江西省县级档案馆

——江西省县级档案馆纸质档案数字化项目验收办法第一条为保证我省县级档案馆纸质档案数字化项目质量，确保档案实体和档案信息安全，提高专项资金使用绩效，根据《江西省县级档案馆维修改造专项资金管理暂行办法》（赣财教〔2014〕64号）、《数字档案馆建设指南》、《纸质档案数字化技术规范》、《江西省纸质档案数字化管理与技术规范》等文件和标准规范，制定本办法。第二条凡本省县级档案馆纸质档案数字化项目均应通过验收，未经过验收或验收不合格的项目，不得交付使用。拒不申请验收的，省档案局、省财政厅将收回全部或部分资金，并予以通报批评，涉及违法违纪行为的移送有关部门处理。第三条省直管县由省档案局组织验收，其他县（市、区）由所属设区市档案局组织验收。第四条验收应当成立验收组，验收组成员不少于5人，除选配省、市档案局（馆）业务骨干外，可以邀请有关专业人员参加验收组。第五条验收组依据《江西省数字档案馆建设工程专项资金申报表》、《馆藏纸质档案数字化规划登记表》、《县级数字档案馆建设工程数字化项目信息表》、项目合同书、合同附件、有关技术文档、数字化工作文档，按照国家和地方相关法律、法规、国家标准、行业标准和地方标准进行验收。第六条验收的主要内容是：数字化成果数量和质量；档案原件与档案信息安全保障情况；数字化工作文档、存储、监控数据整理、保存、移交情况；网络与硬件配置情况;专项资金使用情况。具体分项指标见《县级档案馆纸质档案数字化项目评价分项指标》（见附件2）。第七条验收申请前置要件：1、项目按照合同要求全部完成；2、数字化副本及元数据全部上传区域平台并经初检合格。县级档案局（馆）应在上述要件齐备后1个月内申请项目验收。申请时填写《县级档案馆纸质档案数字化项目验收申请表》（见附件1），申请途径同专项资金申报。第八条省、设区市档案局应当在收到验收申请之日起10个工作日内答复验收安排，并在收到验收申请之日起1个月内完成验收。根据项目规模和复杂程度可以组织预验收，确保正式验收时材料齐全、准备充分。组织预验收的，验收完成时限可以延长1个月。第九条验收采用会议与现场测试相结合的形式。会议内容主要是：县级档案局（馆）作项目工作、项目成果、试用情况报告。项目采用外包方式建设的，外包企业作有关技术、方案说明和工作情况报告。现场测试主要是验收组根据评价分项指标进行现场检查和测试。第十条验收组根据会议和现场测试情况，对项目作出全面评价，并根据分项指标得分提出验收意见，当场反馈项目单位。第十一条评价分项指标采用百分制，得分85分以上（含）为合格，85分以下为不合格。第十二条验收不合格的，应限期整改，整改后重新申请验收。第十三条验收过程中，发现以下情形之一的，终止验收，对发现的问题依法依规进行调查处理，处理完毕后，重新申请验收：（一）所提供的验收材料弄虚作假的；（二）未经批准对项目内容进行了较大调整，主要任务目标没有完成的；（三）经费使用发现截留、挤占、挪用等违规行为的；（四）项目实施过程中出现重大问题，仍未处理完毕的；（五）其他违反法律、法规的行为。第十四条验收合格的，验收组织单位应当出具验收报告并印发正式文件予以确认。设区市档案局组织验收的，应将验收报告、验收结论及验收主要材料报省档案局备案。县级档案局（馆）与外包企业办理正式项目交接。第十五条省档案局分期分批在验收分项指标得分达到90分以上的项目中核查遴选优秀项目，予以全省通报表扬。有本办法第十三条所列情形之一的项目不得评选为优秀项目。第十六条省档案局、省财政厅将根据全省项目验收进展情况，适时安排抽查。对验收工作组织不力，搞形式走过场的，予以全省通报批评，取消验收结论，重新组织验收，三年内取消评优资格；对滥用职权、以权谋私的，依法追究有关责任人员责任。第十七条本办法自公布之日起实施，由省档案局负责解释。附件：1.县级档案馆纸质档案数字化项目验收申请表2.县级档案馆纸质档案数字化项目评价分项指标

附件1县级档案馆纸质档案数字化项目验收申请表申请单位申请单位主要负责人办公电话移动电话验收工作联系人联系电话QQ号项目总支出万元专项资金下达年度专项资金下达额度万元馆藏总量卷件数字化对象总量卷件数字化成果总量案卷级目录万条文件级目录万条数字副本万页项目实施情况简介（立项、组织、招投标、项目主要内容、成果及试用效果等，可另附页）附件2—7—7—一级指标二级指标序号验收分项内容备注组织保障1明确了数字化项目分管领导12成立了数字化项目工作小组13数字化项目纳入了本单位和市一级年度工作考核内容1制度建设4制定了数字化现场管理制度15制定了档案实体管理制度16制定了档案信息安全管理制度1项目和经费管理7严格执行招投标制度18项目资金管理规范，专款专用29硬件设备购置费控制在5.5万以内110网络配置、机房设置、采购的硬件设备符合标准规范211积极配合上级档案部门监督指导，材料、信息报送及时2——8—二级指标序号验收分项内容备注现场管理12数字化场地单独设置，工作区域设置合理213项目现场设有专门的房间或区域暂存保管实体档案，配备有档案柜等必要的存放设备，设置专门区域放置个人物品114处于不同数字化阶段的档案实体分类存放，标识清楚115档案实体每天入柜（库），没有在加工工位留存过夜116项目现场按照制度安排了本单位工作人员负责现场管理117项目现场安装了视频监控系统，监控无死角1档案实体管理18档案实体整理中没有人为损毁情况119档案实体还原装订整齐美观，无页面脱落现象，卷内目录与案卷内容一致，打印清楚120档案实体页码完整。清晰121档案实体出入库、交接手续责任明晰，程序规范1一级指标二级指标序号验收分项内容备注信息安全管理22项目现场计算机除必要的网络接口外，其他所有数据接口全部封闭，服务器设置密码，由专人管理123项目现场只能搭建有线网络，不得搭建无线网络，工作网络、设备与互联网、局（馆）内部局域网物理隔离124使用国产数字化软、硬件设备，设备及硬盘型号、序列号进行了登记，撤场时进行了核对225数字化加工系统为网络版226数据处置（如复制、删除）有批准记录227项目完成后，对服务器和存储硬盘进行了回收或完成了低级格式化2——9—28县档案局（馆）与外包企业签订了保密协议129外包企业与派驻员工签订了保密协议130县档案局（馆）对外包企业派驻员工（含中途离职）的基本资料进行了备案，主动掌握派驻员工流动情况131对外包企业派驻员工进行了业务、保密培训1——10—二级指标序号验收分项内容备注前处理规范32全宗划分符合规范333档号编制符合规范334数字化对象确定合理，数字化对象为建国后重要全宗档案，涉及民生档案、利用频繁档案、亟待抢救档案优先335按规范对数字化对象进行整理分件3数据规格36均采用300DPI以上分辨率扫描137源版数字图像为彩色JPG或TIFF格式138形成一套双层PDF格式139档案原件质量较高的，其双层PDF每100字识别错误率低于5%140压缩率设置合理141元数据以DBF、XLS、MDB等通用格式移交1一级指标二级指标序号验收分项内容备注——11—42数字副本齐全完整、精确复制档案原貌、图像完整展现、无页面重叠。画幅数与申报数字化总量基本一致243图像端正、符合阅读习惯、目测无倾斜144元数据与原文一一对应145案卷级、文件级目录数据著录符合标准规范要求，条目数与申报数字化总量基本一致246文件级目录数据库与系统捕获或批量赋值的18项元数据合并形成元数据库247数字化元数据真实准确248源版数字图像头文件中写入了设备制造商、设备型号、数字化时间、色彩空间4个元数据值149数字副本命名规则符合规范要求2质量控制50质检任务安排合理，质检抽查率不少于10%351随机抽查100件档案数字副本（含条目和原文），合格率达到95%以上252质检单上载明的错误全部得到纠正1——12—二级指标序号验收分项内容备注数字化工作文档管理53外包项目的招标文件或自主加工项目的数字化方案包含了数字化对象、数量、项目工期、场地规模、技术规格等要素254外包项目的招投标文件、中标通知书、项目合同等前期材料保管齐全完整。自主加工项目有局领导对本项目实施方案的审批文件255数字化流程单上有档案实体特殊处理的说明。如非扫描件页数、待修裱页数、相片、实物档案等256数字化工作中的数字化审批书、档案出入库交接单、数字化加工流程单、质检任务安排单、质检情况登记表、质检验收表、数字化成果移交清单等凭证性工作文件归档齐全完整、装订装盒整齐美观。少一项文档扣0.5分457监控录像与数字化成果同步移交1一级指标二级指标序号验收分项内容备注存储介质管理58离线存储介质中的存储路径符合规范要求159以移动硬盘或光盘作为存储介质且品质及外观制作符合规范要求160数字副