会计档案管理办法（集团化财务）

会计档案管理办法（集团化财务）1目的为确保会计资料安全完整,便于事后查阅、检查，从而了解经济活动，明确经济责任，特制定本制度。2适用范围适用于所有事业群财务部3定义1会计资料：是在完成经济业务手续和记账之后，成为企业重要的会计档案和历史资料，必须妥善保管。2档案内容:主要是会计核算资料及其他相关资料:包括会计凭证、会计报告及其他财务相关资料等。4档案管理内容1生产供应链财务支持管理内容保管会计凭证，打印装订客户缴款凭证1.2应收票据销售发票银行开户资料、银行印鉴卡国地税务登记证（正副本）、外汇登记证、发票领用薄各类审计报告（所得税汇算清缴、研发、高新、专项报告）报税资料（日常、月度、季度、年度）增值进、销项发票其他会计相关资料2事业部支持管理内容2.1事业部各类报表电子档3财务共享中心管理内容3.1打印装订会计凭证（除客户缴款凭证）3.2票据（收据、银行回单、对账单等）3.3存出保证金凭据（收款收据、确认函等）3.4各外埠办事处财务报表（详见备用金管理）3.5各类盘点表（应收票据、现金、银行、存货、固定资产）3.6其他会计相关资料4.4外埠办事处管理内容（针对以“分公司”名义成立的办事处）银行开户资料.4.2各类证照（营业执照、国地税正副本登记证、组织机构代码证）.4.3零纳税申报资料（日常、月度、季度、年度）4.4其他会计相关资料5会计档案的装订5.1会计其他资料装订要求：按照编号顺序，定期进行整理；1.2完善封面、封底、装订成册；在封面上注明年度、月份；档案管理员每月编制“会计档案保管清册”5.2会计凭证装订前准备工作：2.1上月凭证次月装订，装订好的凭证按年分月妥善保管归档；2.2分类整理，根据记账系统列印的凭证清单按顺序排列，检查凭证号是否齐全；2.3按凭证汇总日期归集确定装订成册的本数；2.4摘除凭证内的金属物（如订书钉、大头针、回形针），对大的张页或附件要折叠成同记帐凭证大小，且要避开装订线，以便翻阅保持数—子兀翟；2.5整理检查凭证顺序号，如有颠倒要重新排列，发现缺号要查明原因；2.6记账凭证上有关人员（如财务主管、复核、记帐、制单等）的印章是否齐全。5.3会计凭证装订后的注意事项：3.1每本封面上填写好凭证种类、起止号码、凭证张数；3.2在封面上编好卷号，按编号顺序入柜，并要在显露处标明凭证种类编号，以便于调阅；计凭证的邮寄规定1财务共享中心装订会计凭证及增值税进项发票后，按凭证类别用塑料包裹后装箱，防止雨水打湿，打包后邮寄至区域公司，纸箱外标明类别，所属年度/月份，凭证号；2邮寄时间为：每年1月，4月（汇算清缴前），11月；3包裹内附本次邮寄清单明细，并发邮件通知生产供应链财务支持;4生产供应链财务支持收到凭证后，依邮寄清单核对会计凭证总册数，确认无误后，在邮寄清单上签字回传，或邮件发送签字版扫描件至财务共享中心。7会计档案存放的规定需有单独的档案室或单独空间供保管会计档案；会计凭证三年内上架保管，以前年度可封箱保管；各地财务保管会计档案，需注意文件柜、档案室的关启，防止闲杂人员接近，特别针对会计凭证、税务资料、财务证照等一定要随时放入档案室；4财务主管定期检查是否按照规定存入档案室；7.5指定财务人员负责整理档案室，并保证档案室的办公环境整洁。8会计档案的借阅会计档案原则上不得借出。如有特殊需要，经区域财务经理或财务事业部支持经理及共享中心财务经理批准，可以提供查阅或者复制，并办理登记手续；查阅或者复制会计档案的人员，严禁在会计凭证上涂画、拆封和抽换。档案的保管理期限9.1会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为3年、5年、10年、5年、25年5类。9.2根据《会计档案管理办法》规定，会计档案保管期限如下：9.2.1永久保存的会计档案：会计相关证照、会计档案保管清册，会计档案销毁清册；9.2.2保管期限为15年的会计档案：会计凭证、各种完税凭证和缴退库凭证、财政拨款凭证及会计凭证、增值税进项发票抵扣联（第三联）,第四联（记账联）、已开具销项发票存根联、发票登记薄；9.2.3保管期限为10年的会计档案：缴库退库凭证、纳税申报表（国税、地税、统计、财政）；9.2.4保管期限为5年的会计档案：银行余额调节表、银行对账单。9.3根据《发票管理办法》规定，增值税发票保管期限如下：开具发票的单位和个人应当按照税务机关的规定存放和保管发票，不得擅自损毁。已开具的发票存根联和发票登记簿，应当保存15年。保存期满，报经税务机关查验后销毁。10会计档案的销毁保管期满的会计档案，可以按照以下程序销毁：.1.1会计档案需销毁时，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的册数、起止年度、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容；.1.2会计档案的销毁报备税务机关和政府机关10.1.3会计档案的销毁必须报经集团财务审批；10.1.4销毁会计档案时，应当由生产供应链财务支持和财务共享中心人员共同监毁。10.2监毁人在销毁会计档案前，应该按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案；销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况