物业管理服务项目客户投诉处理规程

物业管理服务项目客户投诉处理规程一．目的规范投诉处理工作，确保客户的各类投诉能及时、合理地得到解决。二．适用范围适用于客户针对管理处管理服务工作有效投诉的处理。三．职责1．管理处物业经理负责处理重要投诉。2．物业部主管负责协助经理处理轻微投诉及每月投诉统计、分析、汇报工作。3．管理处相关部门主管负责协助物业部主管和物业经理处理本部门的被投诉事件，并及时向物业部反馈投诉处理信息。4．物业部领班负责投诉现场接待工作。四．程序要点1．处理投诉的基本原则。1）换位思考：将客户所投诉的事项当成是自己所要投诉的事项，积极思考期望得到什么样的答复。2）将客户投诉处理看成是与客户交朋友、宣传自己和公司的机会，并通过为客户实事求是地解决问题，达到加强沟通目的。3）接待投诉时，接待人员应严格遵守“礼貌、乐观、热情、友善、耐心、平等”的十二宇服务方针，严禁与客户进行辩论、争吵。4）富有同情心，了解客户的疾苦，做到在投诉的处理中能以正确的心态应对。2．投诉处理流程图3．投诉界定。1）重大投诉。下列投诉属重大投诉：a）公司承诺或合同规定提供的服务没有实施或实施效果有明显差错，经客户多次提出而得不到解决的投诉；b）由于公司责任给客户造成重大经济损失或人身伤害的；c）有效投诉在一个月内得不到合理解决的投诉。2）重要投诉。重要投诉是指因公司的管理服务工作不到位、有过失而引起的投诉。3）轻微投诉。轻微投诉是指因公司的设施、设备和管理水平有限给客户造成直接经济损失成的生活、工作轻微不便而非人为因素造成的影响，可以通过改进而较易得到解决或改进的投诉。接待投诉接待投诉轻微投诉 重要投诉 重大投诉作出承诺 作出承诺 上报总经理上报主管 上报主管经理 召开办公会议物业部主管组织解 主管经理组织解 总经理组织解决归档并进行回访4．投诉接待。1）当接到客户投诉时，接待员首先代表被投诉部门向客户的遭遇表示同情，并立即在《客户投诉意见表》中作好详细记录。a）记录内容如下：------投诉事件的发生时间、地点；------被投诉人或被投诉部门；------投诉事件的发生经过(简单明了地叙述)；------客户的要求；------客户的联系方式、方法。b）接待客户时应注意：------请客户到沙发入座，耐心倾听客户投诉，不要随意辩解，并如实记录；------必要时，通知物业部主管或主管经理出面解释；------注意力要集中，适时地与客户进行交流，不应只埋头记录。c）接待投诉的技巧：------耐心倾听，做一位良好的听众；------对客户的遭遇表示同情，适当地认同客户的举动；------不要随意辩解；------学会适时适度地赞美客户。2）投诉的处理承诺：a）重大投诉，当天呈送公司总经理进入处置程序；b）重要投诉，接待后1小时内转呈主管经理进行处置程序；c）轻微投诉，不超过2天内或在客户要求的期限内解决。5．客户服务中心接待员根据投诉内容10分钟内将《客户投诉意见表》发送到被投诉部门，领表人在《投诉处置记录表》签收记录。客户服务中心接待员应将重大投诉及重要投诉经物业部主管当天转呈公司总经理或管理处主管经理。6．投诉处理内部工作程序。1）被投诉部门负责人在时效要求内将内容处理完毕，并按《客户投诉意见表》对投诉处理过程作好记录。在投诉处理完毕的当天将《客户投诉意见表》交到住户服务中心。接待员收到处理完毕的《客户投诉意见表》后，应在《投诉处置记录表》记录。2）公司总经理、主管经理在接到重大投诉和重要投诉后应按公司《不合格纠正与预防标准作业规程》文件的规定处理。7．客户服务中心接待员收到被投诉部门投诉处理的反馈信息后，将情况上报物业部主管，并在当天将处理结果通报给投诉的客户。通报方式可采用电话通知或由行政接待人员上门告之。8．物业部主管在投诉处理完毕后通知物业部行政接待人员安排回访。在每月日前对投诉事件进行统计、分析，将统计、分析结果上呈物业经理，并将《客户投诉意见表》汇总上交物业部，由物业部长期保存。9．其他形式的投诉(如信函)，物业部参照本程序办理。10．对无效投诉的处理原则：本着为客户服务的态度，尽量为客户提供方便。11．对正在给客户造成损害的事件，应先立即采取措施停止或挽救伤害，再处理。12．投诉的处理时效。1）轻微投诉一般在2日内或按客户要求的期限内处理完毕，超时需经主管经理批准。2）重要投诉一般在3日内处置完毕，超时