照片档案管理PPT

照片档案管理实务海南省档案局

焦正高业务咨询电话:65338950子邮箱163.com1照片(数码)档案与音像档案管理的执行标准和规定《照片档案管理规范》（GB/T11821-2002）；《海南省数码照片档案管理暂行规定》《海南省音像档案管理暂行规定》2照片(数码)档案管理的主要内容一、概念与构成二、种类与特点三、收集归档范围与归档要求四、整理方法（常规照片档案与数码照片档案）五、保管六、利用3一、照片档案的概念与构成数码照片：是指用扫描仪、数码照相机等设备获得的，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理，并可在通信网络上传送的静态图像文件。数码照片档案：是指由国家机构、社会组织以及个人在社会活动中形成的、有保存价值的数码照片。数码照片档案一般由数码照片、文字说明（元数据）两部分组成。4常规照片是用传统照相机和胶片，采用可见光使胶片感光而形成的以影像文件。常规照片档案：是指社会组织和个人在社会活动中直接形成的以静止摄影影像为主要反映方式的有保存价值的历史记录。照片档案一般包括底片、照片和说明三部分。（《照片档案管理规范》主要是适用银盐感光材料照片档案。）5二、照片档案的种类与特点种类1、从成像原理上分：感光材料照片与数码照片。2、从载体形式上分：常规照片的载体形式有片基与相纸；数码照片的载体形式是多样性如储存卡、电脑硬盘、移动硬盘、U盘、光盘、MP3/4等。3、从形成上分：无是传统的照片还是数码照片都可分为原版照片和翻版照片。4、从摄影目的与表现方式上分：记录照片档案与艺术照片档案。5、从记录影像的时间上分：历史照片档案和现代照片档案。6数码照片档案不同于常规照片档案的特点

一是成本较低。二是容易浏览。三是传播迅速。四是成像快，立拍立现。五是存储久，质量不变。（形成方式不同、质量不同、存储介质不同、对设备的依赖不同、图像修改的难易不同、数码照片信息与载体的可分离性）（数码照片与常规照片相比有着自身的优势）7照片档案的作用

1、是解读历史的直观材料。2、是宣传教育的生动教材。3、是业务工作的查考凭据。4、是科学研究的参考材料。81960年2月7日，时任国务院总理周恩来同志在琼海县大路公社田头观看水稻生长情况91998年12月19日朱镕基同志在三亚荔枝沟和黎族乡亲102004年4月24日中共中央总书记、国家主席、中央军委主席胡锦涛同志视察海口石山菠萝蜜园

1112132010年4月10日罗保铭省长（左）在许计划局长的陪同下视察省档案馆库房142007年2月29日，海南省档案工作暨表彰先进会议受人事部和国家档案局的委托给本省获得全国档案工作先进集体和个人颁奖

1516数码照片档案管理相对于传统照片档案管理存在的一些问题

一是管理标准制定滞后。数码照片档案属于档案管理中的新事物，至今，国家档案行政管理部门没有制定或出台数码照片档案管理的标准、规范。二是数码照片档案对软、硬件的依赖性强。三是计算机对数码照片的增、删、改十分容易，且难以鉴别，其安全性、真实性不易保证。四是缺乏数据标准，影响进一步的开发利用和移交进馆工作。17照片档案管理的基本流程收集：照片形成后，由摄影者或承办部门及时向档案室收集移交，要求数码照片、纸质照片、文字说明三者齐全、内容相符。鉴定价值：归档的（划分保管期限）和不归档的整理归档：分类、排列、编号、编目、存储、入册等

(中心环节)保管利用：科学保管和提供利用18三、收集归档范围与归档要求（一）归档范围1、记录本单位主要职能活动和重要工作成果的照片。2、领导人和著名人物参加与本单位、本地区有关的重大公务活动的照片。3、本单位组织或参加的重要外事活动的照片。4、记录本单位、本地区重大事件、重大事故、重大自然灾害及其他异常悄况和现象的照片。5、记录本地区地理概貌、城乡建设、重点工程、名胜古迹、自然风光以及民间风俗和著名人物的照片。6、其他具有保存价值的照片。19另需注意收集归档的照片有:1、本单位历届领导班子成员及全体职工的照片2、本单位建设发展史的照片3、本单位宣传报道工作的照片4、本单位获得各种荣誉（奖状、锦旗、奖杯、奖牌、证书）和纪念品、宣传品的照片5、本单位党、工青妇等各种组织或团体举办的活动20（二）常规照片归档要求1、对属于收集与归档范围的照片，摄影者或照片形成部门应按照规定定期（一般不得跨年度）向本单位档案机构或档案工作人员归档，集中管理，任何单位或个人不得据为己有。2、对反映同一内容的若干张照片，应选择其主要照片归档。主要照片应主题鲜明、影像清晰、画面完整、未加修饰剪裁。21主题鲜明、影像清晰、画面完整22主题鲜明、影像清晰、画面完整23主题不鲜明243、收集的底片、照片、文字说明应齐全。对无底片的照片应制作翻拍底片；对无照片的底片应制作照片4、对存有真伪疑义的照片应采取必要措施进行鉴定。25（三）数码照片的归档要求1、凡属归档的数码照片，摄影者或形成部门应在年度内定期或活动结束后一个月内整理向档案部门移交归档，实行集中统一管理；2、数码照片的摄影者或形成部门向档案部门移交的归档数码照片须附有文字说明（事由、时间、地点、人物、背景和摄影者等六要素）3、归档的数码照片电子文件应为JPEG或TIFF通用格式；264、拍摄数码照片的像素数应在300万以上，扫描照片的线数应不低于600dpi分辨率（单张数码照片文件分辨率应在1280X960以上或单张数码照片文件2M以上）5、属永久保存的的数码照片，应制成纸质照片并按《照片档案管理规范》整理，并于参见号处注明对应数码照片的档号；6、对反映同一内容的若干数码照片，应选择其主要照片归档。27▲照片档案整理原则：照片整理遵循有利于保持照片档案的有机联系，有利于保管，便于为利用者提供服务的整理原则。照片档案的底片、照片应分开存放。▲照片档案整理内容底片整理：鉴定、分类、排列与编号、装袋与填写底片册有关内容常规照片整理：鉴定、分类、排列与编号、装册、编写照片文字说明、填写照片册有关项目与编目等数码照片档案：鉴定、分类、排列与编号、编写文字说明、存储与编目等四、照片档案整理28♠常规照片、底片的价值鉴定保管期限是按照片、底片的价值划定的存留年限，分为永久、长期、短期三种。对照片、底片保管期限的划分按照1997年《国家档案局关于机关档案保管期限的规定》执行。目前国家档案局2006年8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》已发布实施，档案保管期限的标时制已作为档案管理行政部门的推荐方向。因此，照片档案的保管期限划分可按《规范》执行“永久、长期、短期”，也可允许改革，参照8号令采用“永久、30年、10年”等标时制。29密级：密级是指照片、底片保密程度的等级。密级的划定按照《中华人民共和国保守国家秘密法》、《中华人民共和国保守国家秘密法实施办法》、GB/T7156及有关规定执行。30（一）底片的整理1、底片的分类同一全宗（立档单位）内底片应划定为永久、长期、短期三类2、底片的编号底片号是固定和反映底片在全宗内排列顺序的一组字符代码。底片的编号是按在同一保管期限内归档底片的排列顺序而编定。底片号由全宗号、保管期限代码、张号组成。其格式如下：全宗号—保管期限代码—张号31底片编号示例：如表示24号全宗永久的第1张底片24—1(Y)—001底片张号保管期限代码全宗号全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。保管期限代码：分别用“1、2、3”或“Y、C、D”对应代表永久、长期、短期。张号：在某一全宗某一保管期限内底片的排列从“1”开始的顺序编号。323、底片入册A、底片放入底片袋内保管，一张一袋。（目前我省印制“照片档案册”内含底片袋及底片目录，而不是底片册单独成册，照片册与底片册、照片目录与底片目录融为一体。）B、对翻拍底片，应在底片袋上方标明“F”字样。对拷贝底片，应在其袋上方标明“K”字样。C、对幅面大过底片袋的大幅底片，应在乳剂面垫衬柔软的中性偏碱性纸张后，放入专用的档案袋或档案盒中，按底片号排列。且要在照片相应的底片位置注明“大幅底片”及其存放位置和编号，以便查询。33底片袋如下图红线圈所示：344、册内备考表的填写注：1、盒（册）内备考表应放在盒（册）内最后位置。2、本盒（册）情况说明填写盒（册）内照片和底片数量、缺损、补充、移出、销毁等情况（因为我省制作的照片册内含底内袋，而不是单独编制底片袋）。对照片装盒以后发生或发现的问题，应由有关的档案管理人员填写说明，并签名、标注时间

册35（二）照片的整理1、分类分类方法（1）一般情况下照片的分类。通常，照片在同一全宗内按“保管期限—年度—问题”进行分类。即将照片分为永久、长期、短期三类，每年度照片分到相应保管期限中，同一年度的照片再按问题分类。（建议统一采用该分类方法）36分类方法（2）：跨年度且不可分的照片（如积存照片）分类，可按“保管期限—问题—年度进行分类”。由于按这种分类方案进行分类的原因是这些照片难以区分年度。此时，最后一级“年度”分类类目实际上是名存实亡。（如果年度不详的照片与能区分年度的照片一起整理时，可将难以区分年度的照片归入正在整理的年度同时整理归档，并在照片册备考表的说明或整理说明中予以说明。）372、排列

照片应在分类方案的最低一级的类目内，按“问题—时间、“问题—重要程度”等方法进行排列”。注：分类方法（1）（2）实际上均以“问题”为最低一级类目。383、照片的编号（1）照片分册的小流水号编号法（建议统一采用该编号法）其编写的照片号格式：全宗号—保管期限代码—册号—张号如：表示24号全宗永久保存的第2册第1张照片（示例如下图）24—Y—2—001照片张号照片所在册号保管期限代码全宗号39（2）照片不分册的大流水号编号法(照片特别少的单位可采用此方法编照片号)其照片号的格式为：24—C—10张号(第10张)保管期限代码(长期)全宗号404、入册：照片入册是指按照片编号将照片固定在芯页上，组成照片册的过程。当一本照片册装不完时，再将照片装入另一册。415、照片文字说明的填写（单张照片的说明）424344

文字说明：题

名：照片号：底片号：文字说明：参见号：时

间：摄影者：

题

名：文字说明：

照片号：底片号：参见号：文字说明：时

间：摄影者：45题名应简明概括、准确反映照片的基本内容，人物、时间、地点、事由等要素尽可能齐全。如：“3月2日，**领导来我公司参观”。“2002年1月12日，***公司在劳动饭店召开档案工作协调会，图为大会主席台，左起，张总、刘书记”。文字说明应综合运用事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等要素，概括揭示照片影像所反映的全部信息，或仅对题名未及的内容作补充。其他需要说明的事项也可在此栏表述。46（组合照片说明的填写）一组（若干张）联系密切的照片（如同一会议、同一领导视察、同一文艺演出等）按顺序排列后，可拟写组合照片说明。一组照片的总说明应置在本组照片的首张照片的上方。采用组合照片说明的照片，其单张照片说明可以从简。组合照片说明应概括揭示该组照片所反映的全部信息内容及其他需要说明的事项。应在组合照片说明指出所含照片的起止张号和数量。如“……。本组照片为5-9号，共5张。”476、填写照片册脊全宗号:档案馆赋予立档单位的代号;保管期限:根据划定结果可填写:永久、长期、短期；册号：是指该册照片在同一保管期限照片册中的顺序号；起止张号：是指本册照片从1至最后一张的起止号。照片档案全宗号24保管期限永久起止张号1~96册号1(照片册背脊样式如上图所示)照片档案全宗号24保管期限永久起止张号1~85册号2487、照片档案目录的编制：（1）册内目录的编制

49注：册内目录条目的排列及其装订位置册内目录的条目应按照片号排序。即在一个照片档案册内各条目按照片号顺序排列，组合照片与单张照片按照片在照片册中混合排列。册内目录放在照片内照片的前面。50（2）照片档案基本目录编制（如下图）51注：照片档案基本目录排列及目录装订基本目录的条目应按照片号排序，即不同保管期限的照片档案基本目录分别排列、装订，同一保管期限中的照片条目按照片号顺序排列，组合照片与单张照片按照片在照片册中的顺序混合排列。基本目录一般分保管期限单独装订成册，放在目录夹内，封面及册脊上标明“照片档案基本目录”及其保管期限、起止年度等。52照片档案基本目录封面背脊（样式）照片档案基本目录保管期限：

起止年度：照片档案基本目录保管期限永久起止年度（封面）（背脊）53（三）数码照片的整理

1、鉴定（１）对于没有归档价值的或重复的照片必须剔除，反映同一场景或同一角度镜头的数码照片一般只收集一张。（２）对每张归档的数码照片必须划分其保管期限。数码照片的保管期限分永久存和定期30年两种。（数码照片档案保管期限的划分标准执行国家档案局2006年8号令的规定执行，其中10年期限合并为30年）542、分类

（1）采用“保管期限—形成年度”分类。（一年内形成照片少的单位建议采用该分类方法）第一步：根据鉴定结果，把不同保管期限的数码照片分开；第二步：在同一保管期限的数码照片中再按形成年度分开；（2）采用“保管期限—形成年度—问题”分类（一年内形成照片多的单位建议采用该分类方法）注：分类方案应保持稳定，不随意变动553、排列（在光盘根目录下建立一个命名为“DATA”的文件夹）（1）同一保管期限形成的照片，按年度先后顺序排列。（一个年度数码照片存储于一个光盘或多个光盘根目录下的”DATA”文件夹内,文件名的命名如:20070001……)（2）同一年度内（暨同一光盘内）所形成的照片按各专题（组）形成的时间顺序排列，（3）同一专题（组）内的照片按图像所反映的重要程度结合照片形成的时间顺序排列。*(见光盘实例)

564、数码照片编号数码照片档号格式1为：全宗号－保管期限代字－数码照片号例如：24－Y－20070001数码照片号（形成年度+照片顺序号）保管期限代字全宗号57数码照片档号格式2为：全宗号－保管期限代字－盘号-数码照片号例如：24－Y宗号保管期限代号数码照片号盘号（形成年度+照片顺序号）58其中

全宗号：档案馆赋予的立档单位代号。

保管期限代字（号）：永久定期分别用Y、D或1、2代表标注。

数码照片号：在同一保管期限同一年度内数码照片的排列顺序号，由“形成年度+排序流水号”构成，年度和流水号各为4位数字，不足四位在前补“0”。如20070001.JPG表示2007年某一保管期限的第一张数码照片档案。注：文件格式必须为JPEG或TIFF，否则必须转换成该格式方可归档注：经分类、排列、编号后，同一保管期限同一年度的数码照片应刻录存储在一张或多张光盘内（量多或占用空间大）595、编制目录（1）编制盘内数码照片文件目录盘内数码照片文件目录著录项目包括：全宗号、保管期限、光盘号、数码照片号、题名、拍摄时间、拍摄者、备注。

盘内目录格式见《海南省数码照片档案管理暂行规定》（琼档字[2008]15号）附件2

目录格式如下图所示：6061（2）编制数码照片光盘目录

数码照片光盘目录著录项目包括：全宗号、光盘号、题名、起止年月、张数、保管期限、备注。

数码照片档案光盘目录格式见：《海南省数码照片档案管理暂行规定》（琼档字[2008]15号文）附件1

光盘目录格式如下图所示：6263(3)数码照片基本目录:

(基本目录封面+光盘目录+盘内目录构成)

6、填写数码照片光盘封面数码照片光盘封面内容：全宗号、保管期限、光盘号、全宗名称、题名、形成时间、照片张数、制作时间、制作人、套别、审核人等

封面格式见：琼档字[2008]15文附件3如下图所示：64657、归档存储要求

（设备要求：计算机、刻录机、一次性可写光盘）（1）同一保管期限下一个归档年度的所有数码照片应刻录存储在一盘或多盘（一次性可写只读光盘）中，不同保管期限或不同年度的数码照片不应刻录在同光盘内；（2）注意选用品牌较响、口碑较好的刻录光盘，如柯达、惠普、明基等。（3）刻录在光盘上的数码照片其内容组织结构如下图所示：66光盘根目录24-Y-001(光盘号)1.说明文件（SM.TXT）2.盘内数码照片文件目录(ML)3.数码照片档案文件夹（DATA）数码照片号1（20070001.jpg）数码照片号2(20070002.tif)数码照片号3……67光盘24-Y-000124-D-0001数码照片文件夹“DATA”数码照片目录数据库或表格目录文件“ML”光盘自述文体文件“SM.TXT”光盘光盘根目录光盘自述文体文件“SM.TXT”数码照片目录数据库或表格目录文件“ML”数码照片文件夹“DATA”数码照片号1（20070001.jpg）数码照片号2(20070002.tif)数码照片号3……6869（4）光盘刻录一般一式三套。一套封存，一套供查阅利用，一套异地保存（可根据重要程度而定）（5）光盘刻制完成后应采用油性笔在光盘背面标注光盘档号：全宗号-保管期限代字-光盘号（注：最好用专用光盘标记笔来写,以免光盘遭受污染,影响光盘的可读性.）70五、保管（一）常规照片的保管要求1、照片档案的装具：为了确保装具达到《规范》要求，建议使用档案行政管理部门监制的照片档案专用装具；2、温湿度要求：详见《规范》中表1。建议采用恒温、恒湿柜来贮存照片档案，以便最大限度地延长照片档案的使用寿命；3、底片、照片册应立放，不