公司办公OA系统设计方案

..XX国诚中电科技有限公司公司办公OA系统方案部门设计校对日期目录一、公司现状分析1二、OA系统定位标准1三、OA系统功能模块1四、预计OA系统应用效果5五、厂商比对6六、结论8..一、公司现状分析目前公司尚无系统化办公软件,导致存在诸多问题,主要分析如下：公司各部门诸多业务处理和操作工序繁杂,报表种类繁多无统一办公平台；缺乏标准化、规范化的科学管理手段,导致公司各部门在理解、贯彻、执行公司政策和法规方面相互之间存在差异；办公用品、会议管理、车辆、投影仪、公用电脑等的使用申请仅靠纸质登记,无电子留档,且纸质申请过程繁琐,影响办公效率；各部门之间数据信息不能共享、信息交换缓慢、管理成本高、工作效率低,重复作业多；公文下达上传速度慢、沟通困难、信息传递失真等；公告通知仅依靠微信告知员工,留底、存档工作很难进行；领导无法对业务过程和企业资源进行科学、有效、及时的优化配置和监管；大量的极其有价值的历史数据被丢失,对企业业务的长期发展造成损失；办公信息化程度普遍不高,公司仅仅依靠网站,介绍本公司的情況,而企业内部的信息处理仍然处在office+打印机的层面上；公司审批流程通过纸质版审批周期较长。因此各部门为更好的梳理办公流程,提升办公效率,提升公司信息化办公水平,拟上线OA办公系统,并制定此方案。二、OA系统定位标准根据公司办公需求,本次上线OA系统用户人数为100人,将建设一个运行稳定、适应长远发展的网络办公系统,实现"网络办公"、"网络沟通"、"网络审批"、"知识管理"、"网络决策"的信息化建设思路,实现信息高效传递、无纸化协同办公、远程移动办公、科学规范管理,使工作效率明显提高,使员工工作更加简化,使信息获取更加容易,使决策制定更加准确；使管理变得更加灵活、更加科学,抗风险能力、创新能力、应变能力迅速加强,历史数据长久保存,从而最终提高企业的综合竞争力。三、OA系统功能模块根据所定OA系统标准,选择所需功能模块包含有以下方面：个人事务：电子邮件：用于内部邮件、外部邮件的收发,相互转发；内部短信：主要起通知、提醒和交流作用；任务中心：协同处理临时事项,并对完成进度进行记载；公告通知：具有通知公告查看和查询等功能；新闻：新闻的评论、管理和查询功能；投票：主要用于意见收集、民主决策、结果测试等；个人考勤：主要用于对公司内部员工考勤的管理,包含外出登陆、出差登记等；日程安排：主要是对未来要做的事务进行安排、提醒、查询和管理；工作日志：主要是对已经做的工作进行记录,如周报,月度总结等；个人文件柜：用来存放个人文件。支持建立多级目录,可共享给他人阅读；工作流程：新建工作：发起流程,从对应流程文件夹中选择需要的模板,开始填写表格；待办工作：审批流程,可以审批各用户转交来的流程；工作查询：查询自己发起和审批或被授权查询的流程,查询结果可导出EXCEL；工作监控：可以对有监控权限的流程进行转交、委托、结束及删除等；数据报表：事先设置流程报表,自动汇总形成图表,如汇总求和,计算平均值等；超时统计：对办理中的流程超过规定时间的流程进行统计；工作委托：因出差等原因需事先把自己审批的流程委托给相关人员办理；工作销毁：对删除的流程进行彻底清理,相当于windows的回收站；流程日志查询：查询流程每一步骤的办理日志情况；数据归档：对数据进行统一归档,即节约服务器空间,也方便保存,查询行政办公：公告通知管理：可以发布公告、查询公告,并可查看公告接收者对该公告的查阅情况；公告通知审批：可以对公告的内容进行审批,审批过的公告才可以发布出去；新闻管理：和公告管理类似,不同的是新闻允许评论,而公告不允许评论；投票管理：类似于网络调查,可以自定义投票项目供投票者去选择；日程安排查询：可以查看下属自己安排的日程内容,也可以对下属直接安排工作；工作日志查询：可以查看下属写的工作日志,并可以对日志进行点评及共享；管理简报：统计各用户各项工作的数量,查看企业目前的工作状态；工作计划：多人参与,参与人随时可以看到任务进度,有权限人员可以点评；办公用品管理：办公用品、低值易耗品的登记、领用、管理,可以生成各种统计报表；固定资产：实现固定资产的录入,生成资产卡片,生成相应的查询报表；图书管理：实现图书的管理录入、借阅、查询、管理；资源申请管理：对相当设备的进行管理,排出使用日期等,如笔记本电脑、投仪影等；会议申请安排：对会议室进行预约登记、会议申请、批准,会议纪要等进行全面管理；车辆申请安排：对车辆使用申请、批准、预约情况、维护费用等进行全面管理；公共通讯薄：按组查询人员通讯信息；组织机构信息：可以查看单位、部门、用户相关信息；知识管理：公共文件柜：帮助用户实现文件系统化管理,可针对不同角色、不同用户授权；网络硬盘：类似FTP,针对服务器上相应路径授权,存放资源文件；图片浏览：主要用于放JPG、GIF等图片格式文件,可以直接预览、播放；OA知道：类似百度知道,问答式的知识积累,可以提问、回答、查询等；维基百科：类似于百度百科,词条式多人共同编辑完善的知识管理方式；文档检索中心：针对日积月累的数据进行检索,并支持OFFICE,PDF文档里面来的文字进行搜索。方便后期对文档数据的查找。人力资源：人事管理：主要实现档案资料的录入、查询、及统计分析等工作。实现单位人事档案的建立、查询、导入、导出等功能。可以实现如合同到期的定时提醒,可设置附件。包括人事档案、合同评审管理、奖惩管理、证照管理、学习经历、工作经历、劳动技能、社会关系、人事调动、离职管理、复职管理、职称评定、员工关怀、人事分析等子模块；招聘管理：实现从招聘需求到人员招聘、选才等过程细分为招聘需求、招聘计划、人才库、招聘筛选、招聘录用、人才分析等模块；培训管理：主要包括培训计划、培训审批、培训记录等模块；考勤管理：对在OA上考勤的数据进行统计,同时对考勤进行设置包括考勤审批、考勤记录、考勤统计、排班管理等模块；薪酬管理：通过OA发放工资条,可以自定义工资结构细分薪酬项目设置、薪酬基数设置、工资流程管理、财务工资录入、部门工资上报、福利管理等模块；员工自助查询：员工可以查询自己的基本信息、职位情况、教育背景等内容；人力资源设置：可以设置考勤、人力资源管理员及HRMS相关代码；在线考试：通过OA进行考试,标准化选择题,自动评分,包括题库管理、试题管理、试卷管理、考试信息管理、参加考试等模块。档案管理：卷库管理：建立相应的库；案卷管理：建立相应的卷；文件管理：建立相应的文件；案卷借阅：对文件进行相应的人借阅,带相应的审批；档案统计：最终档案的统计分析；档案销毁：对于不需要的档案进行销毁；系统设置：对CRM各模块中的代码进行设置；我的任务：用户在各项目中需要完成的工作任务。项目管理我的项目：支持一级审批和免审批立项；我的任务：分解下来的项目任务；项目审批：对于所立项目进行审批；项目文档：对于项目过程中所形成的文档进行管理；项目问题：项目中产生的问题进行咨询及处理；基础数据设置：相应的参数设置。交流园地讨论区：单位的内部的BBS,可以设置多个主题,有权限的人参与讨论；论坛：可以集成Discuz超级社区论坛；文本聊天室：可以在对应聊天室中与其他用户进行文本聊天；语音聊天室：需要安装MeChat聊天服务器后可以进行语音聊天；网络会议管理：包括发起会议、删除、结束、加人、会议记录等操作；文本聊天室管理：可以设置聊天室名称,并可以进行删除、关闭、删除记录等操作。系统管理：组织机构设置：设置单位名称、部门、用户及角色与权限设置；工作流设置：定义工作流表单、流程等,并对流程进行分类；行政办公设置：设置公共网址、工作日志、公共通讯薄、公告通知、文件套红模板；知识管理设置：可以对公共文件柜、网络硬盘、图片浏览进行权限设置；信息交流设置：设置短信提醒、讨论区、词语过滤、信息过滤审核；定时任务管理：有定时发起流程、工作流超时催办、数据库定时备份等；紧急通知设置：可以设置桌面模块及桌面显示窗口两种不同内容及显示方式；界面设置：可以设置IE标题、主界面、登陆界面等内容等；状态栏设置：可以设置底部需要显示的文字；系统代码设置：对OA中各模块设置不同代码；自定义字段设置：可以设置IE标题、主界面、登陆界面等内容等可以对OA中模块自定义字段,用于增加对应表的输入内容；数据库管理：对数据库进行优化、修复及导出、导入、备份、还原等操作；系统日志管理：可以查询日志、统计日志及管理日志；系统资源管理：分资源监控〔可以监控内部短信和内部邮件、数据压缩、文档备份管理、资源占有情况查询、资源回收、IM资源管理等；系统访问控制：可以设置IP段,也可以设置外网访问权限；系统安全设置：可以对密码强度、登陆次数、是否启用USBKEY〔使用KEY登陆需单独购买等进行设置。文档在线阅读与编辑：支持Office文档〔Word、Excel、PowerPoint文档在线编辑,无需下载,自动上传,支持痕迹保留,支持pdf文件在线阅读,客户端无需安装pdf阅读器。客户端工具：除浏览器登录外,提供OA客户端工具,实现开机自动登录OA,支持内外网地址快速切换。智能门户：我的门户、门户管理、门户模板、门户内部管理,一站式信息服务中心、强大的内容管理、个性化设计和定义、与OA业务紧密集成,支持门户属性自定义,门户编号、名称、类型、logo信息、是否开启、门户访问权限、管理权限,支持总部门户、分子公司门户、部门门户、个人门户、信息门户等。移动客户端:实现无线移动办公,提供邮件、公告、工作流、微讯等模块功能,随时查阅办公数据,签章：工作流表单网页手写签章：支持web网页签章,用户在表单中,通过签章组件进行签章的操作,以保证网页表单数据的安全性,防篡改和可鉴别,提高了网页签章的权威性、规范性,符合电子签名法则。手机签章组件：手机签章组件是将特定手机签章,与客户的智能手机硬件或号码信息捆绑,当客户使用智能手机OA客户端,进行工作流等审批操作时,可以实现安全的签章功能。Office安全签章：支持OA系统中所有Office文档的电子签批、骑缝章、信息验证、生成二维码等功能。印章安全可信,防伪防盗。加强协同办公中的安全性。服务器：OA系统服务器可以由公司自建服务器,也可租赁工业云平台。与ERP系统的对接以及与企业网站的对接。四、预计OA系统应用效果创造数字化办公环境,突破沟通障碍,基于INTERNET技术实现全球化远程办公和移动办公；改善沟通,建立企业内部信息门户,统一信息发布平台,促进文化建设以公告、新闻、论坛等多种方式和手段建立立体沟通平台；增强组织成员参与的兴趣、辅助完成文化建设；加强组织行为管理,监控制度执行与工作绩效,工作任务实时督办,提高成员的执行力；过程控制,规范管理,制度流程驱动、表单展现,提高管理能见度；随机协作过程、结果可视化、提高授权协作有效性；组织及体系化管理手段实施平台实现跨部门流程化协同工作,加强业务规范,提升工作效率；知识管理,打破信息孤岛,实现知识、经验的随时积累共享、提升学习能力；激活企业硬件投资,提高内部资源利用率,实现无纸化办公；提升单兵效率,有效抑制人力数量增长。客户关系,全方位掌控客户资源,稳定客户关系,提升客户服务质量；通过全面的企业信息化解决方案,快速提高整体信息化水平,提升企业未来竞争力；规范企业信息管理,多级权限控制,确保企业信息安全；加强多层次沟通,实现全员参与,成为塑造企业文化的良好平台。五、厂商比对根据所指定需求功能,选择市场业内实力较强的泛微、通达OA以及新型办公软件金蝶云之家进行综合对比,如下表所示。表1OA厂商对比公司名称泛微通达金蝶主要案例复星集团、上海医药、三胞集团、得力文具、万达集团、大益集团、SMG、公牛集团、中国海运、PICC、合力叉车、百丽集团等中国兵器工业集团、中国航空工业、中船重工、中国冶金、中国电子科技集团、中核工业、中国一重、三环集团、蒙牛乳业等天津海事局、珍宝岛药业、中华全国工商业联合会、XX医学院、中源协和、长济高速、XX西瓷、XX远视科技等版本信息e-officeV9.0标准版100用户云之家并发用户数100100100服务器租赁云平台增值组件部分1、项目管理2、集成接口1、工作流表单网页手写签章；2、手机签章组件；3、office安全签章项目管理组件系统架构模式c/s架构〔浏览器/服务器联系电话胡表2报价比对公司名称泛微OA通达OA金蝶云之家软件平台费7000元〔100人×70增值部分费用35000〔用户数500×7030000元〔签章9950〔项目管理50人实施服务费用2835035000元20000合计总价197350104800元36950优惠价格59205〔16%专票79800元〔3%专票实施周期1-3个月3个月20天报价说明1、软件升级：小版本升级免费,大版本升级费用为合同费用的10%；2、自验收通过之日起乙方享受一年的免费维保,以后每年的维护另签合同；3、本报价不含第三方产品和二次开发费用,如需开发按2500元/人天结算；本报价针对的为通达标准版100用户。注册用户数100,并发用户数100,即时通讯100,移动客户端100。除包含有通用功能外,新增组件包括工作流表单网页手写签章不限制印章个数、手机签章组件不限制印章个数、office安全签章包含3个KEY,可以保存3-6个印章。云之家系统报价收费均为按用户数收费,本次报价按照用户数100人为准,70元/