物业管理服务工作交接、进场方案

物业管理服务工作交接、进场方案施工验收及物业接管验收期是指学院的工程竣工并开始验收，经过物业接管验收阶段（该项目也可能与工程一并进行）至学院全面进驻的整个时期，估计时间一个月（暂定为7.19—8.18）。在此期间，公司委派由副总经理带队及土建、机电、消防、财务等方面人员组成的小组来现场工作，帮助和指导管理处接管验收物业，清点接管的资产、建立财务制度及帐目，并协调准备学院全面进驻工作。管理要点：在配合学院施工验收的同时，重点做好物业的接管验收和学院全面进驻的准备。工作方式：在学院施工验收中，管理处的工程技术人员要参与各项验收工作，任何问题记录下来，属于必须解决的及时书面呈交施工管理方协助，并报学院相关部门。在办公大楼物业接管验收中，管理处的全部人员必须参与，对各自分管的项目全面负责，任何问题一定要详细记录、及时报告，以求尽快解决。在完成接管验收后，协助学院做好全面进驻的准备。工作内容1、签订《物业管理委托合同》根据招标规定，在学院正式入驻前一个月与学院签订《物业管理委托合同》2、行政人事方面为保证计划按时进行，管理处人员应该全部招、调到位、并进行培训以保证能参加物业接管验收和学院全面进驻的准备工作。3、工程竣工验收管理处人员应参与市建筑质量管理部门与学院组织的工程竣工验收工作，帮助学院了解并发现施工质量问题。4、物业接管验收物业接管验收应在工程验收后进行，也可以同时进行。但由于相关的交接方不同，验收的侧重面及程度也不同，需要区别对待。工程验收是施工单位向学院移交物业，验收的方式按国家标准进行局部检查或抽样试验检查；而物业接管验收是学院向物业管理方移交物业，验收的方式是按学院进驻的使用要求进行检查，第 1 页共6页主要是进行全面的外表及功能检查。物业接管验收分现场验收、资料交接及其它交接等三方面。现场验收主要项目（1）土建工程：包括各屋面排水坡度，伸缩缝、女儿墙及地面有无渗水；地下室墙面有无渗水，地面有无空鼓及渗水，进出口坡道防滑等；前广场及架空层绿化小品，地面有无空鼓及开裂等；消防门、通道、楼梯等。（2）装饰工程：包括各地面、墙面、地脚线、护墙板、天花各种装饰；门和门框及附件；护栏及扶手；灯具及其它小电气设施；外墙面（包括各涂料、装饰及玻幕）；公共区域设施设备的外装饰；各种标识及区域图示；公共洗手间、会议室、垃圾转运站、各设备及管理用房、信报箱等。（3）供配电系统；包括正常供配电设备：应急供配电设备；油箱及油库、各配电房的防鼠；各强电检查井内管线及电箱；避雷装置；公共照明、用电器具等。（4）给排水系统：各供水、消防水泵及电机等；各水箱；给排水管网、接头及阀门等；检查井内管线、水表及阀门等；化粪池及室外排污、雨水井；消防栓供水管网、接头、阀门等；人防工程及相应供水系统等。（5）电梯系统：各电梯运行、梯门、井道、机房及电机等。（6）弱电系统：消防报警系统（消防控制中心报警联动、自动温烟感、警铃及手动按钮，防火卷帘门、广播等）；弱电检查井内管线、接线箱等。资料交接（1）产权资料：项目批准文件、用地批准文件、建筑执照、丈量报告等。（2）技术资料：竣工图（包括总平面、建筑、结构、设备、附属工程及隐蔽管线等）、各类公共设备使用说明书调试报告、地质勘察报告、工程合同及开、竣工报告、工程预决算分项清单、图纸会审记录、工程设计变更通知及技术核定单（包括质量事故处理记录）、隐蔽工程验收记录，沉降观察记录及沉降观察点布置图、竣工验收证明书、钢材及水泥等主要材料的质量保证书、新材料及构配件的鉴定合格证书、设备（水、电、空调、采暖、电梯）及卫生洁具的检验合格证书、砂浆及混凝土试块试压报告、供水及供暖管道的试压报告、机电设备订购第 2 页共6页合同、设备开箱技术资料、试验记录及系统调试记录等。（3）验收资料：工程竣工验收证书、消防工程验收合格证、完善配套办公室小区综合验收合格证书、用电许可证、供用电协议书、用水审批表及供水合同书、电梯使用合格证、电话保养及验收协议等。其它交接（1）设施设备的备品备件、施工剩余材料备品等。（2）具有保修期的设施设备施工或购买合同（保修协议也可）等。（3）公共区域各通道门、设备及管理用房、洗手间、会议室、检查管井、信报箱钥匙等。接管验收注意事项（1）在接管验收前，管理处应该主动与施工管理方协商有关接管验收的问题（包括交接方具体人员、验收具体时间、注意事项等）。同时要尽量统一验收标准，明确交接双方的责、权、利。（2）接管验收不但要检查物业的质量，而且还应清点物业内各种设施设备、公共物品、图纸资料、绿化小品等的类型、数量及其它要求的参数。验收报告须经交接双方认可签字后才能生效。（3）针对初验发现的问题，属于必须改正的，书面报请施工管理方敦促施工单位返修，一时无法返修的项目要确定今后维修的期限并请学院相关部门记录备案；属于暂时须返修的问题，列出清单报请学院备案。5、设施设备试运行为保证学院进驻后设备即能正常运行，必须在设施设备验收完成后有一个设备试运行阶段，在这个期间，管理处的工作重点逐步由验收交接向正常运行、保养及维修转移，由管理处工程技术人员开始直接操作设备，但设备安装调试单位应该派人配合并给予相关操作人员一定的培训。6、清洁开荒在学院进驻前，施工管理方将负责进行初次全面清洁工作，管理处应该予以全面配合。在清洁开荒中，管理处要注意外墙、石材地墙面、瓷墙面、不锈钢饰面的清洁液，防止腐蚀以上材料造成损失及后续物业管理的困难。第 3 页共6页7、公众文件的确立为保证学院全面进驻后得到良好的服务，管理处应该主动将办公注意事项、管理处联系电话、值班电话及管理承诺等一系列公众文件呈交学院审阅，在修改后整理成册转请学院发给学院各相关部门。8、秩序维护接管准备根据院方需求，确定保卫人员进驻时间，保卫主管、班长等管理骨干人员提前一周进场熟悉院方相关人员、规章制度、服务区域安防情况等，保卫队员全面进驻前三天进场熟悉服务区域环境、安排调整备勤宿舍。在院方确定的安防接管时间前完成执勤装备、用具的准备以及人员培训教育动员工作。9、学院全面进驻的准备在学院全面进驻之前，公司应该主动与学院协商，确定包括入迁的部门及办公场所、日期及时间、搬运物资数量、停车地点、搬迁路线、搬运时间、电梯使用等，并共同制定搬迁计划及注意事项。管理处应该全力以赴地配合，包括确认各办公室内的电、通讯等正常；确认公共区域电梯、照明、洗手间、停车场、标识等正常。在迁入过程中，管理处应再次确认安排事项，派有关人员在现场迎接、指引路线，同时监督搬运工人遵守有关规定，保持良好秩序，减少对其它单位的影响。在迁入完成后，管理处主任立即拜会学院，征询意见后跟进改善服务。其它前期准备工作1、人员安排计划人员时间人员岗位及数量具体工作备注第综合、管理、保卫主管面试、审核、管理处共有人员各1人；强电工3人；入职11人。在第一次一电梯、弱电工及技工各培训招聘时，可以预期1人；公寓管理员6人。上岗招第二批人员。合同签订后15日内面试、审核、管理处共有人员第保卫队员16人；保洁员入职30人。在第二次二14人。培训招聘时，可以预期上岗招第三批人员。第 4 页共6页面试、审核、第 管理处共有人员管理员2人；培训部服 入职三 3人按计划人员务员1人。 培训期 全部到位。上岗备注：(1)在第一期后续人员上岗接手工作后，原公司抽调派驻人员除管理处经理、财务外，可逐步陆续撤回。(2)前期介入人员培训内容见本标书第三章《培训计划》。2、正式进驻前各种物资准备工作（1）前期介入阶段的物资准备在进驻后，要与学院商议管理处在前期介入阶段的办公及居住场所。在办公及居住场所确立后，进行初步装修和办公及通讯配备，要求在开学前能在现场正式挂牌办公。（2）设备工具及用品装备的准备鉴于日常管理所需设备及大型订购期较长，为保证月日学院全面进驻后的正常物业管理，按本标书第二章《物资装备计划》，在月初开始设备及大型工具的选型、订货工作，要求月日前全面到货。在月日前开始小型工具及其它用品装备的选型、订货工作。（3）备品备件的准备接受施工单位移交的设备随机备件附件，检验入库，妥善保管。提出尚需采购的重要设备备品备件清单，建立必要的维修储备。（4）易损易耗品的准备按照日常物业管理的实际需要，在月初管理处要确立正常运作期间每月易损易耗品的消耗计划，并按一个季度的需求开始订购。（5）建立储备仓库在月初，与学院商议，确定储备仓库的地点并进行初步装修，要求月中旬仓库正式启用，并配备人员及相关的管理制度。物资准备计划表第 5 页共6页配备物品 期限 备注临时办公室、宿舍 待定部分办公、生活设施 待定计划划拨的办公室及宿舍