集团法务系统技术方案

集团法务系统技术方案集团法务系统技术方案集团法务系统技术方案xxx公司集团法务系统技术方案文件编号：文件日期：修订次数：第1.0次更改批准审核制定方案设计，管理制度美*集团法务系统技术方案

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项目概况企业概况美*集团是一家以家电制造业为主的大型综合性企业集团，于2013年9月18日在深交所上市，旗下拥有小*鹅、威**股两家子上市公司。1968年，美*创业，1980年，美*正式进入家电业，1981年注册美*品牌。目前，美*集团用工总数13万人，旗下拥有美*、小天鹅、威灵、华凌、安得、美芝等十余个品牌。集团在国内建有广东顺德、广州、中山；安徽合肥及芜湖；湖北武汉及荆州；江苏无锡、淮安、苏州及常州；重庆、山西临汾、江西贵溪、河北邯郸等15个生产基地，辐射华南、华东、华中、西南、华北五大区域；在越南、白俄罗斯、埃及、巴西、阿根廷、印度等6个国家建有生产基地。主要家电产品有家用空调、商用空调、大型中央空调、冰箱、洗衣机、微波炉、风扇、洗碗机、电磁炉、电饭煲、电压力锅、豆浆机、饮水机、热水器、空气能热水机、吸尘器、取暖器、电水壶、烤箱、抽油烟机、净水设备、空气清新机、加湿器、灶具、消毒柜、照明等和空调压缩机、冰箱压缩机、电机、磁控管、变压器等家电配件产品。现拥有中国最完整的空调产业链、冰箱产业链、洗衣机产业链、微波炉产业链和洗碗机产业链；拥有中国最完整的小家电产品群和厨房家电产品群；在全球设有60多个海外分支机构，产品远销200多个国家和地区。项目实施背景在经济全球化不断加剧的背景下，法治经济和契约经济的理念已经逐渐深入市场的每个角落，企业作为经济发展的重要载体，其市场竞争日趋激烈，企业经营的法律环境变得日益复杂。合同作为所有经济活动的起点，是企业遵循市场经济规律的重要体现。为了适应市场的变化和业务的快速发展，企业十分有必要加强对合同的规范管理，以不断提高企业经营管理水平和风险把控能力，提升企业的协同作战水平。企业要加快推进信息化建设，通过信息化手段将合同审核作为不可逾越的风险管控环节，建立健全合同信息共享机制，提高企业法务管理工作水平和效率。目前企业法务系统存在多系统并行使用，没有统一的模板、流程、权限控制等标准，用户使用体验较差，功能较单一，合同管理、案件管理等没有全周期管理。本项目规划建立一套标准的集团法务体系，实现合同模板的制定，合同关联性的处理，合同的审签，合同的盖章，合同的归档，合同的履行、监控、查询等需求的实现；同时加强集团纠纷案件管理、授权书管理、律师库管理、商标维权等的管理力度。基于此系统实现集团法务统一入口和统一管控。项目总体目标结合本RFP为输入，配合法务部门的实际需求，标准化合同模板和案件模板，规范合同类型及属性定义，规划案件类型和属性定义，搭建集团级法务系统，实现平台的国际化，并作为集团法务的唯一管理平台，方便用户快速的草拟合同和案件，通过固化模板，减少重复的工作量以及用户因为手工填写产生的错误，由于目前系统移动化的趋势，需要定制移动端的APP应用，充分考虑系统的易用性和系统的用户体验。本项目需要以先进的信息化技术手段，建设符合美*集团实际业务需要的法律事务管理相关的合同管理、印章管理、法律事业管理业务子系统，支持公司各项法律事务工作的开展，提高法务工作效率，加强业务管理及企业法律风险管控。合同管理子系统需要实现美*集团集团公司及其成员企业从合同起草、登记、审批、签订、履行、监控到履约完毕后的评估和查询统计的全生命周期管理。减少人为操作风险，实现信息透明、监控便捷，具备查询、汇总、提醒功能，并建立相关的业务数据库。印章管理子系统需要实现公司各类公章分类管理，对印章使用、借用、备案、刻制等分别设定审批处理流程，防止印章误用、滥用的法律风险。纠纷管理子系统需要提供非诉案件、被诉案件、主动起诉案件填写与报送，并实现通过系统进行流程化的案件处理，建立相应的纠纷案件数据库。本项目所建设的法务电子化系统需要支持智能手机或平板电脑（iPhone、iPad、Android操作系统）等智能移动终端的应用，满足领导或相关业务管理人员进行流程审批、业务处理、信息查阅等方面的移动应用需求。现有问题与提升大型制造企业在目前的市场形势下，面临着巨大的危机：客户需求日益分化并且迅速变化：社会的发展，使人们的生活和生产方式发生了巨大的变革，人们越来越不满足于千篇一律的产品，更加倾向于追求个性化的产品，并且更加容易发生喜好的改变。由此导致生产商必须快速适应形形色色的需求，进而对整个产业链提出了更高的要求。融资成本与难度增加、供应链成本增加：前十多年的房地产迅猛发展，把大量的资金转入房地产相关行业，导致实体企业的融资日益困难，进而导致大量的实体企业在生存与死亡的边缘挣扎，最终也导致可供选择的供应商减少。而客户需求的离散化必然要求企业进行个性化营销、柔性化生产、社会化供应链。内部人力成本急速增加：中国的人口红利已经消失，正步入老龄化社会，但整个社会的生产力水平又没有达到可以支持少量劳动者即可推动社会运作的程度，基于这个现象，各行各业均已经出现了用人危机，具体表现在各岗位没有充足合适的待聘人员，需要大量的培训才能上岗，同时，员工的流动性明显增加，不停的寻找更高薪水，更好环境的工作。传统信息化已经捉襟见肘：制造业的信息化是以ERP和财务管理为核心的信息系统，其前提假设是完整、精确的计划，基于此进行MRP运算，保证制造成本最低。很显然，这个假设在当前的社会环境下已经不太现实。以客户为中心的营销基本是无法达到ERP所要求的那种精度的。大型制造集团企业面临的问题总结起来，可以归结为三对管理矛盾：分散与集中、动态与持续、效益与风险。分散与集中：集团化企业的一个重要特点就是分散，表现在组织分散、空间分散、业务分散、信息分散。动态与持续：集团化企业始终处于动态的变化之中，无论是内在组织和人的动态变化、业务发展的动态变化，还是外在的环境的动态变化、商机的动态变化，都无法阻止，只能顺应变化。企业的愿景、目标、文化则是需要持续的建设方能达成。效益与风险：企业始终要在长期效益与短期效益、显性效益与隐性效益中取舍，要在追求效益的同时注意风险。通过风险识别、风险控制来达成效益与风险的兼顾。上述的危机和矛盾，对制造业而言，是危险，更是机会。因为互联网的持续进化，导致大量的新技术、新体验、新习惯涌现。具体表现为从技术层面看，大数据技术、云计算、移动互联网、物联网等新潮技术已经得到广泛深入的应用，并且已经提供了社会化、规模化的商业模式。从社会生活层面来看，以上述技术为支持的电子商务、移动应用、无缝沟通已经渗透到社会生活的方方面面，可以说是无处不在。真正的信息化社会随着移动互联网的普及，正在快速走来。信息化社会的一个重大特征就是信息民主化。先进制造企业就是要充分应用信息民主化来打造自己独特的企业战略，把握竞争优势。合同与法务管理信息化战略国务院总理李克强在政府工作报告中提出实施“制造2025”，坚持创新驱动、智能转型、强化基础、绿色发展，加快从制造大国转向制造强国转型。工信部产业政策司司长表示，“中国制造２０２５”实质上就是中国版的“工业”。“工业”就是把工业互联网、云计算、机器人融合在一块，缩短供货商和生产的时间，减少中间环节，提高整个效率，然后使得整个生产过程变得更自动、更自主、更有预测性。事实上，无论是德国的战略还是美国提出的“先进制造和工业互联网”战略，抑或是中国提出的“中国制造2025”，其矛头无不指向了开放的网络平台。工业战略的落地，实现大规模制造向大规模定制转型，为用户打造按需设计、按需制造、按需配送的体系。同时制造商与其供应链之间的关系也高度改变，由单纯的买卖关系转变为共同面对用户共创共享的利益共同体。在全球工业的革命浪潮下，新一轮的制造业变革不是在原有制造逻辑上的小修小补，而是结合互联网信息通讯技术实现制造体系逻辑的全新颠覆。在用户、创客、供应商之间搭建了一个开放共赢的生态圈，加速工业战略的落地。而对互联网技术的把握和应用的程度，决定了制造企业的互联网应用阶段。对中国集团型制造企业而言，建立以客户为中心，实现业务财务管控一体化的互联网应用战略不失为一种可行的方式。而围绕客户的需求来展开业务，必然就是以合同为导向的业务驱动战略。而这也恰恰是社区化运营的核心。客户、企业、供应商通过合同紧密连接在一起，形成一个共同的消费社区，各方的信息在此社区得到充分的表达和理解，并最终形成对各方的约束与权利。基于此模式的信息化能够得到最大程度的共识，节约大量的交易成本。具体到此模式的信息化实现，可以归结为三点：建立以合同主数据为核心的内部合同系统，建立以满足制造为核心的供应商系统，建立以需求与满意度为核心客户系统，三个系统之间，可以合同来进行互联互通。合同与法务管理信息化难点突破前已述及制造业推行工业的一个核心是信息化互联，合同与法务系统作为一个连接客户、企业、供应商的业务系统，如果把它提升到集团管控的角度来建设，将是非常重要的核心业务系统。首先要充分认识到合同与法务系统不仅仅是管理合同与法务本身，而是一种重要管理方法和管理战略的执行系统。要认识到合同是企业发展的蓝图，是企业运营的仪表盘，是资金流动的载体，更是贯通内部与外部管理的抓手。其次要认识到建设合同与法务系统需要从企业管理本身入手，需要真正把对人的管理和发展摆到一个重要的位置。良好的执行系统一定是制度、流程和人的紧密匹配的协调体系。要把企业的战略目标和个人的发展结合，真正提升个人的工作效率，降低其学习成本，营造一个分享的社区，推动软件与人的结合。再次要把合同全生命周期管理全程贯通，充分借助PDCA闭环管理原则，把业务的计划与检查放到同等重要的位置。对法务管理、合同管理之间的关系要清晰明确的认识到，法务从风险控制与处理的角度介入业务管理，合同从资金与进度介入业务管理，其核心目标仍然是为了达成效率与风险的统一。以下基于美*集团法务管理目前主要存在的问题进行总体分析，并提出相应的整体解决思路，为项目建设提供方向指引。序号问题简述解决思路概述1目前企业法务系统存在多系统并行使用。基于目前存在的多套系统进行整合、梳理与业务管理优化，通过本项目建设一套适用于全集团法务管理需求的信息系统，做到统一业务操作入口、统一业务管理平台、统一数据信息获取渠道。2没有统一的模板、流程、权限控制等标准。在新建设的法务系统中，建立统一的合同模板库、授权书模板、以及其他法务文书模板；制定统一的合同管理流程、纠纷案件管理流程、商标管理流程，规范业务操作及处理活动；从组织、部门、岗位、人员等不同维度分别建立系统操作、数据访问权限控制规则，规范用户对系统的应用。3用户使用体验较差。充分共享系统内及系统间的数据信息，减少用户的表单及数据录入工作量，降低系统使用难度，提高系统易用性，从而提升用户使用体验。4功能较单一，合同管理、案件管理等没有全周期管理。完善合同管理功能，建立合同草拟、审批、盖章、归档、履行进度跟踪、付款及合同履行结束的全生命周期管理过程；通过系统提供纠纷案件上报、案件受理、案件处理状态跟踪、案件诉讼及结案等全过程管理能力。5本项目需要建立一套标准的集团法务体系，实现合同模板的制定，合同关联性的处理，合同的审签，合同的盖章，合同的归档，合同的履行、监控、查询等需求的实现。充分调查集团及各事业部的法务管理现状，梳理分析相关业务流程，制定一套符合集团管理实际需要的法务管理体系，并通过系统进行落地，实现合同模板管理、合同草拟、审签、盖章、归档、履行监控及合同信息查询等全过程管理。并提供关联合同管理功能，可关联查询类似合同，关联调阅供应商的历史签约合同。6需要加强集团纠纷案件管理、授权书管理、律师库管理、商标维权等的管理力度。在新建设的法务系统中，建立符合集团管理需求的纠纷案件管理、授权书管理、律师库管理、商标维权管理等业务功能，统一集团法律事务管理工作平台，规范法务工作流程，提升法务工作效率。7基于此系统实现集团法务统一入口和统一管控。统一集团法务信息化管理平台，建立统一的法务工作入口、统一的单据提交、数据录入及访问、信息查阅及管理机制，简化业务人员的日常工作及系统使用。8操作复杂，手工录入资料过多，操作效率较低。新建设的法务系统，通过简化业务流程、规范系统操作、充分共享系统数据、减少数据录入量、由系统依据业务进展进行实时监控并提醒相关业务人员进行下阶段工作等方式，简化用户对系统的操作复杂性，提高系统使用效率，提升系统易用性。9统计数据缺失。由系统将合同签订、履行及案件处理过程中的所有业务数据进行归集管理，提供用户对相关业务数据进行汇总、统计及数据分析的人机接口，并输出相关数据汇总统计报表及图形，减少人工的数据统计工作量。10目前对各个事业部的法务管理和风险难以管控。建立覆盖全集团的法务管理系统，将各事业部的法务工作全部纳入系统进行管理，结合各事业部的实际情况及系统应用需求，建立统一的业务流程及管理规范，做到可以统揽全局、统一监控、及事前防范、事中控制、事后补救的风险管控机制，降低集团法务风险。综上所述，集团的法律事务管理主要存在以下三个方面的困难：法律事务处理方面：公司的法律事务信息化管理平台不统一，信息不对称，存在多个信息源头及业务处理平台，系统间的业务切割及界线不明显，使用户在进行实际业务活动时产生疑惑，并可能重复劳动，导致工作效率较低，难以多人流程化高效协同工作。管理制度贯彻方面：企业法律事务相关规章管理制度及业务流程的执行，缺少统一的平台支撑，难以系统化、流程化、规范化的进行有效监管及风险控制、评估，导致管理制度难以贯彻执行，风险不可控。法律文化建设方面：由于缺少统一的业务平台，法律事务各项活动经验及知识难以长期累积，导致业务人员对法律知识的了解与相关法律事务的处理经验不够，所以需要借助于系统，建立企业法律文化建设的长效机制，全面加强法律文化建设，以保障企业的稳健、安全、合规运行。基于以上管理难题，本次项目将结合集团管理实际，以法务信息系统作为载体，提升和完善公司的法律事务管理体系。建立和完善法律风险管理制度，进一步提高公司依法决策、依法经营和依法管理的水平。建立、健全符合国家法律法规要求的公司规章制度及保障其有效执行的监督管理体系。建立、健全规范员工经营管理活动和有效控制经营管理权力的责任追究机制。建立公司法律风险识别、评估、管理机制，并将其融入公司经营管理活动中。

项目需求解析项目整体需求本项目需要通过建设美*集团统一的法务管理信息化平台，实现合同全生命周期管理，有效管理合同审批、签订、归档、履约监督、合同结算等业务环节。规范合同文本起草审批办理流程，建立起合同标准范本库以及条款库,高效便捷的方式进行合同起草。建立合同关键要素（文本、资金、进度、标的）之间的关联性，实现商务业务闭环。利用预警提醒、查询、统计和分析，及时、准确了解公司合同管理状况，防范风险，为公司经营管理服务。合同模板管理基于美*集团的管理需要及业务特点，需要通过系统建立合同模板库。要求提供不同类型的合同模板，合同模板的编辑方式要灵活、易操作，可将经过企业内部审核的合同模板作为标准合同样本上传到本系统中，形成公司统一的合同模板库。可实现自定义合同模板起草合同，将美*集团的WORD格式合同导入系统，经办人将合同文本从系统在线打开后，可直接在WORD中修改，完成后保存即可完成合同起草。合同模板主要可分为两种形式：一种为参考模板，针对同类型的合同选取该种模板后，在一些条款上可以起到参考作用，并可以根据合同的特性对部分条款进行调整；另一种为固定格式模板，这种模板只允许填写部分合同关键要素，不能对模板内容及固定的合同条款进行修改。合同编号管理需要对公司所有纳入系统管理的合同进行统一编号，合同编号可以由美*集团自定义其编码规则，在系统中可以按照预制的规则自动生成，既可以实现编号的统一管理、又能保障编号的唯一性。合同文本管理在信息化日新月异、造假技巧也愈益高超的现今，如何保障合同文本的真实有效，维护公司的合法权益，显得尤为重要。防止合同造假，我们最常用也是一直在用是签字签章，除此之外，系统还提供文本水印的功能，给合同文本打上防伪的水印，进一步巩固防伪的力度，保障合同的合法性。合同移动审批及审批时限管理需要系统会自动给领导发送审批信息，提醒领导有需要审签信息，领导收到审签信息后，通过移动设备就能登陆到系统对待审签的记录并进行审批，领导审批完成后，系统自动记录审批意见。需要系统对审批工作流程设置审批时限。通过设置审批节点的审批时限，审批结束后可以查看各节点的审批节点所花的时间（只计算工作时间）及整个流程审批所花费的时间，如果超出了审批时限，系统将自动发送短信、邮件或内部消息给相关审批人。合同文档归档管理合同信息管理系统应具有完善的合同相关资料的归档管理功能，包括合同原稿、授权委托、合同审批表单、变更文件、附图、项目文件、招投标文档和合同履行中的各种文书等，避免因遗失或未及时存档导致的合同风险。系统还应该对文档进行分类管理，并为每一份文档设置关联，保证归档合同的索引及查询要方便快捷。合同盖章管理当合同谈恰妥当后，会对合同加盖印章，一个公司，可能每天都会有多次盖章动作，如果只是依靠传统方法，如通过Excel记录盖章情况，或者干脆就不做任何处理，只是凭借脑力记忆，长年累月下来，可能就再也不知道盖了多少章，分别是什么类型的章，盖章的归属合同，盖章的用途等要素了，或者至少统计起来是非常麻烦的，且使用传统手工方法记录盖章信息，记录由用章管理员保存，信息无法共享，给领导查询统计用章情况带成了不便，同时，由于信息的闭塞，也加大了用章的风险。预警提醒功能合同履行过程中未能正常履行的阶段工作事项需要能实现自动预警提醒功能（预警项点事先确定），且能根据不同的风险级别进行分级预警，在提醒相关责任人员的同时，通知相关人员及责任领导的介入，相关人员可方便的进入系统直观的了解合同所产出的风险信息。提醒方式包括登录界面提醒、系统内弹出提醒窗口、邮件提醒、短信提醒等。可以对合同的进展计划、结款计划和关键要素进行预警，帮助用户提前做好财务规划和分析决策，降低合同管理中的因延误付款、交货滞后带来的违约风险。系统提供的预警平台还需要开放预警配置功能，业务人员可根据需要添加必要的提醒类型，保障业务的及时性。合同信息安全管理合同中的相关方及标的物等信息是企业的保密信息，合同信息的安全管理要求在不影响工作效率的前提下尽可能的保护企业的敏感信息，应根据用户的职位、管理要求等配置不同的系统权限，权限的管控要灵活，权限的变更要快捷。此外，由于岗位的不同，能够查询合同内容的范围也不同，为此，系统需要能够将权限具体定义到字段，可以根据不同岗位来区分设置。统计及分析功能合同信息管理系统应提供多种便捷的统计分析功能，方便用户及时的了解合同的签订和执行进展情况。可以按时间、客商、执行状态、合同名称、项目信息、合同金额等不同的维度进行复合条件的查询、统计及分析，用户可以方便的自定义统计需要的报表内容，并能进行形象的图形显示及打印出相应的报表内容，满足不同的业务部门在一定期限或特定原因下对特定范围的业务数据的汇总统计要求，提供多种统计方式，支持自定义常用统计方案保存，能通过折线图、饼图、直方图等方式直观展示结果，辅助经营决策。业务管理需求法务管理系统需要支持对合同全生命周期进行管理，包括合同立项管理、审批、签订、履行、结算等过程。对发生异常的合同进行跟踪，包括合同的变更、签订补充协议等情况。对项目类合同需要能够与项目建立联动，便于跟踪项目下所有合同的签约、履行情况，以及从合同的维度对整个项目进行监管。系统需要能够对合同在签约、履约过程中所潜在的风险进行识别记录，并采取一定的有效措施控制合同风险，保障合同正常履行。系统需要提供全面的系统管理员后台管理功能，包括组织结构的配置、用户与权限的配置、流程配置等，提供便捷的、界面化的、高效率的系统管理运维功能。系统集成需求为规范各项业务经营管理，提高工作效率，美*集团已经建立了多类业务管理信息系统，并开放了大量的系统间集成接口。为建立公司统一的法务管理平台，并能够贴合当前业务实际，保障各项业务在各系统间能够顺畅执行、信息充分共享，法务管理系统需要具有良好的系统开放性与可扩展性，需要与公司ERP、OA、SSO等系统进行深度业务集成。法务管理系统需要基于现有的基础网络环境进行构建，并要求纳入公司域控管理，支持公司域控网络环境下的访问。系统性能要求应用系统需要保持良好的用户体验及操作的友好性，系统操作响应时间<2秒；系统需要支持7x24小时不间断稳定运行，并保证数据的准确、安全，具有高可靠性；系统需要提供友好的人机界面与用户交互体验，有显着的任务列表，方便用户对系统的操作使用；需要具有良好的、高效的系统运维能力，对于普通的业务数据更新（如：变更用户、权限、业务审批流程等），能够不需要中断系统运行，即可完成调整；提供完善的可靠的系统容灾、备份、恢复机制；提供灵活的、开放的系统架构，在业务或需求变更的情况下，能够快速进行二次定制开发，对于未来业务拓展，功能变化的灵活性、扩展性的支持；系统架构安全，采用严格的身份鉴别机制和数据、业务交互、输入/输出安全保护措施，并提供一定的安全审计功能，记录审计日志，保障系统运行安全及用户信息安全；项目管理与技术服务要求为保障项目按进度按质量要求顺利执行，需要建立贴合实际的完整的项目管理体系，配备专业的具有丰富类似项目经验的项目实施团队，采用行之有效的项目管理方法与手段。在项目实施过程中，双方团队成员需要保持良好的沟通，需要对用户方的实施团队、合同管理信息化团队、最终用户代表群体、内部顾问、以及最终用户分别提供充足的具有针对性的培训与讲解，并提供相应的培训教材和配套资料，使各类用户能够充分学习各自所需的技能，保障系统高效运行使用。总体功能要求应答一览表下表描述美*集团所提内容分析需求与系统解决方案在本文档中所属章节的对应关系。具体内容详见插件：《美*集团法务管理系统满足度自评表》

方案设计思路系统建设重点本次法务管理信息化建设，需要解决大量的业务问题和技术问题，结合美*集团的实际情况，我们认为需要突出解决如下重点业务问题和技术问题：以合同模板建设和推广使用为契机，完善签订管理，控制签订风险。加强合同审批流程电子化管理，建立统一的审批管理信息化平台，解决信息关联查询的问题。建立统一的合同编号规则，形成合同自动编号机制。完善履行监控，建立合适的预警机制，达到风险控制前移的目的。建立合同移动审批，领导可能通过移动设备进行合同移动审签。建立统一的合同档案管理机制，形成完整的档案，方便随时调阅。建立统一的合同台帐，汇集常用管理信息要素，为后期的业务操作和管理提供可靠的信息源，同时也把相关的信息反映到台帐的相关状态中，形成实时的合同数据视图，使合同成为真正可靠的业务主数据。这也是本次信息化建设的核心目标。充分考虑到各种系统的数据集成问题，尽量减少用户的重复录入。要把系统设计为用户的日常操作及业务处理与管理软件的要求相一致，信息的录入及处理过程也就是业务的处理过程。方案设计原则在本次法务管理信息化的建设过程中，将充分贯彻已经通过检验的最佳实践。我们认为，从业务管理的角度出发，遵循如下原则对合同管理信息化的成功有非常大的裨益。分类处理：在美*集团的合同管理种类中主要以收款合同、付款合同为主，即使同类合同，在面对不同的签约方时，仍然有显着不同的管理方法。这要求在信息化的实践过程中，充分考虑实际情况，对所有合同按照不同的业务类别、不同的合同属性、所属不同组织机构、以及不同的管理要求等分别建立不同的管理机制，采用贴合实际的管理方法，避免一刀切的方式。效率提升：美*集团的业务在迅猛增长，需要借助信息化手段来提升效率，降低成本。本来，信息化在效率提升方面有着先天的优势，但实际中却频繁发现信息化导致重复劳动、甚至效率更加低下的现象。这需要在建设中充分考虑业务的特点和总体需求，尽量把数据的流程和业务操作分析清楚，做到一次录入，后续充分使用，无需重复录入。简言之，就是业务操作的过程也是数据自然采集的过程和业务管理活动执行的过程，避免员工产生纯粹为了信息化而录数据的偏激思想。风险控制：风险控制是企业管理必须考虑的重要领域。在企业法务管理信息化的过程中，需要从两个方面来考虑这个问题：一是借助信息化管理合同的风险；二是法务管理信息化建设本身的风险。这两个方面都有专门的知识和实践可供借鉴，需要在项目建设中切实遵循，尽量规避项目实施的风险，借助于系统提高企业合同风险的防范与控制能力。制度控制：管理信息化的过程实质上也是管理变革的过程，成功的信息化最终带来企业管理的提升。各项信息化的规划、实施、运维、废止对管理都将会提出明确的要求，而这些要求最终需要以制度的方式来形成约束力。信息化实现就要求管理制度化，在此基础上把制度转换为可执行的流程，把流程需要承载的信息变成表单，把表单变为计算机可录入的记录，在表单与流程的运转中，充分发挥计算机的计算能力和网络共享传递能力，把需要控制的点明确描述，形成规则，让其自动运行，避免人为的错误。企业管理制度与信息系统相融合，使制度得到更加全面、彻底执行。信息集中：企业不同的员工在信息的产生、流转、使用的过程中承担的职责是不同的，对企业而言，信息集中的意义在于资源的有效配置。决策层掌握了真实、全面、及时的信息后，可以迅速做出正确的决策，以最优化的方式配置资源。围绕信息集中，需要从管理制度、流程、组织进行相应的变革，同时在信息化的软硬件规划方面，也要充分考虑。方案设计鉴于美*集团的业务复杂度和既有信息化建设成果，建议采用以建设合同主数据平台为核心，进行新业务系统建设与已有系统接口集成与改造。信息化基础技术已经发生了许多重要的变革，目前发展迅猛的云计算技术、大数据技术、移动互联已经进入了企业和民众的生活。以往陌生的电子商务已经深入渗透各个角落。技术革命带来的变化让人们眼花缭乱又充满了好奇和希望。信息化从以往的少数人的操作、一把手工程演变为全员参与的企业资源分享工程，信息民主化已经不再是口号而变成了现实。在本次信息化的建设中，我们建议充分考虑信息化的社会化背景，保持良好的前瞻性。充分借鉴采用信息化思维来推进美*集团法务管理信息化的建设过程。建设以合同主数据为核心的合同管理信息化平台，充分体现了信息化思维成果。主数据平台首先是基于私有云技术的SOA平台，充分体现软件即服务的思想，把原有的分散在各个系统中的业务数据以统一的方式提供服务，方便各个信息系统调用，使用者无需知道到底是哪个系统提供的服务。项目实施策略本信息化项目是一个牵涉面广、时间跨度长的复杂项目，需要有一套科学的实施策略来保证项目在不同阶段的顺利进行。1）项目范围策略：项目中哪些做，哪些不做，做到什么程度，均要由范围管理来决定。这其中包括范围定义、实施约定、范围变更等。在项目实施中一定要注意保持实施范围的前后一贯性。改变预定范围的需求都要有正式的文档记录，并且经过项目小组讨论其风险。在正式批准后方可执行范围的变化。2）分期分阶段策略：大型项目往往不是少数人短时间可以完成，必须按照项目管理“总体规划、循序渐进、快速见效”的WBS分解原则进行项目的分解。经过分解规划，一个大项目就可以变为若干个目标明确，组织有序的小项目了。采用分而治之的方法自然而然的完成整体项目。3）试点上线策略：项目工作量较大、风险较高的情况下，采用选择基础较好、配合度较高进行试点的方式实施，可以达到降低风险、减少阻力、发现问题、快速验证的效果。4）需求管理策略：项目需求尽管在合同中和需求报告中有明确的描述，但实际执行中仍然会出现与原来设想不一致的情况，需求的变更要形成一套完整的流程，达到控制风险，符合实际的要求，并且要照顾好双方的利益。5）知识转移策略：信息化项目带来的还有管理思想和观念的变化，双方都有许多知识需要进行学习交流，尤其是项目中本身形成的领域知识，更加需要提炼总结，变为企业的知识资产，进行传承。知识转移的核心在于关键用户的培养。一是实施中培养关键用户，能够承担责任。而是项目后期与运行期，关键用户可以充当教练员的角色。6）关键用户策略：关键用户的选择和培养是信息化项目实施成功的关键点。最终项目实施的目标是投入真实使用。那么第一个吃螃蟹的用户必然是需要非常的勇敢的。正是因为这个原因，往往用户对项目的参与是推脱的、旁观的。必须认识到项目是为客户自己建设的，供应商的实施团队是为客户来提供服务的，关键用户需要把自己作为企业主人的身份来参与。如果关键用户不参与项目，就不会考虑项目的约束条件，只提需求、挑毛病，甚至故意为项目设置障碍。当项目遇到问题时他们都会推给实施方，因为只要和自己无关，就不用承担责任。从保障项目成功的角度出发，一定要挑选合适的关键用户全程参与项目，他们要和项目组共同承担责任、当然也要有合适的激励机制，要让他们淡化购买者意识，强化责任者、供应者、建设者意识，只有转换角色，换位思考，才能够真正成功。7）项目推动策略：当项目出现如下现象之一时，项目经理需要择机启动项目专项推进计划，协调各方面力量，集中资源和精力扭转被动局面，使项目重新步入正常实施状态。项目停滞项目推进困难、进度一再拖延客户关键用户和顾问可能失去信心项目问题过多可能失控出现重大问题项目专项推进计划的具体步骤如下图所示：项目实施的过程是曲折的，项目经理需要充分发挥组织协调能力，积极出主意想办法，团结项目成员，克服困难，向正常目标前进。8）项目验收策略：项目实施必须有始有终，项目经理必须推动项目验收关闭。项目验收的基本条件是：系统已经正式投入生产运行，各项业务系统均在系统中正常处理。验收策略主要包括如下：实质重于形式，系统一定要用起来，主要业务都在系统中正常处理。最终用户出据正常使用的客观证据和实际体验。起草验收报告，实事求是总结项目成果，指出需改进点。组织召开项目验收会议，对项目实施及系统运行情况进行整体评估分析。总之，项目实施策略是项目管理非常重要的环节，项目实施过程实质是客户与实施顾问之间反复沟通，达成共识并实践的过程。

系统总体解决方案美*集团法务管理系统从公司管理现状与业务实际需求出发，参考众多企业的先进的管理理念，借用当前成熟的先进的信息技术手段，采用平台化设计思想进行设计和建设。设计理念系统平台以PDCA（计划-执行-检查-处理）为控制手段，在不断深入学习先进企业管理理念的基础上，整体规划设计并不断改进和完善，建立了成熟的企业信息化管理框架。一方面加强企业决策经营风险、业务流程风险和法律风险防控，增强企业免疫力；一方面加强知识积累与创新，加速企业成长。以风险管理和知识管理为着力点，提升企业核心竞争力，保障企业稳步健康发展。基于以上管理理念，为保障系统能够易于实施、使用、推广，并能够可持续改进，适应未来业务与需求的发展变化，系统设计遵循以下原则：先进性：基于先进的企业现代管理理念和软件开发技术，采用成熟、先进的软件开发平台，使设计系统能够最大限度地适应技术发展变化，适应管理信息化的发展方向，以确保系统的先进性，延长系统的生命周期，提高投资效益。开放性：系统遵循行业标准或建议，采用标准的、开放性的技术，对外提供标准的API接口和公开的WebService服务，以与其他异构系统能够进行业务集成，互连互通。实用性：符合实际业务流程与管理模式，满足业务人员日常工作习惯，提供友好的用户操作界面，具备直观易用的人机界面，使得系统操作方便、快速、简捷。提供丰富的系统操作提示和灵活的个性化配置手段，方便非计算机专业人员的使用。可维护性：系统基于Browse/Server架构设计，使系统安装部署、升级运维简单。需提供多种易用的管理员工具与界面化的、高效的、便捷的系统后台，提供多管理员机制，实现系统分级管理，简化系统运维工作，降低系统运维成本。稳定性：系统设计采用成熟、稳定、可靠的硬件及软件技术，充分考虑系统运行中有可能发生的可靠性问题，设置对应的故障切换方案。系统采用必要的冗余备份设计，采取有效的备份措施，使能够在遇到灾难性破坏时，快速实现业务及数据恢复，保障系统稳定可靠运行。安全性：系统需设计严格的用户身份验证机制，以及用户对系统操作与数据访问的权限控制体系，从组织、部门、岗位、业务、模块等多个维度进行权限划分，保障系统应用和信息查阅的安全性。体系架构系统采用B/S（浏览器/服务器）模式的三层架构设计，服务端采用平台实现，客户端采用浏览器进行系统访问。在这种结构下，极少部分事务逻辑在前端（Browser）实现，而主要事务逻辑在服务器端（Server）完成，大大简化了客户端载荷，减轻了系统维护与升级的成本和工作量，降低了用户的总体成本。系统能够支持大量用户并发访问，是真正的企业级架构平台，在系统的可扩展性、可维护性、兼容性及稳定性等方面都有更好的表现。从软件工程角度，法务管理平台的系统架构分为数据库服务层、中间层、客户端三层结构，如上图所示。抽象来看，数据库服务层提供与物理平台或特定数据存储逻辑相关的数据服务，中间层实现应用程序的业务逻辑和业务规则控制，客户端与最终用户交互并提供输入输出支持。三层结构的有效协作和有序运行是保证整个软件系统正确运行的必要前提。对于三层结构的内部设计，以层间隔离、层内耦合的设计理念和符合软件工程原理的开发方式进行。下面对三层结构的具体职责、功能、细节进行进一步描述。数据库服务层：在逻辑上分为数据存取层、数据访问层、持久化层。数据库服务层负责提供数据存取和管理服务，并进行业务逻辑数据到关系型数据的映射。持久化层是中间层直接访问的逻辑模块，它在逻辑上位于数据库服务层的最上端，它将业务域中的语法关系和语义关系进行映射，将数据存取细节隔离在中间层逻辑之外，并可以独立于应用程序的行为而变化。数据库服务层对系统数据和业务数据的严格分离，将系统的上层行为与特定平台、开发技术、操作系统隔离开来，并使用工厂模式封装可能变化的部分，为上层提供统一和稳定的接口。在上层看来，数据库服务层的行为应是恒定和可预测的，因为它的行为关系到系统数据的持久性。将数据进行有效分类并将物理数据封装在数据库服务层，可以在很大程度上减轻中间层甚至客户端的责任和负荷，并允许系统在逻辑结构上发生变化的情况下不影响数据服务的执行。中间层：中间层在逻辑上分为业务实体层、业务逻辑层、业务规则层。它是三层结构的核心部分，将应用程序行为封装在基于实体语义的域中。业务实体层定义有业务域中逻辑对象的集合，它直接与数据库服务层进行通讯，并负责平台相关的物理数据格式和平台无关的逻辑数据格式的映射，因此它定义了应用程序的静态概念结构（或称为元数据）。业务实体层集合在应用程序行为定义的作用域内是完备的，它将物理实现与决策和概念层次的逻辑关系完全隔离开来。业务逻辑层则定义了中间层的动态概念结构，即实体对象之间的交互协议。这些协议是系统中最容易产生变化和难以控制的部分，业务逻辑层的职责即把业务规则的变化封装在中间层之内。业务规则层是中间层向客户端开放的访问点，它主要有两个职责。首先它将线性的字节序列按系统中定义的语法规则解析为网状或树状的实体对象，其次根据系统中定义的业务规则对产生的实体进行语义验证，即判断对象的状态以及对象组状态向量是否在业务规则的定义域之内。对实体对象进行语义验证的目的是防止违反业务规则的实体对象进入业务逻辑层并防止这种违反对系统造成的可能损害。客户端：客户端是最终用户与应用程序交互的终端，它在逻辑上由下向上分为语法规则层、控制器层、表示层。语法规则层对将要进入业务规则层进行反序列化的字节序列进行预先语法验证，这样可以有效减少与中间层的不必要交互，并节省网络带宽。控制器层将数据的变更通知到表示层，并将表示层输入设备的动作发送到语法规则层。在使用数据绑定的情况下，控制器可以仅维持必要功能，因为视图与数据的同步已经由框架完成。表示层或用户界面是窗口上可交互图形的集合，它们接收最终用户的鼠标或键盘输入并在应用程序中引发相应的输入设备事件。同时表示层将应用程序中产生的数据以用户可以理解的方式显示或打印在输出设备上，例如显示器和打印机。因此表示层是负责处理I/O操作的逻辑模块，它的健壮性和可用性是系统正常运行的必要前提和根本条件。表示层由若干窗口和窗口上的控件组成。窗口作为控件的容器，为控件及其相应输入输出操作提供基本支持。在特定控件上引发的输入设备事件被控制器中的监听方法所截获，并根据其所表示的语义向指定的表示层数据发送事件。表示层数据最终将和中间层的业务规则层通讯，完成用户所要求的操作。当接收到中间层的返回结果时，表示层还应将数据对象序列化为相应的文本信息或绘制为图表，并在窗口上显示。基于对系统的整体用户访问量、系统建设前期投入成本、系统的高可靠性及易维护性等方面考虑，系统采用集中部署的方式，即在总部建立一套系统供集团所有用户访问的方式。系统平台介绍法务管理平台基于PDCA（计划-执行-检查-处理）管理理念，在对企业管理的深入研究的基础上，参考众多的优秀企业管理模式和企业信息模型，采用模式化、标准化、个性化的设计原则和全程一体化建模技术构建，提供以合同管理为核心，以法律事务管理、招投标管理为两翼的企业内控管理信息化解决方案。协同平台基于工作流引擎服务，系统提供了流程审批会签、业务共享、业务反馈、业务催办、业务审核、业务传阅和业务协助等功能来实现网络化协同办公，提高了信息传递效率和工作效率。基于系统提供的工作流平台，可以依照企业管理制度中规定的评审程序，对项目立项、合同审批、付款审批等定义电子化审批流程。如合同起草完成后，按合同类别、所属项目、合同标的额度大小等合同特性选择不同的流程执行审签，代替人工往返于各个部门进行审签的过程，大大提高了流程审批效率。业务平台业务平台为相关模块的业务单据提供统一模式的数据维护平台，解决业务数据录入、修改、删除、查阅、汇总统计、业务规则校验等数据处理问题。具有以下特点：统一的页面风格，简便的系统操作，清晰的业务主线，降低了系统使用培训学习成本。用户可自定义的界面设计，灵活的展现页面显示内容及效果，提供了更加愉悦的使用体验。信息自动查重、必填字段约束和基础数据字典下拉选择，保证了数据的唯一性、准确性、规范性。关键字查询、精确查询、多条件组合查询等多种查询方式，可快速按需查找信息，节省了大量的人工查找和数据整理工作量，提高效率。强大的数据统计分析能力，数据结果通过折线图、饼图、直方图等方式直观展示，辅助经营决策。权限平台权限管理贯穿所有的业务管理模块，为用户提供系统操作权限和数据浏览权限的控制。根据用户所在岗位职能配置系统操作权限，如对合同的起草、签订、执行、结款等不同阶段可以配置不同的业务人员进行处理，达到相互监督和协同工作的目的。系统提供新增、修改、浏览、删除、补充、打印、输出、管理等操作；根据用户所属职位配置数据查阅访问权限，如普通业务人员只能查看自己签订的合同，项目经理则可以查看与本项目相关的所有合同，而公司管理层则可以查看所有公司所有合同。系统提供权限级别设置功能，通过调整员工权限级别可控制其查看数据的范围，如可以设置本部门查看其它部门数据。同时，系统还支持针对某个特殊功能仅给某特定用户设置权限，如：可以针对合同模板、文书模板等功能仅给部分用户赋予修改权限。合理的权限控制可以在不影响工作效率的前提下保护公司的信息安全。配置平台基于全程一体化建模思想，为能适应业务的不断变化，快速响应用户需求，平台提供功能强大的配置能力。可配置的功能包括业务表单、业务字段、界面显示、数据查询条件、业务约束规则、数据汇总核算公式、业务逻辑关联关系、数据报表等，所有浏览界面、查询界面、编辑界面可以按用户关注要素和使用习惯进行自定义。多数情况下不需要编码开发，即可应业务需求的变化而快速响应用户需求，提高了系统的灵活性及可扩展性，也降低了实施成本。预警平台预警是指在某个特定条件下将要发生的事情（事前预告），或者已经发生的重大事件（事后警告）给出提示信息，提示管理者针对即将、正在进行、或者已经发生的情况采取相应的措施及处理。通过预警可以保证企业计划执行的有效性，加强管理控制职能。比如：某个客户的应付账款还有3天就到期了，这时可能就需要有提醒信息给相关人员，采取相应措施。法务管理系统的预警平台可以让不同的人员根据各自的管理需求设置不同的预警周期，使得预警目标更加明确同时可以满足不同管理阶层的不同预警需求。通过预警平台进行配置后，当法务管理系统运行时，一旦出现符合某个预警的条件或业务环境，就会产生预警信息，并以设定的方式提示用户。要对某项业务实现预警功能，需要做的有：启动预警引擎窗口、设置好预警类型、预警条件、预警内容、发送规则、预警周期、发送对象。报表平台报表平台是业务数据的加工处理平台，报表主要分为四类：审签单报表、业务单据报表、数据统计报表、决策分析报表。审签报表是电子化审签完成后，可以输出打印纸质的审签单。业务单据报表指特定业务需要的各种纸质单据，依据报表平台可以设计并打印输出。根据管理需要，通过系统报表平台进行设计，可以表格、柱状图、曲线图、饼状图等多种样式输出相关数据报表，以辅助业务管理和经营决策分析。评估平台系统提供的评估模型可以对客户、供应商、合同签订及履行等管理对象进行评估管理，做好事后评估，为后续业务管理及决策提供参考依据。在软件中建立自动化评估模型，确定评估指标体系和评价方法，并对各项指标设置不同的权重分值，评估人员根据实际情况对评估对象的不同维度进行评分，系统自动计算综合分值。整个评估过程直观透明，评估效率进一步提高。以客户资信评估为例，通过上述业务平台收集客户资质、客户财务状况、规模、行业口碑、抵押担保情况、历史合作记录、客户商业信誉等评估素材，结合客户资信水平来执行信用政策，即企业在商品销售中利用赊销、分期付款等方式的方针和策略。平台特色综上，法务管理平台可以抽象为三个层次：运行引擎、业务模型、业务协同。运行引擎是基础层次，利用其来动态运行业务单据，业务模型处于中间层面，负责描述具体的业务单据，业务协同居于业务的上层，在业务管理的基础上进行操作。从纵横两个方面来讲，信息协同是贯穿企业业务管理的基础平台，业务管理是建立在信息协同的基础上的具体业务系统。用户完全能够利用系统的信息协同功能，管理相关业务事项及流程。系统功能结构描述基于用户业务管理需求，结合企业管理软件应用特性及当前信息化发展方向，本系统总体功能结构描述如下：合同签订管理业务子系统：包含合同签订前事务管理、合同起草、合同审批、合同文本防伪、用章管理、签署授权、合同文本归档等业务功能模块，主要完成合同签订过程中相关事项管理，防范合同签订风险。合同履行管理业务子系统：包含合同履行进度管理、合同资金管理、合同变更/解除、合同关闭及履约评价等功能。按照收款类和付款类合同的不同业务特性，对于付款类合同，合同资金管理包括付款计划、月度付款计划、发票收取、付款申请及审批、实际付款等业务功能模块；对于收款类合同，包括收款计划、开票申请及审批、实际收款等模块。并对异常合同进行状态及事务处理跟踪，包括合同变更、合同违约、索赔及合同纠纷案件处理等。合同履行管理业务子系统主要完成合同履行阶段相关事项管理，控制合同履约风险。工作流引擎：基于多分支工作流管理平台，提供对各相关业务模块或单据，依据不同角色、分工及业务条件，决定信息传递路由的业务流程信息化管理解决方案。如合同审批电子化、付款审批电子化等，整个审批流程的驱动及信息流转都需要依赖于工作流引擎自动完成。预警引擎：提供设计灵活的、可适用于不同条件、不同业务场景下进行消息触发和业务驱动的预警平台，实现对业务状态、事项跟踪、系统运行等方面的预警监控管理。数据报表子系统：用于数据报表及图形图表设计开发，针对不同的业务、不同的管理需求，可基于数据报表子系统设计开发不同类型的报表及图表，如业务单据报表、流程审签报表、数据统计图表等，辅助业务管理及决策分析。移动应用子系统：提供通过移动终端（iPhone、Android智能手机或平板电脑）进行信息查询、流程审批、业务处理及数据报表分析的能力，实现移动办公。系统集成接口平台：构建符合行业与技术规范的统一接口平台，能适配其他异种系统的多种数据交换格式，如标准的WebService、自定义的XML、Json，以即插即用的方式向主程序注入接口服务或加入任务调度，快速实现与其他系统数据对接及业务集成。系统管理子系统：提供组织机构管理、用户管理、权限分配与控制、系统日志跟踪、系统全局参数配置等功能，实现系统后台管理，保障系统运行过程中可运维、可监控、可分析、可审计。系统应用效益法务管理系统的建设实施，旨在建立公司统一的、有序整合的合同管理信息化平台，实现合同全生命周期管理，规范业务流程和员工的日常工作行为，提高工作效率，落实企业管理制度，加强合同签订与履行过程中的风险防范及控制，进一步实现知识共享与经验传承，保障企业稳健运营发展。构建公司统一的法务管理平台构建公司统一的法务管理信息化平台，规范业务处理流程，加强合同签订及履行管理监督，缩短时间与空间距离，提高工作效率，提升企业经营管理能力。提高法务管理工作效率采用集成的协同工作平台，可以有效的减少沟通成本，业务处理更加集中、流程化，信息充分共享，查阅方便，提高日常法务管理工作效率。加强企业法律风险管控采用信息化手段实时进行法律风险识别捕获，并向业务管理人员及公司领导进行风险分级预警，为做到防患未然、风险控制前移提供可靠的保障。保障公司法务管理相关制度贯彻执行企业规章制度的有效执行是企业运转良好的基础，采用先进的信息化管理平台，可以将制度要求和员工日常工作紧密结合，全面、规范、有效、严格地落实公司的相关制度管理。构建企业法务管理及法律知识体系所有过程文件及业务处理痕迹通过系统留存，为企业实际业务案例与经验的积累打下良好的基础，为企业的合同与法律知识体系构建和知识使用、创新提供有效执行的平台。信息共享，提高管理决策效率及准确性数据集中管理，信息充分共享，可以有效地改变企业信息分布比较散乱的现状，为企业实现完整、规范的数据管理提供一个良好的平台支撑，也为领导进行业务决策提供了更加准确、及时、广泛的数据支撑。

合同管理业务解决方案业务方案简述合同管理是公司前端管理的重要部分，如何有效的落实动态管理是目前所有企业面临的挑战，往往决策层的良好想法最终无法得以实现或差之甚远，究其原因还是在于无法切实掌控全面、真实、及时的信息，所以良好的企业执行力需要相应的执行平台来支持，按照以上管理理念，我们设计实现了法务管理系统。系统结合美*集团的实际情况，在功能上，提供包括客户、供应商、合同起草、审批、收付款管理、合同履约、变更及作废、盖章、归档、台账、报表开发等功能，并对合同签署、执行各步骤进行记录及业务跟踪，并提供提醒、预警、以及对合同综合成本效益统计分析的全方位管理。在管理模式上提供从合同起草到合同结束的合同全生命周期管理模式。然后以合同生命周期管理为主线贯穿与合同相关的其他管理要素，例如：客商管理、项目管理、审批管理、收付款管理、附件管理等。并在保证业务功能完整的前提下，简化了操作步骤，减少了对账等繁杂工作，从而降低学习使用的难度，提高工作效率。相对方管理相对方信息相对方管理详细记录相对方的基本情况以及履约能力或信誉资质等资料，方便于相对方的统一查询和管理，更为合同管理各项业务处理过程中提供关联引用。同时，旧的管理模式使得供应商的联系人信息掌握在业务人员手中，往往容易在企业管理过程中带来诸多不便，因此，签约方的管理不仅要管理签约方的基本信息，与其相关的联系人情况、联系记录等要素也纳入系统进行规范化管理，使企业的客户/供应商信息真正成为一种业务资源。对于相对方，包括客户与供应商，系统能够按不同类别查询汇总，并可将供应商名录以XML或Excel格式导出。相对方分类管理相对方分类管理是指按相对方对企业的价值来区分相对方，对高价值的用户提供高价值的服务。对低价值相对方提供廉价的服务。也可以分为长期相对方和临时相对方。对长期相对方采用优惠。对临时相对方进行宣传服务对相对方进行分类有利于针对不同类型的相对方进行相对方分析，分别制定相对方服务策略。相对方分类的目的不仅仅是实现企业内部对于相对方的统一有效识别，也常常用于指导企业相对方管理的战略性资源配置与战术性服务营销对策应用，支撑企业以相对方为中心的个性化服务与专业化营销。相对方分类可以对相对方的消费行为进行分析，也可以对顾客的消费心理进行分析。企业可以针对不同行为模式的相对方提供不同的产品内容。相对方分类也是其他相对方分析的基础，在分类后的数据中进行挖掘更有针对性，可以得到更有意义的结果。履约能力分析在合同签订之前，需要对相对方从企业的历史数据和文档、管理人员的背景、、管理风险、技术风险和等方面进行全面深入的尽职调查和资质预审。通过系统建立相对方审查机制，承办人员将相对方的基本信息、资质文件、尽职调查报告等在系统中录入后，提交到其他业务部门主管和公司领导进行审查，只有审查通过后，才可与此相对方签订合同进行合作，从签约对象上降低合同签订和履行风险。在新建客户、供应商时，系统可以设置必须要上传资质文件，比如营业执照、组织机构代码证、税务登记证、法人身份证等，如果缺少某项资质文件系统自动提示。还可以根据相对方的级别、类型、公司规模、交付能力等控制与其签订合同的类别、金额等。系统可以根据相对方性质、类别、资质等控制该相对方能签约何种类别或金额的合同，以实现对相对方从类别和资质上进行合同签约控制。信用评估结合企业的管理实践和咨询报告，可以把供应商的评估模型转换为软件的评测题和评测卷。在合适的时机对特定的供应商对象进行评估。通过对业务往来情况进行分析，可以辅助业务人员对相对方进行定期信用评估。系统为企业提供供应商评估平台，并可以建立健全适应企业管理要求的供应商评估体系，以便对供应商进行科学的评价，从而在事前对采购活动进行控制，最终营建合理、稳定的供应商队伍。供应商评估管理以及供应商绩效管理的关键在于建立完整的评估体系。这套评估体系包括定义评估要素即评估指标，并针对不同的供应商类别设置评估要素的权重和组合即建立评估方案。评估人员根据实际业务情况选择评估指标中对应的项，企业通过考察和数据统计分析等手段，得出供应商在某项评估要素的分值，并最终得出该供应商对于某评估方案的考评总分。通过考评总分对供应商进行分级管理，指导企业的采购决策，并在管理过程中根据供应商的日常行为、特征和心理倾向等信息，适时地给予风险预警，保持良好稳定的供需关系。黑名单相对方在合同履约过程中出现产品质量、履约进度等与约定条款不符的违约或纠纷情况，可视情节严重程度进行预警或列入黑名单，黑名单中的相对方在新签合同时，不允许调用。相对方名称系统自动查重，有需要可设置为不允许名称与黑名单相对方相同。系统可以控制不合格相对方在一定年限内不能重新起用，如果需要起用黑名单中的相对方，则需在此期限后重新发起相对方审查流程进行审查。相对方中心系统提供的相对方综合信息管理平台（供应商中心和客户中心），可以直观的查看到与某客户、某供应商的合作往来记录，包括在合同签订情况、合同履约情况、进度执行情况以及费用结算情况、合同异常情况、相关纠纷情况和相关案件情况等方面的详细记录。通过对上述信息的查询、统计分析等，可以得出全面的与该相对方或合作单位的历史交易情况记录。在集团下所有机构与该相对方新签合同、新付款项等业务时给予信息查阅或预警，对业务决策提供有力依据，同时通过对业务往来情况进行分析，可以辅助业务人员对相对方进行定期信用评估。合同签订前事务管理企业之间的业务往来行为，是一个多环节比较复杂的过程，对于一份合同，不仅仅包括签订合同和履行合同，而且还包括合同的产生起源与前期的事务管理，对合同签订的质量和风险防控都有决定性的作用，合同签订前的系列事务就包括合同的立项及审批，对客户及供应商市场的考察，与客户及供应商进行业务谈判，进行对应产品的询价比价等等相关的业务，那对于企业制度外或大型的事项还会涉及到招投标业务的管理，从某种意义来说，合同签订前期的事务管理对后期合同的签订起着至关重要的作用。合同签订前事务管理业务：合同立项合同立项是基于企业的合同相关管理制度，对于某类重大事项的合同或相关制度规定类别的合同签订前必须先进行合同立项，合同的立项必须对即将签订的合同进行签订前的调研和分析，对合同签订中风险进行评估，对合同签订后的服务要明确，是最终起草合同的依据，合同立项也需要基于管理制度进行立项审批。招标结果评标结果系统记录最终的评标结果，并可以上传评标结果报告或相关附件，提交上报领导审核并确定中标人。定标结果系统能有效的记录定标的信息，包括归属项目、中标企业、中标的依据、中标金额、经手人信息、定标之后需要履行的义务（如：何时进行合同的谈判、合同签订等细节）等。业务谈判企业单位通过初步的客商考察之后，会对潜在供应商进行相关的业务谈判，可能会是现场交流，电话交流的形式，系统详细记录与客商进行业务谈判的要素，包括谈判方式，谈判接洽的开始、结束时间，业务的进展情况，下一步的执行情况及相关的责任人等信息。合同分类管理对于大型企业来说，由于组织结构的复杂性和业务的复杂性，对各类业务将分别建立不同的业务流程，以保障各项业务及企业经营管理工作顺利开展。合同作为企业与外部单位进行各项业务合作的法律依据，在不同的业务形态下，也将表现出不同的业务特性和管理需求。因此，依据公司自身的业务特点，基于各项业务不同的管理要求，对合同进行分类管理，将更加便于建立符合实际、脉络清晰、简明高效的合同管理体系。生产材料采购合同对于生产型企业来说，将需要进行大量的原材料或零部件等生产材料采购，致使企业需要与众多供应商签订相应的采购合同。由于生产制造环节对公司来说是一项长期性的、持续进行的工作，为降低公司库存成本和单次采购成本，一般会与供应商签订相应的物料采购协议，基于采购协议，企业每个时间段根据实际的物料使用情况或周期性地与供应商签订采购订单。公司与供应商之间的结算方式，一般会采用月结、或阶段性核对结算的方式。基于此类生产材料采购的特点，由于采购订单的管理一般公司将会建设有相应的ERP系统进行支撑，所以通过法务管理系统主要是管理公司与各供应商签订的采购协议，其内容主要包括采购协议的起草、审批、签订，以及采购物料明细、采购协议的有效周期等。在法务管理系统中可以将所有采购物料明细进行数据结构化，信息包括物料编码、物料名称、计量单位、采购单价等。法务管理系统可以与ERP系统建立接口，在合同签订后，将采购物料明细与对应的合同号、供应商信息传递给ERP系统，采购员基于协议中签订的采购物料价格在ERP系统中制订采购订单。当采购物料的价格发生变更时，同样可以先通过法务管理系统进行采购协议变更，再将新的采购价格传递到ERP系统，以更新ERP系统中的物料价格库。采用这种方式进行管理，能够防止实际的物料采购价格与采购协议中签订价格不一致的风险。同时由于采购协议在法务管理系统中将会经过各职能部门及领导进行审查，也可使采购价格透明化，进一步加强采购管理和企业内部风险控制。非生产材料采购合同非生产材料采购通常是指非直接性生产物资的采购，如非生产性设备及物料、固定资产、办公用品、技术咨询或服务、市场活动类等采购。与生产材料采购相比，非生产材料采购工作可能更加琐碎，流程规范难于制定和落实，系统化管理程度不高，导致管理与控制难度加大，无形中形成了较高的采购成本。合同是整个采购工作中的主线，基于系统实现非生产材料采购合同管理信息化，从前期的选商、询价、确定供应商到合同起草、审批、签订、履行及付款，以合同为中心拉通采购管理全过程，将能够进一步规范非生产材料采购业务流程，做到信息透明、动态监管，加强风险控制。由于非生产材料采购涉及面广、业务形态多样，需要针对不同类型的采购分别制定不同的采购合同范本，建立不同的合同审批流程，采用不同的合同监管手段与措施。通过建设法务管理系统，可以从以下几个方面加强管理：第一，建立合同范本库及合同条款库，规范各类合同文本与约定条款；第二，对各类合同分别定制不同的合同审批流程，通过系统控制各类流程自动流转，将公司的合同管理制度要求与系统应用相结合，防止制度与实际执行两张皮现象，同时，也提高审批效率，审批过程透明化，明确各职能部门及领导的分工与责任担当；第三，各经办部门基于系统可以分别监管各自的合同履行情况，依据不同类型合同的特有性质，采取不同的监管手段与跟踪活动，如固定资产设备类采购，则重点跟踪设备的到货及验收情况，以及验收完成后相应款项支付等，对于技术服务类合同，则可以跟踪管理各阶段的工作进度及交付成果等。销售合同按照操作方式的不同，销售合同主要分为两大类，一类是周期性以销售订单的形式执行的框架性销售协议，另一类是为单次销售而签订的销售合同。框架性销售合同为与客户建立长期合作关系，为客户提供持续的产品与服务，企业可以与客户签订长期的产品销售类框架协议，在实际供货过程中，依据客户的当前需求，基于框架协议，通过CRM系统或其他方式与客户达成销售订单来进行每一笔交易。在长期的业务发展过程中，当今多数大型企业都建立了比较完善的销售订单管理体系，最常见的模式是通过CRM系统进行管理，包括订单的下达、依据订单发货，以及周期性地与客户进行往来对账及结算。通过法务管理系统主要完成框架销售合同的草拟、审批、用章、签订，以及与销售订单建立对应关系，所有订单交易基于原始的合同约定。可以将所有销售订单作为框架销售合同具体执行的子合同，每笔销售订单的发货、验收状态以及周期性的对账结算情况也可以通过系统间接口集成，统一在法务管理系统中形成信息视图，方便业务监控与信息汇总，辅助管理跟踪决策。一次性销售合同对于一次性的销售，往往具有较强的临时性，由于客户的不稳定性及合作关系不够坚固，给企业对此类销售的管理及回款等都带来了更大的风险。因此，加强一次性销售合同的审查及客户信用评估，控制合同履约及回款风险，是加强公司销售与营销管理的重要方面。通过法务管理信息化平台，将所有散落在各营销部门及销售人员手中的一次性销售合同纳入系统进行统一管理，从客户信誉评估、合同草拟、审查、签署授权、合同签约、发货到回款进行全程跟踪，多部门多业务管理人员分工合作，共同监管与承担，是降低风险的有效途径之一。工程项目合同在工程项目的建设过程中，其主体的行为必定会形成各个方面的社会关系，诸如政府行政管理机关、项目法人单位（业主）、设计单位、施工单位、监理单位、材料设备供应商等。而各方面社会关系却基本都是通过“合同”这一契约关系来建立、维护及完成，工程建设各项活动的投资、质量和进度也都是在合同的保护与制约下进行。为促使项目参建各方依法按照合同约定履行其权限及义务，降低项目投资风险，保障项目顺利进行，加强合同管理是工程项目管理过程中的核心工作。一个工程项目，特别是大中型项目，从筹备、立项、建设施工到投入使用，需要经历一个十分复杂、时间周期非常长的过程，期间可能需要与多方社会主体签订很多不同类别及用途的合同，主要有：工程设计合同、监理合同、施工合同、技术服务合同、材料采购或设备采购合同、融资信贷合同等。由于工程项目合同涉及面广、综合性强，其管理难度也更加复杂。借用先进的信息技术手段，辅助建立更加成熟、完善的工程项目合同管理体系，基于工程项目合同的特性，在合同的不同阶段采取不同的管理手段与监督措施，将有利于企业落实管理制度要求，提升合同管理和项目管理能力。以项目作为管理中心，基于系统对项目关键过程进行管理，并将项目各阶段执行过程中产生的各类合同与项目建立直接紧密的关联关系。从而使项目管理人员及合同管理人员可以从项目的视图角度，跟踪管理与项目相关的所有合同的签约、履行情况。特别是当公司同时开展多个大中型项目，而需要与众多的合作伙伴建立业务合作关系时，以项目为骨干线，建立清晰、完整、成熟、高效的工程项目合同管理脉络，将进一步保障合同按质量要求如期履约，更大程度避免项目执行过程中发生合同违约与纠纷，整体提高合同与项目管理水平，促进企业与合作伙伴建立更加良好的合作关系，保障项目顺利执行。模具合同、运输仓储合同系统同样支持模具合同和运输仓储合同等多类别合同的管理，具体管理要点需要在需求调研阶段沟通后确定。合同履行管理合同结算安排合同付款内容日趋复杂，付款金额急剧增加，无形中加大了企业资金管理和运作的难度，同时由于合同付款涉及面广，不仅面向企业内部各个用款部门，而且还需要与众多供应商打交道，各方面处理不好，很容易一起误解，甚至会影响企业形象。从资金安全和服务好各相关部门及供应商两方面考虑，需要根据公司实际情况，本着方便、可行、效率的原则，对付款计划进行管理。系统提供的付款计划功能专为解决资金的计划管理而设定，资金的付款计划采用按合同的方式进行，在计划快到期时，业务提醒的推荐结款的合同中，系统会根据设置的提醒天数对计划付款的合同自动进行预警。当合同正式签订后，需要根据合同中规定的内容以及合同类别制定合同结款计划，并及时录入到系统中，作为合同实际结算的参考依据，系统可以控制未做资金计划无法申请付款，并当计划快到期时由系统自动提醒相关责任人进行准备工作。合同付款申请当需要进行付款时，需要由经办人提交付款申请单经相关业务部门主管和公司领导进行审批，付款申请单审批通过后，财务则进行实际的款项支付。系统提供付款申请模块，由经办人填写付款申请单，其中包含需要付款的合同名称、相关的供应商名称、银行账号、申请付款金额、申请付款时间、付款原因等信息。系统支持关联表单中关联字段数据的自动引入，在填写付款申请单时，操作人员只可引用已经审批通过的关联合同，且对其中的合同名称、供应商、合同金额、已付款情况等信息自动引入，不可修改，以保障数据的准确性和一致性。基于系统提供的工作流平台，在系统中可以设定付款申请的审批流程，审批流程可以依据所需支付的合同类别或申请付款的金额大小等条件，自动选择不同的审批节点路径。付款申请单生成后，经办人员即可在系统中提交签审，系统将自动启动审批流程，流转给相关业务部门主管和公司领导进行审批。审批完成后，系统将自动记录各个审批节点的审批历史，包括签审人姓名、签审时间和签审意见等，并形成完整的付款申请审批单。经办人员打印出付款申请单，财务人员接收到审批通过的付款申请后，安排进行款项实际支付。合同付款审签单输出合同付款审签单是根据单位制定的合同付款审批流程，由公司部门经理、财务部门、等，从各个部门角度出发，逐一审查待付款的合同。法务管理系统提供合同付款审签报表，可以根据不同公司的不同需求进行开发及调整，合同付款审签单包含的内容一般有合同名称、供应商名称、签约主体、合同金额、合同类别、申请付款金额、申请付款部门、付款审批日期、付款审批意见、付款审批人等。合同付款审签单支持在线浏览、下载及打印。合同实际结款结款登记对合同每一笔实际结款情况进行跟踪，并与合同收付款计划进行对照分析，以监控合同的资金履约情况。系统进行合同收付款情况的统计，得出合同的已付、未付、已收、未收金额信息，并通过合同金额的支付情况反映出合同履行百分比，供业务管理人员进行合同实际履行情况的监控。结款资金核对在业务过程中，由于各类合同互相交错、合同执行时间较长、变更经办人等原因容易发生合同重复付款、延迟付款等情况，为了降低付款风险，需统一管理合同付款并与相关参照点进行核对。系统提供的预算控制管理模型可实现多种付款控制方案：合同付款与合同付款计划核对：合同实际结算保存时，验证是否超过付款计划；合同付款与付款申请（请款金额）核对：合同实际结算时，验证是否超过付款申请金额。当合同发生实际结算时，系统自动把本次实际结算金额与历史结算金额进行汇总计算出已经付款金额，更新到合同信息中，便于查询统计。合同结算发票系统提供发票管理功能，对发票申请、结算发票等内容进行记录管理。鉴于在实际业务中，合同的结款与发票的开具是不一致的。单独记录合同的发票开具情况有助于清晰的掌握账期和账龄。系统也可以记录合同执行的发票状态，当合同金额与发票金额相等时则自动更改合同发票状态，还可根据发票的最后开票日期、发票总金额与合同实际最后结款日期、结款总金额进行对比，对一定期限内发票与结款不一致的情况提供预警提醒。合同预计进度根据合同约定履行进度，经系统采集，向合同经办人进行如收货、验收、调试等关键节点提示。有利于减少合同执行过程中的失误，通过制定履行节点计划，可以预计未来可能的变化，从而制定适应变化的最佳方案，降低合同履行风险。合同履行节点计划细化合同的执行的各个执行阶段，明确合同执行每个阶段的目标，为各级工作开展指明方向，为合同履行制定既定目标、指标、步骤、进度和预期成果，是控制合同履行进度的标准和依据。更有利于提高工作效率和经济效益，找到合同履行的最佳途径。制定精确的执行百分比，对比实际执行进度，计算偏差天数，体现合同履行进展信息。预计计划进展金额，对比实际执行的金额，计算偏差金额，直观了解合同金额结算情况，便于宏观调控防控风险。展示合同结算的相关信息，体现结算状态，该履行计划是否按照计划结算已经结清，并能将履行计划情况发提醒到相关人员岗位。合同实际进度系统记录合同实际履行进度相关信息：