外贸文员岗位工作职责范本

岗位说明书系列外贸文员岗位工作职责（标准、完整、实用、可修改）GL实用范本|DOCUMENTTEMPLATE编号：FS-QG-71142外贸文员岗位工作职责JobDutiesofForeignTradeClerks说明：为规划化、统一化进行岗位管理，使岗位管理人员有章可循，提高工作效率与明确责任制，特此编写。外贸文员工作职责就是协助出口经理的工作，包括 :询价报价，日常文档，准备样板，平面设计的协助工作，单证处理(形式发票，装箱单，提单 )，下订单，跟进生产，协调各部门跟进工作进度等。外贸文员跟跟单工作一样比较繁琐，小事，杂事，难事不少，如果借助于一些跟单方面的工具，会解决不少日常重复处理的工作，从而提高跟单效率，减少出错的可能性。比如:跟单网提供的跟单系统，就是这样一个工具:跟单网，提供跟单行业的丰富资讯与企业跟单的软件系统，帮助企业解决跟单过程中的大事，杂事，琐碎事，使跟单再无难事.跟单英文walkthrough的直译，意思是从业务的起始一直到业务的结束——一般都是到财务做账结束——一整套业务流程的。跟单就是跟着这些已经发生的业务所留下的证第2页/共11页GL实用范本|DOCUMENTTEMPLATE据——各种证据、单据、报表等——对业务流程进行重复模拟。跟单员的定义 DocumentaryHandler 跟单员是指在企业运作过程中，以客户订单为依据，跟踪产品，跟踪服务运作流向的专职人员。(不能兼职，替代)所有围绕着订单去工作，对出货交期负责的人，都是跟单员。以下是服装业的跟单员 :跟单员在外期间生活、工作注意调理有序，尤其保证人身安全，另外更注重的是代表企业形象。一、日常工作安排 :⒈全面准备并了解订单资料 (客户制单、生产工艺、最终确认样、面/辅料样卡、确认意见或更正资料、 特殊情况可携带客样)，确认所掌握的所有资料之间制作工艺细节是否统一、详尽。对指示不明确的事项详细反映给相关技术部和业务部，以便及时确认。⒉务必保证本公司与外加工厂之间所有要求及资料详细并明确、一致 !(最好要有文字证明 )⒊事先尽可能多地了解各加工厂的生产、经营状况并对第3页/共11页GL实用范本|DOCUMENTTEMPLATE工厂的优/劣势进行充分评估，做到知根知底。⒋跟单员言行、态度均代表本公司，因此与各业务单位处理相应业务过程中，须把握基本原则、注意言行得体、态度不卑不亢。严禁以任何主观或客观理由对客户 (或客户公司跟单员)有过激的言行。处理业务过程中不能随意越权表态，有问题及时请示公司决定。⒌预先充分估量工作中问题的潜在发生性，相应加强工作力度，完善细化前期工作，减少乃至杜绝其发生的可能性。不以发现问题为目的，预先充分防范、工作中重复发掘、及时处理问题并总结经验，对以后的工作方式和细则进一步完善方为根本之道。订单跟单员与订单负责人(操作员)要保持密切的联系，出于双方的利益着想，双与对方沟通，将问题降到最低限度。二、生产过程中的验货工作程序 :⒈面/辅料到厂后，督促工厂最短时间内根据发货单详细盘点，并由工厂签收。若出现短码/少现象要亲自参与清点并确认。第4页/共11页GL实用范本|DOCUMENTTEMPLATE⒉如工厂前期未打过样品，须安排其速打出投产前样确认，并将检验结果书面通知工厂负责人和工厂技术科。特殊情况下须交至公司或客户确认，整改无误后方可投产。⒊校对工厂裁剪样版后方可对其进行版长确认，详细记录后的单耗确认书由工厂负责人签名确认，并通知其开裁。⒋根据双方确认后的单耗要与工厂共同核对面 /辅料的溢缺值，并将具体数据以书面形式通知公司。如有欠料，须及时落实补料事宜并告知加工厂。如有溢余则要告知工厂大货结束后退还我司，并督促其节约使用，杜绝浪费现象。⒌投产初期必须每个车间、每道工序高标准地进行半成品检验，如有问题要及时反映工厂负责人和相应管理人员，并监督、协助工厂落实整改。⒍每个车间下机首件成品后， 要对其尺寸、做工、款式、工艺进行全面细致地检验。出具检验报告书 (大货生产初期/中期/末期)及整改意见，经加工厂负责人签字确认后留工厂一份，自留一份并传真公司。⒎每天要记录、总结工作，制定明日工作方案。根据大货交期事先列出生产计划表，每日详实记录工厂裁剪进度、第5页/共11页GL实用范本|DOCUMENTTEMPLATE投产进度、产成品情况、投产机台数量，并按生产计划表落实进度并督促工厂。生产进度要随时汇报公司。⒏针对客户跟单员或公司巡检到工厂所提出的制作、质量要求，要监督、协助加工厂落实到位，并及时汇报公司落实情况。⒐成品进入后整理车间，需随时检查实际操作工人的整烫、包装等质量，并不定期抽验包装好的成品，要做到有问题早发现、早处理。尽最大努力保证大货质量和交期。⒑大货包装完毕后，要将裁剪明细与装箱单进行核对，检查每色、每号是否相符。如有问题必须查明原因并及时相应解决。⒒加工结束后，详细清理并收回所有剩余面料、辅料。⒓对生产过程中各环节 (包括本公司相应部门和各业务单位)的协同配合力度、出现的问题、对问题的反应处理能力以及整个定单操作情况进行总结，以书面形式报告公司主管领导。在检查过程中一定要公平，客观。不能收到厂家的一点点好处，而忘了自己的职责.第6页/共11页GL实用范本|DOCUMENTTEMPLATE要有较好的外语基础，掌握一定的专业外语，同时至少对(面料/服装)生产流程有基本上的了解 :接单--备料--开裁--扫粉(如有车花或钉珠 )/排花(如是喱士排花款 )--车缝--手工--后整--查货--包装等等。接单:清楚明白不同客户对样办款式及风格上的需求，在跟客户接单时，能及时发现一些生产上可能出现的问题，诱导客户接受既具他的产品独特风格而又适于大货生产的产品(注意:“是否适合于生产大货”这一点是做样办时特别重要考虑到的 !!! 因为，如果难度太大而不是普遍工厂能到好，那么无疑就是大大提高了生产成本⋯⋯ )，把客户各项要求清楚地标明在办单上。布产:A.让纸样师傅做图稿的同时安排备料，认真做到跟进每工序的进度并记录生产过程中碰到的每个问题、需注意的事项、每种物料的用量及各工序生产工时以作成本核算的基本资料。看办:样办完成后，可请本厂设计师一起看办(这个对于初入门的跟单员相当重要，可以从中学到一些技术上的东西)，看看这办是否已做到如你从客户那了解到的他所要的第7页/共11页GL实用范本|DOCUMENTTEMPLATE样办。成本资料:样办寄给客户后就得做成本资料存档及给客户报价，这一项需要特别谨慎认真。大家都知道，如果成本出了点错或是报价出错，会对以后这个款的大货带来很大损失⋯⋯跟大货生产要求 :有较好的外语基础，掌握一定的专业外语，同时至少对服装生产流程有基本上的了解 :接单--备料--开裁--扫粉(如有车花或钉珠 )/排花(如是喱士排花款 )--车缝--手工--后整--查货--包装接单:特别注意与跟办同事衔接好相应款式在做办时存档的资料----这部分工作得特别细心，如:做办时是这样做，而客户已要求大货更改另外的做法。布产:将生产单及各工序在做办时遇到的问题、修改方法以及人客意见的资料分发给各相应工序。跟进生产:多到车间走走，向各工序的管理人员了解各款大货在生产过种中所碰到的问题，如有必要，需向客户反映问题及建议或征求意见⋯⋯第8页/共11页GL实用范本|DOCUMENTTEMPLATE货期及质量:跟进货期的同时要让QC控制好质量⋯⋯出货箱单资料:需预先提供出箱装单资料给船务部用于做报关资料⋯⋯包装出货:一般情况下，不同客户有不同的唛头、唛头位置车法、包装资料。按客户要求做就可以了啦⋯⋯1、头办:设计图纸发外厂做头版，头版批核尺寸和板型(和设计师一起)，若不确认，必须继续做复版。2、确认生产款:做面辅料订购预算单交采购部订购。3、发面辅料:开单发面辅料(CMT单不用发面料)4、做产前版:用大货面辅料(如没有物料可暂代，但需标示清楚)做正确产前办，追办并批复(包括工艺、尺寸、辅料、款式等，总之是大货前样 )。5、生产进度和质量跟进， 确保货期和质量 :开裁、裁数、初期查验、中期查验、尾期查验、交货、退主辅料清算。中间要解决各种生产中问题，对每款易出问题部分要时时提点检查。如裁数多了或少了，物料补订和补发，对 FOB单数量的正常接受范围外的 :要不要多的数量、接不接受少了数量，三期的质量问题如何解决如何监督，货期晚了如何解决等等。第9页/共11页GL实用范本|DOCUMENTTEMPLATE跟单除了专业技术之外，还有的就是要注意和工厂的关系处理，这是一个很重要的关键跟单的步骤包括 :产前样的确认，船样的确认，生产中工厂和公司之间的衔接沟通，原料的质量鉴定，生产技术，产品包装方式，交期的跟催和跟进，等等，总之包括生产的全过程。还有的一种跟单是业务跟单，多为外贸公司，对技术的知识要求不是太高，主要是负责生产工厂和客人的联系，并安排出货方式和船期，付款等。当然对于面料 (服装)的质量也相当重要。跟内单的大致流程如下 :从客户下单到签定完合同，根据排料室提供的排版图进行前期的面料准备工作，同时可着手下投产资料单给各个部门 (包括计划办、品质部、技术部、采购部)。面料到厂后可根据工厂的实际情况到车间跟踪一下生产进度，以便更好的与客人沟通，并及时让客人了解工厂的大货操作情况，以备在出现特殊情况下 (如交期不及时、不能按时交货等 )让客人在第一时间得到消息，避免出现客人提前订好船期或空运，因退仓不及时而给工厂造成不必要第