理论及初始化

课题：会计电算化

1第一章会计电算化概述一、会计电算化是会计改革和发展的必由之路会计电算化是以电子计算机为主的当代电子技术和信息技术应用到会计实务中的简称。（一）会计操作技术的发展会计操作技术：对会计数据进行采集，加工，存储及传输的操作过程中所使用的技术方法。1、手工操作阶段突出问题：凭证传递慢，差错率高，核算工作效率低，环节多，存在大量重复劳动；重核算，轻分析，会计数据和信息利用程度低2、机械化操作阶段特点：机械化与手工操作并举，一部分数据处理用机械，一部分仍用手工3、电算化操作阶段23、电算化操作阶段主要特点：（1）电动运算（2）速度快，精度高（3）具有记忆功能（4）能连续工作（5）具有选择，判断及作出合理决定的逻辑功能（6）具有多功能的输入输出设备注意点：（1）投资数额大（2）要配备专门的技术人员（3）运行中停电会打乱数据处理工作（4）其软件会受到电脑病毒侵害

3（二）会计电算化的产生与发展简史1、会计的发展起步较早，但发展缓慢。我国西周《周礼》“逆群史之治而听其司会”（1）12世纪末“威尼斯簿记法”（2）19世纪末“社会公共会计师”与“单位内部会计师”2、计算机的发展3、国外会计电算化的发展概况（1）电子数据处理阶段EDP（ElectronicDateProcessing)①单项电子数据处理（20世纪50年代~60年代中）特点：程序简单，程序和数据相互独立，无数据管理②全面电子数据处理（60年代中~70年代初）特点：以文件来实现一定的数据管理4（2）管理信息系统阶段（70年代以来）MIS(ManagementInformationSystem)特点：以文件或数据库作为数据管理的软件支持，数据共享性提高，容量增大1987.10东京第十三届世界会计师大会中心议题（3）决策支持系统DSS（DecisionSuportSystem)（4）目前国外会计电算化发展的特点①会计专用机②商品化会计软件③代理记账④自行开发⑤网络财务54、我国会计电算化的发展（1）初始发展阶段1970~1983财政部拨款50万元长春一汽试点我国第一个企业管理方面大规模信息系统的设计与实施1981.8中国人民大学和长春一汽“财务，会计，成本应用电子计算机问题讨论会”“会计电算化”（2）自发发展阶段1983~1986特点计算机价格昂贵，软件汉化程度差，通用性，适应性差人才缺乏缺乏重视，宏观上缺乏统一的规划，指导和相应的管理制度1983国务院成立电子振兴领导小组（3）计划发展与提高阶段（1986~）65、我国会计电算化的发展趋势（1）会计电算化进一步得到普及，推广速度加快（2）会计电算化的开展与管理将向着规范化，标准化方面发展（3）会计软件市场基本形成，软件质量不断提高（4）电算化会计信息系统纳入企事业单位的全面管理信息系统中二、实现会计电算化的意义（一）提高了会计核算的质量和效率，减轻了会计人员的劳动强度（二）提高了会计人员素质，促进会计工作规范化（三）促进会计工作职能的转变（四）促进会计理论和技术的发展，推进会计管理体制改革（五）推动企业管理现代化7第二章会计电算化信息系统一、基本概念（一）数据和信息数据：对客观实体的属性进行描述时，采用适当的方式记录下来，可资鉴别的符号信息：数据加工后得到的结果，这一结果对人们的决策行为产生影响或有潜在价值（二）会计数据和会计信息（三）系统、信息系统、会计信息系统系统：由一系列相互联系，相互影响和相互依赖的多个要素完成特定功能的整体、特点：独立性，目的性，层次性，运动性，适应性信息系统：以收集，处理和提供信息为目标的系统包括：信息输入，处理，储存，传输和输出的五大基本功能会计信息系统AIS（AccountingInformationSystem)是一个组织会计业务，并为企业管理者，投资人，债权人，政府部门提供财务信息，分析信息和决策信息的实体。8二、电算化会计信息系统和手工会计信息系统的联系与区别（一）相同点1、系统目标相同2、基本功能相同3、基本的会计理论和方法相同4、遵守会计法规和会计准则5、保存会计档案，编制会计报表的要求相同（二）区别1、运算工具不同2、信息存贮介质不同3、簿记规则不同4、会计数据的收集或输入方式不同5、会计数据处理方式不同6、会计信息报告输出方式不同7、人员，组织体系及内部控制方式不同9三、电算化会计信息系统的主要特点1、以计算机和网络通信技术为主要工具2、采用人机交互方式3、数据采集要求标准化和规范化4、数据处理方式要求集中化和自动化5、信息载体隐形化四、电算化会计信息系统的构成要素硬件：计算机及其外部设备，网络及通信设备软件：系统软件,通用应用软件,会计软件人员：从事会计电算化工作的人员，如系统开发人员,系统的使用和维护人员，会计档案保管人员等规程：各种规范会计电算化工作的法令,条例,规章制度数据：经济业务数据10五、会计电算化信息系统的职能结构账务处理模块工资处理模块材料处理模块会计核算固定资产处理模块子系统成本处理模块销售处理模块报表处理模块会计电算化资金管理信息系统会计管理成本价格管理子系统销售利润管理本量利分析会计决策风险投资管理子系统品种质量分析11会计电算化信息系统的功能结构

1、会计核算子系统：进行会计核算，反映经营活动情况，处理具体业务，代替手工劳动。

2、会计管理子系统：进行会计管理，监督企业经营活动，一般包括资金管理、成本管理、销售收入及利润管理。

3、会计决策子系统：进行会计决策、参与企业经营管理，这种决策一般是辅助支持决策者的决策活动，同时依靠个人经验、判断、知识、探索，通过反复试验等方法进行。

12会计核算子系统之间的数据传递：材料模块材料收发存汇总表工资模块工资汇总分配表固定资产模块固定资产折旧提存表成本模块成本计算单销售核算模块销售利润明细表账务处理模块报表处理模块13数据的接收与传递关系分类：会计核算信息系统分解为若干个模块，各模块之间的相互作用，相互依赖表现为数据的传递联系。做好数据传递的分析有利于组织管理数据，合理配置数据流向；有利于划分各模块的边界，设计模块之间的数据接口；有利于各模块实现数据共享，防止重复输入阻抗，重复存储；有利于根据数据流向及输入输出的先后次序，定义数据传递的先后次序。1、单向接收型：只接收来自其他子系统的数据，而不向外传递数据。如报表子系统。2、单向发送型：只向其他子系统传递数据，而不接收数据。如工资子系统，固定资产子系统及材料核算子系统等。3、双向联系型：既向其他子系统传递数据，又接收来自其他子系统的数据。如账务处理子系统，成本子系统等。14各子系统之间的相互关系图工业企业应用方案流程：

商业企业应用方案流程：15六、会计信息系统的开发方法和基本要求（一）会计信息系统的总体结构是指一个完整的会计信息系统由哪几个子系统组成，每个子系统完成哪些功能，以及各子系统之间的相互关系等1、采用“高内聚低耦合”的原则划分模块模块是程序集合体，一个或几个程序组成一个模块。把联系密切的功能放在一个模块内，一个模块内诸功能联系越密切，其内聚度越高；把联系不密切的功能放在不同的模块中，尽量减少模块间的程序调用关系和数据传递关系，模块间联系越少，耦合度越低。模块划分还要“符合会计核算要求”

2、典型财务软件的模块划分

16（二）会计信息系统的开发过程基本要求

在计算机技术发展过程中，一度曾经出现重视硬件开发，忽视软件开发的现象。20世纪60年代末至70年代初，曾出现过“软件危机”的现象。由于软件发展滞后，硬件再先进，也难以发挥作用。此后，软件的研制和开发逐渐引起人们的重视，从而使软件研制、开发技术快速发展，同时也总结出一套适用于软件开发的科学方法，如生命周期法和原型法等。随着计算机技术的不断进步，又出现了一些其它开发方法，如软件工程方法、信息工程方法、面向对象的开发方法等多种方法。各种开发方法都有其不同的特点，都有各自的优点和不足。作为电算化会计信息系统，它属于管理信息系统的一个分支，其比较常用的开发方法是将生命周期法、原型法与面向对象的开发方法三种方法相互结合，取长补短，实践证明将这三种方法结合起来是会计软件的较佳开发方法。17

生命周期法是普遍使用的信息系统开发方法，在系统开发中得到了广泛的应用和推广。它将信息系统开发的全过程严格划分为六个阶段，即系统调查、系统分析、系统设计、程序设计、系统测试和运行维护。这六个阶段构成了软件的生命周期。各阶段的主要任务及产生的文档如表1-1所示。优点是便于大型系统开发，缺点是基于两个基本的假定，即一是系统的目标能反映用户的要求，二是系统开发的环境是相对稳定的。但是随着企业环境的变化和时间的推移，用户会不断提出新的需求，用户需求的多变性和系统运行环境的不确定性，动摇了该方法的应用前提。生命周期法18生命周期各阶段

主要任务应形成的主要文档系统调查阶段了解用户需求，摸清现行系统情况，描述原系统的会计数据量和数据流，分析建立新系统的必要性和可行性，确定新系统的目标和规模。系统调查报告;可行性研究报告;系统开发计划。系统分析阶段对调查资料和用户需求进行深入分析，抓住本质，找出关键问题，改进现行系统，补充新的功能，提出计算机会计信息系统模型。系统分析说明书。系统设计阶段根据系统模型，建立包括数据库、基表结构和输入、输出内容在内的系统结构，对系统目标进行逐层分解，绘制系统模块划分图，定义各模块的功能、算法、输入、输出、所用数据的来源和模块之间的数据传递关系等。系统设计说明书包括：总体设计详细设计程序设计阶段根据系统的详细设计说明书，用指定的程序设计语言或开发工具予以实现，并进行反复调试，直至生成计算机可运行的高效源程序代码和可执行代码。程序设计说明书;源程序清单。系统测试阶段用模拟数据或系统前期数据对系统各模块进行单项调试和联调，测试系统的正确性，判别系统功能是否达到要求，并对系统能否正式使用作出判断。系统测试报告;用户使用手册。运行维护阶段对系统设计、程序设计和系统测试中未发现的问题进行修改和补充；对系统由于内外部环境和需求变化引起的变动进行修补；对系统使用者误操作引起的系统非正常状态和系统意外故障进行维护。系统运行日志;系统维护报告。表1-1生命周期法开发会计信息系统各阶段的任务及应形成的文档19用户需求程序设计用户使用系统分析系统调查系统测试图1-1生命周期法（瀑布式软件开发方法）系统设计20

（1）原型法的概念原型法的基本思想是：在获得用户基本需求的基础上快速地构造系统工作模型，即初始模型，然后演示这个原型系统，在用户参与的情况下，按用户合理而又可行的要求，不断地修改这一原型系统。每次修改都使系统得到一个更加完善的新原型，直到用户满意为止。主要内容如下:①主要功能模块②会计信息系统的主要数据存储结构③反映系统概貌的主要用户界面④主要输入、输出内容，如凭证输入和账表输出⑤与其他系统的接口关系

原型法21图1-2原型法的开发流程22

（2）原型法的工作流程优点：开发周期短，见效快，可边开发、边使用，边提高用户的应用水平，能适应多变的开发环境和用户需求。缺点：开发系统采用原型法，需要交互式开发环境和先进的开发工具支持，其初始原型设计较为困难。

（3）构造初始原型的原则①尽可能利用现成软件和模型，采用堆积木式组合方法快速构造原型。②按最小系统原则构造具有代表性的小规模典型系统。③利用高效率软件工具生成原型。23

面向对象方法是一种新的软件开发方法，具有如下基本特征。（1）把对象看成是数据和有关操作的封装体①对象的名称②数据：用来描述对象属性的存储或数据结构，它表明了对象的一个状态③操作：即对象的行为，分为两类：一类是对象自身承受的操作，即操作结果修改了对象自身原有的属性状态，另一类是施加于其他对象的操作，即将产生的输出结果作为消息发送的操作，对象内的操作通常称为方法④接口：主要指对外接口，是指对象受理外部消息所指定操作的名称集合

面向对象的开发方法24

（2）面向对象方法运用了类与继承的概念类：具有相同结构、操作并遵守相同约束规则的对象聚合在一起，称之为类。类用来描述具有相同属性和方法的集合，它定义了该集合中每个对象所共有的属性和方法。对象是类的实例。继承：一个类可以定义为另一个类的扩充或受限。这样就可以通过继承关系用原有的类来构造新的类。原有的类称作父类，新类被称为子类。通过继承，软件设计人员可以从现实中抽取具有普遍意义的类，然后通过继承复用这些类，从而减少代码数量。25

面向对象的开发方法的优点：①模块性：对象是一个功能和数据独立的单元，相互之间只能通过对象认可的途径进行通讯，相互可以较为自由地为各个不同的模块所使用；②封装性：为信息隐蔽提供具体的实现手段，用户不必清楚对象的内部细节，只要了解其功能描述就可以使用；③可重用性：继承性提供了一种代码共享的手段，可以避免重复的代码设计，使得面向对象的方法确实有效；④灵活性：对象的功能执行是消息传递时确定的，支持对象的主体特征，使得对象可以根据自身的特点进行功能实现，提高了程序设计的灵活性；⑤易维护性：对象实现了抽象和封装，使其中可能出现的错误限制在自身，不会向外传播、易于检错和修改；⑥可扩充性：面向对象方法可以通过继承机制来不断地扩充系统功能，而不影响原有软件的运行。26面向对象方法、生命周期法、快速原型法相结合的系统开发方法

软件开发方法有很多，每种开发方法都有不同的特点，将各种不同的软件开发方法有机的结合起来，取各种开发方法的长处和优点，是进行技术攻关的可取路线。三种方法相结合的技术路线如图1-3所示。以生命周期法为主线，在系统开发过程中运用原型法快速构造系统原形，开发原型系统直到满意为止，将满意原型经系统测试后交付用户使用，系统是不断扩充的，直到完成全部系统的目标为止。在系统开发过程的每一步都采用面向对象的开发方法，特别是在程序设计中，充分利用面向对象方法的封装性、继承性、可重用性和易维护性等特点，快速开发系统原型。从而将这三种开发方法的优点有机地结合起来，相互取长补短，充分发挥整合后的优势，使系统的开发过程呈现出螺旋式上升过程。因此，也有人将其称为螺旋式开发方法，其开发过程如图1-4所示。27图1-3三种方法相结合的技术路线图28

每完成一次循环就完成一个软件开发周期，当环境发生变化时，又会对系统提出新的要求，又会开始新的一轮系统开发周期，但这并不意味着原系统的生命终止，而是对原系统的改造和升华，这种改造和升华或者是对原系统的功能修补扩充，或者是由于计算机技术不断进步，更换软件的运行平台和开发工具，或者是两者兼有，即使是更换软件的运行平台和开发工具，原系统的设计思想、原系统的功能和原系统的数据，新系统都要有所继承和沿用。因此，整个系统开发呈现出螺旋式的循序渐进过程。图1-4螺旋式系统开发方法29第三章基层单位会计电算化的建设与管理一、开展会计电算化的基本条件1、领导和财务人员对会计电算化工作的重视程度2、财务人员和有关业务人员的会计电算化知识和专业素质3、购置计算机软硬件及人员配置的财力保证4、良好的基础工作，完善的管理制度二、实现会计电算化的工作步骤和任务30制定规划选择或开发软件选购和配置硬件组织人才培训手工数据准备初始化人机并行（试运行）总结，调整制定管理制度甩账审批并正式运行31（一）制定规划坚持原则：整体性，阶段性，客观可行性，领导负责，联系性1、时间规划2、资金预算（二）软件的选择或开发1、我国财务软件的发展（1）单项型财务软件1979~1991岗位级应用（2）核算型财务软件1992~1995部门级应用（3）管理型财务软件1998~企业级应用（4）战略型财务软件供应链级应用322、国际管理软件的发展（1）七十年代的MRP（物料需求计划）MatericanRequirementsPlanning美国生产与库存控制协会（APICS）成立推出物流提高生产效能（2）八十年代的MRPⅡ（制造资源计划）ManufacturingResourcePlanning物流+资金流提高企业效益（3）九十年代的ERP（企业资源计划）EnterpriseResourcePlanning物流+资金流+信息流建立全面竞争优势国外会计软件已较成熟，一般包括总账，应收账款和应付账款33国际管理软件发展图示：ERPMRPII决策支持MRP制造资源计划人力资源物料需求计划制造制造制造物料分销物料财务财务全面提高物流管理物流与资金流一体化充分协调企业内外部资源提高生产效能提高企业效益建立全面竞争优势70年代80年代90年代34中国财务及企业管理软件的应用发展图示：

ERP决策支持人力资源制造分销商品化财务软件非商品化单项型核算型管理型战略型79年88年93年96年98年353、商品化会计软件（1）主流商品化会计软件的共同特点①通用性强②合法性③各项性能指标较高④用户界面友好（2）商品化会计软件的优点①见效快②成本低③安全可靠④维护有保障（3）商品化会计软件的缺点①不能满足使用单位的各种核算与管理要求②对会计人员素质要求较高36(4)如何选购商品化会计软件①考查会计软件是否符合国家的统一要求——最低要求,即软件的合法性《会计核算软件基本功能规范》②考查会计软件的技术指标是否能满足需要明确软件的运行环境，了解其性能指标③考查会计软件的功能是否能充分满足和保证单位的要求

信息输入,输出,处理的要求④安全可靠性的评价安全性:商品化会计软件防止会计信息被泄漏和破坏的能力可靠性:商品化会计软件防错,查错,纠错的能力⑤易使用性的评价⑥厂家的信誉和售后服务情况⑦先进性的测评⑧进行成本/效益分析⑨应注意的其他问题37信息输入,输出,处理的要求：信息输入的要求录入的各类信息是否满足要求如账务系统需要有记账凭证，会计科目及其代码，科目余额和初始录入等录入的项目是否齐全如记账凭证的录入中至少应包括：科目代码，金额，借/贷，日期，凭证号，摘要等。信息输出的要求需要输出哪些信息（所输出的信息是否全面）；输出的账表，信息的格式和时间是否合理正确、是否满足客户需要。信息处理的要求处理功能是否齐全处理功能的有效性如一个单位的账务处理带有辅助账，那么商品化的账务软件除正常的处理功能外，还应有处理辅助账的功能或切换功能。接口的要求指软件是否留有从其他模块接收数据或向其他模块提供数据，进行数据输入、输出的接口可以通过审查商品化会计软件厂家提供的文档资料；操作演示；试用测评来实现对其适用性的评价。

38安全可靠性的评价：安全可靠性措施的完备性例：一般情况下，由人工录入的每一个字段都应有可靠保证措施；由计算机接受的录入数据应有校验措施；机内存放的数据或传输中的信息都应进行加密；对重要的模块或子系统都应有存取控制。安全可靠性措施的有效性指软件在实际运行中，安全可靠性措施应达到预期目标例：软件设置的口令控制功能应使口令不能显示在屏幕上；软件中设置的会计数据勾稽关系等检验处理的提示功能各种安全可靠性措施的实用性不同情况下，措施的实用性是不同的。例：对录入凭证的校验，用屏幕显示审核就不如打印清单由人工复核实用；录入人员汉字录入水平较高的情况下，直接录入汉字录入代码实用。应减少安全可靠性措施的风险例：强制备份关键数据；口令几次不符合要求则自动退出等

39厂家的信誉和售后服务情况：操作培训应用指导与排除运行故障的维护工作软件的产品保修软件的版本更新

40（三）硬件的选购和配置1、主机的选择根据会计软件的运行环境和硬件条件来确定（1）单机系统独立性强，数据保密性好，成本低，见效快，安装调试较容易数据共享性差，整体工作效率低（2）多用户系统主机价格高，要求主机处理速度快，系统不易扩展，可靠性差，缺乏可供使用的软件。自行开发周期长（3）网络系统减轻了主机的负担，用户可共享网络资源，结构灵活，可靠性强，系统扩展性强硬件设备维护工作量大2、打印机的选择单纯用于账务处理的普通打印机用于业务处理打印票据的票据打印机同时适用于平推和连续走纸的打印机413、不间断电源（UPS）的选择指标：输出功率，断电后的持续供电时间4、防病毒硬件的选择5、其他硬件设备（四）人员培训（复合型人才）60%~70%初级培训掌握计算机和会计核算软件的操作技能10%~15%中级培训掌握计算机和会计核算软件的维护技能5%高级培训掌握会计核算软件程序设计（五）手工数据准备1、整理手工会计业务数据2、建立会计科目体系3、统一账，证，表的格式4、规定操作过程和核算方法5、建立规范的管理和辅助科目体系42

（六）初始化(建账)1、设置账套及人员分工2、输入会计核算软件所必需的期初数字及有关资料3、选择会计核算方法4、输入在本期进行对账的未达账项5、定义自动转账凭证（七）人机并行（试运行）至少三个月，不超过六个月目的在于从实际出发，全面，系统，连续地对会计软件，硬件，人员素质，人员分工等可能出现的问题进行检测和分析，发现问题并找出解决问题的方法，为正式运行积累经验（八）总结，调整43（九）制定管理制度1、建立新的有效的内部控制制度（操作管理制度）2、硬件，软件管理制度3、严格的会计资料和会计档案管理制度（十）甩账审批并正式运行1、原则：统一领导，分级管理2、条件：（1）配备了计算机硬件设备和适用的会计软件（2）配备了相应的计算机会计工作人员（3）建立了严格的内部管理制度3、过程：（1）人机并行3个月以上并取得一致结果（2）向上级主管部门和有关财政部门提出审核报告（3）有关单位组织进行评审，并根据评审情况提出意见44第四章会计电算化的管理一、宏观管理指各级财政部门和各级业务主管部门对全国和本地区的会计电算化工作的管理。（一）基本任务：1、研究，制定计算机会计工作发展规划，并组织实施。

2、制定计算机会计工作的管理规章及专业标准，规范并组织实施。3、评审会计核算软件，引导会计核算软件质量不断提高。4、会同有关部门管理会计软件市场。5、组织和管理会计电算化人才培训工作。6、推动计算机会计理论研究。45（二）会计电算化的管理体制和组织机构1、集中管理的计算中心70年代末~80年代初优：便于统筹管理，较适合中小型机的单位缺：不利于调动财会人员的工作积极性2、分散管理优：见效快，实用性强缺：缺乏总体规划和协调，数据共享程度不高，会计部门计算机技术力量有限3、集中与分散管理相结合单位计算管理中心负责统筹规划，提供全面维护和技术指导，会计部门负责会计电算化系统的组织管理。是较为理想的组织形式。46二、微观管理（一）硬件管理主要目的是（1）尽量减少硬件的故障率；（2）硬件发生故障时，能把故障的危害限制在最小范围内，并能在尽可能短的时间内恢复工作。

1、机房管理制度2、上机操作管理制度（二）软件管理（三）会计核算资料和档案管理

47机房管理制度（1）运行会计核算软件的计算机在财会部门，只有经授权的财会工作人员才有资格担任机房的系统管理员，数据录入员等（2）机房应配置良好的安全卫生设施，并保持机房内温度适中。（3）机房内应严禁烟火，防尘防潮。（4）为保证会计数据的安全，无关人员不得进入机房。要有屏蔽设施。48上机操作管理制度（1）严格的岗位责任制实现电算化后，使用单位对数据录入员、系统管理员、程序设计员要明确系统运行、维护的责权关系。这三类人员不能兼任两种以上职务，做到岗位职责、权力分明。（2）严格的权限控制措施操作员的权限划分清楚，并有各自的运行密码。（3）严格遵守操作程序如操作人员每次操作完毕离开前必须正常退出系统，以防会计数据丢失或给未经授权的人员操作系统留下机会。（4）遵守上机操作记录制度操作记录应记录操作人、操作时间、操作内容、机器工作状态、出现的故障及排除情况等，以便日后可以追查有关情况。（5）系统管理员要定期检查机内软件和会计数据是否被他人非法修改、更换及破坏等（6）防止计算机病毒的破坏不使用来历不明的盗版软件；避免可能有病毒的磁盘接触系统；使用防病毒工具等49会计核算资料和档案管理

会计核算资料是会计工作中形成的会计凭证、会计账簿和会计报表及相关资料的总称。1、电算化后，会计档案分为采用磁盘、光盘等介质存储和纸介质存储两种形式。2、对档案管理要做好防磁、放火、防潮、防尘、防盗、防虫蛀、防霉烂和防鼠咬等工作；重要会计档案要双份异地存。3、采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等介质存储会计数据具有不可见性，要定期进行检查，定期进行复制（一般为一年），防止磁性介质损坏。4、会计电算化系统开发的全套文档资料及评审资料，应视同其他会计资料保管。保存期限为截止该系统停止使用或有重大修改后3年。

50三、会计电算化的内部控制内部控制是指企业为了保证业务活动的有效进行，保护资产的安全和完整，防止、发现、纠正错误与舞弊，保证会计资料的真实、合法、完整而制定和实施的政策与程序。

51第一年操作流程:安装启动系统管理以系统管理员admin的身份注册进入系统管理设置操作员(用户)新建账套,指定账套主管以账套主管的身份设置操作员权限注册进入系统管理进入系统控制台启动子系统（如：总账系统）第二年以后年度的操作流程:启动系统管理建立下一年度账结转上年数据启动其他系统进行新年度操作52第五章总账系统

第一节总账系统概述总账系统是会计信息系统的一个子系统,在整个会计信息系统中既是中枢又是最基本的系统,其他各个子系统的数据都必须传输到总账系统,同时还要把某些数据传送给其他子系统供其利用.

双向联系型53手工方式与计算机方式下数据处理流程的对比:日记账收款凭证手原始填制记科目工凭证账凭证付款凭证汇总表总账会计报表方式转账凭证各种明细账计算记账凭证审核记账输出各种账簿机方编制会计报表式54结论：数据源点发生了改变所有记账凭证集中存放记账过程简化明细账合并成了一个数据库账证、账账核对工作可以省略资料输出保存55通用账务处理系统主要功能模块:

各种通用账务处理系统模块结构各有差异，但基本功能不致相同，只是重新组合。初始设置：设置会计科目、设置凭证类别、录入期初余额、设置结算方式、设置外币及汇率、设置辅助账簿等凭证处理：填制凭证、审核凭证、查询凭证、打印凭证、凭证汇总、出纳签字、记账、常用摘要、常用凭证等出纳管理：现金日记账、银行日记账、银行对账、资金日报、支票登记薄等账簿管理：总账、余额表、日记账、明细账等账簿的查询及打印辅助管理：个人、部门、单位、项目等辅助总账、明细账的查询及打印期末业务处理：自动转账的定义、生成，对账，结账系统维护：数据备份与恢复、操作员更换等56会计数据备份即账套输出：将财务软件所产生的数据备份到硬盘、软盘或其他磁性介质上保存。目的：（1）得到长期保存（2）防备意外事故造成的硬盘数据丢失、非法篡改和破坏（3）能够利用备份数据使系统数据得到尽快恢复以保证业务正常进行。57会计数据可经常进行，在下列情况下必须做数据备份（一般由系统强制进行）：（1）每月结账前和业务处理结束后（2）更新软件版本前（3）硬盘需要进行格式化（4）会计年度终了进行结账时操作：（1）以系统管理员身份进入（2）选择需备份（或删除）账套（之前须关闭所有系统模块）（3）备份（或删除）账套，可更改备份目录（生成前缀是Uferpact的文件）58会计数据恢复即账套引入：将磁性介质上的数据恢复到硬盘上指定目录下，利用现有数据恢复到最近状态。还可有利用于集团公司的操作操作：（1）以系统管理员身份进入（2）在特定目录下选择需引入的账套（前缀是Uferpact的文件）（3）引入账套59总账系统的操作流程:

建会计科目N若使用辅助核算

Y建立部门、个人、客户、供应商、项目目录定义外币及汇率录入期初余额设置凭证类别制单、审核、记账出纳管理账簿管理查询各种辅助账自动转账月末本月凭证都试算并对账已记账完毕结账会计档案备份打印各种账簿开始下月工作调整账簿建账60系统初始化(建账)指在计算机上建立本单位的会计工作环境和账务处理环境。

总账系统初始化详细

主体账簿初始化

辅助账簿初始化61第二节主体账簿初始化

主要内容新建账套详细

财务分工详细启用总账建立会计科目详细设置凭证类别详细输入科目期初数详细其他设置详细62一、新建账套即创建核算单位（确立会计主体）：在系统中为本单位建立一个核算账套。账套：每个核算单位的一套独立的，完整的账簿体系。备注：（1）通用财务软件一般允许设立多个核算账套，满足同时为多个核算单位进行会计业务处理。（2）由专职人员进行操作。（如系统管理员或财务主管等）63（一）系统管理的主要功能：

（1）对账套的统一管理。（包括账套的建立，修改，引入和输出）（2）对账套中年度账的统一管理。（包括账套中年度账的建立，引入，清空，输出和结转上年数据）（3）对操作员及其权限的统一管理以及设立统一的安全机制。（包括数据库的备份，权限列表和上机日志的管理等）64系统管理员电算维护岗位:大中型单位应专设此岗小型单位可由会计主管兼任65（二）系统管理员与账套主管的

工作区别系统管理员:系统默认设置一位，主要负责整个系统的维护工作具体有：（1）设置和修改管理员密码（2）设置操作员及权限（3）建立账套，引入和输出账套账套主管：由系统管理员指定，主要负责所选账套的维护工作，一个账套一般一位具体有：（1）所任账套的修改（2）所含年度账的管理（3）操作员权限的设置66创建账套前应先设置操作员备注:（1）操作员信息应与职员档案信息保持一致。（2）所设置的操作员一旦以其身份进入过系统，便不能被删除。演示操作问题：用友提供的系统管理员和账套主管都有财务分工的权限，为何此时设置了操作员，不进一步进行财务分工呢？67（三）创建账套的顺序：

1、由系统管理员注册登录“系统管理”根据系统提供的“建账向导”进行依次设置2、输入创建账套的有关信息详细3、输入账套的单位信息详细

4、输入有关核算信息详细

5、输入基础信息选项详细演示操作

返回68输入创建账套的有关信息账套号（账套代码）：每个账套用一个代码表示账套名称：可用单位名称或能说明该单位特征的名称表示启用会计期：手工核算到计算机核算的交换日期。应在第一次初始设置时确定。当系统默认为计算机的系统时间时，应进行调整设置。（设置后不能更改）注：比较启用日期，操作日期，业务日期，系统日期其他信息：如已存账套：显示该软件中已有的账套代码及名称账套路径：表明该账套的数据文件储存的位置69输入账套的单位信息单位名称：核算单位全称（必须输入）其他信息：包括单位简称，地址，法人代表，税号等等。（可视情况而定）70输入有关核算信息本币名称及代码：人民币企业类型：系统提供工业和商业两种类型。行业性质：根据企业性质选择相应的行业会计制度，将影响系统内预置会计科目体系等。账套主管：选择先前设置的该账套操作员中的一位。71输入基础信息选项存货、客户、供应商是否分类，有无外币核算各种分类编码方案包括各种编码的级次和各级位数数据精度定义包括一些数量，单价，换算率的小数位数72二、财务分工（一）操作员的设置由系统管理员进行增设，修改，删除（二）操作员权限设置即对已设置的操作员进行赋权（可由系统管理员或该账套的主管进行）备注：（1）一般来说，一个账套只能设一个账套主管，而一个账套主管可以管理若干个账套。（2）账套主管自动拥有对所管账套的所有权限。（除会计制度中规定的不相容职能）演示操作

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737475三、设置会计科目应在行业预置科目基础上进行调整。（包括增加，修改和删除等）76（一）设置会计科目的意义1、是会计核算方法之一，可以分门别类地反映企业经济业务的核算资料。2、可以提供详细，总括的核算信息，便于经营管理者做出经营决策，制定经营目标。3、是企业初始化建账的重要环节，为登记账簿，编制财务会计报表奠定基础。4、体现本企业会计核算的特点和财务管理的特殊要求。77（二）设置会计科目的主要内容科目编码详细科目名称详细科目类型详细助记码详细账页格式详细辅助核算标志详细外币核算详细数量核算详细78注意点：（1）会计科目的设置必须满足会计核算与宏观、微观管理的要求。（2）会计科目的设置必须保持科目与科目间的协调性和体系完事性。应先建上级科目，再建其下级科目。（3）会计科目的设置必须满足编制财务会计报告的要求。（4）会计科目要保持相对稳定。某一科目开始使用（即该科目输入余额或发生额）后，该科目不仅在本年度内不能被删除，且对该科目的编码也不能修改。会计科目的删除原则是：被删除科目不得有下级科目且科目余额为零。（5）设置会计科目要考虑到与子系统的衔接。(6)会计科目体系一旦开始使用，仅可以增加各科目的同级科目，不能在最低级科目下再增加下级科目。79思考：科目设置的这些内容中哪些是必须设置的，哪些应视具体情况而定？必须设置：科目编码，科目名称科目类型，账页格式演示操作

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801、科目编码作用：（1）便于反映会计科目间的上下级逻辑关系。（2）将会计科目编码作为数据处理的关键字，便于计算识别处理，便于检索，分类及汇总。（3）减少输入工作量，提高输入速度。（4）促进会计核算的规范化和标准化。811、科目编码操作时应输入全码。即从一级科目至本级科目的编码。例如：银行存款—中行存款—中行美元科目编码的全码为1020302

返回822、科目名称设置时可以输入本级科目名称例如：1020302