企业档案管理系统操作指导

企业档案管理系统操作指导企业档案管理系统操作指导企业档案管理系统操作指导企业档案管理系统操作指导编制仅供参考审核批准生效日期地址：电话：传真:邮编:企业档案管理系统操作指导量子伟业企业档案管理系统根据电子档案管理及利用的特点，提供了建库、数据录入、文档扫描、立卷归档、数据转换、档案统计、档案编研、档案销毁、档案损坏、档案丢失找回、年报管理、库房实体管理、报表输出、光盘制作、查阅、借阅以及网络化浏览、下载、打印等完整、强大的功能。根据档案管理的分工不同，在逻辑上分为信息采集、业务管理、信息利用、系统设置、安全防护五个部分：其中“信息采集”、“业务管理”及“信息利用”三个部分包括了用户日常档案管理的主要内容，实现了档案信息的收集、整理、管理、利用的网络化和电子化。系统设置和安全防护是整个档案管理系统安全、高效运行的基础。用户在系统设置部分，利用系统提供的模板定制技术来定制本单位的档案管理体系。系统的安全防护主要提供对用户访问系统权限的严密管理以及对电子档案数据的安全存储管理。系统强大的定制功能使得量子伟业企业可以满足不同行业、不同规模的企（事）业单位的不同应用。并且由于设计的灵活性，可以让用户自己量身定制，使其更加符合用户自身的需求。一、信息采集数据收集部分包含建库、接口引入、数据录入、数据转换、立卷归档等功能。实现不同来源的各类档案的数据收集录入工作，是整个系统档案电子化的入口。现行文件信息可以通过与OA、MIS、ERP、PDM等系统建立接口程序，自动采集到预归档库并网上归档；实体纸质档案、照片档案以及音像档案可以通过扫描、非线性编辑等手段采集到档案库里；以前的历史数据可以通过数据转换引入到档案系统里来。1.建立预归档数据库预归档数据库主要用于录入和管理文件状态的信息，这包括需要预归档的文件、无须归档的资料，文件信息来源的多样性决定了数据库的管理层次及管理结构要能够灵活的对这种情况灵活适应，系统在建库时提供三个层次的节点管理：（1）分类结点类似于Windows操作系统里的文件夹，并可以建立下一层分类，系统最多可以支持64层的深度扩展，分类结点主要用来显示并管理“目录树”，并不用于管理具体的数据。（2）模板结点用于表示一个管理的类型，模板里将包括该管理类型的数据库结构、录入字段、界面、报表格式、排序设置、网页发布字段等具体管理细则。（3）数据结点用于建立管理具体数据的数据库，可以按照年度、分类、项目等任意角度建库，在此库里录入、存储、管理、利用数据。2.建立档案数据库档案档数据库主要用于录入和管理档案信息，包括文书、科技、财务、照片、音像、实物、专业、特殊载体以后任意其它用户需要管理的档案类型，档案数据库的建立和预归档数据库的建立基本相似。具体的数据结点支持项目级、案卷级、文件级以及件盒级管理方式。3.数据录入（1）目录著录项目、案卷、卷内目录关联用户逐级按照项目、案卷、卷内目录录入数据，系统自动关联项目下的案卷、案卷自动关联其下的卷内目录。可以根据档案模板的设置，将上级目录的相同信息自动携带到下一级目录，系统自动计算整个项目和案卷的起止日期，对文件件数、总页数进行自动记数，在增加、删除、插入记录时自动调整。指定记录追加携带使用此功能，可在增加记录时将指定记录的内容自动复制，在此基础上局部修改。插、删卷状态录入模式系统支持插、删卷模式，在此模式下，在插入、删除案卷时，系统自动调整案卷号。字段代码维护可将常用的有规律的录入字段设置相应代码，录入时自动产生下拉菜单，选择录入。信息自动生成可在系统中设置档号的组成规则以及主题词库，在著录时系统自动生成档号、主题词可以通过分析主题词库实现自动标引。自动查重系统提供自动查重功能，出现重复信息，系统自动提示。批量修改、批量删除系统可对用户选择的一批数据进行统一操作，包括批量修改内容、批量加前缀、批量加后缀、批量删除数据。（2）文件扫描（3）电子文件挂接单个记录文件上传将记录对应的文件自动上传到服务器，并且与目录做好对应。批量挂接根据文件命名规则，批量将一批文件上传到服务器，并且批量与目录做好对应。4.数据转换（1）数据转入将外部的数据按一定规则转入到当前的档案管理系统中来。本系统所提供的数据转换功能可支持多种数据库，可以把不同档案整理形成的数据（档案信息）转换到当前的系统，同时也为用户提供了一个通用的转换接口，可以在不同数据库之间进行数据转换。（2）数据转出将系统中的数据按一定规则转出去，转出的数据格式为国家档案局规定的标准格式。5.立卷归档立卷归档是文件与档案的接口，是实现文件与档案一体化管理的主要环节。利用此模块可将文件信息按照用户定义的立卷规则，自动转化为档案信息，同时自动生成档案所需的档号、案卷号、卷内顺序号、盒号、件号等相关信息。根据用户立卷归档的分工不同可以选择部门立卷或者档案室集中立卷；根据编目规则的不同，还可以选择组卷模式和一事一件方式。（1）立卷选项设置在此模块中选择立卷的方式，如：是部门立卷还是档案室集中立卷，是组卷模式还是一事一件管理模式；并且可以设置文件库与档案库的字段对应关系，可以实现异构数据的转换。（2）立卷归档文件价值自动鉴定结合用户保管期限分类表中确定的归档范围，系统可以智能对归档文件进行鉴定，批量自动生成分类号、保管期限等重要归档信息。整理编目在立卷归档过程中，用户可以按问题、机构、保管期限等角度进行归类生成临时库，在临时库中可以进行人工干预，将不需要归档的信息移除，并可进行手工的调整，如案卷号、卷内顺序号、盒号、件号等信息。经用户调整后可以将临时库正式移到档案正式库里，在正式库里也可对归档信息进行再调整。经过立卷归档，档案的绝大部分信息都已自动生成，包括档案所需的各个流水号、档号以及其它可以自动生成的信息。二、业务管理此部分量子伟业企业档案管理系统的重要环节，档案管理的各项主要业务均在于此。用户可以在电子档案数据资源的基础上进行报表输出、查、借阅管理、档案统计、年报管理、档案销毁、档案丢失找回、库房实体管理等电子化、网络化业务管理。1.报表输出档案管理工作中需要输出大量的报表，如案卷目录、卷内目录，对于改革后的文书档案立卷还需要输出归档文件目录等，打印管理模块可完成档案工作中所需的固定报表的打印输出，可打印出符合国家档案标准的各种美观的报表；系统还提供了强大的报表设计功能，来满足用户设计新报表或修改已有报表的需求，档案人员再也不需要对各种目录进行手写录入或用字处理软件（word、WPS等）来进行报表的打印输出。报表的操作非常简单，操作模式与EXCEL相似，会用EXCEL，就可以自如的操作本模块。报表打印系统提供了五十多种各种档案的常用报表模板，如案卷目录、卷内文件目录、案卷封面、卷内备考表、分类目录、总目录及全引目录等。系统可通过设置各种打印条件，输出满足用户要求的各种报表。用户可以自已控制分页输出的数据，只需在系统里设置分页打印字段，即可根据设置自动过滤输出数据，并在打印时自动分页，实现同一报表样式不同角度输出。如卷内目录按保管期限或按机构输出等。报表维护系统自带五十多种报表模板，完全符合国家档案局的要求，但用户也可根据自己行业的特点，对已有的报表进行修改，或增加自己需要的新的报表，以满足日常工作的需要。用户可以进行报表的格式修改，如修改字体、大小、线条的位置等。2.查、借阅管理查、借阅管理功能分为实体档案的查、借阅管理和电子档案的检索统计两部分。主要功能包括：查、借阅登记、实体归还、续借、催还管理、查、借阅统计、检索利用统计。查、借阅登记档案管理员在此检索到提供查、借阅的档案，用户一次可以借多份案卷或文件，如果在库则记录查、借阅日期、借阅人、批准人、利用目的等信息。实体归还管理对借出实体档案的归还进行登记，同时记录好利用效果等信息。续借管理如果借出的档案需要继续利用，如果逾期无法归还，需要再办理续借手续并由档案管理员在系统里进行登记。催还管理系统可以自动统计逾期仍然未按时归还的记录，系统可以自动出催还单给借阅人。统计①查、借阅统计系统对纸介质档案的借阅提供了大量的统计方式，并可随时打印统计结果。按时间查询：统计并打印在某一时间段内被借阅的所有档案及其详细信息。按档案查询：统计并打印某一时间段内某个档案被借阅的情况(包括借阅次数,借阅人,借阅时间,归还日期,档案类型等)。借阅频率查询：统计并打印某一时间段内被借阅的所有档案各自的累计次数,这样可以评测档案利用价值的高低。按操作者查询：统计并打印某一时间段内借阅管理员的操作次数及其操作对象，该功能可用于统计档案管理人员的工作量。②检索统计用于统计和监控用户通过网络对电子档案的访问和利用情况。可以将档号、提名、浏览/拷贝次数和时间列表统计。并可对网上用户对电子档案的浏览情况和拷贝情况分别进行统计，统计方式如下：按检索人统计：可以统计并打印某一用户在某一时间段内对档案文件浏览或拷贝的次数及其详细信息按时间统计：可以统计并打印某一时间段内所有档案用户对档案文件浏览或拷贝的情况按文件统计：统计并打印某一时间段内指定档案文件被浏览、拷贝下载的次数及其详细信息浏览/拷贝频率统计：统计并打印某一时间段内被浏览或拷贝下载的所有档案文件各自的累计次数,以此可以评测档案利用价值的高低。③预约管理用于处理用户在网上预约的档案，为用户办理借阅手续。所有用户在网上通过访问档案网站和使用检索查询系统借阅预约的信息都能显示出来，由档案管理人员进行办理，等待用户提取。3.档案统计系统能自动对系统内的档案数据进行统计，可根据用户定制的统计方案形成各种统计图表，如直方图、饼图、柱状图等,并可以将统计信息转出或发布。可以完全替代以往由档案人员手工进行的统计工作。4.年报管理系统提供了较完善的年报录入、管理等功能，所形成的年报报表完全符合国家标准。部分信息可以通过系统自动提取，数据校验后可形成上报盘上报给上级主管单位或上交当地档案馆，同时可接受下级单位上报来的数据,并可对报上来的数据进行数据汇总。5.档案保管在此模块中，主要对对档案的实体保管进行管理，包括档案的鉴定销毁、档案的损坏、丢失、找回进行登记。定义档案保管模板本功能类似于定义档案模板，即用户可以自定义销毁库、损坏库及丢失找回库等档案保管库的库结构，并且可以由用户建立年度档案保管库，即档案保管库数据按照年度严格分开。档案销毁管理在此模块中，可根据用户所列条件，查询到期应销毁的档案，系统可自动输出销毁清册，经过审批后，可对实体进行销毁，同时系统里的数据做同步更新。另外还可以对达到降密、解密要求的档案自动出清册，经过审批后，将密级调整后对外利用。档案损坏管理本模块可进行档案损坏登记，在档案损坏的录入过程中，档号无需录入，单击档号字段即可进行选择，同时可打印档案损坏登记表。档案丢失找回管理本模块可进行档案丢失登记，在档案丢失找回的录入过程中，档号无需录入，单击档号字段即可进行选择，同时可打印档案丢失找回登记表。6.库房实体管理库房实体管理主要是做到实体的存放与档案系统里的实体存放记录做到一致，以便于图形化显示档案外借、损坏、修裱、丢失、馆展、扫描等状态，并且可以图形化显示库存的库存及实体排放情况。库房树维护利用此功能可以将本单位的档案库房以及库房排架等多层存放位置做设置，为档案实体存放图形化做好基础工作。库房实体管理在档案著录里将对应档案实体存放位置录入完毕后，即可在此模块直接依次点击库房、排架等存储单元就可以直接查到档案实体记录，从而实现档案的图形化管理。三、信息利用建立电子档案管理系统的主要目的是希望通过系统管理主动、方便、快速的对单位内部提供利用。系统提供强大的档案编研、光盘制作、WEB查询功能，配合数据库检索、内容检索、流媒体技术，可以大大方便档案利用的程度及效率。1.档案编研档案本身是一个个孤立的数据或信息，档案管理重点是以归档文件的有序化和结构化为目的，服务方式是被动的数据查询，提供员工工作查考。档案编研就是以档案数据为基础，根据需要，利用提炼、类聚、相关等方法，进行数据二次整合，借助信息技术（主要是计算机网络技术），主动提供某一专一领域的专题档案，实现档案信息的共享与增值。定义专题库及分类用户根据需要制定专题及分类模板，设置数据结构、与基础数据源自动采集对应关系以及相应的管理模式，为下一步编研整理和利用建好框架。编研整理结合全文检索、OCR技术，从文件、档案库、借阅、查阅信息、网页日志中选取数据，自动形成专题目录库，并把目录对应的电子文件自动组合成word或txt格式的文档，由用户编辑后形成完整的专题库，如大事记、组织沿革、信用档案、制度汇编等。并可将专题库发布供全体员工利用。2.光盘制作在此模块中，系统提供了将档案扫描的原件及其对应的录入信息从数据库中刻录到光盘上的功能，可以制作出符合国家标准的通用电子光盘档案，利用廉价的光盘永久保存档案的原件信息，增加了数据的安全性。制作成的光盘可脱离档案系统进行检索或浏览原文。3.数据检索模糊检索无须指定任何条件，只需输入想要检索的字符，系统会自动在选定的数据库里进行漫游式检索，并将结果返回给用户，用户无需知道检索的内容在那个字段里，并且系统支持在上一次检索的范围里再次检索，以缩小范围，增加查询的准确率。分类检索 分类检索的基础在于用户定义的档案分类表，系统可以通过查询分类表，自动将该类下的所有信息检索出来。综合检索使用户能够根据项目、案卷和文件信息中的所有字段进行各种条件的组合，形成条件表达式进行检索。跨类检索如果当用户不知道要检索的档案数据是哪一个年度的档案，甚至不知道属于哪一种档案类型的档案数据，这样用户可以通过跨类检索实现。用户可以在多个全宗之间、多个档案类型之间、或者多个档案库之间选择多个节点。然后输入要检索的关键字，即可检索出所需要的档案数据。全文检索（见选配功能）可以对文件内容进行检索。查询系统提供完全基于WEB的查询系统，作为本单位档案信息的发布、查询和下载利用的平台,该查询系统既可独立使用，也可嵌入用户单位主页或其它应用系统（OA、PDM、ERP、MIS等）。信息发布档案管理员可将档案管理系统中的文件、档案以及通过编研形成的专题数据库发布，所用用户在经授权后可以登录系统进行利用。查询、浏览、下载用户可以通过登录查询系统，利用模糊检索、分类检索、综合检索、跨库检索快速查找到所需的信息资源进行浏览，在权限控制的范围内浏览目录、浏览电子文件内容、打印电子文件、下载电子文件等功能。预约及申请用户可以通过查询系统查找到所需利用的信息，如果希望查、借阅实体档案，则可以直接在查询系统里填写查、借阅预约单，批准后可以到档案室查、借阅实体；如果无权限浏览信息，也可以在查询系统里填写申请单，经批准后，档案管理员对其开放相应权限。电子档案网站(见选配功能)建立起专业的档案部门级网站,集综合信息维护、发布及查询利用为一体。5.流媒体服务实现对音频、视频等流媒体档案的网络在线点播。四、系统设置系统设置模块是本系统的核心模块之一，用于实现档案管理系统的部分个性化定制工作，使该系统符合用户的管理需要与特点，使之成为用户档案管理的平台。1.管理模板设置管理模板设置是系统的核心设置部分，系统提供了广阔的平台，用户可以根据自身的需求定义各个管理模板。2.辅助设置全宗定义可定义本单位的全宗号及全宗名称。修改口令设置超级用户或系统管理人员登陆口令，以确保系统的安全性。机构设置用来设置本单位机构、处室或部门，为权限控制及立卷提供基础。主题词库维护可对主题词库进行增、删、改等操作，实现在档案著录时主题词的自动标引。原文服务器设置用来设置原文服务器的相关信息，如：服务器名、FTP路径、FTP用户名、FTP密码等。分类库维护各行各业的档案分类方法有可能不一样，系统允许用户按各自行业的特点进行分类库的定制，使系统中所用的分类方法符合用户的要求，为用户进行分类号的快捷录入及分类查询打下基础。五、安全设计1.权限控制角色、组、用户首先分析使用系统用户的种类，即角色；根据机构或角色将全部用户分成若干组，可以是同一角色，也可以是同一机构或其它的分组方案；每一个访问系统的人员是一个用户，须隶属于一个组和角色。角色、组、用户管理可以大大提高权限管理的效率,系统只需对角色赋权，即可将权限整体赋予一个组和组里的所用用户，并可以集体更新权限。功能权限控制针对每一个角色、组、用户，根据应用范围的不同，设置能够使用的系统功能，未设置的功能将对该角色、组、用户不开放。数据权限控制设置每一个角色、组、用户对不同数据库的访问权限。如能访问，还可以控制记录的访问范围，包括能否进行目录浏览、原文浏览、原文下载、原文打印等分级控制。权限有效期限控制可以根据访问用户的不同，设定能否永久访问，如果临时访问，还可以设置访问的有效时间，过期系统自动取消权限。2.数据加密为充分保证数据的安全性，防止非法用户通过网络获取电子档案信息，量子伟业企业综合档案管理系统提供了数据加密技术。该加密技术可选择对归档的电子文件进行加密，加密后的电子文件只能通过软件的正常信息服务进行浏览和下载利用，以达到信息安全的目的。即使通过网络非法手段即使获取电子档案文件，由于无法解密，仍然无法打开浏览、使用。3.数据备份电子资源是档案管理系统最重要的数据，包括数据库、各类系统设置信息都可以通过数据备份功能进行完整的数据备份。该备份可以由系统自动周期性进行，也可以由用户手动实现。在系统崩溃时可能直接恢复备份数据库，以避免或减少系统灾难所造成的损失。4.回收站由于用户的错误操作，有可能造成用户数据的丢失。为避免或减少这程情况所造成的损失，系统提供了类似Windows操作系统的回收站功能，允许用户在删除数据时，选择放入回收站。用户可以在回收站里还原删除的数据或经检验后彻底删除数据。5.日志管理系统日志管理忠实记录下用户登录软件后所进行的操作，如用户登录、退出系统的时间、用户进出软件中主要功能模块的时间、用户对数据的操作