河南腾晖集团公司报销结算工作流程

报销工作流程为做到各项工作流程合理，票据传递顺畅，以便提高工作效率，为公司创造更好的经济效益，为员工提供良好的工作氛围，特制定如下工作流程：一、 采购（一）计划预算：1、相关部门或单位根据工作需要，至少提前三天，填制办公用品申购单，一式四份，经部门负责人、经理签字后，一份自留，一份交公司财务，一份交采购人员。2、变更：若为物品减少，相关部门或单位必须在第一时间通知采购人员（采购人员接通知，暂缓该项采购），然后按原程序，重新填制办公用品申购单，用红字填写要减少的项目，以表明是把原来的冲减。变更的物品仍按原程序，制单，审批，交办。若为物品增加，则按原程序，另外制单，审批、交办3、若遇特殊情况，经请示相关领导同意后，采购人员可以先行购买，但必须在三天内补齐相关手续。（二） 采购采购包括采购员采购和供货商送货两种形式1、采购人员持办公用品申购单，到财务部办理借款事宜。2、非特殊情况，无办公用品申购单，不予借款。3、采购人员以办公用品申购单为凭采购。4、采购中采购人员要严把质量关，严把价格关，以期用最少的钱办最多的事，办好的事。5、采购中采购人员要尽可能地索要正规发票，开发票时要注意发票要素齐全，正确。（三） 入库采购回来后，质检人员进行质量检验，保管员进行数量验收。由保管员开入库单，注明品名、规格、单价、数量等。入库单一式三联，交库人、质检员、保管员都要签字确认。第一联由仓库留存，第二联给交库人用于结算或报销。第三联要及时交财务记账、核算。若结账前没有把财务联传递到财务室的，不予结账。（四） 领用各部门领用材料物资时开领料单。当需领用材料物资时，保管员开领料单，一式三联，第一联自存，第二联交材料领用人，第三联应及时传递至财务。（五） 退货：由收货人持有关领导签批的退货通知单，到保管员处，保管员见领导签批的退货单后开具红字入库单，票据传递与入库一样，保管员和收货人签字后，保管员安排把需要退的货物退给对方。若需对方当时退款的，先把财务联交到财务部，然后，让其持第三联到财务室办理交款手续，保管员只有见到财务室开据的收款收据后，才能安排退货。（六） 报销报销是内部采购人员在采购回来后，需要办理的销账手续采购人员持由经办人、证明人、相关部门负责人签字的购货发票或其它有效票据、仓管开具的入库单，到财务部对账报销，一般情况下报销日期为三天，特殊情况可延长至七天，超过时限，若查明是由于其个人原因逾期未报帐的，一概不予报销，费用和责任由相关人员自行负责。具体流程为：1、采购人员在取得的票据上签经 手人，需要证明人的要有证明人签字证明。2、材料物资是为哪个部门采购的，相关部门负责人签字确认，工程部则需要项目经理和工程部经理都签字。相关人员核对所购材料物资的数量、金额、规格及其他相关指标是否相符，是否于办公用品申购单相符，若内容相符，则签字确认。若不相符，查明原因，并做出相应处理或报领导处理。3、采购人员持由经办人、证明人、部门负责人签字的发票或其它有效票据、入库单等到财务部，由财务部会计人员核对所购材料物资的发票与入库单的数量、金额、规格及其他相关指标是否相符，是否与办公用品申购单相符，若相符，由财务会计签字确认。若不相符，财务部有权问明情况，查明原因，根据不同情况，做出处理意见，报总经理审批处理。4、采购人员持已经财务会计签字的票据到总经理处审批。5、采购人员持已经经办人、证明人、部门负责人、财务会计、总经理签字的票或其它有效票据、入库单，到财务部报账，领取现金或冲减借条。二、 其他票据的报销与传递流程1、 车辆加油车辆加油采用备用金制度，三、 外部人员结款*外部人员结款包括供货商结款和外部人员劳务结款。（一）供货商送货结款1、结账人员携带发票和仓库保管员开具的入库单，到相应部门，填制付款申请单，内容须填写完整，具体包括工程名称、收款单位、收款人姓名、申请日期、供货名称、金额等，入库单附后。2、相关部门负责人对其所供材料物资核实后填写意见和签名，如有异义，相关部门负责人应拒绝签字，待其更正后再为其签字。3、到财务室对账，由财务部会计人员核对所购材料物资的发票与入库单的数量、金额、规格及其他相关指标是否相符。相符，由财务结合相关部门做出付款计划，报负责人批准。不相符，退回不予结账或向领导请示如何处理。4、结账人持以上签字齐全的付款申请单，到总经理处审批。5、结账人到财务室结款。结账人持总经理批示后的付款申请单到财务室结款或作账确认单。（二）外部人员劳务结款1、结账人员携带发票和仓库保管员开具的入库单，到相应部门，填制付款申请单，内容须填写完整，具体包括工程名称、收款单位、收款人姓名、申请日期、供货名称、金额等，入库单附后。相关部门负责人对其所供材料物资核实后填写意见和签名，如有异义，相关部门负责人应拒绝签字，待其更正后再为其签字。2、到财务室对账，由财务部会计人员核对所购材料物资的发票与入库单的数量、金额、规格及其他相关指标是否相符。相符，由财务结合相关部门做出付款计划，报负责人批准。不相符，退回不予结账或向领导请示如何处理。3、结账人持以上签字齐全的付款申请单