仓库管理基本规范仓库环境安全、收发货、盘点与对账制度

14/14仓库运作管理规范及操作细则全文名目TOC\o"1-4"\h\z\u一、总则 1二、仓库管理基本职责 2（一）仓储管理 2（二）收发货作业 2三、仓库环境和平安管理要求 2四、货品存放管理要求 3五、货品保管养护要求 3六、收发货作业规范 4（一）工厂发货标准 4（二）收货入库作业要求 5（三）发货出库作业要求 5（四）收货事故处理 6（五）收货差异处理 6（六）货品返仓工作要求 7七、表单与档案管理 8（一）单据管理规范 8（二）手工台账管理规范 8（三）报表管理规范 9八、盘点管理与对账管理 9（一）盘点基本管理 9（二）对账管理 11九、发货签收回单管理 12（一）签收管理基本要求 12（二）签收异样处理 12附注：仓库管理日常检视项目 13一、总则1． 为了规范仓库的日常业务管理，明确仓库业务操作标准，界定各岗位职责，特制订本仓库管理规范和操作细则；2． 本制度所指仓库包含各办事处仓库；3． 本制度涉及到的物资包括全部货品、陈设展现道具、易耗品等。二、仓库管理基本职责（一）仓储管理1）接受集团和属地办事处的统一管理，严格遵守管理制度，努力提升仓库管理水平；2）保证货物进出库的准时性与精确性；3）货物的在库养护管理工作，保证货物的完好性；4）准时上报各类仓库报表，并对报表的精确性负责；5）主动供应库存管理建议和反馈所属区域的要货信息和需求，以有助于要货方案；6）负责对库存货物的盘点与不定期抽查；7）负责对仓储单据的分类归放与保管工作；8）仓储成本掌握和仓储等费用的申报、清理。（二）收发货作业1）依据供应部的指令安排，加强发货运输的合理搭配、线路组合，保证公司货物准时、平安、精确送达客户或终端；2）对公司货物的运输过程实施监控，确保到货准时性和精确率，就发货时间、到货时间、货物缺损等或其它未预见性大事快速处理并准时反馈相关环节；3）负责准时、精确地向财务等相关环节传递收发货作业单据，保障账务等工作的准时处理；4）不断学习，提高业务力量和工作效率，加强成本掌握意识及客户服务意识；5）负责发货作业相关统计报表的生成；6）完成公司总部指派的其他工作任务。三、仓库环境和平安管理要求1、 保持仓容整齐、洁净，各货物堆面表层及货架要常常清扫，杜绝灰尘积累；2、 应保持仓库内空气流通、通风状况良好，最好具有必要的通风口或换气扇等；3、 仓库内可考虑配置温、湿度计，设立温（湿）度记录表，由仓管员定期检查并记录，宜保持温湿度记录在规定的范围内，避开货品受潮或霉变；4、 仓库内须严禁烟火；易燃品、易爆品或违禁品严禁携入仓库，仓库内以及周边10米内严禁吸烟；在仓库门口应悬挂“严禁烟火”标记；5、 仓库内要配置必要的消防设施，并摆放在明显、易取用的位置；如有故障或失效，应准时申请修缮，全部仓库人员必需把握灭火器的用法方法和平安消防常识，同时应建立仓库人员必要的消防实操训练，以提高应对力量；6、 仓库主管或轮番指定人员须在每天下班离开前巡察仓库，查看电源、水源、门窗等是否关闭，确保仓库的平安；同时在雨雪天气应准时监督检查仓库各门窗的秘实性和各墙角房顶是否存在渗漏问题，一旦发觉，即刻上报上级主管；7、 任何人须严格遵守仓库的相关规定和履行必要的进出手续，不得擅自或带领不相关人员私自进入仓库或在仓库内无故逗留。工作时间如确须进入的，须征得仓库管理人员同意，并在仓库人员陪随下进入；8、 在非工作时间，任何人不得单独进入仓库内，必需经仓库主管同意并双人会同方可进入；9、 仓库钥匙备两套，一套由仓库管理人员保管用法，一套由内务主管负责保管封存放入保管箱，启用时必需双人在场。四、货品存放管理要求1．仓库货品存放须整齐有序，分类进行，先按产品等级分类，再以产品大类，然后依照款号挨次依次排列，分款、色、码装箱摆放。如个别色码存量很小不足以单独装箱，须将接近的色码集中存放。2．产品包装须依据生产入库统一标准，市场退回货品经整理后须依据标准进行包装。3．仓库过季产品（如进入四月份，秋冬季节品属过季产品）须准时盘点装箱封存，在纸箱上注明款号、颜色、数量等基本信息。4．附件、赠品等小件产品须单独装箱存放。5．仓库货品须定期清理，依据各季产品等级调整、新品到货节奏、各款色码实际存量及后期到货估计等，调整货品摆放挨次及位置，便于日常管理工作。6．污染品、破损品等须单独存放、保管。五、货品保管养护要求1、 严格遵守公司和仓库的各项管理规定和制度，把好进出货的关口，严禁白条或无单提货、借货，严禁无指令发货；2、 仓库人员进入仓库作业时，不得穿戴高跟鞋、耳环、戒指、手表等硬物，杜绝产生产品勾丝，划伤货面；3、 实际拣货等作业触摸货品时，作业人员事先须洗手和准时清剪指甲等，保证手面清洁，无污尘、油污等，杜绝弄脏货品；同时留意不得涂抹指甲油，不得在手面涂有明显香味的手霜、护肤霜之类的东西，以免货品染色、染味；4、 库存物品要统一置放于卡板或多层货架上，且不得靠在潮湿的墙边；打扫卫生用拖把拖地时，拖把不宜过湿，拖地时应避开水珠四溅而污损货品；5、 每个库位的货品必需放置货箱或存放盒存放，严禁挺直裸放在货架或地面上，货箱或存放盒必需定期清洁，以避开沾染灰尘；要随时清扫库区地面、外箱、卡板、货架及办公设备等的灰尘及垃圾，做到无积尘；6、 码放物品时应留意物品外箱上的堆码极限，不准倒置，应按要求搬运和码放，轻拿轻放，不得有扔、抛、摔等粗野动作消失，同时要正确用法作业工具，不得损坏公司任何设备、设施和物品，确保人员的平安；7、 全部在库物品必需实施统一的货区货位管理，按规定区域存放，并做好标识管理。A、全部出入库物品必需登记货位存货卡，同时核对卡、物是否全都。B、如箱内或塑料袋内数量有变更，应准时更改外部标识，保证内外数量的全都。8、 避开阳完直射货品或者离灯完太近，导致货品老化、变色、退色现象的发生。9、 任何人不得携带包、袋等进入库区，携带同类商品进入仓库前必需做好相关登记手续，临时离开仓库时必需做好登记，下班离开仓库时自觉接受相关人员的检查；全部仓库人员交接班须有清晰的交接手续，并在交接本上应记录清晰未完成工作、重要事项及异样状况，交接双方签字确认。10、 认真做好与办事处各部门、承运商及加盟客户的货物交接手续，完整保存相关交接单据并准时传递至财务等相关环节。11、 严禁将公司专用封箱胶带外带，日常用法和备用封箱胶带必需由仓库主管负责保管并建立领用记录。六、收发货作业规范（一）工厂发货标准1．为保障货品平安，工厂发货包装接受以下两种形式：略2．为保障货品运输的平安性及周期，广东公司向各办事处发货的时间及运费标准、保额如下表：略（二）收货入库作业要求1．办事处须依据工厂发货时间，跟进到货状况，如超出正常货品运输时间，应马上与承运商沟通，了解货品运输进度。2．收到货品后，须第一时间验收货品外包装，检查产品包装是否完好无损，无淋湿、霉变、破损、损坏、污染或开箱等状况，无破损或丢失，同时确定送货单标识运输箱数与实际收货箱数是否相符。如消失外包装破损等状况，或箱数不符，应要求承运商在场时清点货品，以保证如消失货品丢失可第一时间确定责任人。同时，办事处准时做收货事故处理。3．仓库管理人员负责收货清点工作，核对发货单各款色码标明数量与实际收货数量是否相符，并确定发货无误。如消失收货差异，应准时做收货差异处理。4．仓库管理人员负责货品入位，完毕后须进行书面记录和完成各货位卡信息的建立，记录下每批货物所存放的位置及入库单上的信息内容。供应部负责依据实收货品明细，在系统中做收货处理。5．对于各终端（专柜、专卖店）及加盟客户退回的货品，应保证在三个工作日内清点整理完毕，与对方确定收货数量，并做货品入位管理。如存在差异，应准时与相关岗位确定。供应部以双方最终确认的明细在系统中做退货单。6．依据供应部确定的收货信息（总仓发货或其它单位调拨），仓库管理人员在获悉信息后，应准时做好预收货预备，在产品入仓前组织人员进行货位整理和确定产品的存放货位，对于新到货品或不生疏的产品入仓，应事先学习了解产品特性、保管要求、堆码标准、留意事项等。7．严禁仓库人员在收货时不到现场、不进行现场核对，依据抱负规律进行验收和系统确认。由此造成的货号错乱、实物与记录不符等状况，将视状况轻重对挺直责任人处以100－500元不等的惩罚；对于由于发货方承运商缘由发生的货品错乱状况，各地应准时进入差异处理和上报程序，若发生额外的分拣费用，各地须在签收单上明确注明货品混乱和由此发生的分拣清理费用金额，以便发出方在运费结算时挺直扣减其费用。8．严禁仓库人员私自接受送货方钱物而对到货破损和短少状况不进行真试验收和签收，一旦查实将移交相关部门或机构严峻处理；其上级主管同步负有管理连带责任。（三）发货出库作业要求1、 严禁白条或无单提货、私自借货，严禁无指令发货；2、 产品出仓前，仓库人员应依据打印的书面发货单据进行提前配货和货品分拣；严禁仓库人员私自更改发货数量或品种等信息；3、 对于包装损坏且影响产品正常售卖的、残次品以及存在质量问题的产品应严禁出仓；4、 产品出仓完毕后，仓库人员应准时对货位进行整理，保证货位整齐、美观；5、 产品出仓后，在出库手续书面件上应体现货物交接双方责任人的签名；同时准时登记堆位卡信息，保证货卡相符；6、 针对不同的发货作业类型，在发货单据上应清晰标识注明与系统对应的业务类型，同时分类区分保管，并准时分门别类地传递至财务等相关环节；7、 任何单据都是我们作业的基础原始凭证，任何出入仓单据均不能遗失或人为撕毁，单据不全或遗失者，对于挺直责任人处以100－300元罚款。8、 单据的打印或填写信息必需清晰、规范，不得随便涂改；的确需要更正的错误，应当在错误发生处用一横线划掉，并在错误的上方用黑色填写正确文字或数字；对于数量、品种等重大更改的地方，更改人必需签注且保证多联单同步改写。全部发货出库原始单据必需具有仓库人员、送货人员、收货人员三方的共同签核。（四）收货事故处理1．如在货品验收过程中确定货品在途丢失或外包装破损，应让承运负责人当场确认，如便利现场清点货品，须准时清点，否则须承运负责人签字承诺确认按办事处自行清点结果为准担当损失责任。办事处在一个工作日内填写《货物运输事故通报》，并将《货物运输事故通报单》和《收货差异明细表》同时传真至工厂成品仓及品牌部供应部。2．工厂成品仓负责跟进与承运商的事故解决方法，于事故发生后一周内赐予处理意见。3．供应部依据工厂回复意见，于两个工作日内书面回复处理方式。事故差异金额超过1000元以上的，须报集团中心审批。（五）收货差异处理1．办事处货品验收中如消失差异，须于一个工作日内填写《收货差异明细表》（应以文字形式简洁说明收货状况），传真至工厂总仓。总仓须于两个工作日内进行复查，并填写复查意见，传真至品牌供应部。2．供应部须向工厂总仓及办事处了解状况，于收到书面回复后两个工作日内赐予批复意见，回复至办事处及工厂。收货差异金额超过1000元以上的，须报集团中心审批。3．办事处及工厂总仓依据资源中心、供应部批复的处理结果进行帐务处理。（六）货品返仓工作要求A．货品整理要求1．总体要求1）原则上办事处退货包装以公司发货时的货品包装作为统一标准；2）货品按要求数量（5件或10件）包装，不足数的需在包装袋外注明实际数量；3）正价货品、特价货品及污染品、破损品同时退仓时，需分开包装。2．具体要求略B．货品装箱及外包装要求1．如遇同时清退几类货品，须分别打印《退货单》，并在《退货单》上注明货品类别；2．纸箱外须套编织袋，并缝合完整；3．将退货箱编号，箱外标注退货总箱数及箱号。如遇同时清退几类货品，同类货品退货箱号须相连；4．装《退货单》的退箱外须注明“内有货单”；5．退货箱外须注明精确的收货地址、电话、收货人姓名及发货人地址、电话。C．退货保费及运费要求1．退货时应按相关规定投保运输货运保险，正价产品按货品吊牌价金额的55%投保，折扣品和特价品按吊牌价金额的20%投保；2．选择有诚信、平安系数高的承运商，可考虑与公司挺直合作的承运商。选择汽运方式，以发货箱数为单位计算运费，并应争取运费中含保险费用和税费。D．其它要求1．在营销系统中做“分销申请单”时需在备注栏注明所退货品的类别，如“春夏季节品”、“一季度污染品”等；2．退货当日将货品运输单传真至工厂总仓；3．尽量选择货品直达的承运商。七、表单与档案管理供应部及仓库系统的任何单证和报表均是企业的基础原始凭证，表单与档案管理要求各级仓库建立规范、严谨的信息管理和档案留存。1、 须严格用法统一的报表及表单格式，不得随便修改样表格式，以便于信息的归集和统一；2、 须严格依据统一要求准时、精确上报单证、月报表、盘点表等表单信息；3、 对原始表单、账本须分类保管、留存，以便查核。（一）单据管理规范单据的格式：单据接受多联单复写形式。单据的填写：单据的打印或填写信息必需清晰、规范，不得随便涂改；的确需要更正的错误，应当在错误发生处用一横线划掉，并在错误的上方用黑色填写正确文字或数字；对于数量、品种等重大更改的地方，更改人必需签注且保证多联单同步改写。全部进出库原始单据必需具有仓库人员、收货方、供应部三方的共同签核。强调：任何一笔实际的进出库业务必需开写原始单据，并精确记录。单据的装订：先行依据日期和单据编号排序完成整理装订，要求分单据类型、作业类型分门别类装订；每本单据须加封面，封面上注明时间期间、内容、单据类型、单据编号范围等信息。装订过程中尽量用法浆糊、胶水、线等，尽量避开用法订书机、大头针、回形针等。单据的存档：全部单证均要装订成册，属地管理（暂定），并于每半年编制单据保管明细表并定期维护。保管期限不得低于3年。单据的移交：单据保管责任人发生变动时，必需进行单据保管责任移交和书面的交接记录，交接记录归入保管资料内容；移交完成后，接交人负有前期全部单据的举证责任。审计等部门将不定期检查各地的单据及档案管理状况，对不符合单据管理要求的责任人将依据实际状况对单证保管责任人进行100～300元的罚款。对于单证遗失的视影响轻重将给以300元以上罚款。（二）手工台账管理规范建立手工台账的意义：通过设置和登记手工台账，把全部进出库业务进行分类和汇总，把分散在进出库单据上的大量资料加以提炼，便利随时反映每个物品的库存数量及进出状况，适用于作为仓库实物备查账。手工台账分类：手工台账应分开建账，各地须单列成品明细账、物料道具明细账、残次品明细账等。手工台账的基本内容：账本的名称、用法记录（账本启用日期、移交日期、转下本日期以及相关人员的签字、具体的业务记录等。记账规范：每一笔业务必需记录以下信息：发生日期、业务内容摘要（如发货单位、入库来源等）、收发数量、结存数量、单证编号（主要以实际的系统单号为准）；每页末、页头须有“承前页”、“转后页”字样及对应结存数；每月应有小结，汇总当月发生的收发总量（结账日期与公司要求的报表截止日期为准）。账页上的内容修改必需实行严格的冲单规章操作，严禁挺直在账页上乱涂乱划；一经发觉，将对责任人处以100－200元罚款。账页的规范：产品的排列分页须有确定的规律，最好按公司分销管理系统的货号编码挨次建账；在建账时依据各个单品进出频繁性预留空白账页，避开以后添加账页的繁琐，不行一个单品建多个账页而重复记账或破坏账务的连续性；在账页上应贴上标签便利查找（一个单品一张标签）。记账依据：与分销管理系统相符的出入库单等有效单证以及经公司确认或批准的手工开写单据。各地必需保持单据、分销管理系统和账本的准时复核，准时上账。各仓库必需账务分明、账实相符、账单相符、系统账和手工账账账相符，对于存在代保管品的，各地必需单独建立正式手工账本，属于代保管品的须有明确的归属证明文件。代保管品可以不登录分销管理系统账。（三）报表管理规范1、 仓库负责人对库存报表及相关报表的准时性、真实性和精确性负责；2、 各地仓库上报总部的库存及相关报表必需严格依据总部下发的格式及要求上报，不得任意修改；3、 库存及盘点报表是各地仓库的基本原始信息，也是盘盈盘亏处理的主要依据之一，各地须保证库存及盘点报表具体记载差异缘由，严禁私自涂改；4、 库存及相关报表是各地仓库必需严格保管的主要单证之一，必需严格依据前述单据、账卡的管理要求进行定期装订、保管；严禁乱丢乱放。八、盘点管理与对账管理（一）盘点基本管理盘点的定义：指定期或不定期地对库内的物品（包括产品、物料道具等）进行全部或部分的清点，以的确把握该期间内的周转质量，并对相关问题进行改善、加强管理，是仓库的一项基本工作。盘点的目的：每次盘点皆需投入大量的人力、物力和时间，同时也会确定程度影响正常进出作业盘点须达到下列目的： 了解仓库在确定阶段的存货亏盈状况；确保各地仓库的日、周、月、年的进出存与货品信息保持完全的账账相符、账实相符，在分销管理系统的精确反映。 清晰目前物品的存放位置，优化布局摆放； 把握仓库的存货水平，积压物品的状况以及物品的周转质量； 发掘并准时处理滞销品、接近过期商品，整理环境、清除管理死角； 强化管理和责任意识、防微杜渐，同时遏阻不轨行为。盘点周期：1、全部的货物每个月必需全部盘点一次。2、针对每天出入库的产品进行日清日结盘点，并对其他产品的一部分进行循环盘点，以保证货物数量的精确性。3、不定期的随机抽盘，包括财务、审计提出的临时要求。（1）盘点基本程序和要求1、 盘点必需制定具体的盘点方案，应确认盘点截止时间、盘点范围、盘点路途、责任人等，以使盘点工作顺当进行；对于各地仓库的月盘点日期，要跟整个集团会计的结账截止日期保持全都；2、 盘点必需建立标准的盘点统计口径和表格；3、 盘点中应做好工作分工，一人点数，另一人登记数据，然后两人互换，任一单品必需经过双人复盘；4、 盘点中发觉账实差异，应即刻重新对差异部分盘点并查证缘由，直至账实相符和明确问题；若临时确无法查证的，可以先行记录标识，待整体盘点完成后进入盘差追查工作；5、 盘点截止时间点应全都，盘点过程期间若有货物进出应依据存卡记录和当天的发出明细倒推或扣减相应数量，得出盘点截止时间的即时库存数据；6、 盘点时对盘点过的货物应留意在相应的堆位卡上签字标记，以防止漏盘、重复盘点；但严禁挺直在货物上标记或须确保标记可完整擦除；7、 盘点全部完毕后，实际盘点参与人（仓库人员和财务监盘人员）必需在盘点表上共同签字确认；8、 签认后的盘点表不允许修改，若修改即无效；9、 进行盘点或抽查盘点活动时，财务人员属必需参与人员，且须在盘点表上共同签字确认；10、 盘点报表视同前述的单据、账簿的存档规格保存。（2）盘点差异处理盘点可能消失差异，盘点差异的多少挺直代表着仓库管理人员的管理水平及责任感。盘盈和盘亏同样都是盘点差异。盘损率是基本的考核指标，等于实际盘点库存与系统理论库存和账务库存的差异。一般而言盘点消失差异的缘由有下列几种： 错盘、漏盘或重复盘点； 计算错误； 失窃和人为缘由； 收发货错误引起品种不符； 报废商品或销毁物品未进行库存更正； 账务记录错误造成账实不符。盘点中一旦发觉存在盘点差异时，各地应即刻实行下列措施： 重新确认盘点区域，看是否漏盘； 检查收货，有无大量异样进货，并且未登账或录入分销管理系统； 检查有无大量异样退货，并且未登账或录入分销管理系统； 着手重新计算； 对差异部分引入第三人复盘。强调：盘点中消失任何短少或盈余的差异，都是仓库盘点管理要高度关注的。（二）对账管理对账管理旨在完善自我监督和责任管理，便于各个环节准时、有效发觉问题，降低管理风险。对账管理实行各地自对和总部核查的双重对账机制，各地人员应以高度的责任感和敏感度对待对账工作和账实差异。1、 各地仓库须和财务环节每月至少对一次账；2、 总部核查中发觉对账差异的，各地人员须于次日前给出说明或提交调账申请；经总部核查原始发生业务并同意调账后，各地方可调账；3、 全部调账行为必需报经集团总部批准，严禁各地未经总部批准的自行调账；一经查实，严峻处理；4、 各地对账时应首先检查分销管理系统信息系统和手工账中是否存在未入账等异样状况，保证系统账和手工账数据基础的精确，避开往复的查证工作；5、 各地应将对账管理工作形成为自我约束的管理惯例，自觉、主动地完成账实相对、账账相对、实物、手工、系统的三方相对以及与财务的定期相对；6、 各地须严格执行对账或核查要求并实行完成，各地须严格依据前述的单证、账表管理规范严谨操作；严禁弄虚作假伪造账务。九、发货签收回单管理发货的签收回单为仓库与终端、加盟客户往来和对账的基础凭证和核心资料，任何一笔发出均须回收书面的签收回单或收货证明。（一）签收管理基本要求1、 任一笔发出作业均须履行签收手续，发出作业的签收回单由货物发出方负责回收；2、 任何收货方（包括终端、加盟客户和内部机构）均须履行到货签收义务，对于无故拒签或不签者，默认此单签收完好，无异样状况；3、 签收时，收货责任人须在签收单上签字，确认收货日期、货品实收数量等关键信息；4