中心专人负责保管）；4.6 公司所有对外签署的各类合同原件；4.7 公司所有证照：包括集团公司、分/子公司营业执照、企业代码证、行政经营许可证、税务登记证等公司经营运转中所需的各类证件及公司的各类荣誉证书、会员证书等；4.8 工程项目档案（公司对外承接的各类工程项目）；4.9 公司各类重要声像资料：各类照片、扫描件、录音带、光盘、U盘资料等；4.10 重要的外部信息、情报资料；4.11 固定资产、仪器、设备方面的质保资料、说明；基建工程资料（包括审批、开发、设计、施工、维修等资料）；4.12 其他具有保存价值的公司资料（具体的业务资料除外）；4.13 以上档案（除4.4、4.5外）必须归档集团公司档案室集中管理，其他资料由部门、子分公司进行管理。5、管理标准5.1 密级标准：公司档案分为绝密、机密、秘密、内部资料四级。5.2 保管期限标准：分为永久（10年以上）、长期（5-10年）、短期（3-5年）三种。5.3 档案类别与管理标准对应关系6、程序6.1 档案建立6.1.1 集团公司设立专门的档案室，隶属集团总经办，配备档案管理专员负责集团公司日常的档案管理工作。6.1.2 集团各部门、子/分公司形成的属于建立档案范围内的重要资料均由本部门、子/分公司的兼职档案管理员负责立卷和归档，进行日常管理。在经营活动中的行政发文、法律文件、合同、协议、及各类证照、公司重大活动的影像资料等，经办人都应在第一时间归档。6.1.3 送入归档的各类文件、资料，档案管理员必须在归档资料交接记录册中即时进行登记，注明归流水号、档资料名称、份数、应保管的期限、密级、归档部门、归档人及归档日期，并进行清理、核对，无误后由归档人签名认可。6.1.4 归档资料应及时按不同卷宗进行分类、编目、编号并用电脑编制建档电子清册，便于档案的保管和借阅，其中归档资料交接记录册中的流水号必须和电脑建档清册中的流水号应一致，便于档案管理员快速通过流水号查找档案号，实现快速的查询功能。6.1.5 档案分类原则主要按照公司先分大类，按英文字母排序（集团序号为B，无法确定公司的为其他类，序号为S），其次按照公司建档范围内容确定小类，按罗马数字排序（未明示的为其他类），在此基础上再按照密级标准和保管期限建立相应的类别编号、归档序号。合同文件除档案编号外，还须备注合同号。6.1.6 已盖章生效的合同在盖章后原件必须留存档案室(特别约定复印件、传真件同等有效的按约定)，如该合同须由我方先盖章（乙方），或经部门经理批准由我方先盖章的，档案室（或合同经办人员）需进行跟踪，一周内必须将该合同办理完备，并办理存档手续。6.1.7 需要盖公司各类章的资料(包括合同)归档原则上遵循谁盖章谁归档的原则，如发现盖章的资料(包括合同)未在所属公司存档，将追究经办人的责任，其中盖公司公章、合同章的对外重要函件、合同必须留存原件一份，其他根据具体情况可留存复印件。6.1.8 广东地区办公的部门、子分公司归档档案必须在第一时间内完成，外地公司需归档总部的档案需在每月集中到总部归档一次，并做好相应的交接，在本部归档档案须在第一时间完成。6.1.9 归档的档案资料应完整、准确、系统。如外部重要的邮寄函件，同时必须附相关邮递凭证原件，盖章资料必须附审批手续等。同时文件资料和载体资料应能耐久保存，归档资料坚决不允许以传真电感纸张或圆珠笔书写的资料形式归档，以避免出现文字丢失情况。6.1.10 财务中心建立专项财务管理档案，包括财务原始凭证、账簿、各类财务报表等，并监督检查下属公司的财务专项档案管理工作。6.1.11 人事企管中心建立专项人事档案，包括员工档案、劳动手册、员工合同、社保记录、薪资资料等，并监督检查下属公司的人事专项档案管理工作。6.1.12 工程项目档案（1） 总经办负责建立项目合同及往来文件资料档案。主要包括：项目合同、补充协议、委托书、往来函件等原件，每个项目单独建档，编制项目文件目录。项目经理负责提交到总经办归档，总经办负责督促和管理档案。项目经理负责并把生效的合同一周内提交到总经办归档，总经办（原件）、财务中心一份（复印件），业务管理中心一份（复印件），工程事业部一份（复印件），其他人根据需要可以到总经办复印备份。（2） 项目经理对所负责的项目建立项目档案，,档案材料主要包括：项目合同、补充协议、委托书、往来函件、每月结算对账单、发票签收单、付款票据复印件、每月一册，一项目一档案。（3） 项目平台负责建立项目往来凭证台账及归档。主要包括：需求单、提单、签收回单、每月对账单，每月一册，一项目一档案。每月对账结束后装订好归档到档案室。装订要求：按规定顺序装订、打印封面、按月存档摆放、统一线装。（4） 物流平台负责建立运输往来凭证台账及归档。主要包括：需求单、提单复印件、签收回单、运输委托单、每月项目和运输对账单，每月一册，一项目一档案。每月对账结束后装订好归档到档案室。装订要求：按规定顺序装订、打印封面、按月存档摆放、统一线装。（5） 库存平台负责建立项目往来凭证台账及归档。主要包括：仓库出库单、签收单。6.1.13 市场销售档案：（1） 总经办：保存所有销售合同正本、传真件原件。（2） 各市场销售部网点业务经理：所有销售合同正本（或复印件）、传真件，业务成交记录（往来传真、确认函等）（3） 库存平台：客户提货凭证、仓库出库单。（4） 财务结算员：结算单据（如发票签收单）。6.1.14 采购档案：采购助理协助采购员收集归档（1） 总经办：保存所有合同正本、传真件原件（2） 钢厂采购助理：保存订货计划、合同（原件或复印件）、供应商发货通知、补充（变更）协议、合同变更信息、钢厂政策、价格结算表、入库单、其他采购的相关单据，业务成交记录（往来传真、确认函等）。（3） 零星采购助理：协助采购员保存合同（原件或复印件）、业务成交记录（往来传真、确认函等）、入库单等。（4） 库存平台：保存入库单。6.2 日常管理6.2.1 档案管理人员需要定期对档案室进行保洁、除湿、防虫、防鼠、防盗等维护工作，做到安全管理。6.2.2 档案管理人员需每季度对所管理的各类档案进行自查，档案清册及时做好更新。6.2.3 档案管理人员必须熟悉所存档案，做好档案服务工作，做到调卷及时迅速，准确无误。6.2.4 档案的查阅：原则上查阅人员只能查阅本公司、本部门的档案，且必须征得部门经理在档案查阅、复印、外借申请单的书面审批，档案管理员方可提供查询服务，且必须在档案室进行，不得将档案带出档案室，更不得复印，如跨部门查阅必须征得总经办负责人的书面审批，绝密档案必要经总经理书面审批。6.2.5 档案的复印：复印人员只能复印本公司、本部门的档案，且必须征得部门经理的书面审批，档案管理员方可为其复印相关资料，如必须复印跨部门资料还必须征得总经办负责人的书面审批，绝密档案必要经总经理书面审批。6.2.6 档案原件原则上不进行外借，如必须外借须办理严格的手续，必须征得部门经理和总经办负责人的书面审批，绝密档案必要经总经理书面审批。6.2.7 档案查阅、复印、外借申请单必须填写完整，日期、部门、姓名（查阅、复印、外借人）、档案名称、用途，档案管理人员同时做好流水账的登记工作，以便核对检查，同时归还时，在登记表上记录归还日期及时间，有无异常等情况，查阅、复印、外借人员签字。6.2.8 档案借用人员必须妥善保管借用资料，其中如相关证照出现损坏或丢失，要立即向总经办报告，由总经办与发证机关联系，安排及时办理证照的挂失和补办手续，借用人必须承担办理证照挂失和补办的所有费用。6.2.9 各类档案未经批准，任何人不得随意翻动、复印、外借，更不许擅自使用公司的证照进行各种担保。一经发现，公司将严肃处理，如给公司造成名誉或经济上的损失，公司将移交司法机关处理。6.3 档案销毁根据公司档案管理期限标准，每年总经办组织档案管理人员会同相关部门对过期档案予以清理，并建立到期予以销毁的档案清册,填写档案销毁审批单，经相关部门、总经理审批确认后，由总经办组织销毁，销毁工作必须保证3人以上人员在场，销毁完成后，参与销毁人员在档案销毁审批单上签字确认，并流转档案管理员存档。其他7.1 因档案管理员涉及公司诸