集团公司财务信息化系统业务需求书

集团公司财务信息化系统业务需求书集团公司财务信息化系统业务需求书集团公司财务信息化系统业务需求书xxx公司集团公司财务信息化系统业务需求书文件编号：文件日期：修订次数：第1.0次更改批准审核制定方案设计，管理制度中国XX集团公司财务信息化系统业务需求书目录TOC\o"1-4"\h\z1．业务现状 11．1组织结构 11．2应用系统现状 12．系统需求 22．1系统架构 22．2系统集成 22．3开发工具 22．4报表工具 22．5系统安全 32．6数据迁移 32．7历史数据 32．8工作流 32．9自我服务 33．功能需求 33．1总帐 43．1．1组织结构定义 43．1．2科目定义 43．1．3帐套 53．1．4会计期间 53．1．5多币种处理 53．1．6单据编号 63．1．7凭证录入 63．1．8凭证处理 63．1．9内部往来 63．1．10分摊处理 63．1．11关帐处理 73．1．12计提处理 73．1．13合并汇总 73．1．14报表查询 73．2应收帐款 83．2．1客户信息 83．2．2应收发票 83．2．3客户付款 83．2．4核销应收 83．2．5帐龄分析 83．2．6客户分析 93．2．7单位分析 93．3应付帐款 93．3．1供货商 93．3．2应付凭据 93．3．3付款处理 93．3．4帐龄分析 103．3．5供货商分析 103．3．6记录查询 103．4固定资产 103．4．1资产信息 103．4．2资产帐簿 113．4．3资产折旧 113．4．4资产报废 113．4．5资产重估 113．4．6其它业务 113．4．7查询报告 113．5资金管理 123．5．1银行业务 123．5．2现金管理 123．5．3报告信息 123．6预算管理 133．6．1预算编制 133．6．2预算控制 133．6．3专项预算 133．7备用金及费用管理 133．8内部银行 143．8．1授信管理 143．8．2信贷管理 143．8．3票据管理 153．8．4银行帐户管理 153．8．5担保管理 151．业务现状1．1组织结构XX集团8家专业公司的财务负责人均为集团资产财务部外派人员。其中综合处是主要是境内下属单位的财务管理、报表合并等事务；海外处主要是海外单位的财务管理、报表合并等事务；资产处置中心主要承担在下属单位的关、停、并、转过程中对资产的处置事务。1．2应用系统现状系统名称使用部门操作系统与数据库系统开发语言启用时间开发方式财务系统（总帐、工资、资产、报表）资产财务部SQLServerWindows2000VB1995/1外购（用友）财务远程传输系统信息管理部/VB2003/11自主开发财务远程传输监控系统信息管理部/VB2004/6自主开发财务快报系统资产财务部SQLServerWindows2000.Net2004/1自主开发XX集团数据库的备份措施为财务系统的每天的完全备份，每月数据完全备份，异地双机备份。2．系统需求2．1系统架构完全支持B/S结构；系统支持大型的操作系统和数据库环境。如WindowsNT，UNIX,linux等操作系统和Oracle，DB2，Sybase，SQLServer等数据库。2．2系统集成提供开发的接口开发平台；与外部系统的集成可以通过各种开发方式进行,如基于数据文件的传统的传输方式；与提供COM,COBRA,供EJB,C++等API的第三方软件实时集成或半实时集成，即通过HTTP以XML格式进行的基于Messaging方式的集成。2．3开发工具系统开放源代码，方便用户进行客户化。系统提供完整的集成的开发工具和调试环境。2．4报表工具系统提供各种报表工具供用户编制报表，报表的输出格式应该是不可更改的格式，如PDF。系统需要提供在线分析工具。2．5系统安全系统可以提供复杂的权限设置，如菜单和屏幕级别、行政级别控制、字段级别控制。对于通过B/S结构访问的用户，应提供更严密的权限控制，加密连接和系统日志。2．6数据迁移数据可以方便地在不同平台间转移，如将安装在SQL上的系统移植到Oracle上。2．7历史数据系统可以保留客户需要时间段的交易数据。对于重要的设置数据需要保留历史更改记录，如科目设置进行更改，可以不覆盖原来的设置。对于历史数据，系统提供按数据的业务种类归档，并备份到海量存储设备的能力。2．8工作流工作流可以在系统内部设置实现，需要与外部的LotusNotes和邮件系统等集成。2．9自我服务-提供面对一线经理或内部员工的通过WEB界面的自我服务功能，如查询余额、更改联系人等。3．功能需求XX财务系统是本次实施中的重点需求，财务系统首先需要统一操作规范，重点解决财务数据与业务系统中合同签订、合同审核、合同执行、仓储入库和发货等业务数据之间的实时对接，满足财务事前控制、事中监督、事后分析的职能发挥要求；其次，财务系统需要实现在仓储物资的进、出方面实现数据的动态更新，实物盘点、对帐等功能；第三，财务系统需要考虑支持预算建立、对预算执行过程的监督和预算执行情况分析的功能，强化预算的严肃性；第四，需要实现集团财务系统与下属单位财务系统之间的动态数据共享；第五，需要实现整个集团内部资金的统一管理，包括现金管理、金融产品的整体管理和统一使用；第六，财务系统需要支持对于不同类型的下属单位设计不同的核算模式、核算模型，支持国内、国际的财务制度和会计准则，支持多会计期间、多币种结算、多语言处理。本次XX集团财务系统的基础功能要求包含但不限于总帐、工资、应收、应付、资金、资产、项目、费用和报表功能。3．1总帐3．1．1组织结构定义需要支持定义多公司组织结构；通过简单易用的工具定义各公司之间的关系，以作为合并财务信息的依据，系统应可以在任意层次上生成财务报告；公司组织结构发生改变的时候，通过组织结构定义工具可以直观地反映变化；定义公司内部部门等机构信息，以作为分摊费用以及制定预算等工作的基础，可以提供多维度灵活定义机构，如建立一个临时的责任中心；不同单位间的初始化配置可以灵活使用，既可以所有单位或几个单位共有或所有特定的初始化配置，又可以各个单位分别使用各自的所有或特定的初始化设置。3．1．2科目定义系统可以定义并且核查各个科目段的组合关系。例如只有财务部门可以使用财务费用科目。如果用户在处理凭证时输入了其他部门使用该科目，则系统不允许通过，或者系统根本就不允许除财务部门以外的用户选择该科目。系统提供简单易用的工具定义科目间的层次关系，可以直观地显示一级、二级、三级等科目间的隶属关系，系统使用此关系给出资产负债表等财务报表。对于备用金及（报销）费用等科目，可以同员工标识等标记信息联系起来，帮助财务人员查询未清帐项。并且用户可以任选系统多个字段作为标识。系统需要支持按照国家或/和XX集团统一规定，对于二级和二级以下科目设置，需要实现以下各项任意组合查询。一级国家或/和XX集团统一规定二级和二级以下存货类债权债务损益类商品大类客户商品大类品种部门品种规格处规格存放地点业务员部门部门项目处处合同业务员业务员项目合同合同项目3．1．3帐套同一单位下的帐套可以设置多本帐，如预算帐、实际发生帐、管理会计帐及外报帐；可以比较分析不同帐的信息。如比较预算帐及实际发生帐的金额和差异百分比；对于同一笔交易的凭证可以选择同时过到设置的多本帐中，以减少财务人员的工作量。比如将一笔收入确认的凭证以相同的形式过到内部管理帐以及外报帐中；对于涉及到纳税调整的会计信息，如资产的相关交易，可以针对一笔交易生成不同财务信息，然后过到不同的帐中。3．1．4会计期间可以任意指定会计期间的起始截止日期，如定义不同于日历年的期间定义。3．1．5多币种处理支持多币种定义及汇率定义，并支持三角套算等间接汇率计算；在记录业务信息及财务信息时，可选用任意定义的币种；系统可以处理汇兑损益，并且可以进行如外币自动评估，暂估自动处理等。外币评估将采用期末评估，期初冲回方式，年末重估不作冲回。3．1．6单据编号系统对于凭证等单据可以自动编号，而且用户可以自定义编号规则，如前4位表示年份，然后各有2位和8位表示月份以及单据的流水号等；系统也允许用户对于某些单据进行手工编号，即人为地在系统中指定编号。3．1．7凭证录入针对一般交易系统应自动生成凭证，对于年末调整等业务，系统允许用户直接输入凭证；允许用户离线输入凭证，然后联机时批量导入系统；对于定期等额相同业务，如租金的收取等，系统可以根据定义自动生成凭证；对于回转性业务，系统能在下一会计期间设定用户定义的时点，自动生成相应反向凭证。3．1．8凭证处理系统可自动对凭证进行核查校验，如检查凭证的借贷方金额是否相同等；可按照用户需求打印凭证，这既包括单个凭证的及时在线打印，也包括按照指定的时间范围等批量打印；提供凭证在线审核功能，并且用户可以根据需求决定是否使用在线审核功能；提供批次凭证处理功能，如批次过帐等。3．1．9内部往来系统可以记录内部往来帐；系统可定义内部往来的抵消关系，以作为合并财务报表的依据。3．1．10分摊处理系统支持对任何系统信息进行分摊，常规的有费用成本分摊以及预算的分摊等。系统支持按照多种方法进行分摊，用户可以定义分摊规则，可进行多次分摊，如根据比例，数量，模型等分摊。3．1．11关帐处理年底关帐时，系统自动将损益科目清零并且将其余额转入下一期间的资产负债表。在针对期间关帐后，可以选择是否冻结本期间的凭证处理。3．1．12计提处理支持减值准备的计提，如坏帐按照年限、比例处理等。3．1．13合并汇总系统可以根据定义的组织结构自动进行财务报表的简单汇总；系统可以根据定义的组织结构自动进行财务报表的合并；系统支持多层次的合并汇总；系统支持多角度的合并汇总，如既按照会计实体进行合并，同时也按照地区进行合并；合并后，用户应该在系统中既可以查询各个单位自身的财务信息，也可以查询合并的财务信息；系统提供溯源查询的功能，即由综合财报表帐及凭证，然后到各个子模块查询原始交易信息。3．1．14报表查询系统提供常用报表，如资产负债及损益表；既可以提供一个单位单独的报表，也可以提供合并后的财务报表；用户可以在线阅读报表或者下载后阅读；系统提供多种报告输出格式，如不可修改的PDF格式等；系统支持报表二次开发，并提供开发工具。3．2应收帐款3．2．1客户信息维护全面的客户信息，如名称、地址、联系人、开户行等；客户的信用控制：针对每个客户定义信用限额，当应收帐款超出信用限额时，系统允许用户选择是冻结交易还是显示警告信息。3．2．2应收发票系统支持结算完毕后根据设置自动产生应收帐款，但也需要支持按照需要生成凭证，在财务未审核时不记帐，但仍保留凭证；系统支持用户手工输入应收帐款；系统提供发票打印功能；应收管理和合同管理模块应实现集成，用户可以根据和客户签定的合同定义条件，然后按照时间间隔由系统自动生成应收帐款。3．2．3客户付款记录客户付款信息；记录预付款及尾款的信息。3．2．4核销应收系统提供灵活的核销处理，如一笔付款核销一个或多个应收帐款；系统可以处理预付款；应收帐款核销完毕后，系统应自动更新应收余额。3．2．5帐龄分析系统应允许用户根据需求自定义帐龄分析的时间间隔；系统提供帐龄分析在线查询和分析报告；帐龄分析需要同客户信用等级管理实现信息共享。3．2．6客户分析支持客户应收帐款余额分析；支持客户应收帐款帐龄分析；支持客户付款历史记录分析；当应收帐款余额超出定义的限制时，系统自动通知相关人员，以提醒安排收款；系统根据客户情况自动生成标准格式的催款单。3．2．7单位分析业务单位的应收帐款余额分析；业务单位的应收帐款帐龄分析；业务单位的应收帐款历史记录分析。3．3应付帐款3．3．1供货商全面维护供货商信息，如企业名称、地址、联系人等；可以调用客户关系管理或业务系统中的供货商信息。3．3．2应付凭据支持通过业务系统中采购合同的执行、入库单和结算流程、供应商发票等自动生成应付帐款；支持手工录入应付帐款凭证；管理各种发票的审核、调整、删除等过程，系统记录调整和删除的操作。3．3．3付款处理系统中定义各种付款条件，并且基于此条件计算现金折扣以及应付款净额；付款的灵活处理，如一笔付款对应多个发票，或一个发票对应多笔付款（即分期付款）；系统可以处理预付款；可以根据系统定义自动安排付款或在系统中手工处理付款；付款前必须进行审批，系统中用户可以暂时冻结付款；系统可以预测未来付款，以便于资金调整；可以处理多种付款方式，如支票、现金、信用证、汇票等。3．3．4帐龄分析-提供应付帐款的帐龄分析。3．3．5供货商分析供货商应付帐款余额分析；供货商发货历史记录分析。3．3．6记录查询支持多种形式查询发票信息；支持对付款信息的查询；提供关于付款余额等信息的报表。3．4固定资产3．4．1资产信息资产信息可以按照不同类别进行维护，并且对于同类资产可以定义其共同特性，这样在新建资产时同类资产就在系统中共享这些特性。同时，用户可以根据需求在资产层次上覆盖这些特性；系统支持设置单独权限维护资产的实物信息；全面维护资产的实物信息，如归属部门、资产位置、购置日期、管理员等；全面维护资产的财务信息，如原值、使用寿命、预计残值以及折旧方法等。3．4．2资产帐簿基于会计处理和纳税管理的不同需求分别设置资产帐簿；每本帐簿中的资产定义以及资产折旧特性等有所不同；同一笔资产交易应同时由系统按照不同原则分别记入不同资产帐簿，并且这些帐簿同总帐帐簿一一对应。3．4．3资产折旧允许用户自定义折旧方法；按照中国会计制度要求进行折旧计算；提供虚拟折旧功能，用户可以通过此功能试算折旧并且估算出折旧对财务状况的影响；支持固定资产计提减值后的折旧计算。3．4．4资产报废支持资产的全额报废。3．4．5资产重估在系统中记录资产重估信息；在资产重估后，系统可设置由用户选择是否需要调整财务信息。3．4．6其它业务系统中维护资产修理计划；系统中可以记录资产维护信息；记录资产盘点结果，根据盘店结果系统生成盘赢盘亏信息和相应的财务凭证信息；记录资产调拨转移信息，包括集团内部调拨转移和下属单位间调拨转移。3．4．7查询报告提供多种方式查询资产，如按照购置日期、资产原值、管理员等数据项；提供资产卡片报告；提供资产折旧报告。3．5资金管理3．5．1银行业务处理银行转帐业务：既支持银行帐户间的转帐，也支持内部结算中心的内部转帐；银行对帐：系统提供记录的银行业务相关信息供手工对帐使用，同时系统还应提供自动对帐的功能，在银行可以提供电子对帐单时可以由系统自动对帐；系统需要支持用户选择对帐标识或修改对帐标识；系统自动处理银行存款的利息；应收与应付款的汇票管理。3．5．2现金管理根据业务情况预测现金流入、流出以及头寸情况；支持现金头寸预测与实际值之间差距比较。3．5．3报告信息现金日报表：反应现金科目及银行存款科目的状态，并考虑银行未达帐，可分别按照各独立法人公司独自产生报表；现金头寸表：反应最近时期现金及银行存款的流量，包括初始总额流出量及结存金额,可分公司或组合产生报表；现金流量预测表：根据设置的条件，如往来款项、未达帐项等对未来的资金头寸进行预测；金融产品使用日报表：根据设置的条件，对整体的银行金融产品的使用情况进行统一汇总产生。反映各银行、各类金融产品的使用情况，如授信额度、信用证等方面。3．6预算管理3．6．1预算编制系统提供工具辅助预算编制，如利用工作流提高预算编制效率。设置预算审核与审批环节等；系统支持用户设置预算设计模型和按照模型完成预算试算；系统支持预算指标按照部门、独立法人机构等单位的定义进行分解；预算编制的角色控制，如一个部门的经理只可以在系统中查询到本部门的预算信息；系统支持预算执行过程中的调整与修改功能，对于修改与调整需要有记录。3．6．2预算控制提供预算与实际执行情况的对比分析报告；当实际发生值超过预算设定值时，系统可以自动预警或冻结相关交易；预警控制：用户可以自定义预警线，如实际支出达到总预算的75%，当实际发生额累计达到预警线时，系统自动报警，提醒用户。3．6．3专项预算系统需要提供资产的专项预算。即提供资产购置的计划和预计支出。系统需要提供项目的专项预算。3．7备用金及费用管理可以在系统中定义出差报销的标准，并且系统可依据此标准自动进行核查；系统提供备用金和费用报销的在线申请与处理；员工可以在线查询费用报销情况；用户可以设置报销审批限额和审批流程，实现在线审批。3．8内部银行XX集团资产财务部将承担为强化集团资本经营，调剂内部资金；加强内部监控风险防范；减少贷款规模，降低财务费用；提高企业整体信贷信用等级，扩大信用的功能。因此，将重点关注授信管理、信贷管理、票据管理、银行帐户管理和对外担保管理方面的功能，这部分功能需要与财务日常管理、预算管理紧密结合。3．8．1授信管理需要支持用户设置模版记录所获得的基本授信信息，如授信单位、金融品种等；需要支持按照法人单位、银行、金融品种等信息进行单项查询或多项综合查询；需要支持授信分配的审核流程，允许用户自主调整流程和审核权限；需要支持按照法人单位、银行、金融品种分配授信；需要支持多授信使用状态的记录，并根据记录设置使用期限；需要支持按照使用状态系统自动计算已使用授信和结余授信，支持用户设置报表模版，系统自动按照用户设置的统计周期，生成统计报表。3．8．2信贷管理支持用户设置模版记录贷款