万正控股公司会议管理制度

PAGE万正控股公司会议管理制度2017年5月目录TOC\o"1-1"\h\z第一章总则 1第二章会议管理部门 1第三章会议管理 1第四章考核规定 3第五章附则 3总则目的为规范万正控股会议管理制度，缩减会议规模，提高会议管理效率,保证会议质量，更好地提升集团总部经营管理水平，特制定本办法。适用范围本办法适用于集团总部级会议的管理，子集团级的会议管理规定参照本办法执行。会议体系及会议设计：集团总部会议管理体系设置两个层次,即集团总部级和子集团级。其中集团总部级会议设置董事会会议、总裁办公会、专业工作会议、部门类会议（集团总部会议管理体系图见附件一）；子集团会议设置管理类会议和执行类会议（子集团会议管理体系图见附件二）。会议管理部门集团办公室为集团总部会议的归口管理部门，主要负责:集团总部级和子集团级会议管理制度的制定和控制；集团总部年度（中）经济工作会议的牵头组织工作；集团总部管理工作会议的会议通知、议题及会议资料整理、会议记录、会议纪要等管理；子集团级管理类会议纪要的收集与管理；集团总部级会议纪律、会议效果评价和会议组合调整等工作；负责有关会议精神的宣传；负责集团总部级会议的服务。会议的组织与管理各会议组织单位负责各自会议的准备、会议过程管理、会议纪要、会议决议项调度等，相关会议议题、会议材料、会议纪要等报集团办公室备案。会议管理集团总部会议管理体系的设计和调整:由集团总部集团办公室负责定期对集团总部当前的会议设置情况及会议管理情况进行评审，分年度和半年度对集团总部会议管理体系进行优化调整，各单位应严格按照集团总部设置的会议方案安排相关会议。会议安排表明确各类会议的召开时间、地点、参会人员、主持人等;会议时间原则上不作调整，各单位应提前做好准备，若因特殊原因需调整或需临时召开的会议，由会议组织部门提前提出，集团办公室平衡，集团总部总裁审批后方可调整。(每季度更新会议安排表，同时在集团总部内部网站上发布）会前准备会议通知及会议议题征集：会议组织部门确定会议具体时间、地点和参会人员,根据会议类别提前2－4天下达正式参会通知，并同时向参会人员征集议题。会议议题及资料准备:会议组织部门应按会议功能对征集的议题进行把关、控制，杜绝非相关议题入会，同时会议组织单位还应对会议材料提前调度、商讨，对资料的可用性初步判断会务准备:为确保会议能顺利进行，由会议组织部门负责协调有关单位或人员准备好会场。会间管理会议纪律：参会人员因故不能按时参会应提前向会议组织单位和主持人请假，严禁无故旷会。会议组织部门在会议开始前，应首先检查和核对与会人员，并将到会（未到会）人员情况简要告知会议主持人。会议期间，参会人员必须关闭通讯工具。会议记录：会议组织部门要安排专人做好会议记录，对于重要会议应做好详细记录，必要时可用录音设备录制会议召开过程及重要发言材料。（附件五）会后管理会议纪要：会议结束后，会议组织部门要在24小时内形成会议纪要，会议纪要要求言简意赅、讨论主题不漏项，并提炼出其中会议决议项目;会议纪要经会议主持人审核、签发后要及时发放有关单位和人员.有关会议纪要格式见（附件六）。会议资料汇总与归档：会议结束后，会议组织部门要及时把会议文件收集齐全，并定期送集团总部综合档案室归档，归档文件包括会议议程、会议材料、会议记录、会议纪要等。会议宣贯:会议结束时，组织单位应针对会议特点、会议类型提出传达贯彻的具体布置及要求。与会者也应准确、及时的做好相关会议的宣贯、学习工作。会议决议项催办：为落实会议决定，各会议决议项责任人应严格按会议要求、时间进度完成会议决议，因特殊原因不能按时完成应提前向会议组织单位及项目指令人反馈；会议组织部门也应及时对会议决议项进行催办、调度，并在项目到期前将会议决议项目完成情况进行汇总、报指令人审定。有关会议决议项目调度反馈单格式见附件七。考核规定会议的考核与奖惩不按集团总部统一设计的会议管理体系和会议召开计划安排或组织召开会议，各单位可拒绝参会，同时罚款会议组织部门负责人（）元/次。因会议准备不充分，影响会议效果，达不到会议目的时，每次负激励会议组织部门（）元。参会人员特殊原因不能参会时，应向会议主持人及组织部门请假，有无故迟到者罚款（）元/次，旷会者罚款（）元/次。会议期间未关闭通讯工具，有扰乱会议秩序者罚款（）元/次。会议决议项不能按期完成，又无延期申请时，负激励责任人（）元/次，并责令限期完成。为便于模块管理，各单位应严格按本会议管理制度规定的模板、格式组织相关会议，包括会议通知、会议记录、会议纪要、会议决议项调度单等，有违反者罚款责任单位领导（）元/次。附则本制度由集团办公室负责解释与修订。本规定自下发之日起执行，此前集团总部下发的有关会议管理办法同时废止。附件附件一、万正控股会议管理体系图附件二、万正子集团会议管理体系图附件三、集团总部级会议设置及议事范围附件四、会议通知及议题征集单格式附件五、会议记录格式附件六、会议纪要格式附件七、会议决议项目跟踪单格式附件八、会议台帐管理

附件一、万正控股集团级会议管理体系图财务分析会议集团管理会议战略规划与经营计划评审会议业务协调控制经理办公会议部门运行会议战略计划与年度预算会议人力资源会议信息技术会议经营决策委员会会议议执行委员会会议经营决策委员会会议三鼎控股会议管理体系图年度经济工作会议业务计划与绩效工作会议专业工作会议财务分析会议集团管理会议战略规划与经营计划评审会议业务协调控制经理办公会议部门运行会议战略计划与年度预算会议人力资源会议信息技术会议经营决策委员会会议议执行委员会会议经营决策委员会会议三鼎控股会议管理体系图年度经济工作会议业务计划与绩效工作会议专业工作会议

附件二、万正控股子集团级会议管理体系图三鼎控股子集团运行会议体系三鼎控股子集团运行会议体系子集团营销业务管理会议营销例会子集团生产制造会议生产管理会议经营管理工作会议生产执行会议采购例会生产例会生产准备例会质量例会营销管理会议营销执行会议营销计划与控制会议

附件三、集团级会议设置及议事范围会议类别会议名称主要议题会议组织参会人员时间主持人议题准备部门经营决策委员会会议经营决策委员会会议会议功能侧重重大决策：集团的经营方针、发展规划和决定年度生产经营计划；集团有重大人事调整的讨论、决策；集团重大工作项目调度、安排；决定集团内部管理机构设置；集团重大管理政策、管理制度调整的评审、决策；集团管理体系、管理机制、业务管理模式及管理创新项目评审；集团办公室总裁、副总裁、财务中心总监、特约顾问、议题相关部门负责人每年三月总裁议题相关部门执行委员会会议年度经济工作会议会议侧重统一思想、整合文化，落实年度任务：年度（中）经济工作报告；业务计划和业务收益工作报告；产业运营（技术创新、质量、营销等）报告；标杆管理经验介绍；表彰优秀部门、个人等集团办公室集团职能部门经理以上；子集团副总经理以上；相关优秀员工每年1、7月中旬副总裁议题相关部门业务计划与绩效工作会议会议侧重于工作的执行、考核与监控：督促工作计划的落实与评审部门与事业部绩效考核；核心业务流程评审；业务管理模板评审、推广；资产、资金计划与控制报告；业务收益控制报告集团办公室总裁、副总裁、子集团总经理、财务中心总监、与会议所议相关人员每月副总裁人力资源部、经营管理部、财务中心业务协调控制经理办公会议会议侧重于日常工作的业务协调与控制集团办公室副总裁、子集团总经理、财务中心总监、会议相关人员每周副总裁相关部门专业工作会议战略规划与经营计划评审会议战略规划与经营计划执行情况分析，对出现问题的偏差分析，进一步工作安排和相关保障措施的制订等战略发展部集团总裁、副总裁、相关职能部门、子集团负责人每月副总裁相关部门财务分析会议集团财务状况分析，预算执行情况分析，资金收支状况，重大投资项目财务状况，财务运行和管理问题，优化集团财务状况措施等财务中心集团总裁、副总裁、子集团总经理、财务中心各部门经理、相关部门负责人每月财务中心总监集团管理会议集团管理情况分析，对子集团管理状况分析，管理制度和流程执行情况，集团职能部门支持服务功能发挥情况等集团办公室集团总裁、副总裁、子集团总经理、集团相关部门负责人员每月管理中心总监相关部门、子集团部门运作会议人力资源会议集团人事管理、工资、绩效考核、及人员招聘等工作的协调、调度；子集团人力资源管理工作评价。人力资源部相关部门负责人每周管理中心总监信息技术会议集团网络平台建设工作项目安排及协调、调度；信息化管理系统应用方案评审；信息系统应用培训、推广。资讯部有关职能部门负责人每月管理中心总监战略计划与年度预算会议集团次年度目标市场设计、评审；各子集团、中心次年度目标设计、评审和经营管理预算评审战略发展部总裁、副总裁、部门经理以上、子集团副总经理以上者、相关评审单位人员每年12月发展中心总监各子集团、各中心附件四：会议通知及议题征集单格式XXXXX会会议通知及议题征集单万正XX知字[2017]第号类别：□报告□申请□通报■通知□纪要□计划会议时间：会议地点：会议主持人：参会人员：会议议题：1、(固定议题名称列举)(发言人)2、(各单位提报议题)(发言人)请参会人员将需会议通报或研究决策的议题及相关资料于月日时前以电子邮件或书面形式（按会议组织单位要求格式和内容）反馈XXXX部。特此通知批示：批准拟文会议组织单位领导会议组织人主送：相关单位抄报：相关领导抄送：答复：批准时间：200X年X月X日发放时间：200X年X月X日

附件五：会议记录格式会议记录会议名称会议地点会议时间自年月日时至年月日时出席会议人员列席人员缺席人员主持人记录人本记录页审核人批准人会议议题注：会议记录薄由办公用品管理部门统一印制。附件六：会议纪要格式XXXXX会会议纪要万正[200X]第号类别：□报告□申请□通报□通知■纪要□计划会议时间：会议地点：会议主持人：参会人员：会议纪要：1、2、批示：批准审核拟文会议主持人部门经理会议组织单位主送：相关单位抄报：相关领导抄送：答复：批准时间：200X年X月X日发放时间：200X年X月X日附件七：会议决议项目跟踪单格式会议决议项目跟踪单项目内容项目出处会议第X次会议责任人指令人完成时间项目完成情况说明或延期（取消）申请说明：（附相关资料）责任人签字：时间：年月日验收部门意见：责任人签字：时间：年月日指令人意见：1、项目完成情况：完成□未完成（或不合格）□要求