施工企业完整及时有效的商务基础资料为企业商务管理保驾护航

完整、及时、有效的基础资料

为企业商务管理保驾护航

1开题阶段课题背景课题要解决的问题课题的目的和意义实施阶段制定实施计划现状分析、调研召开研讨会发放调查表实施阶段解决的问题成果展示《商务基础资料管理手册》

剖析与反思2

建筑企业面临的竞争越来越激烈，企业要想在激烈的竞争中占据主动，必须要增强项目风险防控能力和盈利能力。现今国家经济管理政策的日趋完善，各单位经济往来越来越规范，一切靠证据说话，完整、及时、有效的商务资料作用越来越重要，直接关系到项目的最终经营成果。企业想提高经济效益和核心竞争力，规范系统的商务资料管理显得尤为重要。企业在此方面有成功经验、也有失败的教训。课题背景3课题要解决的问题4目的和意义建筑项目具有多样性和周期长的特点，施工过程中受施工合同条件、项目管理水平、市场、过程变更、政策、风险范围等因素的影响，商务资料收集整理运用贯穿项目全过程，涉及各个部门，要保证资料的真实、准确、完整、规范、齐全，真实的记录各经济事件的发展过程脉络，使各经经济事件具有追溯性，是一项复合性的工作。规范的商务资料管理，可以有效的提高企业商务管理水平。资料管理从最初的自发整理到规范化的管理，为企业的经济效益和社会效益发挥了重要作用，可以有效的促进企业商务管理工作的规范发展。商务资料管理是项目商务活动的基础工作，其管理水平直接反应项目的商务管理水平，规范的商务资料管理为资料管理人员提供指导，保证商务资料工作正常、有序、规范的开展，又能为经济活动提供依据，符合企业标准化管理的需要。5为了课题能顺利完成，首先从计划入手，制定了课题的实施计划项目工作内容第一阶段开题制定课题目标确定研究方法。编制实施计划。进行人员分工、制定人员职责。第二阶段实施对项目商务基础资料存在的问题进行梳理、分析。去项目调研；发放调查表。召开研讨会。收集、整理相关资料。确定商务基础资料清单。收集、编制商务资料标准文本。第三阶段结题编制《项目商务基础资料管理手册》6现状分析

对十三个项目商务资料检查情况进行分析，项目商务资料好的经验收集，存在的共性问题进行归纳。7发放调查表项目施工全过程（从工程项目投标到项目竣工后完成结算清理完债权债务）商务人员需要收集那些资料？项目商务资料签认是否及时？在项目内部传递、归档是否及时？对收集的资料商务人员是否进行审核？审核的依据是什么？项目的商务资料如何分类、归档，是否有专人进行整理？商务资料有效性的从哪几方面进行判定？在商务资料管理上存在的问题及改进的措施。发放调查表对如下六个方面的问题进行调查，对调查表信息进行总结归纳。8召开研讨会对施工项目商务资料清单进行讨论对商务资料收集整理过程中存在的问题进行探讨对商务资料管理措施进行讨论9实施过程中解决的问题

项目和公司对归档的资料及保管时限需要进行明确约定，避免资料的散落遗失给公司的带来管理风险。经过反复研讨推敲，制定了项目商务资料分类归档清单，该清单改变以往按照类型分类的框框，按照项目发展进程分施工准备阶段（开工前），项目实施阶段，项目竣工收尾阶段，并与经济事件相结合的方法分类，实用性更强、脉络更清晰。对纸质版资料归档和保存时限做了明确规定。在项目实施过程中形成的电子版资料备份、保存、数据定期维护及归档做个明确规定。资料归档的原则：过程资料由项目保管，保存时限为项目对外对内结算完成并清理完债权债务工作。结论性资料在公司保存归档。保存时限按照公司档案管理办法执行。1、资料归档问题通过对以上收集的各项资料及调研情况进行分析，归纳出3个需要解决的问题10

实施过程中解决的问题

商务资料不是被动的收集整理，要想取得好的经济效益，必须主动出击，寻找各种机会办理洽商、签证、索赔。按照施工顺序梳理出可以办理洽商、签证、索赔点，供项目在资料编制、收集时使用。2、资料编制可预见性问题11

实施过程中解决的问题

对于设计变更、洽商等明示和隐含的项目进行排查，及时收集证据办理签证。为了便于项目进行证据资料收集、费用计算，编制了设计变更、洽商费用排查表。3、费用漏算问题12目

录前言总则术语基本规定商务基础资料分类归档清单附录A项目商务基础资料示范文本附录B管理台账附录C施工过程中洽商、签证、索赔机会点附录D设计变更、洽商、签证费用排查表附录E商务资料时效性的相关规定附录F典型实例成果展示13目录前言

总则术语基本规定商务基础资料分类归档清单附录A附录B附录C附录D附录E附录F商务基础资料管理是企业商务管理的一个重要环节，为了规范项目商务管理业务资料、提高管理水平，公司成本监管部特制定《项目商务基础资料管理手册》。手册分为前言、总则、术语、基本规定、商务基础资料分类归档清单、附录共六个部分。本手册遵循“强化全过程经营管理、增强经营事件可追溯性”的指导原则，贯彻了《中华人民共和国建筑法》、《建设工程施工合同》、《北京市建设工程监理规程》、《质量、环境、职业健康安全管理体系文件》以及公司下发的有关文件精神，总结了已竣已结工程的成功经验，结合本公司工程项目管理的实际情况，在编制过程中充分征求了基层单位的意见，尽量做到标准齐全、实用、可操作性强，真正指导项目的全过程经营管理工作。编制的依据14目录前言总则术语基本规定商务基础资料分类归档清单附录A附录B附录C附录D附录E附录F1、为了规范项目商务资料管理，提高商务管理水平，在总结了已竣已结工程的成功经验的基础上，结合本公司工程项目管理的实际情况，特编制本《项目商务基础资料管理手册》。2、本《项目商务基础资料管理手册》遵循“强化全过程商务管理、增强经济事件可追溯性”的原则。3、《项目商务基础资料管理手册》适用范围为2016年新开工程。其他在施项目可对照本手册拾遗补缺。原则和适用范围15目录前言

总则术语基本规定商务基础资料分类归档清单附录A附录B附录C附录D附录E附录F为了避免概念混淆，对本建筑工程实施过程中常用49条术语进行定义解释。16目录前言

总则术语

基本规定商务基础资料分类归档清单附录A附录B附录C附录D附录E附录F基本规定部分共有九条，对纸质版、电子版文件的归档保存原则、有效签收、结算需准备的证据材料等问题进行规定。17目录前言

总则术语基本规定商务基础资料分类归档清单附录A附录B附录C附录D附录E附录F分施工准备阶段、实施阶段、竣工收尾三个阶段将项目施工全过程的149类商务资料按照项目实施进程罗列出需要收集整理的资料清单，并明确各类资料的保存、归档要求。18目录前言

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基本规定商务基础资料分类归档清单附录A附录B附录C附录D附录E附录F

收录了资料表格30份；函件、价差计算、经营设计方案、物资、设备（租赁）结算、暂估价调差、增减预算、专业（劳务）结算、总包结算、成本分析等九项资料的示范文本。资料范本19目录前言

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制定了对外对内合同、付款、收款、设计变更、洽商、索赔、来往函件、工程历史资料、文件管理等七大类资料的台账。通过台账的管理形式对资料进行归类整理，增强资料的可追溯性。管理台账20目录前言

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基本规定商务基础资料分类归档清单附录A附录B附录C附录D附录E附录F

低价中标，高价索赔，是业内广泛采用的商务管理方法之一，施工过程中洽商、签证、索赔是一项涉及面广、学问颇深的技巧，是承包商保护自己并获取利益的手段。在施工过程中发现洽商、签证、索赔机会点是前提条件，作为商务人员必须具有丰富的施工管理经验，熟悉施工中的各个环节，通晓各种建筑合约和建筑法规，并具有一定的财会知识，才能全方位的捕捉潜在的洽商、签证、索赔机会。

先从发包人职责、发包人代表行为、设计变更、合同文件缺陷、施工条件与施工方法变化、政策变化、不可抗力、不可预计因素、分包商违约等九个方面进行梳理总结出52个洽商、签证、索赔机会点。增强洽商、签证、索赔点可预见性。52个洽商、签证、索赔机会点21目录前言

总则术语

基本规定商务基础资料分类归档清单附录A附录B附录C附录D附录E附录F

对于项目发生的设计变更、洽商、签证费用从施工方案、安全设施、材料、机械、劳动力、工期、费用等七个方面19项内容进行排查，避免发生费用漏算和证据资料不足的问题。设计变更、洽商、签证费用排查表22目录前言

总则术语

基本规定商务基础资料分类归档清单附录A附录B附录C附录D

附录E附录F

对如下4个方面的事宜进行阐述：1、我国工程建设领域基本法律体系及效力关系2、建设工程施工合同纠纷案件适用法律问题的解释3、合同文件的优先顺序4、索赔时效5、诉讼时效商务资料时效性的相关规定23目录前言

总则术语

基本规定商务基础资料分类归档清单附录A附录B附录C附录D

附录E附录F

收录本企业及兄弟企业典型实