高校经管类实验室档案管理中存在的问题及应对措施

高校经管类实验室档案管理中存在的问题及应对措施〔〕:

摘要：实验室已经成为高校经管类专业教学活动中的重要组成局部，是高校培养综合型和复合型人才的重要基地。因此，实验室的档案管理工作便成为全面进步实验室管理程度、实验教学和科研程度的重要保证，是实验室建立与开展中一项非常重要的工作。高校经管类实验室近年来不断开展增加，实验室档案管理是实验室管理工作中的重要组成局部，但在实际管理工作中仍存在着管理意识淡薄、制度不完善、管理人员素质不高、管理手段落后和资金短缺等问题。针对这些问题，提出了相应的对策措施及建议。

关键词：实验室档案；档案管理；对策建议

本文引用格式：常静竹.高校经管类实验室档案管理中存在的问题及应对措施[J].教育现代化，2022，6〔11〕：22-24

TheProblemsandCountermeasuresintheArchivesManagementofUniversityEconomicsandManagementLaboratory

ChangJing-zhu

〔Tianjininternationalstudiesuniversityinternationalbusinessschool，Tianjin,China〕

Absrtact:Laboratoryhasbeeanimportantpartoftheteachingactivitiesofeconomicsandmanagementmajorsincollegesanduniversities,andanimportantbaseforcollegesanduniversitiestocultivateprehensiveandinterdisciplinarytalents.Therefore,laboratoryarchivesmanagementhasbeeanimportantguaranteetoprehensivelyimprovethelaboratorymanagementlevel,experimentalteachingandscientificresearchlevel,andisaveryimportantworkinlaboratoryconstructionanddevelopment.Inrecentyears,theuniversityeconomicsandmanagementlaboratoryhasbeendevelopingandincreasingcontinuously.Thelaboratoryfilemanagementisanimportantpartofthelaboratorymanagementwork,buttherearestillsomeproblemsintheactualmanagementwork,suchasweakmanagementconsciousness,imperfectsystem,lowqualityofmanagementpersonnel,backwardmanagementmeansandshortageoffunds.Inviewoftheseproblems,thecorrespondingcountermeasuresandSuggestionsareputforward.

Keywords:Laboratoryrecords;Archivesmanagement;CountermeasuresandSuggestions

实验室已经成为高校经管类专业教学活动中的重要组成局部，是高校培养综合型和复合型人才的重要基地。因此，实验室的档案管理工作便成为全面进步实验室管理程度、实验教学和科研程度的重要保证，是实验室建立与开展中一项非常重要的工作。实验室档案是在实验室进展仪器采购、设备论证和实验教学等活动中直接形成的、具有保存价值的各种文字、图表、声像等形式的历史记录，可以真实地、客观地总结和反映实验室各项工作的执行状况和完成情况。【1】然而，在很多高校的实验室管理与建立中，往往无视了对档案的建立与管理，造成原始资料流失、数据缺损等情况，弥补起来事倍功半。因此，健全的实验室档案管理体系在实验室管理中是尤为重要的，要在管理中不断发现和探究出现的问题及相应的对策措施。

一高校经管类实验室档案管理的内容

实验室档案是指在实验室建立、管理、教学、科研及其他等各项活动中形成的具有保存价值的文字材料、数据资料、图像资料和其他影音资料等。详细就高校经管类的实验室来说，实验室档案管理的内容可以分为以下几个方面：

〔一〕实验室建立档案

实验室建立档案主要包括在实验室在设计规划及建立建造的过程中的档案文件，如，实验室申报书、上级批复的准予建立文件及专项资金规划文件、实验室使用房屋的建立图纸、设计装修规划图纸及验收情况说明、实验室的水电路布线图等等。

〔二〕实验室制度及管理档案

实验室制度是实验室管理的重要组成局部。主要包括学校和学院制定的各级实验中心的管理制度和规定，如?实验室平安管理制度??实验室教师守那么??实验室学生守那么??实验室平安操作标准及流程?等。管理档案是指实验室日常管理中的一些文件和资料，如实验室使用记录、实验室平安检查记录、实验室维修记录、实验室开放记录、历年实验室数据统计资料、历年实验室工作方案和总结等等。

〔三〕实验室资产管理档案

资产管理是实验室档案管理的重中之重，包括固定资产管理和低值易耗品的管理。每个实验室都要建立专门的资产设备账户，对每一项固定资产设备申报、招标手续、购置的设备验收报告、相关设备的参数规格、及购置后的维护维修、转账、报废等工作都要做好明晰的记录。另外，针对大型精细仪器设备要建立专门的单独档案进展存档管理，详细做好每一次使用记录和运维状况等。对于实验室低值易耗品的采购和分配情况，也应建立相应的档案备查。

〔四〕实验室教学档案

实验室教学档案主要包括：各实验室的每学期课程表、各实验室的使用记录本、自编实验教材、实验教学大纲和实验教学方案、实验工程表和指导书、学生实验报告及成绩单、以及实验室相关开出率、使用人时数等统计数据记录等。

〔五〕实验室科研及活动成果档案

实验室是教师科研和学生竞赛等活动的重要依托，师生需利用实验室的相关软件及数据库进展数据查询、操作和模拟等。因此实验室档案还应涵盖相关教师以实验室为依托而产出的科研成果，包括发表的论文、著作及主持或参与的课题等；学生为参与实验类竞赛而在实验室进展训练的时间、人数、内容等信息及相关获奖证书等。

二高校经管类实验室档案管理中存在的问题

〔一〕实验室档案管理意识淡薄，普遍对实验室档案缺乏重视

高校的实验室管理中心通常更重视实验室的硬件配置是否到位、软件是否正常运行、实验室平安是否得到保障这些方面，往往对实验室的档案管理重视缺乏，也没有专门的部门和人员对实验室的档案进展搜集和整理，导致档案管理缺位，往往到检查临近时才临时布置相关档案整理工作，往往存在各种纰漏。

〔二〕实验室档案管理制度缺位，缺少专职的实验室档案管理人员

很多高校实验室的实验室平安管理制度、使用标准、操作流程等制度都已经非常健全，但并没有建立相关的实验室档案管理制度及相关规定，使得实验室的相关档案管理工作无矩可循，对于档案的分类、内容和格式等都缺乏统一的规定，使得档案在很多时候不能得到充分的统一和共享。很多学校的档案室或档案管理部门并不负责管理实验室的相关材料，而实验室管理中心及下设的各级实验中心也都没有装备相应的档案管理人员，都是由实验室管理员兼职，而实验室管理员往往没有相关的档案管理工作知识，也没经过专业的培训，实验室的其他管理工作琐碎而复杂，通常档案管理的工作都是简单处理，并不能在需要使用相关资料时进展快速的调取和使用。

〔三〕实验室档案管理手段落后，档案存放存在问题

当前高校实验室档案管理的根底设施跟不上技术的开展，制约了档案管理工作的时效性，对于电子资源和信息化管理的形式没有进展开发和利用。实验室的相关信息和档案的纸质材料和电子材料无法对应，也没有相关平台可以实现实验室资料的快速查阅和调取，没有进展相关的归类和数据统计，仅仅是进展简单材料堆放，无法满足如今对实验室各项指标的统计需求，仍然需要大量人力劳动来进展手动计算。此外，很多实验室的档案资料存放分散，各实验室中心保管各自资料，或者是各科负责人或专业教师进展保管，长此以往，当人事发生变动后，很多资料便无处可寻，出现材料和数据的空缺。

〔四〕实验室档案管理工作缺乏专项资金支持

由于很多高校对实验室档案管理工作缺乏重视，因此也就存在在该项工作上资金划拨少甚至是没有资金预算的情况。档案存储所需的效劳器、数据库、备份设备、平台开发、扫描仪、复印机、数据处理软件等，都需要资金的支持，此外，档案管理员的工作也需要相应的资金支持来进步工作人员的主动性和积极性。

三建立高校经管类实验室档案管理的建议和措施

〔一〕进步实验室工作人员的档案意识，增强工作责任感

首先要加强对实验室档案管理重要性的思想认知，大力宣传实验室档案管理在实验室管理中的重要地位，从各级指导层面到一线工作人员都应加强对实验室档案管理工作重要性的认知，要明确实验室档案及数据对学科开展和教学改革的重要辅助作用，也是衡量教学质量和行政管理程度的重要指标。各级管理人员应加强档案管理工作的责任心和使命感，使档案管理工作可以保质保量完成。

〔二〕建立专门的实验室档案管理制度，加强实验室人员管理培训

实验室档案管理制度是实验室档案管理的根底，首先要明确实验室档案管理人员的详细职责，其次要制定相应的档案管理方法及标准，如何归档、查询、借阅、统计、编号、保密等，都是需要进展标准化的事项。实验室档案管理人员的素质和程度决定了实验室档案管理的效率。实验室档案管理工作涉及到的相关专业知识诸多，以经管类实验室为例，既需要熟悉相关实验室硬件及软件设备的专业知识，也要理解经济和管理的相关根底知识，还应该掌握档案管理的专业技能。在人员短缺暂时不能解决的情况下，就要加大对实验室管理人员的相关业务培训，进步实验室管理人员的综合管理素质，将档案管理技能纳入到绩效考核指标中，催促相关管理人员业务程度的进步与稳固。

〔三〕加强实验室档案管理的信息化建立，增强档案的开发性和利用性

随着信息化建立的不断开展，实验室档案管理也应实现信息化管理，不仅可以进步工作效率，对于档案的调阅、查询与统计也提供了宏大的方便。这就需要高校管理层面加强对实验室档案管理信息化建立的重视，建立相应的系统平台，标准档案管理手段，增强档案和数据的可利用性。此外，还应建立一套高效的实验室档案管理方法，明确各实验中心的分工和相关交接手续，保证各项档案数据及时录入和保存。

〔四〕加大实验室档案管理专项资金投入

前面说到的进步管理人员工作责任心的鼓励手段、加强档案管理人员的专业培训、信息化档案平台的建立、以及实验室档案保存过程中必要的硬件设备等，无一不需要资金的支持。学校及各实验中心应设立专门的档案管理预算，用于相关硬件配置、软件开发以及人员培训等，为实验室的档案建立工作提供有力保障。

参考文献

【1】米瑞利,殷晓三.高校实验室档案管理问题的分析与研究[J].改革与开放,2022(15):127-128.

【2】王卫芳.高校实验室档案管理形式研究[J].实验科学与技术,2022(1):191-193.

【3】陈梅佳.高校实验室档案管理探析[J].新余学院学报,2022(1)