采购合同管理管理制度(5篇)

Word-25-采购合同管理管理制度(5篇)商品选购合同管理规程

一、商场选购合同的内容

商场选购合同的条款构成了选购合同的内容,应该在力求详细明确,便于落实,避开发生纠纷的前下,具备以下主要条款:

1.商品的品种、规格和数量

商品的品种应详细,避开使用综合品名;商品的规格应规定色彩、式样、尺码和牌号等;商品的数量多少应按国宝统一的计量单位标出。须要时,可附上商品品种、规格、数量明细表。

2.商品的质量和包装

合同中应规定商品所应符合的质量标准,注明是国家或部颁标准;无国家和部颁标准的应由双方商议凭样订(交)货;对于副、次品应规定出一定的比例,并注明其标准;对采取保换、保修、保退方法的商品,应写明详细条款;对商品包装材料、包装式样、规格、体积、分量、标志、及包装物的处理等,均应有具体规定。

3.商品的价格和结算方式

合同中对商品和价格的规定要详细,规定作价的方法和变价处理等,以及规定对副品、次品的折扣方法;规定结算方式和结算程序。

4.交货期限、地点和发送方式

交(提)货期限(日期)要根据有关规定,并考虑双方的实际状况、商品特征和交通运送条件等确定。同时,应明确商品的发送方式(送货、代运、自提)。

5.商品验收方法

合同中要详细规定在数量上验收和在质量上验收商品的方法、期限和地点。

6.违约责任

签约一方不履行合同,违约方应负物质责任,赔偿对方遭遇的损失。在签订合同时,应明确规定,供给者有以下三种状况时对付违约金或赔偿金:

(1)未近合同规定的商品数量、品种、规格供给商品;

(2)未按合同规定的商品质量标准交货;

(3)逾期发送商品。购买者有逾期结算货款或提货,暂时更改到货地点等,对付违约金或赔偿金。

7.合同的变更和解除条件

在什么状况下可变更或解除合同,什么状况下不行变更或解除合同,利用什么手续来变更或解除合同等状况,都应在合同中予以规定。

除此之外,选购合同应视实际状况,增强若干详细的补充规定,使签订的合同更切实际,更有效力。

二、选购合同的签订

1.签订选购合同的原则

(1)合同的当事人必需具备法人资历。这里的法人,是指有一定的组织机构和自立安排财产,可以自立从事商品流通活动或其他经济活动,享有权利和担当义务,依照法定程序成立的企业。

(2)合同必需合法。也就是必需遵照国家的法律、法令、方针和政策签订合同,其内容和手续应符合有关合同管理的详细条例和实施细则的规定。

(3)必需坚持平等互利,充分商议的原则签订合同。

(4)当事人应该以自己的名义签订经济合同。托付别人代签,必需要有托付证实。

(5)选购合同应该采纳书面形式。

2.签订选购合同的程序

签订合同的程序是指合同当事人对合同的内容举行商议,取得全都看法,并签署书面协议的过程。普通有以下五个步骤:

(1)订约提议。订约提议是指当事人一方向对方提出的订立合同的要求或建议,也称要约。订约提议应提出订立合同所必需具备的主要条款和希翼对方答复的期限等,以供对方考虑是否订立合同。提议人在答复期限内不得拒绝允诺。

(2)接受提议。接受提议是指被对方接受,双方对合同的主要内容表示同意,经过双方签署书面契约,合同即可成立,也称允诺。允诺不能附带任何条件,假如附带其他条件,应认为是拒绝要约,而提出新的要约。新的要约提出后,原要约人变成接受新的要约的人,而原允诺人成了新的要约人。实践中签订合同的双方当事人,就合同的内容反复商议的过程,就是要约→新的要约→再要约→……直到允诺的过程。

(3)填写合同文本。

(4)履行签约手续。

(5)报请签约机关签证,或报请公证机关公证。

有些经济合同,法律规定还应得到主管部门的批准或工商行政管理部门的签证。对没有法律规定必需签证的合同,双方能够商议打算是否签证或公证。

三、商场选购合同的管理

选购合同的管理应该做好以下几方面的工作:

1.强化商场选购合同签订的管理

强化对选购合同签订的管理,一是要对签订合同的预备工作强化管理。在签订合同之前,应该仔细讨论市场需要的和货源状况,掌控商场的经营状况、库存状况和合同对方单位的状况,依据本商场的购销目标,收集各方面的信息,为签订合同、确定合同条款提供信息依据;二是对签订合同过程强化管理,在签订合同时,要根据有关的合同规矩定的要求,严格审查,使签订的合同合理合法。

2.建立合同管理机制和管理制度,以保证合同的履行

商场应该设置特地机构或专职人员,建立合同记下、汇报检查制度,以统一保管合同、统一监督和检查合同的落实状况,准时发觉问题,实行措施,解决纠纷,保证合同的履行。同时,能够强化与合同对方的联系,密切双方的配合,以利于合同的顺当实现。

3.处理好合同纠纷

当经济合同发生纠纷时,双方当事人可商议解决。商议不成,能够向国家工商行政管理部门申请调解或仲裁,也能够直接向法院起诉。

4.信守合同

合同的履行状况好坏,不仅关系到商场经营活动的顺当举行,而且也关系本商场的声誉和形象。

【第2篇】置业公司选购合同管理规定

置业集团公司选购合同管理规定

第一章总则

第一条为确保合同谈判、签订、评审、档案管理、分析评估的郑重性、有效性及规范性,特制订本规定。

其次条本规定适用于选购管理中心。

其次章各业务阶段的合同管理

第三条合同谈判:

(一)谈判人员必需利用公司组织的正规商务谈判和合同学问培训;

(二)在和客户谈判之前,主谈人员必需用规范的表格做好详尽的谈判方案;

(三)所谈物资为固定资产时,必需按公司相关文件的要求向请购部门索要董事长的批文;

(四)所谈物资含有较强的专业性、技术性时,必需邀请相关技术人员参加谈判,并对相关技术参数签字确认;

(五)大型安装项目合同,除商务谈判外,还必需连同总经办、工程项目人员一起到供给商处实地考察,以全面了解其实力、资质和以往的工程业绩等。

(六)无论何种物资,原则上杜绝独家供货,必需找至少三家以上的客户举行投标、洽谈

(七)工程部等其他部门协作谈判的合同,选购人员须严格遵守公司的前后台管理,做好各方人员的协调工作。

(八)所谈供给商为新客户时,则其必需提供相关的证件(税务记下证、生产许可证、法人代表签字的托付书);

(九)物资涨价时,必需有确凿的信息来源,并经部门经理批示后方有权涨价。

第四条合同签订

(一)全部举行洽谈的合同必需有需求部门正规的物资申购单,并经过本部门领导审核后方可进入选购程序;

(二)属于招标选购的,必需严格根据部门的《招标手册》开展工作,开标、议标、谈判增值表等各项资料必需齐备。

(三)所用合同文本必需是我务人员颁布的标准版本,不得任意更改。

(四)在签订合同前,必要求供给商提供各项有效的证件,作为合同附件一起评审、存档。

(五)买卖双方单位名称要做到'四全都'(抬头、落尾、图章与营业执照),不行相差一厘一毫。

(六)若因技术、质量商定条款较多无法在主合同上表达清晰时,要单独以合同附件的形式签订,附件号可按签订合同时的日期编号,如:2022年12月2日签订合同的附件可编号为2022-12-02号附件。

(七)合同上全部栏目都必需仔细填写,若有的栏目不需填写时可用'/'代替。

(八)'标的'中单位栏的填写应符合现行国家计量标准,不能以'捆、扎、堆、斤'等含糊或不规范词语填写;合计金额栏应用规范的大写文字填写。

(九)我方签约人员须向对方仔细讲解我公司合同文本的相关条款,特殊是保密、商品生产、变更、商业贿赂之禁止等。

(十)合同条款中原则上不允许浮现笔误或删改,特别状况浮现笔误或删改,应由双方当事人签字认可,并在笔误或删改处加盖双方的公章。(不准在合同文本上涂改任何文字)

(十一)所谈对方是个体户时,则必需填写对方家庭住址,并附有身份证复印件。

(十二)除合同外,还须和供给商签订单独的《廉政协议》,作为合同附件一起评审、存档。

第五条合同评审

(一)合同签订后,首先由供给商签字盖章,之后由我司的合同签订人员仔细填写合同评审表举行合同评审,合同评审表上各项内容必需完备、真切、精确     。

(二)合同评审表上除中标单位外,还必需仔细填写各竞标单位的信息。原则上只找一家供给商洽谈合作的合同,拒绝评审。若是特别状况,须仔细在评审表上详尽说明。

(三)合同原件要求一式五份,并要求供给商在每份合同上盖骑缝章。一份档案室存档,一份财务部保存,一份部门留存,一份供给商,一份备用。

(四)合同签订人在填写好的合同评审表上签字确认后,根据如下流程进入评审程序:合同签订人

【第3篇】a公司选购合同管理制度

某公司选购合同管理制度

第1章总则

第1条为强化公司对选购合同的管理,规范选购作业,按照国家相关法律规矩和公司的规则制度,特制定选购合同管理制度。

第2条本制度适用于公司化工生产物料、设备、办公用品等的选购管理工作。

第3条公司选购部在授权范围内负责选购合同的拟定、签订与履行等工作,财务部负责审核选购合同,并按合同举行付款。

第4条公司严格遵从平等自愿、互惠互利、诚实信用的原则订立选购合同。

第5条合同必需实行书面形式,经商议有关修改合同的文书、传真、电报图表、电子邮件、报价书和会签表等,均为合同的组成部分。

第6条合同内容必需完整,条款应该明确、详细,文字表述严谨,书写工整。

第2章合同签订

第7条公司总经理是选购合同的法定签订人,选购部经理在总经理的授权下代表公司签订选购合同。

第8条未经公司总经理授权,任何部门和个人不得以公司的名义对外签订选购合同。

第9条选购部按照经审批利用的选购申请制定选购计划,经选购部经理审批利用后严格落实。

第10条选购合同的签订流程如下。

1.选购员采集供给商信息

(1)选购员从使用部门的需求、价格、质量、服务、数量、供货周期、合作历史记录等角度考察供给商,并按照考察结果编写《供给商状况分析表》,具体记下供给商各个方面的信息。

(2)选购员提出对供给商的分析看法和选购建议,填写《供给商状况分析表》,将《供给商状况分析表》交给选购部经理。

2.确定备选供给商。选购部经理按照《供给商状况分析表》,初步筛选符合条件的供给商,分析各供给商优劣,确定两家以上备选合作供给商,并分配选购份额给各供给商。

3.选购合同谈判。选购部经理与备选供给商举行谈判,共同拟订选购合同。需要时,可要求使用部门人员参加谈判,拟定合同草案。

4.合同评审。选购部协同使用部门负责人、质量管理部经理、财务部经理按照《供给商状况分析表》、备选合作供给商的选购合同举行评审,提出评审看法,并确定各供给商的选购份额,报公司总经理审批。

5.合同审批。总经理总和评审看法,若选购合同金额在总经理审批权限内,总经理批准落实;若选购合同金额超出总经理审批权限,总经理将选购合同上报董事会审批,同时递交评审看法。

6.合同签订。相关领导在授权范围内签订选购合同。

第3章合同履行

第11条合同盖章生效后,合同双方根据合同规定的内容,全面地履行各自担当的权利与义务。

第12条公司选购部和财务部应按照合同编号各立合同台账,每一合同设一台账,分离按选购状况和收付款状况一事一记。

第13条在合同履行过程中,合同对方所开具的发票必需先由详细经办人员审核签字认可,经总经理签字同意后,再转财务审核付款。

第4章合同的变更和解除

第12条合同变更或解除必需依照合同的签订流程经选购部、财务部、法律顾问等相关负责人和公司总经理审核利用方可。

第13条变更或解除合同的通知和回复应采纳书面形式符合公文收发的要求,并按规定经审核后加盖公章或合同专用章。挂号寄发或由对方签收,挂号或签收凭证作为合同组成部分交由办公室保管。

第14条变更或解除合同的文本作为原合同的组成部分或更新部分与原合同有同样法律效力,纳入本制度规定的管理范围。

第15条合同变更后,合同编号不予转变。

第16条在合同履行中浮现下列状况之一时,选购部应准时上报公司总经理,并根据国家法律规矩和本公司相关规定及合同商定与对方当事人商议变更或解除合同。

1.因为不行抗力致使合同不能履行的。

2.因为对方在合同商定的期限内没有履行合同的。

3.因为状况变更,致使公司无法按商定履行合同,或虽能履行但会致公司重大损失的

4.其他合同商定的或法律规定的情形浮现。

第17条合同发生纠纷时,会同法律顾问与合同对方商议解决,商议不成需举行仲裁或诉讼的,帮助法律顾问办理有关事宜。

第五章其他

第18条选购部定期将履行完毕或不再履行的合同有关资料,如文书、图表、传真件以及合同流转单等,按合同编号收拾,由法律顾问确认后交档案管理人员存档,不得任意处置、销毁、遗失。

第19条公司定期对选购合同管理举行考核,合同签约率、合同文本质量、合同履行状况、合同台账记录等将影响选购人员的绩效考核结果。

第20条凡因未按公司规定处理合用事宜、未准时汇报状况和遗失合同有关资料而给公司造成损失的,追究其经济和行政责任。

第21条因有意或重大过失而给公司造成重大损失的,移送有关国家机关和机关追究其法律责任。

第六章附则

第22条本制度未尽事宜,依照国家有关的法律、规矩和政策落实。

第23条本制度由选购部制定,解释权归选购部全部。

第24条本制度自颁布之日起开头落实。

【第4篇】选购合同管理制度

为强化合同管理,避开失误,提升经济效益,按照《合同法》及其他有关规矩的规定,结合公司的实际状况,制订本制度。公司对外签订的各类合同一律适用本制度。

一、选购合同的内容

公司选购合同的条款构成了选购合同的内容,应该在力求详细明确,便于落实,避开不须要纠纷的前提下,具备以下主要条款:

l、商品的品种、规格和数量

商品的品种应详细,避开使用综合品名;商品的规格应详细规定色彩、式样、尺码和牌号等;商品的数量多少应按国家统一的计量单位标出。须要时,可附上商品品种、规格、数量明细表。

2、商品的质量和包装

合同中应规定商品所应符合的质量标准,注明是国家或部颁标准;无国家和部颁标准的应由双方商议凭样订(交)货;对于副、次品应规定出一定的比例,并注明其标准;对采取保换、保修、保退方法的商品,应写明详细条款;对商品包装的方法,使用的包装材料,包装式样、规格、体积、分量、标志及包装物的处理等,均应有具体规定。

3、商品的价格和结算方式

合同中对商品的价格要作详细的规定,规定作价的方法和变价处理等,以及规定对副品、次品的扣价方法;规定结算方式和结算程序,同时商定开票事宜。

4、交货期限、地点和发送方式

交(提)货期限(日期)要根据有关规定,并考虑双方的实际状况、商品特征和交通运送条件等确定。同时,应明确商品的发送方式是送货、代运,还是自提。

5、商品验收方法

合同中要详细规定在数量上验收和在质量上验收商品的方法、期限和地点。

6、违约责任

签约一方不履行合同,必将影响另一方经济活动的举行,因此违约方应负物质责任,赔偿对方遭遇的损失。在签订合同时,应明确规定,供给者有以下三种状况时对付违约金或赔偿金:

(1)不按合同规定的商品数量、品种、规格供给商品;

(2)不按合同中规定的商品质量标准交货;

(3)逾期发送商品。

7、合同的变更和解除条件

合同中应规定,在什么状况下可变更或解除合同,什么状况下不行变更或解除合同,利用什么手续来变更或解除合同等。

此外,选购合同应视实际状况,增强若干详细的补充规定,使签订的合同更切实际,行之有效。

二、合同的审查批准

1、合同在正式签订前,必需按规定上报领导审查批准后,方能正式签订。

2、合同原则上由部门负责人详细经办,拟订初稿后必需经公司领导批阅后按合同审批权限审批。重要合同必需经法律顾问审查。合同审查的要点是:

(1)合同的合法性。包括:当事人有无签订、履行该合同的权利本事和行为本事;合同内容是否符合国家法律、政策和本制度规定。

(2)合同的严密性。包括:合同应具备的条款是否齐全;当事人双方的权利、义务是否详细、明确;文字表达是否确切无误。

(3)合同的可行性。包括:当事人双方特殊是对方是否具备履行合同的本事、条件;预计取得的经济效益和可能担当的风险;合同非正常履行时可能受到的经济损失。

(4)按照法律规定或实际需要,合同还应该或能够呈报法律顾问把关,或请公证处公证。

三、选购合同的签订

1、签订选购合同的原则

(1)合同的当事人必需具备法人资历或法人托付的代理人资历。

(2)合同必需合法。也就是必需遵照国家的法律、法令、方针和政策签订合同,其内容和手续应符合有关合同管理的详细条例和实施细则的规定。

(3)签订合同必需坚持平等互利、充分商议的原则。

(4)签订合同必需坚持等价、有偿的原则。

(5)当事人应该以自己的名义签订经济合同。托付别人代签,必需要有托付证实。

(6)选购合同应该采纳书面形式。

2、签订选购合同的程序

签订合同的程序是指合同当事人对合同的内容举行商议,取得全都看法,并签署书面协议的过程。

四、公司选购合同的管理

1、强化对公司选购合同签订的管理

强化对选购合同签订的管理,一是要对签订合同的预备工作强化管理,在签订合同之前,应该仔细讨论市场需要和货源状况,掌控企业的经营状况、库存状况和合同对方单位的状况,依据企业的购销目标收集各方面的信息,为签订合同、确定合同条款提供信息依据。另一方面是要对签订合同过程强化管理,在签订合同时,要根据有关的合同规矩规定的要求,严格审查,使签订的合同合理合法。

2、建立合同管理机构和管理制度,以保证合同的履行企业应该设置特地机构或专职人员,建立合同记下、汇报检查制度,以统一保管合同、统一监督和检查合同的落实状况,准时发觉问题,实行措施,处理违约,提出索赔,解决纠纷,保证合同的履行。同时,能够强化与合同对方的联系,密切双方的配合,以利于合同的实现。

3、处理好合同纠纷

当企业的经济合同发生纠纷时,双方当事人可商议解决。商议不成时,企业能够向国家工商行政管理部门申请调解或仲裁,也能够直接向法院起诉。

4、信守合同,树立企业良好形象

合同的履行状况好坏,不仅关系到企业经营活动的顺当举行,而且也关系到企业的声誉和形象。因此,强化合同管理,有利于树立良好的企业形象。

【第5篇】选购合同管理制度(一)

为了提升公司选购效率、明确岗位职责、有效降低选购成本,满足公司对优质资源的需求,进一步规范物资选购流程,强化与各部门间的协作,特制定本制度。

一、请购及其规定

1.请购的定义

请购是指某人或者某部门按照生产需要确定一种或几种物料,并根据规定的格式填写一份要求得到这些物料的单子的囫囵过程。

2.请购单的要素

完整的请购单应包括以下要素:

⑴

⑵

⑶

⑷

⑸

⑹

⑺

⑻

⑼

⑽

⑾

⑿

⒀

⒁

⒂请购的部门;请购物品所属项目;请购的用途;请购的物品名;请购的物品数量;请购的物品规格;请购物品的样品、图纸或技术资料等;请购的物品的要求时光;请购如有特别需要请备注;请购单填写人;请购部门主管;请购单审核人;选购副总审核;财务审核人;公司总经理。

3.请购单及其提报规定

⑴请购单应根据要素填写完整、清楚,由公司领导审核批准后报选购部门;⑵固定资产申购根据附表一(固定资产购置申请表)的格式举行填写提报;

⑶其他材料设备及工程项目申购根据附表二(物资选购申请表)的格式填写提报;⑷平时零星选购根据公司印制的根据附表三(物资选购审批单)的格式填写提报;

⑸请购部门在提报请购单是应要求选购部签字接收人请购部门备份;

⑹涉及到请购数量过多时能够附件清单的形式举行提交,为提升效率该清单的单子文

档也需一并提交;

⑺遇公司生产、生活急需的物资,公司领导不在的状况,能够电话或其他形式请示,

征得同意后提报选购部门,签字确认手续后补。

⑻假如是单一来源选购或指定选购厂家及品牌的产品,请购部门必需作出书面说明。⑼请购单的更改和补充应以书面形式由公司领导签字后报选购部。

4.公司物资请购单的提报部门

⑴公司经营生产的物资、劳务、固定资产、工程及其他项目由生产部门提报;

⑵公司生活及办公的物资、固定资产、服务或其他生活及办公项目由办公室提报;⑶公司各部门专用的物资由各部门自行提报。

二.请购单的接收及分发规定

1.请购的接收要点

⑴选购部在接收请购单时应检查请购单的填写是否根据规定填写完整、清楚,检查请

购单是否经过公司领导审批;

⑵接收请购单时应遵从无方案不选购,名称规格等不完整清楚不选购,图纸及技术资

料不全不选购,库存已超储积压的物资不选购的原则;

⑶通知仓库管理人员核查请购物资是否有库存;

⑷对于不符合规定和撤销的请购物资应准时通知请购部门。

2.请购单的分发规定

⑴对于请购单选购部应根据人员分工和岗位职责举行分工处理;

⑵对于紧张请购项目应优先处理;

⑶无法于请购部门需求日期办妥的应通知请购部门;

⑷重要的项目选购前应征求公司相关领导的建议。

3.选购周期的规定

⑴单次选购金额预算在1万元以下的零星选购项目或预算在1万元以下可市区选购的

物资及产品的选购周期不应超过5天;

⑵单次选购金额预算在1万元以上的项目比价选购,选购周期不应超过15天;⑶请购部门应根据以上规定的时光提前提报请购单选购部如未能按时完成选购目标

时应向领导说明缘由;

⑷碰到紧张选购应汇报公司领导实行迅速优先选购的策略。

三.询价及其规定

1.询价前应仔细批阅请购单的品名、规格、数量、名称,了解图纸及其技术要求,碰到问题应准时的与请购部门交流;

2.属于相同类型或属性近似的产品应收拾、归类集中打包选购;

3.对于紧张请购项目应优先处理;

4.全部选购项目上必需向生产厂家或服务商直接询价,原则能不利用其代理或各种中介结构询价;

5.对于请购部门需求的物资或设备如有成本较低的替代品能够推举选购替代品;

6.询价时对于相同规格和技术要求应对不同品牌举行询价;

7.在询价时碰到特别状况应书面报请公司领导批示。

四.比价、议价

1.对厂商的供给本事,交货时光及产品或服务质量举行确认;

2.对于合格供给商的价格水平举行市场分析,是否其他厂商的价格最低,所报价格的综合

条件越发突出;

3.收到供给单位第一次报价后应向公司领导汇报状况,设定议价任务或抱负中标价格。

4.重要项目应利用一定的办法对于任务单位的实力,资质举行验证和审查,如利用举行实

地考察了解供给商的各方面的实力等;

5.参考任务价格与拟合作单位举行价格及条件的进一步谈判。

五.比价、议价结果汇总

1.比价、议价汇总前应汇报公司相关领导,征得同意后方可汇总;

2.比价、议价结果汇总应根据附表六(比价/招标汇总表)的格式完整列出报价、工期、付

款方式及其他价格条件、列出拟选用单位及选用理由,根据一定挨次逐一审核;

3.如比价、议价结果未利用公司领导审核应举行修改或重新处理。

六.合同的签订及其规定

1.合同:是当事人或当事双方之间设立、变更、终止民事关系的协议。依法成立的合同,

受法律庇护。广义合同指全部法律部门中确定权利、义务关系的协议。

⑴合同正文应包含的要素

1)合同名称、编号、签订时光、签订地点;

2)选购物品/项目的名称、规格、数量、单价、总价及合同总额,清单、技术文件与

确认图纸是不行分割的部分;

3)包装要求;

4)合同总额应含税,特别状况应注明;

5)付款方式;

6)工期;

7)质量保证期;

8)质量要求及规范;

9)违约责任和解决纠纷的方法;

10)双方的公司信息;

11)其他商定。

⑵合同签订及其规定

1)如涉及到技术问题及公司机密的,注重保密责任;

2)拟定合同条款时一定要将各种风险降低到最低;

3)为防止合同工程量追加或追加无依据,打包选购时要求供货方提供分项报价清单;

4)遇货物订购数量较大且价格较大或难清点的状况时务必请厂商派代表来场帮助清

点;

5)质保期一定要明确从什么时候开头并应尽量要求厂商延伸产品保质期;

6)具体商定发票的提供时光及要求;

7)与初次合作的单位合作